Организация и планирование работы: Планирование и организация работы структурного подразделения

Автор: | 23.02.1970

Содержание

Планирование и организация работы структурного подразделения

Сущность и цели планирования

Определение 1

Планирование работы структурного подразделения — это процесс выбора целей, определения задач его деятельности и способов их реализации.

С помощью планирования менеджмент компании устанавливает фундаментальные направления усилий и принятия решений, обеспечивающих единство целей для всех сотрудников. В менеджменте планированию выделяют одно из основных мест, так как оно воплощает в себе начало всего процесса достижения целей компании.

Определение 2

Планирование – это процесс формулирования целей, расстановки приоритетов, прогнозирование средств и методов их достижения.

По форме и содержанию планирование может ответить на следующие вопросы:

  1. Текущее состояние компании?
  2. Вектор движения компании?
  3. Способы движения в заданном направлении?

Смысл планирования состоит в описании адекватности целей и способов их достижения на базе выявления группы задач и работ, ну и поиска эффективных методов и способов, различных ресурсов, нужных для выполнения этих задач и создания их взаимодействия.

Планирование отвечает за наиболее полное использование ресурсов компании и исключение неверных шагов, которые могут вести к понижению эффективности деятельности организации, оттоку клиентов.

Определение 3

Основная цель планирования — мобилизация всех сотрудников компании и координация их действий, направленных на решение задач и выполнение работ, которые необходимы для эффективного достижение итоговых результатов.

Сущность же планирования проявляется в детализации целей, направленных на развитие всей компании в целом и каждого из ее подразделений в отдельности на определенный временной период, обозначение ее финансовых ресурсов, нужных для решения установленных задач. Назначение планирования заключается в стремлении заранее учитывать все внешние и внутренние факторы, влияющие на благоприятные условия для корректного функционирования и развития всей компании в целом.

Виды планирования

Планирование классифицируется по следующим направлениям:

  1. По степени охвата сфер деятельности:

    • общее планирование, т. е. всех областей деятельности компании;
    • частное планирование, т.е. планирование конкретных областей деятельности.
  2. По видам планов:

    • стратегическое — поиск незадействованных возможностей, создание конкретных предпосылок;
    • оперативное — использование возможностей и контроль процесса деятельности.
    • текущее — планирование, объединяющее все аспекты деятельности организации и работы всех его структурных подразделений на ближайший финансовый год.
  3. По объектам функционирования:

    • планирование производства;
    • планирование сбыта;
    • планирование бюджетов;
    • планирование кадров.
  4. По периодам:

    • краткосрочное, рассчитанное на период от месяца до года действия компании;
    • среднесрочное, рассчитанное на период от 1 года до 5 лет
    • долгосрочное планирование, рассчитанное на период более 5 лет.
  5. По возможности внесения корректив:

    • жесткое — не предполагает коррекции;
    • гибкое – когда корректировки допустимы.

Для понимания качества планирования можно использовать несколько параметров:

  • полнота планирования, т.е. охват планированием всех подразделений компании;
  • непрерывность планирования;
  • гибкость планирования, т.е. возможность вносить корректировки в план действий;
  • контроль за выполнением плана;
  • экономичность планирования;
  • точность планирования.

Все планирование в экономической компании делится на три основные стадии: процесс стратегического планирования, процесс оперативного планирования и процесс текущего планирования.

Стратегическое планирование стремится дать общее научное обоснование трудностей, которые преодолевает компания в предстоящем периоде, и на основе этого разработать показатели выхода организации на плановый период. Стратегическое планирование направляет деятельность фирмы и позволяет ей оптимизировать маркетинговые исследования, процессы понимания потребителей, планирования номенклатуры, ее продвижения, и продажи, а также ценовую политику.

Оперативное планирование как правило охватывает пятилетний срок, как наиболее корректный для обновления ресурсов производства и ассортимента услуг и продукции. В нем формируются основные задачи на данный период, например, производственная стратегия компании в общем и каждого ее филиала; стратегия продажи услуг; финансовая стратегия, кадровая политика; определение структуры и объема нужных ресурсов и форм материально-технического снабжения. Это планирование предусматривает проработку в конкретной последовательности мероприятий, нацеленных на реализацию целей, поставленных долгосрочной программой развития.

Текущее планирование осуществляется с помощью подробной разработки оперативных планов для организации в общем и ее отдельных подразделений, а именно, маркетинговых программ, научных исследований, планов по производству, материально-техническому и ресурсному снабжению. Ключевыми звеньями текущего плана производства зачастую являются календарные планы (месячные, квартальные, полугодовые), представляющие собой детальную проработку задач и целей, разработанных перспективным и среднесрочным планами.

В календарных планах заложены расходы на обновление имеющихся производственных и сырьевых мощностей, ремонт и обновление оборудования, стройку новых производств, повышение квалификации персонала.

Основные принципы планирования

Принципы планирования компания выбирает самостоятельно. К основным принципам планирования можно отнести следующие:

  1. Гибкость (адаптивность) — реакция на изменение условий, выражающаяся в придании планам возможности менять свое направление с целью не допустить уменьшения эффективности работы экономического объекта — это значит, что компания должна иметь определенный запас прочности.
  2. Непрерывность предполагает, что процесс планирования должно осуществляется постоянно в рамках установленного цикла; такое планирование использовать для разработки плана сотрудников предприятия.
  3. Холизм — объединяет два направления интеграцию и координацию. Принцип координации показывает зависимость деятельности любой части компании от остальных единиц данного уровня. Принцип интеграции предполагает, что в компании есть различные обособленные подразделения со своими собственными планами, каждая из подсистем действует в рамках общих стратегий развития фирмы и ее план является частью плана подразделения более высокого уровня. Что значит, чем больше элементов и уровней в системе, тем выгоднее планировать одновременно и во взаимозависимости.
  4. Оптимальность — выбор из нескольких вариантов развития того, который предоставит максимальную эффективность деятельности организации.
  5. Комплексность – связь и зависимость всех частей системы планирования.
  6. Целенаправленность — разработка планов для эффективного достижения поставленных целей.
  7. Точность — планы конкретны и детально проработаны до той степени, которая необходима для наилучшей реализации плана с учетом внутренних возможностей.

Организация и планирование работы местной администрации

Формирование рациональной организационной структуры органов местного самоуправления является необходимым, но недостаточным условием их эффективной работы. Не меньшее значение имеет организация деятельности муниципальной власти, воплощенная в планах, регламентах, инструкциях, организационных процедурах. Любая модель структуры управления должна быть подкреплена системой функциональных связей между структурными звеньями.

Изучение практики муниципального управления позволяет сделать вывод не только о несовершенстве организационных структур, но и о нечеткости функциональных связей и взаимодействий. Наблюдается дублирование функций и неравномерная загруженность работников, причем, чем выше должность, тем больше нагрузка. Имеется отраслевая разобщенность структурных подразделений, слабое горизонтальное взаимодействие между ними. В результате усложняются процессы информационного обмена, затрудняется выполнение совместных поручений. Это, в свою очередь, приводит к некачественному выполнению совместных заданий, перекладыванию структурными подразделениями ответственности друг на друга. Отсутствуют карты организационных процедур, с помощью которых подразделения взаимодействуют между собой (например, процедура прохождения проекта бюджета, формирования муниципального заказа, принятия решений об операциях с недвижимостью и др.

). Положения о подразделениях администрации и должностные инструкции работников не всегда дают четкое представление об объеме выполняемых ими функций, а реально выполняемые функции существенно отличаются от указанных в официальных документах.

Устранение перечисленных недостатков требует четкой организации, регламентации и планирования всех сторон деятельности муниципальной власти и ее структурных подразделений.

Основным документом, определяющим организацию деятельности местной администрации, является ее регламент, утверждаемый главой администрации.

Основные вопросы, регулируемые регламентом работы местной администрации, показаны на рис.

Соблюдение регламента позволяет установить четкие границы между уровнями управления и горизонтальные связи между подразделениями. На основе регламента организуются документопотоки, распределяются обязанности, ответственность и права, формируется система единых требований к руководителям.

Наряду с регламентом работы администрации, важную роль в организации ее деятельности играют нормативные документы, регламентирующие деятельность отдельных структурных подразделений и исполнителей. К их числу относятся положения о структурных подразделениях и должностные инструкции работников.

Положения о структурных подразделениях предназначены для нормативно-правовой регламентации деятельности подразделений, распределения их функций, прав и ответственности в системе управления администрацией. Составлению положений предшествует анализ содержания и объема выполняемых работ. Положения для всех структурных подразделений должны составляться по единой методике и на основе современных технических средств.

Внимание!

Если вам нужна помощь в написании работы, то рекомендуем обратиться к профессионалам. Более 70 000 авторов готовы помочь вам прямо сейчас. Бесплатные корректировки и доработки. Узнайте стоимость своей работы.

Основные вопросы, регулируемые регламентом местной администрации

Регламент администрации устанавливает:

— Порядок планирования работы администрации

— Порядок проведения аппаратных и других совещаний

— Порядок взаимодействия администрации с общественными организациями и СМИ

— Порядок подготовки, оформления, принятия и опубликования распорядительных документов различного типа и назначения

— Порядок внесения муниципальными служащими предложений по совершенствованию муниципальной службы

— Порядок проведения массовых мероприятий, учебных семинаров и т. п.

— Порядок взаимодействия администрации с представительным органом

— Порядок организации работы с документами, поступающими от органов государственной власти

и других организаций

— Распределение обязанностей между главой администрации, его заместителями и руководителем аппарата

— Порядок организации контроля и проверки исполнения документов в администрации

— Порядок работы с письмами, заявлениями, жалобами и устными обращениями граждан

— Порядок работы работников  администрации с компьютерной информацией

В соответствии с положениями и профилем своей работы структурные подразделения администрации:

  • курируют работу подведомственных предприятий, организаций и учреждений;
  • осуществляют сбор информации, анализ состояния социально-экономической и экологической ситуации в муниципальном образовании;
  • готовят необходимые справочно-информационные и аналитические материалы;
  • по поручению главы администрации, его заместителя или по собственной инициативе готовят проекты постановлений;
  • осуществляют экспертизу проектов постановлений главы администрации по профилю своей деятельности, визируют указанные проекты;
  • организуют по профилю своей деятельности консультативную поддержку главы администрации, его заместителей, других структурных подразделений, выполняют иные работы и поручения.

Должностные инструкции разрабатываются на основе положений о структурных подразделениях и с учетом технологического и квалификационного разделения труда. Они должны содержать перечень конкретных обязанностей по каждой муниципальной должности в зависимости от функциональных особенностей данной должности. Должностные инструкции призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда между руководителями и специалистами. Они должны обеспечить целесообразную специализацию работников, их четкое взаимодействие и достижение намеченных результатов. Должностные инструкции используются также при оценке работы муниципального служащего во время аттестации, при приеме граждан на муниципальную службу.

Система планирования работы позволяет согласовывать во времени все стороны деятельности руководства местной администрации и структурных подразделений. В администрациях принято разрабатывать годовые и квартальные (реже месячные) планы работы, а также недельные оперативные планы. Порядок их разработки должен определяться регламентом работы. Предложения по проекту плана вносятся главой администрации, его заместителями, структурными подразделениями и сводятся в единый проект аппаратом администрации. Наличие такого плана позволяет организовать работу наиболее эффективно.

Обычно план работы администрации включает:

  • вопросы, выносимые администрацией на рассмотрение представительного органа муниципального образования;
  • вопросы, выносимые на рассмотрение коллегии администрации;
  • вопросы, выносимые на рассмотрение главы администрации;
  • вопросы, рассматриваемые у заместителей главы администрации;
  • организационные мероприятия, проводимые администрацией в масштабе муниципального образования.

В планы включаются перечни конкретных мероприятий с указанием ответственных исполнителей, сроков исполнения и форм контроля. Ход реализации планов рассматривается еженедельно на аппаратных совещаниях, проводимых главой администрации или его заместителем. Особое внимание уделяется анализу причин, которые не позволили достичь планируемых результатов, по мере необходимости в принятые ранее планы вносятся коррективы.

