Оптимизация бизнеса: Что такое Оптимизация бизнеса? Оптимизация бизнеса — это… Расписание тренингов. Все Тренинги .ру

Автор: | 19.01.1970

Содержание

Автоматизация и оптимизация бизнес процессов: примеры и сервисы

Оптимизация бизнес-процессов звучит очень занудно, и обычно это так есть. Тем интереснее, когда организации находят необычные варианты упростить себе жизнь, либо сыграв на особенностях человеческой психики, либо применив умную автоматизацию.

Содержание

Какие бизнес-процессы стоит оптимизировать в первую очередь?

Качественная оптимизация бизнес-процессов: как она выглядит?

Дизайн на службе у оптимизации

Как нейромаркетинг помогает оптимизировать процессы

Маркетинг по-японски

Используйте «норки»

Автоматизация бизнес-процессов

Анализ телефонных разговоров

Как меньше работать и больше успевать

Интеграция всего со всем

Какие бизнес-процессы стоит оптимизировать в первую очередь?

Процессов в организации много, как понять, на оптимизации каких бизнесу стоит сфокусироваться? Логичнее всего измерить эффект, который даст оптимизация бизнеса, а именно, насколько сократятся расходы времени и денег или вырастет доход в результате предпринятых усилий.

Как лучше всего подступиться к оптимизации? Для этого нужно вычленить проблемы в бизнесе, четко сформулировать их контекст и попытаться понять причины.

К примеру, агентство контент-маркетинга помогает бизнесу создавать корпоративные блоги и сталкивается со следующей проблемой. Копирайтеры, которые пишут качественные экспертные статьи, начинают выть, когда им приходят технические задания от seo-специалистов. Деятельность по исключению и добавлению слов кажется им слишком скучной, вызывает сопротивление и в результате производительность работы падает.

Подход, который помог агентству, заключался в том, чтобы разложить проблему на отдельные процессы:

  1. написать статью;
  2. внести правки от seo-специалистов.

А затем закрепить за разными процессами разных специалистов, ведь не проблема найти копирайтеров, которые спокойно относятся к seo-правкам, зато не способны создавать сложный экспертный контент. Эта элементарная оптимизация процессов позволила увеличить производительность и эффективность, поскольку снизила нагрузку на опытных и дорогих копирайтеров.

Такой метод подходит к любому бизнесу и задачам. В результате анализа можно увидеть из каких простых элементов состоит сложное действие, разложить его на составные части и, если нужно, упростить их. Главное — точно сформулировать причину, из-за которой возникла проблема. Ниже несколько примеров из разных сфер бизнеса, как это можно сделать.

Качественная оптимизация бизнес-процессов: как она выглядит?

Качественно оптимизировать процесс — это найти максимально экономичный способ получить нужный результат. Это не так просто сделать, поскольку есть много стереотипов, которые мешают разглядеть эффективное решение. Скажем, если муж разбрасывает дома носки, что обычно делают супруга? Она начинает ругаться и строить мужа, помогает это редко, а вот к ссоре приводит гарантированно.

А как можно решить эту задачу иначе? Надо всего лишь создать условия, при которых разбрасывать носки станет более энергозатратно, нежели складывать их в корзину для белья. Ведь как обычно происходит? Усталый муж разувается, проходит в комнату, садится на диван, снимает носки. Ему лень нести их в ванную, где стоит корзина с грязным бельем, и они остаются лежать рядом с диваном.

И тут есть два пути — можно дрессировать мужа, развивая навыки управления людьми. А можно организовать пространство так, чтобы проблема с носками не возникала в принципе. Например, рядом с прихожей сделать гардеробную. Муж зайдет в гардеробную, сядет на лавочку, разуется и бросит носки в корзину с бельем, которая стоит тут же. Он не потащит носки в комнату, поскольку это потребует больше усилий.

Этот же принцип могут использовать и бизнесы. Не бороться с возникающими проблемами руганью и дополнительным контролем, а вникнуть в суть проблемы и найти решение, которое сделает проблему невозможной в принципе.

Дизайн на службе у оптимизации

Оптимизация бизнес-процессов компании может проявляться в мелочах. Например, если компания или ее контрагенты не используют электронный документооборот, бухгалтера сталкиваются с тем, что клиенты забывают отправлять подписанные документы. Это очень распространенная проблема, и из-за которой бездарно тратится время специалистов — нужно по многу раз обзванивать или писать контрагентам и напоминать им о документах.

Издательство обучающих детских игр «Банда умников» творчески подошло к оптимизации процессов, добившись, чтобы корреспонденцию отправляли:

  1. без напоминаний и задержек;
  2. на фактический, а не юридический адрес фирмы.

Для этого издательство решило переосмыслить вкладыш с напоминанием, который обычно прикладывают к документам.

Проблема в том, что все подобные вкладыши одинаковы, и сотрудники клиентов перестают обращать на них внимание

Оптимизация вкладыша свелась к тому, чтобы сделать его заметным и содержащим четкие указания, что именно нужно сделать. Для привлечения внимания использовали персонажа.

Позже юридический адрес поменяли на фактический, поэтому вкладыш переработали еще раз, добавив душевности и интерактива.

Внедрение этого простого решения помогло в разы улучшить ситуацию с документами, а люди охотно ставили смайлики и желали хорошего дня.

Как видите, знание психологии и грамотный дизайн — это отличный метод оптимизации бизнес-процессов, который помогает повышать эффективность работы и экономить время сотрудников.

Как нейромаркетинг помогает оптимизировать процессы

Часто бывает, что рабочие процессы не учитывают человеческий фактор. Из-за этого они становятся неэффективными, а руководство тратит много сил, пытаясь перековать сотрудников, но безуспешно. Так, руководитель одного контакт-центра, где работало 140 человек, страдал из-за того, что сотрудницы 30% рабочего времени гуляли по коридорам. Почему это происходило?

Дело в том, что этим девушкам было важно продемонстрировать свою красоту и наряды, а когда целый день сидишь в углу за перегородками и столами, то сделать это сложно. Вот они и нашли выход — под разными предлогами прогуливаться по офису, как по подиуму.

Компания Psychea, которая специализируется на нейромаркетинге, предложила простое решение — девушек с демонстративным поведением пересадить к наружным стеклянным перегородкам, чтобы начальство могло их видеть, а они могли красиво сидеть за столами. А тревожных девушек, наоборот, пересадить вглубь помещения, где им спокойнее будет работать, и производительность труда будет выше. Простое решение — поменять работников местами — сократило потери времени с 30% практически до нуля.

Маркетинг по-японски

Когда в Японии возводят новые жилые кварталы, то строят основные дороги, но не спешат прокладывать пешеходные дорожки. Со временем люди, которые живут в районе протопчут тропинки там, где им удобно ходить. Тогда эти тропинки заасфальтируют и облагородят. У нас же сначала все дорожки закатывают в асфальт, а потом все ходят по газонам, поскольку так удобнее и быстрее. Как рекламному агентству использовать подобный подход для маркетинга (как собственного, так и клиентского)?

Вместо того, чтобы фантазировать, почему люди покупают товары клиентов и пользуются услугами агентств, нужно пообщаться с теми, кто покупает товары и услуги и расспросить их:

  • Какую задачу они решали?
  • Какие варианты рассматривали?
  • Что было важно при выборе услуги/товара?
  • Почему выбрали именно этого производителя/агентство?
  • Что понравилось и не понравилось в продукте?

Покупатели уже протоптали дорожки к продукту — осталось лишь оформить их в маркетинговую стратегию.

Ответы покупателей содержат готовый ответ на вопрос бизнеса, каким должен быть маркетинг клиента/агентства, чтобы он убеждал их выбрать продукт. Вот, кстати, исследование, где клиенты рассказывают по каким критериям выбирают рекламные digital-агентства.

Один из неочевидных критериев при выборе рекламного агентства

Используйте «норки»

Крупные компании, где большинство процессов формализовано, часто страдают от избыточной бюрократии. Любое изменение процедуры требует сбор пачки подписей, а проект, который можно было бы запустить уже завтра, могут запускать 3 месяца исключительно по бюрократическим причинам. С такой скоростью изменений все крупные бизнесы должны были бы окостенеть и вымереть, но их спасает наличие «норок», которые идут в обход официальных регламентов. Скажем, чтобы не выносить проект стоимостью 100 тысяч долларов на комитет, его делят на 2 проекта по 50 тысяч и протаскивают без согласований и т.д. Таких чит-кодов, позволяющих обходить официальные регламенты, тысячи, и они сильно упрощают жизнь организации.

Когда в Альфа-Банке это осознали, то руководство решило сделать чит-коды общедоступными и постепенно заменить официальные регламенты бизнеса «норками», которые нарыли сотрудники. Логика тут такая. В компании есть неэффективный процесс, и все причастные понимают, что он неэффективный. Безопасник не подписывал бы разрешение за бутылку коньяка, зная, что это может стоить ему карьеры. Поэтому разумно превратить «норку» в основной процесс и всем облегчить работу.

Алексей Марей (Альфа-Банк) и Сергей Дмитриев (Unusual Concepts) рассказывают о трансформации Альфа-Банка

Автоматизация бизнес-процессов

Еще один способ сделать процессы максимально удобными для клиентов и сотрудников — грамотно их автоматизировать. Вот несколько сервисов, которые пригодятся рекламным агентствам либо для самостоятельного использования, либо для использования на клиентских проектах.

Анализ телефонных разговоров

Если ваше агентство помогает клиентам выстраивать продажи или внутренние процессы, то присмотритесь к сервису Speech Analytics. Это сервис речевой аналитики, который превращает записи телефонных разговоров в текст и анализирует их по разным параметрам. Например, сообщает, если в тексте встречаются слова клиента «я буду жаловаться», «не работает кнопка оплаты», «курьер опаздывает» и т.д.

Сервис можно использовать для разных целей:

  • находить проблемные диалоги, где операторы отклоняются от скрипта, хамят, не предлагают товар по акции и т.д.
  • улучшать работу операторов. Сотрудники ответственнее относятся к работе, когда знают, что 100% разговоров распознаются. Их проще обучать, поскольку сразу видно, где именно не дотягивает конкретный оператор.
  • улучшать процессы бизнеса. Клиенты первыми сообщат, если на сайте что-то не работает, информация устарела или возникла проблема с продукцией.

Например, в одном из кейсов сервис помог выявить проблемы с оборудованием. В Speech Analytics загрузили несколько тысяч звонков, и выяснилось, что примерно в 12% случаев клиенты жаловались на плохую связь — они не слышали, что им отвечает оператор. Оказалось, что проблема связана с гарнитурами операторов, о чем бизнес не знал.

Другой пример использования сервиса — контроль за выполнением скрипта. Скрипт разбивается на блоки, текст блоков загружается в сервис, и в результате вы получаете отчет, из которого видно, кто из операторов какие блоки скрипта пропускает.

Больше примеров использования сервиса в этом видео

Как меньше работать и больше успевать

Marilyn — сервис автоматизации маркетинга, созданный специально для агентств. Его можно использовать двояко. Во-первых, он позволяет оптимизировать бизнес-процессы агентства, во-вторых, улучшить показатели клиентских кампаний.

Например, Marilyn позволяет сократить трудоемкий процесс сверки взаиморасчетов и подготовки закрывающих финансовых документов, который занимает несколько дней (иногда недель), до нескольких минут.

Экономия времени, разумеется, огромна, но она ничего не стоит по сравнению с тем, сколько мы раньше недополучали прибыли, когда в начале месяца вместо переговоров с клиентом все менеджеры занимались оформлением документов и выяснением отношений с бухгалтерией.

Андрей Безруков, операционный директор performance-агентства Блондинка.Ру

Финансовое закрытие в Marilyn производится в несколько кликов

Но основное предназначение Marilyn не просто избавлять менеджеров агентства от решения рутинных задач, но и улучшать показатели рекламных кампаний. Эффект особенно хорошо заметен, когда инструменты системы используются в комплексе. Например:

  • автоматическая проверка битых ссылок экономит время менеджеров и позволяет не сливать рекламный бюджет;
  • управление ставками улучшает показатели РК, а менеджер не тратит время на ручное управление кампанией;
  • балансировщик бюджетов помогает равномерно распределить средства в течение периода и т.д.

Какой совокупный результат это дает? Агентство экономит 70% времени на рутине, не допускает ошибок, связанных с человеческим фактором, и получает довольного клиента → подробности в свежем кейсе.

Интеграция всего со всем

Еще один полезный сервис Albato позволяет рекламным агентствам интегрировать всевозможные сервисы друг с другом. Это могут быть социальные сети, CRM-системы, чат-боты, системы аналитики, коллтрекинг и т.д.

Виды сервисов и приложений, которые дружит друг с другом Albato

Такая возможность упрощает жизнь рекламным агентствам, которые часто сталкиваются с необходимостью передавать данные из рекламных систем в CRM клиентов.

Например, performance-агентство iConText с помощью Albato сделало для ВТБ интеграцию с турбо-страницами Яндекс.Директ. Теперь лиды с турбо-страниц автоматически передаются на почтовый ящик клиента для дальнейшего парсинга и передачи в CRM для обработки колл-центром (продукт РКО — расчетно-кассовое обслуживание). Хотя лиды с турбо-страниц и так можно отправлять на email, в них содержится только базовая информация, которая не дает оценить эффективность рекламных кампаний. Интеграция от Albato содержит кастомные параметры об источнике и идентификаторе каждой заявки.

Другое известное performance-агентство Adventum использует Albato на проектах, где есть формат Lead Ads. Например, для того, чтобы связать Facebook Lead Ads – Google Sheets – email или пробросить данные в CRM.

А какие сервисы автоматизации используете вы? Поделитесь в комментариях.

Читайте свежие кейсы

Как освободить 69% времени и снизить CPC на 20%, автоматизировав рекламу

Как на 15% увеличить число заявок на покупку квартир бизнес-класса и на 7% сократить их стоимость

Как автопроизводителю в 2 раза снизить CPA и оптимизировать расход рекламного бюджета

Как получить дешёвый трафик в США и за 363$ привести заказов на 127 118$

Как с помощью геолокации найти премиальных клиентов и снизить стоимость лида в 5 раз

Оптимизация бизнеса: зачем это нужно

Дата публикации: 04-01-2019       829

Как известно, бизнес-процессы – это последовательность определенных действий или мероприятий, направленных на достижение поставленных целей и задач в той или иной организации. И время от времени любые бизнес процессы, какими бы точными и выверенными они ни были, нужно оптимизировать. С какой целью необходимо проводить оптимизацию бизнес процессов? И как это лучше всего делать? Расскажем в этой статье.

 

 

Итак, как правило, принято выделять следующие причины для того, чтобы провести оптимизацию бизнес процессов компании. Она нужна для:

  • увеличения рентабельности и повышения управляемости дела
  • улучшения адаптации новых сотрудников
  • составления более точного прогноза и повышения качества планирования
  • повышения важности фирмы/бренда в глазах целевой аудитории
  • повышения качества работы
  • улучшения микроклимата в компании (отношений между сотрудниками)
  • сокращения расходов и более оптимального распределения ресурсов
  • закрепления за каждым работником его персональной зоны ответственности

Как видим, оптимизация управления бизнес процессами — процесс длительный, требующий не только мастерства, но и, главным образом, последовательности действий. Если оптимизация бизнес процессов в организации происходит время от времени, без наличия четкого плана, то на успех сильно рассчитывать не приходится.

Чтобы ваша система оптимизации бизнеса принесла положительные результаты, для нее нужен прочное основание. И таким своего рода фундаментом послужит, как ни странно, та система работы внутри вашей фирмы, которая уже есть. Вам нужно будет просто внести корректировки в нее, так скажем — усовершенствовать ваши принципы работы. В этом и есть суть оптимизации и главное ее отличие от такого процесса, как реинжиниринг — в случае с ним все создается с нуля. Вам же нужно просто «подчистить» недостатки в имеющейся работе.

Как мы смогли понять, одна из главенствующих задач оптимизации состоит в улучшении уже действующих в компании процессов работы. Но кроме того, в список задач оптимизации также входят:

  • устранение ошибок, неточностей и прочих недочетов,
  • повышение результативности уже имеющихся и работающих процессов и принципов,
  • налаживание взаимосвязи между работающими принципами.

Но иногда бывает так, что оптимизация приобретает масштабные размеры, когда уже принятые принципы и правила пересматриваются буквально «на корню». В данном случае уже принято говорить либо о «глобальной оптимизации», либо это также называют «частичный реинжениринг».

Кстати, данные процессы касаются не только крупного бизнеса, оптимизация малого бизнеса также возможна. Более того, проводить данную процедуру полезно всем: и сред ему, и малому, и тем более крупному бизнесу. Ведь вы наверняка хотите повысить эффективность собственного дела.

Если вам важно правильно оптимизировать собственный бизнес, то нужно понимать важность соблюдения некоторых принципов, которые повлияют в конечном счете на качество проведенного процесса. В данном случае важно понимать следующее:

  • процессы оптимизации должны происходить снизу вверх или от частного к общему и т.д.
  • оптимизировать можно систему, которая уже была создана ранее и которая понятна и прозрачна.

Кроме того, важно помнить следующее: если описать существующие бизнес процессы вашей фирмы, их придется сделать заново, потому как в противном случае у вас попросту не будет самого объекта для оптимизации. Также немаловажным моментом является и то, как ваши оптимизационные действия будут сказываться на исполнителях — то есть, если вы оптимизировали рабочие процессы, то к чему они привели? Стало ли сотрудникам сложнее работать? Повысилась ли их эффективность? Следите за этим, чтобы не получилось, как в известной поговорке — «одно лечим, другое калечим». Словом, оптимизация одной сферы не должна привести к дисбалансу другой.

Именно поэтому так важно скрупулезно и внимательно подбирать технологии оптимизации бизнеса и параллельно проводить анализ проведенной работы.

Да, оптимизировать свой бизнес — это важная и не быстрая работа, она требует времени, умственных усилий и большого труда. Но оно того явно стоит. Ведь если вы все проведете правильно, то результат в виде сниженных издержек, уменьшения затрат и увеличения эффективности труда подчиненных наверняка будет радовать. Причем долгое время.

Что можно достичь благодаря оптимизации

Итак, если вы решили провести в своей компании оптимизацию, то сам собой возникает вопрос: а какие цели я смогу достичь, благодаря проведенным действиям? С помощью оптимизации вы сможете:

  1. Наладить взаимодействие среди всех подразделений фирмы (актуально для больших компаний).
  2. Поднять качество выпускаемого товара или предоставляемых услуг.
  3. Улучшить процессы предоставления услуг или доставки товара до клиента.
  4. Устранить недочеты, которые были прежде.
  5. Снизить затраты. То есть, это как раз и будет оптимизация расходов бизнеса.
  6. Прийти к запланированных показателям и отметкам.

В итоге все это приведет вас к тому, что у вас получится провести такую оптимизацию, которая выведет компанию на качественно новый уровень. Если ваша цель — рост, развитие и расширение, то оптимизировать все процессы организации крайне необходимо. Но помимо этого не стоит забывать о том, что провести оптимизацию один раз — не достаточно. Это необходимо делать регулярно. Чтобы вовремя выявить какие-то проблемы и устранить их. Так, например, если вы провели налоговую оптимизацию бизнеса, то пересмотреть проведенную работу нужно будет снова, спустя какое-то время, чтобы удостовериться — все ли работает правильно, не возникли ли какие-то проблемы?

Каких систем касается оптимизация бизнеса

Теперь стоит оговорить то, какие же системы более всего нуждаются в оптимизации. Конечно, оптимизировать работу можно во всех подразделениях, но обычно ее советую проводить для того, чтобы:

  • оптимизировать потоки информации
  • оптимизировать систему контроля (например, за безопасностью)
  • оптимизировать учетную систему
  • оптимизировать мотивацию сотрудников
  • оптимизировать систему качество и систему управления качеством.

Конечно, чтобы провести эти мероприятия, нужно знать, какие методы будут наиболее эффективными. Ниже мы приведем пятерку лучших методов.

Лучшие методы оптимизации

Когда речь заходит о методах оптимизации бизнеса, то на данный момент лучшими среди них принято считать следующие:

  • фиксация идей, которые привели к управленческим решениям,
  • разрабатывание и усовершенствование форм документов компании,
  • улучшение последовательности процессов оптимизации,
  • пересмотр требований к конечным показателям и данным,
  • закрепление за сотрудниками индивидуальной зоны ответственности.

Остановимся подробнее на каждом из указанных выше методов.

  1. Фиксация идей, которые привели к управленческим решениям

Согласитесь, что иметь четкий и точный алгоритм действий по принятию управленческих решений — очень важно. Подобные алгоритмы могут быть разные — например, стандартные. То есть, те, что были приняты уже во время процесса ведения бизнеса. К ним можно отнести, допустим, предоставление товара или услуг с отсрочкой платежа или только по предоплате. Такой подход помогает освободить от текущей деятельности главу компании. Этим могут заниматься непосредственно сами сотрудники. Что в итоге положительно может сказаться на тратах или издержках организации.

  1. Разрабатывание и усовершенствование форм документов компании

Вы наверняка знаете, что нередко информацию передают устно — то есть, ничем не фиксируя ее. Это приводит к тому, что часть данных может искажаться и приходится тратить время на «восстановление истины». Чтобы этого не происходило, стоит все определенным образом фиксировать. Это поможет вам четко учитывать что сделано, а что — нет, а также формировать разного рода планы по выполнению тех или иных процессов.

  1. Улучшение последовательности процессов оптимизации

Если какие-либо действия не приводят к улучшению итоговых цифр работы компании, то такие действия нужно просто устранять. Когда будете проводить оптимизацию, уберите из списка мероприятий то, что будет лишним, что явно замедлит какие-то процессы. К примеру, если у вас составлен типовой договор на поставку продукции оптовым клиентам, то нет смысла каждый раз менеджеру нести этот договор на согласование с юристами фирмы. Согласовывать стоит только тогда, когда условия договора меняются кардинально. Или когда клиент сам просит о внесении каких-то изменений.

  1. Пересмотр требований к конечным показателям и данным

Те требования, которые вы предъявляете к конечным цифрам и показателям, важно проанализировать и «расчленить» на измеримые шаги. Иными словами, если вы хотите получить качественную продукцию (например, конфеты), то стоит своим подчиненным дать ориентир — что для вас качество: размер конфеты, вкусовые и органолептические показатели и так далее. То есть, работники должны четко понимать — что именно вы хотите получить от них на выходе. Потому как просто сказать — «я хочу видеть вкусные конфеты» — не достаточно. Понятие вкуса у всех разное.

  1. Закрепление за сотрудниками индивидуальной зоны ответственности

Важно, чтобы каждый подчиненный понимал, за что он отвечает. Возьмем за пример те же конфеты: необходимо, чтобы кто-то один отвечал за замес начинки, второй — за глазировку конфеты, третий на работу упаковочного аппарата и так далее. И также важно, чтобы следил за всеми процессами кто-то один (например, мастер цеха). В этом случае каждый рабочий будет четко знать только отведенное ему дело, сосредотачиваться именно на нем и преуспевать в этом. Он не будет распыляться на множество задач, всякий раз что-то упуская из виду. Многозадачность — хорошее дело. Но часто взваливание на одного сотрудника избыточного числа работы приводит к снижению общего качества.

Оптимизация бизнеса: ТОП-7 приемов

Мы с вами рассмотрели наиболее приемлемые и лучшие методы оптимизации бизнес процессов. Теперь стоит перейти к не менее важному аспекту — с помощью каких приемов можно оптимизировать работу своей компании.

Мы выделяем семь приемов.

  1. Вывести идеальный итоговый результат (ИИР)

Если вы серьезно рассматриваете оптимизацию своей компании, то нужно понимать, насколько важно грамотно, доступно и корректно описывать тот результат, к которому вы стремитесь и который принят за эталон. Но ИИР должен быть создан заранее, чтобы не искать его потом в созданных уже рамках бизнес процессов. Приведем пример: компания производит конфеты, которые поставляют в регионы РФ и ближнее зарубежье. Доставка производится собственными машинами фирмы. Но в следствие возросших цен на бензин доставка своими силами стала затруднительной для фирмы. Очень неправильно будет, если вы сформулируете задачу так: снизить на 15% расходы на доставку с помощью своего транспорта. Грамотнее будет озвучить требование»Принять необходимые действия для снижения расходов за доставку товара за обозначенный километраж». То есть, вам нужно создать такой ИИР, достичь который сотрудники смогут, если будут применять уже созданные ранее бизнес процессы.

  1. Убрать лишние действия

Чтобы реализовать данный прием, вам нужно тщательно и детально рассмотреть все действия, всю работу компании в разных подразделениях и на различных этапах и выявить то, что можно убрать вовсе, а что — объединить друг с другом. Например: если ранее у вас при приеме на работу сначала нужно было пройти собеседование по телефону, потом — личное собеседование с менеджером по кадрам. Потом — встреча с директором. Затем — стажировка. После этого — поход к кадровику для оформления на работу (допустим, он находится в другом здании). И только после всех этих этапов новый сотрудник начинал работать. Долго, согласитесь? Гораздо эффективнее будет, если вы уберете, например, телефонное собеседование и оставите только личную встречу с эйчаром. Также можно убрать поход к кадровику и оформлять новичка прямо на месте. Словом, вам нужно сократить различные рабочие процессы, не «убивая» их эффективности. Как это делать? Проанализировать все процессы и выявить те, которые повторяются или те, которые можно заменить, убрать или объединить.

  1. Корректировать последовательность этапов исполнения

Для более точного понимания сразу приведем пример: вы пришли в банк, чтобы оформить кредит. Сотрудник банка подготовил пакет документов, что заняло немало времени и что составляет большую часть работы. То есть, порядка 80% времени уходит именно на эту работу. Далее сотрудник несет документы безопасникам для того, чтобы получить разрешение на выдачу кредита. Если же получается так, что в кредите по каким-либо причинам вам откажут, то выходит, что менеджер попросту потратил львиную долю времени просто так. Гораздо эффективнее будет поменять местами эти этапы — сначала получить разрешение на предоставление рассрочки и только потом заниматься оформлением всей необходимой документации. Чтобы эффективно применить этот прием, вам нужно проанализировать все действия на всех этапах работы и определить наиболее важные, выстроить их в порядке приоритетности: что за чем должно идти.

  1. Дробить обозначенные операции

Говорят, что если все рабочие процессы отлажены максимально, они усовершенствованы, то квалификация сотрудников компании начинает играть второстепенную роль. В целом, это так. Ведь если вы сможете раздробить существующие у вас бизнес процессы, это позволит вам упростить деятельность. Кстати, этот метод известен еще с давних пор — упоминания о нем есть в истории экономики Англии XVII века. И вам, чтобы сейчас внедрить этот прием в оптимизацию бизнеса, нужно совсем немного: просто задайте себе вопросы — какие крупные процессы можно разделить на более мелкие, чтобы заниматься ими могли даже те рабочие, кто не имеет высокой квалификации?

  1. Вынести операции за границы процесса

Наверняка вы понимаете, что если сотрудник будет работать в режиме многозадачности (когда один человек выполняет параллельно сразу несколько дел из разных сфер), то это неизменно приведет к тому, что качество выполненной работы будет снижаться. Да и такие многостаночники — явление редкое. Рассмотрим пример: у вас есть магазин бытовой техники, где можно оформить покупку в кредит. И ваши продавцы работают и на продажу товара, и на оформление кредитов. В итоге — снижается качество продаж. Ведь если продавец будет проводить всю процедуру работы с клиентом как положено, то на это уйдет немало времени. А еще кучу времени нужно на то, чтобы оформить кредит. В результате получится так, что вместо, скажем, десяти проданных единиц товара сотрудник сможет за всю рабочую смену продать и оформить две единицы. Эффективно? Ничуть! В этом случае вам нужно вынести во вне оформление кредитов — например, нанять людей, которые будут этим заниматься. Таким образом, для внедрения данного приема нужно пересмотреть всю работу компании и какие-то действия перепоручить или другим сотрудникам, кто сможет это делать в параллели со своими иными обязанностями без вреда для эффективности, или нанять для выполнения этих дел новых людей. Также хороший вариант — если вы сможете найти компании-аутсорсеры, кто также сможет этим заняться.

  1. Объединить операции

Этот прием подходит тем, кто может объединить сразу несколько дел. Например, смотрите: рыболовецкое судно ловило рыбу в месте рождения полезных ископаемых. Вы можете повысить эффективность работы за счет того, что вместе с рыбой будете также продавать и ископаемые. Как это внедрить? Просто нужно сделать аналитику вашей системы работы и, если это возможно, то точно так же объединить некоторые действия. Тогда вы сможете повысить эффективность работы как сотрудников, так и всей компании в целом. А также повысить прибыльность.

  1. Автоматизация работы или передача роботам (станкам, машинам) функционала человека

Здесь все понятно: если у вас есть какие-то процессы, которые могут делать машины, то выгоднее будет заменить людей на станки. Особенно это касается тех компаний, где развито производство. В данном случае вы сможете сократить издержки и нивелировать человеческий фактор. Однако вам все же будет необходим человек, который будет эти станки обслуживать. Но, согласитесь, что обучить одного сотрудника проще и быстрее, чем десятерых. Да и в плане финансовой затратности это вам также будет идти в плюс.

