Оптимизация рабочего времени персонала: Как оптимизировать рабочее время сотрудников?

Автор: | 20.07.1981

Содержание

Как оптимизировать рабочее время сотрудников?

Жалобы на отсутствие времени. В разговорах эта тема конкурирует с погодой. Сложно встретить человека, кто успевает всё и дома, и на работе. В офисе то и дело всплывают такие термины, как дедлайн, прокрастинация, темпоральность. Растет напряжение, когда сроки срываются. Но происходит это не только из-за загруженности. Часто причина тому – неорганизованность. Поговорим, как оптимизировать процессы и открыть свободные часы для работы.

Как контролировать рабочее время сотрудников?

Отследить и оценить занятость в компании помогает анализ событий, которые отвлекают коллектив от прямых обязанностей. Чаще всего это отсутствие дисциплины плюс банальная лень, которые оправдывают усталостью и перегруженностью. В действительности, если строго промониторить задействованность персонала во внутренних процессах, получится иная картина:

  • более 20% общаются с коллегами на отвлеченные вопросы;
  • 45% исследуют соцсети от часа до трех в рабочий период;
  • свыше 10% участвуют в длительных совещаниях;
  • 50% тратят время на разбор почты.

Еще почти 40% помогают сослуживцам. Вроде бы, неплохо, во имя общего дела. Но если разобраться глубже, снижается общая продуктивность коллектива. Эффективность одного специалиста “съедается” за счет неумений другого. С такой ситуацией свыкаются. И руководству в итоге придется принимать срочные меры по контролю подчиненных. Приставлять наблюдателей, подключать автоматизированные системы учета.

Способы контроля рабочего времени

Менеджеры проводят привычные мероприятия, отслеживающие действия сотрудников. Среди актуальных:

  • аудиозапись телефонных звонков – для мониторинга тех, кто постоянно общается с клиентами. Способ показывает затраченное время на консультацию, следование алгоритму разговоров, компетентность, вежливость;
  • видеозапись поддерживает пунктуальность, собранность на рабочем месте, сосредоточенность на обязанностях. Мешает психологическая особенность: привыкнув к онлайн-наблюдению, служащие возвращаются к обычным поведенческим реакциям. Кроме того, отснятый видеоматериал постоянно никто не просматривает, только по необходимости;
  • СКУД, или система контроля доступа, идентифицирует персонал при входе на предприятие и при выходе. Распознает через бесконтактные магнитные карточки или по биометрическим параметрам. Ее функция – обозначить присутствие человека на месте, не более того;
  • отчеты о проделанном, пожалуй, один из самых нудных способов, когда сотрудники самостоятельно описывают занятия в течение дня, отмечают время выполнения задач. Среди недостатков отчетности – необъективность, подтасовка сведений под требуемые параметры, трата времени на ведомости, когда его можно использовать с большей пользой;
  • специализированные сервисы по сбору информации о деятельности, или системы учета рабочего времени. Они оценивают и занятость работника, и сроки его вовлеченности в процессы, и качество исполнения проектов.

Эти приемы по отдельности и в сочетании определяют количество часов, которые высвобождаются, если применить правила тайм-менеджмента.

Автоматический контроль сотрудников на рабочем месте

Всего три-четыре часа сотрудники действуют продуктивно. Оставшаяся часть дня проходит в неспешном обсуждении текущих вопросов, в планировании из разряда “сейчас начать собираться делать”, в чтении новостей в ленте, в общении с коллегами.
Словесное подбадривание со стороны менеджера, надзор за коллективом, призывы к активности мало дают нужный эффект. Кроме того, такие методы – стиль позапрошлого века. Ответственность повышают IT-программы по контролю времени. Установка ПП на компьютеры сотрудников, оповещение их об этом стимулируют их производительность на 30%, уверяет статистика.

Автоматизированные программы облегчают жизнь руководителя, который может в любое время, онлайн, по запросу проанализировать задействованность подчиненных. ПО учитывает:

  • период работы на ПК, простои с момента последнего движения мышью;
  • показатели выполнения определенных видов проектов отдельным специалистом и в сравнении его достижений с другими;
  • составляют таблицы, диаграммы по использованию времени, разделяя занятия на продуктивные и непродуктивные;
  • делают скриншоты рабочего стола, снимки вебкамерой.
    Эти пути, конечно, для особо ревностных работодателей, подчиненным они вряд ли понравятся.

Таким образом, обладая систематизированными сведениями о продвижении проектов, задач, руководитель ориентируется в дальнейшем планировании, в подборе персонала под конкретные задачи. Опирается не на личные впечатления, а на объективные расчеты производительности.

Оптимизация использования рабочего времени персонала

Увеличивать объемы производства, двигаться от одного интересного проекта к другому, не давая шанса конкурентам, повышать темпы работы и сохранять качество, снижать издержки – все эти цели заставляют оптимизироваться.
Невозможно трудиться все 100% рабочего времени. От этого, напротив, эффективность снижается в разы, наступает моральное выгорание. Перерывы в 5-10 минут каждые час-полтора, законный обед в середине дня позволяют перезагрузиться и набраться сил.

Другое дело, когда свободного времени становится чересчур много. Из-за неправильно организованной загруженности, неэффективного распределения обязанностей, многозадачности некоторых сотрудников, простоев по вине работодателя. Что можно сделать в первую очередь:

  • расписать процессы компании;
  • задокументировать скрипты работы, тем самым ускорить вхождение новых специалистов в курс дела;
  • проанализировать рабочее время работников, например, с помощью ПП CrocoTime;
  • на основе данных найти проблемы, которые тормозят работу, снижают KPI.

В процессе такой оптимизации точнее составляются планы по тратам на задание, новички обучаются быстрее, действующие сотрудники не отвлекаются на них, а занимаются своими обязанностями. Расстановка приоритетов подходит и для крупных корпораций, и мелких компаний.

Современные методы оценки персонала

Анализ коллектива и каждого его участника в отдельности основан на заинтересованности работодателя: кого он нанимает, с какой командой работает, сможет ли с ней идти вперед. Исключить “слабое звено” в начале пути, проекта, грамотно управлять персоналом, определять лидеров позволяют различные методы.

В инструментарий менеджера-кадровика входит бенчмаркинг, при котором оценивается потенциал сотрудника и резервы для развития, одновременно использование в интересах предприятия. Прежде чем проводить исследования, руководитель должен сам ответить себе на вопрос: для чего это делается. Ради оценки или все-таки ради бизнеса? И как дальше будет использоваться полученная информация?

Передовые компании применяют различные методы и инструменты оценки персонала:

  • аналитические презентации;
  • групповые дискуссии;
  • ролевые игры и индивидуальные деловые упражнения. Имитация рабочих ситуаций дает понимание готовности сотрудника к решению задач, подчеркивает вклад участников;
  • анкетирование;
  • “независимое судейство”, при котором комиссия задает вопросы, отмечает правильность ответов оцениваемого;
  • «360 градусов оценки» – круговой анализ предоставляет объективный расклад по личным и профессиональным качествам, знаниям, умениям от подчиненного до начальника;
  • совместная постановка целей работодателя и подчиненного, которые сообща определяются с задачами на конкретный период, взвешивают их сложность, достижимость.
    Это раскрывает профессиональный уровень.

Синергия нескольких методов дает широкое понимание собранного воедино коллектива, его скрытых и обнаруженных резервов и потенциала.

Система автоматического учета рабочего времени

Понимание сильных сторон специалистов, их предпочтений одних процессов другим, отсюда скорости и качества выполнения, предоставляет шанс использовать их в целях развития бизнеса. Непредвзятый анализ дают IT-продукты. Программой учета и контроля CrocoTime для оптимизации процессов воспользовались бизнес-корпорации и мелкие организации со штатом в 20-50 человек.
С CrocoTime каждый человек на виду, но программа действует деликатно. Не делает скриншотов экрана или фото, видео через вебкамеру. Она функционирует открыто и нивелирует болевые точки:

  • анализирует “успеваемость” служащего по проектам и характеризует его компетенции, уровень знаний;
  • обнаруживает нарушителей дисциплины или лентяев, кто не желает следовать принципам тайм-менеджмента;
  • фиксирует время за компьютером, через интеграцию с IP-телефонией отмечает звонки;
  • составляет отчеты по общей загруженности, сохраняет данные по времени и программам, в которые погружался или на которые отвлекался каждый сотрудник;
  • помечает приложения как продуктивные и непродуктивные;
  • автоматически формирует табели учета рабочего времени.

В итоге набирается нужное количество информации, чтобы усилить те/иные процессы, настроить работников на нужную волну, при необходимости – предупредить об отставаниях, а в тяжелых случаях расстаться. И помнить о мотивации, стимулах. Корпоративная культура не меньше, чем материальное вознаграждение, заставляет дорожить местом работы.

Оптимизация затрат рабочего времени персонала

Всегда ли десять сотрудников выполнят поставленные задачи быстрее и качественнее, чем два? И могут ли двое работать за десятерых? Всё упирается в рациональность использования рабочей силы и рабочего времени. Как понять, где часы и минуты уходят впустую, и оптимизировать затраты рабочего времени персонала так, чтобы эффективность компании не страдала, а только повышалась – об этом наша статья.

Классификация затрат рабочего времени персонала

Рабочее время – исключительно для работы. Так думает большинство руководителей, но Трудовой кодекс России напоминает: в рабочие часы включены и нормы отдыха.

Весь рабочий день каждого сотрудника делится на несколько условных частей:

  • подготовительно-заключительное,
  • оперативное,
  • обслуживание рабочего места,
  • отдых и личные нужды,
  • регламентированные перерывы.

Конечно, каждый руководитель хочет, чтобы оперативное время – это время непосредственного выполнения профильных задач – превалировало над всеми остальными промежутками. Но если взглянуть объективно, то и другие части рабочего дня оказываются не менее важными.

Подготовительно-заключительное время – это время, которое затрачивает сотрудник на подготовку документации, инструмента или оборудования в случае производства, поиск информации, например, если работа творческая. Конечно, есть и такие случаи, когда “сразу в бой”, но это скорее исключение. Сюда же относят и действия, которые должен выполнить сотрудник по окончании работы над заданием: универсальный пример – подготовка отчета о выполненной работе.

Обслуживание рабочего места включает в себя техническое и организационное. На примере офиса: техническое – это время, например, на замену картриджа или вовсе ремонт принтера. Организационное – это элементарная раскладка всего необходимого на рабочем столе, то есть поддержание порядка в течение выполнения задач.

Время на отдых и личные нужды закладывается в зависимости от условий труда, главная цель этой категории затрат – поддержание работоспособности и личной гигиены персонала. Исключить эти временные траты невозможно.

А вот перерывы – отдельный разговор. В установленное законодательством рабочее время включают регламентированные. Это законный обед, пятиминутки отдыха, которые приняты в компании, позволены всем в равной степени и обычно прописаны в трудовом договоре или правилах внутреннего распорядка. Только часто в рабочий день закрадываются перерывы нерегламентированные. Они делятся на два вида:

  1. Перерывы из-за нарушения производственного процесса, которые по сути от сотрудника не зависят. Это может быть непредвиденная поломка оборудования или недопоставка деталей на производстве, в офисе – внезапное отключение электроэнергии.
  2. Перерывы, которые напрямую зависят от работников и связаны с нарушением трудового распорядка и дисциплины. Их можно тоже разделить на 2 вида:
  • перерывы по уважительным причинам. Это может быть внезапная болезнь, травма или острая необходимость показаться врачу, курсы повышения квалификации вне стен компании и т.д.;
  • откровенные нарушения дисциплины – опоздания и уходы пораньше, самовольные уходы по своим делам и т.д.

По данным исследований, из 40 стандартных рабочих часов в неделю рядовой сотрудник 14-16 тратит на личные нужды. 80% работников хотя бы раз в год уходят с работы “по делам”. В ТОПе посещение врача, решение семейных вопросов и вопросов, связанных с детьми, оформление документов и абстрактные формулировки, куда сотрудники закладывают и шопинг, и поездку в автосервис.

И даже находясь физически на своем рабочем месте, далеко не все занимаются своими трудовыми обязанностями:

  • 43% проверяют почту не менее получаса в день;
  • 41% тратят 30 минут на разговоры с коллегами и дополнительные чаепития;
  • 67% минимум час в день просиживают в социальных сетях;
  • 87% ищут в Сети информацию для собственных нужд или разговаривают по телефону на отвлеченные темы не менее 40 минут в день;
  • 10% просто прокрастинируют. Примерно час от рабочего времени.

Впечатляющие цифры, которые непременно влияют на успех и выручку любой компании. Выход один – затраты времени персонала изучить, проанализировать и взять под контроль.

Методы исследования затрат рабочего времени

Понять, как распределяется и куда именно уходит рабочее время, – значит получить базу для исправления ситуации.

Главные задачи, которые решает исследование затрат рабочего времени:

  • определение фактических затрат на выполнение конкретных задач и действий сотрудников;
  • создание линейной схемы затрат в течение трудового дня.

Исходя из этого, применяют следующие методы исследования затрат рабочего времени:

  • хронометраж,
  • фотография рабочего дня.

Метод хронометража применяют, когда нужно:

  • установить нормы времени на выполнение той или иной операции/задачи;
  • проверить уже существующие нормы;
  • понять факторы, которые влияют на быстрое и качественное выполнение задач передовыми сотрудниками.

То есть метод хронометража напрямую связан с разработкой и совершенствованием норм трудовых процессов, применяют его чаще всего там, где есть часто повторяющиеся, цикличные операции, очевидна зависимость времени и факторов. Метод фокусируется на отдельных рабочих процессах или его частях.

Фотография рабочего дня

Фотография рабочего времени (ФРД) – метод более широкий. Он охватывает все без исключения затраты на протяжении рабочего дня. С помощью ФРД можно:

  • определить рациональность расходования рабочего времени;
  • выявить потери времени и наметить план по их сокращению;
  • сравнить загруженность отдельных сотрудников;
  • вывести формулу сбалансированного распределения нагрузки внутри коллектива.

Существует несколько видов фотографии рабочего времени:

  • самофотография – когда сотрудник самостоятельно отмечает все свои действия на рабочем месте и фиксирует время, которое на них потратил;
  • индивидуальная фотография – когда сторонний наблюдатель составляет картину дня одного сотрудника, по-прежнему отмечая, что именно и как долго выполнял специалист;
  • групповая фотография – концентрирует внимание не на отдельном работнике, а на отделе/подразделении. Метрики все те же.

У каждого вида есть свои плюсы и минусы: самофотография экономична с точки зрения финансовых затрат, когда, например, для индивидуальной нужно привлечь дополнительные кадровые или технологические ресурсы; индивидуальная фотография рабочего времени более точна с позиции объективности данных, когда самофотография может давать приукрашенную информацию; групповая отлично выполняет контрольную функцию, но не дает понимания, кто из сотрудников становится “точкой опоры” команды.

Общий недостаток ручной фотографии рабочего дня – в неточности данных, наличии человеческого фактора в том или ином виде.

Автоматический анализ рабочего процесса

В век “цифры”, когда бизнес стремится быть максимально автоматизированным, избавить специалистов от рутины и оставить им только творческую составляющую работы, субъективные данные становятся недопустимы. Только реальное положение дел – база для принятия правильных решений в стратегии развития любой компании.

Поэтому передовые компании, нацеленные на успех, выбирают автоматический анализ рабочего процесса. Для этого уже давно придумали специализированное программное обеспечение, которое берет на себя сбор статистики по расходованию рабочего времени персонала. Это отдельные программы и целые системы учета рабочего времени. Последние – предпочтительнее, поскольку не упускают ничего – принимают во внимание и навыки конкретных специалистов, и ход трудовых процессов, и реализацию отдельных проектов.

Например, система CrocoTime:

  • собирает информацию о действиях сотрудников полностью самостоятельно, без привлечения дополнительных кадров;
  • учитывает телефонные звонки, совещания, встречи за счет интеграции с календарями, телефонией;
  • отслеживает, какими ресурсами пользуется сотрудник;
  • на основе собранной информации отмечает профильное время и отвлечения;
  • быстро генерирует отчеты в понятной форме.

Все это позволяет экономить время, которого, раз уж в компании взялись за изучение его трат, не хватает.

Выявление непродуктивного времени

Выявление непродуктивного времени – одна из самых глобальных задач любого бизнеса. Зачастую, когда команда перестает справляться с привычным объемом работы, первая мысль – расширять штат, но практика показывает: не всегда дело в том, что рабочих рук не хватает, чаще – эффективность снижается за счет большого количества отвлечений и непродуктивного использования рабочего времени.

Система учета рабочего времени позволяет увидеть:

  • кто и во сколько приходит/уходит на работу – программа фиксирует начало и окончание трудовых часов синхронно с включением/выключением рабочей машины;
  • сколько времени уходит впустую – софт показывает время, проведенное за компьютером и вне его;
  • на что именно отвлекаются специалисты, даже находясь за своим ПК – разделение используемых сайтов и приложений на профильные и непрофильные можно задать в настройках для отдельных специалистов или отделов;
  • чем заняты сотрудники, когда покидают свое рабочее время – созвоны, встречи с клиентами, запланированные презентации программа засчитывает как продуктивное время.

Все отчеты доступны в режиме реального времени не только для руководителей, но и по желанию сторон для самих сотрудников. Объективная картина рабочего дня и использования столь ценного ресурса, как время, способна изменить многое в компании: повысить эффективность, указать на огрехи не только в работе сотрудников, но и в организации самого процесса взаимодействия команды внутри компании или управлении коллективом, нивелировать острую необходимость в расширении штата.

Программа для оптимизации затрат рабочего времени

Программа оптимизации затрат рабочего времени должна строиться на основании реальных данных. Поэтому пошаговая инструкция оптимизации затрат рабочего времени выглядит так:

  1. Осознание проблемы. Как правило, если в голову управленца закралась мысль об оптимизации, этому есть причины. Их важно донести до персонала, чтобы будущие мероприятия не вызывали негативных реакций.
  2. Диагностика. Выявить причины определенного положения дел – еще один шаг на пути оптимизации затрат рабочего времени. Здесь стоит обратить внимание на объективность данных, чтобы в будущем оперировать исключительно фактами, а не домыслами. Лучший способ получения непредвзятой картины – системы учета рабочего времени, среди которых крупные игроки бизнеса выделяют CrocoTime как надежную, испытанную временем программу.
  3. Принятие решений. На основе аналитики руководителю придется принимать решения. Практика показывает, что не всегда это сводится к серьезным кадровым переменам, сокращению штата. Бывает, достаточно, например, перераспределить нагрузку между коллегами, если оказывается, что причина в усталости ключевых специалистов; провести тренинги по тайм-менеджменту, если выясняется, что проблема в самоорганизации отдельных подчиненных; отправить “отстающих” на курсы повышения квалификации, если в будущем это повысит производительность без необходимости нанимать дополнительных специалистов.

Оптимизация затрат рабочего времени персонала – пожалуй, один из самых простых способов сделать бизнес эффективнее с помощью всего одного инструмента – системы учета рабочего времени.

Оптимизация рабочего времени

Время это часто недооцененный ресурс. Сколько и на что его тратится, часто не понятно. Конечно, люди не роботы и не могут всё время работать, совершать трудовые подвиги. Небольшие паузы в течение рабочего дня даже приветствуются. Но если паузы затягиваются и рабочее время используется не эффективно. То стоит задуматься и предпринять решительные действия. Ведь потери времени напрямую связаны с потерей денег.

Недостатки организации работы

Хуже всего, если работа не организована вообще. Каждый сотрудник выполняет такую задачу, которую он считает в данный момент важной. В то же время другой сотрудник может полдня провести без работы, даже не подозревая, что его коллега даже не приступал к документу, который он ожидает. Часто потерям времени способствуют и сами руководители. Ставят задачу, через пять минут другую, через полчаса приказывают отложить эти задачи и заняться другой работой. Поэтому руководителю стоит начать с организации себя, своих задач. Работа руководителя организовать рабочие процессы, установить приоритет для задач.

К недостаткам в организации работы можно отнести и необеспеченность ресурсами. Например, в принтере неожиданно закончилась бумага. И, как не странно, её нет вообще. На офисе один телефон и сотрудники по очереди им пользуются. Сотрудники, ожидающие своей очереди, предпочитают ничего не делать.

Отсутствие учёта рабочего времени, нормативов, временных рамок

Учёт рабочего времени уже дисциплинирует своим наличием. Нередко сотрудники пользуются благосклонностью руководителя. Очередная поездка «по делам» даёт сотруднику возможность зайти в парикмахерскую, магазин и навестить приятеля. Даже если руководитель периодически проведёт проверку, то это временно. Через пару недель снова можно решать свои дела в рабочее время. Поэтому важно, чтобы учёт рабочего времени, контроль, был постоянным. Особенно в тех случаях, когда сотрудники не демонстрируют высокой производительности труда, а компания зарабатывает мало.

Для задач рационально устанавливать временные рамки, сроки выполнения. В большинстве случаев, для многих видов работ это приемлемо. Если сотрудник не уложится в отведённое время, то всегда можно посмотреть, почему и, при необходимости, дать больше времени в следующий раз.

Если задачи простые, часто повторяются, то можно устанавливать нормативы времени.

В проектах большое значение имеет план-график работы. Если его никто не придерживается, то руководителю или менеджеру проекта стоит задуматься над вопросом «почему так».

Чередование времени работы и отдыха

Бывают случаи, когда руководители перегибают палку. Сотрудники работают в активном режиме, на грани в течение целого дня. В итоге производительность падает, время выполнения задач затягивается по причине обычной усталости. Со временем усталость может перерасти в хроническую усталость и ценный кадр можно считать потерянным. Руководителю стоит присматриваться к работникам, их личному ритму. А также, по возможности индивидуально, устанавливать соответствующий график работы.

Нелишне продумать паузы в рабочем процессе. Пять-десять минут отдыха после каждого часа работы не позволят снизиться производительности. После серьёзных, напряжённых проектов вполне можно устроить день отдыха. Уставшие, психологически и умственно истощённые сотрудники не дадут нужного результата.

Вынужденные простои

В процессе работы всё-таки возможны простои по объективным причинам. Такие паузы серьёзно влияют на рабочий настрой, охлаждают пыл работников. Поэтому руководителю неплохо бы эти паузы заполнить. Естественно, с выгодой для компании и человека. Потому что в большинстве случаев сотрудники заполняют паузы сами, общением в социальных сетях, программами мгновенного обмена сообщениями, развлекательными сайтами. Поэтому даже когда пауза закончится, отрываться от такого времяпровождения сотруднику совсем не хочется.

Вынужденные паузы сотрудник может заполнить личным развитием. Например, пройти тест. Или сделать упражнение на развитие внимания. Почитать книгу по работе, посетить профессиональный сайт. Роль руководителя здесь высока, ведь он может сам наладить такой процесс и поощрять тех, кто не тратит время попусту.

В конце концов, паузы можно заполнить элементарным наведением порядка на рабочих столах, в офисе и возле офиса.

В некоторых случаях для ликвидации вынужденных простоеd можно использовать гибкие графики. Например, известно, что дизайнер закончит дизайн и передаст его верстальщику не раньше обеда. Зачем верстальщику приходить утром? Возможно, он потратит это время с большей пользой для себя и будет только благодарен.

Оптимальное использование рабочего времени напрямую зависит от руководителя. Поэтому используйте максимально свои возможности, приведённые советы и ищите собственные пути оптимизации рабочего времени.

Если Вы хотите посмотреть, на что и как сотрудники расходуют рабочее время, попробую бесплатную CRM-систему «Простой бизнес», в которой есть инструмент для оценки временных затрат сотрудников. Зарегистрируйтесь по ссылке и пригласите в программу Ваших сотрудников.

7 методик оптимизации рабочего процесса, о которых вы, возможно, не слышали / Хабр

Времени всегда в обрез, а дел всегда невпроворот – это аксиома двадцать первого века. Неудивительно, что человечество находится в непрерывном поиске магического ритуала (или же методики организации рабочего процесса, как их принято называть), который спасет нас всех от цейтнота, дедлайнов, прокрастинации и прочих темпоральных ловушек. Самые действенные из них вам, безусловно, уже известны, однако мы, усилиями своей команды, составили небольшой хит-парад чуть менее распространенных техник, которые нам доводилось успешно применять в работе.



«Проглоти лягушку»

Звучит не слишком аппетитно, но в этом вся и суть. В списке дел на день всегда находятся такие, которые не вызывают у нас никакого энтузиазма, и, по мнению Марка Твена, который и ввел название методики в обиход, начинать работу лучше именно с них. Аргумента в пользу такого подхода как минимум два: во-первых, чем дольше откладываешь неприятное дело, тем тяжелее за него браться, во-вторых, пересилив себя и отделавшись от тягостной повинности, вы получаете заряд позитивных эмоций и мотивации в самом начале дня. В первую очередь метод «проглоти лягушку» подходит, конечно, для прокрастинаторов – он попросту не дает им возможности обратиться к дурной привычке. В значительно меньшей степени он годится для людей с напряженным графиком и массой разноплановых задач: для них намного целесообразнее сортировать дела по другим критериям (срочности, приоритету). Впрочем, для них существуют лайт-версии, построенные на той же идее, но с менее жесткой привязкой к графику – например, рекомендация отводить 15-30 минут в день специально на скучные или неприятные обязанности, которые не вы можете заставить себя выполнять в другое время.

Техника «Workstation Popcorn»

Эта оригинальная техника была разработана Joel Runyon для фрилансеров, владельцев малого бизнеса и прочих людей с относительной свободой действия и перемещения. Первые шаги выглядят достаточно стандартно: разбейте весь объем работы на мелкие задачи, сгруппируйте их в несколько тематических кластеров, определите примерное время выполнения для каждого. А затем – начинайте искать кафе, библиотеки и прочие уютные места общественного пользования в вашем районе. Суть подхода «Workstation Popcorn» в том, чтобы всякий раз переходя от одного кластера к другому, менять локацию. По мнению автора, это помогает максимально сосредоточиться, переключаться между разноплановыми задачами, не смешивая их, и избегать размытия границы между рабочим и свободным временем – распространенная проблема для тех, кто работает из дома. Кроме того, вы больше времени будете проводить в движении и сможете давать знакомым консультации на тему того, где в ваших краях готовят самый лучший кофе.

«Должен, следует, хочу»

Методика от Jay Shirley заманчиво проста. Фактически она сводится к тому, что составляя планы на день, вы держите в уме три вопроса:

  • Что я должен сегодня сделать, чтобы эффективно разрешить текущие задачи?
  • Что мне следует сделать с учетом долгосрочных целей?
  • Что я хочу сделать для собственного удовольствия?

Такая минутка рефлексии с утра помогает вам сбалансировать свой образ жизни и приоритеты. С одной стороны, вы смотрите в будущее, не довольствуясь улаживанием сиюминутных проблем, с другой, не жертвуете срочными и насущными делами в пользу абстрактных перспектив, и наконец – не рискуете перегореть в погоне за продуктивностью. Кстати, вовсе не обязательно всегда поровну распределять время и силы между этими тремя пунктами: в какие-то дни вам наверняка придется почти целиком пустить на текущие задачи, а в какие-то можно позволить себе побольше времени отвести на удовольствия.

[email protected]

Музыка – это не просто послабление и нехитрый способ развлечься без отрыва от производства; она может стать мощным инструментом оптимизации рабочего процесса… если, конечно, правильно подобрана. Исследования показывают, что в качестве фонового шума стоит выбирать знакомую, ненавязчивую не слишком громкую музыку без слов. В частности, хорошо подходят трэки в жанре эмбиент, синтезированные звуки природы, мелодии из видеоигр. Вы можете составить собственный набор любимых записей такого рода или же положиться на вкус системы

[email protected]

, созданной как раз с этой целью. На сайте последней представлена целая коллекция плэйлистов с музыкой разных жанров, которая помогает слушателю сконцентрироваться и задает подходящий ритм. С такой звуковой дорожкой также проще придерживаться графика – выставьте таймер, и перерыв в проигрывании напомнит вам, что пришла пора отдохнуть.

«Не прерывайте цепочку»

Методика от популярного комика Jerry Seinfeld, возможно, запомнилась вам по одной из наших предыдущих статей. Это простая, но действенная схема хороша для тех, кто пытается сформировать новые привычки или более регулярно уделять время каким-либо занятиям. Все, что вам нужно – это календарь (отдельный для каждой привычки) и красный маркер. Если в какой-то день вам удалось выполнить задуманное, отмечайте его крестиком – вот, собственно, и всё. Это чисто психологический трюк: стоит только заработать несколько крестиков подряд, как вам уже захочется делать цепочку длиннее и длиннее. Таким образом запускается процесс самовозобновления мотивации. К недостаткам такого метода можно отнести недостаточную гибкость (скажем, он не учитывает непредвиденные обстоятельства и не дает возможности выделять дни на отдых). Adam Dachis в своей статье предлагает некоторые модификации, которые помогут адаптировать его под все случаи жизни.

«Биологический пик»

В своей книге «Work the System» Sam Carpenter призывает нас обращать внимание не только на «что» и «сколько», но и на «когда». По теории автора (и личному опыту многих из нас), в течение дня наша способность работать с максимальной отдачей сильно колеблется. Работоспособность в каждый момент складывается из трех составляющих: количество энергии, уровень концентрации, степень мотивированности; при этом все они определяются индивидуальными биологическими ритмами. Ключ к эффективному тайм-менеджменту – отследить пики по всем этим показателям и, наложив графики друг на друга, выявить благоприятные и неблагоприятные для работы периоды. Понадобится на это, правда, ни много ни мало три недели, в течение которых следует жить по биологическим часам, не употреблять никаких стимулирующих препаратов и скрупулезно отслеживать и оценивать свое состояние. Однако если у вас хватит на все это терпение, наградой станет возможно намного более осмысленно организовывать свой день и извлекать пользу не только из периодов активности, но и из моментов спада, которые автор советует рассматривать как повод отдохнуть и подкрепиться.

Методика «Flowtime»

LightsAndCandy предлагает своеобразный компромисс между нашумевшей ориентацией на биологические часы и методикой Pomodoro. Несмотря на несомненную эффективность последней, многие находят в ней некоторые недочеты. Самые серьезные из них – фиксированная длина сессий, которая давит, создавая страх цейтнота, и регулярные принудительные перерывы, которые могут прервать состояние потока. Преимущество подхода LightsAndCandy в том, что он позволяет начинать и завершать рабочие сессии более плавно и естественно, не загоняя вас в жесткие временные рамки. Автор предлагает придерживаться следующей схемы действий:

  1. Выберите задачу. Запишите время, прежде чем к ней приступить;
  2. Работайте, пока не ощутите желание сделать перерыв. Снова запишите время;
  3. Решите, сколько минут вам нужно на отдых и выставьте таймер;
  4. Когда время на отдых кончится, начинайте вторую сессию и повторяйте те же шаги.

Возможно, через некоторое время, просматривая записи, вы начнете замечать закономерности: допустим, в утреннее время ваши сессии длятся дольше, чем после обеда или же за продолжительными «перекурами» следуют более длительные периоды беспрерывной работы. Таким образом вы можете постепенно подстраивать режим под собственные биоритмы.

Надеемся, что какая-нибудь из этих семи методик покажется вам стоящей, не сомневаемся, что вы пустите ее в ход с понедельника, и всячески приветствуем обмен опытом в комментариях.

как сделать бизнес более стабильным

 

Снижение затрат в бизнесе — один из способов повысить рентабельность, сделать более низкой себестоимость продукции, увеличив маржу между ней и ценой продажи. Особенно важна оптимизация затрат в экономически неспокойные времена, так как сократив расходы, компания может стать более стабильной и устойчивой. Рассказываем, что можно сделать для снижения расходов, не навредив при этом собственному делу и оставаясь строго в рамках действующего законодательства.

 

Оптимизация затрат на содержание персонала

 

1. Выявление «необязательных» должностей и реальной загрузки персонала

 

Нерациональная трата рабочего времени или неполная загрузка сотрудников могут приводить к тому, что штат компании «раздувается» — необоснованно растёт.
Чтобы выявить реальную загрузку сотрудников и подумать о том, какое количество людей справится с объёмом работ, можно использовать калькуляторы для расчёта численности.

  

Часть информации вводится вручную (придётся потратить на это время), но то, ради чего всё и затевалось — а именно процент загрузки каждого сотрудника — рассчитывается автоматически.

Также можно использовать метод «фотографии» рабочего дня каждого сотрудника и автоматической оценки эффективности — сделать это позволяют сервисы, облегчающие управленческие задачи для бизнеса. Главное — не перегнуть палку, не сделать контроль избыточным.

  

Возможно, объём работ, которые выполняют 3 сотрудника, могут сделать двое — а это снижение фонда оплаты труда, минус одно оборудованное рабочее место, минус зарплата и социальные выплаты одному человеку. В масштабах малого бизнеса такая экономия может быть существенной.

 

2. Оплата труда «от результата»

 

В режиме экономии есть смысл уходить от жёстких окладов и оплаты просто факта пребывания человека на работе. Намного эффективнее и в плане мотивации, и в плане экономии разработать KPI для каждой должности, и оплачивать результаты работы, оценивая эффективность сотрудника. Речь не о том, чтобы переложить на наёмного работника предпринимательские риски, поставив перед ним невыполнимые в конкретных условиях задачи. Однако уровень зарплаты должен зависеть от результата. Например, если hr-менеджер обязан закрыть за месяц 5 важных вакансий, а он закрывает 2 — логично, что его заработок снизится, мотивируя изменить подход или логику работы.

  

 3. Аутсорсинг

 

Часть функционала компании рационально передать на аутсорсинг. Например, работу курьера можно поручить службе доставки. А если перевести на аутсорсинг бухгалтерию, то отпадёт необходимость организовывать рабочее место, закупать лицензионное ПО, выплачивать отпускные и оплачивать больничные, думать, кто и на каких условиях заменит заболевшего или ушедшего в отпуск специалиста.

  

4. Ставка на универсалов

 

На технические должности часто выгоднее нанимать специалиста-универсала. Например, обслуживать небольшое здание может команда из электрика, сантехника и плотника — а может один специалист, владеющий всеми этими навыками.

 

Вложения в повышение квалификации сотрудников оправданы, но иногда их структуру можно пересмотреть. Например, можно обучать новичков своими силами, с помощью опытных работниках, не привлекая сторонних преподавателей и тренеров. Но важно помнить, что нельзя экономить на обязательном обучении, которое определяет статья 196 Трудового кодекса РФ.

 

6. Неполный рабочий день

 

В случае, когда бизнес сталкивается с дилеммой — сокращение штата или неполный рабочий день, статья 74 Трудового кодекса РФ позволяет вводить режим неполного рабочего дня или сокращённой рабочей недели (с уменьшением оплаты) на срок до 6 месяцев.

  

Оптимизация производственных затрат

 

1. Пересмотр режима работы

 

Если производственный процесс может быть непрерывным — возможно, есть смысл ввести посменную работу, чтобы мощности не простаивали в вечернее и ночное время. Также посменная работа поможет сэкономить на выплате сверхурочных.

 

2. Автоматизация производства

 

Если носилки обязательно несут два человека, то с тачкой справится один. Это — общий принцип автоматизации производственного процесса так, чтобы задействовать меньше персонала. Используя метод автоматизации, важно просчитать экономическую целесообразность. Не исключено, что затраты на приобретение автоматической производственной линии не окупятся, если для её обслуживания потребуются сотрудники более высокой квалификации со значительно большей заработной платой.

 

3. Повышение эффективности использования ресурсов

 

Это — о технологиях «бережливого производства», таких, которые помогают экономить энергоресурсы, сырьё, материалы. Внедрение таких технологий всегда большой плюс для бизнеса, а во времена, когда экономия становится одним из инструментов, помогающих бизнесу остаться на плаву — особенно.

  

4. Сокращение расходов на содержание запасов

 

Возможно, производственной компании есть смысл временно отказаться от содержания складских помещений и перейти на контрактные поставки — работу под заказ. В этом случае продукция сразу с производства отгружается заказчику. Это поможет снизить издержки и, возможно, высвободит 1-2 сотрудников.

 

5. Пересмотр линейки товаров

 

В экономически не самые спокойные времена есть смысл пересмотреть ассортимент товаров в пользу сокращения. Так как разнообразие радует потребителей, но усложняет логистику, дистрибуцию, работу менеджеров. Важно выбрать наиболее ходовые маржинальные позиции и сосредоточиться на их производстве.

Разумная экономия и оптимизация затрат — то, на что стоит потратить силы и время владельцу бизнеса. Это непременно принесет финансовую пользу. Выбирайте те возможности, которые актуальны для вашей компании — и используйте их, не откладывая в долгий ящик.

Семинар «Управление численностью персонала. Оптимизация численности. Бюджетирование затрат на персонал»

 

В ходе семинара слушатели узнают об особенностях планирования и расчета численности персонала, способах оптимизации численности, особенностях бюджетирования по статье «Расходы на персонал», особенностях сокращения персонала, а также о нормативно-методическом обеспечении управления численностью персонала.

 

В ходе семинара слушатели узнают особенности расчета численности персонала, получат знанию по нормированию рабочего времени, особенности расчета численности персонала в зависимости от используемых режимов рабочего времени, расчет поправок к численности и коэффициентов на невыходы персонала (отпуска, больничные, прогулы). Рассмотрят «подводные камни» сокращения численности и особенности документирования сокращений численности и/или штата с точки зрения трудового законодательства. Получат представление о бюджетировании расходов на персонал

 

 

В программе семинара:

 

Определение потребности в трудовых ресурсах в соответствии с бизнес-целями и процессами компании.

— Понятие численности персонала, методы расчета численности. Показатели и методы расчёта численности работников: общая, списочная, среднесписочная, явочная, плановая, нормативная численность. Особенности расчета численности персонала в зависимости от загрузки (плана) производства, от графиков работы.

— Аудит и анализ трудовых показателей для планирования численности персонала и разработки кадровой политики, включающей в себя системы набора, подготовки, развития и мотивации кадров.

 

Расчеты численности персонала и методы нормирования численности.

— Методы расчета численности персонала. Основы нормирования.

— Методы нормирования.

— Классификация затрат рабочего времени: производительные и непроизводительные затраты в применении к основному производственному, вспомогательному производственному и к административно-управленческому персоналу.

— Фонд рабочего времени и его разновидности.

— Классификация затрат рабочего времени.

— Производительные и непроизводительные затраты в номинальном фонде рабочего времени.

— Полезный фонд рабочего времени.

— Нормирование рабочего времени – подходы и расчеты.

— Расчет численности рабочего персонала: при непрерывном и прерывном графиках работы производства.

— Расчет численности административно-управленческого персонала – формула Розенкранца.

— Нормирование численности – методика Минтруда и адаптация методики к расчету численности административно-управленческого персонала на примере специалистов отдела персонала.

 

Основные подходы к оптимизации численности.

— Кадровая система предприятия: структура и формирование штатного расписания.

— Анализ показателя активной текучести персонала – применение к оптимизации численности.

— Документационное обеспечение расчета численности, управления численностью персонала: локальные нормативные акты (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об оплате труда и материальному стимулированию работников, дополнительные ЛНА), приказы, распоряжения, трудовые договоры с работниками (срочные, бессрочные), уведомления об окончании срока действия трудового договора, расторжение срочных трудовых договоров.

 

Оптимизация численности в условиях сокращения издержек на персонал.

— Оценка эффективности труда сотрудников.

— Анализ поправок к расчету численности персонала от графиков работы, анализ невыходов (больничные, прогулы, отпуска) и алгоритм расчета коэффициентов на невыходы персонала к нормативному расчету численности.

— Использование режимов рабочего времени, отличающихся от нормального: гибкий график, неполный рабочий день, простой по вине работодателя.

— Сокращение численности и/или штата компании: подготовка, проведение, документационное обеспечение.

 

Методы управления бюджетом по статье «Фонд оплаты труда».

— Анализ фонда заработной платы.

— Резервы снижения расходов на оплату труда.

— Методы сокращения бюджета расходов на премирование персонала.

— Методы повышения эффективности расходования средств на заработную плату.

— Сравнительная характеристика применения грейдирования и системы премирования на основе KPI – органичения трудового законодательства, плюсы и минусы данных подходов.

— Нематериальная мотивация: основные стимулирующие факторы.

— Правовые последствия нарушений в сфере оплаты труда. Ответственность работодателя.

 

Практикум:

— Анализ метода нормирования труда на основе видеофиксации и фотографии рабочего времени на примере продавца-кассира. Определение эффективности метода, его положительных сторон и ограничений применения.

— Расчёт численности персонала по параметрам: для сезонного производства, от нормативного плана производства, от различных графиков работы сменного персонала.

— Расчет численности административно-управленческого персонала.

— Расчет сокращения численности персонала.

— Расчет системы оплаты труда для сменного персонала.

— Оптимизация фонда оплаты труда предприятия.

— Кейс «Составление бюджета отдела персонала».

 

Ведущая семинара: Патралова Анастасия Владимировна — эксперт в области управления персоналом, ведущий преподаватель-консультант по трудовому праву, кадровому делопроизводству, оценке, подбору, адаптации и обучению персонала. Опыт работы преподавателя включает в себя должности директора по персоналу в производственных компаниях, торговых  и дистрибьютерских компаниях, в ресторанном бизнесе.

 

 

Комплект методических материалов для слушателей включает в себя рабочую тетрадь с контентом семинара и заданиями для самостоятельного выполнения, в электронном формате примеры регламентов, материалов и расчетов, которые слушатели могут адаптировать и использовать для своих компаний.

 

 

 

Оптимизация режимов рабочего времени. Отечественный и зарубежный опыт

1. ОПТИМИЗАЦИЯ РЕЖИМОВ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ: ОТЕЧЕСТВЕННЫЙ И ЗАРУБЕЖНЫЙ ОПЫТ

Коменский Я.А. – чешский просветитель
и педагог (1592- 1670)

6. модель правового регулирования продолжительности рабочего времени

малолетние
подростки и женщины
взрослые мужчины
Возрастное ограничение рабочего
времени «малолетних»
Энтони Эшли Купер Шефтсбери
(1671- 1713)
Только в 1842 году запрещается
труд на подземных работах
детям до 10 лет и женщинам, а
несколько позднее
ограничивается труд мальчиков
10-12 лет
Возрастное ограничение рабочего времени
«малолетних» во Франции, США, Германии
Гуфеланд К.В. – немецкий
врач, лейб- медик
прусского короля (17621836)
Средняя продолжительность рабочего времени в разных
странах, с учетом сверхурочного времени (часов в день)
В Великобритании
гибкий режим
сочетается с
сокращенной
рабочей неделей
В Германии
распространена
система чередования
рабочих недель с
фиксированным
рабочим днем
Во Франции действуют
традиционные системы
гибкого рабочего
времени, в сочетании с
различными формами
сменной занятости

14. «Сэбетикл»- это длительный (до 11 месяцев), обычно оплачиваемый отпуск, предоставляемый раз в 7-10 лет при продолжительном

стаже работы на
предприятии
Декретные отпуска в
большинстве стран Европы
доступны только для тех, кто
проработал на текущего
работодателя не менее
установленного периода
времени.
В Великобритании дается
6 недель декретного
отпуска, с 90% оплатой
В Швеции все
работающие родители
имеют право на 18
месяцев отпуска
Италия предоставляет 5месячный отпуск по
беременности и родам

16. Самые непродолжительные стандартные ежегодные отпуска

Филиппины- 5 дней в год
Мексика- 6 дней в год
Сингапур- 7 дней в год
Размер декретного отпуска в
Китае напрямую зависит от
возраста будущей матери. Так,
женщины после 23 лет уже
считаются «возрастными»,
поэтому отпуск по
беременности и родам у них
составляет 120 календарных
дней.
Не достигшим этого возраста
полагается лишь 90 дней. Также
полагается отпуск и для
будущих отцов, который также
зависит от возраста супруги.
Китай- 11 дней отпуска в год
Американские
служащие
некоторых
крупных фирм
могут
получить:
Зависимость количества дней отпуска, от
стажа работы в США

19. В Японии отпуск размером в 18 дней брать полностью считается дурным тоном. Японцы обычно отдыхают 8 дней.

Средняя продолжительность рабочего времени
Средняя продолжительность рабочего времени
Японии, США и Германии
Продолжительность рабочей недели в России, доли
работающих
Отпуск по
беременности и
родам
предоставляется
«работающим
женщинам на
70 дней до родов и
70 дней после
родов с выплатой
за этот период
пособия по
социальному
страхованию в
размере среднего
заработка.
Мобильность режимов рабочего
времени наблюдается во многих
странах, особенно в странах
Европы, что позволяет
работнику не только
рационально использовать свои
силы и экономить время, но и
добиваться качественных
результатов работы на
предприятии.

Как оптимизировать график сменной работы для увеличения производительности сотрудников | Процессная улица

Это гостевой пост Дерека Джонса из компании «Заместитель», глобальной платформы управления персоналом, предназначенной для составления расписаний, расписаний и коммуникации. Сосредоточив внимание на развивающейся розничной торговле, Дерек помогает владельцам бизнеса и руководителям персонала упростить соблюдение трудового законодательства, удерживать затраты на рабочую силу и создавать отмеченные наградами рабочие места. Дерек обладает более чем 16-летним опытом в реализации стратегий продаж и маркетинга на основе данных для таких SaaS-компаний, как MarketSource и Griswold Home Care .

Одним из многих факторов, которые могут помочь гарантировать успех и рост бизнеса сегодня, является производительность сотрудников.

Большинство организаций знают об этом. Поэтому они хотят, чтобы сотрудники были максимально эффективными. Однако это легче сказать, чем сделать, особенно в отраслях, где деятельность часто ведется в нерабочее время или даже круглосуточно.

Для таких отраслей (в частности, здравоохранения, гостеприимства и розничной торговли) одна из самых важных вещей, которыми они должны управлять, — это график смены .

За счет оптимизации задача планирования сменной работы будет иметь структуру , минимизирует выгорание сотрудников и улучшает общую производительность .

Сотрудники, которые работают в благоприятной среде, имеют больше шансов правильно выполнить все важные задачи — в соответствии с графиком.

В связи с этим в этой статье на Process Street мы будем:

  • Обсудите некоторые проблемы и проблемы, связанные с посменной работой.
  • Ознакомьтесь с последними исследованиями производительности сотрудников.
  • Обобщите 3 цели сменной работы, которые вы можете включить, чтобы оптимизировать свой график сменной работы.
  • Дайте лучшие советы по составлению графиков сменной работы, чтобы максимально повысить продуктивность и удержание сотрудников.

Нажмите на соответствующие подзаголовки ниже, чтобы перейти к этому разделу, или прокрутите вниз, чтобы прочитать все и узнать, как вы можете оптимизировать свои сменные графики работы сегодня!

Давайте прямо к делу!

Оптимизация расписания: Использование BPM в сменной работе

Планирование — это процесс организации и управления рабочими нагрузками.В данном случае мы говорим об организации и контроле рабочих нагрузок между сотрудниками в течение 24-часового периода с помощью сменного графика работы. Оптимизация расписания направлена ​​на наиболее эффективное и эффективное использование ваших сотрудников и их времени. Удовлетворять свои профессиональные потребности при выполнении работы.

Хотя связь может быть неочевидной, посменная работа и управление бизнес-процессами тесно связаны. Графики смен определяют , кто выполняет работу, и , когда выполняет эту работу.BPM дополняет это, управляя тем, как выполняется эта работа, и , как ее можно оптимизировать.

Подумайте об этом иначе.

Что затрудняет составление графика сменной работы ?

Это может быть нехватка квалифицированной рабочей силы на рынке, преобладание сверхурочной работы, которая сбивает с толку, низкий уровень производительности, высокие часы пик, процессы адаптации, требующие наставника, и так далее.

Что общего у большинства из этих проблем ?

Их можно частично исправить, определив надежные процессы управления бизнесом.По сути, хорошо оптимизированные бизнес-процедуры экономят время и оставляют больше места для передышки при составлении графиков смен. Здесь на помощь приходит Process Street как инструмент BPM.

Process Street — это сверхмощных контрольных списков. Вы можете создать контрольный список для любой процедуры, чтобы повысить эффективность, результативность и продуктивность. Это включает создание, внедрение и поддержание сменных графиков работы.

Для получения дополнительной информации о Process Street посмотрите следующий веб-семинар: An Introduction to Process Street .

Прежде чем углубляться в то, как Process Street может помочь вам оптимизировать график сменной работы, важно понять проблемы, связанные с посменной работой, и влияние этих проблем на производительность сотрудников.

Планирование сменной работы: 3 основных проблемы сменной работы

Сменная работа неизбежна во многих отраслях, где требуется предоставлять услуги, выходящие далеко за рамки обычного рабочего времени. Некоторые из наиболее распространенных секторов для этой практики включают такие услуги, как охрана (полиция и пожарные), здравоохранение, питание, гостиничный бизнес, транспорт, производство и т. Д.

Если вы управляете (или намереваетесь вести) бизнес, который будет доступен в течение более продолжительного времени, чем обычно, то вам нужно будет разбираться в тонкостях посменной работы.

Независимо от отрасли, существуют определенные проблемы, характерные только для сменной работы в целом. Эти проблемы могут повлиять на общую эффективность организации и вызвать стресс у всех, будь то руководитель или сотрудник.

Важно правильно управлять стрессом сотрудников и оказывать им максимальную поддержку.Чтобы помочь вам в этом, воспользуйтесь нашим Контрольным списком управления стрессом при критических инцидентах, приведенным ниже .

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к нашему контрольному списку управления стрессом при критических происшествиях

Мы укажем на 3 проблемы, вызывающие наибольшую озабоченность при сменной работе, а именно:

  • Сбои переключения передач
  • Сверхурочные
  • Нарушения циркадного ритма

Важно знать об этих проблемах и их влиянии на производительность сотрудников, чтобы оптимизировать график смен.

Проблема сменной работы №1: Сбои в работе смены

Даже самые хорошо спланированные смены будут испытывать сбои и корректировки интервалов из-за жизненных проблем, таких как болезни, дорожное движение, безответственные рабочие и т. Д.

Важно осознавать этот риск и сохранять гибкость, чтобы приспосабливаться к неожиданным изменениям.

Хорошей моделью для использования является цикл PDCA. Этот цикл выполняется путем постоянной оценки риска, болевых точек и областей, требующих улучшения. Выполнение этого цикла в вашем графике смен поможет в оптимизации графика.

Щелкните здесь, чтобы получить доступ к контрольному списку процесса управления изменениями цикла PDCA

Проблема сменной работы №2: Сверхурочная работа

Представим себе ситуацию, когда непозволительный сотрудник работает на несколько часов дольше, чем обычная 40-часовая рабочая неделя. Работа выполняется без необходимости нанимать дополнительный персонал, и работник также получает премиальную компенсацию. Все довольны, пока сверхурочная работа не станет чрезмерной и постепенно не начнет влиять на производительность.

Несколько исследований показывают, что продуктивность не обязательно увеличивается с увеличением рабочего времени.То есть производительность не линейна.

Если вам нужны дополнительные советы о том, как повысить производительность на рабочем месте, прочтите : Как повысить производительность на рабочем месте: 5 технических примеров

Хотя некоторые работники более устойчивы, чем другие, постоянная сверхурочная работа, скорее всего, приведет к снижению общей производительности. Это скорее вопрос , когда приведет к падению общей производительности, например, через 1 неделю, 1 месяц или 6 месяцев.

Помимо производительности, исследования Корнельского университета показывают, что большее количество часов на работе может повлиять на благополучие семьи, особенно для тех, кто работает более 50 часов в неделю.

Закон о справедливых трудовых стандартах (FLSA) также содержит несколько запретов, которые заменяют внутренние договоренности, которые вы можете заключать со своими сотрудниками. Вы должны знать об этих ограничениях.

Проблема сменной работы № 3: Нарушения циркадного ритма

Компании будут использовать разные типы рабочих смен в зависимости от характера своей деятельности. Но, как правило, обычно работают утренние, полуденные, вечерние и ночные смены. Хотя ранее мы установили, что посменная работа неизбежна в определенных отраслях, она может отрицательно сказаться на людях, особенно на сотрудниках, которые регулярно направляются в ночную смену.

По данным Американской физиологической ассоциации, некоторые из опасностей работы в ночное время включают беспокойство, сон на работе, утомляемость, снижение внимания и нарушение метаболических процессов в организме.

Кроме того, Национальный фонд сна заявляет, что:

Продолжительная работа в ночную смену связана с повышенным риском некоторых видов рака, а также проблем с обменом веществ, сердечных заболеваний, язв, желудочно-кишечных проблем и ожирения .”- Национальный фонд сна, Жизнь и преодоление расстройства сменной работы

Работники, работающие в ночную смену, также могут подвергаться большему риску несчастных случаев на производстве из-за снижения бдительности и замедления реакции в ночное время. Наука, стоящая за этим, заключается в том, что работа в обычную или сменную ночную смену нарушает естественные суточные и циркадные ритмы организма — люди эволюционировали, чтобы работать днем ​​и отдыхать ночью.

Поэтому разумно применять на рабочем месте сменную систему, которая сводит к минимуму длительные нарушения этих биологических ритмов, и работать с вашими сотрудниками для управления ночными сменами.

Как распространенные проблемы с сменной работой влияют на производительность сотрудников?

Источник

С учетом трех перечисленных выше негативных последствий сменной работы мы оценим, как каждый из них может повлиять на производительность сотрудников. Для этого мы сосредоточимся на трех отраслях, а именно на здравоохранении, гостеприимстве и розничной торговле.

Сменная работа и эффективность сотрудников в здравоохранении

Это норма, что медицинские учреждения должны оказывать своим пациентам круглосуточный уход. По этой причине здравоохранение является вторым по величине сектором по количеству работников, сообщающих о короткой продолжительности сна (шесть часов или меньше в день).Эта отрасль также известна очень нестабильными рабочими сменами.

Одна из самых неприятных проблем, с которыми сталкиваются работники здравоохранения, — это дежурство по вызову. Это практика, при которой график работы сотрудника намеренно непредсказуем. Таким образом, врачи, медсестры и другой медицинский персонал часто работают по вызову, и ожидается, что они будут готовы вернуться на свои посты в любое время дня и ночи, как правило, с коротким уведомлением.

Агентство

Scientific American обнаружило, что более половины (около 52%) тех, кто работает в сфере здравоохранения в ночное время, спали менее шести часов.Также было показано, что утомляемость медицинского персонала увеличивает количество ошибок и травм следующим образом:

  • Истощенные работники в области медицины могут подвергнуть опасности других членов общества, возвращаясь домой после ночной смены.
  • По данным Национального центра биотехнологической информации (NCBI), у медиков-стажеров, лишенных сна, в три раза больше шансов случайно уколоть себя иглой или другими острыми предметами.
  • Другой отчет предполагает, что ошибки, возникающие в результате увеличенного рабочего времени и смены, могут составлять долю от 48 000 до 98 000 смертей пациентов, которые происходят ежегодно.

Это серьезные проблемы, особенно когда мы рассматриваем сценарии, например, в отделении неотложной помощи, когда медицинский персонал должен принимать решения о жизни или смерти за доли секунды во время ночной смены.

Сменная работа и производительность сотрудников в сфере гостеприимства

Гостиничный бизнес — это широкая категория, включающая предприятия в сфере питания и напитков, проживания, туризма, транспорта (круизные и авиационные), гостиницы и т. Д.

В исследовании NCBI приводятся доказательства значительной связи между усталостью и эмоциональной дисгармонией как у мужского, так и у женского персонала отеля.Тот же источник упомянул данные Министерства статистики труда, свидетельствующие о том, что количество несчастных случаев на производстве в сфере общественного питания и гостиничного бизнеса за последние пять лет увеличилось.

Хотя в данном исследовании были взяты только тематические исследования отелей, расположенных в Сеуле, нет ничего удивительного в том, что они могут применяться и к американским отелям. Например, согласно Академическому журналу промышленной медицины, сотрудники отелей чаще получают производственные травмы и получают более серьезные травмы, чем большинство других работников сферы услуг.

Факты неопровержимы и заставляют нас задаться вопросом: Может ли такой высокий уровень травм быть результатом снижения внимательности и бдительности из-за усталости ?

Сменная работа и эффективность сотрудников в розничной торговле

Подобно индустрии гостеприимства, предприятия розничной торговли испытывают некоторые из своих самых загруженных рабочих мест в праздничные дни, выходные и поздно вечером, когда большинство покупателей возвращаются с работы домой. Следствием этого является потребность в поздних сменах персонала.Опять же, в розничную торговлю проникают проблемы посменной работы — проблемы, как уже упоминалось выше.

Национальный институт безопасности и гигиены труда сообщает о связи между нестандартными, нерегулярными и продолжительными сменами с повышенным стрессом и проблемами со здоровьем у работников розничной торговли.

Оптимизация расписания: 3 цели для оптимизации вашего сменного графика

Источник

Принимая во внимание все, что мы обсудили выше, очевидно, что ваша способность управлять сменами среди ваших сотрудников и оптимизировать их может иметь значение и значительно влиять на их работу.

Помимо трех распространенных проблем с сменной работой, описанных выше, помните о влиянии других факторов, таких как продолжительность смены, ротация, перерывы, а также уникальное умственное и физическое напряжение, связанное с работой и на производительность сотрудников.

При этом ниже приведены 3 основные цели, к которым следует стремиться при оптимизации графика смен.

Оптимизация графиков смен, цель №1: Максимизация эффективности рабочего места

Оптимизация графиков смен поможет минимизировать выгорание сотрудников, максимизировать производительность и снизить текучесть кадров.

Помните, что многие работники могут не жаловаться на неблагоприятные условия труда. Вместо этого они затаили обиду и покидают организацию, когда приходит лучшее предложение. Кроме того, обычно недовольные сотрудники вряд ли будут стараться изо всех сил.

Как упоминалось ранее, несколько исследований показывают, что, хотя производство может первоначально увеличиваться с увеличением рабочего времени, средняя почасовая производительность начинает падать с течением времени.

Поддерживайте заинтересованность ваших сотрудников и стремитесь удовлетворить их профессиональные потребности.

Оптимизация графиков смен, цель № 2: Выполнение юридических обязательств

Существуют нормативные инструкции по сменам рабочих, которые охватывают многие вопросы, касающиеся сменной работы. Например, несколько штатов, включая Калифорнию (Сан-Франциско), Нью-Йорк, Пенсильванию, Орегон, Аризону и т. Д., Требуют, чтобы работодатели предоставили своим сотрудникам минимальный период уведомления перед внесением изменений в их смены. Существуют также рекомендации по определению сверхурочных и других вопросов.

Оптимизация графиков смен, цель № 3: Повышение вовлеченности сотрудников

Хорошо оптимизированный график смен, скорректированный с учетом потребностей сотрудников, по крайней мере, в разумной степени, может снизить вероятность прогулов и текучести кадров.Когда сотрудникам не приходится постоянно выбирать между работой и личными обязанностями, это помогает снизить вероятность прогула и чувства выгорания.

Планирование сменной работы: советы и рекомендации по планированию сменной работы

Независимо от вашей отрасли, есть несколько общих проблем, с которыми менеджеры часто сталкиваются в отношении оптимизации графиков смен и управления своим персоналом в целом. Ниже мы рассмотрим несколько советов, которые помогут вам избежать многих проблем с планированием.

Совет по планированию смен № 1: Создайте структуру и упорядоченность (сосредоточьтесь на процессе)

Начните с создания справедливого и функционального графика, не нарушающего никаких правил. Жизненно важно, чтобы у вас были рабочие процедуры, контрольные списки и расписания, в которых четко прописано, как проходят ваши операции. В идеале новые сотрудники должны иметь доступ к этой информации с первого дня адаптации.

Это должно помочь уменьшить количество споров и отвлечений по поводу рабочих смен в дальнейшем.

Создавайте структуру и упорядоченность с помощью Process Street в качестве программного обеспечения BPM.

Наши контрольные списки имеют следующие особенности, позволяющие создавать машины динамических контрольных списков:

Для получения дополнительной информации о том, как создать шаблон контрольного списка в Process Street, посмотрите видео ниже: Основы создания и редактирования контрольных списков .

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться на Process Street сегодня!

Совет по планированию смен № 2: будьте гибкими

Несмотря на то, что вы хотите добиться от своих сотрудников наилучших результатов, помните, что ваши системы и процедуры настолько хороши и эффективны, насколько хороши люди, которые будут их внедрять.Поэтому обратите внимание на длину смены и частоту вращения. Обычно для персонала, работающего в 8-часовую смену, рекомендуется делать часовой перерыв на обед и до 12 часов отдыха перед тем, как возобновить работу в следующую смену.

Но если ваш бизнес трудоемкий или склонен к травмам (например, тяжелое производство и строительство), вам может потребоваться внести дополнительные корректировки, чтобы снизить риски утомления. Вместо восьмичасовой смены и часового перерыва на еду вы можете выбрать более короткие и частые перерывы от 10 до 15 минут плюс 30-минутный перерыв на еду.Кроме того, будьте особенно бдительны, чтобы убедиться, что персонал не назначен на ночные смены подряд, когда в этом нет необходимости.

Узнайте, что работает для вашей организации, и придерживайтесь этого.

Совет по планированию смен № 3: автоматизация с помощью программного обеспечения для планирования

Для крупных организаций с персоналом, работающим в нескольких местах, попытка управлять графиком смен, а также планированием перерывов и перерывов между сменами является утомительным процессом.

Разработка нового приемлемого расписания может занять дни и даже недели, когда требуются большие изменения.Также вероятно, что расписание будет результатом часов, потраченных на изучение электронных таблиц, расписаний, календарей и форм отпусков сотрудников.

Кроме того, при ручном подходе легко пропустить ошибки. К сожалению, из-за серьезной ошибки в расписании может потребоваться начать заново.

Vice — это продвинутое программное обеспечение для планирования, которое может вам в этом помочь. С настраиваемыми функциями, такими как:

  • Автоматическое планирование — для создания оптимизированных и согласованных с законодательством графиков
  • Планирование перерывов — для планирования нескольких перерывов в дополнение к отслеживанию соблюдения перерывов
  • Обмен — чтобы легко предложить открытые смены другим сотрудникам и позволить им поменяться местами

… Помощник может использоваться для управления множеством команд и функций одним щелчком мыши из одного места.Программное обеспечение поддерживает мобильные устройства, а это значит, что вы можете вносить изменения по ходу работы.

Нажмите здесь, чтобы зарегистрироваться в депутате сегодня!

Совет по графику смены №4: подумайте о найме удаленных сотрудников

Сменная работа может быть нестабильной, и сотрудники часто приходят и уходят. Так что в какой-то момент вам может потребоваться рассмотреть возможность удаленных сотрудников. Особенно, когда вам не хватает определенных навыков, в периоды напряженности или когда вы хотите привлечь востребованных экспертов.

Учет удаленной работы, работы на дому и других форм гибкой работы может помочь вам обратиться к более широкому кругу талантов.При таких вариантах расписания сотрудники могут выбрать сжатые рабочие недели или гибкий график.

Центр семейных ресурсов Университета штата Мичиган сообщает, что сотрудники все чаще признают гибкое планирование как важный фактор принятия решений при принятии или сохранении должности.

То же исследование показывает, что гибкость рабочего графика может дать много преимуществ, таких как повышение производительности, улучшение морального духа, сокращение прогулов и текучести кадров, и в целом улучшает качество работы.Это также помогает снизить стресс и расходы на здравоохранение, а также создает среду, в которой сотрудники чувствуют себя более удовлетворенными своей работой. Кроме того, 87% сотрудников и 70% менеджеров сообщают о положительном влиянии на производительность.

Однако важно иметь политику, контролирующую эти механизмы. В противном случае чрезмерная гибкость смены основных служб может нанести ущерб общей производительности. Например, вы можете убедиться, что сотрудники не могут менять график работы по своему усмотрению, не обсудив это заранее с вами.

Совет по графику смен № 5: Спросите сотрудников

Несмотря на все ваши усилия, некоторые работники могут никогда не приспособиться к определенным сменам, особенно к ночным сменам. Жизненно важно, чтобы при составлении графика смены должным образом учитывался баланс работы и личной жизни персонала.

Хотя маловероятно, что вы создадите расписание, которое идеально подходит для всех, обсуждение его с сотрудниками подтолкнет вас к этому. Принимая во внимание их уникальные проблемы, вы снизите риск рассеянности или отсутствия сотрудников, которые физически работают, но их умы заняты некоторыми насущными личными проблемами.

Оптимизируйте график сменной работы сегодня, чтобы максимизировать производительность сотрудников

В этой статье мы рассмотрели различные проблемы, которые могут возникнуть при попытке оптимизировать график смены. Одна из наиболее распространенных проблем — это неожиданные сбои, которые время от времени будут происходить из-за того, что сотрудник должен отсутствовать на работе по уважительной причине.

Вместо того, чтобы искать решение каждый раз, когда что-то меняется, вы можете воспользоваться советом, изложенным выше.Сочетание этих советов с программным обеспечением для планирования и мощными инструментами управления рабочими процессами гарантирует, что вы будете управлять организацией, которая максимизирует продуктивность сотрудников.

Как вы планируете сменную работу в вашей организации? С какими проблемами вы столкнулись и как вы справились с ними? Прокомментируйте, пожалуйста, ниже, поскольку мы будем рады услышать от вас. Кто знает, возможно, вы даже попадете в грядущую статью !

Что такое оптимизация трудовых ресурсов и почему я должен это делать?

Вы когда-нибудь слышали поговорку «Работайте умнее, а не усерднее»? Это не просто очередная корпоративная фраза: бизнес-технологии и стратегии на рабочем месте позволяют организациям любого размера сокращать расходы при одновременном повышении производительности труда и удовлетворенности клиентов.

Оказывается, можно и свой (деловой) торт съесть. Как? Два слова: оптимизация персонала.

Настоящее значение «оптимизации рабочей силы»

По мере роста вашего бизнеса масштабируемость становится еще более сложной задачей, и часто первым побуждением может быть желание добавить больше — чем больше клиентов, тем больше сотрудников, верно? Не обязательно. С точки зрения оптимизации рабочей силы, на самом деле больше может означать меньше: меньше времени тратится на неправильные задачи и меньше накладных расходов.

Оптимизация трудовых ресурсов (WFO) определяется как «бизнес-стратегия, направленная на достижение баланса между удовлетворенностью клиентов, уровнями обслуживания, графиком работы персонала, эксплуатационными расходами и другими ключевыми показателями производительности, чтобы бизнес мог получить максимальную выгоду от сотрудников, работающих на них. в любой момент ».

Другими словами, оптимизация рабочей силы — это общий подход, объединенный с необходимыми приложениями и инструментами, чтобы претворить его в жизнь. Это концепция, которая поможет вам стать более продуктивным и результативным по мере роста вашего бизнеса и сохранить все аспекты вашего бизнеса в гармонии.По сути, это понимание того, как работают ваши сотрудники и как наилучшим образом использовать их навыки для достижения больших организационных целей.

Оптимизация персонала — это информация. Хотя он работает умнее, он также работает лучше и быстрее, имея нужные ресурсы в нужном месте в нужное время и подходящую технологию поддержки, предоставляющую нужные данные. Он связывает все точки между информацией и людьми, которые в ней больше всего нуждаются.

Информация, предоставляемая с помощью оптимизации трудовых ресурсов, охватывает все, от прогнозирования кадровых потребностей и планирования сотрудников до сопоставления соответствующих навыков с соответствующими задачами.Он в значительной степени полагается как на ваши человеческие ресурсы, так и на технологические ресурсы, связывая вместе все части вашей организации, автоматизируя процессы, которые ранее выполнялись вручную, для устранения ошибок и упрощая процесс принятия решений.

Почему стоит попробовать оптимизацию персонала

Как мы упоминали ранее, оптимизация рабочей силы основана на информации и предоставлении этой информации нужным людям. Итак, самое большое преимущество оптимизации рабочей силы? Понимание каждого аспекта вашего бизнеса.Одно только это изменение может привести к ежегодному повышению производительности персонала.

Ваши сотрудники должны уметь принимать наилучшие возможные решения, и они могут делать это только с самой лучшей информацией, имеющейся в их распоряжении. Оптимизация трудовых ресурсов позволяет прогнозировать спрос и следить за тем, чтобы лучшие сотрудники были запланированы и готовы взяться за это, что приведет к еще большему удовлетворению запросов клиентов. Он быстро собирает информацию, а затем передает ее в руки соответствующих людей, чтобы применить ее на практике.

Рассмотрим следующий пример: вы работаете в часы пик, но клиенты жалуются, потому что их потребности не удовлетворяются достаточно быстро. Конечный продукт — это не то, о чем они просили, но никто из ваших сотрудников не знает этого. У вас слишком много или слишком мало сотрудников, а не нужных сотрудников, и вы не уверены, кто лучше справляется с определенными задачами или где лучше всего использовать их навыки.

Это бесплатный доступ для всех, и вы можете работать только с той ограниченной информацией, которую вы сами собрали.Ваша команда устает и работает сверхурочно, но вы все равно не успеваете за спросом. В конце концов, вы столкнетесь с более высокими затратами и недовольными покупателями.

Теперь рассмотрим тот же сценарий, но на этот раз все пойдет немного иначе. Вы начинаете ночь со своими подчиненными на часах, когда они вам нужны. У вас есть прогноз на часы пик и наивысшие потенциальные продажи, вы знаете, сколько сотрудников вам нужно для поддержки спроса, знаете, кто ваши лучшие исполнители, каковы должны быть их задачи, и соответствующим образом составили свой график, и все это даже без дополнительных затрат времени. сделать так.

Сотрудники знают, когда нужно явиться и легко общаться. Если конечный продукт не соответствует первоначальному запросу клиента, он сможет получить доступ к этой информации и действовать. У вас не слишком много сотрудников или слишком мало, и ваши клиенты довольны.

Ваш бизнес находится в зоне Златовласки: в самый раз.

Как сделать так, чтобы оптимизация персонала работала на вас

На каждом этапе приведенных выше примеров оптимизация персонала играла решающую роль в общем успехе команды.Вот несколько основных способов, которыми такая же оптимизация персонала может повлиять на ваш бизнес сегодня:

1. Ориентация на клиента

Помните, оптимизация персонала — это не просто одно. Множество факторов работают вместе, чтобы обеспечить лучший результат: больше довольных клиентов и более продуктивных сотрудников. Выбрав подход, ориентированный на клиента, и проанализировав свои бизнес-операции в целом, вы сможете определить, где происходят сбои, а где ваш клиент не в центре внимания.

Изучите качество обслуживания клиентов с точки зрения клиентов и проанализируйте их отзывы. То, что работает для вас, им не подходит? Есть ли старые привычки или способы делать что-то «просто потому», которые не основаны на эффективности или с которыми можно было бы справиться иначе? Воспользуйтесь возможностью провести аудит клиентского опыта и узнайте. Затем сделайте свой первый шаг к оптимизации персонала и передайте эти данные тем людям в вашей команде, которые в них больше всего нуждаются.

2. Тайм-менеджмент и учет посещаемости

Получение полной картины посещаемости сотрудников и общего управления временем — один из наиболее важных факторов для внедрения оптимизации персонала в вашем бизнесе.С программным обеспечением учета рабочего времени вы сократите время и сократите количество ошибок из-за ручного учета времени прихода и ухода. Вы также сможете почувствовать вовлеченность сотрудников (которые всегда уходят рано и поздно приходят на работу) и сможете расправиться с любым потенциальным напарником или устранить его. А, посмотрев на сверхурочную работу, вы поймете, какие смены недоукомплектованы и где есть пробелы в вашем охвате.

3. Планирование

Как и посещаемость, программное обеспечение для составления расписания может уменьшить дублирование и закрыть пробелы.Это экономит время, затрачиваемое на составление расписаний вручную и учет доступности сотрудников, и позволяет в любое время получить доступ к расписаниям, если вам потребуется внести изменения. Объединив всю необходимую информацию в одном месте — доступность сотрудников, свободное время, навыки, данные о посещаемости и производительность — вы можете обеспечить присутствие наиболее квалифицированных специалистов для работы именно тогда, когда они вам нужны больше всего, вместо того, чтобы планировать только по тому, кто это сделает. быть доступным. Некоторое программное обеспечение для планирования может даже автоматически назначать открытые смены для просмотра и публикации, чтобы максимально упростить процесс планирования.

4. Производительность и отслеживание задач

Инструменты отслеживания задач, такие как Basecamp, Trello и Salesforce, могут помочь вам назначать задачи и быстро оценивать производительность сотрудников. Ваши рабочие перемещаются по работе в течение дня? Один сотрудник пытается справиться со своими задачами или уложиться в квоты больше, чем другие? Это может быть вашим первым признаком того, что не каждый сотрудник находится в роли, наиболее подходящей для его индивидуальных навыков, или что ваши процессы не так эффективны, как могли бы быть.К счастью, существует целый мир программного обеспечения для оптимизации персонала и аналитики, которые помогут вам изучить текущие процессы и увидеть, какие из них подходят для вас.

Оптимизация персонала не происходит в одночасье. Это происходит постепенно, и каждая новая система и изменение приоритетов приближают вас на один шаг к достижению более счастливых клиентов и более счастливых сотрудников, которые вовлечены и могут выполнять свою работу лучше всего каждый день. В конце концов, оптимизация персонала — это не просто стратегия. Это «процесс взаимоотношений», посредством которого организации постоянно совершенствуются и получают отдачу от своего самого большого актива — своих сотрудников.”

8 способов оптимизировать график смены сотрудников

Планирование смен сотрудников должно быть легким делом, верно ?! Вы не хотите, чтобы планирование отнимало у вас много времени, но оно все равно занимает. Ваш средний менеджер тратит 3,14 часа в неделю на составление рабочего расписания . Даже у крупных брендов и крупных корпораций наблюдается массовая мигрень при составлении расписания, и они, как известно, допускают ошибки на миллионы долларов при составлении расписания смен сотрудников.

Если большие парни со всем своим опытом и бюджетом совершают ошибки, то можно ожидать, что для управления сотрудниками малого бизнеса — планирование смен сотрудников будет обречено с самого начала.Но этого не должно быть.

Думайте о графике смены как о машине с множеством движущихся частей, которые все должны работать вместе, чтобы машина работала должным образом и, по большей части, автоматически. Если одна часть выходит из строя, остальные должны компенсировать слабину. Если они выйдут из строя, значит, ваша машина просто нуждается в ремонте.

Что касается машин, то хорошие редко требуют обслуживания, в то время как некоторые из них едва удерживаются клейкой лентой и с добрыми намерениями. Если расписание смен вашего сотрудника — это одна из тех ржавых старых таблиц расписаний или (не дай Бог) ручное планирование, а не современное программное обеспечение для расписания смен, то общие сбои могут стоить вам немалых денег.

Что случилось с расписанием сотрудников RyanAir

В сентябре 2017 года авиакомпания была вынуждена отменить 20 000 рейсов из-за проблем со списком , в результате чего крупнейшая европейская авиакомпания по количеству пассажиров не смогла отправить пилотов на самолеты. Результатом стал шторм разъяренных клиентов, тысячи фунтов компенсационных выплат и штрафов, многие пилоты ушли работать к конкурентам, а остальным пришлось существенно повысить зарплату и улучшить условия.

Неудивительно, что RyanAir были пойманы с расстегнутыми ремнями безопасности. Не лучший план полета для компании, чей слоган «Всегда становится лучше».

Ошибки при планировании обходятся дорого

Я думаю, мы все согласны с тем, что ошибки в расписании могут дорого обойтись вам. Сколько? Что ж, RyanAir был вынужден пообещать пилотам улучшенную оплату и условия, которые, по ее утверждению, превышают те, которые предлагают конкуренты. Однако этого недостаточно, чтобы этого не произошло в будущем .Вот почему компания нанимает сотни пилотов в надежде довести коэффициент экипажа до 11,0 пилотов на самолет с 10,5 к летним каникулам в Европе.

RyanAir также инвестировала средства в оптимизацию расписания смен и регистрации отсутствия, в том числе в новое приложение для мобильного телефона для управления экипажем . Оптимизация процессов и внедрение мобильных приложений для сотрудников не упоминаются в заголовках пресс-релизов, но являются неотъемлемой частью плана RyanAir по предотвращению дорогостоящих сбоев в управлении расписанием пилотных проектов.

Раз и навсегда избегайте ошибок планирования

Как сэкономить деньги на сменном графике (не быть еще одним RyanAir )

1. Планирование графиков смены скважины вперед

Время решает все. Например, вы можете сократить количество отсутствий и запросов об отсутствии, просто заранее предоставив сотрудникам графики работы . Больше времени на подготовку и смену смен дает сотрудникам гибкость, необходимую им для перемещения вещей в соответствии со своим графиком смены.

Предоставление каждому простора для планирования и корректировки также обязательно снизит частоту попыток поиска замены в последнюю минуту. Вы знаете, какой — тот, который съедает эти часы работы менеджера.

Легче сказать, чем сделать?

Конечно, планирование ротации сотрудников на две-три недели вперед может показаться сложной задачей. Однако наличие мобильного приложения, позволяющего сотрудникам заранее вводить свои предпочтения смены и просматривать запланированные и актуальные расписания на несколько недель вперед, помогает снизить общий стресс и напряжение, связанные с публикациями расписания в последнюю минуту.

Все дело в том, чтобы создавать распорядки и улучшать свой стиль работы. Как любой хороший бойскаут скажет вам, что если вы потратите время на подготовку сейчас, это сэкономит вам время позже и позволит вам попасть в канавку, где смены подготовлены заранее. Таким образом, даже если изменения наступят, а они наступят, вы будете к ним готовы.

Не говоря уже о том, что предсказуемый график делает ваших сотрудников счастливыми и заинтересованными в вашей организации. Они могут вести жизнь вне работы, а для работающих родителей это очень много значит. Предсказуемый график может означать, что ваши сотрудники решат остаться с вами намного дольше, решив, вероятно, самый большой недуг, связанный с почасовой оплатой труда — текучесть кадров .

Согласно исследованию CAP, стоимость замены сотрудника составляет около 16% от его годовой зарплаты. Поддержание предсказуемого графика может в конечном итоге сэкономить вам больше, чем просто кусок изменений, это может изменить правила игры для вашего бизнеса.

2. Скажите «нет» дежурному расписанию

Планирование дежурства — это практика, когда сотрудники просят позвонить до начала смены и проверить, действительно ли они нужны.Планирование сотрудников на смену, а затем отправка их домой, если смена медленная, — в лучшем случае сомнительная практика и на самом деле может стоить вам больше денег, чем сэкономить. Во многом связанное с вышеизложенным, графики должны быть предсказуемыми не только для менеджера, но и для сотрудника.

До недавнего времени большинство крупных розничных торговцев практиковали планирование дежурства по вызову, но из-за сильного давления со стороны регулирующих органов и общественности The Gap, A&F, Starbucks и другие пообещали прекратить дежурство по телефону. Однако это лишь малая часть истории.Они не говорят вам, что у них есть акционеры, о которых нужно думать, и если бы они могли получить большую прибыль при составлении графиков работы по требованию, они бы все равно это делали.

Реальная проблема заключается в том, что планирование по вызову не только плохо для PR, но и плохое решение растущей проблемы, которая представляет собой неоптимизированное планирование, которое в конечном итоге стоит вам денег из-за чрезмерного укомплектования штатов. Есть лучшие и более экономичные способы решения этой проблемы, но для этого от менеджеров требуется очень ориентироваться на данные и отслеживать все, что происходит в их бизнесе.

Быстрое планирование смены на ходу с Connecteam

Создавайте одноразовые или повторяющиеся смены, позволяйте сотрудникам принимать или отклонять смены. Возьмите под свой контроль настраиваемые параметры и различные инструменты, такие как чат, каталог в приложении, добавление заметок и многое другое.

3. Следите за сверхурочной работой

Оптимизированный график важен не только для предприятий розничной торговли, но и для других отраслей. Когда дело доходит до подрядчиков, деньги на ОТ. Существует распространенное заблуждение, что сверхурочные фактически ничего вам не стоят, поскольку все фиксированные накладные расходы уже учтены в стандартной 40-часовой рабочей неделе .Дополнительная оплата и расходы компенсируются, поскольку вы уже учли их как фиксированные накладные расходы.

Для того, чтобы это сработало, вы должны уметь назначать ставки своим клиентам, с одной стороны, и управлять производительностью своих сотрудников, с другой. Просто выполнить одно из двух может быть достаточно сложно. Если вы можете управлять и тем, и другим на постоянной основе, значит, вы поняли, что такое заключение контракта.

Для всех остальных людей это обычно происходит (пример любезно предоставлен WoodWeb):

Допустим, вы работаете по фиксированной цене и по какой-то причине вы отстаете на день не по своей вине и без штрафа (другими словами, вы отставали из-за чего-то вроде задержки из-за дождя, а не просто потому, что что-то заняло больше времени, чем обычно).

Будете ли вы работать в выходные, оплачивая своим сотрудникам ОТ, даже если вы рассчитывали работу по обычной ставке, просто для того, чтобы вы могли начать другую работу, которую вы ранее планировали начать в понедельник, и, следовательно, отложить ее начало до вторника? Ответ заключается в том, что вы работаете в выходные дни OT по обычной ставке (это промывка), но поскольку вы можете, то начинаете следующую работу вовремя, и вы не теряете ни одного рабочего дня.

Второй пример иллюстрирует, как вам нужно как можно точнее учитывать сверхурочные часы заранее, иначе это обойдется вам дорого: например, ваши накладные расходы основаны на 320 человеко-часах в месяц (2 человека в 40-часовой неделе в течение 1 месяца), и вы используете только 240 из этих часов, а 40 из этих 240 — сверхурочные.Другими словами, вы работаете со своими двумя мужчинами по 60 часов каждый в неделю 1 в соответствии с крайним сроком выполнения работы, затем вы отправляете их домой из-за отсутствия каких-либо дел в течение 2 и 3 недель, затем вы работаете их по 60 часов каждый на неделе 4. , опять же, исходя из крайнего срока работы, но, возможно, из-за отсутствия материалов или информации для начала в течение двух недель, которыми им нечего делать (это никогда не было бы так очевидно, но, чтобы проиллюстрировать мою точку зрения, я выбрал этот пример для простоты).

Для предприятий, которые предоставляют своим сотрудникам оплату сверхурочных, сверхурочные почти всегда становятся проблемой.Решение простое: просто откажитесь от OT . Если у вас есть сотрудники, которым необходимо работать больше обычных 40 часов в неделю, возможно, стоит потратить время на их получение наемными работниками. Перевод рабочих из числа имеющих право на сверхурочную работу на оплачиваемых служащих — тактика, используемая такими компаниями, как Walgreens.

4. Отвечайте быстро

Кошмарный сценарий: Половина сотрудников, которые должны открыть магазин завтра, заболели этим отвратительным гриппом, который распространялся вокруг.Или представьте себе счастливый и замечательный сценарий, когда ваш бизнес получает неожиданный положительный отзыв от звезды социальных сетей, а клиентов роится в . Обычно вы сходите с ума, паникуете, а затем звоните каждому сотруднику, возможно, предлагая им дополнительную оплату за смену в последнюю минуту.

В обоих случаях вам нужно реагировать быстро, если вы хотите иметь в запасе необходимую рабочую силу для бесперебойной работы. Неистовые телефонные звонки — вряд ли самый эффективный способ справиться с неожиданными изменениями в запланированном графике работы.В идеале, когда сотрудникам доступна смена для подачи претензий, они автоматически уведомляются и могут забрать ее, если они свободны и могут использовать дополнительную смену.

В разделе 1 мы уже упоминали о преимуществах привлечения ваших сотрудников и о том, как это положительно влияет на текучесть кадров. Технологии — также ваш друг, когда дело доходит до эффективного общения с вашими сотрудниками . Есть несколько инструментов, которые могут превратить кошмар общения в простой и эффективный процесс, даже если вам нужно обратиться к вспомогательному персоналу, выходящему за рамки ваших текущих оплачиваемых сотрудников.

5. Справедливое (и разумное) распределение смен

Людям трудно быть объективными. Таким образом, при планировании графика смен сотрудников на нас могут влиять привычки, которые мы выработали с течением времени. Некоторые сотрудники недовольны тем, что (они думают) вы играете в фаворитов. У других меньше смен или меньше возможностей сверхурочной работы.

Во многих случаях причина кроется в разнице в навыках и опыте. Вам нужен хотя бы один сотрудник, который может закрыть магазин в вечернюю смену, но это может быстро привести к тому, что одни и те же сотрудники будут выполнять эту роль ночь за ночью, что может быть хорошо или плохо.

Компьютеры не являются фаворитами. Просто настройте и вперед. Вы можете назначать сотрудникам «роли» и навыки, создавая идеальный график, учитывающий предпочтения сотрудников и потребности вашего бизнеса.

Если вы еще этого не сделали, приобретите программное обеспечение для составления списков, также известное как программное обеспечение для управления сменами, которое поможет вам оптимизировать ваши смены . Есть несколько хороших, которые не составит большого труда настроить и не опустошат ваши карманы.

6. Упростите распределение смен

Ручное изменение смены и свопы добавляют немало накладных расходов как для сотрудников, так и для менеджеров.Мы все видели, как это происходило: смена смены запрашивается или утверждается лично, но где-то по пути ее забывают или неправильно понимают.

Быстрый и эффективный процесс смены смен и утверждения может упростить задачу для всех, гарантируя, что каждая смена укомплектована людьми с необходимыми навыками и «ролями» .

Создайте идеальный график смены для своих сотрудников бесплатно

7. Как прогнозная аналитика помогает Менеджерам смен

Деталей посчитайте, спросите у любого сотрудника-менеджера.Недоукомплектованность персоналом означает, что ваши клиенты не получают того обслуживания, которого они заслуживают, а ваши сотрудники перегружают себя работой. Избыточный штат означает, что вы теряете деньги на ненужную заработную плату сотрудникам, которые стоят и мечтают улететь в отпуск (если рейсы не отменяются из-за нехватки персонала в авиакомпаниях). Вы должны понять это правильно.

Возможность учитывать все затраты и доходы за смену — вот что отличает хороших сменных менеджеров от великих. Прежде чем вы начнете думать о технологии, вам нужно знать, как вы хотите ее использовать.Как и в случае с персоналом, вы не хотите иметь дефицит или избыток запасов, все должно быть оптимизировано правильно. Но, и именно здесь вам нужно опереться, его нужно оптимизировать не для вчерашней смены, а для завтрашней и следующей смены.

Вам и вашим начальникам смены, руководителям проектов или мастерам необходимо уметь разбираться в статистике и предсказывать ваши будущие затраты и доходы.

Что такое прогнозная аналитика?

Проще говоря, в прогнозном моделировании для прогнозирования будущих результатов используются статистические данные, например история доходов по установке или выручка за обеденную смену.

Например, как подрядчик по ОВКВ, вы можете использовать прогностическую модель для анализа данных по всем вашим работам по установке воздуховодов за последний год, таких как стоимость запчастей, платежная ведомость, доход за отработанный час, и использовать эти данные для прогнозирования того, как стоимость вашей следующей работы по установке воздуховодов.

Что можно делать с помощью прогнозных моделей?
  • Займите рабочие места в растущих отраслевых сегментах, которые будут более прибыльными в будущем
  • Укомплектуйте свои кадры большим количеством высококвалифицированных сотрудников
  • Персонализируйте свои медленные смены
  • Точно спрогнозируйте расходы и доходы на работу / смену
  • Прогнозирование производительность ваших сотрудников
  • Прогнозируйте стоимость развития вашего бизнеса и прогнозируемую выручку
Три основных модели прогнозной аналитики для оптимизации смены

Существуют три основные модели прогнозирования, относящиеся к оптимизации смены:

  1. Модели предрасположенности — рассматривает существующие переменные для прогнозирования действий
  2. Кластерные модели — алгоритмически сортирует пользователей по сегментам на основе их поведения
  3. Совместная фильтрация — использует байесовские сети для анализа данных, скрытой семантики и других методов для поиска общих черт (если вы например The Godfather , вам понравится Scarface )

Большинство программных решений для планирования, которые предлагают модель оптимизации, работают с одной из этих моделей.Однако программное обеспечение для прогнозного планирования может быть очень дорогим, поэтому, если вы хотите сэкономить немного денег и узнать что-то новое, вы можете узнать больше о том, как использовать каждую модель, нажав на ссылки выше.

8. Откажитесь от бумаги, перейдите на программное обеспечение

Вышеупомянутые шаги по оптимизации расписания сотрудников требуют от вас использования технологий и выхода за рамки устаревших бумажных таблиц и ненадежных электронных таблиц. Благодаря гибким и удобным программным решениям для составления расписаний, доступным предприятиям любого размера, у вас действительно нет причин продолжать использовать устаревшие методы составления расписания смен в 2018 году.Фактически, переход на приложение для планирования смен обязательно сэкономит вам больше денег, чем может стоить программное обеспечение.

А бумага? Из него еще можно делать бумажные самолетики и отправлять их в офис без пилота. Потому что, в отличие от RyanAir, вам не нужно управлять списком из тысяч пилотов, каждый из которых хочет взять отпуск на каникулы. А если ваши сотрудники не особо разбираются в технологиях, вот полезное руководство, которое может помочь.

Итог по оптимизации графика смены сотрудников

Если вы похожи на нашего среднего менеджера из прежних времен, вы, вероятно, потратите немало времени на составление графика смены.Но это еще не все. А как насчет смены мест? планирование изменений? Представьте, что могли бы сделать вы и ваша команда, если бы вы могли сделать планирование не отстойным! Что, если бы я сказал вам, что вы можете сделать это, снизив при этом расходы, связанные с незапланированным отсутствием, а также расходы на недоукомплектованность и избыток кадров.

  1. Планирование графиков смены на будущее
  2. Скажите «нет» графику дежурства
  3. Следите за сверхурочными работами
  4. Отвечайте быстро
  5. Справедливое (и умное) распределение смен
  6. Упростите распределение смен
  7. Как прогнозная аналитика помогает руководителям смен
  8. Откажитесь от бумаги, перейдите на программное обеспечение

Приложение для планирования смен № 1

Connecteam предлагает лучшее на рынке универсальное приложение для планирования смен и управления сотрудниками, так что вы можете легко управлять всеми своими сотрудниками из одного места — с мобильного телефона, даже в дороге.

Оптимизация трудовых ресурсов: что это такое и как это влияет на ваш успех

Готовы ли вы сократить расходы и повысить производительность своего бизнеса? Включите методы оптимизации рабочей силы в свой рабочий процесс.

Когда вы улучшаете то, как ваша команда работает в рамках вашего бизнеса, вы, по сути, работаете умнее, а не усерднее, для достижения тех же результатов. Это может иметь существенное и далеко идущее влияние на успех вашей организации.

В этой статье мы познакомим вас с возможностями оптимизации рабочей силы и покажем, как начать использовать ее в своем бизнесе.

Что такое оптимизация персонала?

Оптимизация трудовых ресурсов (WFO) — это набор стратегий, которые помогут вам автоматизировать основные процессы, поддерживать видимость данных, соблюдать правовые нормы и решать бизнес-проблемы, связанные с вашим персоналом.

WFO включает в себя анализ данных, относящихся к каждому отделу вашего бизнеса — от HR до ИТ и не только, — а затем оптимизацию этих отделов для улучшения работы вашей компании.

Как интегрированная система, оптимизация персонала позволяет сбалансировать ряд критических переменных в рамках вашего бизнеса, в том числе:

  • Удовлетворенность клиентов
  • Планирование рабочей силы
  • Операционные расходы
  • Уровни обслуживания
  • Показатели производительности

Когда это Если факторы совпадают, ваш бизнес будет работать более эффективно, ваша команда станет более эффективной и результативной, и вы сможете масштабировать свою деятельность (вверх или вниз), чтобы управлять потребностями ваших клиентов.

Как это возможно? С помощью данных и аналитики. Оптимизация персонала предоставляет исчерпывающую информацию о том, как работает ваш бизнес.

Полученное понимание поможет вам предсказать потребности в персонале, составить точное расписание сотрудников и сопоставить навыки с должностями в вашей организации.

Преимущества этого типа «глубокого погружения» в цифры, лежащие в основе вашего бизнеса, многочисленны и могут повлиять на ваш успех к лучшему.

Как оптимизация персонала влияет на успех?

1) Улучшает обслуживание клиентов

В рамках бизнеса существует прямая связь между удовлетворением ваших клиентов и успехом, которого вы достигнете.Если один идет вверх, то и другой.

Когда вы адаптируете свой персонал к требованиям своей клиентской базы (то есть, нужное количество членов команды для обработки большого количества контактов), ваше обслуживание клиентов также улучшится.

2) Снижает риск несоблюдения требований

Большая часть оптимизации рабочей силы связана с соблюдением местных, государственных и федеральных законов о занятости.

Если вы соблюдаете все законы, правила и постановления (например, платежную ведомость, сверхурочную работу, рабочее время), вы избегаете штрафов и проблем, связанных с несоблюдением.

3) Снижает затраты на рабочую силу

Рабочая сила — одна из самых больших затрат, с которой приходится сталкиваться вашему бизнесу. Оптимизируя свой персонал, вы можете получить больший контроль как над тем, как работают ваши сотрудники, так и над затратами, связанными с этой деятельностью.

Это может иметь огромное влияние на чистую прибыль вашего бизнеса и конечный успех вашей компании.

4) Повышает продуктивность и эффективность сотрудников

Поддержание высокой производительности и эффективности вашей команды является проблемой даже для самых успешных предприятий.

Оптимизация рабочей силы упрощает эту задачу с помощью аналитики и понимания того, как ваш бизнес и ваши сотрудники работают на ежедневной, еженедельной, ежемесячной и ежегодной основе.

5) Повышает видимость

При наличии достаточного количества времени оптимизация рабочей силы дает дополнительное преимущество в виде увеличения видимости вашего бизнеса среди других предприятий и общественности в целом.

Когда ваш бизнес становится известен как организация, которая ценит своих сотрудников и расширяет их возможности, информация распространяется без каких-либо дополнительных усилий с вашей стороны

Результатом этой дополнительной видимости является хорошая репутация, которая может привести к другим, более разнообразным дивидендам в будущем .

6) Повышает лояльность клиентов

При наличии эффективной программы оптимизации персонала обслуживание клиентов и производительность труда резко улучшаются. Это имеет дополнительный, но не менее важный эффект повышения лояльности клиентов к вашему бизнесу.

Лояльность клиентов — это мера готовности потребителя к повторному сотрудничеству с вашей компанией или брендом.

Определяющие характеристики лояльности клиентов включают:

  • Сложно повлиять на доступность или цены других брендов
  • Готовность платить больше за знакомый продукт или услугу
  • Предоставить отзыв о том, как улучшить продукты или услуги
  • Готовность к попробуйте другие продукты или услуги того же предприятия.
  • . Понимание того, когда возникают проблемы.
  • . Отсутствие активного поиска другого бренда.
  • .
  • . черты характера, результаты оптимизации рабочей силы часто приводят к улучшению по крайней мере на одно или два у большинства людей.

    7) Обеспечивает понимание производительности сотрудников

    Оптимизация рабочей силы дает вам лучшее понимание того, как ваша команда работает вместе, включая вовлеченность, командную работу и сплоченность, чтобы вы могли более точно измерить производительность сотрудников.

    Когда вы поймете, как работает каждый член вашей команды и как они работают вместе, вы сможете реализовать процедуры, которые поднимут продуктивность на новый уровень.

    Вы также можете использовать данные, собранные с помощью WFO, для улучшения процесса проверки эффективности.Ваши оценки будут в большей степени адаптированы к конкретному человеку и более репрезентативны в отношении того, что они могут сделать для улучшения своей работы.

    8) Оптимизация управления проектами

    Еще одним преимуществом WFO является упрощенное управление проектами. Это выходит за рамки простой производительности сотрудников и включает в себя все: от планирования и подготовки до времени выполнения задачи и всего, что между ними.

    Все это вместе дает вам чрезвычайно точное представление о проекте, над которым вы работаете.Хотя ваша команда могла завершить проект вовремя, был ли он успешным в отношении других переменных, таких как отработанные часы, потраченные деньги и затраченные ресурсы?

    Данные из отчетов WFO могут ответить на эти вопросы.

    Когда вы знаете, в чем заключается истинный успех проекта, вы можете сосредоточить усилия своих сотрудников в этом направлении на более регулярной основе.

    9) Привлекает лучших специалистов

    Поиск лучших членов команды имеет решающее значение для успеха вашей компании. Оптимизация персонала может помочь.

    Он не только помогает вам точно определить, какие навыки необходимы вашему бизнесу, но и со временем привлекает в вашу организацию самых талантливых специалистов.

    Этот процесс очень похож на то, как WFO увеличивает известность общественности. Однако в этом случае репутация, которую вы создаете, принадлежит потенциальным сотрудникам.

    Для получения дополнительной информации о найме и удержании высокопотенциальных и высокопроизводительных сотрудников ознакомьтесь с этими статьями в блоге Sling:

    10) Делает возможным SHRM

    Многие системы в вашем бизнесе рекурсивно дополняют друг друга. манера.Оптимизация персонала и стратегическое управление человеческими ресурсами (сокращенно SHRM) являются яркими примерами.

    Если вы не знакомы со стратегическим управлением человеческими ресурсами, это целостный подход к созданию лучшей команды для роста и успеха вашего бизнеса.

    Он выводит практику набора, найма, адаптации, обучения и развития на новый уровень за счет найма и обучения сотрудников в соответствии с целями бизнеса и заявлением о видении, заявлении о миссии и стратегиями организации, которыми они руководствуются.

    WFO делает возможным такой тип стратегического планирования. Аналогичным образом — рекурсивным способом, упомянутым выше — эффективная система SHRM делает возможной лучшую оптимизацию персонала. Две системы подпитывают и подпитывают друг друга.

    Внедрение программы WFO в вашем бизнесе открывает двери для множества передовых методов ведения бизнеса, которые могут вывести вашу компанию на новый уровень.

    Это лишь некоторые из множества способов, которыми управление персоналом и его оптимизация будут способствовать успеху вашего бизнеса.Теперь, когда вы понимаете, почему, давайте обратим внимание на то, как.

    Лучшие практики оптимизации трудовых ресурсов

    1) Привлечение сотрудников, менеджеров и владельцев

    Оптимизация трудовых ресурсов работает только тогда, когда все в вашей организации — от сотрудников до менеджеров до владельцев — вовлечены в реализацию процесса.

    Оптимизация персонала принимает разные формы и зависит от вашей уникальной операционной модели. Решения, которые вы выполняете, напрямую влияют на вашу команду, поэтому вы не хотите делать выбор на более высоких уровнях только для того, чтобы расстроить или запутать ваших сотрудников.

    2) Реализация решения для планирования

    Важной частью управления вашей рабочей силой (и ее оптимизации к лучшему) является использование лучших инструментов для оптимизации и совершенствования вашего планирования.

    Создание наилучшего возможного расписания позволяет сопоставить навыки членов вашей команды с конкретными должностями в вашей организации. Когда это происходит, ваши сотрудники довольны, клиенты довольны, и все идет гладко.

    Например, набор инструментов управления персоналом Sling имеет встроенный A.I. предлагает предложения и предупреждения, которые помогут вам составить правильный график в соответствии с вашими потребностями.

    3) Сосредоточьте внимание участников группы с помощью назначений задач

    Один из лучших способов оптимизировать работу вашей команды — помочь им сосредоточиться на своих задачах.

    Любое программное обеспечение для оптимизации рабочей силы должно иметь «Список дел», к которому менеджеры и сотрудники могут получить доступ, чтобы увидеть, что нужно делать дальше. Например, список задач

    Sling даже позволяет вам устанавливать сроки выполнения, получать напоминания по мере приближения крайних сроков и следить за общим ходом выполнения задач.

    4) Включите программное обеспечение для учета рабочего времени и учета рабочего времени

    Прошли те времена, когда бумажные табели учета рабочего времени, кражи времени и даже фиксированные терминалы приходили / уходили.

    Современное программное обеспечение для учета рабочего времени и посещаемости теперь доступно в облаке для всех членов вашей команды, к которым они могут получить доступ, где и когда они им понадобятся.

    Приложение Sling, например, превращает любой компьютер, планшет или смартфон в часы, чтобы ваши сотрудники могли приходить и уходить в любое удобное для них время.

    Sling даже позволяет устанавливать ограничения (например,g., сколько минут до и после смены сотрудники могут приходить или уходить) и геозоны, чтобы ваши сотрудники не могли приходить, если они не находятся в помещении.

    5) Улучшение коммуникации

    Коммуникация лежит в основе процесса оптимизации рабочей силы. Независимо от того, разговариваете ли вы с членами своей команды лично, отправляете сообщения по электронной почте или мгновенно отправляете им сообщения об обновлениях и изменениях политики, вам нужна структура связи.

    Если вы плохо общаетесь на регулярной основе, вам будет трудно своевременно передавать информацию тем, кто в ней больше всего нуждается.

    Лучшее программное обеспечение для управления командой (например, Sling) позволяет эффективно общаться с единой платформы без необходимости использования сторонних надстроек. С помощью Sling вы можете отправлять сообщения группам, отдельным лицам и даже местам, чтобы держать всех в курсе.

    А с помощью уникальной функции ленты новостей Sling вы можете публиковать обновления, файлы, изображения и видео, чтобы сделать всю информацию о вашей компании доступной для всех.

    6) Внедрение управления задачами команды

    Большая часть оптимизации персонала вращается вокруг того, чтобы ваша команда продолжала выполнять задачи.Вот тут-то и появляется управление командными задачами.

    Управление командными задачами — это процесс направления, организации и выполнения как небольших задач, так и крупных проектов до их завершения.

    Это часто включает:

    • Планирование
    • Тестирование
    • Отслеживание
    • Отчетность
    • Обеспечение соблюдения сроков
    • Интеграция зависимостей задач
    • Создание приоритетов
    • Управление временем выполнения задачи

    В некотором смысле командное управление задачами выглядит как и две другие распространенные бизнес-практики: простой список дел и управление проектами.Однако на практике эти три вида деятельности сильно различаются.

    Список дел — это простой способ информировать сотрудников о том, что нужно сделать в любой день, и он служит для того, чтобы все, включая вас, были организованы и двигались в правильном направлении.

    На другом конце шкалы, управление проектами сосредотачивается на этапах, через которые проходит крупномасштабное предприятие, и усилиях команды, стоящих за ним.

    Управление командными задачами находится где-то посередине. Он фокусируется на отдельных задачах, которые необходимо выполнить для обеспечения бесперебойной работы проекта или бизнеса, а не просто напоминать вам о необходимости заправить копировальный аппарат, когда закончится бумага.

    Программное обеспечение для оптимизации персонала Sling предлагает интегрированные функции управления командными задачами, которые помогут вам управлять отдельными людьми, командами и проектами, чтобы вы могли уточнить обязанности и убедиться, что все сосредоточены на достижении поставленных целей.

    7) Отслеживание заработной платы и льгот в цифровом виде

    Расчет и согласование заработной платы и льгот вручную чрезвычайно сложно и требует много времени. Но в наше время специализированных приложений на все случаи жизни это не обязательно.

    Встроенные в Sling функции затрат на рабочую силу и отчетности — это инструмент, который поможет вам снова упростить отслеживание заработной платы и льгот.

    Программное обеспечение Sling для управления персоналом автоматизирует и оптимизирует многие этапы процесса, так что оплата труда ваших сотрудников требует меньше времени и усилий, чем раньше.

    Sling, например, предоставляет настраиваемые отчеты с информацией, которая подготавливает ваш бизнес как к немедленному администрированию заработной платы, так и к налогам, которые поступают в конце финансового года.

    Инструменты, включенные в наше программное обеспечение WFO, также дают вам больше возможностей, когда дело доходит до скорости, с которой вы управляете своей заработной платой и льготами. Sling включает в себя полезные функции, такие как немедленные выплаты в конце смены и возможность синхронизировать табели учета рабочего времени с платежной ведомостью.

    Sling даже позволяет вам управлять дополнительными льготами, такими как оплачиваемый отпуск (PTO), остатки отпусков и банковское время, одним нажатием кнопки или щелчком мыши.

    8) Анализируйте данные для прогнозирования тенденций в области занятости

    Как мы упоминали ранее, затраты на рабочую силу являются одними из самых больших расходов, с которыми, вероятно, придется столкнуться вашему бизнесу.

    А поскольку вы не можете управлять тем, что не измеряете, инструменты оптимизации рабочей силы Sling дают вам возможность прогнозировать тенденции и оптимизировать затраты на рабочую силу.

    Sling даже позволяет вам устанавливать заработную плату для каждого сотрудника или должности и видеть в реальном времени, сколько будет стоить каждая запланированная вами смена.

    Возможность видеть затраты на рабочую силу при составлении расписания помогает отслеживать бюджет на рабочую силу и упрощает получение значительной экономии, более широкой прибыли и увеличения прибыли.

    Вы даже можете определить и избежать возможной сверхурочной работы и просмотреть труд как процент от продаж, чтобы вы точно знали, куда уходят ваши деньги.

    9) Бюджет для лучшей прибыли

    Благодаря возможности прогнозирования, присущей программному обеспечению оптимизации рабочей силы Sling, вы можете более точно планировать свои самые большие расходы, такие как сырье, новое оборудование и технологии.

    Инструменты Sling предоставляют вам необработанные данные об аспектах вашего бизнеса, которые в прошлом могли быть непонятными и запутанными.

    Информация, которую вы собираете с помощью инструментов WFO, проливает свет на темные уголки вашего бизнеса, где ваше управление капиталом могло быть неудачным или неудачным.

    Это позволяет более точно составлять бюджет, что, в свою очередь, помогает вам сэкономить и перенаправить столь необходимые средства в другие части вашего бизнеса.

    Управляйте своей командой и оптимизируйте ее с помощью Sling

    В качестве универсального решения, которое поможет вам улучшить управление персоналом и оптимизацию, включите набор инструментов Sling в свой рабочий процесс.

    Функции включают:

    • Мощное и интуитивно понятное планирование
    • Комплексное отслеживание времени (с геозонами)
    • Динамическая отчетность
    • Обработка заработной платы, экономящая время
    • Настраиваемая связь (например, для конкретного местоположения или для всей группы)
    • Эффективное бюджетирование
    • Оптимизация производственных затрат на рабочую силу
    • Полезный контроль сверхурочных
    • И многое другое…

    Добавьте к этому встроенный искусственный интеллект, и вы получите чрезвычайно полезный и гибкий набор инструментов, которые помогут вам контролировать свои команда, улучшите взаимодействие и улучшите методы своей работы.

    Итак, выведите оптимизацию своей рабочей силы на новый уровень с помощью Sling — полного пакета управления персоналом. Попробуйте Sling бесплатно и узнайте, насколько легко оптимизировать свои операции и поддерживать бизнес на пути к успеху.

    Чтобы получить дополнительные ресурсы, которые помогут вам лучше управлять своим бизнесом, организовать и составить расписание своей команды, а также отслеживать и рассчитывать затраты на рабочую силу, посетите GetSling.com сегодня.

    Считаете статью полезной? Поделитесь с другими:

    Полное руководство по оптимизации рабочей силы для вашей организации

    Неэффективные внутренние процессы обходятся компаниям до 30 процентов их годового дохода.

    Ненужная бумажная волокита и встречи — две другие потери времени и денег.

    Эти три задачи возглавляют список всех отраслей. Вместе они лишают компании их конкурентоспособности и потенциала роста.

    К счастью, так быть не должно. Продолжайте читать, чтобы узнать, как оптимизация персонала может помочь вашей компании сегодня.

    Что такое оптимизация персонала?

    Оптимизация трудовых ресурсов (WFO) — мощная бизнес-стратегия.Он основан на идеях:

    • Информация о привлечении средств
    • Максимальное повышение эффективности сотрудников и систем
    • Уравновешивание ключевых факторов и результатов
    • Работаем «умнее»

    Это может помочь думать о WFO как о бизнес-эквиваленте достижения гомеостаза. Когда ваше тело гомеостатически сбалансировано, жизнь прекрасна. Вы чувствуете себя потрясающе. Вы никогда не заболеете. Вы можете справиться с любыми физическими и психологическими проблемами, которые бросает вам жизнь.

    Оптимизация персонала работает точно так же.WFO идеально согласовывает ваши затраты, планирование и уровень удовлетворенности клиентов. Ваша компания работает без сбоев. Все плавно течет. У вас есть все ресурсы, необходимые для роста.

    Ядро оптимизации персонала:

    • Знать свой бизнес до мельчайших деталей
    • Точная настройка вашей деятельности для достижения конкретных целей
    • Оптимизация и улучшение потока информации и работы внутри вашей компании
    • Снижение риска потерь и ошибок
    • Расширение прав и возможностей сотрудников для наилучшего выполнения работы

    Для кого это?

    WFO был первоначально разработан и предназначен для использования в крупных call-центрах.Однако он применяется во всех отраслях благодаря универсальности его принципов и стратегий.

    По мере роста популярности и репутации WFO становится все более распространенным в таких разнообразных отраслях, как:

    • Производство
    • Розничная торговля
    • Финансовые услуги
    • Электроника
    • Промышленное производство пищевых продуктов
    • Товарное производство

    Практически каждая компания и отрасль могут получить выгоду от внедрения WFO.

    Преимущества оптимизации персонала

    Оптимизация рабочей силы предлагает бесконечный список преимуществ. Большинство из этих преимуществ попадают в несколько всеобъемлющих категорий.

    Повышенная эффективность и экономия средств

    Практика оптимизации рабочей силы устраняет отходы. Они сократили потраченное впустую время, материалы и труд.

    Компании могут добиться увеличения производительности до 30 процентов за счет:

    • Запуск новых процессов
    • Использование нового программного обеспечения
    • Оптимизация потока информации

    Эти стратегии позволяют компаниям увеличивать свои доходы без новой инфраструктуры.Большинство компаний также видят экономию за счет:

    • Снижение затрат на подбор персонала
    • Снижение оборотных расходов
    • Падение прочих касательных затрат

    Снижение проблем с соблюдением требований

    В компаниях, оптимизированных для персонала, возможности недопонимания и ошибок сведены к минимуму.

    Это снижает вероятность нарушения нормативных требований. Это также позволяет компаниям быстро распознавать и исправлять проблемы, если они возникнут.

    Повышенное соответствие имеет множество преимуществ. Это избавляет компании от уплаты дорогостоящих штрафов. Это укрепляет их репутацию в отрасли и среди клиентов. Это также улучшает их положение с наблюдателями за соблюдением требований.

    Сотрудники, наделенные полномочиями

    Реализация стратегий WFO расширяет возможности сотрудников. Сотрудники оснащены необходимыми инструментами, ресурсами, знаниями и процессами.

    По мере того, как уровень удовлетворенности сотрудников стремительно растет, растет и репутация компании как прекрасного места для работы.Компании могут использовать и то, и другое для привлечения, найма и удержания лучших талантов в своей отрасли.

    Улучшение обслуживания и удержания клиентов

    Оптимизация персонала напрямую ведет к более высокому уровню удовлетворенности клиентов. Оптимизированные процессы делают компании более эффективными и гибкими.

    Это позволяет быстро реагировать на клиентов и их потребности. Улучшенный информационный поток позволяет компаниям:

    • Быстрое выявление жалоб клиентов
    • Примите меры по их более быстрому разрешению
    • Более эффективное реагирование на потребности клиентов

    Счастливые, наделенные полномочиями сотрудники предлагают более качественное обслуживание клиентов, зачастую выходя за рамки возможностей.Довольные клиенты становятся лояльными и постоянными клиентами и рекомендуют компанию другим.

    Ключевые термины

    Чтобы полностью понять оптимизацию рабочей силы, может быть полезно понять несколько ключевых терминов, используемых в этом контексте.

    Оптимизация

    Один из наиболее распространенных вопросов, которые менеджеры задают при первом знакомстве с WFO: «Что конкретно означает оптимизация?»

    Если вы посмотрите определение оптимизации в словаре, оно скажет вам, что это слово означает «наилучшим образом или наиболее эффективно использовать» что-либо.

    Для целей WFO эксперты определяют оптимизированные рабочие места как рабочие места, которые максимизируют свои оценки удовлетворенности клиентов, одновременно минимизируя свои затраты.

    Важно отметить, однако, что в этом контексте эксперты также рассматривают «оптимизированный» как означающий, что компании полностью инвестировали в правильные инструменты и технологии для надлежащей поддержки своих процессов и сотрудников.

    Затраты сводятся к минимуму только до тех пор, пока эти важные опоры остаются на своих местах, а не до такой степени, что они теряются.

    Персонал

    Согласно WFO, эксперты понимают под рабочей силой всех без исключения сотрудников, которых компания может нанять. Это включает в себя не только штатных сотрудников компании, работающих полный или неполный рабочий день, но также:

    Стратегии оптимизации персонала

    Существует множество стратегий и подстратегий WFO. Основные практики включают:

    • Начиная с заказчика
    • Информация о привлечении средств
    • Инвестиции и расширение возможностей ваших сотрудников
    • Реструктуризация внутренних процессов для повышения эффективности

    Стратегия 1. Начни с клиента

    Если определение оптимизации — достижение максимального удовлетворения клиентов при минимально возможных затратах, имеет смысл начать с понимания того, что делает клиентов счастливыми.

    Таким образом, первый шаг в WFO — это проанализировать ваши оценки удовлетворенности клиентов.

    В частности, вам необходимо определить, что мешает вам достичь 100-процентного уровня удовлетворенности клиентов.

    На этом этапе важно не фильтровать информацию через существующие ожидания, привычки и мнения. Посмотрите на свой продукт или услугу глазами клиентов и составьте объективный список проблем или болевых точек по мере их возникновения. Это может включать, среди прочего:

    • Согласованность
    • Своевременность доставки
    • Отсутствие опций
    • Недостаточно отзывчивый персонал по обслуживанию клиентов
    • Сложные в использовании интерфейсы обслуживания клиентов

    Вы можете собрать эту информацию из существующих отзывов клиентов или получить свежие отзывы с помощью опросов или других методов.Получив информацию, вы готовы к Стратегии 2.

    Стратегия 2: Информация о кредитном плече

    Что означает использование информации? На что это похоже?

    Первый шаг — по-настоящему понять свои операции. Это предполагает идентификацию:

    • Что не работает
    • Неэффективность, отнимающая у вас время и деньги
    • Где возникают препятствия или задержки в ваших процессах или системах
    • Существующие пробелы в коммуникации
    • Области, где вы не можете удовлетворить своих клиентов
    • Случаи, когда вы не можете привлечь своих сотрудников

    Часто компаниям выгодно привлечь опытных третьих лиц для помощи в этой части процесса.

    Эти компании часто имеют в своем распоряжении сложные аналитические инструменты и программное обеспечение, которые могут ускорить процесс детализации груды информации, чтобы добраться до основных проблем. Они также обладают навыками создания визуальных справок, которые необходимы руководителям компаний для четкой визуализации и концептуализации результатов.

    Независимо от того, получаете ли вы помощь или делаете это в одиночку, вы хотите достичь точки, в которой вы сможете полностью увидеть свои возможности для улучшения и их влияние.Это даст вам возможность принимать разумные и обоснованные решения.

    Стратегия 3. Инвестируйте в своих сотрудников и расширяйте их возможности

    Ваши сотрудники — это то, что заставляет вашу компанию работать. Если они не работают с максимальной эффективностью, ваш бизнес тоже.

    Однако создание сильной рабочей силы — это многоэтапный процесс, и каждый шаг на счету. Оптимизация вашей рабочей силы включает в себя поиск нужных людей, их привлечение и инвестирование в их успех.

    Найдите подходящих талантов и привлекайте их

    Америка испытывает нехватку квалифицированной рабочей силы. Найти и удержать талантливых специалистов еще никогда не было так сложно и важно.

    Однако, как обнаруживают многие компании, это не та проблема, которую они могут решить, вкладывая в нее деньги. Исследования показывают, что сегодня лояльность сотрудников покупается за счет расширения прав и возможностей.

    Чтобы найти и удержать лучших сотрудников, компании должны вооружить их навыками, свободой и инструментами, необходимыми для выполнения их работы.

    Это приносит большие дивиденды. Вовлеченные сотрудники приносят на 20 процентов больше продаж и неизменно вызывают на 10 процентов больше удовлетворенности клиентов, чем их незанятые коллеги. Это может принести работодателям огромную прибыль.

    Инвестируйте в свой успех

    Даже самые лучшие и наиболее заинтересованные сотрудники не могут выкладываться на полную, если им со всех сторон мешает и мешает нехватка жизненно важных ресурсов.

    Используйте уроки, которые вы извлекли из подробной информации, доступной вам после реализации Стратегии 1, чтобы определить, что действительно нужно вашим сотрудникам.

    Это может включать такие вещи, как новое оборудование, программное обеспечение или новое или расширенное обучение.

    Держите их в курсе и дайте им голос

    Отсутствие связи со своими сотрудниками или плохое общение с ними — распространенная, но невероятно дорогостоящая ошибка. Это напрасно тратит время и силы, способствует недоверию и разобщению и даже может заставить хороших сотрудников покинуть вашу компанию.

    Ожидается, что в рамках реализации WFO:

    • Привлекайте сотрудников к обсуждению WFO с самого начала
    • Проактивно устранять их опасения по поводу воздействия предстоящих изменений на их рабочие места и безопасность работы
    • Держите их в курсе на каждом этапе
    • Честно прислушивайтесь к их отзывам и встраивайте их в свои информационные системы
    • Обучать менеджеров и сотрудников более эффективным стилям, методам и процессам общения
    • Инвестируйте в технологии и инструменты, которые упрощают и улучшают общение между сотрудниками на всех уровнях, как внутри, так и между отделами

    Стратегия 4: Реструктуризация для повышения эффективности

    Последний шаг в оптимизации рабочей силы — это реструктуризация ваших процессов для устранения существующей неэффективности и достижения новой эффективности.Обычно это включает комбинацию подстратегий.

    Автоматика

    Почти каждая компания, которая занимается WFO, найдет возможность и потребность автоматизировать стандартные повторяющиеся задачи на своих рабочих местах. Общие примеры включают:

    • Планирование
    • Учет посещаемости и рабочего времени сотрудников
    • Задание

    Оптимизация трудовых ресурсов требует от компаний мыслить нестандартно, исходя из своих «унаследованных» систем.«Больше нецелесообразно продолжать использовать менее эффективную систему просто потому, что это то, что вы всегда делали. Инвестиции в новые, более эффективные системы обеспечат огромную экономию средств в долгосрочной перспективе.

    Автоматизированные системы также могут обеспечивать постоянную обратную связь. Это дает компаниям возможность использовать дополнительную и актуальную информацию. Это очень важно для последующих итераций и уточнений.

    Изменение рабочего процесса

    Компаниям, участвующим в WFO, следует ожидать изменения своих рабочих процессов и расписания.

    Оптимизация рабочей силы позволяет компаниям точно видеть, что им нужно, когда и где им это нужно. Это позволяет им добавлять нужных людей в нужные места именно тогда, когда это необходимо.

    Этот уровень проницательности, точности и маневренности меняет все.

    Компании обычно видят:

    • Новые шаблоны расписания
    • Новый процесс распределения задач внутри и между отделами и сменами
    • Различные сроки и временные рамки от начала до конца
    • Смена прежних ролей, обязанностей и взаимодействия

    Сочетание новых технологий с новыми рабочими процессами необходимо для достижения полного успеха в WFO.

    AI

    В рамках реструктуризации некоторые компании могут даже перейти на ИИ. Интеграция систем искусственного интеллекта (ИИ) с вашими человеческими ресурсами может иметь большое значение.

    AI часто можно поручить рутинным, неприоритетным задачам. Это позволяет вам направлять квалифицированных рабочих на выполнение более важных задач.

    «Чат-боты» AI — отличный тому пример. Боты часто могут справляться с регулярными низкоуровневыми запросами клиентов, например, с тем, где найти информацию на вашем веб-сайте.

    Поскольку чат-боты могут помочь нескольким клиентам одновременно, это дает дополнительные преимущества. Это освобождает время рабочих и сокращает время ожидания клиентов.

    AI также является идеальным помощником для клиентов первой линии для запросов по телефону и электронной почте. Их можно запрограммировать так, чтобы они задавали несколько предварительных вопросов. Тогда они смогут точно и надежно доставить клиентов в нужное место.

    Это экономит время сотрудников и предотвращает разочарование клиентов.

    Начать знакомство с WFO сегодня

    Начните изучать, как оптимизация персонала может повысить вашу эффективность, репутацию и доход уже сегодня.Позвоните экспертам и позвольте им начать помогать вам прямо сейчас, потому что сейчас самое лучшее время для изменения вашего рабочего процесса и персонала для достижения максимальной эффективности.

    10 советов по освоению тайм-менеджмента на работе

    Время чтения: около 9 минут

    Автор: Lucid Content Team

    Мы все испытали трудности, связанные с тайм-менеджментом на работе. Вы просыпаетесь с надеждой и оптимизмом — вы не только уложитесь в срок, но и пойдете в спортзал, чтобы приготовить здоровую домашнюю еду.

    Тогда жизнь случается. Вы уезжаете поздно, попадаете в пробку и приходите к своему столу, уже разочаровавшись в этом мире. Садясь, наконец, закончить проект, который откладывал неделями, вы понимаете, что у вас встречи подряд до полудня — и да, вы уже опаздываете на первую. Вы, наконец, покидаете последнюю встречу и начинаете перебирать электронные письма, когда вас втягивают в встречу с вице-президентом. У него есть для вас последний запрос. «Это займет всего час», — говорит он.Попробуйте три.

    Хорошая новость заключается в том, что есть способы вернуть себе эти, казалось бы, неуловимые потерянные часы дня. Все дело в управлении личным временем — управляйте своим временем, а не позволяйте ему управлять вами. У нас есть десять советов по организации рабочего времени, которые помогут вам начать работу.

    1. Определите, как вы в настоящее время проводите свое время.

    Если вы собираетесь оптимизировать свое личное время, вам сначала нужно выяснить, куда идет время. Старайтесь старательно записывать свое время в течение недели, отслеживая свою повседневную деятельность.Этот аудит поможет вам:

    • Определить, сколько вы реально можете сделать за день.
    • Определите временные отстойники.
    • Сосредоточьтесь на деятельности, приносящей наибольшую отдачу.

    Когда вы проведете этот временной аудит, станет довольно ясно, сколько вашего времени тратится на непродуктивные мысли, разговоры и действия.
    Вы получите более точное представление о том, сколько времени у вас уходит на выполнение определенных типов задач (что будет очень полезно для выполнения в дальнейшем).Это упражнение также может помочь вам определить время дня, когда вы наиболее продуктивны — таким образом, вы будете знать, когда работать над своими проектами, требующими наибольшего внимания и творчества.

    2. Составьте распорядок дня — и придерживайтесь его.

    Ежедневное расписание (Щелкните изображение, чтобы изменить его в Интернете)

    Этот шаг абсолютно необходим для обучения тому, как управлять временем на работе. Даже не пытайтесь начать свой день без составленного списка дел. Перед тем, как уйти с работы на день, составьте список самых актуальных задач на следующий день.Этот шаг позволяет вам приступить к работе, как только вы приедете в офис.

    Если вы все изложите на бумаге, вы не будете лежать по ночам без сна, ворочая и перекладывая дела, которые крутятся у вас в голове. Вместо этого ваше подсознание работает над вашими планами, пока вы спите, а это значит, что вы можете просыпаться утром с новыми идеями для рабочего дня.

    Если вы не можете сделать это накануне, обязательно составьте свой список утром. Вы обнаружите, что время, которое вы тратите на создание четкого плана, ничто по сравнению с временем, которое вы потеряете, переключаясь между задачами, когда у вас нет такого плана.

    Узнайте, как создать расписание управления временем, которое будет работать на вас.

    Узнать больше

    3. Разумно расставляйте приоритеты.

    Когда вы составляете свой список дел, расстановка приоритетов является ключом к успешному управлению временем на работе. Начните с устранения задач, которые вам вообще не следует выполнять. Затем определите три или четыре наиболее важных задачи и сделайте их первыми — так вы убедитесь, что выполнили самое необходимое.

    Оцените свой список дел и убедитесь, что вы организовали его исходя из важности задачи, а не ее срочности.Важные обязанности способствуют достижению ваших целей, тогда как срочные обязанности требуют немедленного внимания и связаны с достижением чьих-то целей. Мы склонны позволять срочному преобладать, когда нам действительно нужно сосредоточиться на деятельности, которая поддерживает наши бизнес-цели.

    Чтобы избежать этой ловушки, воспользуйтесь одним из советов по управлению рабочим временем, которые можно найти в книге Стивена Кови Первые дела, прежде всего . Он предлагает следующую матрицу управления временем, известную как матрица Эйзенхауэра, в качестве организационного инструмента для определения приоритетов задач на основе этих представлений о важности и срочности.

    Матрица Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

    Рассмотрим подробнее каждый из этих квадрантов:

    • Важное и срочное: У этих задач есть важные сроки и высокая срочность — выполняйте их сразу.
    • Важно, но не срочно: Эти вопросы важны, но не требуют немедленных действий и должны включать разработку стратегии долгосрочного развития. Старайтесь проводить большую часть своего времени в этом квадранте.
    • Срочно, но не важно: Это срочно, но неважно.Минимизируйте, делегируйте или устраняйте их, потому что они не влияют на ваш результат. Обычно это отвлекающие факторы, которые могут быть результатом плохого планирования других.
    • Не срочно и не важно: Эти действия не имеют большого значения, если вообще имеют какое-либо значение, и от них следует по возможности отказаться.

    Посмотрите, какие виды деятельности попадают в каждый квадрант. Попробуйте создать свою собственную матрицу управления временем и вставлять элементы из своего списка дел и повседневных дел, чтобы оценить, как вы в настоящее время проводите свое время.Вы можете создать его в Lucidchart менее чем за минуту — вот что мы сделали!

    Пример матрицы Эйзенхауэра (Щелкните изображение, чтобы изменить онлайн)

    Когда вы сможете определить приоритеты, ваше личное управление временем может выйти на совершенно новый уровень. Вы будете знать, на чем сосредоточить свое время в те дни, когда часов просто не хватает.

    4. Сгруппируйте похожие задачи вместе.

    Сэкономьте время и умственную энергию, пытаясь выполнить все дела одного типа, прежде чем переходить к следующему.Например, выделите отдельные отрезки времени для ответа на электронные письма, телефонных звонков, хранения документов и т. Д. Не отвечайте на электронные письма и сообщения по мере их поступления, поскольку это отвлекает в лучшем виде. Выключите телефон и уведомления по электронной почте, чтобы полностью исключить соблазн проверить в неустановленное время.

    5. Избегайте тяги к многозадачности.

    Это один из простейших советов по управлению временем на работе, но может оказаться одним из самых трудных для выполнения. Сосредоточьтесь на текущей задаче и не отвлекайтесь.Может возникнуть соблазн выполнить несколько задач одновременно, но когда вы пытаетесь это сделать, вы просто стреляете себе в ногу. Вы теряете время и снижаете производительность при переключении с одной задачи на другую.

    Точно так же не перегружайте себя списком дел, растянувшимся на милю. Напряжение на нем не сделает его короче, поэтому вдыхайте, выдыхайте и выполняйте одно задание за раз.

    6. Назначьте временные рамки задачам.

    Составление расписания должно включать в себя установление временных рамок для задач, а не просто работать до тех пор, пока они не будут выполнены.Списки дел прекрасны и прекрасны, но иногда может казаться, что вы никогда ничего не отмечаете.

    Если вы хотите задать устойчивый темп своему рабочему процессу, Техника Помидора может помочь вам отмечать список дел по 25-минутным отрезкам, делая короткие перерывы между каждым отрезком и более продолжительный перерыв после выполнения четырех. Эта техника уравновешивает узкую направленность с частыми перерывами, снижая умственное напряжение и поддерживая мотивацию.

    Если вы предпочитаете устанавливать свой собственный темп, тайм-бокс позволяет вам блокировать различное количество времени.Используйте журнал учета рабочего времени (шаг №1), чтобы оценить, сколько времени у вас займет какое-то действие. Как только вы потратите назначенное количество времени на эту задачу, переходите к следующему важному занятию. Если у вас есть эти параметры, ваша продуктивность резко возрастет, а список дел сократится.

    Пример Timeboxing (Щелкните изображение, чтобы изменить в Интернете)

    7. Создайте буферы.

    Один из самых приятных советов по организации рабочего времени: сделайте перерывы частью своего графика. Когда вы закончите задание, дайте себе время вздохнуть.Делайте небольшие перерывы для восстановления сил, будь то небольшая прогулка, игра в пинг-понг, медитация и т. Д.

    8. Научитесь говорить «нет».

    Вы никогда не научитесь управлять своим временем на работе, если не научитесь говорить «нет». Только вы действительно знаете, на что у вас есть время, поэтому, если вам нужно отклонить запрос, чтобы сосредоточиться на более важных задачах, не бойтесь сделать это. И если вы беретесь за проект, который явно ни к чему не приведет, не бойтесь бросить его.

    Вместо того, чтобы выполнять множество задач, которые мало или не приносят никакой пользы, выполняйте меньше задач, которые приносят больше пользы.Помните правило 80/20: 80% вашей продукции приходится на 20% ваших вложений. Соответственно сконцентрируйте свои усилия.

    Если вы не можете сказать «нет», делегируйте это. Хотя делегирование может быть трудным навыком, он может творить чудеса с вашим личным временем. Вы собрали талантливую команду, поэтому определите задачи, которые вы можете передать.

    9. Будьте организованы.

    Для эффективного управления временем этот совет должен быть включен в ваш список дел. Если у вас на столе разбросаны стопки бумаг, найти ту, которая вам действительно нужна, будет похоже на поиск иголки в стоге сена.Есть несколько вещей, которые так расстраивают, как тратить драгоценное время на поиск потерянных вещей. Не говоря уже о том, как сильно беспорядок может заставить его сосредоточиться.

    Мелочи имеют большое значение. Создайте файловую систему для документов. Отмените подписку на электронные письма, которые вам больше не нужны. Только подумайте — вам нужно сделать это только один раз, но вы получите выгоду навсегда.

    10. Избавьтесь от отвлекающих факторов.

    Социальные сети, просмотр веб-страниц, коллеги, текстовые сообщения, обмен мгновенными сообщениями — отвлекающие факторы на работе могут быть безграничными.Ключом к управлению личным временем является активное избавление от них. Закройте дверь, чтобы вас не отвлекали. Закройте все вкладки, кроме тех, над которыми вы сейчас работаете. Отключите уведомления о сообщениях и оставьте личные телефонные звонки на обед.

    Делайте маленькие шажки. Определите два ваших главных отвлекающих фактора и сосредоточьтесь на их устранении в течение двух недель. И помните, что достаточное количество сна, достаточное количество воды и здоровое питание — все это поможет вам оставаться сосредоточенным в течение рабочего дня, особенно когда наступает дневной спад.

    Вот и все — десять советов по управлению временем на работе, которые могут поднять вашу продуктивность на совершенно новый уровень. Вы сразу же будете ходить в спортзал и готовить, как Марта Стюарт.

    Оптимизация графиков работы ваших сотрудников

    В некоторых отраслях график работы рассчитан только на 9-5 смен. Сегодняшнее рабочее место требует гибкости не только для того, чтобы предлагать отличное обслуживание клиентов, но и для повышения производительности и вовлечения сотрудников. Хотя составить идеальный график работы сотрудников сложно, можно взять ваше текущее расписание и улучшить его.Чтобы максимально использовать время вашего бизнеса и ваших сотрудников, начните использовать эти советы, чтобы оптимизировать графики работы ваших сотрудников.

    Начните со своих показателей

    Если вы используете систему управления персоналом, вы уже начали измерять показатели, которые отслеживают рост и производительность вашего бизнеса. У вас есть данные, которые показывают, когда ваши клиенты обращаются к вам, когда клиенты входят в дверь и когда вашему бизнесу больше всего нужны сотрудники. Тем не менее, многие компании не принимают во внимание эти показатели при создании расписания.Вместо этого менеджеры придерживаются статус-кво, составляя расписание, которое, хотя и легко составить, не всегда эффективно соответствует потребностям их компании. Понимание того, где и когда возникает ваша рабочая нагрузка, может помочь оптимизировать графики работы ваших сотрудников в соответствии с потребностями бизнеса, даже если это не предполагает стандартной восьмичасовой смены.

    Рассмотрение вовлеченности сотрудников

    Счастливые и заинтересованные сотрудники также продуктивны и мотивированы, обеспечивая наилучшую работу для вашей компании.Имея это в виду, очень важно оптимизировать свой рабочий график с учетом потребностей как вашей компании, так и ваших сотрудников. Поговорите с сотрудниками о том, как они планируют свой день и сделает ли их изменение более продуктивным. Для некоторых сотрудников простое смещение времени начала на тридцать минут позже в течение дня может помочь другим сотрудникам переключаться между сменами и обеспечить этому сотруднику большее удовлетворение от работы и жизни. Вовлеченность сотрудников имеет значение при оптимизации вашего расписания, поэтому разговоры с сотрудниками о том, как они хотели бы, чтобы их расписание улучшилось, может привести к некоторым откровениям, позволяющим сэкономить деньги для вас и более счастливым для них рабочим местом.

    Думайте о людях, стоящих за расписанием

    Слишком часто менеджеры зацикливаются на создании расписания и не учитывают, как на самом деле взаимодействуют сотрудники по этому расписанию. В каждом бизнесе есть сотрудники, которые могут работать в нескольких отделах, отвечать на специализированные вопросы клиентов и помогать менее опытным сотрудникам, в то время как другие сотрудники просто не так универсальны. В то время как большинство предприятий справедливо позволяет этим звездным сотрудникам выбирать расписание, если они не распределены по разным отделам и сменам, это создает пустоту, которая может нанести ущерб производительности и удовлетворенности клиентов.Менеджерам необходимо найти баланс между своей потребностью в оптимизации расписаний и необходимостью выделять своих лучших исполнителей среди этого расписания, чтобы обеспечить максимальную выгоду для компании.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.