Общий контроль выполнения всех мероприятий, предусмотренных планом работы администрации, возлагается на руководителя аппарата администрации.

Поможем написать любую работу на аналогичную тему

Получить выполненную работу или консультацию специалиста по вашему учебному проекту

Узнать стоимость

Планирование работ — Энциклопедия по экономике

Ежегодно отдел главного механика должен проводить проверку состояния всего парка станков, машин и агрегатов цеха (в том числе и по показателям безопасности), по результатам которых составляются планы ремонтов и модернизации. При приемке электрооборудования из ремонта должны быть проверены выполнение всех планированных работ, внешнее состояние оборудования (наличие тепловой изоляции, чистота, состояние перил, площадок и т. д.), Кроме того, проводятся испытания его рабочей нагрузкой в течение 24 ч.  [c.153]

По результатам контроля условий и охраны труда, включая проверки соответствующих органов надзора и контроля, ведется планирование работ, направленных на их улучшение. Планы могут быть перспективными, текущими и оперативными. Первые связаны с реализацией крупных мероприятий, выполнение которых рассчитано на несколько лет. Текущие планы составляются на год, оперативные направлены на ликвидацию последствий разного рода аварий.  [c.284]

Основная задача деятельности советов по НОТ — планирование работы по научной организации труда и управления производством на предприятиях, определение соответствия органи-  [c.68]

На трубопроводном транспорте и в нефтеснабсбытовой системе проводится перспективное и годовое планирование работ по подготовке производства в масштабах отдельных предприятий, организаций и объединений и координация деятельности соответствующих групп по планированию научно-исследовательской, проектно-конструкторской, технологической, материальной и организационной подготовки производства.  [c.113]

Установление плановой меры рационального производственного потребления топлива (нефти и/или нефтепродуктов). Основная задача нормирования — обеспечить применение при планировании работ и в непосредственном производстве технически и экономически обоснованных прогрессивных норм расхода топлива в целях более эффективного его использования, рационального распределения и обеспечения экономии.  [c.203]

В практике планирования работы предприятий применяются различные методы и приемы расчета планов и технико-экономических показателей. Основным является балансовый метод, позволяющий составить план в виде баланса, учитывающего источники ресурсов и потребность в этих ресурсах. Таким путем, например, достигается взаимоувязка и сбалансированность между программой выпуска продукции и наличием действующих производственных мощностей планом производства и планом материально-технического снабжения планом производства и планом по труду расходами и доходами и т. д. Система балансовых расчетов позволяет четко планировать все стороны деятельности предприятия. При помощи балансового метода достигается также координация планов развития различных предприятий, отраслей и увязка их в едином народнохозяйственном плане.  [c.72]

VI. 4. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ ПО ПОДГОТОВКЕ ПРОИЗВОДСТВА  [c.101]

Для решения подобных задач целесообразно использовать сетевой метод планирования и управления (СПУ). Сетевой график может быть использован как для организации и планирования по отдельным этапам, так и для всех работ по подготовке производства. Составление исходного сетевого графика требует прежде всего разработки перечня всех необходимых работ, изучения последовательности их выполнения, взаимосвязи и взаимозависимости, установления продолжительности каждой работы. При его разработке необходим детальный и всесторонний анализ основных и промежуточных целей того комплекса работ, планирование и управление которым предполагается перевести на сетевой метод. При этом основной целью разработки принято считать такое событие, которое определяет качественную завершенность всего комплекса планируемых работ. Например, при планировании работ по освоению производства новой продукции основной целью будет доведение процесса изготовления этой продукции до устойчивых плановых характеристик.  [c.102]

Однако при планировании работ чаще используют усредненную оценку, которая определяется по формуле нормального распределения замеров  [c.103]

В целях подчинения работы всех отделов и служб предприятия задаче повышения эффективности производства рекомендуется применять принципы хозяйственного расчета и в их деятельности. Однако особенности работы отделов и служб не позволяют оценивать их деятельность, соизмеряя затраты с результатами работы. Поэтому им целесообразно использовать лишь отдельные элементы хозяйственного расчета. При выборе круга показателей для планирования работы отделов и служб необходимо исходить из их функций, круга обязанностей их работников и пределов их ответственности, а также из возможностей учета этих показателей и применения эффективной системы материального поощрения.  [c.351]

Оптимальным периодом для оперативного планирования работ технологической службы следует считать квартал. Оперативные планы на более длительные периоды малоэффективны, так как в них часто вносят изменения, что затрудняет контроль этих планов.  [c.13]

Система планирования работы предприятия  [c.117]

Оперативные нормы служат основой для оперативно-производственного планирования работы предприятия, цехов и участков. Их устанавливают с учетом меняющихся условий производства в течение года, исходя из условий в каждый данный период времени.  [c.132]

Снижение потребности в капитальных затратах достигается в результате укрупнения и комбинирования предприятий, производств и технологических установок, совершенствования генерального плана, кооперирования нефтепереработки с нефтехимией, внедрения поточно-скоростных методов строительства,, организации и планирования работ с использованием сетевых графиков, более широкой унификации, стандартизации и типизации.  [c.206]

Повышение эффективности капитальных вложений и относительное уменьшение их объема — важная народнохозяйственная проблема. Снижение потребности в капитальных затратах достигается в результате укрупнения и комбинирования предприятий, производств и технологических установок, совершенствования генерального плана, кооперирования нефтепереработки с нефтехимией, внедрения поточно-скоростных методов строительства, организации и планирования работ с использованием сетевых графиков, более широкой унификации, стандартизации и типизации.  [c.235]

Календарное планирование работ зависит в основном от потребителей.  [c.609]

Какую стратегию планирования выпуска совокупного продукта вы используете при планировании работы (а) полицейского участка (б) курортного отеля (в) угольной шахты Почему  [c.642]

Пятая группа логически продолжает четвертую группу понятий и посвящена проблемам планирования работы с персоналом раскрываются сущность, цели и задачи кадрового планирования структура и содержание оперативного плана работы с персоналом дается определение маркетинга персонала рассматриваются порядок его проведения, методы определения потребности в персонале и источники ее покрытия, процесс планирования и анализа показателей по труду, расходов на персонал, нормирования и учета численности персонала.  [c.456]

Подготовка производства на промышленном предприятии включает организацию и планирование работ по разработке, освоению и внедрению экономически эффективных конкретных достижений научно-технического прогресса, связанных с деятельностью и развитием данного предприятия. Подготовка производства является важнейшей функцией инженеров-технологов-химиков и одновременно одним из наиболее важных разделов организации производства.  [c.30]

Оптимизация планов работы предприятия имеет важное значение. Суть автоматизированного управления заключается в планировании работы предприятия, определении фактического исполнения плана, принятии управляющих воздействий, направленных на реализацию общих для предприятия плановых заданий. При этом планирование работы предприятия осуществляется периодически. Рассмотрим пример построения модели, учитывая важность функции планирования в АСУП и то, что оптимизация планов осуществляется с помощью экономико-математической модели.  [c.415]

Электротехническая промышленность внесла определенный вклад в развитие системы экономических нормативов, применив их впервые в планировании работы отрасли. В настоящее время в отрасли проходят экспериментальную проверку ряд других плановых показателей и экономических нормативов.  [c.76]

Организация и планирование работы нефтеперерабатывающего предприятия  [c.2]

Отдел КИП и автоматики руководит службой КИП и автоматики и координацией работы всех ее подразделений. Занимается планированием работ по автоматизации,  [c.31]

Планирование работы цеха КИП и автоматики. Контрольно-измерительные и регулирующие приборы ремонтируют в сроки, установленные графиками ремонтов. Особенность ремонта приборов заключается в том, что независимо от его вида он должен обеспечить первоначальную точность, т. е. непревышение допустимой погрешности прибора, указанную в паспорте. План работы цеха контроля и автоматики составляют исходя из количества действующих приборов по видам, установленной периодичности капитальных и текущих ремонтов и поверок. Потребную численность рабочих определяют на основе трудоемкости производственной программы.  [c.131]

Ускорению оборота вагонов как следствию повышения организационного уровня транспортных работ способствует система единого технологического процесса на транспорте. Чтобы завод мог своевременно подготовиться к сливу-наливу при едином технологическом процессе,, железнодорожная станция примыкания заранее информирует предприятие о подходе подвижного состава, организует совместное планирование работы железнодорожного транспорта. Многие операции (осмотр составов, списывание и разметка вагонов, разборка и проверка документов и т. д.), которые обычно выполняются последовательно сначала работниками железнодорожной станции, а затем предприятия, производятся этими же работниками совместно. Перекрытие операций во времени сокращает простои.  [c.140]

На предприятиях, как правило, действуют системы управления охраной труда (СУОТ). В их работе принимают участие руководители предприятия, всех структурных подразделений, включая отделы главных специалистов, отдельных участков, лабораторий, подразделений, занимающихся обучением, материально-техническим снабжением и ряд др. Координацию деятельности звеньев этой системы осуществляет служба (инженер) охраны труда. Основными функциями СУОТ являются планирование и стимулирование работ по охране труда. Основой для принятия управленческих решений, в частности планирования работ, является анализ результатов контроля, включающий оценку состояния охраны труда.  [c.286]

Планирование себестоимости — составная часть планирования работы трубопроводного транспорта — осуществляется при разработке пятилетних планов и техпрофинпланов предприятий и объединений магистральных газо-, нефте- и нефтепродукто-проводов. Цель планирования себестоимости работы — выявление и использование имеющихся на трубопроводном транспорте резервов снижения затрат, выявление экономически обоснованных величины затрат на перекачку (передачу) нефти, нефтепродуктов и газа.  [c.250]

Планирование работы службы КИПиА аналогично планированию деятельности ремонтно-мехаиической службы и включает составление графиков ремонта и проверки работоспособности приборов.  [c.110]

Наиболее прогрессивный метод деятельности-планирование распределения. Маккаммон определяет его как процесс создания на плановой основе профессионально управляемой вертикальной маркетинговой системы, которая учитывает нужды как производителя, так и дистрибьюторов10. В рамках службы маркетинга производитель учреждает особый отдел, который называется отделом но планированию работы с дистрибьюторами и занимается выявлением нужд дистрибьюторов, а также разработкой программ стимулирования сферы торговли, призванных помочь каждому дистрибьютору наиболее полно использовать свои возможности. Совместно с дистрибьюторами отдел намечает коммерческие цели, которых необходимо достичь, определяет уровень необходимых товарных запасов, разрабатывает планы использования торговых площадей и их оформления для пропаганды товара, вырабатывает требования к подготовке торгового персонала, составляет планы рекламы и стимулирования сбыта. Цель всей этой работы — наглядно продемонстрировать дистрибьюторам, что они зарабатывают деньги благодаря тому, что являются частью тщательно продуманной вертикальной маркетинговой системы.  [c.415]

Руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта сроки, расходы и качество результата. В соответствии с общепринятым принципом управления проектами, считается, что эффективное управление сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям. Там, где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, вероятно значительное перерасходование средств и возникновение серьезных проблем с качеством работ. Поэтому во всех основных методах управления работами по проектам основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле за соблюдением календарного графика.  [c.632]

Словарь содержит более 2000 статей и толкований понятий по основополагающим областям науки об управлении персоналом методологии управления персоналом, формированию системы управления персоналом, стратегии управления персоналом, планированию работы с персоналом, технологии управления персоналом и его развитием, управлению поведением персонала, оценке результативности деятельности персонала, а также истории, психофизиологии, экономики и социологии труда маркетингу персонала, нормированию, организации труда и учета персонала социальному обеспечению, занятости и безопасности персонала мотивации, оплате труда инновационного менеджмента в кадровой работе, конфликтологии, этике деловых отношений, экономической и социальной эффективности труда и др.  [c.454]

Для более полной увязки потребностей народного хозяйства с планами производства электротехнической продукции в практике планирования работы отрасли используются прямые устойчивые хозяйственные связи поставщиков и потребителей. Это способствует большей сбалансированности пятилетних планов. Такой подход соответствует решениям XXVII съезда КПСС.  [c.81]

Организация и планирование работы товарного цеха. / В функции товарного цеха входят прием, хранение и пере- «» качка полуфабрикатов и нефтепродуктов в пределах завода, приготовление товарных продуктов путем смешения компонентов и этилирования бензина, хранение готовых нефтепродуктов и сдача их органам нефтеснаб-сбыта, отгрузка нефтепродуктов.  [c.137]

Ежедневное и еженедельное планирование для сотрудников

Менеджмент 162847 эксперт по системному управлению

Планы на год составляй весной, планы на день — утром

Китайская пословица

кому: собственникам, топ-менеджерам, руководителям

Когда у вас нет плана, то ваши действия носят характер хаотичных

Запас эффективности вашей компании, или «Секрет Полишинеля»

Каждый из нас, руководителей, задумывается: насколько можно увеличить производительность труда? Данные, полученные опытным путем в моей компании, показали, что после внедрения ежедневного планирования и отчётности эффективность труда коллектива увеличилась ~ на 40%.

Не секрет, что в среднестатистической российской компании сотрудники тратят на работу в лучшем случае 3-4 часа в день из 8-ми. Однако все делают вид, что так и должно быть. Руководитель довольствуется постановками в виде бурной активности, как только он заглядывает в чей-то кабинет.

А подчинённые… А что подчинённые? Их такое положение дел более чем устраивает: в рабочее время можно решить кучу личных задач, оформить заказы в интернет-магазинах, пообщаться по телефону и в социальных сетях с друзьями и родными. Недаром говорят, что 80% людей работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят.

Вывод банален и одновременно ужасен своей простотой: для того чтобы увеличить эффективность работы компании на 40%, достаточно сделать так, чтобы сотрудники работали хотя бы 6,5 — 7 часов в день (да, восемь — это уже высший пилотаж!).

Оглавление статьи

Ежедневный план и отчёт — непрерывный тест на профессиональную пригодность для сотрудников

Но как понять: кто из сотрудников чатится в соцсетях, а кто непрерывно выдаёт результат? Постоянно стоять за спиной? Невозможно! Здесь на помощь приходят обязательные для каждого сотрудника ежедневные планы и отчёты о проделанной работе.

Если совсем кратко смысл ежедневных планов и отчётов заключается в следующем: сотрудник составляет план работ на каждый день исходя из 8-ми часового дня и отчитывается в конце рабочего дня по каждой выполненной задаче (затраченное время, результат и т.д.).

Любая хорошая технология имеет преимущества для обоих сторон. Поговорим об этом.

Чтобы сотрудники зарабатывали больше и были более эффективны, им нужна как мотивация, так и принуждение

Преимущества ежедневного плана для компании
  • Задачи решаются сотрудниками согласно принятым приоритетам (с учётом бизнес-требований компании), а не по принципу “хочется”, “проще” и “интереснее”.
  • Вероятность “простоя” сотрудника стремится к нулю. Всегда имеются задачи в запасе. Если “простой” и возникнет, то он виден заранее.
  • Посмотрев в планы, можно сразу убрать “высосанные из пальца” задачи и заменить их полезными, злободневными и актуальными.
  • Когда человек планирует дела исходя из 8 рабочих часов и знает, что за это время будет спрос, заметно уменьшается вероятность “пустой растраты времени”.

Преимущества ежедневного плана для сотрудника
  • Серьёзный личный и профессиональный апгрейд: навык планирования крайне важен во всех сферах, и жизнь за пределами работы здесь не исключение.

  • Руководитель будет вами доволен, т.к. все наиболее приоритетные задачи по технологии попадают в ваш ежедневный план. А “быть на хорошем счету” открывает дополнительные возможности в вертикальной карьере.
  • Отмена “рабства”, когда человек сидит на работе до “ночи” (теперь на выполнение задач выделяется 8 часов, следовательно, и планировать их на двенадцать часов руководитель уже не будет).

Повестка дня

В дальнейшем речь пойдёт только о принципах ежедневного и еженедельного планирования и требованиях к планам. Отдельные статьи посвящены:

Личная эффективность руководителя

Я также использую в своей работе технологию ежедневного планирования и отчётов. Отчитываюсь перед самим собой — берите на вооружение, если вам отчитываться не перед кем. Благодаря этому моя личная эффективность выросла в 2 раза (шутка ли!). В том числе и за счёт выполнения более приоритетных задач, ибо раньше я брался за те, что первыми приходили в голову.

И очень полезный инсайт. Когда начинаешь планировать, гораздо легче ещё на этапе плана подумать: твоя ли это задача, не лучше ли её делегировать? Когда к задаче уже приступил,  и на середине ее реализации понял: хорошо бы делегировать, — “отпустить” её от себя уже гораздо сложнее.

Технология реализации и внедрения ежедневных планов

Обращаю ваше внимание, что необходимо контролировать выполнение плана, сроки реализованных задач и качество результатов.

Немало руководителей “обломали свои зубы” при попытке внедрить ежедневные планы и отчёты, и вот почему:

  • Внедрение встретит яростное сопротивление офисных сотрудников. Смиритесь, это естественно, но к этому нужно готовиться. В этом поможет книга «Системное управление на практике: 50 историй из опыта руководителей для развития управленческих навыков». В ней собраны не только варианты преодоления сопротивления, но и как пошагово внедрить на практике ежедневные планы и другие технологии системного управления.
  • Внедрение ежедневных планов и отчётов, а также дальнейшая работа по поддержанию технологии в работе требует инвестиций времени, денег, управленческих усилий и воли руководителя. И главное, — молниеносной реакции на любое нарушение со стороны сотрудников.
  • Внедрение дополнительно принесет тотальную прозрачность планов и отчётов. Руководитель любого вышестоящего уровня должен иметь возможность посмотреть отчёт любого нижестоящего руководителя и его подчинённых. За планы своих подчинённых отвечает непосредственный руководитель. Почему это не понравится сотрудникам? Далеко не каждый руководитель среднего звена заинтересован в наличии “всевидящего ока” у топ-менеджмента.

Рекомендации по организации ежедневного планирования: готовый регламент для внедрения Систематизация позволяет перейти от хаотических действий к организованной и масштабируемой технологии

Организация процесса обработки входящего потока задач со стороны сотрудника
  • Как только появляется задача, она заносится в план работ на текущий или последующие дни (вне зависимости от того, в какой форме она была поставлена) с ориентировочной датой планируемого выполнения.
  • Если задача относится к категории дел “несрочные и неважные”, она заносится в так называемый STACK (хранилище) задач. Сотрудник обращается к STACK’у при очередном планировании на неделю, или когда у него возникает простой в работе.
  • Поставленная задача, занимающая более 3 часов (кроме участия в мероприятиях и встречах), разбивается на более мелкие, которым в качестве базовой присваивается первоначальная.

  • Для каждой задачи из стандартного перечня выбирается и выставляется приоритет

Бонус: пример таблицы с приоритетами для сотрудников

Чтобы получить пример таблицы приоритетов, благодаря которой сотрудники справляются с самостоятельным планированием, выполните 2 простых действия:

1) Напишите развёрнутый комментарий к статье (форма для комментариев расположена  в самом низу статьи, см. скриншот https://disk.yandex.ru/i/i0xklaGVfl3zFg). Поделитесь своим опытом внедрения планирования для подчинённых (не обязательно успешным). Что получилось, что не сработало и по какой причине.

2) Отправьте запрос на получение примера «таблицы приоритетов» через мои личные аккаунты в социальных сетях (через личное сообщение) + приложите ссылку на данную статью (так я пойму о каком бонусе речь):

Требования к формату занесению задач в план

  • Каждый сотрудник добавляет в план ориентировочный список своих задач (краткое описание задачи + планируемое время на выполнение). В план включаются следующие задачи:
    • Планируемые в рамках проектов;
    • Полученные ранее в виде индивидуальных заданий (устно, по почте, скайп и т.д.). Если задача стоит во внешней системе постановки задач, то необходимо добавить ссылку url на эту задачу; при получении задачи (устно, по почте, скайп), ее необходимо занести в свой план работ самостоятельно. При этом действуют все требования по формату занесения задач.
    • Планируемые сотрудником к реализации по собственной инициативе.
  • У каждой задачи необходимо указать:
    • Название задачи. Должно отражать, какие действия и с каким объектом необходимо выполнить. Желательно для этого использовать для существительных именительный падеж и повелительное наклонение глагола. Это очень сильно облегчает последующий поиск среди всех задач. Пример: Разработать регламент: планирование (“разработать” — повелительное наклонение; “регламент: планирование” — именительный падеж).
    • Планируемое время на выполнение. Пример: Сделать коммерческое предложение: 2 часа 30 минут
    • Дедлайн (крайний срок, к которому задача должна быть выполнена). Если вы не можете определить дедлайн задачи, — обратитесь к своему непосредственному руководителю.
    • Краткий план по выполнению данной задачи. Добавить ссылки на алгоритмы, по которым вы планируете действовать и/или краткий план действий. Отсутствие краткого плана в теле задачи порождает кучу вопросов при обсуждении плана работ и риск, что задача будет сделана неэффективным/неоптимальным способом или сделана не на 100% и/или потребует переделки.
    • Приоритет. Исполнитель определяет его самостоятельно по отдельно формализованным правилам. Если определить не может, — необходимо обратиться к непосредственному руководителю.
  • Если сотрудник видит “недостаточность” своего ресурса для поставленной задачи, он обязан незамедлительно об этом сообщить постановщику задачи и своему непосредственному руководителю.

Ежедневный план работ
  • План необходимо создавать на основе еженедельного плана и поступающих оперативных задач (до внедрения еженедельного планирования: на основе известных на этот день задач).
  • План на следующий день составляется до конца текущего рабочего дня.
  • Плановое время на ежедневные задачи рассчитывается:
    • для офисных сотрудников исходя из 8 часов минус обычное время для решения оперативных и форс-мажорных задач (для руководителей проекта: 7 часов — плановые; 1 час — на решение поступающих задач). Планируемое на задачи время может варьироваться в зависимости от дня недели и других условий.
    • для внештатных специалистов — ежедневный лимит времени, оговоренный при обсуждении условий сотрудничества.
  • План на новый день размещается сверху над планом за предыдущий день (если для планов используются текстовые документы).
  • Если в день уходит более 4 часов на внеплановые (по отношению к планам проектов) задачи, или становится видно, что при текущей загрузке НЕ могут быть выполнены планы проектов, об этом сразу ставится в известность руководство (не позднее следующего дня).

Пример ежедневного плана (скриншот из Битрикс24)

В примере показан план, который сотрудник создаёт в системе Битрикс24. На скриншоте представлены только первые шесть задач, остальные — не поместились на экран. Выделенные столбцы: 1 — название задачи; 2 — крайний срок выполнения; 3 — планируемое время выполнения.

В идеале использовать одну систему для планирования, сквозного учёта времени по задачам и формирования отчётности

Переход к еженедельному планированию

После освоения ежедневных планов сотрудники переводятся на еженедельное планирование. При этом ежедневное планирование сохраняется, но значительно упрощается, т.к. в еженедельном плане задачи разделены по дням. Если вы не занимаетесь ежедневным планированием с подчинёнными, возможно, они планируют свою неделю как на картинке ниже.

Горе и убытки грозят компании, если сотрудники планируют свою неделю, как на этой картинке

Основные преимущества еженедельного планирования:
  • больший горизонт планирования по сравнению с одним днём
  • экономия времени сотрудника и значительная экономия времени руководителя

Еженедельный план работ
  • Как составлять план?
    • Пройтись по всем ежемесячным планам проектов, взять из них список задач с дедлайном до конца недели + 5 дней.
    • Открыть свой ежемесячный план работ и выписать часть работ оттуда.
    • Занести в еженедльный план оперативные задачи (заранее известные или поставленные руководителем).
  • План на новую неделю необходимо составить в последний рабочий день предыдущей недели (как правило, пятница).
    • Задачи необходимо запланировать на всю рабочую неделю с учётом запаса времени для вводных (определяется для каждой должности индивидуально).
  • Составленный план на неделю необходимо уточнить (на основе информации, полученной за выходные и с утра в первый рабочий день) в первый рабочий день недели, до 12:00 (как правило, понедельник)
  • Для специалистов, имеющих небольшой уровень “непредвиденной” работы (работы по обслуживанию сайтов, руководство проектом продвижения) неделя должна быть распланирована без учёта непредвиденных работ.
    • ведь на то задачи и “непредвиденные” — могут быть, а могут и НЕ быть.
    • если план не выполнен в связи с тем, что выполнялись поступившие “вновь” задачи, то часть задач из плана может быть перенесена на следующую неделю.

Автоматизация ежедневных и еженедельных планов

Самый популярный вопрос: “В каком виде подчинённые должны делать планы?” В идеале делать планы нужно в виде задач в системе, где в дальнейшем по ним  будет вестись учёт времени выполнения и формироваться отчёты. На мой взгляд, на сегодняшний день для этого больше всего подходит система «Битрикс24».

Что делать, если в вашей компании другая система для постановки задач? Подумайте как организоваться планирование с её помощью на основе сформулированных мной требований к планам. И даже если системы постановки и учёта задач у вас нет вовсе, не беда. В моей компании длительное время планы на день и на неделю делались в отдельных текстовых файлах в формате GoogleDocs (очень удобно редактировать и обсуждать). И только спустя некоторое время мы перешли полностью на работу в Битрикс24.

Ответы на часто задаваемые вопросы по ежедневным планам

Как ставить задачи, если сотрудник-исполнитель не является непосредственным подчинённым руководителя?

Либо получить полномочия ставить такие задачи в рамках проектного подчинения, либо согласовать добавление задачи с непосредственным руководителем исполнителя.

Важно помнить: время не резиновое. Когда поступает новая задача, она “выталкивает” из плана другую задачу. Приоритеты в расстановке задач — это вопрос компетенции непосредственного руководителя.

Получается, что эта система вводит  “тотальный контроль” за работой подчиненного? Это должен делать его руководитель. А этого руководителя должен контролировать его руководитель?

Руководитель контролирует составление планов своих непосредственных подчинённых (пример: руководитель отдела разбирает планы сотрудников отдела), но не обязательно каждый день. Для лояльных сотрудников (через 1 год после старта внедрения регулярного менеджмента других в вашей компании не останется) частота проверки может быть 1 раз в 3 дня, 1 раз в неделю.

Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Очень многое зависит от должности и опыта конкретного сотрудника. А также от типа планирования, который используется в дополнение к ежедневным и еженедельным планам: планирование на месяц по проектам, стратегические планы по проектам. Если для кого-то из сотрудников нужен постоянный “тотальный контроль”, задайте себе вопрос: “А нужен ли вам такой сотрудник?”

Некоторые руководители сами не хотят ежедневно контролировать т.к. это отнимает время и внимание

Планирование работы для своих подчинённых и контроль её выполнения — прямые обязанности руководителя. Для того чтобы освоить эту функцию, рекомендую заниматься “прокачиванием” своих управленческих компетенций. Рекомендую свой онлайн-курс, в котором собраны все необходимые техники для внедрения ежедневных планов и отчётов — «Рабочие отчёты и планы: Как повысить производительность труда сотрудников в 2 раза и избавиться от ручного контроля» (все практические уроки по работе с задачами показаны на примере работы с сервисом Битрикс24).   

Важно оценить, есть ли в вашей компании “перекос” для руководителей в работе на “производство результата”. В первую очередь, руководитель должен выделять время на управление подчинёнными, производство же результатов — во вторую очередь и по остаточному принципу времени. Если вы выделяете достаточное время руководителю на управление, и при этом он всё равно стремится производить результаты своими руками, в то время как его подчинённые прохлаждаются, — это хороший специалист, но плохой руководитель.

Рекомендуемые услуги «Открытой Студии»

Планирование и организация работы администрации Привольненского сельского поселения

В соответствии с Уставом Привольненского поселения администрацию Привольненского сельского поселения возглавляет глава администрации Привольненского  сельского  поселения.

Глава администрации:

  • осуществляет руководство деятельностью администрации Привольненского сельского поселения по решению вопросов отнесенных к ее компетенции;
  • издает в пределах своих полномочий и по вопросам ведения администрации
    Привольненского сельского поселения правовые акты в форме постановлений администрации Привольненского сельского поселения и организационно-распорядительные в форме распоряжений администрации Привольненского сельского поселения;
  • разрабатывает и вносит на рассмотрение Совета депутатов Привольненского сельского поселения проекты с нормативных актов администрации Привольненского сельского поселения, сметы на финансирование ее деятельности;
  • утверждает должностные инструкции сотрудников;
  • Для коллективного обсуждения отдельных вопросов созывает коллегию администрации Привольненского сельского поселения, ход рассмотрения вопросов которой оформляется протоколом и фиксируется в решении коллегии;
  • Для оперативного рассмотрения текущих вопросов проводит совещания;
  • Еженедельно по вторникам с 9-00 до 10-00 час. проводит еженедельные планерки на которых присутствуют специалисты администрации, ежемесячно — с участием руководителей муниципальных образований, находящихся на территории Привольненского сельского поселения;
  • Ежедневно с 8-00 до 12-00 осуществляет прием граждан по различным вопросам. Работу с обращениями и письмами ведет главный специалист администрации Кукса О.В..

При администрации созданы комиссии (административная комиссия), советы (Совет общественности). Итоги рассмотрения вопросов на заседаниях комиссий оформляются в виде протокола с поручениями.

В администрации функционирует система контроля за выполнением решений и поручений.

Выездная работа  на местах осуществляется в разрезе определенных вопросов  с участием соответствующих специалистов: главы администрации,  заместителя главы администрации, главного специалиста, правоохранительных органов и других.

Планирование работы администрации осуществляется на год (перспективное), на месяц (текущее), на неделю, на день (оперативное).

Перспективное планирование осуществляется путем принятия плана работы администрации поселения на текущий год по реализации мероприятий Программы Социально — экономического развития Привольненского  сельского поселения  и включает в себя вопросы практической реализации федеральных законов и законов Волгоградской области, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, нормативно-правовых актов Главы Администрации Волгоградской области и областной Думы, муниципальных правовых актов Привольненского  сельского  поселения.

Текущее планирование деятельности администрации осуществляется путем принятия планов работы администрации на месяц. Для составления общего плана работы администрации на месяц структурные подразделения администрации не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому, представляют  сведения о планируемых мероприятиях. Календарный план мероприятий на месяц и перечень мероприятий с участием главы администрации подписывает и  утверждает — глава администрации.

Оперативное планирование работы администрации осуществляется путем организации мероприятий по реализации годового и месячного планов работы администрации и распределения конкретных обязанностей по их исполнению. Оперативное планирование осуществляется на еженедельных совещаниях (планерках). Еженедельные планерки проводятся главой администрации по вторникам с 9 часов 00 минут до 10 часов 00 минут. На еженедельной планерке присутствуют специалисты администрации, а также руководители бюджетных учреждений, правоохранительных органов. Поименный список руководителей структурных  подразделений администрации, правоохранительных структур определяет глава администрации.

Стиль и методы руководства администрации

Привольненского сельского поселения

В администрации  Привольненского  сельского  поселения формальной организационной структурой выступает линейная организация управления, где должностные обязанности распределены таким образом, чтоб каждый работник был максимально нацелен на выполнение производственных задач администрации. Все полномочия прямые — идут о т высшего звена управления к низшему. Преимущества этого метода — ответственность, установленные обязательства, четкое распределение обязанностей и полномочий, оперативный процесс принятия решений, простота в понимании и использовании, возможность поддержания необходимой дисциплины.

    Особое место в системе методов управления администрации  занимает организационно-административный метод управления. Этот метод выражает в основном прямое директивное воздействие на управляемые системы, невыполнение которого рассматривается как прямое нарушение исполнительской дисциплины влечет за собой   определенные санкцииЭтот  метод  базируется на системе:

  • Законодательных актов государства;
  • Нормативных документов вышестоящих структур;
  • Разрабатываемых в организации планов, программ, заданий;
  • Оперативного управления.

В рамках организации организационно-административного метода управления используется  метод организационно-стабилизирующего воздействия, который используется для четкого определения и закрепления функциональных обязанностей сотрудников, установления допустимых границ поведения  и действий, разъяснения целей и задач служебной деятельности.

Управленческие действия, направленные на комплексное социально-экономическое развитие Привольненского сельского поселения, развитие гражданского общества, решение наиболее важных проблем, повышение качества жизни населения

Управленческая деятельность в администрации Привольненского сельского поселения представляет собой разновидность трудового процесса.

Предметом и продуктом труда в управлении является информация, исходя из которой можно предпринимать конкретные действия.

Сложность  управленческого труда обусловлена:

Масштабами, количеством и структурой решаемых проблем;

Степенью новизны принимаемых решений, объемом требуемых изменений, поиском нетрадиционных подходов к ним;

Степенью оперативности, самостоятельности, ответственности, рискованности решений, которые необходимо принимать.

Управленческий труд представлен в трех основных формах:

Эвристический — совокупность действий по анализу и изучению проблем и разработке на основе этого различных вариантов их решений;

Административный —  предполагает координацию и оценку деятельности подчиненных;

Операторный — направлен на техническое обеспечение управленческих процессов необходимой информацией. Он охватывает документационную, первично-счетную и учетную, вычислительную деятельность.

Очень тесно администрация Привольненского сельского поселения сотрудничает  с ТОСами.  Многие решения социально-экономических задач осуществляются  совместно.

Особую роль в поселении отведено взаимодействию между администрацией Привольненским сельским поселением, ТОСами и предприятиями, индивидуальными предпринимателями имеющим общие интересы в социально-экономическом развитии поселения, росте объемов производства, укреплению социальной базы. Стороны подтверждая свои намерения  проводить  социально-экономическую политику в интересах жителей Привольненского сельского поселения, предприятия и его трудового коллектива, формировать и реализовывать мероприятия, направленные на рост объемов производства, увеличение числа рабочих мест, повышение уровня жизни работников и достижение лидерства в своей отрасли заключают соглашения о социально-экономическом сотрудничестве.

Компетенция: Планирование и организация

Компетенция, предусматривающая, что ее обладатель заблаговременно планирует свою деятельность и деятельность членов команды, составляет планы, учитывая возможные изменения обстоятельств, правильно расставляет приоритеты для себя и других. Иными словами, продумывает «на входе» все подводные камни, с которыми может столкнуться команда при решении задачи, рассчитывает и распределяет ресурсы, организует работу каждого. Такая компетенция применима как в профессиональном, так и в личном плане, и во втором случае перекликается с самоорганизацией. Для развития данной компетенции необходимы следующие навыки: умение анализировать, оперативно искать и систематизировать, логически мыслить, сконцентрировать внимание.

Индикаторы компетенции

  • Формирует планы компании
  • Корректирует собственные планы с общим курсом организации
  • Выстраивает деятельность и собирает ресурсы, соответствующие целям
  • Согласовывает собственные планы с деятельностью других сотрудников
  • Планирует варианты альтернативных действий на случай возникновении непредвиденных ситуаций
  • Корректно расставляет ключевые задачи по приоритетам
  • Избегает негативного влияния собственных действий на других
  • Разрабатывает долгосрочные цели
  • Определяет стратегию по достижению положительных результатов
  • Постоянно оценивает процесс достижения результата и при необходимости дорабатывает стратегию организации

Тренинг Планирование и организация работы

Тренинг Планирование и организация работы позволяет сформировать навыки, необходимые руководителю:

Практикум: «Разработка собственного плана управления стрессом».

Бизнес расстановка

В расстановке мы работаем с актуальным запросом заказчика. Бизнес расстановка проявляет скрытые конфликты, напряжения организации. Информация об организации проясняется и структурируется. Заказчик выходит на уровень принятия решений, получает для себя ответ на воп…

Главная

Здесь Вы найдете большое количество тренингов и курсов для руководителей среднего и высшего звена.  Каждый тренинг,   консалтинговую  или расстановочную  сессию можно заказать для проведения в корпоративном формате. Тренинг будет максимально адаптирован п…

Корпоративные тренинги для руководителей

Курс: Лидерство

Курс Лидерство это развитие и подготовка лидеров — одна из ключевых задач для выживания любой крупной системы: местного сообщества, корпорации, отрасли, страны. Структура, которая не формирует собственную лидерскую элиту будет управляться чужой. Для небольших ком…

Тренинг Эмоциональное лидерство и навыки влияния

Тренинг Эмоциональное лидерство и управленческая эффективность дают в сумме те качества, которые отличают успешного руководителя от прочих. Взаимодействие людей в организации может быть как открытым, так и скрытым, манипулятивным. Многие люди чувствуют, что по…

Тренинг Лидерство, Власть, Ответственность

Хорошие  управляющие не только делают деньги, но и создают смысл существования для людей. Р. Уотермен Тренинг Лидерство, Власть, Ответственность позволяет научится управлять коллективом так, чтобы с Вами хотели работать. Быть лидером для других, быть лидером для себя.  Для директоров и руководителей отделов, служб, компаний, Топ-менеджеров, а также тех, кто стремится ими стать.

Лидерская программа «Вожак»

Лидерская программа «Вожак» —  это тренинговый интенсив, задача которого – помочь активным и целеустремленным людям  в сложных условиях современного бизнеса, для этого – предоставить нужные знания, помочь сформировать навыки, необходимые для эффективной работы и реализации себя.

Курс: Личная эффективность

Что такое личная эффективность в разных контекстах – бизнесе, творчестве, карьере, построении отношений с близкими людьми? Как понять, насколько я эффективен? Удачно выйти замуж, стать директором компании, создать яркое событие в культурной жизни – достаточно ли это…

Тренинг Системное мышление

В результате прохождения тренинга Системное мышление участник: Обладает системным видением ситуации с позиции сверху helicopter view. Сталкиваясь с комплексными задачами, способен понять ситуацию на концептуальном уровне. Умеет …

Тренинг Стратегическое мышление

Стратегия — это выбор, который приводит к последствиям. Многие компании успешно работают в периоды относительной стабильности, спокойствия окружающих условий, низкого уровня конкуренции за ресурсы. Всё меняется, и подобные условия не будут вечными. В современном мире изменения происходят очень быстро, поэтому для компании, действительно желающей существовать долгое время, необходимо постоянно задумываться о её будущем в чем может помочь Тренинг Стратегическое мышление.

Тренинг Планирование и организация работы

Тренинг Планирование и организация работы позволяет сформировать навыки, необходимые руководителю: Умение четко формулировать стратегические, тактические, оперативные  цели, определять ключевые задачи, критерии эффективности. Умение расставлять приоритеты в задачах. Умение грамотно ранжировать дела по степени важности и срочности. Умение распределять ресурсы, планировать в среднесрочной, краткосрочной перспективе. Умение делегировать задачи и полномочия, контролировать выполнение задач. Овладение инструментами сетевого планирования для реализации проектов. Овладение инструментами результато-ориентированного планирования.

Тренинг Управление конфликтами

Тренинг управление конфликтами. Цели: Отработать пошаговую технологию опознавания и разрешения конфликтных ситуаций. Развить коммуникативные компетенции участников для взаимодействия с разными типами людей. Сформировать эффективные стратегии поведения в сложных и конфликтных ситуациях. Освоить и закрепить в тренинговых упражнениях набор практических инструментов из арсенала профессиональных коммуникаторов. Дать участникам качественную обратную связь и рекомендации по поведению в конфликтных ситуациях.

Тренинг Жесткие и статусные переговоры

Тренинг Жесткие и статусные переговоры даст системное видение всех этапов переговоров от подготовки до завершения. Акцент будет сделан   на развитие коммуникативной гибкости, необходимой для противостояния манипуляциям и жесткому прессингу с другой стороны, а также для проведения переговоров со «сложными» переговорщиками. Все тактические и коммуникативные приемы будут отрабатываться на реальных переговорных кейсах взятых из различных бизнес-отраслей.

Тренинг Управление временем

Тренинг Управление временем позволит  лучше: Анализировать свой рабочий день с точки зрения эффективности его организации. Ставить цели и планировать их достижение с учетом необходимых ресурсов. Расставлять приоритеты и распределять усилия между повседневной  работой и долгосрочными задачами. Отыскивать   скрытые мотивационные резервы. Знать и использовать внешние инструменты для организации собственной работы (приложения и программы).

Тренинг Навыки проведения презентаций и публичных выступлений

Тренинг Навыки проведения презентаций проходит в интенсивном тренинговом формате, с помощью практических упражнений и ролевых игр мы отрабатываем различные аспекты создания и проведения презентаций. Мы разберем основные страхи, мешающие эффективно проводить презентации, зададим стандарты подготовки к проведению презентаций. Участники пошагово пройдут весь процесс создания собственной презентации и получат квалифицированную обратную связь по ее проведению.

Курс: Навыки управления

Курс: Навыки управления — это тренинговые программы для руководителей среднего звена (начальник отдела, службы, департамента). Основная задача на этом уровне – управление своими подразделениями: подбор людей, обучение, планирование, постановка задачи, обеспечен…

Тренинг Ключевые навыки руководителя

Тренинг Ключевые навыки руководителя. Задачи: Сформировать понимание, какие навыки и компетенции нужны на различных уровнях управления. Провести самодиагностику в соответствии с представленными системными моделями управленческих компетенций. Научить видеть узкие места и ограничения применяемых методов управления. Обучить умению лучше разбираться в людях для формирования более качественной управленческой команды. Освоить инструменты руководства сотрудниками с учетом их уровня профессионального и личностного развития. Сформировать глубокое понимание мотивов и потребностей людей и умение на них воздействовать. Повысить качество управленческих решений. Освоить подход к управлению через создание системы управления.

Тренинг Целеполагание и делегирование

Тренинг Целеполагание и делегирование специально разработан для руководителей, ежедневно сталкивающихся с необходимостью постановки целей, организации работы, мотивации и контроля деятельности  персонала. Как сделать так, чтобы сотрудники работали с полной отдачей, как правильно осуществлять контроль и оценивать исполнение задачи, как понять, готовы ли они для выполнения более сложных задач – эти вопросы ежедневно волнуют руководителей различных уровней.

Тренинг Управление изменениями

Тренинг Управление изменениями о том, как использовать период изменений для повышения эффективности работы своего коллектива. Какие стадии проходит внедрение изменений, и с какими психологическими защитами на каждой из стадий придется столкнуться руководителю.  Как управлять процессами внутри коллектива, построить высокофункциональную структуру и подобрать оптимальный сбалансированный состав команды. На примерах из практики управления в среднем и крупном бизнесе мы сформируем и отточим эффективные стратегии взаимодействия с рабочими коллективами в период проведения реструктуризации и внедрения новых стандартов выполнения бизнес-процессов. Участники смогут не только получить инструментарий для самостоятельной работы, но и обсудить в ходе тренинга в формате рабочих групп важные для всех вопросы, обменяться опытом, и получить обратную связь от коллег и от тренера по поводу своих локальных кейсов изменений.

Тренинг Секреты мотивации персонала

Тренинг Секреты мотивации персонала о том, что бизнес делают люди.  Люди не роботы, к сожалению, или к счастью. К сожалению, потому что у них нет инструкции по пользованию, нет единой кнопки, на которую можно нажать, чтобы человек «включился», и часто непонятно как его и где применить. К счастью, потому что только люди умеют делать невозможное, могут поднимать провальные проекты, творить и создавать то, чего раньше не было. Мы поработаем над тем, как суметь активировать этот потенциал, направить его в интересах дела.

Организация и планирование для достижения успеха: что нужно знать сотрудникам

Описание курса:

Это занятие будет посвящено тому, как организация и планирование могут помочь вам работать эффективнее, и мы собираемся дать вам план более эффективной организации и более эффективного планирования.

Продолжительность курса: 24 минуты

Почему имеет значение «Организация и планирование для достижения успеха: что сотрудники должны знать»:

Если вы хорошо организованы и спланировали, вы можете принимать более обоснованные решения.

Организация и планирование также помогают предвидеть потребности и проблемы и определять доступные варианты.

Организация и планирование помогут вам выполнять работу точно, избегая дорогостоящих ошибок.

Организация работы и заблаговременное планирование помогут вам работать более эффективно и продуктивно.

Хорошая организация и разработка эффективных планов также позволяет вам достигать важных целей и задач.

Ключевые точки:

Основные моменты успешной организации и планирования, рассматриваемые на этом занятии, включают:

  • Организация и планирование — две важные функции любой работы.
  • Ваша эффективность и продуктивность зависят от вашей организации, вашей работы, вашего времени и всех других аспектов вашей работы.
  • Чем лучше вы организованы, тем эффективнее и успешнее вы будете.
  • Эффективное планирование позволяет достигать важных целей и получать нужные результаты.
  • Планирование также подготавливает вас к более эффективным изменениям на рабочем месте и в вашей работе.

Полное решение для обучения:

В дополнение к содержанию этого учебного курса, с TrainingToday вы получите полный курс и все наше решение для обучения, которое включает инструменты администратора, отчеты и анализ.

  • «Вернуться в библиотеку курсов
  • Узнать больше о TrainingToday »

Как планировать и организовывать рабочую деятельность | Малый бизнес

Кимберли Леонард Обновлено 5 февраля 2019 г.

Владельцы бизнеса знают, что продуктивность повышается с эффективностью сотрудников. Помогая членам команды планировать и организовывать рабочие действия, устанавливайте распорядки, давая указания о том, как расставлять приоритеты ежедневных задач и справляться с потенциальными препятствиями.Когда у сотрудников организованы дни, меньше времени тратится на то, чтобы придумать, что делать дальше. Конечный результат — меньше потраченного времени, повышенная эффективность и повышенная производительность. Сохраняйте простоту планирования и организации работы, чтобы добиться максимальной эффективности.

Определите конкретные задачи

Проведите мозговой штурм по всем необходимым задачам в течение дня. Не беспокойтесь об организации на этом этапе. Подумайте обо всем, что происходит в течение дня, от входа в дверь, приготовления кофе и входа в компьютер.Если необходимо включить телефоны с помощью голосовой службы, включите это вместе с проверочными сообщениями.

Подумайте о хранении, измельчении и любых задачах инвентаризации, которые возникают регулярно. Этот сеанс мозгового штурма станет основой для ежедневного плана действий.

Приоритезация и последовательность задач

Группируйте задачи вместе. Могут быть задачи, которые нужно выполнять в определенной последовательности или вместе. Например, может потребоваться ряд действий, необходимых для открытия офиса: отпирание двери, выключение сигнализации, выключение голосовой почты, проверка сообщений и приготовление первой чашки кофе.Просмотрите весь список заданий мозгового штурма и сгруппируйте связанные задачи.

Когда у вас есть сгруппированные списки, которые могут варьироваться от задач открытия, закрытия, продаж и обслуживания, установите приоритетные позиции. Перепишите каждый сгруппированный список в порядке приоритета. Например, приоритетом службы может быть возврат всех телефонных сообщений в течение первого часа после открытия. Обращение к поставщику по поводу изменения запасов может быть не самым важным делом утром.

Установить реалистичное расписание

Есть несколько сгруппированных задач, которые необходимо выполнять в определенное время дня.Например, открытие и закрытие задач нельзя выполнять в середине дня. Однако у других задач есть гибкость в расписании. Разбейте день на части, чтобы установить распорядок дня. Например, первый час дня можно посвятить ответам на сообщения голосовой и электронной почты. Следующий час можно посвятить задачам, связанным с продажами, а следующие часы до обеда — для встреч с клиентами.

Подумайте о том, когда лучше всего заниматься. Например, если вам нужно больше энергии для написания предложений, было бы лучше разместить эту задачу в начале дня и отложить менее энергоемкие задачи на потом, когда ваша энергия будет меньше.Установите реалистичные графики выполнения задач. Например, если вы знаете, что для обработки заказов и их отправки в тот же день требуется минимум два часа, не давайте себе последние два часа до крайнего срока доставки для выполнения задачи; установите этот приоритет в начале дня.

Устранение потенциальных отвлекающих факторов

В рабочий день каждого человека может быть так много отвлекающих факторов. Личные сотовые телефоны, текстовые сообщения, мгновенные сообщения, социальные сети и интернет-серфинг — это огромные отвлекающие факторы, но не единственные.Чрезмерные перерывы на кофе и разговоры с коллегами также значительно снижают производительность. Установите время перерыва и выключите все устройства, которые потенциально могут отвлекать от выполнения задач.

Относитесь реалистично к проверке устройств и разговору с коллегами, но развивайте дисциплину, чтобы ограничить это определенным временем дня. Некоторые люди даже отключают уведомления по электронной почте, устанавливая определенное время для чтения и ответа на электронную почту, сосредотачивая энергию на немедленных задачах, а не пытаясь выполнять несколько задач одновременно.

6 правил, действующих при планировании и организации

«Я хотел добраться до него, но у меня не хватило времени!»

Звучит знакомо? Мы все виноваты в этом.Время ушло от нас, и мы не смогли выполнить все, что хотели. Помните, Илон Маск? Его постановка целей была мягким навыком, который мы выделяем; однако его организация и планирование — вот что помогло ему стать таким успешным.

Следуйте этим 6 правилам, чтобы повысить эффективность планирования и организации. Эти простые правила могут сделать вашу жизнь намного проще и успешнее, чем вы когда-либо думали. Сообщите нам, как они работают для вас!

Правила планирования и организации

Правило № 1 Приоритизация
Даже если вы не можете делать все сразу, расстановка приоритетов помогает вам понять, какие задачи являются наиболее важными, а какие могут подождать.Если вы знаете, как расставить приоритеты, вы сможете разбить свою работу на более мелкие части. Затем вы можете сосредоточиться на каждой задаче по очереди, начиная с самого важного.

Есть миллион дел? Составьте список всего, что вам нужно сделать. Затем расположите список в порядке важности. Начните решать дела в вашем списке в порядке, который вы создали.

Правило № 2 Управление временем
Невозможно увеличить время, которое у вас есть, но вы можете найти способы лучше использовать свое время.Тайм-менеджмент гарантирует, что ваши действия помогут вам завершить то, что вы должны сделать. Когда вы научитесь лучше распоряжаться своим временем, вам будет казаться, что у вас будет больше времени.

Уловка тайм-менеджмента идет рука об руку с вашим списком приоритетов. С вашим списком приоритетов добавьте оценки времени для каждой задачи в вашем списке.

Ответ на электронные письма — 20 минут
Встреча с Сарой — 60 минут
Забрать зубную пасту — 20 минут

Ваши оценки времени составляют намного больше времени, чем у вас есть на самом деле? Измените приоритеты.Что можно сдвинуть или сжать? Максимально честность поможет вам спланировать более успешный день.

Правило № 3 Координация ресурсов
Каждый проект и задание требует использования определенного типа ресурса. Ресурс — это то, что вам нужно для выполнения задачи. Когда большинство людей думают о ресурсах, они думают о деньгах. Но ресурсы не всегда должны быть в форме денег. Иногда для реализации проекта требуются человеческие ресурсы или рабочие. Другие проекты могут потребовать ресурсов пространства или времени.Для более крупных проектов может потребоваться много разных ресурсов.

При работе над проектом или задачей разбейте проект на несколько небольших разделов. Какие ресурсы вам нужны? Подумайте о людях или материалах, которые вам понадобятся для завершения проекта. Опять же, будь честным. Вам нужно найти внештатного графического дизайнера, который поможет создавать контент? Используйте свои ресурсы, чтобы создать лучший продукт или стратегию.

Правило № 4 Делегирование
Это может быть самым сложным.Делегирование — обычная и важная практика на рабочем месте. Когда вы делегируете полномочия, вы отдаете часть своей работы другим людям. Эти люди отвечают за выполнение этой работы. Делегирование просто означает, что вы нашли лучший способ распределить работу.

Возвращаясь к предыдущему примеру, на вашей встрече, решила ли команда найти внештатного графического дизайнера для создания новых маркетинговых материалов? Передайте эту задачу другому члену вашей команды. Делегирование может быть очень сложным, но доверяйте своей команде.Если что-то пойдет не так, оцените и извлеките уроки из этого примера.

Правило № 5 Создание систем
Когда машина работает правильно, работа выполняется автоматически. Машина повторяет процесс снова и снова, с очень небольшим количеством ошибок. Хотя люди — не машины, мы можем создавать системы или процессы, которые помогут нам работать так же, как машина.

Вы выполняете те же задачи? Найдите время, чтобы записать свою систему того, как вы это делаете, — контрольный список.После создания контрольного списка у вас есть руководство на случай, если вы не выполнили задачу какое-то время, и теперь у вас есть процесс, который можно передать кому-то другому.

Правило № 6 Планирование на будущее
Успешный планировщик и организатор во многом зависит от вашей способности планировать наперед. Обычно чем больше у вас времени на что-то спланировать, тем более успешным вы добьетесь. Иногда у вас нет контроля над количеством времени, которое у вас есть на выполнение проекта. Может возникнуть неожиданный проект, и ваш менеджер попросит вас позаботиться о нем.В таких случаях все, что вы можете сделать, — это максимально использовать имеющееся у вас время.

За исключением этих неожиданных проектов, постарайтесь как можно больше планировать на работе. Если вы планируете заранее, этими неожиданными проектами будет гораздо легче управлять.

Планируйте крупные проекты как можно лучше. Вы составляете квартальный отчет? Планируйте заранее, чтобы убедиться, что у вас есть все необходимое для заполнения отчета заранее.

Планирование и организация

Что такое планирование и организация?

Навыки планирования и организации помогут вам управлять временем, инструментами и ресурсами для достижения цели.Они помогают вам понять, что вам нужно делать для достижения ваших целей. Планирование жизненно важно на всех уровнях рабочего места. Вам нужно будет спланировать свои собственные задачи и время. Ваш менеджер должен спланировать рабочую нагрузку, ресурсы и время, необходимые вашей команде. Руководители высшего звена должны планировать цели и задачи отдела.

Это полезные навыки. Без планирования и организации был бы хаос. Ничего не будет сделано, и все будет в беспорядке.

Планирование и организация — сильная пара

Хотя планирование и организация — это индивидуальные навыки, они идут рука об руку.Когда они объединяются, рождается супер навык!

Они как сильная пара. Например, Джей Зи и Бейонсе сами по себе успешные сольные артисты. Но вместе они — электростанция!

Почему важны навыки планирования и организации?

Как гласит известная поговорка: «Не спланировать — значит потерпеть неудачу».

В глазах компаний и кадровых агентств навыки планирования и организации важны.

В некоторых объявлениях о вакансиях четко говорится, что они ищут кого-то с навыками планирования и организации.Другие используют другие формулировки, например:

.
  • «Эффективное управление временем и ресурсами»
  • «Будьте гибкими, организованными и преданными делу»
  • «Особое внимание к деталям»
  • «Выполнять проекты вовремя и в рамках бюджета»
  • «Исследования и разработка новых процессов»

Хотя формулировка другая. Все они ищут того, кто может спланировать и организовать.

Как планировать и организовывать

Умение правильно планировать и организовывать сделает вашу жизнь проще.Планируете ли вы и занимаетесь организацией на рабочем месте или в личной жизни, вы можете сэкономить массу времени!

Как планировать

Цели S.M.A.R.T помогут вам в планировании. S.M.A.R.T означает:

S специфический M измерим. A маленький R реалистичный Т Имед

Особый

Будьте конкретны. Четко укажите, какова ваша цель. Чего ты хочешь добиться?

Пример: я хочу получить диплом в финансовом секторе.

Измеримый

Как вы будете отслеживать свой прогресс? Как вы узнаете, что приближаетесь к своей цели?

Пример: Для достижения моей цели мне нужно подать заявку на участие в программе. Я буду заполнять не менее двух заявок на получение диплома в день.

достижимо

Достижима ли эта цель? У вас есть необходимые навыки и инструменты? Если нет, то как их получить?

Пример: я нахожусь на пути к достижению 2: 1, что является требуемой оценкой для большинства схем.Но программы выпускников конкурентоспособны. Чтобы улучшить свои шансы, я собираюсь посещать семинары по вопросам карьеры в университете, чтобы получить советы и рекомендации.

Реалистичный

Ваша цель слишком амбициозна? Ваша цель практична? Это пирог в небе?

Пример: я выпускник и подаю заявку на программу для выпускников. Я считаю свою цель разумной. Я не надеюсь стать генеральным директором глобального банка сразу после окончания учебы. Это было бы нереально.

Сроки

Когда вы хотите достичь своей цели? Когда крайний срок?

Пример: К сентябрю следующего года

Как организовать

Чтобы ваш план работал, вам нужно организовать.Вы можете сделать это по:

  • Многозадачность — одновременное выполнение двух и более дел
  • Расстановка приоритетов — сначала выполняйте задачи в кратчайшие сроки
  • Ведение записей — записывайте, что сделано, чтобы знать, что делать дальше
  • Исследование — Существуют ли какие-либо препятствия, которые могут повлиять на ваш проект?
  • Управляйте своим временем — определите, сколько времени требуется для каждой задачи
  • Общение — Регулярно обновляйте свою команду, чтобы они знали, что делать

Как получить эти навыки

Вероятно, вы развили навыки планирования и организации во время:

  • Ваша учеба — Выполнение нескольких заданий, групповая работа, семинары и т. Д.
  • Внеучебные мероприятия — организация мероприятий, общественных мероприятий, поездок, сбор денег и т. Д.
  • Работа — управление вашей рабочей нагрузкой, работа в команде, постановка целей и т. Д.
  • Путешествие — бронирование рейсов, планирование поездок, организация поездок и т. Д.

Если вы еще этого не сделали, попробуйте что-нибудь из вышеперечисленного.Это отличный способ развить и укрепить свои навыки.

Как продемонстрировать навыки планирования и организации в своем резюме

Укажите свои навыки планирования и организации в своем резюме. Особенно, если они нужны для работы, которая вам интересна. Это покажет работодателям, что у вас есть то, что им нужно. Вот несколько примеров терминов, которые вы можете использовать:

  • Постановка цели
  • Установка сроков
  • Установите приоритеты
  • Определить критические задачи
  • Работа в команде
  • Сильные коммуникативные навыки
  • Демонстрация способности использовать инструменты планирования / организации
  • Принятие решения
  • Оценить время и усилия, необходимые для выполнения задачи

Покажите, что у вас есть навыки

Сказать, что у вас этих навыков недостаточно, вам нужно доказать это на примерах.Расскажите о времени, когда вы что-то спланировали и организовали. Затем опишите, что вы сделали и чего достигли.

Звезды используют STAR

Структура STAR может помочь вам четко объяснить свои навыки. Это означает Ситуация , Задача , Действие и Результат .

При ответе на вопрос объясните:

Ситуация : Установите сцену, объясните, что произошло, в чем проблема? Задача : Объясните, что вам нужно сделать Действие : Опишите, что вы делали и как вы это делали, сталкивались ли вы с какими-либо проблемами? Результат : Каков был результат? Вы достигли своей цели? Что ты узнал?

Пример

Вопрос: Расскажите мне о случае, когда вам приходилось планировать проект / задачу / мероприятие.

Ситуация

Во время учебы в университете я вызвался исследователем рынка в небольшую чайную компанию. Недавно они начали поставлять чай в пакетиках в крупные супермаркеты. Я люблю чай, поэтому попал в двух зайцев!

Задача

За 12 недель нам нужно было собрать данные о привычках покупателей чая. Компания хотела использовать данные для повышения осведомленности и увеличения доходов. Я назначил себя руководителем команды и стал менеджером проекта.

Действие

Как руководитель проекта я решил собирать данные с помощью анкет и фокус-групп.Это были самые жизнеспособные варианты с точки зрения времени, бюджета и ресурсов.

Я создал онлайн-опрос, в котором исследовал решения о покупке. Он был опубликован как спонсорский пост в социальных сетях.

Я объединился с местной пекарней, чтобы провести три фокус-группы. Бесплатный чай убедил клиентов принять участие!

Я статистически проанализировал данные, используя программное обеспечение и методы, которые я изучил в ходе моего курса. Затем я представил результаты генеральному директору.

Результат

В анкете было 500 ответов, в фокус-группах приняло участие 50 человек.

Данные показывают, что потребители покупают бренды, на которых они выросли. Они купили чайные пакетики, которые в детстве видели на семейных кухнях.

Слоган «семейное пиво» ​​был принят, чтобы придать бренду домашнюю атмосферу.

Также проводился конкурс в социальных сетях. 50 «семейных селфи» с наибольшим количеством лайков выиграли корзину. В него входили чайные пакетики, чайник, джемы, мармелад, пирожные и печенье. Всего было 630 абитуриентов.

В результате годовой оборот увеличился на 26%

ПОЛУЧИТЕ CV

Вы можете использовать звезду в своем резюме.Можно резюмировать вышесказанное:

  • Руководил 12-недельным исследовательским проектом по повышению осведомленности и увеличению доходов чайной компании.
  • Собранные и статистически проанализированные качественные и количественные данные
  • Предложил новый слоган и маркетинговую стратегию, которые привели к увеличению доходов на 26%.

Часто задаваемые вопросы

Что планируется?

Planning помогает понять, что вам нужно сделать для достижения цели.

Что означает организация?

Быть организованным — противоположность беспорядку.

Организация — это способ организовать то, что у вас есть, чтобы сделать задачу (и вашу жизнь) проще и эффективнее.

Какие профессии требуют навыков планирования и организации?

Большинство рабочих мест связаны с планированием и организацией, но некоторые в большей степени, чем другие. Примеры профессий и профессий, которые в значительной степени зависят от этих навыков:

  • Управление проектами
  • Организация мероприятий
  • Бухгалтерия
  • Развитие бизнеса
  • Персональный помощник
  • Менеджер по рознице

Советы по расстановке приоритетов, организации и планированию работы

Время — одна из самых важных вещей в мире.Это необходимый, но трагически ограниченный ресурс. В этом чрезвычайно безумном и быстро меняющемся мире умение правильно управлять временем просто необходимо.

Тайм-менеджмент необходим для достижения ваших целей и выполнения вашей работы. С управлением временем приходит организация, планирование и расстановка приоритетов, но зачем интервьюеру об этом спрашивать? Компания заинтересована в том, насколько хорошо вы управляете своим временем, потому что они хотят видеть, выполняете ли вы свою работу организованно, они хотят знать ваши стратегии для выполнения данной задачи за короткий промежуток времени, и они хотят определить, что твои приоритеты.

Расставить приоритеты для вашей работы не так-то просто. Вы должны определить, что нужно сделать в первую очередь. Это важный процесс, но как только вы к нему привыкнете, его организация и планирование станут менее трудными. Если вы знаете, как эффективно организовать свою рабочую нагрузку и расставить приоритеты, вы узнаете, как быть более эффективным и продуктивным.

Как вы организуете и планируете свою работу? Каковы ваши приоритеты? Нет правильного или неправильного ответа на эти вопросы. То, как вы будете действовать, в конечном итоге зависит от вас.Люди разные, поэтому то, что работает для вас, может не работать для кого-то другого. Тем не менее, есть несколько рекомендаций, которые помогут вам расставить приоритеты в работе и ответить на вопросы о ваших навыках управления временем.

1. Составьте список дел.

Распечатка на бумаге того, что вы хотите выполнить в течение дня, — это эффективный способ вспомнить, что вам нужно сделать. Это может быть список дел на неделю, но ежедневные более эффективны. Напишите свой список в блокноте, начиная с важных задач, а затем добавляя менее важные.

2. Оцените список дел.

Записав свои задачи в блокнот, расположите их от наиболее важных до наименее важных. Перепишите свой список на другой странице и убедитесь, что ваш почерк разборчивый. Совет: знаете ли вы, что обычно более крупные шрифты могут мотивировать вас к выполнению задачи больше, чем мелкие шрифты?

3. Разместите список дел.

Поместите свой список дел в такое место, где вы всегда сможете его увидеть: в своем ежедневнике или календаре, в кошельке или сумочке, на мобильном телефоне (введите его в разделе заметок) или на доске в офисе.Если вы всегда видите список, вы никогда не забудете, что вам есть чем заняться.

4. Запишите свои обязанности.

Введите или напишите пометки о напоминании. Например, вы можете указать точное время, когда вам нужно закончить задачу, материалы, которые вам понадобятся для выполнения задачи, или имя человека, с которым вы собираетесь встретиться (если задача — встреча). Заметки особенно важны для людей, которые легко забывают вещи.

5. Избегайте ненужных задач.

Когда вы закончите составлять список дел на день / неделю, попробуйте проанализировать менее важные задачи с точки зрения того, действительно ли вам нужно их делать. Если да, то вам, возможно, придется скорректировать свое расписание на день; в противном случае вы можете выделить больше времени для других задач или просто воспользоваться этой возможностью, чтобы отдохнуть.

6. Установите реалистичные сроки.

Когда вы работаете над чем-то, и ваш босс установил крайний срок, установите свой собственный крайний срок до крайнего срока, который вам дал начальник.Однако ставьте реалистичные. Не пытайтесь торопиться, чтобы закончить это раньше. Делайте все шаг за шагом и не настраивайте себя на неудачу.

Это также применимо для повседневной работы. Не перегружайте себя. Вы не хотите заставлять себя что-то закончить, а затем страдать от последствий создания некачественной работы.

7. Установите время перерыва.

Работать весь день без перерыва — это не весело. Если вы уже устали, сделайте перерыв.Нет ничего плохого в 10-15-минутном перерыве на еду или в быстром дремоте. Пейте кофе, когда хотите или хотите. Потянитесь, когда вам станет тесно. Практическое правило: отдыхайте десять минут после каждого часа работы.

8. Уберите отвлекающие факторы.

В этом современном мире многие вещи могут отвлекать нас от нашей работы. К ним относятся телефоны с камерой, мобильные устройства, гаджеты, Интернет (особенно Facebook и Twitter) и многое другое. Как вы должны закончить свою работу, если будете тратить на это свое время?

Уберите все, что вас отвлекает.Не проверяйте свой почтовый ящик каждую минуту; вы можете сделать это во время перерывов в работе или запланировать временные интервалы в свой день для проверки. Как только вы научитесь уделять этим вещам меньше внимания, выполнять работу станет намного проще.

Ключ к продуктивности — хорошее управление временем. Расставить приоритеты сложно, но также необходимо, если вы хотите добиться цели. Помимо того, что он более эффективен и продуктивен, он также поможет вам уменьшить стресс в вашей жизни. Научиться расставлять приоритеты — задача не из невыполнимых; вам просто нужно определить, что нужно сделать и сколько времени вам нужно на это.

Высшие организационные навыки, которые ценят работодатели с примерами

Когда работодатели нанимают сотрудников, одним из главных навыков, которые они ищут в кандидатах, является организация. Организационные навыки — одни из самых важных и передаваемых профессиональных навыков, которые может приобрести сотрудник. Они включают в себя набор возможностей, которые помогают человеку планировать, расставлять приоритеты и достигать своих целей, что, в свою очередь, может сэкономить время и деньги компании.

Эти навыки необходимы для многозадачности и поддержания бесперебойной и успешной работы бизнеса.Работодатели стремятся нанимать кандидатов, которые могут работать для стабильного достижения результатов, даже когда возникают непредвиденные задержки или проблемы.

Что такое организационные навыки?

Организационные навыки связаны с созданием структуры и порядка, повышением производительности и расстановкой приоритетов для задач, которые должны быть выполнены немедленно, по сравнению с теми, которые можно отложить, делегировать другому человеку или полностью исключить.

Поддержание сильных организационных навыков может снизить вероятность развития плохих рабочих привычек, таких как откладывание на потом, беспорядок, недопонимание и неэффективность.

Менеджеры ищут сотрудников, которые могут не только организовывать свою работу и свой рабочий стол, но и тех, кто также может быстро адаптироваться к организационной структуре компании.

Развивайте эти навыки и подчеркивайте их в заявлениях о приеме на работу, резюме, сопроводительных письмах и собеседованиях. Демонстрация того, что у вас есть навыки, которые ищет компания, поможет вам получить работу и продвинуться по службе.

Навыки внутренней и внешней организации

Внутренние организационные навыки: Организационные навыки — это больше, чем просто держать рабочий стол без помех.Хотя свободное пространство для работы важно, аккуратность — лишь один из нескольких ключевых организационных навыков. Сотрудники с отличными организаторскими способностями также могут сохранять спокойствие и подготовленность за счет систематического планирования и составления расписания.

Навыки внешней организации: Рабочие проекты обычно сосредоточены вокруг жестких сроков, и разделение работы на более мелкие проекты и цели может быть эффективным способом их выполнения. Работодатели ищут работников, которые могут планировать и делегировать эти более мелкие задачи себе и другим сотрудникам, чтобы не отставать от сроков, сохраняя при этом здоровый баланс между работой и личной жизнью.

Примеры организационных навыков

© Баланс, 2018

Физическая организация

Физическая организация включает не только аккуратный стол, но и расположение комнат, этажей и целых зданий, и это выходит далеко за рамки поддержания аккуратного внешнего вида. Плохо организованное пространство приводит к физическому дискомфорту, потере времени, потерянным предметам и даже людям. Пространство, в котором работают люди, во многом зависит от того, насколько хорошо они работают. Кто-то должен спроектировать эти пространства, а все остальные должны поддерживать порядок.

  • Административный
  • Оценка
  • Внимание к деталям
  • Лаконичность
  • Координация
  • Творческое мышление
  • Документация
  • Эффективность
  • Обработка деталей
  • Выявление проблем
  • Определение ресурсов
  • Управление встречами
  • Уровень владения Microsoft Office
  • Применение политики
  • Приоритизация
  • Производительность
  • Ситуационная оценка
  • Анализ задач
  • Оценка задач
  • Разрешение задачи
  • Анализ рабочего процесса
  • Управление рабочим процессом

Планирование

Без плана цель — это всего лишь желание.Для любого проекта планирование означает прогнозирование того, какие ресурсы потребуются и сколько времени займет проект, затем сбор этих ресурсов и выделение необходимого времени. При необходимости работнику, возможно, даже придется изменить план в зависимости от наличия ресурсов и ограничений по времени.

План может быть столь же простым, как решение, какой конец коридора очистить в первую очередь, или он может излагать корпоративную стратегию на следующие десять лет. Мелкомасштабное планирование может быть проще и быстрее, но это не менее важно.Навыки, связанные с планированием, можно описать с помощью следующих ключевых слов:

  • Анализ
  • Анализ проблем
  • Бюджетирование
  • Бизнес-аналитика
  • Данные
  • Тенденции данных
  • Сроки
  • Принятие решений
  • Типовой проект
  • Развитие
  • Прогнозирование
  • Сбор информации
  • Метрики
  • Организационные навыки
  • Планирование развития
  • Прогнозирование развития
  • Решение проблем
  • Управление программами
  • Управление проектами
  • Исследования
  • Обзор
  • Планирование
  • Стратегическое планирование
  • Стратегия развития
  • Структурное планирование
  • Планирование преемственности
  • Тенденции

Работа в команде

В хорошо организованной команде у каждого члена своя роль, и задачи распределяются соответственно.Создание организационной структуры новой команды — это умелое достижение, равно как и предоставление и принятие соответствующих делегаций, следование указаниям и четкое общение с нужными людьми. Хорошо организованные люди понимают и поддерживают структуру команд, частью которых они являются. Следующие термины используются для описания навыков, связанных с командной работой:

  • Внимательное слушание
  • Сотрудничество
  • Связь
  • Уверенность
  • Делегация
  • Разница в разрешении
  • Режиссура и другие
  • Оценка
  • Содействие
  • Голы
  • Постановка целей
  • Руководство группы
  • Реализация
  • Решения об исполнении
  • Руководство по обучению
  • Менеджмент
  • Управление конфликтами
  • Сроки выполнения
  • Достижение целей
  • Мотивация
  • Многозадачность
  • Переговоры
  • Устное общение
  • Убеждение
  • Презентация
  • Предоставление обратной связи
  • Публичные выступления
  • Ответственность
  • Взять на себя ответственность
  • Обучение
  • Тимбилдинг
  • Работа в команде
  • Управление временем
  • Обучение
  • Работа с другими
  • Письмо

Дополнительные организационные навыки

Вот дополнительные организационные навыки, которые вы можете использовать при составлении резюме, сопроводительных писем, заявлений о приеме на работу и собеседований.Необходимые навыки будут зависеть от должности, на которую вы претендуете, поэтому также просмотрите наши навыки, перечисленные по должностям и типу навыков.

  • Активное прослушивание
  • Добросовестность
  • Принятие решений
  • Подача
  • Сохранение концентрации
  • Microsoft Excel со знанием дела
  • Проактивность
  • Находчивость
  • Самомотивация
  • Стратегическое планирование
  • Возьмите инициативу

Как выделить свои навыки

ДОБАВЬТЕ СООТВЕТСТВУЮЩИЕ НАВЫКИ К ВАШЕМУ РЕЗЮМЕ: Включите организационные навыки, наиболее тесно связанные с работой, в ваше резюме, особенно в описание вашей истории работы.

ОСНОВНЫЕ НАВЫКИ В Сопроводительном письме: Включите свои организационные навыки в сопроводительное письмо. Включите один или два навыка и приведите конкретные примеры случаев, когда вы демонстрировали эти качества на работе.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ СЛОВА НАВЫКОВ ВО ВРЕМЯ РАБОТЫ: Вы также можете использовать эти слова во время собеседований. Будьте готовы привести примеры того, как вы использовали каждый из этих навыков, когда отвечаете на вопросы организационного собеседования.

Типы планов, шаги и примеры

Назад

Организационное планирование похоже на нанесение на карту пути развития вашей компании.Вам нужно знать, в каком направлении вы движетесь, чтобы оставаться конкурентоспособными.

Но что такое организационное планирование и как сделать это эффективно? Это руководство будет охватывать:

Что такое организационное планирование?

Организационное планирование — это процесс определения причины существования компании, постановки целей, направленных на реализацию полного потенциала, и создания все более дискретных задач для достижения этих целей.

Каждый этап планирования является подмножеством предыдущего, причем стратегическое планирование является основным

Есть четыре фазы надлежащего организационного плана: стратегический, тактический, оперативный и непредвиденный.Каждый этап планирования — это подмножество предыдущего, причем стратегическое планирование является главным.

Типы организационного планирования

Стратегический

Стратегический план — это общая картина компании. Он определяет цели компании на определенный период времени, будь то один год или десять, и обеспечивает соответствие этих целей миссии, видению и ценностям компании. В стратегическом планировании обычно участвуют топ-менеджеры, хотя некоторые небольшие компании предпочитают привлекать всех своих сотрудников при определении своей миссии, видения и ценностей.

Тактический

Тактическая стратегия описывает, как компания будет реализовывать свой стратегический план. Тактический план состоит из нескольких краткосрочных целей, обычно выполняемых в течение одного года, которые поддерживают стратегический план. Как правило, менеджеры среднего звена обязаны устанавливать и контролировать тактические стратегии, такие как планирование и выполнение маркетинговой кампании.

Оперативный

Операционные планы включают в себя то, что должно происходить постоянно, изо дня в день, чтобы выполнять тактические планы.Операционные планы могут включать графики работы, политики, правила или положения, устанавливающие стандарты для сотрудников, а также конкретные задания, которые связаны с целями тактической стратегии, например протокол для документирования и учета случаев отсутствия на работе.

Непредвиденные обстоятельства

Планы на случай непредвиденных обстоятельств ждут своего часа в случае кризиса или непредвиденного события. Планы на случай непредвиденных обстоятельств охватывают ряд возможных сценариев и соответствующих мер реагирования на различные проблемы, от планирования персонала до предварительной подготовки к внешним событиям, которые могут негативно повлиять на бизнес.Компании могут иметь планы действий на случай непредвиденных обстоятельств, например, как реагировать на стихийное бедствие, неисправное программное обеспечение или внезапный уход руководителя высшего звена.

5 этапов процесса организационного планирования

Процесс организационного планирования включает пять этапов, которые в идеале образуют цикл.

Стратегическое, тактическое, оперативное планирование и планирование на случай непредвиденных обстоятельств подпадают под эти пять этапов.

1.Разработать стратегический план

Шаги на этом начальном этапе включают:

  • Пересмотрите свою миссию, видение и ценности
  • Соберите данные о вашей компании, например показатели эффективности, из вашего отдела продаж.
  • Выполнить SWOT-анализ; оценить сильные и слабые стороны, возможности и угрозы вашей компании
  • Установите общие цели, учитывающие вашу миссию, видение, ценности, данные и SWOT-анализ

2.Превратите стратегический план в тактические шаги

На этом этапе пора создавать тактические планы. Пригласите менеджеров среднего звена, которые помогут сделать следующее:

  • Определите краткосрочные цели (обычно квартальные цели), которые поддерживают стратегический план для каждого отдела, например, установите квоту для отдела продаж, чтобы компания могла достичь своей стратегической цели по выручке.
  • Разработайте процессы для проверки достижения цели, чтобы убедиться, что стратегические и тактические цели достигаются, например, ежеквартально составляйте отчет CRM и отправляйте его директору по доходам для проверки того, что отдел продаж выполняет свою квоту.
  • Разработайте планы действий на случай непредвиденных обстоятельств, например, что делать в случае сбоя в работе CRM отдела продаж или утечки данных.

3.План ежедневных операций

Операционные планы или процессы, определяющие, как отдельные сотрудники проводят свой день, в значительной степени являются обязанностью руководителей среднего звена и подчиненных им сотрудников. Например, процесс, которому следует торговый представитель, чтобы найти, вырастить и превратить лида в клиента, является операционным планом. Рабочие графики, рабочие процессы обслуживания клиентов или политики GDPR, защищающие информацию потенциальных клиентов, — все это помогает отделу продаж в достижении его тактической цели — в данном случае квоты продаж — поэтому они подпадают под действие операционных планов.

Этот этап должен включать постановку целей и задач, которые отдельные сотрудники должны достичь в течение установленного периода.

Менеджеры могут сами устанавливать некоторые планы, например графики работы. С другой стороны, отдельные задачи, составляющие план продаж, могут потребовать участия всей команды. Этот этап также должен включать в себя постановку целей и задач, которые отдельные сотрудники должны достичь в течение установленного периода.

4. Выполнить планы

Пора претворять планы в жизнь.Теоретически повседневная деятельность (определяемая оперативным планом) должна способствовать достижению тактических целей, что, в свою очередь, поддерживает общий стратегический план.

5. Отслеживание прогресса и корректировка планов

Ни один план не является полным без периодов обдумывания и корректировки. В конце каждого квартала или периода краткосрочной цели менеджеры среднего звена должны проверять, достигли ли они контрольных показателей, установленных на втором этапе, а затем представлять отчеты с подтвержденными данными руководителям высшего звена.Например, это когда менеджер отдела продаж запускает отчет, в котором анализируется, помог ли новый процесс управления конвейером продаж команде достичь своей квоты. С другой стороны, маркетинговая группа может проанализировать, удалось ли их усилия по оптимизации рекламы и целевых страниц привлечь определенное количество потенциальных клиентов для отдела продаж.

В зависимости от результатов этих проверок ваша организация может пожелать скорректировать части своих стратегических, тактических или оперативных планов.Например, если отдел продаж не выполнил свою квоту, их менеджер может решить внести изменения в рабочий план воронки продаж.

Примеры организационного планирования

Эти шаблоны и примеры помогут вам начать думать о том, как отформатировать свой организационный план.

Стратегический

Это двухлетний стратегический план на одной странице вымышленной корпорации. Обратите внимание, что цели, перечисленные в разделе «Стратегические цели и задачи организации», соответствуют модели целей SMART: они являются конкретными, измеримыми, действенными, актуальными и привязанными ко времени.

Планирование персонала

Компаниям необходимо использовать планирование персонала для анализа, прогнозирования и планирования будущего своего персонала. Планирование персонала помогает выявить пробелы в навыках, неэффективность, возможности для роста сотрудников и подготовиться к будущим кадровым потребностям.

Вот пример действующей организационной схемы, где компании могут визуализировать свою структуру управления и планировать будущее

Используйте Pingboard как инструмент для планирования и объединения вашей рабочей силы.Начни сегодня бесплатно!

Тактический

Это двухлетний план действий администрации, который также можно назвать тактическим планом. Общеорганизационные цели — так называемые стратегические цели — которые имеют отношение к этому отделу, перечислены в верхнем разделе, а более тактические цели для менеджера этого отдела перечислены ниже.

Оперативный

Ознакомьтесь с этим шаблоном стратегического плана.Вы заметите, что задачи для отдельного сотрудника относятся к операционному планированию. Отметьте пространство внутри каждого элемента, чтобы менеджер мог оставить отзыв для сотрудника.

Непредвиденные обстоятельства

Этот план на случай непредвиденных обстоятельств описывает, как защитить конфиденциальную медицинскую информацию в случае чрезвычайной ситуации в области ИТ. Подробно описаны, в том числе цель многостраничного документа, стандарты, которые должны быть соблюдены, и шаги для соблюдения этих стандартов.

Хотя организационное планирование — долгий и сложный процесс, он является неотъемлемой частью успеха вашей компании.К счастью, этот процесс становится более автоматическим и интуитивно понятным благодаря регулярным встречам по планированию и обзору.

Используйте программное обеспечение Pingboard для организационных диаграмм, чтобы помочь вам спланировать и сообщить о своей стратегии. С помощью Pingboard пользователи могут создавать и публиковать несколько версий своей организационной схемы, чтобы помочь с планами преемственности, изменениями организации, планами слияний и поглощений. Pingboard также помогает с планами приема на работу, позволяя вам сообщать открытые роли в вашей живой организационной диаграмме, чтобы сотрудники понимали, где растет их компания и на какие должности они могут претендовать.Каталог сотрудников Pingboard помогает найти преемников на определенные должности, позволяя менеджерам искать среди своих сотрудников навыки и опыт, необходимые для заполнения вакансии.

Начните планирование сегодня — без риска!

Кэмерон Нури
Я директор по развитию в Pingboard. В душе считаю себя предпринимателем. Я люблю пробовать новое и осознанно рисковать в новых начинаниях, как в профессиональной, так и в личной жизни.Я приношу эту страсть в работу каждый день, когда мне нравится помогать другим открывать для себя силу, которую может раскрыть Pingboard.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *