Персональный ассистент это: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала – Личный помощник руководителя: обязанности и критерии подбора

Чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника? | Альянс Свободных Предпринимателей

Говорят, что короля делает свита. Именно свита — это несокрушимый столп, на котором держится все королевство. Без кого же нельзя обойтись любой компании? Без кого начальники и руководители не представляют работу фирмы?

Конечно же, без личных помощников. Сейчас в компаниях cуществуют различные виды административных позиций, и в них легко можно запутаться. Давайте разберемся, в чем разница между секретарем-референтом, персональным ассистентом, личным помощником, и какие должности еще существуют.

Душа с телом, как секретарь с делом

Секретарь нужен всем фирмам и компаниям. Он — незаменимый человек в офисе. На его плечи ложатся не только элементарные задачи (встретить клиентов, принести кофе), но и важные функции, помогающие ускорить работу руководителя и офиса. Основные обязанности секретаря:

• работа с документацией;
• обработка корреспонденции;
• организация телефонных переговоров.
• Секретарь — сотрудник образованный и толковый. Поэтому даже не думайте брать на эту должность человека, который:
•  не умеет работать с компьютером и оргтехникой;
• грубит и не знает элементарных правил этикета;
• не готов постоянно учиться и выполнять порой слишком однообразную и скучную работу.

Промежуточную позицию между обычным секретарем и личным помощником занимает секретарь-референт. Он работает с документацией, организует встречи, протоколирует совещания, выполняет отдельные поручения начальства. Сейчас такая должность встречается крайне редко, обычно функции секретаря-референта ложатся на личного помощника.

Личный помощник — кто это?

Если вы — руководитель крупной фирмы, то понимаете, что без личного помощника вам не обойтись. А если вы только открыли свое дело, то представьте себя во главе огромной корпорации. Вам постоянно нужно решать массу мелких и серьезных вопросов, общаться с множеством сотрудников и клиентов. В такой ситуации у вас есть два выхода: либо научиться клонировать себя, либо нанять личного помощника.

Самое главное преимущество личного помощника — он подчиняется только вам (но это не значит, что он — ваш личный раб). Его основная обязанность — освободить начальника от любых административных и организационных проблем. Такой сотрудник должен сделать вашу работу максимально комфортной.

Ему можно поручить не только дела фирмы, но и любые мелкие задачи: бронирование путевок, покупка подарков, взаимодействие с членами вашей семьи. Перед тем, как нанять на работу личного помощника, убедитесь, что вам приятно с ним общаться. Вы должны быть с ним «на одной волне», иначе любые его действия будут вас раздражать.

Если вам нужен сотрудник, выполняющий поручения личного характера, то вам следует нанять персонального ассистента. Он будет решать вопросы, связанные только с вашей личной жизнью: организация семейных торжеств, планирование отдыха, покупка подарков и т.д.

 Кто такой бизнес-ассистент и чем он занимается?

Бизнес-ассистент — ваша правая рука. Если личный помощник больше занимается вашими личными вопросами, то в обязанности ассистента входит организация бизнес-процессов. Основные задачи бизнес-ассистента:

• планирование графика работы руководителя;
• ведение проектов;
• организация переговоров.

На эту должность лучше всего брать человека, который разбирается в деятельности вашей компании. Бизнес-ассистент должен уметь сам принимать решения и справляться с рабочими вопросами без вашего участия.

Немаловажное требование к ассистенту — отсутствие излишних амбиций. Удивлены? Но ничего странного здесь нет. Бизнес-ассистент должен выполнять часть работы за руководителя, а руководитель должен уметь пользоваться плодами этой работы.

Таким образом, трудится ассистент, а все лавры достаются начальнику. Человек, занимающий должность бизнес-помощника, должен быть к этому готов.

 Какой должна быть свита короля?

Вы, конечно, — не король, но свита вам нужна. Личный помощник, секретарь, бизнес-ассистент — все они должны обладать определенными качествами. Вот список основных требований, которые вы должны предъявить к сотруднику, приближенному к вам:

• Высшее образование. Секретарь не только приносит чай и кофе, он должен понимать, что происходит в компании и уметь поддержать беседу любого характера.
• Преданность. Это чуть ли не основное требование к сотруднику, который приближен к шефу. Вы должны быть уверены, что ваш помощник не будет разглашать секреты и тайны, имеющие отношение не только к фирме, но и к вашей личной жизни.
• Тактичность. Такой сотрудник должен уметь производить хорошее впечатление и на вас, и на своих коллег, и на клиентов с партнерами.
• Сообразительность. Помощник должен быстро решать любые возникающие вопросы и не перекладывать на плечи начальства то, что он в состоянии сделать сам.

Теперь вы знаете, чем отличается бизнес-ассистент от личного помощника. Безусловно, сильных различий между такими должностями нет, и очень часто начальники поручают все эти задачи одному секретарю. Однако руководителям больших компаний не справится без нескольких приближенных сотрудников.

Именно поэтому появилось такое большое количество разных должностей, схожих по обязанностям. Так или иначе, решать вам: кого нанимать и какие задачи ему поручать. Главное, чтобы новый сотрудник был готов к выполнению своих обязанностей.

Создать свой доходный онлайн-бизнес — мечта многих. Но 95% предпринимателей никогда не дойдут до своей цели, потому что попадут в «ловушку» и не смогут оттуда выбраться…

Чтобы этого не случилось, приходите на бесплатный онлайн-мастер класс «Система стабильных интернет-продаж знаний и услуг, которая принесла уже более 0,5 млрд. выручки» и узнайте как получать максимум клиентов и продаж, не сливая бюджет на рекламу.

Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?

За каждым успешным бизнесменом или политиком всегда стоит кто-то, кто делает его таковым. 

Раньше говорили, что дело в женщине (жене, матери и т. д.). Якобы именно она является той шеей, которая поворачивает голову, прикрывает тыл и успокаивает домашним уютом. 

Времена изменились, теперь основа любого успеха — это правильно подобранный персонал. Кадры решают все! От мелких поручений, до более серьезных деловых переговоров и встреч. 

Кто же этим занимается? Бизнес-ассистент!

Чем занимается бизнес-ассистент и зачем он нужен?

Чтобы руководитель не отвлекался от решения глобальных проблем компании и двигал свой бизнес в правильном направлении, ему необходим надежный помощник или ассистент. 

Такой человек, которому можно доверить, если не все, то очень многое. 

Максимально эффективно и качественно выполняющий любые поручения начальника, эрудированный, высокоморальный, обладающий широким спектром знаний и навыков, незаменимый специалист, доверенное лицо и помощник своего босса — это и есть бизнес-ассистент. 

Мало обладать секретарским дипломом или уметь правильно оформлять документацию. Персональный ассистент — это отельный вид административной работы. 
Такой специалист выполняет задачи не за деньги, а за идею. По сути, он второй человек в компании, барометр, по которому подчиненные и партнеры определяют состояние дел в бизнесе.

Личная преданность руководителю — основной профессиональный навык для данной специальности, который всегда высоко оплачивался, даже во времена кризиса. 

Бизнес-ассистенты знают о своих руководителях все до мелочей: привычки, расписание, семейные обстоятельства, пожелания, предпочтения, друзей, коммерческие тайны и т. д. 
Если начальник не доверяет помощнику, значит они не смогут работать в надежном тандеме.

Обязанности бизнес-ассистента

У помощника руководителя много обязанностей. Он не секретарь в обычном понимании, а высококвалифицированный специалист, выполняющий роль ассистента или заместителя начальника. 

Задачи бизнес-ассистента: 

• ведение документации; 
• деловые контакты; 
• рабочее расписание и календарь начальника; 
• организация встреч, переговоров и прочих рабочих мероприятий; 
• офис-менеджмент и т.д. 

Бизнес-ассистент в современном бизнесе — это человек с супер-способностями, способный решить любую рабочую проблему своими силами, не отвлекая руководителя по любому поводу или для консультации от его основных и важных дел. 
Однако, личный помощник абсолютно точно знает границы дозволенного, за которые никогда не выходит. 

Он оперативно справляется с поставленными или возникшими в процессе деятельности компании задачами из его компетенции, без обращения к начальнику, но при этом не занимается делами организации за спиной у шефа. 

Хороший бизнес-ассистент умеет хранить секреты, организован, грамотен, опрятен, надежен, креативен, доброжелателен и инициативен, эрудирован, находчив, стрессоустойчив и поддержит своего руководителя в самые трудные времена. 

Именно такие специалисты, по мнению бизнесменов, на вес золота и особенно востребованы в крупных компаниях и корпорациях. 

Хотите получить профессию будущего и стать успешным бизнес-ассистентом? 
Рекомендуем рассмотреть обучение у нас в школе на курсе «Ассистент на миллион».

Оставьте заявку на обучение уже сегодня! 

Соло для второй скрипки, или Легко ли быть персональным ассистентом?

Она является живым воплощением идеала успешной женщины и будто сошла со страниц глянцевого журнала. Рядом с ней всегда преуспевающие мужчины и незаурядные женщины. Даже знаменитости не обделяют ее своим вниманием. Она всегда в гуще самых важных и ярких событий. Вот только события эти происходят не в ее жизни, хотя эта другая жизнь уже стала частью ее самой. Она – личный помощник vip-персоны, или, иными словами, персональный ассистент.

О такой карьере мечтает каждый секретарь. К этому стремятся, но не все достигают подобных высот. Но так ли прекрасна жизнь персонального ассистента, как кажется на первый взгляд? Можно ли реализовать на практике заманчивые перспективы и возможности, которые открывает эта должность?

  

Бремя ответственности

В какой-то степени работу vip-ассистента даже и работой назвать сложно. Ведь действительно хороший ассистент полностью живет проблемами шефа днем и ночью – современные средства связи легко преодолевают любые часовые пояса и расстояния. Персональный ассистент должен быть всегда на связи и иметь возможность в любой момент найти выход из сложной ситуации. В конечном итоге именно личный помощник ответственен за исход многих деловых операций, переговоров, встреч, и даже за личное счастье шефа и его семьи!