Словом, оптимизация бизнеса — это процесс не быстрый. Не стоит думать, что вы сможете с ним справиться за пару месяцев. Ведь сначала вам нужно будет провести аналитику всех действий, затем внедрить изменения. После этого — посмотреть, все ли хорошо работает с внесенными изменениями. Если нет, то исправить ошибки. Иными словами, стоит быть готовыми к кропотливой работе. Но если все будете делать верно и со всей серьезностью подойдете к работе, она неизменно даст отличный результат.

Рассказать друзьям:

Оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса в BPM-системе

Оптимизация бизнес-процессов на предприятии – вертикально-интегрированная система, направленная на повышение качества работы и улучшения продуктивности, независимо от текущего положения компании на рынке. В современном понимании это внедрение позволяет исключить возникновение сложностей в работе персонала и сторонних онлайн-установок, подключенных к работе. В этом информационном материале мы попробуем подробнее разъяснить принцип функционирования алгоритмов, а также разберём 2 кейса из личного опыта нашей платформы. Приятного ознакомления!

Правильный проект BPM или использование системы для решения локальных задач

Прежде чем рассказывать о готовых результатах работы нашей компании, рассмотрим описание BPM-процессов и расшифруем аббревиатуру. Итак, BPM (business process management) – управление бизнес-процессами, которое осуществляется при помощи специализированного программного обеспечения, чьей основной функцией является подготовка унифицированного и непрерывно-развивающегося плана. Именно он позволяет просчитывать все действия сотрудников при взаимодействии с клиентами так, что все задачи (от знакомства с компанией до завершения заказа) выполняются по строго-закрепленному плану. Чтобы владельцу компании было проще разобраться, рассмотрим форму контроля работы малого бизнеса посредством применения платформы Forward BMP, выделив основные цели внедрения.

  1. Высокая скорость – сокращение времени, направленного на выполнение основных задач, позволит провести оптимизацию процессов развития малого и большого бизнеса посредством внедрения новых регламентов работы сотрудников.
  2. Отличное качество – итоговый результат работы системы позволяет непрерывно совершенствовать работу компании, перенаправив сложную работу на автоматизированные системы.
  3. Прозрачная система управления на основе текущих показателей – проведя глубокий анализ, разработчики платформы учитывают любые нюансы и форс-мажорные ситуации.
  4. Гибкость – предприятие может вносить свои коррективы в работу системы – изменять ветви алгоритмов (удалять/добавлять/изменять).

Центральные участники управления бизнес-процессом

  • Архитектор процессов – ответственен за описание и проектирование бизнес-процессов в определенной сфере.
  • Аналитик процессов – ответственен за конструирование, использование, мониторинг и оптимизацию процессов.
  • Владелец процесса – получатель конкретных рекомендаций, который несет полную ответственность за весь процесс работы.

Простые, быстрые и понятные технологии

Внедрение современных технологий позволяет не только оптимизировать работу предприятия, но и сократить расходы на продвижение компании. Для того чтобы разобраться досконально в принципе работы усовершенствованной системы продвижения и контроля, разберём готовые кейсы открытых площадок, а также выделим особенности и результаты работы.

Кейс №1: Пример использования системы при контакте с клиентом

В этом кейсе мы разберём усовершенствование предложений, которые могут быть отправлены сотруднику не только в цифровом виде, но и внедрены в работу посредством введения новых ветвей в процесс взаимодействия с постоянным или потенциальным заказчиком. Так, добавив новый виток ввиду (нового!) эксклюзивного предложения о сотрудничестве, компания получила следующие привилегии:

  1. донесла до заказчика информацию о новой услуге, не затрачивая длительное время и излишние расходы на визуальную рекламу продукции в СМИ;
  2. увеличила заинтересованность клиента на оформление более выгодного для двух сторон заказа;
  3. увеличила прибыль.

Рассмотрим всё в статистике, сравнив показатель на январь и июнь 2019 года (до и после оптимизации бизнес-процессов малого бизнеса):

Проблема Январь Июнь
Отсутствие финансовых возможностей на рекламирование новой продукции. Не решена. Клиенты сами стремятся заключить сделку.
Упущение времени, просрочка выполнения заказов. Было принято решение увеличить загруженность сотрудников, из-за чего часть заказов была перепутана. Автоматизированная программа упростила работу, повысив качество обработки заказов.
Сложность восприятия больших потоков информации, связанных с нюансами работы. Не решена. Прописанные обязанности в таблице позволили избежать сложностей.

Кейс №2: Разбор системы доставки и обработки заказов на примере магазина спортивных товаров

Интегрирование высокоэффективных систем в работу предприятия позволяет не только упростить функционирование «хромых» бизнес-проектов, но и избавить компанию от просроченных заказов, излишних возвратов (по причине длительной обработке заказа), снизить процент недовольных клиентов, а также завоевать доверие покупателей. Так, стандартная установка включает досконально продуманную прямую или разветвленную систему, позволяющую грамотно управлять активами.

Типичная корреспонденция включает в себя следующие блоки: информацию о статусе оформления заказа, уведомление об обработке менеджерами компании, передачу заказа курьеру, статус посылки и т.п.

Важно учесть! Критерии, представленные в информационных рекомендациях оптимизации бизнес-процессов малого бизнеса, могут отличаться в зависимости от типа оформления и регламентов работы фирмы. Для удобства большинства клиентов заказчики формируют специальные условия, например, оплату наложенным платежом. Она позволяет интегрировать в систему несколько дополнительных параметров, контролирующих заказ и зачисление итоговой суммы на счёт компании.

От слов к статистике – как это увеличило прибыль компании?

Разбирая пример на компании «№1», выведем в цифрах результат изменения процесса – прогресс в развитии предприятия.

До внедрения

Процент недовольных/упущенных клиентов 45
Количество успешно-завершенных заказов 10/неделю
Процент загруженности сотрудников 105 (перенапряженная работа, из-за которой страдает качество)
Выявление и исправление ошибок 26%

После внедрения

Процент недовольных/упущенных клиентов 12
Количество успешно-завершенных заказов 56/неделю
Процент загруженности сотрудников 86 (стабильная работа с повышенной эффективностью)
Выявление и исправление ошибок 97%

Своевременное изменение показателей стало результатом глубоких аналитических процессов и безукоризненного соблюдения критериев оценивания BPM-решений:

  • Поддержки цифровых задач с целью упрощения использования интерфейса для пользователя.
  • Низкой общей стоимости владения.
  • Учёт бизнес-плана и стратегий компании, составленной экономистами в совместной работе с управляющими.
  • Возможность поддержки сервис-ориентированной архитектуры.
  • Способность отправлять уведомления об изменении структуры или её отдельных частей.
  • Информирование об отклонении от заданной траектории развития.
  • Интуитивно-понятный интерфейс, заточенный под среднестатистического пользователя с минимальными знаниями о работе ПО.
  • Минимизирование участия IT-специалистов в работе сервиса.
  • Способность демонстрации и обслуживания нескольких процессов одновременно.
  • Уровень производительности и масштабируемость.
  • Возможность управления и внесения коррективов с любого устройства.
  • Наличие возможности передачи информационных сообщений конкретному пользователю с рабочего места.
  • Возможность настройки оперативных решений в отношении исключительных задач.

Заключение

Подводя итоги, важно отметить, что оптимизация бизнес-процессов малого бизнеса посредством внедрения новых систем BPM – грамотное решение, позволяющее не только выполнять обычные задачи, но и кардинально изменять работу фирмы. В случае с малыми бизнесом и высокой конкурентоспособностью самое главное – обеспечивать устойчивые позиции и оптимальные условия для комфорта клиентов, которые может гарантировать стандартная система Forward BPM.

Топ-5 ошибок оптимизации бизнеса — Финансы на vc.ru

Любой собственник бизнеса заинтересован в его росте и развитии. Как увеличить продажи? Как сократить затраты? Какое именно изменение повлечёт получение прибыли?

Если вы не только задаётесь этими вопросами, но и прилагаете усилия к их решению — значит, вы занимаетесь оптимизацией своего бизнеса.

При этом оптимизация может быть направлена как на увеличение прибыли предприятия, так и на увеличение комфорта управления бизнесом.

За время, проведённое в сфере оптимизации экономики малых компаний мы выявили самые распространённые ошибки. Изучение статьи поможет вам избежать их, сохранив ваши деньги, время и энергию.

Ошибка №1. Слабая работа с ценообразованием

Низкие цены на ваши товары и услуги при сопоставимом качестве — вот что может помочь вам забрать клиента у конкурентов, даже если всё остальное в бизнесе у вас сделано плохо. Однако, низкие цены приносят меньше прибыли. Так как же быть с ценами? Менять их каждый день, пытаясь нащупать наиболее выгодную комбинацию, или один раз их установить и держать неизменными?

С обоими вариантами мы столкнулись в работе с бизнес-процессами наших клиентов. Второй случай оказался более распространённым. Он опасен тем, что из-за негибкости ценовой политики можно быстро потерять имеющуюся клиентскую базу. Более того, цена — это основной конкурентный инструмент. Создавая определённые акции щедрости, вы можете привлечь к себе новых клиентов.

Так какая же стратегия работает лучше всего? Если на вашем предприятии нет особых установок, то наилучшим решением будет периодически менять цены на свои товары и услуги. Каким образом и как часто? С учётом сезонности. При этом изменения не должны быть в духе плюс-минус 5%.

Необходимо выделить позиции, которые приводят к вам клиентов, своего рода флагманы ваших продаж. Цены на них должны быть максимально конкурентоспособны. Возможно, даже ниже рыночных. Ваше предложение должно быть действительно выгодным, чтобы к вам снова и снова приходили клиенты.

А как же тогда получать прибыль? Выделите группу товаров или услуг, которые идут рядом с флагманами. Они должны дополнять использование недорогих позиций. Например, люди приходят в ресторан, выбирая недорогие основные блюда, после чего регулярно переплачивают за алкоголь, десерты и напитки. Необходимо сломать барьер недоверия клиента, сделав его лояльным к своим услугам.

Постарайтесь для клиента и тогда есть высокий шанс, что он проявит к вам лояльность и переплатит за сопутствующие услуги. Вы должны понять: вам должно быть абсолютно всё равно, с продаж каких товаров придёт к вам прибыль. Главная задача — максимизировать её и лояльность клиентов к вашей компании.

Поэтому регулярно меняйте цены, увеличивайте их и снижайте одновременно, но делайте это с умом. Далее мы расскажем об инструментах, которые помогут вам это делать, прикладывая минимальные усилия.

Ошибка №2. Работать не в том направлении

Можно часто встретить молодых людей, которые решили заняться бизнесом. Их можно похвалить за это. Действительно, многие из них прикладывают огромное количество усилий для того, чтобы их дело процветало. Однако, чаще всего бизнес, так скажем, не идёт.

Почему же так происходит? Молодой коллектив работает, создаёт новые идеи, а реальных продаж довольно мало?

Давайте рассмотрим эту ситуацию на примере. Представьте рядовой салон красоты, который вполне мог бы находиться в вашем районе. Целевая аудитория — женщины, большинство из которых домохозяйки.

Основная проблема этого бизнеса — невозможность обслужить всех клиентов после 5 до 8 вечера, при этом с утра до вечера клиентов почти нет. Как оптимизировать эту ситуацию?

Может, поменяем цены, сделаем акционное предложение? Или запустим таргетированную рекламу? Вроде бы всё это сделав, бизнес должен пойти. Но все эти действия не решили бы главную проблему, из-за которой женщины не ходят в салон в это время. Чаще всего им просто не с кем оставить своего ребёнка.

И вот, во многих предприятиях, кафе, салонах красоты, мы уже чаще встречаем детские уголки, где можно оставить детей, доверив их сохранность специалистам.

Подобное решение, которое вовсе не лежит в плоскости типичных инструментов оптимизации, действительно работает. Как додуматься до подобного? Снова и снова задавайте себе вопрос о том, почему к вам не приходит клиент. Ищите причину и устраняйте её.

Ошибка №3. Отсутствие системного подхода

Занимаясь оптимизацией, нужно помнить, что любое изменение в вашем бизнесе так или иначе повлияет на все его компоненты. Например, нельзя просто бездумно сокращать количество персонала в организации. Эта проблема особенно часто встречается в работе предприятий.

Не всегда руководитель организации с высоты может оценить реальную полезность конкретного специалиста. Бездумно вытаскивая детали из автомобиля, вы не сделаете его лучше. Полезнее будет определить, как можно лучше задействовать труд коллектива, чтобы он не только не сидел без дела, но и не занимался бесполезными задачами.

Или другая ситуация. Вы можете придумать новый план развития компании, продумать новую ценовую политику, определить оптимальный объём производства товаров или услуг, но забыть одну очень важную вещь. Любой план нужно проконтролировать в исполнении.

Качество планирования напрямую зависит от качества его исполнения. При том эти два процесса абсолютно разные. Но вопрос контроля можно упростить. Создавайте план, советуясь с исполнителями, выделяйте точные критерии успешности, на которые впоследствии можно будет ориентироваться. Закладывайте резервы как денежные, так и материальные. Будьте готовы к резким изменениям, если произойдёт форс-мажорная ситуация.

В общем, держите всё в голове и знайте, если проблема повторяется снова и снова — значит она закономерна. А закономерные проблемы нужно решать, сами по себе они не закончатся.

Проблема №4. Использование только интуиции или отсутствие экономической модели

В прошлой проблеме мы посоветовали держать всё в голове. Совет хороший, но трудновыполнимый. Конечно же, можно и нужно этот мыслительный процесс упростить.

Существует множество способов перенести весь свой опыт и ощущение бизнеса в экономическую модель. Например, для любого предприятия будет полезно собирать статистику о продажах, а также вести учёт расходов компании. Делать это можно и в школьной тетрадке, но есть варианты и получше.

Чаще всего мы встречаем экономические модели, созданные руководителями или экономистами на базе Excel. Плюсами таких моделей является наличие внутренних прописанных расчётов. Действительно, что может быть лучше, чем вставить свои новые данные по предприятию и получить готовый отчёт о том, что нужно делать завтра?

Однако, качество таких моделей напрямую зависит от пользователя, который её составляет. Стоит ему допустить одну ошибку в формулах, сделать неудобное оформление или упустить учёт какого-то важного фактора — всё, такая модель не работает на благо компании. Высокое качество моделей, как правило, можно встретить только в крупных компаниях. А что остаётся малому и среднему бизнесу?

Лучше всего работает специальное программное обеспечение, направленное на решение конкретных задач. Если вам нужно вести бухгалтерский учёт — лучше 1С, Контур бухгалтерии ещё не создали. Вас интересует сервисы по обработке входящих заявок клиентов? Существует множество CRM систем, которые помогут вам решить и эту задачу.

А если вам нужно, используя свои данные получить готовые решения по повышению прибыли вашей компании, то вам поможет программное обеспечение SimplexPlan. Это комплексная программа, которая создаёт экономическую модель вашей организации, сама её анализирует и формирует готовые текстовые отчёты. По большому счёту она полностью закрывает вопрос ведения экономического планирования в компаниях.

Поэтому не нужно держать всё в голове, поверьте, у вас и так будет о чём подумать во время решения операционных задач. Пользуйтесь готовыми сервисами. Они могут стоить очень дешёво и при этом решать реальные задачи, на которые у вас бы ушло много времени и ресурсов.

Проблема №5. Высокая цена оптимизации

В рамках нашей работы мы сталкивались с таким мнением, что оптимизация — это то, что могут позволить себе только крупные компании. Понять это мнение можно, потому что по поисковым запросам о финансовом и производственном консалтинге часто выпадают крупные компании, ценники на услуги которых могут достигать нескольких миллионов, а срок выполнения проектов нескольких месяцев.

Эти решения, конечно, не подходят для малого бизнеса. Поэтому мы и работаем в этой, никем не занятой сферой услуг. Мы помогаем оптимизировать бизнес малых компаний и обучаем этому всех желающих.

Как вы видите, за счёт использования хороших экономических моделей и креативного системного мышления, можно добиться многого. Не верьте тем компаниям, которые говорят, что оптимизация — это сложно и дорого. Нет, напротив. Затраты на неё должны быть минимальными, чтобы польза была гарантированной.

Не повторяйте ошибок, описанных в этой статье, оптимизируйте свой бизнес, а после получайте достойный доход и удовольствие от работы.

Подписывайтесь, дальше мы будем рассказывать о конкретных способах оптимизации бизнеса разных отраслей. Оставляйте комментарии, чтобы мы могли понять, какая отрасль для вас более актуально. Начнём с неё!

управление, моделирование и развитие компании в Воронеже и Липецке от «Business Result Group»

Моделирование и оптимизация бизнес-процессов

Начинается с глубокого, всестороннего анализа текущей ситуации, определения целей и постановки задач.

Как мы работаем

Описание всех аспектов деятельности позволяет получить четкую картину в цифрах и наметить необходимые решения, основанные на фактах, а не на интуиции:

  • снизить издержки;
  • регламентировать права и обязанности сотрудников;
  • устранить дублирование функций отделов;
  • улучшить планирование;
  • найти новые рекламные площадки;
  • снизить длительность циклов производства или оказания услуги;
  • привести деятельность фирмы в соответствии со стандартами государства, а товар/услугу – с требованиям рынка;
  • автоматизировать процессы там, где это возможно.

Выполнив эти задачи, мы достигнем поставленных целей:

  • повысим управляемость организации;
  • снизим расходную часть бюджета;
  • масштабируем предприятие, выйдем на новый уровень.

Этот метод моделирования называется «AS IS» и «TO BE» («как есть» и «как надо»).

Почему «Business Result Group» нужен предпринимателям

Развитие и оптимизация бизнеса – это комплексное мероприятие, требующее профессионального подхода. Существует вполне справедливое мнение, что ТОП-менеджеры не должны заниматься реорганизацией своей компании из-за отсутствия свежего взгляда на ситуацию.

Доверьтесь профессионалам:

  • Среди наших специалистов нет теоретиков: каждый сотрудник имеет в активе ряд успешных проектов.
  • В сфере рекламы нам доверяет более половины игроков рынка Липецка и Воронежа – в оказании комплексных услуг мы проявляем не меньший профессионализм.
  • Наша гарантия качества – статистика: более сотни предприятий, чьи продажи в среднем выросли в 2,5 раза.

Позвоните нам, чтобы получить подробную консультацию о системе развития, сроках разработки индивидуального проекта для вашей компании и воплощения его на практике.

Оптимизация бизнес-процессов в 1С:Предприятие 8

Естественным стремлением для любой современной компании является постоянная работа над повышением эффективности ее деятельности. Ставя перед собой определенные цели, организация формирует комплекс действий, направленных на их достижение. Эти системные действия получили название «бизнес-процессы», и работа над их усовершенствованием станет темой данной статьи.

Бизнес-процессы преследуют определенные цели, включают ряд действий и ориентированы на достижение прогнозируемого результата. Оптимизация бизнес-процессов требует индивидуального подхода к каждому предприятию, поскольку они тесно связаны со спецификой бизнеса, масштабов организации, топ-менеджмента.

Чтобы достичь результатов в бизнесе, необходимо разработать стратегию маркетинга и грамотно соотнести ее с методикой реализации на практике. Но нередко можно столкнуться с тем, что выполнены все условия для достижения нужных показателей, а результата нет. В этом случае стоит обратить внимание на функционирование нижних уровней управления.

Необходимость в оптимизации бизнес-процессов на определенном этапе развития организации становится очевидной, даже если ранее о ней речи не шло. Однако если штат сотрудников компании расширяется, появляются новые подразделения (в особенности – если они географически удалены друг от друга) и уровни управления, а единой информационной системы нет – значит, настало время принимать меры по улучшению бизнес-процессов.

Если оперативно не отреагировать на процессы развития организации, в определенный момент можно столкнуться с тем, что принятие и выполнение решений осуществляется слишком медленно, обнаружатся неконтролируемые аспекты; отсутствие регламентированных прав и обязанностей может вызвать напряжение у персонала; чрезмерная бюрократия приведет к большим потерям времени и ресурсов даже для решения простейших операций.

Как только начнут проявляться подобные проблемы, необходимо предпринимать меры. В идеале – начинать работу по оптимизации бизнес-процессов нужно еще до возникновения проблем. За любыми значительными изменениями в управлении или структуре предприятия должны следовать действия по «подгонке» бизнес-процессов под новые условия работы.

Моделирование бизнес-процессов
Традиционно схема построения включает описание ситуации, какой она есть на текущий момент (англ. «as is») и дальнейшее доведение до оптимального состояния (англ. «to be»). Многим руководителям предприятий первая часть кажется лишней, они видят в ней лишь желание исполнителей больше заработать. Однако вопреки этому мнению, описание состояния бизнес процессов перед оптимизацией позволяет выявить существующие проблемы и осуществить начальную оптимизацию бизнес-процессов.

Оптимизация
Критериями для оптимизации бизнес-процессов, как правило, становятся стоимость, длительность операций. Для каждого такого критерия необходим индивидуальный подход. Например, для магазина важны бизнес-процессы, связанные с работой с покупателями. При этом актуален выбор между критериями цены и качества: для магазина эконом-класса приоритетным критерием станет цена, а для дорогого бутика – качество. Соответственно, критерий оптимизации дает возможность определить стратегию, которая теперь влиять и на систему управления.

Внедрение

Информационные системы на базе платформы «1С:Предприятие» поддерживают оптимизацию бизнес-процессов. Однако кроме технической стороны вопроса существует еще ряд аспектов, которые необходимо учесть для актуализации бизнес процессов. Прежде всего, персонал предприятия должен быть обучен и мотивирован к работе согласно внедренным бизнес-процессам. Периодически должен проводиться анализ результатов и эффективности внедренных бизнес-процессов, а также их дальнейшая оптимизация на основании результатов анализа.

Модификация
По мере развития предприятия возникнет необходимость в модификации бизнес-процессов. Нужно будет оптимизировать их под изменившиеся реалии деятельности организации и перспективы ее развития. Модификации должны быть согласованы со всеми участниками проекта.

Бизнес-процессы подразделяются на три вида:

  • основные;
  • вспомогательные;
  • управленческие.
Бизнес-процессы, относящиеся к основному виду, преследуют цель удовлетворить потребности клиента и обеспечить прибыль для предприятия.
Вспомогательные бизнес-процессы не представляют интересы клиентов, однако отвечают за стабильную деятельность предприятия.
Управленческий вид бизнес-процессов помогает ставить цели для организации в целом, а также ее подразделений.

Какие цели преследует оптимизация бизнес-процессов
Среди многочисленных задач, которые решает оптимизация, можно выделить несколько наиболее важных. В результате оптимизации бизнес-процессов предприятие становится более управляемым, а его продукция и услуги – более качественными; снижается влияние человеческого фактора на деятельность организации; максимально эффективно распределяются обязанности между подразделениями; все аспекты деятельности предприятия соответствуют государственным и потребительским требованиям, а также международным стандартам.

Что дает оптимизация
В результате оптимизации бизнес-процессов налаживается эффективное взаимодействие подразделений и вспомогательных служб, сокращаются сроки решения задач, предприятие становится более управляемым и прибыльным. Подразделения перестают дублировать функции друг друга, повышается точность планирования, расширяются возможности развития бизнеса.

Информационная система и оптимизация бизнес-процессов
Информационные системы на платформе «1С:Предприятие» позволяют работать непосредстенно с бизнес-процесами, автоматизируя и оптимизируя их. Реализация бизнес-процессов в 1С дает возможность получить максимально эффективный результат при минимальных затратах ресурсов.

Читайте также:
Автоматизация работы склада на базе 1С
Автоматизация торговли в 1С:Розница
Автоматизация небольшого магазина


С чего начать оптимизацию бизнес-процессов

Когда стоит выбор: уйти с рынка или заняться оптимизацией внутренних бизнес-процессов – компании чаще выбирают второй вариант. Андрей Коптелов составил план – что именно надо делать и какие нюансы учитывать для повышения операционной эффективности.

Долгое время российские компании могли себе позволить вольготное существование, конкуренция была минимальная, рынки росли, и многие менеджеры строили компании, опираясь скорее на модели интенсивного развития, чем на повышение операционной эффективности. Падают продажи – давайте добавим ресурсов в подразделения продаж, усилим рекламный бюджет – и все будет хорошо, оборот будет расти.

Однако времена изменились и теперь уже сложно решать возникающие в компании проблемы простым накачиванием финансовых и трудовых ресурсов. Многим менеджерам приходится спуститься с небес стратегического планирования на землю и обратить внимание на качество производимой продукции и оказываемых услуг, на процессы создания новых услуг, на существующие бизнес-процессы и начать непрерывную оптимизацию или даже реинжиниринг деятельности.

Часто меня спрашивают, как убедить менеджмент нашей компании в том, что необходимо оптимизировать существующие бизнес-процессы? Ответ – простой, если менеджеры и владельцы компании, находящейся на конкурентном рынке, не хотят повышать операционную эффективность, конкуренция заставит их заниматься оптимизацией внутренних бизнес-процессов, либо компания будет вынуждена уйти с рынка. На практике можно заметить, что как только в отрасли усиливается конкуренция, компании предпочитают первый вариант.

Банковский сектор, телекоммуникационные компании, розничная и оптовая торговля, туризм, страхование, авторынок, обучение, производство – в этих отраслях сейчас многие из игроков стали совершенствовать свои управленческие модели с целью сократить затраты на текущие бизнес-процессы, повысить качество результатов или уменьшить время ожидания ответа клиентом. Есть примеры, когда перед менеджментом в банковском секторе ставятся задачи сократить на треть все операционные затраты за три года, и это не предел.

Кто-то по-привычке сокращает персонал на 5-10% и надеется, что остальное образуется само собой. На первое время данное решение может помочь. Однако нужно смотреть глубже, нужно начинать наводить в компании порядок, проводя анализ существующих бизнес-процессов, приоритезацию проблем, считать стоимость используемых ресурсов, закреплять лучшие практики исполнения бизнес-процессов в регламентах и информационных системах.

Существует множество различных управленческих инструментов, которые в целом можно охарактеризовать, как наведение порядка, обнаружение операций в процессах, без которых можно обойтись, и, конечно, автоматизация максимального числа операций и даже перевод большинства каналов взаимодействия с клиентом в online. Компании на туристическом рынке, управления финансами, высшего и дополнительного образования, телекоммуникаций, страхования активно уходят в Сеть для кардинального сокращения затрат – еще один тренд.

Как начать оптимизацию бизнес-процессов

Чтобы начать оптимизацию процессов, необходимо вывести из зоны комфорта менеджмент компании, и тут главное – это заинтересованность высшего менеджмента и поддержка акционера. Наиболее простым решением в данной области является организация регулярного комитета по оптимизации и трансформации бизнес-процессов, именно этот орган, возглавляемый генеральным директором, даст старт работам по трансформации компании.

Очень часто в качестве исполнителя решений комитета в компании создается процессный офис, который берет на себя задачи по оптимизации бизнес-процессов. Например, решением комитета могут быть выбраны несколько ключевых бизнес-процессов, в которых необходимо сократить затраты на 30%, ответственным за данный проект назначается кто-то из заместителей генерального директора, а сотрудники процессного офиса являются рабочими руками, силой которых процессы будут оптимизированы.

Очень важна взаимосвязь процессных офисов с другими подразделениями. В первую очередь необходима поддержка IT-специалистов, ведь изменения в бизнес-процессах, как правило, требуют изменений в информационных системах. Однако на практике от IT-специалистов часто можно услышать, что они очень заняты, и в ближайшие месяцы не освободятся от решения срочных задач. Именно поэтому при оптимизации процессов, в первую очередь, необходимо выделять те мероприятия, которые можно сделать быстрее с минимальными затратами ресурсов, так называемые Quick Win – это важный шаг.

Если начинать оптимизацию, то в первую очередь необходимо определить перечень процессов, далее – закрепить ответственных среди заместителей генерального директора. Возможно, за оптимизацию каких-то процессов возьмется и генеральный директор. Далее закрепить проектные группы с участием специалистов процессного офиса и составить планы проектов оптимизации процессов, где детально расшифровать, кто и что должен сделать в течение означенного времени.

Первым шагом является описание выбранного бизнес-процесса. На этом шаге нельзя долго задерживаться, нужно в общем виде описать процесс, существующие проблемы, текущие и целевые показатели, после чего начинать его анализ и генерацию предложения по оптимизации. Главное – смотреть не только внутрь процесса, но и наружу, анализируя предпочтения потребителей, способы организации процессов в конкурирующих компаниях, выбирая те предложения, которые возможно внедрить в вашем бизнесе.

Часто все предложения группируются в три раздела, первые должны быть внедрены на горизонте от одного месяца до трех месяцев, второй раздел требует серьезной трансформации процесса и требует от трех месяцев до полугода, ну, а третий раздел содержит перечень мероприятий, длительность внедрения которых может потребовать более полугода.

Можно поддержать процесс генерации оптимизационных предложений активностью рядовых участников бизнес-процесса, создав в компании «стену плача» или «банк идей». Этот инструмент позволяет собрать все предложения по процессу от исполнителей, и, сгруппировав их в зависимости от возможного экономического эффекта, включить в план оптимизации процессов. И хотя из тысячи предложений может быть только 10 стоящих, именно они, возможно, станут ключевыми для оптимизации процесса или даже нахождения нового рынка.

Дорогу осилит идущий, и если не предпринимать усилий, то с большой вероятностью компания будет терять операционную эффективность. Необходимо регулярно оптимизировать существующие процессы, добиваясь, чтобы компания была в «хорошей форме».

Андрей Коптелов, опубликована на E-xecetive

Что это значит и зачем это нужно

Эта процедура, если ею не управлять тщательно, часто приводит к минимальной выгоде и менее чем удовлетворительным результатам из-за трудностей, с которыми внешние консультанты сталкиваются в реальном понимании бизнеса.

Это не означает, что оптимизация бизнеса не работает или что это не важно. Многие организации, особенно производители, с большим успехом применяют различные методы оптимизации бизнеса, такие как бережливое производство, «Шесть сигм» и «Путь Toyota».

Фактически, каждое предприятие должно постоянно искать способы повышения эффективности, сокращения отходов и оптимизации ресурсов в рамках своей постоянной деловой практики. Оптимизация бизнеса работает лучше всего, когда управляется внутренними силами и поддерживается программным обеспечением поддержки принятия решений, которое помогает руководителям определить, какая из множества возможных стратегий оптимизации бизнеса предлагает наилучшую отдачу.

Что подразумевается под термином «оптимизация бизнеса»?

Словарное определение оптимизации включает такие фразы, как:

  • Сделайте как можно лучше
  • Совершенный
  • Самый эффективный
  • Лучшая альтернатива

Оптимизация бизнеса — это процесс выявления и внедрения новых методов, которые делают бизнес более эффективным и рентабельным.Примеры оптимизации бизнеса:

  • Внедрение новых методов, практик и систем, сокращающих время выполнения работ
  • Снижение затрат при повышении производительности
  • Автоматизация повторяющихся задач
  • Методы машинного обучения, улучшающие работу оборудования
  • Увеличение продаж за счет повышения удовлетворенности клиентов
  • Сокращение всех видов отходов, таких как потраченное время, производство лома и повторяющиеся работы.

Ключевые элементы оптимизации бизнеса включают:

  • Измерение производительности, эффективности и производительности
  • Определение областей для улучшения
  • Внедрение новых методов и процессов
  • Измерение и сравнение результатов
  • Повторение цикла

Методы оптимизации бизнеса

Хотя конечной целью является стремление к философии непрерывного совершенствования, которую поддерживает Институт Кайдзен в Японии, первым шагом является проект по оптимизации бизнеса.В рамках этого первого шага организации необходимо четко определить цели и обозначить конкретные цели и задачи. Это важный шаг в любом процессе моделирования оптимизации.

Исполнительная поддержка очень важна, как и назначение способной команды для управления процессом. По многим причинам лучше назначить внутреннюю команду, которая разбирается в бизнесе, а не полагаться на внешних консультантов для выполнения работы. Это не исключает использования внешнего аналитика по оптимизации бизнеса, который может направлять процесс и вносить критически важный вклад.

Это помогает иметь структуру оптимизации бизнеса, которая описывает программу и определяет конкретные цели, особенно те, которые затрагивают сотрудников. Жизненно важно не упускать из виду потенциальное влияние на сотрудников и принимать меры, чтобы развеять опасения и создать заинтересованность.

Большинство процессов оптимизации начинаются с так называемых «низко висящих плодов» — изменений, которые легко выявить и реализовать, поскольку эти первые успехи повышают уверенность. После этого требуется более глубокий анализ для выявления и решения более сложных задач оптимизации.

Бизнес-разрозненные хранилища препятствуют оптимизации бизнеса

Большинство компаний построены вокруг функциональных возможностей, и почти неизбежно существует определенная внутренняя конкуренция между различными функциями. Например, производство и техническое обслуживание часто идут вразрез с техническим обслуживанием машин. Техническое обслуживание хочет отключить машины для необходимого обслуживания, в то время как производство хочет продолжить работу для достижения производственных целей. Другой пример — руководитель производства, который сопротивляется планам переноса производства на другие линии, даже если есть явные преимущества.

Внутренняя конкуренция — основная причина организационной разобщенности, когда цели каждой разобщенности отличаются друг от друга и целей организации. Опасность этого подхода заключается в том, что по мере того, как каждый разрозненный блок пытается улучшить функциональную производительность, возможно, и на самом деле вероятно, что шаги по оптимизации отдельных разрозненных блоков несовместимы с другими планами по улучшению общей производительности организации. Сосредоточение внимания на внутренней эффективности подразделения в ущерб гибкости организации может серьезно нарушить процессы оптимизации бизнеса.

Преимущества единого взгляда на организацию

Хотя организационные разрозненные хранилища вредны, что еще хуже, разрозненные хранилища данных. Они существуют в любом сценарии, когда у организации есть отдельные программные решения для различных функций.

Типичный пример — организация, у которой есть программное обеспечение главной книги для финансов, система расчета заработной платы и отдельная система закупок для производства. Каждый пакет предлагает разный взгляд на организацию, и нередко информация различается по контексту, срокам и деталям.Хотя у ИТ-отдела почти наверняка есть программные интерфейсы, которые позволяют в определенной степени передавать данные между пакетами, они редко работают в реальном времени, часто являются односторонними и не решают основную проблему хранения информации в отдельных и часто несовместимых базах данных.

Проблема заключается в том, что данные в отдельных устаревших системах недоступны для всех и не являются прозрачными. Что наиболее важно, гораздо сложнее создать целостную картину для поддержки решений, основанных на данных.Что действительно необходимо, так это такое решение, как ERP в масштабе предприятия, которое предлагает единый взгляд на организацию. Хотя это идеальный вариант, это не всегда осуществимо сразу, и жизнеспособной промежуточной альтернативой является внедрение интегрированного решения для бизнес-планирования, которое извлекает информацию из устаревших систем для представления информации в общепринятом формате.

Сравнение процессов оптимизации бизнеса и инструментов принятия решений

Ключевым фактором успеха является философия принятия решений на основе данных, которые измеряют финансовые выгоды от предлагаемых изменений по сравнению с текущими практиками.Такой подход избавляет от догадок и естественных человеческих предубеждений.

Основное внимание в процессах оптимизации, таких как непрерывное совершенствование и бережливое управление, уделяется постоянной оценке бизнес-процессов. Это могут быть простые примеры:

  • Перестановка рабочего места, чтобы оператору не приходилось переходить проход, чтобы достать детали
  • Устранение и объединение ненужных документов
  • Автоматизация повторяющихся задач, таких как сбор данных или ввод заказов

В этих случаях затраты и выгоды от этих изменений легко измерить.Сложность возникает при оценке сложных изменений, таких как лучшая производственная линия для производства продукта или оптимизация сети распространения продукта. В этой ситуации анализ усложняется из-за множества взаимосвязанных переменных и множества возможных результатов. Именно здесь инструменты поддержки принятия решений, которые используют расширенную аналитику для определения оптимальных решений в сложных сценариях, являются мощной альтернативой.

В поисках правильных ответов по оптимизации бизнеса

Даже там, где у организации есть корпоративное программное обеспечение, транзакционные данные, хранящиеся в ее базах данных, структурированы для оптимизации бизнес-функций, а не для целей оптимизации.Несмотря на это, эти базы данных содержат множество данных, которые могут помочь организациям определить лучшие стратегии оптимизации бизнеса.

Этого можно достичь с помощью современных методов анализа данных, в которых используются алгоритмы для выявления закономерностей в несвязанных и неструктурированных наборах данных для поддержки принятия решений на основе данных. Некоторые даже используют математические возможности, такие как линейное программирование, для обеспечения наилучшего сценария оптимизации бизнеса. Эта форма техники оптимизации бизнеса известна как предписывающая аналитика.

Благодаря возможностям расширенного программного обеспечения для моделирования можно подготовить математическую модель бизнеса. После подготовки модель проверяется с использованием исторических данных для проверки ее целостности. Затем, используя структурированные и неструктурированные данные, доступные компании, программное обеспечение решателя оптимизации определяет оптимальные решения и организационные изменения, необходимые для оптимизации бизнеса. Поскольку модель была проверена, ответы заслуживают доверия и не содержат личных предубеждений.

Ценность оптимизации бизнеса и зачем она вам

Прямые преимущества оптимизации бизнеса включают:

  • Повышенная производительность
  • Меньше отходов
  • Снижение затрат
  • Повышенная доходность

К этому добавляются менее очевидные преимущества, такие как развитие культуры передового опыта, повышение морального духа и устранение разрозненных структур, которые препятствуют бизнес-операциям, что ведет к усилению организационной направленности.

Совокупный эффект оптимизации бизнеса таков, что бизнес становится более эффективным. В этом контексте разумно иметь в виду философию непрерывного совершенствования Кайдзен, которая означает, что оптимизация бизнеса — это не разовый проект, а непрерывный процесс, который становится частью культуры организации. Таким образом, бизнес будет продолжать двигаться вперед, оставаться жизнеспособным и превосходить конкуренцию.

Пошаговое руководство по оптимизации бизнеса

К тому времени, когда вы завершите этот семиэтапный процесс, ваш бизнес станет более эффективным, результативным и прибыльным — не полагаясь на капризы инстинктов, интуиция и острая реакция на текущие события.

Пошаговое руководство

1. Создайте платформу тщательной аналитики

Любая продуманная попытка оптимизации бизнеса опирается на точную информацию об этом бизнесе. Совершенно необходимо, чтобы компании, стремящиеся к оптимизации, не только вооружились инструментами, необходимыми для сбора данных на стратегическом, тактическом и операционном уровнях, но и убедились, что у них есть инструменты для преобразования этих данных в значимую информацию.

Стена чисел ничего не значит, если вы не можете разложить ее на что-то полезное.

2. Определите ключевые показатели эффективности

Когда перед вами будут числа, вам нужно будет определить, какие из них имеют значение. Хотя многие показатели успеха характерны для разных предприятий, другие будут уникальными для вашей отрасли, вашего способа ведения бизнеса и целей, которые вы выбираете для достижения. Для этого может потребоваться оригинальное исследование, или вы можете обнаружить, что существует обширное исследование по этой теме для вашей отрасли, бизнес-модели и т. Д. Важно то, что вы смотрите на числа, которые действительно имеют значение , а не на те, которые кажутся к делу .

3. Определите краткосрочные и долгосрочные бизнес-цели

Оптимизация бизнеса требует твердых, проверяемых целей, к достижению которых нужно стремиться в краткосрочной и долгосрочной перспективе. Без конкретных целей, к которым вы можете измерить прогресс, вы не сможете применить осторожные методические изменения, необходимые вашему бизнесу для реализации своего потенциала. Краткосрочные цели должны поддерживать долгосрочные цели, а долгосрочные цели не должны подвергаться пересмотру; , если один-единственный переход в отрасль может сделать ваши долгосрочные цели бессмысленными, вы можете пересмотреть решение об оптимизации своего бизнеса с этой целью.

4. Смещение акцента проекта на достижение целей

Многие компании реализуют проекты с поразительной недостаточной осведомленностью. Остановитесь и подумайте: сколько проектов, которые в настоящее время потребляют ресурсы компании, время, потребительскую репутацию и т. Д., Работают для достижения ваших долгосрочных или даже краткосрочных целей? Проект, который в вакууме кажется «хорошей идеей», может оказаться расточительным усилием, если вы посмотрите на картину в целом. Оптимизация бизнеса на высоком уровне направлена ​​на устранение этих обманчивых потерь усилий.Точно так же проекты, которые обещают приблизить ваш бизнес к его долгосрочным целям, должны быть подчеркнуты внутри компании — каждый проект не обязательно должен быть исключительно выгодным в долгосрочной перспективе, но вам следует более осознанно использовать активы.

5. Настроить тактику по данным и долгосрочным планам

По мере того, как вы оптимизируете на стратегическом уровне, вы также захотите начать анализировать тактику, которую вы применяете в проектах и ​​начинаниях. Как вы планируете коммунальную инфраструктуру, управляете персоналом и т. Д.? Принимая решения на этом уровне, учитываете ли вы их влияние на стратегический и операционный уровни вашего бизнеса? Если вы создали тщательную базу для сбора данных и аналитики, вы сможете принимать уверенные и обоснованные решения на тактическом уровне. Не бойтесь менять тактику, когда это необходимо — природа этого уровня бизнеса такова, что идеальное решение часто меняется , не подрывая усилия на стратегическом или операционном уровнях.

6. Оптимизация операций

Операции в идеале должны совершенствоваться параллельно с другой оптимизацией вашего бизнеса, поскольку абсолютная гибкость, с которой сталкивается компания в таких вопросах, как управление денежными средствами, политика планирования и т. Д., Создает большие возможности для неэффективности и большие возможности для разумного планирования. Принимая участие в операциях как части общего целого, а не на заднем плане, вы добьетесь гораздо более оптимальных операций и поможете своему бизнесу в достижении его краткосрочных и долгосрочных целей.

Оптимизация бизнеса с помощью целостного подхода, основанного на данных, всегда дает превосходные результаты.

7. Оставайтесь гибкими, но не переусердствуйте

Хотя некоторые аспекты вашего бизнеса не следует оптимизировать с учетом текущих событий, вам нужно оставаться в курсе изменений в отрасли и вносить все возможные изменения, чтобы оставаться эффективным и действенным без ущерба для ваших долгосрочных целей. Недальновидная корректировка, которая в долгосрочной перспективе подрывает ваш бизнес, того не стоит.Для серьезных изменений могут потребоваться достоверные данные; с правильными инструментами аналитики вам не придется долго ждать.

Заключительные мысли

В конце концов, лучший трюк для оптимизации бизнеса — это глубокое понимание того, как выглядит настоящая оптимизация. Это не догадки. Это не прихоть и не бездумное сокращение и не увеличение расходов. Настоящая оптимизация происходит, когда нужно сделать шаг назад, собрать данные сверху вниз и использовать эти данные для улучшения всего. Помните об этом, и вы обязательно добьетесь успеха.

Оптимизация бизнес-процессов — определение, шаги и примеры

Несмотря ни на что, процессы всегда должны работать с максимальной эффективностью. Эффективность напрямую влияет на продуктивность сотрудников, использующих эти процессы. Подумай об этом. Что произойдет, если у сотрудника неисправное устройство и ИТ-специалистам потребуется два дня для ответа? Сотрудник вынужден не работать все время. Компании, которые существуют какое-то время, не имеют права избавляться от всего и перестраивать свои процессы с нуля.Эти компании впервые вырабатывают подробные процессы и продолжают их использовать долгое время. Самый простой и лучший вариант — постоянно оптимизировать процессы.

Что такое оптимизация процесса?

Оптимизация процесса — это дисциплина настройки процесса для оптимизации заданного набора параметров без нарушения нескольких ограничений. Наиболее частыми целями являются минимизация затрат и максимизация пропускной способности и / или эффективности. Это один из основных количественных инструментов при принятии промышленных решений.

Что такое оптимизация бизнес-процессов?

Оптимизация бизнес-процессов — это практика повышения эффективности организации за счет улучшения процессов. Это часть дисциплины управления бизнес-процессами (BPM). Оптимизированные процессы приводят к оптимизированным бизнес-целям.

Некоторые примеры оптимизации включают :

  • Устранение дублирования
  • Оптимизация рабочих процессов
  • Улучшение коммуникации
  • Прогноз изменения

Награды за оптимизацию бизнес-процессов

Ваша организация находится в постоянной конкуренции и сталкивается с угрозами со стороны других компаний, подрывных технологий и меняющихся норм.

Оптимизация бизнес-процессов предлагает множество преимуществ, которые могут помочь предприятиям оставаться на плаву в приливных волнах перемен, таких как:

  • Соответствие требованиям рынка
  • Оптимизация операций
  • Пониженные риски
  • Хорошо используемые ресурсы
  • Консистенция
  • Гарантированное качество
  • Полная видимость

Оптимизация бизнес-процессов может быть секретом преодоления трудностей отрасли.

Шаги по оптимизации бизнес-процессов

Планирование необходимо для получения максимальной отдачи от усилий по оптимизации бизнес-процессов. Вот краткое пошаговое руководство, которое поможет вам составить план оптимизации процесса.

Шаг 1. Идентификация

Выберите проблемный процесс, который вы хотите оптимизировать. Определите цель и цели.

Шаг 2: Анализ

Отвечает ли процесс желаемым целям? Есть ли лишние отходы, которые нужно сократить?

Шаг 3. Реализация

После того, как вы избавитесь от ненужных элементов, автоматизируйте измененный процесс в его новой форме.

Шаг 4: Монитор

Взгляните на производительность процесса на микро- и макроуровне и настройте ее до тех пор, пока не получите желаемый результат.

Как оптимизация бизнес-процессов выглядит в реальном мире?

Поскольку оптимизация бизнес-процессов является одним из шагов в более широком применении BPM, ее часто путают с другими концепциями, такими как улучшение бизнес-процессов или автоматизация бизнес-процессов.

Вот несколько реальных примеров того, как оптимизация бизнес-процессов может повысить эффективность.

Заказы на покупку

Несколько заказов на закупку засоряют очередь отдела закупок. Департамент считает, что эта проблема связана с утверждениями по электронной почте. Чтобы упростить обработку запросов, отдел развертывает специальную систему управления рабочим процессом. Система документооборота позволяет сотрудникам выбирать элемент и автоматически отправлять его на согласование.

Компенсация проезда

Финансовый отдел часто допускает ошибки при возмещении расходов. Поскольку весь процесс основан на бумажных документах, они неправильно понимают цифры и возмещают сотрудникам неправильную сумму.Чтобы это исправить, отдел перешел на цифровую систему, где сотрудники заполняют суммы в полях формы. Таким образом, ошибок обработки нет.

Прием на работу сотрудников

Адаптация нового сотрудника происходит в несколько этапов. Руководители отдела кадров отправляют соглашение сотруднику по электронной почте. После того, как сотрудник подпишет его, следует перейти к следующему этапу подготовки ресурсов в ИТ. Но каждый раз HR вручную отправляет электронное письмо в ИТ-отдел, чтобы подготовить ноутбуки и предоставить доступ к инструментам. Чтобы ускорить процесс, настроен триггер электронной почты.Как только сотрудник подписывает и отправляет соглашение с сотрудником, в ИТ-отдел автоматически отправляется электронное письмо.

☛ Используйте Kissflow, лучшее программное обеспечение для управления бизнес-процессами, чтобы оптимизировать свой бизнес с помощью сверхмощных процессов.

Как Kissflow может помочь вашему бизнесу

Kissflow Process может с легкостью усилить ваши усилия по оптимизации процесса. Он имеет конструктор рабочих процессов без кода с конструктором форм с перетаскиванием, который позволяет автоматизировать структурированные и неструктурированные процессы за 15 минут. Kissflow Process легко интегрируется с другими используемыми приложениями, что упрощает оптимизацию процесса.Аналитические данные в режиме реального времени, обеспечиваемые настраиваемыми панелями мониторинга, могут помочь вам обеспечить бесперебойную работу процессов. Kissflow также обеспечивает эффективное сотрудничество, повышая эффективность процессов. Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Kissflow Process и узнайте, как вы можете контролировать свои процессы.

Лучшие хаки для оптимизации бизнеса за все время

БЕЗ ВОПРОСА как прекрасна бизнес-идея, ваша компания не превратится в единорога, если вы не будете работать на нее.Следует помнить о многих правилах и о десятках удивительных способов оптимизации бизнеса, которые приводят к более высокой эффективности и лучшим результатам.

Далее вы найдете 11 вдохновляющих идей и советов, которые помогут вам вести бизнес быстрее. Оптимизируя простые повседневные рабочие процессы и анализируя данные, вы можете значительно быстрее развивать свою компанию.

1. Выявить неэффективные рабочие процессы

Согласно опросу, 42% компаний сообщают, что устаревшие, неэффективные бизнес-процессы и структуры способствуют снижению производительности труда сотрудников.Есть множество доказательств того, что компании тормозят неэффективные процессы:

  • Целых 15% документов, обрабатываемых в компаниях, теряются из-за плохого управления и обработки.
  • Большинство сотрудников посещают более 60 встреч каждый день, считая половину из них непродуктивными.

Длительные встречи, проблемы совместной работы в команде и некомпетентное управление данными тратят больше времени и ресурсов, чем вы ожидали. Отслеживая и анализируя данные своей компании, вы сможете быстрее обнаруживать устаревшие процессы.

Читайте дальше: 43 Лучшее программное обеспечение и инструменты для управления проектами

2. Измеряйте правильные показатели

Существуют сотни показателей и ключевых показателей эффективности, которые можно отслеживать с помощью различных аналитических программ и инструментов. Однако вам следует отслеживать только действенные и информативные KPI, связанные с конкретными целями.

Если вы отслеживаете слишком много KPI, вы не сможете сосредоточиться на действительно важных.

Отслеживайте те аналитические данные, которые важны для вашей компании, и проверяйте их только раз в неделю, чтобы сэкономить время.

Например, если вы управляете ресторанным бизнесом, количество новых и постоянных клиентов действительно важно для вас. Получите панель мониторинга продаж, чтобы получить доступ ко всем важным ключевым показателям эффективности за несколько кликов.

Шесть наиболее важных бизнес-показателей:

  • Выручка от продаж
  • Маржа чистой прибыли
  • Валовая прибыль
  • Рост продаж с начала года
  • Стоимость привлечения клиентов
  • Лояльность и удержание клиентов

Если вы хотите узнать больше об этих KPI, просмотрите список из 12 бизнес-показателей.

Метрики обычно отслеживаются на информационной панели KPI и показывают, достигла ли ваша компания своих целей в запланированные сроки. В зависимости от ваших бизнес-целей вам следует отслеживать бизнес-показатели, которые действительно показывают, как обстоят дела у вашего бизнеса.

Читать дальше: 29 способов автоматизации бизнеса, позволяющих экономить 8+ часов каждую неделю

3. Используйте меньше программного обеспечения и инструментов

Это идеальный способ оптимизации бизнеса — вам нужно найти подходящее программное обеспечение для управления компанией.

Менеджеры часто используют более 5 различных программных решений для управления бизнесом. Печально то, что они используют только 10% функций и возможностей программного обеспечения . Кроме того, использование десятков различных инструментов обходится очень дорого.

Если вы использовали электронные таблицы для управления всеми своими бизнес-данными, пора найти альтернативу Excel для более эффективного внедрения повседневных бизнес-процессов.

Есть несколько простых шагов, которые вы можете предпринять, чтобы повысить продуктивность вашей команды и значительно сократить количество используемых инструментов:

  • Попросите сотрудников составить список инструментов, которые им действительно нужны, и удалите все остальные
  • Используйте только инструменты, которые интегрируются с вашим ПО для создания отчетов и бизнес-аналитики
  • Начните использовать многофункциональные программные решения *, которые помогают решать несколько задач вместо одного

Исследование: Инструменты для бизнеса действительно снижают вашу производительность

4.Измерьте рентабельность инвестиций

ROI (возврат инвестиций) показывает, сколько денег вы потратили на достижение определенной цели. Компании всегда измеряют рентабельность рекламных кампаний — насколько велика цена за клик и сколько стоит привлечение нового клиента.

Но существует множество других процессов, в которых можно измерить рентабельность инвестиций, а затем использовать их для оптимизации вашего бизнеса. Например, нанять новых сотрудников или предложить бесплатный транспорт для заказов ваших клиентов.

Если ваши затраты на привлечение клиентов составляют около 100 долларов, а средняя пожизненная ценность клиента составляет 200 долларов, у вас положительный ROI.Однако, если привлечение нового клиента обходится дороже, чем они возвращаются в результате покупок, вам следует пересмотреть свою долгосрочную бизнес-стратегию.

5. Аутсорсинг и делегат

Когда вы хотите обновить дизайн своего веб-сайта или написать новую запись в блоге, нет необходимости нанимать штатного дизайнера или писателя. Профессиональные фрилансеры завершают свои проекты вовремя, и они более опытны, чем большинство молодых сотрудников, которые просят более низкую зарплату, но могут вернуть плохой результат.

Если вы работаете менеджером, неплохо было бы поручить некоторые из ваших задач членам команды, у которых есть более конкретные ноу-хау.

Не пытайтесь решать все задачи самостоятельно. При необходимости обратитесь за помощью.

Вы можете использовать инструмент управления проектами, чтобы планировать задачи и устанавливать приоритеты. Таким образом, вся ваша команда будет оставаться более организованной и всегда в курсе своей работы.

Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика

6.Автоматизировать простые бизнес-процессы

Автоматизация простых процессов экономит часы времени и позволяет пропускать повторяющиеся и монотонные задачи. Современное программное обеспечение для управления бизнесом позволяет автоматизировать практически все — рассылку электронной почты, продажи, отчетность… что угодно.

Вот несколько примеров задач, которые можно легко автоматизировать:

  • Найдите взаимно подходящее время встречи без длительного обмена электронной почтой с помощью программного обеспечения для планирования
  • Автоматизируйте ежемесячное выставление счетов своим клиентам с помощью программного обеспечения для выставления счетов
  • Получайте автоматические уведомления о приближающихся сроках или встречах

Полный список из 29 бизнес-процессов, которые можно быстро автоматизировать, см. В этой статье.

Инфографика: Убивают ли ваши бизнес-инструменты вашу производительность?

7. Организуйте и посещайте меньше встреч

Бизнес-лидеры и менеджеры проводят не менее 20% своего времени на встречах.

В этой ошибке новичков виноваты 99% компаний — они проводят встречи по традиции. Мы ходим на еженедельные и ежемесячные собрания команды не по необходимости, а просто потому, что привыкли.

Сократите количество еженедельных встреч вдвое и посмотрите, как это работает. Еще один отличный способ оптимизации бизнеса — иметь хотя бы один день без совещаний в неделю, когда вы можете сосредоточиться на самых важных задачах, не отвлекаясь.

Если вы хотите, чтобы встречи были более эффективными, вам нужно обращать внимание на повестку дня каждого собрания. Планируйте заранее и просите всех делиться только конструктивными отзывами и идеями.

Подробнее: 12 проверенных советов по эффективному управлению совещаниями

8. Расставьте приоритеты для ваших задач

Иногда список текущих задач слишком велик для выполнения за один день.

Начинайте каждый день с перечисления 3 наиболее важных задач, которые необходимо выполнить любой ценой, а под ними добавьте все другие предстоящие задачи, сгруппированные по приоритету.

Мы в Scoro используем три разных цвета для обозначения задач в зависимости от их приоритета: самые важные из них — красный, задачи со средним приоритетом отмечены желтым маркером, а зеленый цвет — задачи с низким приоритетом.

Подробнее: 3 метода определения приоритетов (которые на самом деле работают)

9. Оптимизируйте свою рабочую среду

Где вы работаете наиболее эффективно — за рабочим столом, сидя на диване или дома? Повышают ли вашу продуктивность прослушивание музыки или перекус?

Научитесь определять наиболее эффективные условия работы и создайте рабочее пространство, отвечающее всем этим требованиям, что приведет к повышению производительности.

Растущее количество отзывов намекает на то, что на самом деле работа в офисах открытой планировки снижает продуктивность и утомляет людей чрезмерным шумом.

Новое поколение офисной архитектуры объединяет открытые планы этажей, частные офисы и звукоизолированные кабины. В новом офисном плане работа совмещается с социальной, и ни одна из них не пострадает.

Как улучшить вашу рабочую среду:

  • Если вы работаете с данными и программами проектирования, купите себе монитор для большей наглядности
  • Убедитесь, что у всех достаточно кофе и чая для продуктивной работы
  • Идите в офис рано утром, так как там тихо, и у вас больше шансов успеть сделать дело
  • Если шум отвлекает вас, используйте беруши или слушайте музыку

Подробнее: Тенденции управления бизнесом, от которых следует отказаться в 2017 году

10.Овладейте искусством фокусировки

Если вас часто беспокоит деловая болтовня в офисе, и вам трудно сосредоточиться, у вас нет возможности проявить себя наилучшим образом. И это сильно раздражает, правда?

Как одни люди могут оставаться сосредоточенными в течение всего дня, в то время как другие с трудом справляются со своими задачами?

Прежде чем винить в этом других, потратьте минуту, чтобы оценить свою продуктивность. Вы действительно находитесь в «потоке», работая над своими задачами?

Используя простые приемы для планирования и организации работы, вы можете значительно повысить продуктивность совместной работы:

  • Планируйте вперед
  • Создание еженедельного плана работы
  • Организуйте свой список дел
  • Делайте небольшие 15-минутные перерывы
  • Отключить все отвлекающие факторы и уведомления

Подробнее: 23 невероятно хороших способа сосредоточиться на работе

11.Оптимизируйте использование времени вашей командой

Оптимизация бизнеса может быть продвинута еще дальше, если у каждого сотрудника созданы наилучшие условия труда, которые помогают ему оставаться продуктивным.

Компании, которые доверяют своим сотрудникам работу, когда они чувствуют себя наиболее эффективными, достигают более высоких результатов.

Требуется дополнительный мониторинг, чтобы увидеть, все ли выполняют свои задачи вовремя. Когда один член команды работает 6 часов в день, а другой 9 часов, это не значит, что первый менее полезен для компании.Напротив, люди, которые быстрее выполняют свои задачи, более эффективны и работают умнее.

Установите гибкий график работы и удаленное рабочее пространство на один месяц и посмотрите, окажет ли это положительное или отрицательное влияние на ваш бизнес.

Если вы хотите собрать данные об этом эксперименте, используйте инструмент удаленного управления сотрудниками, чтобы получать подробные отчеты о результатах каждого члена команды.

Подробнее: 18 лучших инфографиков для повышения вашей производительности в 2017 году

Вывод:

Каждая компания выиграет от оптимизации и автоматизации некоторых бизнес-процессов.Принятие разумных решений на основе данных поможет значительно повысить продуктивность и результаты вашей команды. Начните прямо сейчас, чтобы увидеть первые результаты в ближайшие несколько недель.

Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика

Как оптимизировать бизнес и автоматизировать работу

Target Corporation, входящая в десятку крупнейших предприятий розничной торговли США, насчитывает более 360 000 сотрудников.Тем не менее, компании удается организовать и структурировать цепочку команд и коммуникации между всеми ее бизнес-подразделениями.

Но оптимизация бизнес-процессов и автоматизация операций подходят не только гигантским предприятиям. Несмотря на то, что именно они внедряют его в самом крупном масштабе, малые предприятия также могут быстро улучшить свою структуру производительности, предприняв настойчивые шаги в направлении принятия целенаправленных решений и изменив рабочий процесс. Ниже мы собрали 11 шагов, которые полезны для любого бизнеса.

1. Четкие цели

Если вы начнете путешествие без цели, вы остановитесь у первого препятствия и никогда не продвинетесь вперед. То же правило применяется ко всем видам деловой активности. Чтобы добиться успеха, компаниям необходимо четкое представление о том, чего они хотят достичь.

«Проблема отсутствия цели в том, что вы можете потратить свою жизнь, бегая по полю и никогда не забивая». — Билл Коупленд

Кроме того, постановка четких целей избавляет от часов, потраченных на бесцельную реализацию задач, и помогает определить важные шаги, которые приведут к эффективной оптимизации бизнеса и значительным достижениям.Широко признанной основой для постановки целей является метод SMART; каждая буква, обозначающая важный компонент успешной цели:

  • Конкретные — цели должны быть четкими и сосредоточенными на единой цели
  • Измеримый — все бизнес-результаты должны отслеживаться, включая ваши долгосрочные цели
  • Достижимо — цели должны быть достижимы, даже если только упорным трудом
  • Актуально — цели должны соответствовать общему видению и миссии вашего бизнеса
  • Ограничение по времени — должны быть четко определенные начальная и конечная точка и фиксированное время для достижения цели

Продолжить чтение: 10 простых шагов для улучшения процесса выставления счетов прямо сейчас

2.Ощутимые бизнес-результаты

Великий лидер знает, что помимо постановки четких целей компаниям необходимо понимать и определять желаемый бизнес-результат и стратегию, чтобы этого достичь. Следование ясным целям помогает сохранять ясность и доводить до сведения клиентов, акционеров и сотрудников ожидаемые результаты.

Намного легче работать над проектом с обозначенными сроками, этапами и результатами, чем работать без общего понимания целей работы.Чтобы превратить расплывчатые идеи в осязаемые цели , менеджерам необходимо сформулировать принципы, основать свои цели на четком плане и оставить некоторое пространство для дальнейшего развития целей в долгосрочной перспективе.

3. Установление четких правил

Хотя корпоративная культура без установленных правил может показаться отличным способом дать каждому необходимую свободу, это может стать проблемой по мере роста компании. Таким образом, компаниям необходимо создать логическую цепочку подчинения, чтобы все знали о своих обязанностях и знали, кому они должны подчиняться.

Командная иерархия также имеет некоторые неформальные преимущества: молодые сотрудники могут установить отношения наставничества со своими руководителями, что приведет к быстрому обучению и повышению производительности труда.

Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика

4.Нанимайте нужных людей

Самый большой фактор успеха любого бизнеса — это его команда. Чтобы извлечь максимальную пользу из каждого члена команды, менеджеры должны убедиться, что набор навыков человека подходит для их работы, и использовать их наиболее эффективно.

Лучшие сотрудники — это те, кто придерживается видения и ценностей своей компании и работает над улучшением своей рабочей среды и повышением прибыльности бизнеса. Наиболее перспективные кандидаты не идут в компанию из-за приличной зарплаты; они ищут увлекательные задачи, возможности для карьерного роста и приятную рабочую среду.

Согласно опросу 2014 года , 51% работников, которые в настоящее время имеют работу, либо активно ищут новую работу, либо открыты для нее. Это число намекает на то, что компаниям необходимо не только привлекать новых сотрудников, но и работать над удержанием наиболее эффективных членов команды.

5. Повышение эффективности совместной работы

Организации всегда пытались найти гениальных людей и заложить основу для успешной командной работы. Согласно исследовательскому проекту Google Project Aristotle, наиболее важным ингредиентом успешной командной работы является конструктивный и искренний разговор о неуверенности, страхах и чаяниях членов команды.Поддерживающая командная культура требует постоянного общения и доверия между людьми разного происхождения.

Во время работы в Pixar Стив Джобс купил заброшенную консервную фабрику в Дель Монте и построил ее в просторном атриуме с кафетериями и конференц-залами. Джобс знал, что для внедрения инноваций людям необходимо обсуждать вопросы и делиться идеями с людьми из других бизнес-отделов.

Крупнейшие умы современного делового мира восприняли силу сотрудничества и командной работы для стимулирования инноваций и роста.Чтобы улучшить корпоративную культуру работы и расширить сотрудничество, каждая организация должна предоставить средства для этого.

Читайте дальше: 17 проверенных способов получить выгоду от кросс-функциональной команды

6. Оптимизированные повседневные задачи

У каждого члена команды есть только ограниченное количество времени и энергии каждый день. Поэтому крайне важно использовать эти ресурсы наиболее эффективным образом, применяя методы управления временем в повседневной работе и планировании.

Аутсорсинг и делегирование — Каждую задачу должен выполнять человек с наиболее подходящими навыками. Вместо того, чтобы делать все в одиночку, руководители высокого уровня должны делегировать некоторую работу своим коллегам, давая им возможность совершенствоваться и создавая сложные возможности.

Приоритизация — Организации, устанавливающие приоритеты задач в соответствии со своими целями, с большей вероятностью достигнут этапов и завершат проекты вовремя. Приоритеты следует выбирать с учетом целей и долгосрочных выгод, меньше внимания уделяя срокам и требованиям других людей.

7. Меньше конструктивных встреч

Согласно опросу, большинство сотрудников посещают более 62 встреч в месяц. Это означает, что более 20% рабочего времени тратится на бесполезные отчеты и бессмысленный чат.

Это не обязательно означает, что встречи не важны, но компании могут многое сделать, чтобы сделать их более эффективными. Чтобы не тратить время зря, каждый должен спросить себя: «Чего предназначена эта встреча?»

Чтобы собрания были конструктивными, руководитель собрания должен составить четкую повестку дня из тем, которые будут обсуждаться во время собрания.В результате команды смогут сократить ненужные обсуждения и проводить 30-минутные встречи вместо того, чтобы тратить часы своего времени.

8. Оптимизация с помощью ПО

Мы живем в эпоху, когда технологии помогают нам буквально во всем. Это также может помочь компаниям оптимизировать значительный объем бизнес-операций и автоматизировать части повседневной работы. Наиболее широко используемое программное обеспечение для автоматизации охватывает управление задачами, инструменты планирования проектов, автоматизацию маркетинга и продаж, программное обеспечение для выставления счетов и инструменты отчетности, такие как информационная панель KPI.

Прежде чем покупать какие-либо инструменты, компании должны обозначить свои основные проблемы и задачи, которые им хотелось бы решать с помощью нового программного обеспечения. Вот полное руководство по поиску нового программного обеспечения, которое помогает выбрать правильные инструменты, которые очень полезны для рабочего процесса конкретной компании.

9. Автоматизированные бизнес-операции

В зависимости от потребностей организации и требований работы компании могут использовать множество инструментов и программного обеспечения, которые облегчают выполнение утомительных повседневных задач и собирают данные для обширной оптимизации и анализа бизнеса.

Многие крупные организации внедряют программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов, чтобы оптимизировать свой рабочий процесс и интегрировать различное программное обеспечение. В результате различные бизнес-подразделения могут быстрее обмениваться знаниями и данными, что приводит к более высоким показателям достижений.

Малые предприятия могут начать с автоматизации своей маркетинговой электронной почты, выставления счетов и отчетности, а по мере роста своей команды переходить к более обширным решениям.

Читайте дальше: 19 Лучшее программное обеспечение для выставления счетов, которое сэкономит ваше время и деньги

10.Поток данных в масштабах компании

Менеджеры часто используют более пяти различных программных решений для управления бизнесом, все из которых содержат некоторые данные. Чтобы волшебство произошло и улучшило командную совместную работу, эти инструменты должны быть интегрированы для беспрепятственного потока данных. Самый простой способ — использовать программное обеспечение, которое включает встроенную интеграцию с другими онлайн-инструментами. Еще одно решение для крупных организаций — создание интеграции API или использование Zapier для автоматизации обмена данными между многими популярными инструментами.

Часто предприятия управляют своими данными в Excel, создавая огромный набор электронных таблиц, к которым могут получить доступ только несколько членов команды.Вместо того, чтобы отягощать груды устаревших данных, компаниям необходимо размещать больше информации в Интернете, создавая основу для быстрого обмена данными между членами команды и подробного обзора для руководителей.

Например, управление взаимоотношениями с клиентами в режиме онлайн приводит к организованному хранению информативных данных о продажах, которые могут быть визуализированы как ключевые показатели эффективности продаж на информационной панели.

11. Отчет и переосмысление

Чаще всего организации полагаются на базовые показатели, такие как рост доходов и рентабельность инвестиций, при принятии важных решений.На самом деле дни элементарного бизнес-анализа давно прошли, и компаниям необходимо внедрять новые основы для повышения своей общей производительности.

В статье в Harvard Business Review говорится, что предприятиям следует разрабатывать причинно-следственную модель для принятия подобных решений снова и снова. Один из простых тестов на силу причинно-следственной модели состоит в том, чтобы увидеть, могут ли менеджеры с уверенностью указать набор утверждений «если-то» относительно решения.

Бизнес-лидеры должны спросить себя, понимают ли они, какая комбинация критических факторов успеха определяет, приводит ли их деятельность к успешному результату.Более того, эти факторы следует отслеживать как ключевые показатели эффективности и показатели, чтобы иметь полное представление о производительности различных процессов.

Каждой компании необходимо полностью осознать свои цели и часто переосмысливать свою стратегию, чтобы оптимизировать ее для повышения прибыльности и ускорения роста. Как сказал Джон П. Котте: «Скорость изменений в ближайшее время не замедлится. Во всяком случае, конкуренция в большинстве отраслей, вероятно, усилится еще больше в следующие несколько десятилетий ».

И малый, и крупный бизнес ставят перед собой долгосрочные цели по ускорению роста и увеличению прибыльности.Все это не происходит в одночасье, и требуется дальновидная стратегия, чтобы подняться на вершину отрасли.

Чтобы сделать шаг к тому, чтобы стать гибкой организацией, бизнес-лидеры имеют возможность воспользоваться мощью продуманной бизнес-стратегии и оптимизированной рабочей среды. В современном мире, где каждую минуту рождается новая компания, преимущество перед конкурентами имеет решающее значение для долгосрочного успеха.

Все о вашем бизнесе на расстоянии одного клика

19 стратегий оптимизации бизнеса —

Ваша деловая культура или философия — главный ключ к вашей производительности и успеху.Он либо включит, либо отключит все, что вы делаете.

При работе с клиентами мы вскоре обнаружили, что, если культура организации неправильная, влияние даже самых лучших методов роста бизнеса будет сильно ограничено или ослаблено.

Слишком много организаций говорят об этих факторах только на словах, и в результате им постоянно трудно добиться реального прогресса.

Развитие правильной деловой культуры — ключ к вашему успеху, поскольку все, что вы делаете, зависит от этого фундаментального аспекта вашего бизнеса.

1. Разберитесь в своей высшей бизнес-цели

Вопреки распространенному мнению, люди не покупают товары или услуги. Вместо этого они покупают результаты; результаты, решения, преимущества, ответы, ценность, преимущества, улучшения, экономия времени, избежание боли, защита, удовольствие, удовлетворение, наслаждение, престиж и т. д. Вашей высшей целью в бизнесе должно быть превращение этих положительных результатов в реальность путем продвижения , продажа и предоставление конкретных результатов, которые фактически покупает ваш клиент.Когда вы начинаете смотреть на то, что вы делаете, с точки зрения положительных результатов, которые вы можете принести своим клиентам, вы можете по праву гордиться тем вкладом, который вы делаете для своего клиента, независимо от вашего бизнеса. И когда вы делаете это постоянно, вы получаете большую прибыль.

2. Работать безупречно

Этичный подход к вашему бизнесу, выполнение обещаний и нормальная работа. Ваша философия и политика в отношении ваших сотрудников и клиентов должны основываться на справедливости и искренней уверенности в том, что ваши клиенты заслуживают того, чтобы их всегда хорошо обслуживали.Принято считать, что если это хорошо для клиента, это хорошо для компании, и наоборот. Это ставит интересы клиента выше ваших собственных.

3. Оптимизация

Больше не довольствоваться меньшими результатами, чем вы имеете право за свои усилия. Вместо этого вы требуете и принимаете не что иное, как наивысший и лучший результат для каждого действия, которое вы когда-либо предпринимали, и каждого действия, которым вы когда-либо занимались. Вы делаете это, интегрируя и используя все свои успешные маркетинговые подходы для достижения оптимального результата и получения максимальной отдачи от наименьшие затраты времени, усилий, рабочей силы и денег при минимально возможном риске для вас, снижая стресс, освобождая вас и обеспечивая постоянный контроль и полную предсказуемость.

4. Искренне ценю вашу команду

Некоторые из самых прибыльных компаний в мире в значительной степени обязаны своим успехом счастливым и довольным сотрудникам, потому что эти люди ЗНАЮТ, что их искренне ценят. Это сэкономит вам деньги во многих отношениях. У вас снизится текучесть кадров. Вы сэкономите состояние на обучении и найме. Вы будете меньше прогуливать. Меньше вероятность того, что что-то «пропадет». А наличие опытных сотрудников, которые не всегда уходят и нуждаются в переподготовке, которые действительно заботятся о вашей компании и заботятся о ваших клиентах, приведет к меньшему количеству жалоб клиентов, большему удовлетворению и клиентам, которые будут тратить больше денег с вами чаще и останусь с тобой подольше.

5. Цените своих клиентов искренне

Отношение к вашим клиентам как к давним друзьям. Переосмысление вашего бизнеса с точки зрения клиента как основа вашей философии, чтобы вы защищали их и приносили им пользу на самом высоком уровне.

6. Будьте увлечены своими клиентами

Страсть и энтузиазм заразительны… и слишком редко. Людей больше вдохновляют вести с вами дела, если вы проявляете убежденность и энтузиазм в отношении того, что вы делаете, и того, как вы это делаете, чем какие-либо другие факторы.Если вы искренне горите непреодолимым желанием обогатить жизнь всех, с кем вы ведете бизнес, люди будут притягиваться к вам, как металлические опилки к магниту.

7. Создайте сбалансированную команду

Набор часто рассматривается почти исключительно как поиск людей с нужной квалификацией, опытом и достижениями. Тем не менее, они редко встречаются из-за потребности в более противоречивых характеристиках, чем обычно может быть у любого человека.Но если ни один человек не может сочетать все эти качества, команда людей может содержать все противоречащие друг другу требования, которые невозможно найти в одном человеке. В идеально сбалансированной команде всегда есть кто-то, кто естественно и эффективно справляется с любым набором обязанностей. Каждый человек просто естественно играет свою роль в росте и развитии бизнеса.

8. Расширьте возможности своих сотрудников

Когда компании постоянно отказываются отклоняться от политики, они фактически говорят клиентам: «Наша политика важнее, чем ведение дел с вами.«Расширение прав и возможностей — это процесс переноса процесса принятия решений на интерфейс клиента. Предоставьте вашей команде в интерфейсе клиента возможность делать все, что нужно, чтобы доставить удовольствие клиенту. По-настоящему наделенные полномочиями сотрудники неизменно признают и ценят предоставленные им полномочия и с большей вероятностью будут использовать свою инициативу и здравый смысл, чтобы найти лучшие и менее дорогостоящие решения проблемы, чем те, которые продиктованы жесткими инструкциями по политике.

9. Принять проверенные методы успеха

В тот момент, когда вы начнете адаптировать и применять успешные практики, которые уже были проверены и усовершенствованы в других отраслях, вы избавляетесь от огромной кривой обучения.Если вы можете воспользоваться преимуществами проверенных на успех и приносящих определенную прибыль бизнес-практик на миллионы фунтов стерлингов, десятков миллионов или сотен миллионов фунтов стерлингов, которые уже одобрены в других отраслях, вы дадите себе и своему бизнесу невероятное преимущество над всеми своими конкуренты и ваш уровень успеха не могут не расти.

10. Развлекайтесь на рабочем месте

Некоторые из самых успешных компаний мира приписывают большую часть своего успеха использованию смеха, веселья и игр на рабочем месте для укрепления морального духа, участия и вовлеченности.Признание и признательность могут сыграть жизненно важную роль в повышении морального духа и производительности трудолюбивых сотрудников. Вы можете легко реализовать пошаговый план создания энергичной и высокопроизводительной команды, используя сотни проверенных и проверенных методов для повышения удовлетворенности сотрудников и личной гордости, улучшения морального духа сотрудников, повышения производительности, создания более ориентированной на людей корпоративная культура и, в конечном итоге, повышение вашей прибыльности.

11. Рост за счет постоянного обучения

Рост вашего бизнеса — это совокупность роста отдельных членов вашей команды.Постоянно обучая всех в своем бизнесе работать на более высоком уровне, чем ваши конкуренты, вы инвестируете в будущее и улучшаете свой бизнес сегодня. Чем лучше вы тренируетесь, тем лучше все работает в вашем бизнесе. Это радикально улучшает понимание вашей командой ваших целей; помогает устанавливать стандарты производительности; дает предсказуемые результаты; приводит к последовательным ответам на каждый вопрос или проблему; приводит к тому, что с клиентами обращаются одинаково, независимо от того, с кем они имеют дело… и имеет большое значение для того, как все работает.

12. Нанимайте нужных людей

Большинство из нас выбирают себе спутника жизни и воспитывают детей с заботой, воспитанием и сострадательным вниманием. Тем не менее, мы склонны выбирать людей, которые присоединятся к нашей компании, на основе одного или двух собеседований, и когда они присоединились, они часто обнаруживают, что должны заботиться о себе. Этот контраст иллюстрирует несоответствие между семейной и рабочей средой. Но поскольку около 75% нашего взрослого времени бодрствования посвящается деятельности, связанной с работой, имеет смысл уделять столько же внимания при найме нужных людей — людей, которым не все равно, которые хотят быть лучшими.Если вы ищете по-настоящему приятных людей с правильным отношением и общечеловеческими ценностями, все остальное обычно становится на свои места. Нельзя научить людей быть хорошими. Забота должна быть присуща людям — они должны чувствовать ее в своем сердце. А если они это сделают, то их коллеги и клиенты тоже это почувствуют, и вы добьетесь большего успеха с меньшими хлопотами и упорным трудом.

13. Запустить схему предложений

Хорошая схема предложения — это как если бы у вас на заднем дворе был нефтяной колодец.Нет более важного инструмента для управления. Можно сделать так, чтобы схемы предложений отлично работали в любом бизнесе и могли стать краеугольным камнем постоянного и непрекращающегося совершенствования. Если вы и ваша команда постоянно спрашиваете себя каждый день: «Как мы можем сделать это лучше?» или «Что еще мы можем сделать для…», вы обязательно найдете способы улучшить свою работу. Независимо от того, большие или маленькие, эти улучшения могут привести к регулярным открытиям, которые могут трансформировать ваш бизнес.

14. Измерение мотивации персонала

Как узнать, хорошо ли мотивированы ваши сотрудники? Вот где удивительно примитивно большинство предприятий.Их навыки измерения мотивации недостаточно развиты или отсутствуют. Методы измерения мотивации включают: 1) текучесть кадров, 2) прогулы, 3) кражи, 4) обслуживание клиентов, 5) опросы отношения. Мотивация не должна быть случайной. Каждый бизнес может лучше внедрить системы мотивации своих сотрудников. Преимущества огромны, и как только вы начнете измерять окупаемость своих инвестиций в рабочую силу, вы увидите реальные результаты.

Другие стратегии оптимизации бизнеса включают:

  1. Формулируйте свои основные ценности
  2. Коучинг по производительности
  3. Делать все с энтузиазмом
  4. Делать все возможное для обслуживания клиентов или повышения их ценности
  5. Систематизируйте каждый аспект вашего бизнеса

Какие стратегии ускорят рост ВАШЕГО бизнеса?

Перечисленные здесь стратегии — это лишь НЕКОТОРЫЕ подходы, которые вы можете использовать для ускорения роста вашего бизнеса.Но вот в чем дело: КАЖДЫЙ бизнес уникален. То, что подходит для одного бизнеса, может не подходить для другого.

Вам необходимо знать, КАКИЕ стратегии окажут наибольшее влияние на ВАШ бизнес. Вы должны знать ПРАВИЛЬНЫЙ ПОРЯДОК их реализации. И вам также нужно сосредоточиться ТОЛЬКО на этих стратегиях. Но как узнать, что это такое?

Вот два БЕСПЛАТНЫХ способа узнать ПРАВИЛЬНЫЕ маркетинговые стратегии, чтобы ускорить рост вашего бизнеса и построить бизнес своей мечты:

Зарегистрируйтесь здесь, чтобы принять участие в моем 60-минутном БЕСПЛАТНОМ вебинаре: «10 основных вопросов, которые изменят ваш бизнес. С ночевкой.« Ни один из сотен владельцев бизнеса, с которыми я работал, не мог ответить на эти вопросы… и это мешало их бизнесу расти».

Щелкните здесь, чтобы начать БЕСПЛАТНЫЙ МАСТЕР-КЛАСС МАРКЕТИНГА STEPPING STONES MASTERCLASS : Присоединяйтесь к сотням других владельцев бизнеса, которые теперь видят возможности в своем бизнесе, на которые они были слепы раньше, и описывают этот 14-дневный мастер-класс как «полностью изменивший правила игры». Спасите годы разочарований , когда вы откроете для себя ключевые принципы маркетинга, которые обеспечат постоянный поток высококачественных потенциальных клиентов в ваш бизнес. Пройдите чрезвычайно разочаровывающий этап проб и ошибок , когда вы обнаружите, какие маркетинговые действия окажут наибольшее влияние на ваш рост (если у вас нет этой информации, получение правильной информации может занять годы дольше, чем ожидает большинство людей). Откройте для себя ПРАВИЛЬНЫЙ порядок их внедрения. (и да, есть правильный порядок) и то, как их правильное объединение даст вам импульс, необходимый для достижения бизнес-результатов, которые вы всегда хотели.


На протяжении 24 лет Роберт Клей помог бизнесу за бизнесом пропустить чрезвычайно разочаровывающий этап проб и ошибок и найти ответы, которые им нужны, чтобы раскрыть их скрытый потенциал; ускорить рост их бизнеса; стать лидером в своей нише; завоевать главные национальные награды; и построить бизнес своей мечты.в этом видео и узнайте больше о его пути от автомобильного новатора до бизнес-преобразователя.

Что такое оптимизация малого бизнеса?

Часто мы общаемся с владельцами малых и средних компаний, которые не получают от своего бизнеса того, чего хотят, и готовы действовать более активно и стратегически. Они понимают, что им не следует ожидать других результатов, если они будут продолжать делать то же самое, что и раньше.

Если это описывает вас, вы можете подумать:

  • Мой бизнес не приносит желаемых или ожидаемых результатов.Это типично? Есть ли лучший способ максимально использовать все мои бизнес-ресурсы?
  • Я действительно хорош в большинстве сфер своего бизнеса, но некоторые элементы были проблемой для меня в течение месяцев / лет, и я хочу, чтобы они были решены.
  • Могут ли эти другие бизнес-стратегии, которые кажутся эффективными для других владельцев, работать на мой бизнес? Если да, то как мне их применить?
  • У меня есть список дел, которые я хотел бы сделать со своим бизнесом, но у меня нет времени, энергии и / или ноу-хау для этого.

Когда владелец хочет решить эти проблемы, мы обнаружили, что сбалансированный подход дает наилучшие результаты. Все компоненты бизнеса взаимосвязаны, а не просто отдельные части. То, что вы делаете в одной области, окажет положительное или отрицательное влияние на другие области компании и / или персонала.

Оптимизация малого бизнеса — это процесс максимизации всех элементов малого бизнеса.

Программа оптимизации малого бизнеса — это программа, которую мы разработали, чтобы обеспечить сбалансированный подход к нашим клиентам.Она разработана как индивидуальная гибкая программа, которая охватывает четыре основные области среды малого бизнеса:

  • Финансовые и операционные
  • Человеческие ресурсы
  • Организационная структура
  • Продажи и маркетинг (развитие бизнеса)

Программа оптимизации малого бизнеса или SBOP разбита на три различных и различных этапа.

3 шага оптимизации малого бизнеса

Шаг 1. Оценка

Самый важный этап оптимизации малого бизнеса — это точная оценка проблем, с которыми сталкивается ваш малый бизнес.

Общая задача этапа оптимизации №1: диагностика реальных проблем

Слишком многие владельцы неправильно понимают, в чем заключаются настоящие проблемы в их компаниях, и затем применяют исправления или способы устранения неправильных проблем или проблем. Когда это происходит, они могут подумать, что проблема (ы) решены в краткосрочной перспективе, но затем обнаруживают, что такие же или похожие проблемы возникнут в не столь отдаленном будущем.

Если вначале вы неправильно определите проблемные области, очень сложно исправить и оптимизировать компанию в будущем.Прежде чем можно будет провести оптимизацию, крайне важно, чтобы вы работали с правильными проблемами или проблемами, а не преследовали неправильное направление.

Этап 2: Разработка плана

Теперь, когда вы работаете над оптимизацией нужных областей своего бизнеса, следующим логическим шагом является разработка плана атаки или корректирующих действий. Любое действие или изменение, которое вы инициируете, повлечет за собой реакцию и последствия для вашей компании и персонала. Создание постоянного плана для компании, охватывающего как краткосрочные, так и долгосрочные аспекты вашего бизнеса и предназначенного для оптимизации вашего контроля и результатов, имеет решающее значение для получения максимальной прибыли.

Общий шаг оптимизации № 2 Задача: разработать правильный план на основе правильных параметров

Часто план не так хорошо продуман, как должен быть. Большинство малых предприятий добиваются результатов, которые они производят, благодаря тому, что знает владелец, его отношение и то, что он решил действовать. Однако для того, чтобы действительно добиться положительных изменений, владельцу важно выйти за рамки того, что он знает, за пределы своего обычного образа мышления.Нежелание выходить за рамки того, что они знают, сотрудничать с целью разработки способов оптимизации бизнеса, часто сдерживает владельцев.

Шаг 3: Внедрение

Большинство малых предприятий за свою историю создали какой-либо план или множество планов. Планы достаточно легко создать в большинстве случаев, и они отлично смотрятся на бумаге. Однако реальная реализация любого плана — совсем другое дело. Прежде чем вы сможете реализовать какой-либо план, вы должны взять на себя обязательство выполнить и реализовать этот конкретный план.

Общий шаг оптимизации № 3 Задача: доведение до конца и реализация таким образом, чтобы он работал

На этапе доведения до конца и реализации большинство владельцев малого бизнеса не добиваются успеха. Много раз они создавали план без долгих размышлений или размышлений, и реализация обречена, потому что созданный ими план изначально не был предназначен для работы. План без исполнения бесполезен.

Когда мы говорим об оптимизации малого бизнеса, мы имеем в виду полную координацию между этими тремя этапами и индивидуальным планом, разрабатываемым для конкретных целей владельца / владельцев в пределах их возможностей и ресурсов.

Основная цель оптимизации для малого бизнеса — создать положительные изменения, которые будут влиятельными и последовательными для владельцев и основной компании в будущем.

В большинстве случаев владельцы без особого успеха пытаются выполнить один или два из трех элементов. Владелец нередко говорит: «Я точно знаю, что мне нужно делать со своей компанией». Обычно это на 100% верно, но они точно знали, что им нужно делать 20 лет назад, они точно знали, что им нужно было делать 10 лет назад, и они точно знают, что им нужно делать сегодня.К сожалению, для них ничего не изменилось только потому, что они точно знали, что им нужно делать.

Программа оптимизации малого бизнеса использует знания, которыми владеет владелец, и то, что им нужно делать, и превращает их в реальные действия, которые окажут влияние, приведя к реальным изменениям для владельца / владельцев и приведя к значительному улучшению результатов. Если вы хотите бесплатно позвонить нам, чтобы обсудить проблемы вашего бизнеса и дальнейшую оптимизацию малого бизнеса, запросите звонок по стратегии оптимизации бизнеса.

ОБ АВТОРЕ:

Терри МакГилл — консультант по малому бизнесу и управляющий партнер компании Strategic Business Directs.

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *