26. Организация как функция управления
Организация как функция менеджмента включает главным образом управленческую, исполнительную и оперативную деятельность.
Организация как функция управления предполагает обеспечение совместной эффективной работы людей для достижения целей фирмы. Организация предусматривает наличие полномочий и ответственности, а также возможность делегировать полномочия.
Организационная деятельность состоит из нескольких этапов.
1 — Установление целей предприятия
2 — Выявление и классификация видов деятельности, необходимых для достижения целей
3 — Группировка видов деятельности исходя из максимального эффективного использования имеющихся ресурсов
4 — Формирование структурных подразделений, определение их целей и закрепление за ними групп видов деятельности
5 — Наделение руководителей подразделений полномочиями, достаточными для достижения стоящих перед ними целей
6 — Вертикальная и горизонтальная взаимоувязка подразделений посредством должностных связей и информационных
Необходимость организационной деятельности обусловлена следующими аспектами: во-первых, для достижения своих целей люди вынуждены объединяться; во-вторых, любая совместная деятельность будет более эффективной, если для каждого члена любого коллектива определено, что он должен делать и за что он несет ответственность; в-третьих, важно кто контролирует его деятельность.
Совокупность и взаимосвязи организационных ролей образуют организационную структуру предприятия.
В организационной деятельности необходимо определить нормы управляемости, т.е. того количества людей, которыми эффективно может управлять руководитель. Необходимость определения норм управляемости обусловлена тем, что для создания современных высококачественных изделий нужен труд большого числа людей, и один человек оказывается не в состоянии планировать, организовывать и контролировать их деятельность.
27. Координация как функция управления, ее основные задачи
Координация — это функция процесса управления, обеспечивающая его бесперебойность и непрерывность. Главная задача координации — достижение согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними, характер которых может быть самым различным, так как зависит от координируемых процессов. Поэтому для выполнения данной функции могут использоваться как всевозможные документальные источники (отчеты, докладные, аналитические материалы), так и результаты обсуждения возникающих проблем на совещаниях, собраниях, при интервьюировании и т.д. Большую роль при этом играют технические средства связи, помогающие быстро реагировать на отклонения в нормальном ходе работ в организации. С помощью этих и других форм связи устанавливается взаимодействие между подсистемами организации, осуществляется маневрирование ресурсами, обеспечивается единство и согласование всех стадий процесса управления (планирования, организации, мотивации и контроля).
28. Мотивация как функция управления. Основные задачи процесса мотивации
Мотивация – это процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей или целей организации.
Политика кнута и пряника
школа Тейлора, дифференцированная з/п.
третья школа, социально-психологические методы
Современные теории мотивации: Выделят 2 категории: содержательные и процессуальные. Содержательные теории мотивации основываются на изучении внутренних побуждений (потребностей), которые заставляют людей действовать так, а не иначе.
1ая теория: Абрахам Маслоу
2ая теория: Дэвид МакКлелланд
3ая теория: Фредерик Герцберг
Процессуальная теория мотивации основываются в 1ую очередь на том, как ведут себя люди с учетом их восприятия и познания (теория ожидания, теория справедливости, модель мотивации Портера- Лоулера). Понятие «мотивация» обычно употребляется в менеджменте в двух основных смысловых вариантах. Во-первых, его можно интерпретировать как комплекс мотивов, определяющих состояние личности — ее расположенность или нерасположенность к тем или иным действиям, поступкам и оценкам. Во-вторых, под мотивацией понимают и создание системы стимулов, ориентирующих человека на выбор тех видов и форм деятельности, которые необходимы для достижения целей организации.
Понятийный аппарат теории мотивации. Ключевым понятием здесь является потребность, т.е. осознанная человеком необходимость в вещах и явлениях, которыми он не обладает на данный момент времени. Выделяют первичные потребности — физиологические нужды организма и вторичные — необходимость в явлениях психологического характера. Вторичные потребности у человека более индивидуальны, так как носят не столько врожденный, сколько приобретенный характер.
Субъективное ощущение потребностей индивидуумом определяется понятием «побуждение». Средство удовлетворения потребностей — это цель деятельности человека.
Глава 1. Организация как функция управления
Введение
Реализуя функцию организации (то есть организовывая деятельность коллектива), менеджер должен решить ряд задач, которые и составляют сущность понятия организации как функции управления. В первую очередь, он должен сформировать структуру организации. Это осуществляется посредством разделения ее на блоки, которые в случае крупного предприятия носят название департаментов, а сам такой процесс разделения называется департаментализацией.
Большое влияние на структуру организации оказывает избранный способ управления. Так, единовластное управление ведет к строгой централизации; соучастное же управление, напротив, характерно для слабо централизованной – распределенной структуры. В созданных подразделениях менеджер задает режимы функционирования и определяет взаимоотношения, а затем обеспечивает деятельность подразделений ресурсами. Помимо этого, перед менеджером стоит задача формирования внутренней культуры, которая определяет атмосферу взаимоотношений внутри коллектива. Данные задачи выполняются на различных этапах осуществления функции «организовывания», основными из которых являются: формирование структуры и установление взаимосвязей, обеспечение функционирования сформированной структуры распорядительством и контролем.
Если рассматривать организацию как некую систему, то наряду с такими ее свойствами, как: открытость, реальность, сложность, целостность, полиструктурность, изменчивость, иерархичность можно выделить то, что организация — это еще и «живущая» система. Организация имеет свои входы и выходы. Внутри нее происходит трансформация входов в выходы. Так же у организации есть свои границы, она живет в окружающей ее среде, которая влияет на нее. Любая организация проявляет некоторые свойства живого организма, такие как изменчивость, адаптируемость, целостность, открытость, развиваемость, выживаемость и т.д. Следовательно, организация, как и живая система, является живущей системой. Менеджмент придает организации свойства живущей системы, развивает ее. Управление фирмами реализуется в рамках конкретного хозяйственного механизма, в котором различают статистику (его организационную структуру) и динамику (протекающие процессы принятия решений).
Актуальность данной темы не вызывает сомнений, так как структуру можно сравнить с каркасом здания управленческой системы, построенным для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно. Функция организации отражает не только вид управленческой деятельности, но и совокупность обязанностей управляющей подсистемы, что определяет содержание процесса управления в целом.
Цель курсовой работы – изучение теоретических особенностей функции организации и пути ее совершенствования.
Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи курсовой работы:
1. раскрыть сущность и особенности организации, как функции управления;
2. анализ организации управления на предприятии ООО «Птица»;
3. разработать рекомендации по совершенствованию функции организации на предприятии ООО «Птица».
Объект курсовой работы: система управления организацией ООО «Птица».
Предмет курсовой работы: процесс организации в компании ООО «Птица». Структура данной работы обусловлена целью, задачами, внутренней логикой исследуемой темы. В связи с этим работа состоит из введения, трёх глав, заключения и списка литературы.
Первая глава включает три пункта, а вторая и третья главы содержат по два пункта.
Информационная база курсовой работы: книги, журналы, статьи, интерне
1.1 Сущность организации как функции управления
Значение функции организации заключается в создании необходимых условий для реализации поставленных целей. Функция организации – это те задачи, которые должен выполнять менеджер в процессе организации работы, то есть:
— формирование, или уточнение структуры организации;
— определение способов управления;
— установление параметров организации, режимов работы ее подразделений и — отношений между ними;
— обеспечение организации необходимыми ресурсами;
Структуру организации можно изобразить в виде схемы, которая отображает подразделения, их группировку и координацию и показывает состав отделов, секторов и других линейных и функциональных единиц организации.
Структура должна соответствовать целям предприятия, и если такого соответствия нет, то ее необходимо реорганизовать, либо заменить на новую.
При формировании структуры учитываются размеры предприятия, имеющиеся в его распоряжении технологии (поскольку от этого зависит то, каким образом служащие связываются друг с другом, обмениваются информацией и сотрудничают в процессе своей деятельности) и персонал (очевидно, что крупные компании будут иметь иную структуру, нежели небольшие). Необходимо стремиться к тому, чтобы организационная структура позволяла обеспечить эффективное взаимодействие как между сотрудниками и подразделениями внутри организации, так и взаимодействие с внешней средой. В конечном счете, структура организации должна способствовать выпуску продукции (предоставлению услуг), которая удовлетворяла бы требованиям потребителей.
Формирование структуры организации осуществляется посредством разделения ее на производственные единицы – блоки. Блоки, в свою очередь, могут объединяться в более крупные единицы. Такой процесс называется департаментализацией.
Вообще, делить организацию на блоки можно различными способами. Во-первых, по выполняемым функциям, когда за каждым блоком четко определены его задачи и обязанности – такой процесс будет называться функциональной департаментализацией.
Во-вторых, можно выстраивать блоки организации вокруг видов выпускаемой продукции – продуктовая департаментализация. Как правило, необходимость в этом возникает, когда ассортимент производимой продукции значительно увеличивается.
В-третьих, с ростом организации неизбежно образование департаментов в других городах, областях, странах. Тут уместно формировать структуру организации по территориальному признаку – географическая департаментализация.
В-четвертых, формирование блоков организации может осуществляться, ориентируясь на определенные группы потребителей. Например, магазины, торгующие канцелярскими принадлежностями, можно объединить в группы: обслуживающие или розничных покупателей, или только оптовиков и государственные учреждения – департаментализация по клиентам.
В-пятых, способ деления может состоять в формировании команд людей, специалистов в различных отраслях. Цели данных команд могут быть различными – от разработки нового вида продукции до формирования долгосрочной стратегии развития организации – командная департаментализация.
Большое влияние на структуру организации оказывает избранный способ управления. Именно он определяет ее топологию.
Способы управления подразделяются на единовластный и соучастный.
Единовластие означает, что управление производится без учета мнения коллектива. Отсюда возникает жесткая вертикаль власти.
Соучастие (партисипативное управление) призвано вовлечь работников в управление предприятием. При таком способе управления каждый член коллектива имеет право знать цели организации, ее финансовое состояние, высказывать свое мнение и свои предложения. Решающая роль в принятии стратегических решений также принадлежит коллективу. Соучастное управление является сильным мотивирующим фактором.
В созданной структуре организации следует задать режимы работы подразделений, а также регламентировать взаимоотношения между ними.
Для нормального функционирования созданной структуры необходимо обеспечить ее деятельность ресурсами.
Поскольку организация – это, прежде всего, люди, то для ее работы необходим персонал, а также материалы, оборудование, здания, денежные средства и др., в том числе информационные и временные ресурсы. Заметим, что организационная структура должна обеспечивать условия для наиболее рационального использования каждого ресурса.
Особо следует выделить необходимость формирования внутренней культуры предприятия, которая представляет собой систему ценностей, убеждений и норм поведения, сложившихся в организации, и проявляется в отношениях между работающими, с организацией и с внешней средой. Такая культура должна отличаться высокой чувствительностью к изменениям внешней среды, научно-техническому прогрессу и единым для организации ценностям (честность, участие, диалог, открытость, делегирование и доверие).
Можно сделать следующие выводы:
Организация – это одна из основных функций менеджера, то есть та деятельность, которую он обязан выполнять. Ее сущность заключается в решении следующих задач:
— формирование структуры предприятия;
— определение способов управления;
— установление режимов работы подразделений и отношений между ними;
— обеспечение организации всем необходимым;
— создание внутренней культуры.
Департаментализация – это процесс разделения организации на блоки. Различают функциональную, продуктовую, географическую департаментализацию, а также командную департаментализацию (формирование команд с перекрестными функциями) и департаментализацию по клиентам.
Управление может быть единовластным или соучастным. Особенностью последнего является то, что решающая роль в принятии стратегических решений принадлежит персоналу.
Организационная функция
Организация как функция менеджмента представляет собой процесс объединения людей и средств для достижения поставленных целей и реализации намеченных планов. Осуществление организационной функции включает:
формирование организационной структуры управления;
распределение полномочий различных уровней и звеньев управления;
обеспечение работы необходимыми ресурсами;
достижение согласованности и непрерывности путем установления рациональных взаимосвязей;
координацию деятельности исполнителей на основе коммуникаций;
установление ответственности за результаты работы.
Цель организационной функции — создание реальных условий и обеспечение возможностей для достижения запланированных целей. Центральное место в осуществлении функции организации занимает определение полномочий, их делегирование исполнителям и установление ответственности.
Полномочия следует понимать как права, регламентированные служебным положением должностного лица и необходимые для выполнения стоящих перед ним задач. Осуществление полномочий имеет формальные (регламентированные) и неформальные (нерегламентированные) пределы.
Виды полномочий могут быть:
линейные (скалярные) передаются по иерархии по цепи команд; связаны с установлением в организации принципа единоначалия и введением нормы управляемости;
аппаратные (штабные) позволяют использовать специалистов подразделений; могут быть рекомендательные, обязательные, функциональные, параллельные.
Делегирование представляет собой процесс передачи задач и полномочий лицу (группе лиц), которые принимают на себя ответственность за их исполнение. Важно иметь в виду, что полномочия делегируются должности, а не конкретному человеку.
Принципы делегирования полномочий состоят в следующем:
единоначалие;
соответствие полномочий поставленным задачам;
координация действий исполнителей всех уровней и звеньев управления;
достаточность объема полномочий для решения задач;
мотивированность исполнителей в принятии полномочий и несении ответственности.
В управленческой практике осуществление делегирования зачастую вызывает ряд трудностей. Причины низкой эффективности делегирования состоят в следующем:
нежелание руководителей делегировать полномочия — отсутствие доверия к подчиненным, боязнь риска, трудности осуществления контроля, угроза со стороны «сильных» личностей, усложнение процесса принятия решений, необходимость более развитых связей с подчиненными;
нежелание подчиненных брать на себя ответственность — инерционность и пассивность, боязнь критики за совершенные ошибки, отсутствие информации и ресурсов, необходимых для успешного выполнения задания, перегруженность работой, отсутствие уверенности в себе, отсутствие стимулов для дополнительной ответственности.
Приемы эффективного делегирования включают следующие рекомендации:
установление эффективных организационных и управленческих коммуникаций;
соответствие между полномочиями и ответственностью конкретного должностного лица;
— введение системы значимых стимулов по результатам выполнения работы и др.
Обязательным, условием организации деятельности исполнителей является несение ими ответственности. Ответственность трактуется как обязательство должностного лица выполнить поставленные задачи в установленные сроки определенным образом и отвечать за их неисполнение (ненадлежащее исполнение). Важно, что ответственность не может быть делегирована.
Таким образом, организационная как функция менеджмента включает управленческую, исполнительную и оперативную деятельность и тем самым обеспечение бесперебойности и непрерывности всего процесса управления.
Функции управления в менеджменте
Понятие функции управления
Управление рассматривается как непрерывный процесс, для которого характерно многообразие задач, решаемых менеджерами, а также как процесс реализации соответствующих функций управления.
Определение 1
Функция представляет собой роль, выполняемую субъектом или объектом при осуществлении определенной деятельности.
Замечание 1
Функция в общем виде (основные или базовые функции менеджмента) – это то, за что отвечают субъекты или объекты в процессе управления.
Основные функции включают в себя функцию планирования, мотивации, организации, контроля и координации и исполняются менеджерами всех уровней, вне зависимости от специфики управленческой деятельности.
Функция планирования и организации
При осуществлении этой функции происходит процесс составления планов на предприятии, на этом этапе руководство определяет цели деятельности предприятия, необходимые ресурсы для осуществления деятельности, способы достижения целей компании.
Планирование представляет собой начальный этап управления, т.к. без четкого представления о целях деятельности не имеет смысла приступать к работе. Кроме того важно понимать, какие ресурсы (оборудование, деньги, специалисты, технологии и т.п.) выделяются для достижения этой цели и как они буду использоваться. Пожалуй, одним из главнейших элементов любого плана является указание на сроки выполнения каждого его пункта (сроки достижения целей).
При наличии правильно составленных планов, можно переходить к следующей функции управления — организации.
Организация представляет собой функцию управления, которая заключается в корректном распределении задач и полномочий, а также необходимых ресурсов между работников.
В процессе осуществления функции организации происходит разработка организационной структуры компании.
Функция мотивации
Обеспечить эффективную работу персонала можно лишь посредством специальной работы, называемой мотивированием (стимулированием) персонала.
Определение 2
Мотивация представляет собой активизацию в процессе деятельности персонала и побуждение работников эффективно трудиться для достижения целей предприятия.
Посредством мотивации менеджмент может создать условия работы, в которых станет выгодным и удобным работать всему коллективу. В процессе осуществления функции мотивации руководитель совершает действия, которые направлены на формирование соответствующих мотивов поведения коллектива, которые будут побуждать его действовать в интересах организации.
Функции контроля и координации
Нормальная работа любого предприятия не может осуществляться без контроля соответствующих процессов.
Контроль представляет собой процесс, в ходе которого руководители могут определить:
- Степень достижения целей и результатов компании,
- Степень верности принятых ранее решений и необходимость в их корректировке.
В процессе контроля происходит оценка результатов труда в компании, на основе чего происходит формирование определенных выводов и решений.
Замечание 2
Пятая функция управления, координация, находит свое отражение в четырех рассмотренных функциях, но на практике координационная деятельность в управлении часто носит специфический характер, требует много времени и усилий.
В процессе координации происходит обеспечение согласованности действий на всех структурах управления, поддерживается устойчивый режим работы предприятия.
Цель координации – установка взаимодействия в работе всех подразделений предприятия, руководящего состава, специалистов. Координация устраняет помехи и отклонения от заданных режимов работы.
В случае нарушенной координации руководители подразделений могут лишиться информации о работе друг друга и начать действовать обособленно. Это может привести к отсутствию необходимого сотрудничества менеджеров.