Первое время Аня была в шоке от навалившихся на нее проблем: забронировать билеты, номера в отелях, сделать визы, назначить встречи, проследить исполнение, сэкономить деньги шефа, компании… И если бы только это! В ее обязанности входил поиск обслуживающего персонала для загородного дома босса, покупка подарков для его жены и подруги, организация развлекательной программы для его родителей… и еще решение массы семейных и личных проблем этого во всех отношениях успешного бизнесмена. Ситуация усугублялась тем, что шеф Анны жил в Англии, а офис располагался в Москве. Иногда происходили совершенно абсурдные ситуации. Однажды жена шефа позвонила ей из Лондона и сообщила, что она через три часа должна быть на индийской вечеринке, а специально купленное по этому случаю сари ну никак не хочет надеваться! Нужно срочно найти человека, который поможет ей одеться. Гибкость ума и сообразительность помогли Анне найти решение проблемы – она начала звонить в индийские рестораны Лондона. Задача осложнилась тем, что перезвонить она просила в Москву, и ее принимали за сумасшедшую. Посудите сами: звонит вам человек из Москвы в Лондон и просит приехать по лондонскому адресу, чтобы помочь надеть сари, а держать связь предлагает через Москву! Проблема эта разрешилась успешно, и Аня почувствовала, что теперь уж точно она способна на многое.

Похожие ситуации часто возникают в работе персонального ассистента, особенно если шеф часто перемещается по миру. Что и говорить, персональный ассистент – почти член семьи: ему доверяют семейные секреты, он становится свидетелем не только радостных событий, но и семейных конфликтов. Он верный наперсник, но в то же время в случае неудачи именно он окажется виновным в случившемся. В этой работе, как и в бизнесе, ценится только результат, и никого не волнует, какие средства понадобились для его достижения.

  

Минусы

Персональный ассистент всегда остается «крайним». И неважно, что его подвели, все замыкается на нем.

Плюсы

Умение принимать решения и быстро действовать в нестандартных ситуациях – незаменимое качество для управленца любого уровня. А персональному ассистенту предоставляется отличная возможность тренироваться «в полевых условиях». Решая задачи различного уровня, ответственности и сложности, общаясь с высокопоставленными людьми, он учится быстро принимать решения и действовать, что впоследствии позволяет ему ставить перед собой все более амбициозные цели.

  

Эмоциональная зависимость

Высокая степень ответственности часто выливается в сильную эмоциональную зависимость. И эта зависимость обоюдна: шеф полностью доверяет помощнику и часто даже не представляет, как без него решить какие-либо вопросы. В свою очередь помощник зависит от эмоциональной реакции шефа на свою работу, поскольку включается в жизнь руководителя на все сто процентов.

Ирина, персональный ассистент с десятилетним стажем: «В некоторых ситуациях босс абсолютно беспомощен, потому что во всем привык полагаться на меня. Мне иногда кажется, что без меня он будет ощущать себя беспомощным ребенком, у которого отобрали опору».

  

Минусы

Такое доверие и незаменимость порождают эмоциональную зависимость самого помощника, и если шеф недоволен тем, как было выполнено поручение, персональный ассистент может воспринять это как личное оскорбление, что, в свою очередь, может привести к снижению самооценки.

Плюсы

Несмотря на минусы подобной эмоциональной привязанности, без нее было бы очень сложно работать друг с другом. Ассистент должен полностью принимать шефа, симпатизировать ему, иначе он просто не сможет 24 часа в сутки выносить рядом с собой абсолютно чуждого ему человека, а тем более выполнять его поручения, откладывая даже свои личные дела.

  

Дипломатия

Для решения некоторых вопросов, возникающих в деятельности персонального ассистента, требуется не только смекалка, но и знание законов разных стран.

Шеф Лены постоянно увольнял домработниц. И одну он уволил, когда та находилась в отпуске. Он просто позвонил Лене и попросил ее передать информацию ничего не подозревающей служащей. Дело было не в России, поэтому Лена предупредила разгневанного босса, что ему придется иметь дело с профсоюзами, которые активно действуют в этой стране и защищают права незаконно уволенных работников. Но он был настроен решительно и не собирался идти на компромисс. Все же после нескольких часов переговоров сначала с шефом, потом с домработницей (оба находились на разных концах земного шара) Лене удалось уладить конфликт. 

Персональный ассистент – это великий дипломат. Он должен уметь виртуозно взаимодействовать не только со своим шефом, постоянно подстраиваясь к его характеру и настроению, но и с разными людьми. Например, сегодня господин Петров чем-то расстроил шефа, и поэтому тот не хочет его видеть. Но опыт подсказывает, что завтра все может измениться, и поэтому персональный ассистент должен так поговорить с Петровым, чтобы он не расстраивался и в то же время сохранил уважение к боссу.

Личного ассистента все уважают (или делают вид) и добиваются его расположения, чтобы таким образом улучшить отношения с шефом. Поэтому очень важно сохранять дружелюбную дистанцию со всеми окружающими, противостоять манипуляциям и в то же время налаживать конструктивные отношения.

Минусы

Подчас очень тяжело сохранять самообладание, особенно когда имеешь дело с хамством и агрессией. Также нелегко держать дистанцию с людьми, которые симпатичны, ведь так много хочется им рассказать! Но персональный ассистент не имеет права допустить утечки информации.

Плюсы

Личный ассистент по справедливости считается гением общения. Он может завоевать расположение практически любого человека, поставить на место грубияна, разрешить любой конфликт и остаться при этом обаятельным и всеми уважаемым человеком. Все эти качества необходимы и полезны не только на работе, но и в личной жизни.

  

Где вы, принц?

Полное включение в бурную жизнь шефа часто заставляет личного помощника забыть о своей личной жизни. А если все же у девушки – персонального ассистента есть любимый человек, то он рано или поздно начинает ее ревновать, выражать недовольство постоянной занятостью. В итоге она может оказаться перед непростым выбором: либо любимый, либо не менее любимая работа.

Если же возлюбленного нет, персональный ассистент может с удивлением обнаружить, что ему практически никто не нравится… кроме шефа! Никто из потенциальных претендентов на сердце не дотягивает до людей, с которыми он привык общаться. Эмоциональная привязанность к шефу переходит во влюбленность. Это легко объяснить, ведь их взаимодействие настолько тесно, что грань между работой и личной жизнью стирается, помощник просто перестает воспринимать шефа как работодателя. Бывает и так, что надежда на совместное счастье с шефом живет в сердце девушки годами. Иногда эти мечты сбываются. Но таких историй не много. И чаще всего это чувство, не нашедшее отклика, через некоторое время проходит.

  

Минусы

Полная поглощенность жизнью шефа, ненормированный рабочий день часто мешают персональному ассистенту устроить собственную жизнь.

Плюсы

Персональный ассистент постоянно общается с интересными и преуспевающими людьми, посещает мероприятия, о которых другие девушки могут только мечтать. Меняется его внутренний мир, образ мыслей, он настраивается на успех и поднимается на новый уровень развития. В его распоряжении масса полезных контактов и масса возможностей для их развития. И только он решает, как ими распорядиться. Возможно, в один прекрасный момент он познакомится с будущими инвесторами своего бизнеса или проекта либо найдет в этом кругу свою вторую половинку.

Что дальше?

Как показывает практика, хорошего персонального ассистента никогда не повысят и не переведут на другую должность. Ведь очень сложно найти человека, которому можно доверять и на которого можно положиться. Но возможен рост и самореализация в рамках этой должности: со временем круг обязанностей персонального ассистента может значительно расшириться, вырастет зарплата, возрастет уровень ответственности и изменится характер решаемых задач. Персональный ассистент даже может найти себе помощников и стать руководителем, не меняя должности.

Например, Маша уже через два года работы персональным ассистентом первого лица международной компании стала его представителем в московском офисе корпорации.

  

Минусы

В этой профессии нет возможностей для карьерного роста: вы либо остаетесь на уровне простого помощника, выполняющего в основном секретарские обязанности при vip-персоне, либо действительно становитесь правой рукой шефа, фактически его заместителем. И какие бы обязанности не выполнял персональный ассистент, название его должности меняться не будет. Рост происходит за счет повышения сложности задач, уровня доверия, зарплаты и привилегий. Если персональный ассистент работает с одним руководителем уже несколько лет, а желаемого повышения не происходит, то ему стоит задуматься о том, насколько хорошим специалистом он является.

Плюсы

Профессия персонального ассистента предоставляет широкое поле для самореализации. Каждый день есть возможности проявить свои организаторские, лидерские способности, реализовать свои амбиции, наладить полезные связи. Он настолько близок к бизнес-среде, к людям, которые успешно реализуют свои идеи, знаком с технологиями успеха не по книгам, а на практике, что вполне возможно, что со временем сможет реализовать себя в собственном бизнесе, наконец-то сыграв свое соло первой скрипки!

МНЕНИЕ

Н.В. Кучер, секретарь-референт, член Клуба профессиональных секретарей

Несмотря на то что почти двадцать лет наша экономика осваивает капиталистический путь развития, образ ведения бизнеса, общения с коллективом, корпоративная культура, увы, все еще слишком далека от западных стандартов. Безусловно, в Москве или, возможно, еще в Санкт-Петербурге и в нескольких крупных городах-миллионниках найдется с десяток фирм, уже приблизившихся к мировому уровню бизнес-отношений, но большая часть российских коммерческих компаний крайне далека от него. Поэтому не стоит много говорить о яркой и насыщенной жизни персонального ассистента, о богатых связях, перспективах и возможных амбициозных целях. В действительности это чаще миф, чем объективная реальность. И если молодая девушка, выбирая секретарскую стезю, рассчитывает стать «воплощением идеала преуспевающей женщины», сошедшей со страниц модных дамских журналов, то она заблуждается. Творческих моментов и ярких, эффектных страниц в работе персонального помощника до обидного мало. Внешний лоск – это всего-навсего имиджевая сторона вопроса. Фасад, вывеска, если хотите, за которой скрывается утомительная, подчас однообразная, очень напряженная будничная работа. Отчего это происходит?

