Организация и планирование: Организация и планирование деятельности предприятий сервиса | СГУ

• «Эффективное управление временем и ресурсами»
• «Будьте гибкими, организованными и преданными делу»
• «Особое внимание к деталям»
• «Выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета»
• «Исследования и разработка новых процессов»

Хотя формулировка другая.Все они ищут того, кто может спланировать и организовать.

Как планировать и организовывать

Умение правильно планировать и организовывать сделает вашу жизнь проще. Планируете ли вы и занимаетесь организацией на рабочем месте или в личной жизни, вы можете сэкономить массу времени!

Как планировать

Цели S.M.A.R.T помогут вам в планировании. S.M.A.R.T означает:

S специфический M измерим. A врезка R реалистичный Т Имед

Особые

Будьте конкретны.Четко сформулируйте свою цель. Чего ты хочешь добиться?

Пример: я хочу получить диплом в финансовом секторе.

Измеримый

Как вы будете отслеживать свой прогресс? Как вы узнаете, что приближаетесь к своей цели?

Пример: Для достижения моей цели мне нужно подать заявку на участие в программе. Я буду заполнять не менее двух заявок на получение диплома в день.

достижимо

Достижима ли эта цель? У вас есть необходимые навыки и инструменты? Если нет, то как их получить?

Пример: я нахожусь на пути к достижению 2: 1, что является требуемой оценкой для большинства схем.Но программы выпускников конкурентоспособны. Чтобы улучшить свои шансы, я собираюсь посещать семинары по вопросам карьеры в университете, чтобы получить советы и рекомендации.

Реалистичная

Ваша цель слишком амбициозна? Ваша цель практична? Это пирог в небе?

Пример: я выпускник и подаю заявку на программу для выпускников. Я считаю свою цель разумной. Я не надеюсь стать генеральным директором глобального банка сразу после окончания учебы. Это было бы нереально.

Время

Когда вы хотите достичь своей цели? Когда крайний срок?

Пример: К сентябрю следующего года

Как организовать

Чтобы ваш план работал, вам нужно организовать.Вы можете сделать это по:

• Многозадачность — одновременное выполнение двух или более дел
• Расстановка приоритетов — сначала выполняйте задачи в кратчайшие сроки
• Ведение записей — записывайте, что сделано, чтобы знать, что делать дальше
• Исследование — Существуют ли какие-либо препятствия, которые могут повлиять на ваш проект?
• Управляйте своим временем — определите, сколько времени требуется для каждой задачи
• Общение — Регулярно обновляйте свою команду, чтобы они знали, что делать

Как получить эти навыки

Вероятно, вы развили навыки планирования и организации во время:

• Ваша учеба — Выполнение нескольких заданий, групповая работа, семинары и т. Д.
• Внеучебные мероприятия — организация мероприятий, общественных мероприятий, поездок, сбор денег и т. Д.
• Работа — управление вашей рабочей нагрузкой, работа в команде, постановка целей и т. Д.
• Путешествия — бронирование рейсов, планирование поездок, организация поездок и т. Д.

Если вы еще этого не сделали, попробуйте что-нибудь из вышеперечисленного.Это отличный способ развить и укрепить свои навыки.

Как продемонстрировать навыки планирования и организации в своем резюме

Укажите свои навыки планирования и организации в своем резюме. Особенно, если они нужны для работы, которая вам интересна. Это покажет работодателям, что у вас есть то, что им нужно. Вот несколько примеров терминов, которые вы можете использовать:

• Постановка цели
• Установка сроков
• Установите приоритеты
• Определение критических задач
• Работа в команде
• Сильные коммуникативные навыки
• Демонстрация способности использовать инструменты планирования / организации
• Принятие решений
• Оценить время и усилия, необходимые для выполнения задачи

Покажите, что у вас есть навыки

Сказать, что у вас этих навыков недостаточно, нужно доказать это примерами.Расскажите о времени, когда вы что-то спланировали и организовали. Затем опишите, что вы сделали и чего достигли.

Звезды используют STAR

Структура STAR может помочь вам четко объяснить свои навыки. Это означает Ситуация , Задача , Действие и Результат .

При ответе на вопрос объясните:

Ситуация : Установите сцену, объясните, что произошло, в чем проблема? Задача : Объясните, что вам нужно было сделать Действие : Опишите, что вы делали и как вы это делали, сталкивались ли вы с какими-либо проблемами? Результат : Каков был результат? Вы достигли своей цели? Что ты узнал?

Пример

Вопрос: Расскажите мне о случае, когда вам приходилось планировать проект / задачу / мероприятие.

Ситуация

Во время учебы в университете я вызвался исследовать рынок в небольшой чайной компании. Недавно они начали поставлять чай в пакетиках в крупные супермаркеты. Я люблю чай, поэтому попал в двух зайцев!

Задача

За 12 недель нам нужно было собрать данные о покупательских привычках. Компания хотела использовать данные для повышения осведомленности и увеличения доходов. Я назначил себя руководителем команды и стал менеджером проекта.

Действие

Как руководитель проекта я решил собирать данные с помощью анкет и фокус-групп.Это были самые жизнеспособные варианты с точки зрения времени, бюджета и ресурсов.

Я создал онлайн-опрос, в котором исследовал решения о покупке. Он был опубликован как спонсорский пост в социальных сетях.

Я объединился с местной пекарней, чтобы провести три фокус-группы. Бесплатный чай убедил клиентов принять участие!

Я статистически проанализировал данные, используя программное обеспечение и методы, которые я изучил в ходе моего курса. Затем я представил результаты генеральному директору.

Результат

В анкете было 500 ответов, в фокус-группах приняло участие 50 человек.

Данные показывают, что потребители покупают бренды, на которых они выросли. Они купили чайные пакетики, которые в детстве видели на семейных кухнях.

Слоган «семейное пиво» ​​был принят, чтобы придать бренду домашнюю атмосферу.

Также был проведен конкурс в социальных сетях. 50 «семейных селфи» с наибольшим количеством лайков выиграли корзину. В него входили чайные пакетики, чайник, джемы, мармелад, пирожные и печенье. Всего было 630 абитуриентов.

В результате годовой оборот увеличился на 26%

ПОЛУЧИТЕ CV

Вы можете использовать звезду в своем резюме.Можно резюмировать вышесказанное:

• Руководил 12-недельным исследовательским проектом по повышению осведомленности и увеличению доходов чайной компании
• Собранные и статистически проанализированные качественные и количественные данные
• Предложил новый слоган и маркетинговую стратегию, которые привели к увеличению доходов на 26%.

Часто задаваемые вопросы

Что планируется?

Planning помогает понять, что вам нужно сделать для достижения цели.

Что означает организация?

Быть организованным — противоположность беспорядку.

Организация — это способ организовать то, что у вас есть, чтобы сделать задачу (и вашу жизнь) проще и эффективнее.

Какие профессии требуют навыков планирования и организации?

Большинство рабочих мест связаны с планированием и организацией, но некоторые в большей степени, чем другие. Примеры профессий и профессий, которые в значительной степени зависят от этих навыков:

• Управление проектами
• Организация мероприятий
• Бухгалтерия
• Развитие бизнеса
• Персональный помощник
• Менеджер по розничной торговле

Организация и планирование — элитный монтаж

Организация и планирование — это навыки, которые обычно необходимо объединить для достижения успешного результата.Планирование включает в себя обдумывание и подготовку задач, которые необходимо выполнить для достижения конкретных целей. Планирование — это инструмент для управления проектом, работой, деятельностью или ситуацией, которую вы собираетесь предпринять. Это напрямую связано с планированием, управлением временем и организацией. Организация включает в себя управление планом и организацию каждой задачи в соответствующем порядке с учетом ваших временных ограничений и рабочей нагрузки. Это также включает в себя подготовку планов резервного копирования и решение проблем. Для хорошей организации вы должны уметь расставлять приоритеты задач, зная, какую работу нужно выполнить в первую очередь или позже.

Помимо того, что хорошее планирование и организация являются инструментами, помогающими вам в достижении ваших целей, они также могут снизить уровень стресса и паники, поскольку следование плану помогает вам знать, где вы находитесь с точки зрения более широкого процесса в любой момент времени. Когда дела устанавливаются заранее, а не решаются по мере их появления, легче выполнять задачи быстро и эффективно, потому что вы можете сосредоточиться на своей работе и качестве работы. Вы вряд ли застрянете, не зная, с чего начать и как продолжить.Хотя всегда могут возникнуть непредвиденные, незапланированные проблемы или препятствия, на их устранение уйдет меньше времени, если все будет организовано, потому что с самого начала будет меньше проблем.

Напротив, без планирования и организации вы можете не иметь четкого представления о том, что необходимо и сколько времени вам нужно будет потратить на каждую небольшую задачу. Если вы работаете без плана, вы не поймете, какие задачи самые важные, а с каких начать. Если вы не знаете точно, когда закончить работу, вы рискуете пропустить сроки, отложить работу или даже не завершить ее вообще.Вы можете поспешить в сжатые сроки, что приведет к некачественной работе.

Возможно, вам понравятся следующие советы о том, как правильно организовать и спланировать:

• Используйте инструменты планирования, такие как планировщики, расписания, списки дел, планы действий, дневники и расписания. Вы не можете просто держать план в своей голове. Всегда лучше записывать свой план таким образом, чтобы вы могли вернуться и проверить свой прогресс.

• Подготовить альтернативные планы.Вы всегда должны стараться следовать установленному вами плану. Однако план может быть гибким в зависимости от ситуации и фактической загруженности каждой задачи.

• Разбейте любую крупную работу на небольшие задачи, чтобы сделать их более управляемыми. Если задание довольно большое и требует много времени для выполнения, вам следует разбить его, чтобы вы могли лучше оценить время, необходимое для каждой небольшой задачи.

• Найдите время на случай непредвиденных ситуаций. Так как всегда есть вероятность возникновения неожиданных проблем и препятствий, вам следует выделить время для доработки или решения проблем.Если у вас слишком плотный график, возможно, вы не сможете эффективно справляться с проблемами.

Шесть шагов к созданию обязательного организационного плана

Есть ли у вас организационный план? Все начинается с планирования. Хотите ли вы начать бизнес, развивать бизнес или просто выполнять необходимые задачи, чтобы бизнес оставался прибыльным. Без надлежащего планирования все, что у вас есть, — бесплодная идея.

Все бизнес-планы требуют организационного планирования. Это неотъемлемая часть определения вашего бизнес-модуля и ваших целей.Для владельцев бизнеса чрезвычайно важно иметь организационный план, чтобы эффективно управлять ежедневным прогрессом. Он должен очерчивать не только вашу организационную структуру отделов, менеджеров и сотрудников, но также функции, задачи и процессы, которые они регулярно выполняют.

Ваш организационный план должен вытекать из вашего стратегического плана. Стратегический план определяет ваши долгосрочные цели для бизнеса, которые могут быть достигнуты только путем достижения контрольных показателей вашего организационного плана.

Эти концепции могут показаться очень громоздкими, но давайте посмотрим, зачем вам нужно организационное планирование и как лучше всего им управлять для успеха вашего бизнеса.

Подробный организационный план имеет решающее значение для каждого малого бизнеса. Помимо описания всех задач, функций и целей отдела или области, в нем также должно быть указано назначенное ответственное лицо. Также полезно иметь организационные структуры, которые четко демонстрируют отношения надзора, а также структуры власти для подотчетности.

Этот план — лучший способ просто и четко сообщить, что каждый должен делать и как это относится к бизнесу в целом.

• Разъясняет роль и функции каждого сотрудника

Наличие определенного организационного плана помогает каждому члену вашей команды понять, чего от него ждут. Их роли предустановлены; поэтому они могут усердно выполнять свои задачи без каких-либо затруднений.Это поможет вам завершить проекты или достичь поставленных целей быстрее и эффективнее.

• Показывает, как персонал способствует достижению целей вашего бизнеса.

Правильный организационный план поможет вам отслеживать успехи ваших сотрудников, что поможет вам определить, насколько они полезны для вашей организации. Это пригодится, особенно во время аттестации и / или увольнения.

• Отображает управленческие и командные отношения

Организационный план помогает определить структурное взаимодействие между менеджментом и командами.Каждый менеджер или руководитель может анализировать, отслеживать и оценивать вклад каждого члена команды в бизнес-функцию. Это полезно для определения того, кому требуется дополнительное обучение или руководство, или даже для определения тех, кто может справиться с более значительной рабочей нагрузкой.

• Может выявить пробелы, проблемы и обязательства

Невероятная возможность отслеживать прогресс каждой задачи, команды, проекта и цели на самом деле также дает представление о любых недостатках.Организационное планирование помогает выявить любые недостатки или ограничения, которые могут препятствовать росту вашего бизнеса.

• Уточняет, когда, как и кто участвует в ваших процессах.

Каждый участник вашего бизнеса обладает сильной стороной, в отличие от других, и может справляться с определенными типами задач. При правильном организационном планировании вы можете делегировать соответствующие задачи в нужное время наиболее эффективному члену команды для повышения производительности.

• Это позволяет быстро узнать, к кому обратиться в случае возникновения проблемы.

Организационное планирование неизменно дает подробный отчет о сильных и слабых сторонах каждого. Поэтому, когда вы сталкиваетесь с трудной ситуацией, вы точно знаете, какой член вашей команды может эффективно решить проблему.

Все, с кем вы работаете, должны знать эту информацию. Независимо от того, работают ли они на начальном уровне или в качестве руководства, их роли и ожидания должны быть четко определены. Вы можете разместить его на видном месте, будь то доска объявлений или ваш внутренний веб-сайт, чтобы каждый участник был хорошо осведомлен о своих обязанностях и видении компании.

S

Если у вас уже есть организационный план, хорошо бы проверить и обновить всю необходимую информацию. Однако, если у вас еще нет организационной стратегии, еще не поздно начать ее.

Ниже приведены шаги по созданию собственного организационного плана.

• Выберите свою команду — Выберите эффективную команду, исходя из ее навыков, сильных сторон и решимости добиться успеха.
• Нарисуйте диаграмму, показывающую вашу организационную структуру — поделитесь успехами своей компании и целями, которые вы поставили для краткосрочных и долгосрочных целей.
• Определите цели и задачи — подробно опишите цели и задачи компании, чтобы помочь им понять жизнеспособность своих ролей.
• Список всех задач и функций — заранее определите их роли и сделайте акцент на их задачах и функциях, чтобы они знали, чего от них ждут.
• Обзор текущих бизнес-процессов — просмотрите текущую ситуацию в бизнесе, чтобы все знали о текущем состоянии и о том, как они могут способствовать росту компании.
• Объедините результаты в организационный план — пригласите их мнение и разработайте эффективный организационный план.

Давайте подробно рассмотрим эти шаги для создания организационного плана.

Все организационные планы должны включать то, чего бизнес хочет достичь и как этого добиться. Ясно, что укажите, во что вы хотите превратить свой бизнес — что определяет вашу цель / предназначение и цели / измерения для их достижения.

Общие цели:

• внутренняя стабильность > сокращение текучести кадров, обеспечение согласованности
• творчество > вдохновляющие инновации, изобретательность и улучшения
• единообразие > последовательная поставка товаров и услуг; брендинг
• безопасность > защита данных клиентов , поставщиков и бизнеса
• контроль качества > нацеленность на совершенство
• подотчетность > определение ответственных
• честность > прозрачность, честность, справедливость
• быстрая доставка товаров > улучшение оборачиваемости
• отличное обслуживание клиентов > превосходя ожидания
• эффективность > усовершенствования, ведущие к оптимальной работе

Хотя вы можете предпочесть все делать самостоятельно, совершенно необходимо взаимодействовать с другими при создании плана с учетом их знаний, идей и взглядов.У каждого члена вашей команды есть сила, в отличие от других. Некоторые могут быть талантливы в разработке, а другие обладают врожденным чувством дизайна.

Вы должны убедиться, что у каждого участника есть видение компании и своего личного прогресса, которое согласуется с вашим стремлением.

Посмотрите на свою команду и выберите своих ключевых игроков, то есть этих сотрудников:

Эта команда может быть воссоздана в будущем, чтобы помочь в реализации ваших планов по росту и развитию бизнеса.

Обратите внимание, что хотя большинство владельцев малого бизнеса разрабатывают организационный план самостоятельно, могут быть ограничения по времени, персоналу или срокам, которые делают наем внешнего консультанта лучшим выбором.

Подробно опишите каждый из ваших процессов. Посмотрите на , что он делает, и , как он это делает, . Затем перечислите все функции и задачи, которые он выполняет, а также кто что делает.

Часто удивительным результатом этого шага является то, что вы, скорее всего, поймете, что существуют различия в том, как на самом деле работают процессы, и как вы думали, что они работают.

Этот шаг может занять очень много времени, поэтому многие малые предприятия нанимают бизнес-консультантов или бизнес-тренеров. Это помогает им осознать четкое видение того, чего ожидать, вместо того, чтобы питать заблуждение.

Таким образом, бизнес-консультант действительно может помочь вам сформулировать более основательный и реалистичный организационный план и внести необходимые изменения для достижения ваших целей.

Запишите все задачи и функции, которые ваша компания должна и должна выполнять.Включите в свое видение то, что, по вашему мнению, должна делать организация.

Этот процесс должен устранить пробелы. Вы увидите, чего не хватает: возможно, там, где вашей компании не хватает ключевых элементов, таких как документация, обучение или анализ. Он также может выявить проблемы и уязвимости (например, недостаточные меры безопасности или неправильные обходные пути).

После того, как вы определили факторы, сдерживающие рост компании, вы можете искать жизнеспособные решения для их устранения. Вы можете обсудить эти проблемы со своей командой и узнать их мнение.

Этот шаг можно легко совместить с мозговым штурмом для решения любых существующих проблем, прежде чем приступить к реализации своего организационного плана.

Сейчас подходящее время для составления схемы организационной структуры. Составьте карту текущего прогресса, вашего видения, целей, всех недостатков и жизнеспособных решений. Наглядные пособия могут помочь вам, и ваша команда точно определяет, что нужно сделать.

Включите все отделы, роли, персонал и структуру отчетности. Четко определите каждый раздел, чтобы каждая команда и члены, состоящие из них, хорошо осознавали свои обязанности и свои роли.

Простота и точность — ключи к разработке эффективного организационного плана. Поэтому вы должны обращать внимание на детали, не усложняя план.

Последний шаг — собрать собранную информацию в один документ.

Все, что вы обсудили и запланировали с вашей отборочной командой, должно быть скомпилировано для потомков. Это поможет вам отслеживать ход выполнения вашего организационного плана и вносить необходимые обновления или изменения в процессе.

Помните, что ваш организационный план является частью вашего стратегического плана компании. Он будет зависеть от внешних факторов и может быть изменен в соответствии с действующими стандартами ведения бизнеса. Поэтому вы должны подготовиться к таким непредвиденным обстоятельствам и оставить место для ошибок или откатов.

Поделитесь организационным планом со всем своим персоналом. Это может быть отличной возможностью для созыва «ратуши» или собрания всего персонала.

Заключение

Нельзя и не следует игнорировать серьезную важность эффективного организационного плана.

Если вы новый владелец бизнеса, вы можете проконсультироваться с профессиональными бизнес-консультантами, чтобы разработать выгодный операционный план для вашей компании. Даже если вы фрилансер или владелец малого бизнеса, организационный план имеет большое значение, чтобы помочь вам превратить вашу торговлю в силу, с которой нужно считаться.

Если у вас уже есть бизнес, но вы знаете, что есть куда расти и расширяться, вы можете начать составлять организационный план прямо сейчас. Вы можете использовать шаги, которые мы определили, и обратиться за профессиональной помощью к бизнес-консультантам, чтобы расширить свою компанию и многократно увеличить свою прибыль.

Никогда не поздно составить действенный и действенный организационный план по развитию и расширению вашего бизнеса.

Мы надеемся, что этот блог поможет вам в разработке организационного плана для вашего бизнеса.

Реализовали ли вы организационный план в своем бизнесе? Если да, поделитесь с нами, что сработало для вас. Вот статья о разработке стратегического плана.

Принципы организации для агентств планирования

PAS опубликовала свой первый информационный отчет в 1949 году. Чтобы отметить эту историю, каждый месяц мы представляем новый отчет из архивов.

Надеемся, вам понравится этот увлекательный снимок прошлогоднего выпуска о планировании.

Принципы организации плановых агентств

Скачать исходный отчет (pdf)

Подготовил Джеймс Х. Пикфорд

Работа директора местного агентства планирования сложна и требовательна. Директор должен не только быть компетентным в техническом смысле, но он также должен быть компетентным в качестве административного руководителя организации, ответственного за выполнение множества задач, возложенных на его агентство.

Одной из важных задач агентства по планированию является содействие эффективной совместной работе сотрудников этого агентства. Различные части его организации должны быть скоординированы, и каждый отдельный сотрудник должен иметь четкое представление о своем конкретном вкладе в общие цели организации. Частично это достигается за счет простой и понятной внутренней организации. Это также достигается за счет развития личного взаимодействия с каждым членом персонала и создания чувства принадлежности к команде, стремящейся достичь целей агентства по планированию.

По мере роста агентства по планированию руководство организацией становится в большей степени административной задачей, а не техническим планированием. Директор крупного агентства уделяет гораздо больше времени и энергии своей роли администратора, хотя, скорее всего, его обучение не было в этой области.

Однако в некоторых отношениях задача директора небольшого агентства может оказаться более сложной. Он должен быть не только главным техническим специалистом, но и выполнять большую часть административной работы, которая сопровождает работу агентства по планированию.Он не может делегировать эти задачи, как директор крупного агентства.

Двадцать-тридцать лет назад темп работы в офисе планирования был неторопливым. Однако послевоенный бум строительства и развития радикально изменил деятельность агентства. Давление «производить» вынудило администратора планирования «организовать» работу по планированию городского роста в соответствии с лучшими принципами. Нравится ему это или нет, но сегодня значительная часть времени директора по планированию должна быть занята администрированием и организацией.

В этом отчете мы суммируем некоторые из основных концепций организации, которые могут быть применены к местным органам планирования. Организация — один из основных аспектов администрирования. Планирующее агентство или любая другая административная организация имеет структуру, которую можно наметить. Диаграмма является полезным средством для выявления и изображения различных аспектов внутренней организации плановых агентств. Диаграмма может определять цепочку подчинения или указывать точки контроля или обзора административных действий.

Пока штат или отдел планирования состоит не более чем из двух или трех специалистов, нет необходимости в сложной формальной организации. По мере роста штата и сложности операций становится необходимым разделение труда. Мы обсудим принципы разделения труда и общие правила объединения усилий сотрудников планирования. Примеры функциональной структуры выбранных агентств планирования включены для иллюстрации текущей организационной практики.

Фон

Многие директора по планированию подчеркивают тот факт, что самый сложный и самый важный набор проблем в управлении их агентствами — это подбор и удержание хорошего технического персонала, поддержание среды, в которой они могут работать эффективно, и их эффективное сотрудничество. Другие директора заходят так далеко, что говорят, что хороший менеджмент не так важен; что, если будут выбраны правильные люди, они принесут стоящие результаты, независимо от того, насколько плохой может быть организационная структура, материальное оснащение, рабочие процедуры или бремя бумажной работы.

Мы считаем, что даже если все другие проблемы будут решены наилучшим образом, агентство по планированию не добьется успеха, если у него нет квалифицированной группы технических специалистов, и что отличная группа технических специалистов может преодолеть и обойти некоторые, но не все, ошибок, которые может сделать плохое руководство. Очевидно, что оптимальная ситуация там, где есть отличные специалисты и отличный менеджмент. Необоснованная организация может помешать даже самому эффективному руководству. Это также может помешать творчеству персонала.

Мы уверены, что этот отчет поднимет много вопросов, касающихся управления и организации офиса. Однако мы не собираемся предоставлять инструкции по выполнению этой задачи. Мы намерены, с одной стороны, определить работу менеджмента в планирующем агентстве, а с другой стороны, предложить методы, которые будут полезны для достижения цели агентства.

Есть несколько случаев, когда плановые агентства планировали свою организацию в начале своей деятельности.Большинство организаций на протяжении многих лет создавались без особого осознанного подхода. По мере того как функция планирования в органах местного самоуправления стала более широко приниматься государственными должностными лицами и приобрела большую роль в органах местного самоуправления, задача, возложенная на агентство, становилась все более сложной, чтобы решать все возрастающие проблемы городского развития. Чиновники планового агентства сегодня больше озабочены вопросами реорганизации, чем организацией.

Тем не менее, первый шаг такой же. При определении эффективности организации агентства планирования, сначала должны быть определены и сформулированы цели агентства.Затем следует разработать организационную форму, которая наилучшим образом соответствует этим целям. В случае реорганизации инвентаризация существующей организационной структуры проводится одновременно с подготовкой идеальной формы.

Отсюда следует, что нельзя ожидать удовлетворительных результатов просто путем копирования плана организации другого агентства. Кроме того, необходимо изменить организационную структуру, чтобы учесть сильные и слабые стороны людей, занимающих руководящие должности.По мере смены лиц, занимающих эти должности, может возникнуть необходимость в изменении организационной структуры. Личность людей часто имеет равное значение с рациональной структурой при определении эффективности программы агентства планирования. Власти сегодня считают, что как формальная структура, так и неформальные или человеческие элементы организации жизненно важны для успеха организации.

Некоторые принципы того, как цели организации могут быть претворены в жизнь, получили широкое внимание.Эти принципы административной организации полезны в качестве диагностических критериев независимо от размера агентства. Хотя можно сомневаться, имеют ли они научную ценность, их нельзя игнорировать при построении организационной структуры.

Следует кратко обсудить еще один момент. Эффективные действия в агентстве планирования приветствуются, когда городские советы и законодательные собрания штатов устанавливают только общие цели организации программы. Задачу определения внутренней структуры, взаимоотношений с персоналом и подробных рабочих программ лучше оставить квалифицированным и ответственным за выполнение законодательных замыслов.Слишком много местных законодательных органов, очевидно считающих себя ответственными за все административные детали, подрывают эффективность планового агентства посредством ассигнований по статьям и детального законодательства, влияющего на внутреннюю организацию планирующего агентства.

Разделение труда

Обсуждение управления агентствами планирования должно учитывать размер штата. В небольших агентствах (до пяти сотрудников) пример руководства имеет значение гораздо больше, чем тонкости управленческого контроля.Для столь небольшого штата планирования существует несколько организационных проблем, за исключением, возможно, проблем, возникающих в результате координации с другими департаментами местного правительства. Сотрудники этих агентств подчиняются непосредственно директору по планированию. Они клеточные по своей организации. Хотя отдельные области исследования могут быть назначены отдельным лицам в связи с их специальной подготовкой или интересом, это не жесткая разрозненная организация.

Невозможно однозначно сказать, какого размера должен быть штаб, прежде чем его следует разбить на подразделения.Однако существует общее мнение, что после принятия решения о создании подразделений оно должно основываться на основных функциях организации. Каждому подразделению должна быть назначена конкретная функция, и он должен нести ответственность за инициирование и выполнение своего задания.

Функции

Есть несколько источников, которые определяют сферы деятельности или функции планирующего агентства. Законодательство государства в общих чертах определяет сферы деятельности, которыми должно заниматься агентство по планированию.Также следует учитывать отношения между агентством планирования и другими местными агентствами. Отношения между персоналом агентства и комиссией по планированию могут указывать на функциональное направление, влияющее на внутреннюю работу агентства.

Действия планирующего агентства можно сгруппировать несколькими способами (см. Рисунок 1). Их, вероятно, лучше всего объединить в четыре основные функциональные группы: 1) предварительное планирование, 2) текущее планирование, 3) контроль землепользования и 4) администрация.

Рисунок 1

Функциональные направления деятельности агентства планирования

Предварительное планирование. Эта группа включает подготовку всех общих планов, мероприятий, которые не соответствуют фактическому проекту или анализу проекта. Он включает исследования, необходимые для подготовки или поддержки этих планов, а также для их актуализации. Подготовка заявлений о политике планирования (а не акцент на серии карт), разработанных с другими муниципальными департаментами, правительственными подразделениями и гражданскими группами, относится к этой группе.Такие заявления охватывают все функциональные области комплексного плана. Вероятно, программа обновления сообщества, долгосрочный план обновления всего города, должна быть связана с этой группой. Эта новая программа, инициированная федеральной финансовой помощью, не нацелена на конкретные проекты.

Исследовательские услуги могут использоваться другими функциональными группами, но поскольку они являются неотъемлемой частью предварительного планирования, не следует создавать отдельную функциональную группу. Когда исследование проводилось отдельно, независимо от предварительного планирования, опыт обычно был неудовлетворительным.

Текущее планирование . Текущие мероприятия по планированию — это те, которые связаны с выполнением всеобъемлющего плана — либо рассмотрение предложений, которые влияют на комплексный план, либо инициирование предложений по выполнению плана. В эту категорию попадают такие проекты, как школы, улицы, парки и детские площадки, которые передаются на рассмотрение планирующему агентству по обязательному направлению. Подготовка, сертификация и обзорные исследования проектов редевелопмента должны рассматриваться как текущая функция планирования.Подготовка или обзор бюджета капитального ремонта также считается текущим планированием.

При организации и укомплектовании кадрами планового агентства функцией, которую часто упускают из виду или недооценивают, является операция «кустарного огня». Поскольку это, как правило, экстренная работа, это может нарушить рабочий график агентства, если только такие работы не считаются обычной обязанностью определенной функциональной области. Слишком часто их отдают на предварительное планирование, потому что считается, что предварительное планирование можно отложить.В результате действия по предварительному планированию часто полностью блокируются из-за непрекращающегося потока запросов на специальные задания. Логичное место для таких вызовов службы экстренной помощи — текущее планирование, а не предварительное планирование.

Штатные сотрудники с дизайнерскими способностями собираются вместе в рамках текущего планирования, как для творческой работы, так и для проверки дизайна.

Управление землепользованием . Третья функциональная область деятельности агентства планирования включает в себя управление двумя основными инструментами регулирования: регулирование зонирования и разделения.Хотя эти инструменты необходимы для выполнения комплексного плана, они отличаются от функции анализа проекта и дизайна, назначенной текущему планированию. Контроль в значительной степени связан с сохранением существующих удобств и применяется к проектам, обычно реализуемым по инициативе частных лиц. Текущее планирование является ответом на проекты, возникающие в результате действий правительства. Управление по контролю за землепользованием требует больше юридических и инженерных навыков, чем навыков проектирования.

В некоторых городах функция зонирования рассматривается как отдельная основная функциональная область в рамках агентства по планированию. Однако из-за тесной взаимосвязи навыков, необходимых для обслуживания как зонирования, так и деления на подразделения, было бы разумно сгруппировать их вместе.

Поправки либо к правилам зонирования, либо к правилам подразделения следует должным образом рассматривать как частичную ответственность заблаговременного планирования. В таких случаях возникают вопросы политики P1anning. Однако обработка исключений, отклонений и толкований постановления должным образом относится к функциональной области контроля за землепользованием.

Администрация . Последнее функциональное направление проектного агентства включает в себя ряд услуг, необходимых для всех основных категорий. Этот сервисный блок включает в себя управление персоналом, закупки, составление бюджета, библиотеку, файлы, стенографию и составление чертежей. Опыт показал, что эти услуги наиболее эффективно обрабатываются, если они объединяются, а не распределяются по всему планирующему агентству.

В то время как старший персонал в каждой из других основных функциональных областей будет участвовать в связях с общественностью, организация и поощрение контактов с прессой, радио и телевидением, а также общение с группами граждан являются в основном административной функцией.

В тех комиссиях, которые работают по системе «секретарь — комиссия по планированию», эта функция также возлагается на административное подразделение, если «секретарь» не является директором по планированию. Если директор также является секретарем, ведение протокола, организация слушаний и аналогичные рутинные вопросы по-прежнему решаются в административном отделе.

Функциональная организация

Обсуждается общая картина организации с точки зрения функций.Мы также предложили определенные функциональные принципы для развития организационной сплоченности. Для выполнения своей работы плановое агентство должно распределить конкретные задачи между отдельными лицами, чтобы выполнить свою рабочую программу. Директор по планированию и его непосредственные подчиненные не могут принимать решения, если эти решения не претворяются в жизнь сотрудниками низшего звена. Следовательно, количество внимания, уделяемого управлению деятельностью персонала, будет в значительной степени зависеть от того, каким образом была разделена работа.Если работу всей организации можно разделить на довольно отдельные и отдельные подцели, процесс проверки рабочего проекта должен проходить через руки как можно меньшего числа людей.

Анализ функциональных и структурных организационных схем плановых агентств по всей стране (примеры см. В Приложении) показывает, что основные функциональные области признаются классификацией подразделений в иерархии организации. В зависимости от размера планирующего агентства это подразделение может отвечать за одну или несколько функций.Подразделения, в свою очередь, делятся на секции в более крупных агентствах.

Кажется, нет единого правила, которое предлагало бы подходящее время для секционного разбиения на подразделения, но основание для разделения обычно происходит по областям исследования: зонирование, деление на части, обновление города, жилье, капитальный бюджет, обращение, исследования, предварительное планирование и т. Д. обзор проекта и землепользования. В агентствах среднего размера секции, созданные для работы с конкретными проектами, могут состоять из людей, которые пересекают границы разделения.По мере появления каждого крупного проекта создается команда, которая будет им заниматься. Когда проект завершен, команда распускается и формируются новые команды. Такой тип организации может быть удовлетворительным для среднего агентства, поскольку он гибок. Но это может создать сложные управленческие проблемы в крупных агентствах из-за частых изменений в организационных отношениях и из-за сложности выбора времени для формирования новых команд, совпадающего с распадом команд, проекты которых были завершены.В этом случае желательна более формальная секционная организация.

Малые агентства. Первое рассмотрение более или менее формального разделения функций должно быть сделано, когда планирующее агентство достигнет четырех или пяти профессиональных сотрудников. Хотя ни один элемент работы персонала не является более важным, чем другой, подготовка всеобъемлющего плана является первоочередной функцией. Эта функция должна находиться в одном подразделении персонала. В меньшем агентстве это разделение функций должно быть отражено в создании отдела предварительного планирования, отдела долгосрочного планирования (или какого-либо подобного описательного названия).Таким образом, функциональная область предварительного планирования находится в этом отделе.

Другое подразделение или подразделение, созданное в меньшем агентстве, должно называться текущим отделом планирования или отделом управления планированием. Иногда отдельные подразделения по обновлению городов создаются в сообществах, в которых агентство по планированию активно участвует в программе обновления городов. Начальники отделов подчиняются директору по планированию. Таким образом, две функциональные области — текущее планирование и контроль землепользования — входят в обязанности планового агентства.Подразделение обновления городов следует рассматривать как группу специальных проектов.

Однако, похоже, что большинство небольших агентств объединяют функции текущего и предварительного планирования в рамках одного подразделения. При такой договоренности мероприятия по заблаговременному планированию, вероятно, отойдут на второй план по сравнению с активными действиями текущего подразделения планирования. По этой причине рекомендуется провести четкое и полное разделение этих двух функциональных областей на эти две функциональные области при планировании организации агентства, независимо от численности персонала.

Четвертая функциональная область — администрирование — является основной обязанностью директора по планированию. В организационной иерархии его можно рассматривать как «офис директора». Однако нередко можно обнаружить во многих небольших агентствах, что работа по информированию общественности и противодействию почти исключительно ведется текущим отделом планирования.

Средние агентства . Агентства, в которых работает от пяти до десяти плановиков, обычно должны разделить четыре функциональные области на три подразделения, подчиняясь главному планировщику или помощнику директора.Подразделения могут быть разбиты на предварительное планирование, текущее планирование и администрирование планирования или аналогичные названия подразделений для выполнения функций. Разделение на секции может быть или не осуществимо, в зависимости от характера программы работы агентства. Однако объединение персонала из каждого из этих подразделений в специальные секции для выполнения специальных проектов может быть выполнено с минимальными трудностями.

Удивительно узнать, сколько нетехнических сотрудников требуется для обслуживания планового агентства.Эти вспомогательные работники в некоторых агентствах составляют половину персонала, что следует учитывать при определении потребностей в персонале. В обследовании агентств городского планирования по всей стране, проведенном в 1960 г. Консультативной службой по планированию ASPO, было установлено, что в среднем один секретарь на каждые 1,6 планировщика и один чертежник на каждые 2,8 планировщика; для окружных агентств — по одному секретарю на каждые 1,7 планировщика и по одному чертежнику на каждые 3,7 планировщика; а для объединенных агентств — по одному секретарю на каждые 1,6 планировщика и по одному чертежнику на каждые 2.6 планировщиков. Таким образом, на 10 плановиков в объединенном агентстве будет 10 вспомогательных сотрудников — четыре чертежника и шесть конторщиков. (См. Расходы, персонал и зарплаты местных агентств планирования , Информационный отчет № 144, Консультационная служба по планированию ASPO, март 1961 г.)

По мере роста плановых агентств появляются соображения в пользу централизации административных и канцелярских функций. Например, редакционный пул или секретарский пул могут быть созданы под руководством заместителя командира или помощника директора по административным вопросам.Это может зайти так далеко, что потребует от руководителей отделов составления проекта заявки и секретарской помощи со стороны исполнительного директора, если это необходимо. При правильном управлении такая компоновка должна обеспечивать более равномерные рабочие нагрузки и должна приводить к повышению эффективности. Однако частные секретари могут рассматриваться некоторыми сотрудниками как символы статуса, поэтому объединение должно быть продано с некоторой энергией. Административная функция, наряду с другими вспомогательными услугами, обычно не оформляется статусом подразделения в агентствах среднего размера, а осуществляется исполнительным офисом.

Крупные агентства. В агентствах, в которых работает более 10 плановиков, проблема состоит в том, чтобы как минимум количество ответственных руководителей секций или отделов подчинялось следующему руководителю. Это должно быть сделано для обеспечения эффективного администрирования посредством функционального распределения частей рабочей программы.

У крупного агентства, вероятно, должно быть подразделение для каждой из четырех функциональных областей — заблаговременное планирование, текущее планирование, контроль землепользования и администрация.Номенклатура отделов в крупных агентствах может значительно различаться в зависимости от местных предпочтений, но организационная структура по-прежнему должна соответствовать функциональным областям.

Организация крупного агентства может отделиться от более мелких агентств двумя основными способами: административная функция становится полной ответственностью подразделения и, таким образом, удаляется из исполнительного офиса, и (2) управление постановлением о зонировании, в зависимости от разрешительных положений штата или положений устава, может потребовать отдельного разделения в функциональной области контроля за землепользованием.Последний отъезд может вызвать некоторые особые проблемы. В некоторых юрисдикциях администратор зонирования является полуавтономным или даже полностью независимым от агентства планирования. Он может иметь полномочия по принятию решений, неподконтрольных планирующему агентству. И все же, в большинстве случаев, он зависит от планирующего агентства в административном отношении при назначении персонала и рекомендациях по определенным вопросам зонирования.

Трудно определить идеальные отношения между офисом администратора зонирования и планирующим агентством.Функциональная независимость администратора, если он имеет право принимать решения об отклонениях, важна. В какой-то степени его работу можно было бы считать квазисудебной. Казалось бы, нежелательно оставлять путь открытым для нападок на его беспристрастность, основанную на том, что он подчиняется директору по планированию. Если независимость сохраняется, дальнейшее возражение против подчиненных отношений может заключаться в том, что директор по планированию в некоторых случаях будет подвергаться критике за действия администратора зонирования, несмотря на отсутствие у директора полномочий контролировать или определять эти действия.

В свете этих соображений можно сделать вывод, что квалификация администратора будет определять качество администрирования и, следовательно, формальная интеграция в рамках планирующего агентства может не иметь значения. С другой стороны, управление зонированием требует значительных перекрестных проверок с агентством по планированию, и лучше всего это можно сделать, если управление зонированием будет полностью в рамках тех функций, которые выполняются в рамках контроля за землепользованием. Между сгруппированными здесь функциями существует тесная взаимосвязь.

Командование, полномочия и ответственность

После того, как функции были разделены или сгруппированы, возникает дополнительная проблема, связанная с объединением различных частей организации для работы для достижения общей цели. Следующие принципы отражают функции управления, полномочий и ответственности, присущие организации. Все они пытаются указать путь к более эффективным взаимоотношениям с персоналом между директором, руководителями и сотрудниками агентства по планированию. Их:

Цепочка подчинения
Единство командования
Диапазон контроля
Письменные обязанности
Ответственность в сочетании с властью
Ответственность за делегированные полномочия
Полномочия, делегированные насколько это возможно
Количество уровней полномочий
Назначьте сотрудников на единую руководящую должность

Цепочка подчинения .Должны быть четкие линии полномочий, идущие сверху донизу планирующего агентства. Должна быть возможность проследить линию от директора до каждого члена персонала. Полномочия уточняются путем делегирования по ступеням или уровням от директора к сотруднику, который несет наименьшую ответственность. Этот принцип также известен как скалярный принцип. Это синоним иерархии организации (рис. 2).

Рисунок 2

Иерархия организации

Единство командования. Концепция единоначалия требует, чтобы никто не подчинялся более чем одному руководителю. У каждого сотрудника должен быть только один начальник. Каждый в агентстве планирования должен знать, кому он подчиняется, а кто ему подчиняется.

Полное требование единоначалия может привести к серьезным трудностям в плановом агентстве. Например, руководитель сотрудника может быть не в состоянии контролировать технические аспекты определенной работы. Возможно, он не знаком с методами программирования капитального бюджета или с некоторыми другими конкретными задачами, которые были возложены на его подразделение.

Или надзорный орган может быть особенно хорошо осведомлен в аспектах разработки общей программы агентства, но не компетентен решать, являются ли используемые определенные научные или статистические методы подходящими или правильными. В таких случаях директор по планированию может счесть целесообразным передать сотрудника двум руководителям, чтобы обеспечить наиболее компетентный контроль работы подчиненного. Эта процедура повышает вероятность получения подчиненным противоречивых приказов.

Правильный ответ, вероятно, лежит между двумя описанными крайностями. По всей видимости, нет ничего плохого в том, чтобы передать одного сотрудника в ведение двух или более начальников, при условии, что линии подчинения двух руководителей определены таким образом, чтобы конфликтов было как можно меньше и между ними было как можно меньше. Кроме того, когда конфликт действительно возникает, есть только один руководитель, чьи инструкции должен выполнять сотрудник, пока конфликт не будет урегулирован. (См. Техника муниципального управления , стр. 61.)

Следует, однако, подчеркнуть, что единоначалие должно сохраняться везде, где это возможно, и директор по планированию должен полностью осознавать возможные последствия любого шага, который его ослабляет.

Диапазон контроля . Интервал контроля означает не что иное, как количество контролируемых людей (см. Рисунки 3 и 4). Несмотря на то, что объем контроля должен быть небольшим, а количество уровней надзора должно быть небольшим, оба этих требования трудно выполнить, если планирующее агентство имеет сколько-нибудь значительный размер.

Рисунок 3

Диапазон регулирования, четыре единицы

Рисунок 4

Двухступенчатый диапазон регулирования

Органы государственного управления рекомендуют, как правило, чтобы пять или шесть подчиненных были наибольшим числом, которое должно контролироваться одним человеком. Одни власти устанавливают более высокие лимиты, другие — более низкие. Рутинная работа облегчает надзор — один руководитель может руководить 20 подчиненными.Но значительная часть программы работы планирующего агентства требует частых контактов между начальством и подчиненными; немного — это сугубо рутина. Директор по планированию, конечно, должен поддерживать контакты со многими людьми, не входящими в его штат. Поэтому количество подчиненных, подчиняющихся непосредственно ему, должно быть минимальным — возможно, три или четыре. На руководящих должностях второго или третьего уровня в агентстве планирования, вероятно, должно быть не более пяти человек, подчиняющихся непосредственно каждому надзорному органу.

Невозможно установить конкретный номер, который будет применяться при любых обстоятельствах. Личные возможности руководителей и тип работы различны. Каждый случай необходимо рассматривать отдельно, если необходимо определить надлежащий диапазон контроля.

Письменные обязанности. Чтобы избежать дублирования полномочий и пробелов между обязанностями, этот принцип предполагает, что ответственность и полномочия каждого надзорного органа должны быть четко определены в письменной форме.Руководитель должен знать, чего от него ждут, и пределы его полномочий.

В административном исследовании, проведенном Консультационной службой по планированию ASPO для агентства государственного планирования, высокопоставленных сотрудников попросили перечислить свои обязанности независимо. Было поразительно обнаружить, что несколько человек считали себя ответственными за одну и ту же функцию. Время сотрудников тратится на дублирование усилий. Более того, семена непонимания и обид среди этих людей уже были посеяны.

Еще одна причина, по которой ответственность и полномочия руководителей высшего звена в агентстве должны быть изложены в письменной форме, состоит в том, чтобы обеспечить максимально плавный переход для замены, когда ожидается вакансия. При высокой мобильности плановиков достаточно сложно обучить новых сотрудников без точного описания должности, которую необходимо заполнить.

Ответственность в сочетании с полномочиями . Когда полномочия делегируются директором по планированию, он не должен подрывать их, принимая решения, которые принадлежат лицу, которое несет ответственность.Если руководитель подразделения отвечает за качество работы, выполняемой в его подразделении, ему не следует принимать нанятого сотрудника без консультации с ним.

Некоторые авторитеты предполагают, что этот принцип можно сформулировать наоборот: власть всегда должна сопровождаться соответствующей ответственностью.

Ответственность за делегированные полномочия . Хотя директор по планированию или руководитель подразделения могут делегировать полномочия, они по-прежнему несут ответственность за то, что делают те лица, которым были делегированы полномочия.Директор по планированию отвечает за представление отчетов персонала о поправках к зонированию своей комиссии для изучения и рекомендаций. Обычно он не готовит отчет сам, а делегирует эту ответственность своему подчиненному. Если подчиненный не может завершить свое исследование и отчет об оценке, директор по планированию несет такую ​​же ответственность, как и подчиненный. Он несет ответственность за невыполнение подчиненным сроков.

В соответствии с этим принципом директор по планированию не может отмежеваться от действий своих сотрудников.Он несет полную ответственность за то, что они делают или не делают.

Максимально делегированные полномочия . Разрешая принимать решения на как можно более низком уровне, директор по планированию и другие высокопоставленные сотрудники освобождаются для решения вопросов, которыми могут заниматься только они. Директор по планированию, например, должен посвящать значительную часть своего времени программированию общей политики своего агентства. Он должен проводить много времени, встречаясь с общественностью, разговаривая с другими руководителями отделов и т. Д.У него нет времени выполнять эту функцию, если он загружен административными деталями. Директор несет ответственность за множество обязанностей, которые можно легко и эффективно делегировать в дальнейшем.

Количество уровней полномочий. Чем больше количество уровней надзорного органа, тем больше времени требуется для принятия решения о поездке вниз или информации о перемещении в рамках агентства по планированию. В более крупных агентствах планирования кажется, что достаточно трех уровней надзора, включая уровень директора по планированию.Конечно, в крупнейшем агентстве планирования требуется не более четырех уровней надзора.

Наблюдательные уровни включают директора по планированию, помощников или заместителей директора, начальников отделов, а в некоторых агентствах — начальников отделов. Слишком много уровней побуждают сотрудника обойти своего непосредственного начальника и найти следующего по очереди. Сотрудник считает, что с помощью этой процедуры он может сэкономить время, но на самом деле он нарушает цепочку подчинения самым неудачным образом.

Назначьте сотрудников на единую руководящую должность . Это принцип специализации, тесно связанный с предыдущим обсуждением разделения труда в агентстве планирования. Насколько это возможно, каждый сотрудник должен быть ограничен выполнением одной функции. Этот принцип касается делегирования полномочий по горизонтали, , а не по вертикали, как в скалярном принципе или принципе цепочки команд. Если, как в небольших агентствах, лицо несет ответственность за более чем одну обязанность, принцип требует, чтобы обязанности были аналогичными.Это не для того, чтобы рекомендовать помещать персонал в «колею» и держать там, а скорее для того, чтобы побуждать выполнять задания, объединяющие схожие задачи. Это попытка позволить персоналу сосредоточиться на том, что у них получается лучше всего.

Нередко можно встретить в плановых агентствах лиц, выполняющих совершенно не связанные обязанности. Это может происходить несколькими способами:

1. У человека может быть «свободное время», поэтому ему поручают дополнительную деятельность.

2. Образование и опыт человека могут дать ему право заниматься определенной деятельностью, даже если это не имеет отношения к его основным обязанностям.

3. Человек может проявлять особый интерес к определенной области.

4. Чрезмерно амбициозный человек увлекается плаванием, потому что ему не терпится произвести впечатление на начальство и улучшить свое положение.

Конечно, бывают случаи, когда поручение плохо связанных задач одному человеку может работать до тех пор, пока этот конкретный человек выполняет эту работу. Но что происходит, когда он уходит? Шансы найти человека с одинаковыми талантами невелики. Чтобы решить эту проблему, может потребоваться серьезное перераспределение обязанностей в соответствии с программой работы планирующего агентства.

Однако во многих агентствах планирования рабочие задания не могут быть разделены по шаблону, вопреки принципу, согласно которому каждый человек должен быть ограничен, насколько это возможно, выполнением одной ведущей функции. Многие проекты становятся предметом групповой работы, когда технические специалисты объединяются в группы. Распределение заданий на жесткой основе может быть очень незначительным, но каждый сотрудник должен работать для достижения одной и той же цели в духе сотрудничества с широким обменом информацией между сотрудниками проекта.

Заключение

Обсуждение в этом отчете ограничено признанными принципами иерархии формальной организации. Однако следует признать, что каждая организация имеет две иерархии: формальную и неформальную.

Формальная организация — это официальная организация, которая может быть отображена в схемах, руководствах и должностных инструкциях. Он представляет собой то, какими, по мнению директора по планированию, должны быть роли его сотрудников.

Неформальную организацию, с другой стороны, можно описать как то, каковы на самом деле роли персонала.Это не обязательно противоречит хорошей организационной практике. Он может состоять из отношений сотрудников с коллегами, чьи обязанности и ответственность полностью отделены друг от друга. Это может означать, что сотрудник предпочитает получать совет и инструкции от кого-то, кроме своего непосредственного руководителя. Сотрудник также подвержен множеству внешних влияний, влияющих на его отношения с руководителем и коллегами по работе.

Директор по планированию должен признать неформальную организацию и приспособить ее к формальной.Некоторые авторы предполагают, что степень признания власти теми, кто находится на нижнем конце иерархии, — это степень совпадения формальной и неформальной организации. Чем дальше друг от друга они находятся, тем меньше возможностей для бесперебойной работы агентства. Такое смешение — это искусство, которое в значительной степени осуществляется благодаря интуиции ответственных руководителей.

Казалось бы, директор по планированию должен приложить все усилия, чтобы объяснить своим сотрудникам, почему необходимы определенные меры организационного контроля.Если этот шаг не будет предпринят, сотрудники, скорее всего, не захотят принимать формы, правила и методы, необходимые для программы агентства. Они могут терпеть методы организационного контроля, но они не будут сотрудничать, если не будут убеждены, что такие методы имеют смысл. Большинство людей хотят знать причины, по которым эти практики необходимы, и какова их логика. Персонал не может следовать шаблону организации, если он не знает досконально свои роли, а также роли других членов агентства.В то же время подготовка организационного плана не может быть удовлетворительно подготовлена ​​комитетом. В конечном итоге он должен основываться на решении одного человека — директора по планированию.

Характеристики процесса в плановом агентстве, который в основном представляет собой исследовательский процесс, похоже, отличает многие проблемы организационного контроля от таких проблем в других правительственных департаментах. Сложность измерения производительности, сложность прогнозирования усилий, необходимых для завершения проекта планирования, необходимость координации внутри агентства и с другими правительственными единицами, а также необходимость внешней коммуникации, чтобы быть в курсе новых разработок в области планирования исследований и методов. призывать к осторожности при разработке мер контроля организации.

В тех случаях, когда организационные проблемы являются сложными и настоятельно необходимы улучшения, для консультации может быть вызван квалифицированный консультант, знакомый с операциями агентства по планированию. Ситуация нахождения слишком близко к повседневной деятельности затрудняет кому-либо в агентстве объективную оценку всех аспектов эффективности организации.

Наконец, совершенно новый план организации нельзя сразу навязать агентству. Персоналу нужно время, чтобы приспособиться к новой схеме.Первыми шагами могут быть только те, которые представляют собой простые изменения, с уточнениями, внесенными позже.

План организации, как и комплексный план, должен быть адаптирован к прошлым и текущим условиям. Противоречивые точки зрения и интересы должны быть разрешены как можно лучше, прежде чем план может быть реализован. Оба должны быть приспособлены к изменяющимся условиям, должны быть гибкими, но не слишком гибкими. Оба требуют высокой степени принятия для успеха. Один авторитетный специалист предлагает администратору создать идеальную организацию, начиная с чистого листа.Затем он предлагает «запереть его на столе, но принять два решения»:

1. Каждый раз, когда должность становится вакантной или желательно какое-либо изменение в организации, вы должны отозвать ее и взглянуть на нее.

2. Насколько это возможно для человека, вы никогда не сделаете изменения в организации в неправильном направлении, то есть от «идеала», всегда к нему.

Цитируется в The Technique of Municipal Administration от Линдалла Ф. Урвика, Теория организации (Нью-Йорк: Американская ассоциация менеджмента, 1952), стр.14.

Список литературы

Американское общество должностных лиц по планированию. Организационная структура (Информационный отчет консультационной службы по планированию № 69). Чикаго, 1954.

Энтони, Роберт Н. при содействии Дэй, Джон С. Управленческий контроль в промышленных исследовательских организациях. Кембридж, Массачусетс: Типография Гарвардского университета, 1952 г.

Гулик, Сазер и Урвич (редакторы). Статьи по административной науке . Нью-Йорк: Институт государственного управления, 1937.

Международная ассоциация менеджеров городов. Методы надзора в муниципальной администрации . Чикаго, 1958.

———. Техника муниципального управления . 4-е издание. Чикаго, 1958.

Пфиффнер, Джон М. Методы исследования в государственном управлении . Нью-Йорк: Рональд Пресс, 1940.

———. Надзор за персоналом . Нью-Йорк: Прентис-Холл, 1958.

Раубе, С. Эйвери. «Принципы хорошей организации», Чтений по менеджменту, (под редакцией Макса Д.Ричардс и Уильям А. Ниландер). Цинциннати: Southwestern Publishing Co., 1958.

Саймон, Герберт А. Административное поведение . Нью-Йорк: Macmillan, 1947.

Приложение

Организационные диаграммы планирующего агентства в этой части отчета были отправлены в Консультационную службу по планированию ASPO вместе с данными, использованными в Расходах, персонале и заработной плате местных агентств планирования , Информационный отчет № 144, март 1961 года. Они были выбраны чтобы проиллюстрировать определенные моменты, сделанные в отчете.Однако ни один график нельзя выделить в качестве модели.

(Примечание: проводится четкое различие между функцией заблаговременного и текущего планирования. Организационная структура отражает строгие обязанности агентства по дизайну. Обратите внимание на взаимосвязь Секции программы капиталовложений [в Отделе проектов] с Секцией общих планов и программирования [в Комплексном Планировочный отдел].)

(Примечание: соблюдайте методику обращения с кустарным зажиганием в Подразделении специальных проектов планирования.Разбивка по функциональным подразделениям, например, аннексия, транспортные исследования, отражает особые проблемы в сообществе. Общая организация изображена выше; Дивизиональная организация изображена на следующих четырех страницах. Обратите внимание на прекрасное описание функций отделов и секций.)

(Примечание: обратите внимание на структурную разбивку по секциям для этого окружного агентства.)

(Примечание: между функциональными областями проводится четкое различие. Редакционные и секретарские пулы обслуживают все функциональные подразделения.)

(Примечание: администрация зонирования создается как отдельное подразделение. Организация отражает программу, специально ориентированную на местные условия: отделения филиалов, секция на холмах и секция административных центров).

(Примечание: небольшое агентство по планированию включает обновление города как отдельную функциональную область под общим директором.)

Авторские права, Американское общество должностных лиц по планированию, 1961.

Понимание различных типов организационного планирования | ООО «Эволюция Диджитал» | Агентство цифрового маркетинга

Организационное планирование может напугать, если вы не знаете различий между стратегическим, тактическим, оперативным и чрезвычайным планированием.

В этом посте мы рассмотрим эти четыре типа организационного планирования и их взаимосвязь.

Стратегическое планирование

Стратегическое планирование охватывает долгосрочные цели со всеми необходимыми ресурсами для достижения этих целей.Обычно он включает сроки от 1 года до 5 лет.

Кроме того, хорошо продуманный стратегический план учитывает контролируемые и неконтролируемые переменные и способы их адаптации.

Тактическое планирование

Тактическое планирование включает в себя детали деятельности и реализации того, как ваша организация будет достигать стратегических целей (отдельный документ). Кроме того, сроки тактического планирования обычно короткие (менее одного года).

Оперативное планирование

Операционное планирование включает в себя особые методы, процедуры и стандарты для различных областей организации.Например, у вас обычно есть рабочий план для отдела маркетинга, отдела кадров, отдела информационных технологий и т. Д. Операционный план также включает конкретные цели и задачи, которые затем поручаются сотрудникам выполнять.

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств

Планирование на случай непредвиденных обстоятельств охватывает альтернативные варианты действий — обычно с указанием необычных и кризисных ситуаций. Совершенно справедливо, планирование на случай непредвиденных обстоятельств часто связано с управлением рисками, потому что хороший план действий на случай непредвиденных обстоятельств учитывает известные и неизвестные риски.

Резюме

Не секрет, что у большинства высокоэффективных организаций есть четкие планы — от стратегических до непредвиденных. И как минимум наличие этих планов гарантирует, что все в вашей организации гребут в одном направлении.

Кроме того, организационное планирование часто оказывает положительное влияние на сотрудников. Компания, серьезно относящаяся к планированию, получает больше удовлетворения от работы, потому что организационное планирование обеспечивает четкие цели и задачи (краткосрочные и долгосрочные).

Связано: Почему стратегическое планирование важно?

Присоединяйтесь к и получайте одно электронное письмо в месяц о том, как развивать свой бизнес.