Персональный ассистент, – это, прежде всего, помощник. В его деятельности важнее не стремление стать преуспевающей бизнес-единицей, а желание помогать руководителю, облегчать ему жизнь и работу, заботиться о нем, преобразовывать окружающее пространство офиса, привнося в него уют и комфорт.

Однако по-настоящему высококлассный персональный ассистент не взваливает на себя все бремя забот, он умеет дистанцироваться от проблем шефа. Эта отстраненность не означает безразличие, а является всего лишь средством сохранить не только психическое и эмоциональное здоровье, но и ясность мысли. Помните русскую поговорку: «Чужую беду руками разведу, а к своей ума не приложу»? Народная мудрость, предвосхищая развитие событий, предостерегает: как только проблема шефа станет вашей личной проблемой, вы рискуете потерять контроль над ней, углубившись в сопереживание.

Далеко не каждый человек может быть хорошим персональным ассистентом. Для этой позиции, помимо профессиональных, необходим еще и ряд человеческих качеств. Так, персональный ассистент должен уважительно относиться к сотрудникам различного ранга, иметь чувство такта, знать, где, что и когда можно сказать и сделать. Он обязан помнить имена всех клиентов, друзей, приятельниц, партнеров шефа, но при этом не должен выражать своих личных симпатий и антипатий, заигрывать с друзьями шефа, чтобы добиться их расположения. В общем, держать строгий нейтралитет, всем своим видом демонстрируя, что не имеет понятия о тех взаимоотношениях, которые сложились у руководителя с тем или иным человеком. Точно такая же позиция приветствуется и по отношению к членам семьи руководителя. И, что особенно важно, ни при каких обстоятельствах персональный ассистент не должен позволять руководителю вести себя с ним так же, как со своими домочадцами. В противном случае, из персонального ассистента он превратится в «мальчика для битья».

Безусловно, для этой должности важны выдержка и умение выждать время. Погружаясь в суматошную жизнь шефа, персональный ассистент порой становится суетливым, в эмоциональном напряжении форсирует многие ситуации, начинает «продавливать» их из-за излишнего усердия или желания лишний раз продемонстрировать свою деловитость. Это заведомо провальный вариант. Как говорится, яблоко не упадет с ветки раньше, чем созреет. Личный помощник, которому не хватает осознания этой простой мудрости, не сможет быть достаточно успешным в своей деятельности.

Настоящий персональный ассистент никогда не рвется в лидеры, не выпячивает себя, не карабкается (всеми правдами и неправдами) вверх по карьерной лестнице. Он понимает, что даже хорошо сыгранная вторая роль в жизни может оказаться важнее роли заглавной. Недаром же в мире кино существует специальная номинация «Оскара» за лучшую роль второго плана! Пусть уж лучше вас считают «серым кардиналом», чем амбициозной куклой, украшающей приемную наравне с дорогостоящей мебелью. Во всяком случае, вы будете получать моральное удовлетворение от хорошо сделанной работы, а если по каким-либо причинам совершите промах, то он будет заметен минимальному количеству людей.

И наконец, несколько слов о лояльности. Демонстрация преданности своей фирме чрезвычайно приветствуется в западном бизнесе. У нас же в России это качество почему-то зачастую рассматривается в другой плоскости. Персональный ассистент проявляет излишнюю лояльность исключительно к личности босса. Отсюда появляются и многочисленные беды. Возникающая в процессе совместной работы «включенность» в дела своего руководителя постепенно переходит в привязанность, влюбленность, а иногда и более глубокие чувства. Профессиональный персональный ассистент может проявлять лояльность, но не по отношению к боссу, а к тому общему делу, которому оба призваны служить.

И последнее. Персональный ассистент никогда и ни при каких обстоятельствах не должен забывать себя, свою личную жизнь, свои принципы. Секретарь и руководитель в личностном и профессиональном плане – две равновеликие единицы, с той лишь разницей, что секретарь стоит на своей ступеньке иерархической лестницы. По сути, это равенство двух профессионалов, объединенных общей целью, но имеющих свои специфические задачи.

МНЕНИЕ

Т.В. Рыбченкова, референт генерального директора

Персональный ассистент – это действительно высшая ступень административной «обслуги» в хорошем понимании этого слова, работа, требующая знания законодательства, экономики, психологии, методов и технологий управления, ведения переговоров и многого другого. Но я бы не сказала, что эта должность – вершина карьеры. Из хорошего персонального ассистента получается отличный управленец или бизнесмен: административный, исполнительный директор, руководитель представительства или филиала. Вариантов множество. Другое дело, что кого-то устраивает работа персонального ассистента, незаменимой правой руки и дополнительной головы руководителя. Для кого-то этого вполне достаточно.

Настоящий профессионал всегда разделяет работу и личную жизнь. Если вся жизнь подчинена только проблемам шефа – это фанатизм, который, как любое отклонение от нормы, является опасным в психологическом плане.

МНЕНИЕ

П.В. Поплавская, управляющая делами ЗАО «НПКО «Меридиан»»

Работа помощника – это не сказка и, думаю, даже не мечта каждого секретаря.. К сожалению, хороших помощников действительно мало, ведь надо быть не только профессионалом, но и подходить своему руководителю в психологическом плане, и конечно же, не быть амбициозным. На первом плане всегда руководитель, а роль помощника незаметна. К сожалению, в России еще очень мало руководителей, которые понимают, для чего им нужен помощник. В нашей стране руководители очень осторожны в плане доверия, они легко используют помощника для решения своих личных вопросов, вопросов удобства, комфорта, контроля исполнения уже поставленных задач, но не решения вопросов, которые каким-либо образом могут повлиять на бизнес. Все ключевые вопросы руководитель решает сам, а помощнику чаще всего дают лишь выборочную информацию, по которой трудно понять суть вопроса.

И все же работа помощником руководителя дает колоссальный опыт: ты учишься общаться с разными людьми, быстро находить решения, противостоять агрессии других людей, выходить с достоинством из разных ситуаций, грамотно излагать свои мысли вслух и на бумаге, писать доклады, управлять своим и чужим временем.

  

Е.Г. Горшкова, психолог, бизнес-тренер

Виртуальный цифровой помощник — Википедия

Виртуальный цифровой помощник (от англ. Virtual Digital Assistant, сокращенно VDA) — веб-сервис и (или) приложение для смартфонов и ПК, фактически исполняющий роль личного секретаря при пользователе. Решает задачи планирования графика, организации и выполнения повседневных дел и контекстного поиска информации для нужд конкретного человека.

Одним из важнейших отличий от предыдущих поколений планировщиков (Personal Digital Assistant — персональный цифровой помощник, сокращённо PDA; например, коммуникатор) и информационных менеджеров является учет контекста^[1], в котором действует пользователь. В первую очередь, его текущего положения в пространстве, что тесно связывает виртуальных цифровых помощников с геолокационными сервисами.

Виртуальный цифровой помощник может создавать напоминания, подбирать места отдыха и развлечений, облегчить поиск и онлайн-бронирование билетов и столиков, заказ такси^[2]. Он способен самообучаться в ходе выполнения заданий, анализируя поведение и интересы пользователя^[2].

При этом он обладает более широким применением, чем планировщики прошлого поколения. Возможность расширять функциональность виртуального цифрового помощника, вводя дополнительные возможности, например, в виде приложений, способна сделать его высокомасштабируемым бизнесом.

Популярной идею подобных сервисов сделала публикация в авторитетной The New York Times от 28 июня 2010 года. Однако ещё в 2008 году то же издание писало о прототипах виртуальных помощников нового поколения. А 3 июня 2010 года TechCrunch описал гео-планировщики будущего, по одной команде способные инициировать несколько параллельных действий, чтобы решить нужную задачу. Например, если пользователь укажет, что летит в командировку, такая система сама предложит варианты брони билетов на самолет, заказа такси и номера в гостинице, исходя из известных ей предпочтений человека^[3].

Сейчас некоторые компании и стартапы разрабатывают сервисы нового поколения, которые по функциональности будут отвечать формату виртуального цифрового помощника.

Разработки SRI International[править | править код]

Независимый и некоммерческий исследовательский институт SRI International (Калифорния, США) известен как бывшее подразделение Стэнфордского университета, реализовавшее коммерчески успешные технологические инновации, такие как компьютерная мышь, и разработавшее прототип сети Интернет.

Проект CALO и программа PAL[править | править код]

В период с 2005 по 2008 годы SRI International координировал^[1] усилия исследователей в рамках проекта CALO (англ. Cognitive Assistant that Learns and Organizes; Помощник, способный к познанию, обучению и систематизации) — амбициозной и масштабной попытки создать виртуального цифрового помощника. Проект CALO был составляющей программы PAL (англ. Personalized Assistant that Learns, Обучаемый индивидуальный помощник), инициированной оборонным агентством DARPA.

Проект способствовал активному появлению научных дискуссии и публикаций, а основной его целью было собрать текущие и инициировать появление новых идей и технологий в области создания искусственного интеллекта для нужд военных. В рамках программы исследователи из ведущих ВУЗов и подразделений коммерческих компаний США выдвигали идеи и представляли прототипы сервисов, способных учиться и понимать задачи, подстраиваться под привычки и предпочтения конкретного человека, планировать за него расписание, систематизировать информацию, расставлять приоритеты при сборе данных, самостоятельно искать новые источники информации.

Официально о завершении работ над проектом CALO было сообщено в 2009 году. По данным журналистов, в него было вложено $ 150 000 000, и в итоге был получен виртуальный цифровой помощник для армии США, умеющий разбирать почту, составлять отчёты по содержанию электронных писем и формировать графики встреч и заседаний ^[4].

Реальным результатом программы стало появление коммерческой разработки Siri, созданной участниками проекта CALO^[5].

Siri[править | править код]

Siri — сервис персонального планирования для смартфонов, разработка которого началась в 2008 году^[6]. Рассчитан на массового пользователя. Способен воспринимать естественный язык. Объединяет технологии распознавания речи и текста и поиска информации по ключевым словам в контексте задачи. Открытая бета-версия сервиса, запущенная в феврале 2010 года^[5], работает исключительно на платформах Apple iPhone и iPod . На данный момент функциональность виртуального цифрового помощника включает: поиск мест отдыха и развлечений по заданным пользователем параметрам; поиск услуг, оказываемых поблизости от точки, в которой находится пользователь (например, ближайшей АЗС). В апреле 2010 года проект купила Apple^[7].

В качестве примера работы сервиса его авторы приводят задачу: «Найти рядом с работой итальянский ресторан с романтической обстановкой». Siri использует технологию голосового поиска, преобразуя введённое пользователем голосовое или текстовое сообщение в поисковый запрос. Результат выдаётся в виде списка заведений с итальянской кухней неподалёку от места нахождения пользователя, в отзывах на которые фигурирует словосочетание «романтическая обстановка».

Rearden Personal Assistant[править | править код]

Rearden Personal Assistant — веб-сервис для ПК и мобильных платформ от компании Rearden Commerce, запущенный в 2008 году для корпоративных клиентов в США и Великобритании^[1]. Виртуальный помощник позволяет сотрудникам компаний-клиентов организовать деловую поездку и заказать все сопутствующие услуги. Он объединяет разрозненную информацию с сервисов туристических компаний, аэропортов, арендодателей машин, ресторанов, помогает распланировать график поездки и собственные траты.

Сервис автоматически отслеживает положение пользователя, выполнение заданий и вносит изменения в расписание деловых активностей. Например, если ваш рейс задерживается, сервис оповестит партнеров в другом городе о переносе встречи.

В феврале 2010 года в рамках стартап-турнира Harvest@GreenfieldProject^[8] была заявлена разработка, соответствующая формату виртуального цифрового помощника, от стартапа ePythia (экс-GeoPlan)^[9].

ePythia[править | править код]

ePythia^[10] — геолокационный сервис и планировщик задач для смартфонов, созданный в 2010 году. Рассчитан на массового пользователя. Позволяет привязать задачу к конкретной точке на карте, а не ко времени^[11]. Таким образом, сервис присылает пользователю напоминание о задаче, когда тот оказывается в определённом месте.

Примером использования сервиса является задача «Купить молока». В текущей версии напоминание устанавливается на точку, в которой расположен нужный продуктовый магазин, и выбирается радиус удаления (от 100 до 1000 метров), на котором сработает оповещение о задаче.

С июня 2010 находится в стадии открытого бета-тестирования. Веб-сервис, тесно интегрированный с продуктами Google, доступен для мобильных устройств на платформах Android, BlackBerry, iPhone, Symbian и Windows Mobile.

Проект добился резонанса в России, став победителем стартап-турнира Harvest@GreenfieldProject^[12], и на Западе, войдя в топ-16 конкурса университетских проектов Global Business Plan 2010 от Draper Fisher Jurvetson и Cisco^[13].

Создатель проекта рассказал в 2013 году, что проект не смог получить достаточно средств для развития и закрылся.^[14] Вместо ePythia силы были переключены на более понятный Deliverator — сервис по управлению курьерами для курьерских компаний и интернет-магазинов. По состоянию на 2017 год проект так и не заработал.

1. ↑ ^{1 2 3} A Software Secretary That Takes Charge // The New York Times, 13 December 2008
2. ↑ ^{1 2} Technology Innovator’s Mobile Move // The New York Times, June 28, 2010
3. ↑ Location 2010: Death Of The Information Silos // TechCrunch.com, June 3 2010
4. ↑ Армия США завершает разработку виртуального цифрового помощника // «Известия», 30 августа 2009
5. ↑ ^{1 2} Siri — персональный помощник в аппарате iPhone (недоступная ссылка) // Софт@Mail.ru, 5 февраля 2010
6. ↑ «Semantic Stealth Startup Siri Raises $8.5 Million» by Frederic Lardinois Архивировано 31 августа 2012 года. // ReadWriteWeb.com, October 13, 2008
7. ↑ Apple купила Siri // 3DNews, 29 апреля 2010
8. ↑ Стартап-турнир Harvest@GreenfieldProject Архивная копия от 1 августа 2010 на Wayback Machine
9. ↑ Скороспелые стартапы: на конкурсе Harvest бизнес пытались сделать за 2 дня Архивная копия от 23 мая 2010 на Wayback Machine // Unova Media, 27 февраля 2010
10. ↑ ePythia Архивировано 21 апреля 2010 года.
11. ↑ ePythia — виртуальный цифровой помощник Архивная копия от 2 декабря 2010 на Wayback Machine // Unova Media, 7 августа 2010
12. ↑ Проект ePythia занял первое место в турнире стартапов Harvest… Архивная копия от 31 мая 2010 на Wayback Machine // Unova media, 26 апреля 2010
13. ↑ Два русских START-UP покорили мир (недоступная ссылка) // Финам.info, 2 июля 2010
14. ↑ Алексей Костыря (Epythia): Как загнулся громкий стартап — The Village

14 важных правил для ассистента-новичка

За свой многолетний опыт работы персональным ассистентом я определила несколько важных правил, соблюдением которых отличаются настоящие профессионалы и которые, надеюсь, окажутся полезными для тех, кто только начинает свой профессиональный путь в должности персонального ассистента.

 

1. Уточняйте на собеседовании, какие поручения вам придется выполнять. Для ассистента количество личных и деловых поручений является важным критерием в том, принимать или не принимать предложение о работе и как в дальнейшем видеть себя в профессии. Я знаю коллег, которые предпочитают иметь дело только с личными поручениями. Им просто не интересно вникать в тонкости работы компании. А кто-то, наоборот, личным поручениям предпочитает бизнес-поддержку.

Самая большая ошибка – это не спросить на собеседовании о том, чего ваш потенциальный руководитель ждет от своего ассистента. Этот вопрос поможет избежать напрасных ожиданий с обеих сторон и сэкономит время. В противном случае, проработав пару-тройку месяцев, вы вдруг обнаружите, что занимаетесь только бронированием билетов и организацией отпуска семьи руководителя, хотя ожидали совсем другого. Энтузиазм очень быстро «улетучивается», и выходов будет два: поменять работу или все-таки остаться на нынешнем месте. В последнем случае вы рискуете загнать себя в депрессию, т.к. нет ничего хуже, чем заниматься нелюбимым делом. И не стоит думать, что вам удастся «переформатировать» вашего босса. Ваша работа – помогать, а не переделывать начальника.

То же относится и к руководителям. Не стоит нанимать человека, которому заведомо будет неинтересно. Расспросите подробнее об обязанностях на предыдущем месте работы, о карьерных планах, об отношении к личным и деловым поручениям. Стоит договориться еще на «берегу», т.к. будет уже поздно, если трудовой контракт подписан, а кандидату, который бы вам подошел, вы отказали. Просто примите как данность, что все люди разные и то, что интересно одному, будет скучно для другого.

Что касается работы с экспатами, то я бы не разделяла личные и деловые поручения, поскольку в своей работе ассистенту, как правило, приходится выполнять и те и другие.

 

2. Будьте внимательны. Внимание и еще раз внимание, особенно к деталям. В работе ассистента важно все – от «какой кофе пьет руководитель» до «на какое время лучше назначать совещание совета директоров». Разумеется, вы сразу не запомните все мелочи. Поэтому поначалу лучше все записывать. Многие думают, что обладают отличной памятью. Однако в определенный момент количество того, что нужно удержать в голове, превысит все возможные пределы и вы начнете забывать. Поэтому ежедневник должен стать вашим постоянным спутником.

Лучше записать, а потом просто уточнить, если вы чего-то не поняли. Есть большая разница между уточнением и повторением. Если ваш руководитель обнаружит, что вы банально забываете о том, что он вам говорит, это начнет вызывать раздражение и сомнения в том, что вы можете эффективно работать.

Кроме того, руководители высокого уровня не располагают большим количеством свободного времени. А того, которое есть, точно не хватит, чтобы бороться с вашей забывчивостью.

Моя самая первая ошибка, которая навсегда осталась в памяти: я забыла заказать такси своему руководителю. Тогда я только начинала карьеру и надеялась, что в состоянии запомнить все. Сейчас мой стол весь обклеен разноцветными стикерами с напоминаниями. Это не значит, что у меня плохая память, – просто в работе слишком много мелочей, которыми не стоит засорять память, когда можно их записать, да и все равно их будет так много, что вы все не запомните. Просто примите тот факт, что в голове у вас нет суперкомпьютера с террабайтом оперативной памяти.

 

3. Не паникуйте и не теряйтесь. От всего не убережешься, поэтому стрессовые ситуации в работе будут всегда. Важно правильно на них реагировать. Совет № 1: даже если все вокруг в панике и не знают, что делать, ваша голова должна оставаться «холодной». Если понимаете, что не получается, совет № 2: выдохните и дайте себе минуту, чтобы обдумать возникшую ситуацию. Минута ничего не убавит и не прибавит. Но у вас будет возможность сосредоточиться на решении проблемы или неожиданно возникшего вопроса.

Кроме того, ассистент – это голос и лицо своего руководителя. А это никак не сочетается с паникой и беготней по офису с криками: «Шеф, все пропало!» Вы просто не можете себе такого позволить. Даже когда все вокруг на грани провала, вы должны уметь сохранять самообладание. Ведь это не конец света, верно? А если это все-таки он, то вы точно ничего не измените. Но если серьезно, то в конечном итоге умение думать в состоянии стресса станет вашим лучшим помощником и сохранит вам душевное равновесие и нервы.

 

4. «Держите» лицо. Это, пожалуй, самое трудное. Потому что, как ни крути, у всех бывает плохое настроение по тысяче разных причин. Да, вы имеете на него право. Нет, у вас нет права демонстрировать это в офисе. Один из моих руководителей назвал это невербальной коммуникацией. Вы, наверное, замечали, что энергетика некоторых коллег может буквально «впечатать» вас в стену, а к другим тянутся все – от директора до секретаря. Все мы «несем» себя в мире. Так вот, «нести» себя нужно позитивно.

В рамках совместного проекта с одной из организаций я помогала со стороны своей компании в сборе данных. Позднее я получила от партнеров очень позитивный отзыв о своей работе, в частности, о моей манере общаться – «спокойно, рассудительно и всегда с улыбкой».

Всегда помните, что вы общаетесь не только внутри компании, но и вне ее. И если коллеги могут простить вам (иногда!) плохое настроение из-за отсутствия кофе, то партнерам и клиентам вы этого не объясните. Одна из моих коллег однажды сказала мне: «У тебя порой такой вид, что страшно подойти, а ведь на самом деле ты милый и добрый человек». Об этом знают те, кто каждый день работает со мной в офисе. Кроме того, я взяла за привычку объясняться, если в делах аврал и настроение хуже не придумаешь. Но об этом абсолютно не в курсе те, кто приезжает два-три раза в месяц на встречу с президентом. Никогда не думайте, что у вас будет второй шанс исправить отношения с людьми. Есть только один, первый, он же единственный.

Я тоже учусь владеть собой. Не стоит думать, что у меня это здорово получается. Но когда я понимаю, что лимит моего хорошего настроения исчерпан, я либо иду обедать, либо сажусь за какую-нибудь жутко нудную, но успокаивающую работу (например, планирование бюджета). Это же служит отличным объяснением коллегам, которые приходят с просьбами: никто не будет отвлекать от бюджета, и у вас есть шанс посидеть, успокоиться и вернуться в коллектив с улыбкой.

Поверьте, ваше плохое настроение улучшится в тот же день из-за какой-нибудь мелочи. А вот осадок от вашего поведения у работников офиса может остаться надолго.

 

5. Соблюдайте конфиденциальность. Личные документы руководителя, равно как и некоторые корпоративные, не предназначены для всеобщего просмотра, поэтому в бумажном виде их лучше хранить в ящике стола, который закрывается, а на компьютере установить пароль как при входе в систему, так и для почты. Возможно, кому-то покажется, что я говорю очевидные вещи. Пусть так, и я рада, что вы именно так и делаете. Но если бы все понимали, что такое конфиденциальность, то нам не приходилось бы ставить защитные экраны на мониторы и нажимать Ctrl+Alt+Del, когда мы уходим с рабочего места, например, на обед.

В этом смысле очень показательно отношение японцев к сохранности документации. Когда я работала в японской компании, то заблокировать экран компьютера, когда сотрудник уходит с рабочего места, было правилом. В конце рабочего дня нужно было убирать все документы в стол. Руководство за этим строго следило, и мы вполне могли получить выговор при несоблюдении данных правил.

 

6. Ваш внешний вид должен быть на пятерку! Отличный внешний вид – это профессиональное требование. Во многих компаниях специально прописывают требования к внешнему виду, даже длину ногтей и уместный цвет лака. Возможно, это перебор. Но если в вашей компании этого нет, то позаботьтесь о своем внешнем виде сами, начиная от туфель и заканчивая макияжем. Когда вы приходите в компанию, вы «продаете» не только свои знания и опыт, но и свою внешность. В конечном итоге то, как вы выглядите, – это отражение вашего мироощущения. Какой бы престижной ни была ваша работа, ваше утро всегда начинается дома перед зеркалом в ванной. Если ваше отражение в зеркале вам не нравится, значит, что-то с внутренним миром не так. И если на этом этапе вы не испытываете радости, то работа вам ее не прибавит.

Работа ассистента публичная, и вы всегда на виду. Невозможно забиться в угол, как мышь, в надежде на то, что никто не увидит, что на вас не туфли, а тапочки. Однажды, когда в моей жизни был достаточно сложный период, это негативно отразилось на одежде, в которой я стала появляться в офисе. Слава богу, что коллеги осмелились прокомментировать это на одном из этапов годовой оценки персонала. И это был не звонок, а колокол.

Никогда не забывайте, что на вас смотрят. Даже когда вам кажется, что все о вас забыли, это далеко не так.

 

7. Работайте в команде! Вы работаете в команде. И точка. Мы не единожды говорили о том, насколько важна правильная коммуникация. Настолько же важно ваше отношение к коллегам, когда они, например, приходят к вам за помощью. Ответов «У меня нет времени», «Это не моя проблема» не существует! Максимум, что можно сделать, если вы очень заняты, это спросить: «Ты не против, если я вернусь к тебе через 15 минут?» Коллеги будут приходить к вам с массой всевозможных вопросов, просьб, комментариев и проблем. И все это – ваша работа. От «Когда в календаре есть свободное время для встречи президента?» до «У нас проблема с оплатой счета». И хотя последнее явно ближе финансовому департаменту, вам придется позвонить туда и узнать, почему эта проблема возникла.

Когда я работала в компании, связанной с лабораторной диагностикой, ко мне пришла моя коллега – директор департамента по работе с корпоративными клиентами. Ее вопрос касался оплаты повторного выезда бригады к клиенту. Так как ее прямого руководителя на месте не было (он был в отпуске), с вопросом: «Кто может это согласовать?» она пришла ко мне. В итоге я согласовала вопрос по телефону с финансовым директором.

 

8. Будьте проницательны. Продумывайте ситуацию на два-три шага вперед. Если вы знаете, что у вашего руководителя будет встреча в офисе, проявите смекалку и подумайте, что может понадобиться для этой встречи, будет ли перерыв на обед или следует заказать еду в офис. Моделируйте ситуацию заранее, иначе потом вам придется срочно заказывать пиццу, печатать десять комплектов документов, еще как назло именно в это самое время в офисе закончится сахар или чай либо сломается принтер.

Не пренебрегайте возможностью облегчить себе жизнь. Ваш руководитель в половине случаев точно забудет попросить вас заказать столик в ресторане или заранее настроить проектор в переговорной комнате. Исходя из собственного опыта, могу сказать: нет ничего хуже, чем в присутствии клиентов или партнеров звонить айтишникам с просьбой срочно прийти и все починить. В конечном итоге ваш руководитель может сделать вывод, что на вас полагаться не стоит. Да и вам в какой-то момент надоест быть «в мыле» просто потому, что вы не продумали все заранее. Учитесь сразу делать хорошо и соображать на лету – это привычка убережет вас от многих проблем.

 

9. Будьте аккуратны. Это относится в основном к работе с документами (письма, протоколы, презентации и пр.). Нет ничего хуже хаоса в документах, поэтому главный совет – содержать их в порядке, как в компьютере, так и на рабочем столе. Это поможет вам оперативно находить нужную информацию, если необходимо что-то быстро напечатать или бумажный документ по каким-то причинам не может быть использован (например, на него пролили кофе). Обязательно делайте запасные копии основных файлов.

Кроме этого, вы будете работать с копиями личных документов вашего руководителя (как минимум паспорта и страховки).

 

10. Будьте радушны! Возможно, кому-то покажется, что это больше относится к гостиничному бизнесу. Это правда. Тем не менее радушие – одно из качеств, которое просто необходимо хорошему ассистенту. Вы всегда должны быть рады людям, которые приходят к вам и к вашему руководителю.

Есть такие типы людей, как экстраверты и интроверты. Первым проще, потому что они психологически более открыты. Но, согласитесь, нелегко постоянно радоваться людям, особенно когда они только и делают, что приходят к вам с проблемами. Я люблю людей, но в какой-то момент мне стало трудно. И я могу с уверенностью посоветовать сделать то, что сделала я – перестать реагировать на проблемы и пропускать их через себя. Это работа, и она должна оставаться работой, иначе не хватит ни сил, ни эмоций, ни нервов. Научитесь реагировать по-деловому, с улыбкой, ведь бизнес – это бизнес. И это не ваши проблемы, а рабочие ситуации. Мир станет ярче, а радоваться будет проще.

Если бы проблем не было, работы бы тоже не было. Когда я устроилась в один из иностранных банков секретарем, то первое, чему мне пришлось учиться, – улыбаться всегда. Приходящие в офис люди должны были видеть, что им рады. Кто-то может сказать, что это, мол, показное радушие. С одной стороны, это так, и оно поддерживает покой в мире бизнеса. Однако со временем я поняла, что привычка радоваться спасает меня от унылого настроения и грусти. Как сказал вьетнамский дзэн-буддийский монах Тхить Нят Хань: «Иногда ваша радость является источником вашей улыбки, иногда же ваша улыбка может быть источником вашей радости».

 

11. Развивайте навыки коммуникации. Хороший ассистент – это хороший переговорщик. Это человек с отличными коммуникативными навыками и способностью правильно и грамотно общаться с людьми при любых обстоятельствах и вне зависимости от того, коллега это, подчиненный, клиент, партнер или гость. Многие ассистенты в отсутствие руководителя в офисе являются заместителями в некоторых вопросах, и умение общаться и писать, например, сообщения от имени шефа крайне важно. Кроме того, ассистенты часто являются неким мостиком между руководителем и сотрудниками, и вопрос грамотной коммуникации будет играть ключевую роль.

Однажды перед командировкой моему шефу срочно нужно было просмотреть файлы, подготовкой которых занимались наши партнеры. Они задерживались и обещали прислать данные чуть ли не перед самой встречей. Заверения в том, что изменения, внесенные партнерами в файл, вариант которого обсуждался на последней встрече с нами, незначительны, успокаивали, надо сказать, мало. Мне пришлось написать письмо одному из партнеров с просьбой выслать нам данные как можно скорее. С одной стороны, я не могла этого требовать, с другой – надо было проявить определенную настойчивость, чтобы получить результат.

Путь, по которому идет ассистент, общаясь со своим окружением, – это канат, натянутый на большой высоте. Единственным источником баланса является умение правильно общаться. Всегда думайте о том, как и что вы говорите и пишете. Берите пример с политиков, они всегда думают, что говорят.

 

12. Учитесь и развивайтесь! Хуже ассистента, который не стремится узнать что-то новое, только врач, который не повышает квалификацию. Вы всегда должны быть в курсе того, что происходит в компании, – начиная с терминологии и заканчивая стратегией развития. От вашего понимания и знания внутренних процессов компании будет зависеть восприятие вас в коллективе и эффективность вашей работы.

Демонстрация знаний и понимания ситуации позволит вам не только завоевать доверие внутри компании, но и предоставит возможность работать над дополнительными проектами, повышая тем самым вашу ценность как сотрудника. В конечном итоге ваше стремление развиваться будет влиять на вашу репутацию профессионала, который никогда не останавливается на достигнутом.

Когда вы приходите в новую компанию, первые два месяца работы должны быть самыми интенсивными. В течение этого времени вы должны очень много читать и общаться, задавать вопросы, какими бы банальными они ни казались. Это ваш путь адаптации. Я называю это время «информационной перегрузкой». Зато потом вам будет проще найти себе достойное применение. Понимая процессы, легче найти себя и область, в которой ваши знания и опыт окажутся как нельзя кстати.

Умейте признавать, что вы чего-то не знаете. Ведь это ваш путь к тому, чтобы стать лучше, восполнить пробелы и научиться чему-то новому. Узнайте в департаменте по работе с персоналом о существующих в компании тренингах, поищите профильные курсы. Если вы помогаете с переводами, то курсы иностранного языка тоже будут кстати.

 

13. Будьте позитивны. «В моем кабинете нельзя произносить «но» и «проблема». Они звучат негативно. Ищите синонимы», – с этих слов началось одно из совещаний у моего руководителя.

Вскоре в его кабинете на столе для переговоров появилась хрюшка-копилка для символической платы за произнесение одного из этих слов. Кто-то из коллег смеялся, честно клал туда денежку и убирал из лексикона запрещенные слова, кто-то недоумевал, я же думала: «Как часто в жизни мы пытаемся настроить себя на позитив? Ведь правильно сказал капитан Врунгель: «Как вы яхту назовете, так она и поплывет!»» В конечном итоге важен не сам факт возникновения проблемы, а то, как вы будете ее решать.

В большинстве случаев то, что мы гордо называем «проблемой», по факту оказывается рабочей ситуацией, которую просто никто не смог предусмотреть. Так почему бы не принять факт проблемы позитивно и просто не подумать над тем, как ее решить?

 

14. Стремитесь к совершенству! Более красивая формулировка – «перфекционизм». Еще одна – «повышенные требования к собственной работе». Выбирайте то, что вам ближе и понятнее. Приучайте себя делать все на отлично, начиная с мелочей. Делайте все так, как если бы вы делали это для себя.

 

Напоследок совет тем, кто уже работает или только задумывается о должности ассистента: подумайте, почему вы здесь. Если вы не можете найти этому более или менее вразумительное объяснение, то может оказаться, что вы не на своем месте. Быть в нужном месте в нужное время и заниматься любимым делом – это, наверное, тоже правило, которому не всегда получается следовать, но к выполнению которого однозначно надо стремиться, и не только в работе.

Успехов в любых начинаниях!

К.А. Маслова, исполнительный ассистент вице-президента

Вся правда о персональных ассистентах. Почему рутина убивает ваш бизнес и как с этим бороться?

Статья о Марине Егоровой и компании Smart and Talented на бизнес-портале Клуб директоров (dirclub.ru).

Ни черта не успеваю, все время, как белка в колесе. Дети скоро забудут, как папа выглядит. Пока был рядовым сотрудником, времени на все хватало, а тут столько дел одновременно навалилось. О развитии и думать боюсь, хоть бы текущие задачи осилить…

Примерно такой текст можно услышать в приватной беседе от многих «биг-боссов». Ситуация знакомая и на первый взгляд тупиковая. Ну да, работы много, времени мало, большинство так и живет. Мы отправились на поиски «волшебной пилюли» и нашли ее! Вот как дело было…

Немного теории. «Сказка о потерянном времени»

«Больше всех в колхозе работала лошадь. Правда, председателем она так и не стала»

«Работать нужно не 8 часов, а головой»

(с) Умные люди

Всем известное «правило 80/20» гласит, что 20% наших действий дают 80% результата. Перри Маршалл, один из самых дорогих и востребованных бизнес-консультантов мира, ввел интересную квалификацию задач, с которыми ежедневно сталкивается любой бизнесмен.

Он выделил 4 группы, в зависимости от того, насколько они важны для развития бизнеса и какую прибыль могут принести.

Рутинные действия, такие как совещания, составление отчетов, беседы с сотрудниками низшего звена и холодные звонки он отнес к «десятидолларовым делам», мало влияющим на итоговый результат. Они же, к сожалению, являются главными пожирателями времени руководителей. До важных задач (совершенствование своего товара, корректировка УТП) постоянно не доходят руки.

Размениваясь на мелкие вопросы, вы не только загоняете себя, но и мешаете компании зарабатывать и процветать. Да это же саботаж!

Ладно, ладно, проблему осознали. А делать-то что? Все равно кто-то должен выполнять эти задачи. Да, должен. Кто-то. Но не руководитель.

Именно поэтому первым пунктом в перечне рекомендаций того же Маршалла стоит найм персонального ассистента, который разгрузит вас и даст возможность заниматься действительно важными вещами. На практике это выглядит так…

Невыдуманная история

Олег — владелец трех компаний, работающих в разных сферах. Бизнесмен средней руки, каких много. Прибыль хорошая, на безбедную жизнь себе, жене и троим сыновьям хватает. Квартира, загородный дом, две машины, отдых за границей несколько раз в год, частная школа для детей…В общем, все есть. А вот удовлетворенности жизнью нет.

Во-первых, времени катастрофически мало. Рано утром из дома ушел, ночью вернулся, без сил рухнул в постель. Во-вторых, особого прогресса при этом не наблюдается. Где были полгода назад, там и остались, а молодые азартные конкуренты уже на пятки наступают.

Надо бы подумать о том, как не дать им прорваться вперед, но в мыслях только горячий ужин и мягкая подушка. Не успеешь оглянуться, как уже «пасешь задних».

Встретились тут недавно со старым партнером, Сергеем, по одному деловому вопросу. Разговорились о вечной нехватке времени. Оказалось, проблема ему знакома — сам еще полгода назад жил в таком режиме.

— А потом что изменилось?
— Ассистентку нанял.
— Секретаршу, что ли? И чем она тебе помогла?
— Смейся, смейся. Не секретаршу. Персональную ассистентку.

В общем, рассказал Сергей нашему герою о Светлане, которую иначе, как правой рукой, не называет. И сводные отчеты по состоянию всех компаний она для него составляет, и работу их отслеживать помогает, и текущие вопросы решает, не дергая босса (те, которые в ее компетенции, конечно), и график его контролирует. Если нужно, то и личные вопросы он ей делегирует: билеты купить, детей в гости отвезти, отель забронировать. Золото, а не девушка.

«Мне бы такую Светлану», подумал Олег. А вслух спросил: «Слушай, а где ты ее нашел-то?».

Откуда берутся персональные ассистенты?

А действительно, откуда? Никто из нас не слышал о том, чтобы таких специалистов выпускали ВУЗы. В поисках истины мы вышли на Марину Егорову, которую многие руководители московских компаний знают, как «главную по ассистентам».

По счастливому стечению обстоятельств она оказалась участницей Клуба Директоров, и, не задумываясь, согласилась провести нам экскурс в этот загадочный мир полезных людей.

Успех любит смелых

За плечами Марины — 10 лет работы в крупных государственных и частных фирмах. Из соображений конфиденциальности мы не можем привести в статье перечень ее работодателей, но, поверьте, эти названия вам знакомы.

Однажды к ней обратились учредители российской компании по производству мебели в американском стиле. Тогда у них была, по сути, только идея бизнеса. Пригласили стать менеджером по развитию. Марина согласилась. Дело спорилось: за полгода с нуля организовали производство, нашли 5 дилеров.

Помогая другим людям строить успешный бизнес, девушка поняла, что способна создать свой и управлять им. На пике развития, когда компания уже уверенно стояла на ногах, ушла в никуда. С учетом отсутствия финансовой «подушки безопасности», затея была более чем рискованной.

Сила «сарафанного радио»

Единственным активом амбициозной бинес-вумен была страница на Фейсбуке, где Марина периодически публиковала полезные материалы — Клуб персональных помощников. Время от времени обращались руководители с просьбой помочь в поиске ассистента.

Никакой какой рекламы не было, бизнесмены приходили по рекомендации партнеров и друзей. «А я к тому времени была лично знакома со многими коллегами. Вот и сводила людей!», шутит Марина и заливисто смеется. «Это, кстати, сложнее, чем найти «вторую половинку». Столько всего должно совпасть, чтобы ассистент и руководитель подошли друг другу!».

И действительно, у ассистента есть доступ к личной информации о руководителе и его семье, финансовой документации, деловой переписке, данным о партнерах, результатам переговоров…Таких людей не так просто заменить, поэтому искать их предпочитают по проверенным каналам. Понимаю, почему Марине не нужна реклама.

Smart & Talented — именно такое «говорящее» имя придумала Марина для своего детища. Точнее, название ей приснилось, как таблица одному небезызвестному ученому. Вот и не верь после этого в то, что влюбленным в свое дело Мироздание предпочитает помогать.

Начинали, как агентство по подбору ассистентов. Интересуюсь: «Не страшно было выходить на такой конкурентный рынок? Кадровые агентства сейчас на каждом углу». «Они — не конкуренты. Рекрутеры просто закидывают клиента десятками резюме, часто не понимая, чем персональный ассистент отличается от секретаря. Я же 10 лет провела «внутри», знаю, кого искать, и лично знакома со многими специалистами. Знаете, как говорят — «рыбак рыбака видит издалека»», отвечает Марина.

«За последнее время к нам трижды обращались из рекрутинговых компаний с просьбой помочь в поиске ассистента. Признаются, что для них это сложная тема — нет опыта и четкого представления о том, каким должен быть кандидат. Из крупных фирм нам зачастую звонят уже после того, как рекрутеры не справились с поставленной задачей — в таких случаях ассистент нужен «на вчера»».

Секретарь vs персональный ассистент vs бизнес-ассистент

И чем же ассистент отличается от секретаря? Спорим на что угодно — этого не знают не только рекрутеры, но и многие руководители. Марина поясняет — у них разный функционал, уровень ответственности и доступ к «внутренней кухне» компании. 

Секретарь принимает посетителей, обрабатывает входящие звонки, ведает «бумажными» вопросами (ксерокопирование, распечатка), делает боссу чай/кофе.

Личный помощник выполняет поручения, контролирует рабочее время руководителя, организует поездки, совещания и встречи, протоколирует переговоры, напоминает о важных датах, фильтрует поток входящих звонков, ведет деловую переписку и т.п.

Высшая ступень — бизнес-ассистент. Его функционал частично дублирует функционал личного помощника, но этот человек также знает организационную структуру компании, владеет информацией о текущих проектах, ездит с боссом в командировки и участвует в переговорах. Его можно назвать заместителем руководителя.

Впрочем, полноценно описать функционал ассистента вряд ли получится. Слушая Марину, склоняюсь к мысли, что это люди со сверхспособностями. Задержать вылет регулярного рейса, удаленно отыскать и вернуть забытую боссом вещь, забронировать столик в ресторане, где на сегодняшний вечер все уже занято, купить билеты на любое мероприятие в любой точке мира…Все это — будни персонального помощника. Вот реальная история, случившаяся на днях:

Понедельник, 16:30. Боссу нужно срочно открыть счет в иностранном банке (не в России) на компанию. Дедлайн: вторник, 14:00. Банк категорически отказывается принимать сканы с подписями директоров, которые в настоящий момент находятся в разных странах.

Пока оригинальные документы всех облетят, пройдет минимум неделя. Кроме того, в этом иностранном банке сегодня сокращенный рабочий день в честь праздника.

К 19:27 понедельника задача была решена. Ассистент обзвонила всех ТОП-руководителей банка. Сначала давила на то, что они просто забыли открыть счет для этой сделки, но не помогло.

Девушка изменила тактику: напомнила, что директора компании — важные клиенты банка, владеющие 11 счетами на разные компании. Сказала, что, если счет не будет открыт, они закроют в этом банке остальные счета и уйдут к конкурентам. Сработало!

Идеальный ассистент — какой он?

Марина отвечает на этот вопрос так: «Помощник руководителя — это тот, кто помнит все и всегда. Его задача — сделать работу шефа максимально комфортной, избавив его от организационных и административных проблем. Благодаря ассистенту, руководитель может сосредоточиться на главных задачах».

Требования большинства руководителей совпадают: знание английского языка, опыт работы, презентабельная внешность, чувство стиля, возраст около 30 лет (государственные структуры и крупные компании обычно просят найти ассистента старше 35 лет).

От кандидата ждут умения быстро принимать решения, системно мыслить, действовать по ситуации и опережать события. Например, вовремя зарядить телефон босса, организовать трансфер по прилету в другой город и комфортное заселение в отель, отправить визитки, которые он забыл, вылетая на важную встречу, следующим рейсом в США, передать его любимое российское молоко самолетом в Доминиканскую республику — да что угодно!

Наша собеседница сталкивалась и с более нестандартными требованиями работодателей. Например, все чаще в процессе подбора ассистента участвует астролог. «Нет, Овен мне не подойдет», говорит руководитель, и рассматривает только кандидатов, родившихся под «правильными» знаками зодиака.

В разговоре Марина постоянно употребляет слова «выпускницы», «девочки», «участницы»… Почему среди ассистентов преобладают представительницы прекрасного пола?

«Меня часто об этом спрашивают. Например, потому, что мы лучше работаем в режиме многозадачности, быстрее соображаем и реагируем на изменение ситуации. А еще большинство руководителей — мужчины. Ну не могут они представить, что чашку кофе по утрам будет приносить парень! Некоторые признаются, что ассистент-девушка помогает разрядить ситуацию во время сложных переговоров. Сплошные плюсы!».

140 ассистентов за 365 дней

С момента запуска бизнеса прошел год. Насколько успешным он был? 140 закрытых вакансий, 140 ассистентов для руководителей банков, юридических и IT-компаний, владельцев среднего бизнеса (пока в основном из Москвы, но в планах — выход на рынок других крупных городов). Среди клиентов Марины: Сбербанк России, ПАО «Вымпелком», ВТБ Капитал, управляющая компания «Уралсиб», банк «Открытие»…

Выходит, каждые 2-3 дня очередной кандидат отправлялся на новое место работы?

«Вы удивлены?», улыбается Марина. «Я знаю, что помощник руководителю обычно нужен срочно, «на вчера». Мы тратим на подбор ассистента от 2 до 5 дней. Если у работодателя нет специфических требований (к примеру, знание четырех иностранных языков), то в ряде случаев и 1 дня достаточно. У нас же готовая база специалистов, помните? Не приходится искать на стороне».

Случайным людям тут не место

140 человек — это много. Неужели, все подошли? Были случаи, когда ассистент и его новый босс не сработались? Марина поясняет, что в договоре есть пункт о «замене» специалиста по гарантии в течение 3 месяцев, если он не найдет общий язык с руководителем. Но за прошедший год ни один клиент не обратился с такой просьбой.

За счет чего удается подбирать ассистентов с такой ювелирной точностью? Во многом, благодаря отсутствию среди кандидатов случайных людей. Всех их Марина знает лично (они регулярно встречаются на проводимых агентством бизнес-завтраках), а некоторые прошли обучение в ее школе персональных ассистентов.

Чему учат в школе ассистентов?

Только тому, что пригодится в работе. В программу курса входят, к примеру, такие дисциплины:

• правила деловой переписки и ведения телефонных переговоров;
• основы тайм-менеджмента и стресс-менеджмента;
• подготовка и координация встреч;
• организация личных поездок и командировок;
• делопроизводство, протоколирование;
• деловой этикет. Особенности работы с руководителями VIP-уровня и экспатами. 

«Я неоднократно сталкивалась с некомпетентными личными помощниками и секретарями», вспоминает Марина. «Поняла, что найти хорошего кандидата крайне сложно, зато реально его подготовить. Используя собственные знания и опыт (в том числе, понимание того, как делать не надо), создала перечень обязательных навыков ассистента, который лег в основу учебной программы.

Занятия совместно со мной проводят действующие бизнес-ассистенты крупнейших компаний, поэтому выпускницы уходят в свободное плавание с большим багажом полезных и применимых на практике знаний. За профессиональный уровень каждой из них отвечаю собственной репутацией».

Май 2017, ссылка на исходник статьи: http://dirclub.ru/pochemu-rutina-ubivaet-vash-biznes-i-kak-s-etim-borotsya/

Вся правда о персональных ассистентах. Почему рутина убивает ваш бизнес и как с этим бороться?

Ни черта не успеваю, все время, как белка в колесе. Дети скоро забудут, как папа выглядит. Пока был рядовым сотрудником, времени на все хватало, а тут столько дел одновременно навалилось. О развитии и думать боюсь, хоть бы текущие задачи осилить…

Примерно такой текст можно услышать в приватной беседе от многих «биг-боссов». Ситуация знакомая и на первый взгляд тупиковая. Ну да, работы много, времени мало, большинство так и живет. Мы отправились на поиски «волшебной пилюли» и нашли ее! Вот как дело было…

Немного теории. «Сказка о потерянном времени»

«Больше всех в колхозе работала лошадь. Правда, председателем она так и не стала»

«Работать нужно не 8 часов, а головой»

(с) Умные люди

Всем известное «правило 80/20» гласит, что 20% наших действий дают 80% результата. Перри Маршалл, один из самых дорогих и востребованных бизнес-консультантов мира, ввел интересную квалификацию задач, с которыми ежедневно сталкивается любой бизнесмен.

Он выделил 4 группы, в зависимости от того, насколько они важны для развития бизнеса и какую прибыль могут принести.

Рутинные действия, такие как совещания, составление отчетов, беседы с сотрудниками низшего звена и холодные звонки он отнес к «десятидолларовым делам», мало влияющим на итоговый результат. Они же, к сожалению, являются главными пожирателями времени руководителей. До важных задач (совершенствование своего товара, корректировка УТП) постоянно не доходят руки.

Размениваясь на мелкие вопросы, вы не только загоняете себя, но и мешаете компании зарабатывать и процветать. Да это же саботаж!

Ладно, ладно, проблему осознали. А делать-то что? Все равно кто-то должен выполнять эти задачи. Да, должен. Кто-то. Но не руководитель.

Именно поэтому первым пунктом в перечне рекомендаций того же Маршалла стоит найм персонального ассистента, который разгрузит вас и даст возможность заниматься действительно важными вещами. На практике это выглядит так…

Невыдуманная история

Олег — владелец трех компаний, работающих в разных сферах. Бизнесмен средней руки, каких много. Прибыль хорошая, на безбедную жизнь себе, жене и троим сыновьям хватает. Квартира, загородный дом, две машины, отдых за границей несколько раз в год, частная школа для детей…В общем, все есть. А вот удовлетворенности жизнью нет.

Во-первых, времени катастрофически мало. Рано утром из дома ушел, ночью вернулся, без сил рухнул в постель. Во-вторых, особого прогресса при этом не наблюдается. Где были полгода назад, там и остались, а молодые азартные конкуренты уже на пятки наступают.

Надо бы подумать о том, как не дать им прорваться вперед, но в мыслях только горячий ужин и мягкая подушка. Не успеешь оглянуться, как уже «пасешь задних».

Встретились тут недавно со старым партнером, Сергеем, по одному деловому вопросу. Разговорились о вечной нехватке времени. Оказалось, проблема ему знакома — сам еще полгода назад жил в таком режиме.

— А потом что изменилось?
— Ассистентку нанял.
— Секретаршу, что ли? И чем она тебе помогла?
— Смейся, смейся. Не секретаршу. Персональную ассистентку.

В общем, рассказал Сергей нашему герою о Светлане, которую иначе, как правой рукой, не называет. И сводные отчеты по состоянию всех компаний она для него составляет, и работу их отслеживать помогает, и текущие вопросы решает, не дергая босса (те, которые в ее компетенции, конечно), и график его контролирует. Если нужно, то и личные вопросы он ей делегирует: билеты купить, детей в гости отвезти, отель забронировать. Золото, а не девушка.

«Мне бы такую Светлану», подумал Олег. А вслух спросил: «Слушай, а где ты ее нашел-то?».

Откуда берутся персональные ассистенты?

А действительно, откуда? Никто из нас не слышал о том, чтобы таких специалистов выпускали ВУЗы. В поисках истины мы вышли на Марину Егорову, которую многие руководители московских компаний знают, как «главную по ассистентам».

По счастливому стечению обстоятельств она оказалась участницей Клуба Директоров, и, не задумываясь, согласилась провести нам экскурс в этот загадочный мир полезных людей.

Успех любит смелых

За плечами Марины — 10 лет работы в крупных государственных и частных фирмах. Из соображений конфиденциальности мы не можем привести в статье перечень ее работодателей, но, поверьте, эти названия вам знакомы.

Однажды к ней обратились учредители российской компании по производству мебели в американском стиле. Тогда у них была, по сути, только идея бизнеса. Пригласили стать менеджером по развитию. Марина согласилась. Дело спорилось: за полгода с нуля организовали производство, нашли 5 дилеров.

Помогая другим людям строить успешный бизнес, девушка поняла, что способна создать свой и управлять им. На пике развития, когда компания уже уверенно стояла на ногах, ушла в никуда. С учетом отсутствия финансовой «подушки безопасности», затея была более чем рискованной.

Сила «сарафанного радио»

Единственным активом амбициозной бинес-вумен была страница на Фейсбуке, где Марина периодически публиковала полезные материалы — Клуб персональных помощников. Время от времени обращались руководители с просьбой помочь в поиске ассистента.

Никакой рекламы не было, бизнесмены приходили по рекомендации партнеров и друзей. «А я к тому времени была лично знакома со многими коллегами. Вот и сводила людей!», шутит Марина и заливисто смеется. «Это, кстати, сложнее, чем найти «вторую половинку». Столько всего должно совпасть, чтобы ассистент и руководитель подошли друг другу!».

И действительно, у ассистента есть доступ к личной информации о руководителе и его семье, финансовой документации, деловой переписке, данным о партнерах, результатам переговоров…Таких людей не так просто заменить, поэтому искать их предпочитают по проверенным каналам. Понимаю, почему Марине не нужна реклама.

Smart & Talented — именно такое «говорящее» имя придумала Марина для своего детища. Точнее, название ей приснилось, как таблица одному небезызвестному ученому. Вот и не верь после этого в то, что влюбленным в свое дело Мироздание предпочитает помогать.

Начинали, как агентство по подбору ассистентов. Интересуюсь: «Не страшно было выходить на такой конкурентный рынок? Кадровые агентства сейчас на каждом углу». «Они — не конкуренты. Рекрутеры просто закидывают клиента десятками резюме, часто не понимая, чем персональный ассистент отличается от секретаря. Я же 10 лет провела «внутри», знаю, кого искать, и лично знакома со многими специалистами. Знаете, как говорят — «рыбак рыбака видит издалека»», отвечает Марина.

«За последнее время к нам трижды обращались из рекрутинговых компаний с просьбой помочь в поиске ассистента. Признаются, что для них это сложная тема — нет опыта и четкого представления о том, каким должен быть кандидат. Из крупных фирм нам зачастую звонят уже после того, как рекрутеры не справились с поставленной задачей — в таких случаях ассистент нужен «на вчера»».

Секретарь vs персональный ассистент vs бизнес-ассистент

И чем же ассистент отличается от секретаря? Спорим на что угодно — этого не знают не только рекрутеры, но и многие руководители. Марина поясняет — у них разный функционал, уровень ответственности и доступ к «внутренней кухне» компании.

Секретарь принимает посетителей, обрабатывает входящие звонки, ведает «бумажными» вопросами (ксерокопирование, распечатка), делает боссу чай/кофе.

Личный помощник выполняет поручения, контролирует рабочее время руководителя, организует поездки, совещания и встречи, протоколирует переговоры, напоминает о важных датах, фильтрует поток входящих звонков, ведет деловую переписку и т.п.

Высшая ступень — бизнес-ассистент. Его функционал частично дублирует функционал личного помощника, но этот человек также знает организационную структуру компании, владеет информацией о текущих проектах, ездит с боссом в командировки и участвует в переговорах. Его можно назвать заместителем руководителя.

Впрочем, полноценно описать функционал ассистента вряд ли получится. Слушая Марину, склоняюсь к мысли, что это люди со сверхспособностями. Задержать вылет регулярного рейса, удаленно отыскать и вернуть забытую боссом вещь, забронировать столик в ресторане, где на сегодняшний вечер все уже занято, купить билеты на любое мероприятие в любой точке мира…Все это — будни персонального помощника. Вот реальная история, случившаяся на днях:

Понедельник, 16:30. Боссу нужно срочно открыть счет в иностранном банке (не в России) на компанию. Дедлайн: вторник, 14:00. Банк категорически отказывается принимать сканы с подписями директоров, которые в настоящий момент находятся в разных странах.

Пока оригинальные документы всех облетят, пройдет минимум неделя. Кроме того, в этом иностранном банке сегодня сокращенный рабочий день в честь праздника.

К 19:27 понедельника задача была решена. Ассистент обзвонила всех ТОП-руководителей банка. Сначала давила на то, что они просто забыли открыть счет для этой сделки, но не помогло.

Девушка изменила тактику: напомнила, что директора компании — важные клиенты банка, владеющие 11 счетами на разные компании. Сказала, что, если счет не будет открыт, они закроют в этом банке остальные счета и уйдут к конкурентам. Сработало!

Идеальный ассистент — какой он?

Марина отвечает на этот вопрос так: «Помощник руководителя — это тот, кто помнит все и всегда. Его задача — сделать работу шефа максимально комфортной, избавив его от организационных и административных проблем. Благодаря ассистенту, руководитель может сосредоточиться на главных задачах».

Требования большинства руководителей совпадают: знание английского языка, опыт работы, презентабельная внешность, чувство стиля, возраст около 30 лет (государственные структуры и крупные компании обычно просят найти ассистента старше 35 лет).

От кандидата ждут умения быстро принимать решения, системно мыслить, действовать по ситуации и опережать события. Например, вовремя зарядить телефон босса, организовать трансфер по прилету в другой город и комфортное заселение в отель, отправить визитки, которые он забыл, вылетая на важную встречу, следующим рейсом в США, передать его любимое российское молоко самолетом в Доминиканскую республику — да что угодно!

Наша собеседница сталкивалась и с более нестандартными требованиями работодателей. Например, все чаще в процессе подбора ассистента участвует астролог. «Нет, Овен мне не подойдет», говорит руководитель, и рассматривает только кандидатов, родившихся под «правильными» знаками зодиака.

В разговоре Марина постоянно употребляет слова «выпускницы», «девочки», «участницы»… Почему среди ассистентов преобладают представительницы прекрасного пола?

«Меня часто об этом спрашивают. Например, потому, что мы лучше работаем в режиме многозадачности, быстрее соображаем и реагируем на изменение ситуации. А еще большинство руководителей — мужчины. Ну не могут они представить, что чашку кофе по утрам будет приносить парень! Некоторые признаются, что ассистент-девушка помогает разрядить ситуацию во время сложных переговоров. Сплошные плюсы!».

140 ассистентов за 365 дней

С момента запуска бизнеса прошел год. Насколько успешным он был? 140 закрытых вакансий, 140 ассистентов для руководителей банков, юридических и IT-компаний, владельцев среднего бизнеса (пока в основном из Москвы, но в планах — выход на рынок других крупных городов). Среди клиентов Марины: Сбербанк России, ПАО «Вымпелком», ВТБ Капитал, управляющая компания «Уралсиб», банк «Открытие»…

Выходит, каждые 2-3 дня очередной кандидат отправлялся на новое место работы?

«Вы удивлены?», улыбается Марина. «Я знаю, что помощник руководителю обычно нужен срочно, «на вчера». Мы тратим на подбор ассистента от 2 до 5 дней. Если у работодателя нет специфических требований (к примеру, знание четырех иностранных языков), то в ряде случаев и 1 дня достаточно. У нас же готовая база специалистов, помните? Не приходится искать на стороне».

Случайным людям тут не место

140 человек — это много. Неужели, все подошли? Были случаи, когда ассистент и его новый босс не сработались? Марина поясняет, что в договоре есть пункт о «замене» специалиста по гарантии в течение 3 месяцев, если он не найдет общий язык с руководителем. Но за прошедший год ни один клиент не обратился с такой просьбой.

За счет чего удается подбирать ассистентов с такой ювелирной точностью? Во многом, благодаря отсутствию среди кандидатов случайных людей. Всех их Марина знает лично (они регулярно встречаются на проводимых агентством бизнес-завтраках), а некоторые прошли обучение в ее школе персональных ассистентов.

Чему учат в школе ассистентов?

Только тому, что пригодится в работе. В программу курса входят, к примеру, такие дисциплины:

• правила деловой переписки и ведения телефонных переговоров;
• основы тайм-менеджмента и стресс-менеджмента;
• подготовка и координация встреч;
• организация личных поездок и командировок;
• делопроизводство, протоколирование;
• деловой этикет. Особенности работы с руководителями VIP-уровня и экспатами.

«Я неоднократно сталкивалась с некомпетентными личными помощниками и секретарями», вспоминает Марина. «Поняла, что найти хорошего кандидата крайне сложно, зато реально его подготовить. Используя собственные знания и опыт (в том числе, понимание того, как делать не надо), создала перечень обязательных навыков ассистента (скачайте его тут), который лег в основу учебной программы.

Занятия совместно со мной проводят действующие бизнес-ассистенты крупнейших компаний, поэтому выпускницы уходят в свободное плавание с большим багажом полезных и применимых на практике знаний. За профессиональный уровень каждой из них отвечаю собственной репутацией».

Бонус для участников Клуба Директоров

Мы договорились с Мариной о бесплатных консультациях!

Вам нужен личный помощник? Не знаете, что ему делегировать и как подбирать? Заполните форму ниже, и «главная по ассистентам» ответит на все вопросы!

Екатерина Бакланова

Копирайтер. Подбираю интересный и полезный контент для читателей Клуба Директоров.