Планирование это процесс: Урок 3. Планирование дел: составление списков и приоритизация – что это такое? Виды и принципы планирования

Автор: | 30.06.2020

какое бывает, что включает в себя процесс

Спонтанно живут единицы, остальные предпочитают ставить перед собой цели и достигать определенных высот. Чтобы быть успешным человеком, нужно знать, что такое планирование, и как оно помогает строить свою жизнь.

Планирование – перспектива на успех

Планирование – перспектива на успех

Планирование что такое

Экономика народного хозяйства невозможна без четкого прогнозирования положительных результатов и составления планов для их достижения. Так же и в жизни – поставив цель, необходимо разработать тактику, стратегию действий и четко следовать им.

Планирование это совокупность мер, способ, позволяющий оптимально распределить ресурсы, направленные на преодоление препятствий к цели (личностный потенциал, денежные средства, время). От правильности прогноза зависит ход дальнейших действий, приносящих наименьшие потери.

Обратите внимание! Чем серьезнее цель, тем тщательнее необходимо к ней готовиться. Без создания алгоритмов, предугадывающих все возможные варианты, здесь не обойтись.

Процесс планирования это не прерогатива современного мира. Методикой пользовались и древние люди (правда, на примитивном уровне). Чтобы удачной была охота на зверя, приходилось изучать повадки животных, места их обитания, расположение троп к водопою и т.п.

С каждым новым циклом в развитии общества совершенствуется процесс планирования. Теперь он многообразен – у человека расширился круг потребностей. Без четкого распределения своих сил желаемый результат сложно получить.

Различия тактического и стратегического планирования

Продвижение из п. А в п. Б при достижении цели осуществляется не стремительно, а поступательно. Не важно, выбран прямой путь или окольный, он состоит из этапов с определенным набором действий. Поэтому любое планирование имеет составляющие: тактику и стратегию.

Второе понятие – основа процесса, рассчитанного на долгосрочное выполнение (взгляд в будущее). Стратегия определяет конечный результат и выбирает направление движения.

Разработка стратегии

Разработка стратегии

Тактика разбивает весь путь на этапы и уделяет каждому из них внимание, концентрируясь на мельчайших деталях. Именно тактика определяет методы прохождения определенного участка дистанции и учитывает возможности корректировки направления.

Планирование стратегическое работает на долгосрочную перспективу. Тактическое – задействовано на ближайших задачах, для выполнения которых отводится малый период времени.

Преимущества планирования

Хорошо видеть перед собой цели, уметь достигать нужного результата и делать это не спонтанно. Научившись регулировать свою жизнь, человек достигает высокого статуса в обществе. Несмотря на то, что результата приходится ожидать продолжительный период, распланированные действия имеют преимущества и дают больше шансов на успех.

Плюсы планирования

МоментыОсобенности
Реализация мечтыПродумывание шагов и осуществление их в действительности позволяет реализовать любое желание
Высокий эффектОбеспечение быстрого результата с меньшими усилиями
ОрганизацияГрамотно выстроив план действий, не придется все делать впопыхах. Это повысит уровень менеджмента, сделав его качественным, улучшит координацию действий работников
Экономия времени, нервов, денегЛучше потратить усилие на составление плана, чтобы потом наслаждаться процессом достижения цели. Последовательность действий, расписанных заранее, убережет от нервотрепок и поможет избежать лишних трат
Успешный менеджер

Успешный менеджер

Готовый алгоритм позволяет сделать небольшую передышку на каждом этапе, чтобы оценить, что уже выполнено, что еще предстоит сделать в свете задуманного. Это помогает адекватно взвесить возможности и, при необходимости, откорректировать дальнейшие действия.

Виды планирования

У современного человека много потребностей, затрагивают они различные сферы жизни. Чтобы реализовать все задуманное, необходимо осуществить целеполагание, правильно расставив приоритеты. Это позволит определить очередность действий и направить их в конкретное русло. Регулятивный процесс наиболее важен, когда одновременно определяют несколько целей.

Чтобы понять, что включает в себя планирование, необходимо изучить все возможные виды процесса, их состав.

Классификация планирования

Тематическое наименованиеОсобенности
По срокам
КраткосрочноеРеализация текущих задач занимает по времени не более 12 месяцев
Средние срокиПланы могут выстраиваться как на год, так и на пятилетку
ДолгосрочноеПотребуется разработка стратегии на длительный период (масштабные перспективы)
По сферам
ФинансовоеПросчитываются экономические задачи
ПроизводственноеПросчитываются экономические задачи
МаркетинговоеРаспределение ресурсов материально-технического характера
ИсследовательскоеПредставлено глобальной стратегией фирмы
ИндивидуальноеВырисовывает перспективы с научной точки зрения
По охвату
ОбщееБерет во внимание все составляющие процесса
ЧастичноеУчитывает только значимые условия
По обязательности
ДирективноеСтрого подчиняется предписаниям
НеобязательноеАлгоритм включает рекомендации
По содержанию
Бизнес-планКомплексные мероприятия предстоящего дела
Оперативно-календарноеПомогает в решении текущих задач
СтратегическоеОпределяет конечную цель и формирование курса
ТактическоеПомогает решить, как достичь результата
По глубине
АгрегированноеВ основе лежит анализ общих параметров
Детальное
Рассматривает «в разрезе» все возможные моменты
По координации
ОдновременноеЕсли план включает 1 этап
ПоследовательноеВесь проект разделен на фазы
По очередности
УпорядоченноеОсновано на последовательности действий
СкользящееУчитывает возможность продления этапов
ВнеочередноеПредпринимается по мере необходимости
По учету данных
ГибкоеВозможность корректировать действия под возникшие обстоятельства
ЖесткоеОпределяется четкими рамками
КомбинированноеУчитывает оба подвида

К сведению. Включает в себя планирование определение и по объектам. Сюда входят продумывание целей, программ, средств и возможностей, функций, выбор исполнителей.

Составление алгоритмов

Составление алгоритмов

Принципы эффективного планирования

Несмотря на многочисленность видов, все направления регулирования действий базируются на общих принципах. Их соблюдение делает бизнес успешным:

  1. Системность и единство подразумевают взаимосвязанность отдельных элементов в достижении основной цели.
  2. Горизонтальная координация проектов между структурами.
  3. Поддерживается взаимная интеграция.
  4. Реализация непрерывна и соответствует временным рамкам.
  5. Ясность и простота заданий, адаптированных под уровень исполнителей.
  6. Конкретизация действий и детализация для понимания.
  7. Возможность своевременной корректировки проектов и наличие резервов для лавирования.
  8. Рациональный выбор оптимального варианта.
  9. Частность, как составляющая комплексности в отображении общей картины задуманного.

Обратите внимание! Придерживаясь основных принципов в разработке планов, реально добиться положительного результата в осуществлении любого проекта.

Планирование дня человеком

Жизнь людей состоит из множества аспектов: семья, работа, учеба, друзья, хобби. Всему нужно уделить внимание и частичку своего времени. Если делать это хаотично, человек окажется в постоянном цейтноте. Помогут создать баланс между досугом, бытом и работой план и планирование.

Как не попасть в цейтнот

Как не попасть в цейтнот

Отрегулировав каждый шаг своей жизни, человек экономит время, бережет нервы и ресурсы. Упорядоченные действия помогают в принятии решений и приводят к успеху.

Если с детства индивид приучен к режиму, то ему несложно и во взрослой жизни всю свою деятельность расписать по минутам. Сначала составляется стандартная планировка дня по такому типу:

  • момент пробуждения и сна;
  • время на физиологические потребности;
  • рабочий процесс;
  • часы для отдыха.

Распорядок должен учитывать биологические особенности организма. Если верить ученым, то всплеск интеллектуальной деятельности приходится на период между 10-ю и 12-ю, 14-ю и 16-ю часами. Наиболее вынослив в физическом плане организм с 17 до 19 часов.

Ежедневное планирование действий – это тактика процесса. Сутки складываются в недели, месяцы, года, которым тоже не помешает упорядоченность. Здесь уже в ход идет стратегический строительный алгоритм собственной жизни.

Факторы, ограничивающие возможность планирования

Определившись с тем, какое планирование бывает, зачем оно необходимо, уяснив его принципы, следует обратить внимание на причины, ограничивающие процесс. Если рассматривать производственную сферу, то основные факторы таковы:

  • чем масштабнее бизнес, тем проще наладить планирование за счет имеющихся ресурсов;
  • невозможно стопроцентно делать прогнозы при нестабильности, хаотичности современного рынка и наличии конкурентов;
  • подготовка и планирование требуют издержек времени и денежных затрат на исследования;
  • к субъективным моментам относятся человеческий фактор, личностные отношения, ошибки в расчетах, форс-мажорные ситуации и т.п.
Форс-мажорные обстоятельства

Форс-мажорные обстоятельства

Научившись планировать, руководитель предприятия сможет взять под контроль все события, связанные с получением результатов, и эффективно ими управлять.

Видео

Планирование проектов в организации (часть 4) / Habr

Я продолжаю цикл публикаций о Pulse Management — Управление проектной организацией (Метод Пульса). В этой статье я расскажу о самой «вкусной» части: Планирование проектов. Планирование — это самая простая и самая сложная часть любого проекта основанного целью которого является создание интеллектуальной собственности. Простая — потому что «берешь алгоритм действий и пошел планировать», а сложная — потому что дьявол в в деталях о которых мы постоянно забываем.

Напомню содержание предыдущих серий на которых базируются выкладки в этой статье:
Модель организации, принципы Метода. и Правила управления целями. И вот, когда мы определились с тем ставить цели, и выбрали цель самое время разобраться с планированием проектов.

Планирование


План никогда не соответствует реальности, но важно его иметь, чтобы хоть как-то снизить неопределенность и уменьшить угрозы. И планировать нужно базируясь на следующих принципах:

Принципы планирования


  1. Всякая работа займёт ровно столько времени, сколько на неё отведено или больше. (Закон Паркинсона).
  2. Люди откладывают всякую работу на последний момент времени. (Синдром студента).
  3. Люди склонны давать оптимистичные прогнозы относительно трудоёмкости небольших работ.Исключая случаи когда их лишали премии за нарушение оценок, в этих случаях оценка пессимистичная и завышенная.
  4. Люди дают пессимистичные прогнозы относительно трудоёмкости больших работ.Потому, что хотят успеть «наверняка» и провести «победоносную войну».
  5. Люди никогда не начинают работу именно в то время, когда работа запланирована и никогда не заканчивают выполнение задачи вовремя.
  6. Все проекты связаны с неопределённостью. (Закон Мёрфи — если что-то может пойти не так, именно это и произойдёт. Мы никогда не знаем, когда закон Мёрфи себя проявит).
  7. Реальность никогда не будет соответствовать плану. Как бы хорошо мы не планировали наш план не будет охватывать всё.
  8. Объем работы по проекту не постоянен. Суть Проекта – в создании чего-то уникального, и мы никогда не знаем “что именно нужно делать”, пока не начнем это делать.
  9. Люди никогда не делают ровно то, что написано в техническом задании. Они делают больше или меньше или другим способом.
  10. Люди могут эффективно выполнять только одну задачу в один момент времени.

Два уровня планирования


Исходя из принципов планирования и внешних обязательств Организации необходимо применять два уровня планирования:
  1. Первый уровень – стратегическое планирование, крупноблочное планирование проектов на основе Правил планирования проектов.
  2. Второй уровень – тактическое планирование спринтов и определение коротких целей.

Такая разбивка связана с принципом “необходимости и достаточности”, неопределённостью содержания проекта и непредсказуемости поведения людей.

Уровень планирования проектов обеспечивает планирование очерёдности выполнения работ Организацией, задаёт понятные фокусирующие цели и обеспечивает контроль исполнения обязательств.

Уровень тактического планирования спринтов обеспечивает короткие и понятные цели для сотрудников реализующих проект и учитывает высокую неопределённость способа реализации.

Планирование это процесс


Планирование, как процесс, не должен ограничиваться сессиями в формате “сделал и забыл”. Это процесс, требующий столько же усилий, как и проектирование Продукта. Планирование и выбор приоритетов будущих работ должно происходить в то время, пока текущие работы ещё не
завершены. Планированием можно заниматься только выйдя из “создающего потока” – Потока Реализации в Поток Управления.

Правила:

  1. Планирование будущих проектов и развития Продуктов выполняется регулярно.
  2. Сессии планирования “вшиты” в рабочий процесс.
  3. В планировании может принять участие любой сотрудник, если видит в нем свою пользу.
  4. Совещания по планированию собираются регулярно для синхронизации всех планов и видения решений.

Планирование проектов


Когда вы строите расписание проектов, вы программируете принятие решений в Организации на длительный период. Имея календарное расписание проекта и очерёдность выполнения задач, не
требуется тратить усилия на выбор самой важной и приоритетной задачи каждый раз, когда это необходимо. Это экономит усилия на принятие решений.

Расписание проекта – это правило определяющее приоритет задач, которого следует придерживаться. Если что-то изменилось во внешней или внутренней среде, то следует выполнять перепланирование для учёта всех заинтересованных сторон и обязательств Организации. Продолжение работы по старому плану – опасно для Организации. Наличие календарного расписания позволяет лучше понимать примерные сроки достижения целей, на и на основе этого синхронизировать другие работы.

Стратегия планирования проектов


При планировании выполнения проектов следует учитывать несколько факторов:
  1. Длительность проекта
  2. Прямая прибыль от реализованного проекта.
  3. Косвенная прибыль от реализованного проекта, или сумма изменения дохода компании за 12 месяцев при внедрении продукта созданного в рамках проекта. Экономия ресурсов на выполнении работы – тоже прибыль Организации.
  4. Стоимость задержки поставки результата в обещанный срок.
  5. Возможность получения прибыли от разрабатываемого Продукта до завершения всего проекта по созданию Продукта.

Исходя из этих факторов необходимо выбрать стратегию реализации всего портфеля проектов.

Варианты стратегий:

  1. Все ресурсы организации фокусируются на одном прибыльном проекте для сокращения времени его исполнения.
  2. Проекты каскадируются (выравниваются) по ресурсу-ограничению.

Стратегия фокуса на одном проекте


Фокус на одном проекте обеспечивает высокий уровень взаимодействия всех участников проекта и взаимопомощь. Даже, когда сотрудник не занят никакой работой он может помогать другим её выполнять. За счёт этого сокращается время выполнения проекта.

Минусы такого подхода в том, что создаётся иллюзия “простоя ресурсов”. Особенно когда некоторые ресурсы нужны только вначале проекта, а потом не требуются. Но это тоже иллюзия. Например:

  1. В ИТ-проекте есть фазы: анализ, разработка, тестирование. Анализ выполняют аналитики, разработку – разработчики, тестирование – тестировщики. Если вся работа по анализу выполнена вначале проекта, то есть иллюзия, что аналитики будет простаивать. Но на самом деле, они постоянно требуются для разъяснения требований по Изделию или их уточнения. Конечно не в полном объёме, но требуются.
  2. В строительном проекте на фазе “реализация” есть “авторский надзор” от проектировщиков сооружения. То есть регулярная проверка соответствия результата техническому заданию и проектной документации.

Помните: отсутствие своевременной помощи от коллег снижает мотивацию исполнителя, соответственно и скорость реализации Продукта.
На рисунке: проекты А, Б, В, Г выполняются последовательно. Зелёный ресурс – ограничение вынужден ждать пока отработает красный и голубой ресурс.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению


Ресурс-ограничение – ресурс Организации, конкретный сотрудник или команда, или материальный ресурс ограничивающий способность Организации зарабатывать деньги.

Стратегия выравнивания по ресурсу-ограничению позволяет сократить время выполнения всех проектов. За счёт такого планирования, самый дорогой ресурс Организации будет работать со 100% занятостью.


На рисунке: проекты А, Б, В, Г выровнены по зелёному ресурсу – ограничению. Этот ресурс – ограничение потому, что выполняет больше всего работы в этом наборе проектов. При таком планировании, важно, чтобы к началу работы зелёного ресурса всё, что нужно для выполнения работы, было подготовлено максимально качественно.

Помните: стоимость времени ресурса-ограничения – это доход Организации за этот период.

Минусы этого подхода в том, что проекты Б, В, Г имеют высокую неопределённость срока начала проекта. Это происходит из-за того, что мы не знаем точно «когда завершит работу ресурс-ограничение».

Заключение части


Мы рассмотрели основные принципы планирования и варианты стратегий каскадирования проектов. У каждой стратегии есть плюсы и минусы, хуже если нет никакой стратегии. Два уровня планирования обеспечивают стыковку внешних обязательств и высокой неопределенности на этапе реализации.

Если напишите в комментариях, какими принципами планирования вы пользуетесь при планировании своих проектов, будет супер!

Продолжение следует.

P.S.: Но, если хочется всё и сразу, то есть методичка «Pulse Management: Управление проектной организацией»

5.5. Процесс планирования в организации

Плановая работа на предприятии или в экономической организации представляет собой непрерывный процесс, внутри которого можно выделить несколько основных этапов (рис. 5.1).

  1. Процесс составления планов, или непосредственный процесс планирования, то есть принятие решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов (4).

  2. Деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации (5).

  3. Контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями, а также создание предпосылок для корректировки действий организации в нужном направлении. Несмотря на то, что контроль является последним этапом плановой деятельности, его значение очень велико, поскольку именно контроль устанавливает эффективность планового процесса в организации (3).

Рис. 5.1. Основные этапы плановой работы на предприятии

Таким образом, процесс планирования является первым этапом общей деятельности фирмы. Процесс планирования – это не простая последовательность операций по составлению планов и не процедура, смысл которой в том, что одно событие обязательно должно произойти вслед за другим. Процесс требует большой гибкости и управленческого искусства. Если определенные моменты процесса не соответствуют по­ставленным организацией целям, они могут быть обойдены, что невозможно в процедуре. Участвующие в процессе планирования люди не просто выполняют предписанные им функции, а действуют творчески и способны к изменению характера действия, если этого требуют обстоятельства. Процесс планирования состоит из ряда этапов, следующих друг за другом (рис. 5.2).

Первый этап. Фирма проводит исследования внешней и внутренней среды организации. Определяет главные компоненты организационной среды, выделяет те из них, которые действительно имеют значение для организации, проводит сбор и отслеживание информации об этих компонентах, составляет прогнозы будущего состояния среды, производит оценку реального положения фирмы.

Второй этап. Фирма устанавливает ориентиры своей деятельности: видение, миссию, комплекс целей. Иногда этап установления целей предшествует анализу среды.

Третий этап. Стратегический анализ. Фирма сравнивает цели (желаемые показатели) и результаты исследований факторов внешней и внутренней среды (ограничивающих достижение желаемых показателей), определяет разрыв между ними. При помощи методов стратегического анализа формируются различные варианты стратегии.

Четвертый этап. Производятся выбор одной из альтернативных стратегий и ее проработка.

Пятый этап. Подготавливается окончательный стратегический план деятельности фирмы.

Рис. 5.2. Этапы процесса планирования на предприятии

Шестой этап. Среднесрочное планирование. Готовятся средне­срочные планы и программы.

Седьмой этап. На основе стратегического плана и результатов среднесрочного планирования фирма разрабатывает годичные опе­ративные планы и проекты.

Восьмой и девятый этапы, не являясь стадиями непосредственного процесса планирования, тем не менее определяют предпосылки для создания новых планов, которые должны учитывать:

  • что организации удалось сделать, реализуя свои планы;

  • каков разрыв между плановыми показателями и фактическим выполнением.

В целом процесс планирования представляет собою замкнутый цикл с прямой (от разработки стратегии к определению оперативных планов до реализации и контроля) и обратной (от учета результатов выполнения к корректировке плана) связью.

Процессы планирования.

Процессы планирования – это процессы определения целей и критериев успеха проекта, и разработки рабочих схем их достижения.

Процессы планирования представляют собой самую большую группу процессов управления проектами. Такое большое их количество связано с важностью планирования для любого проекта. Ибо информация, получаемая в ходе планирования проекта, является основой для выполнения всего проекта. Именно здесь формируется бюджет проекта, его длительность, и, если планирование ошибочно, то проект может оказаться невыполнимым. Поэтому очень важна точность и достоверность планирования. Значение планирования для проектов велико еще и потому, что проекты чаще всего уникальны и результатом реализации проектов является уникальный объект (товар или услуга). И для таких проектов сложно оценить их составляющие «на глазок». Нужно проводить достаточно большую работу для того, чтобы собрать всю необходимую информацию. Есть проекты, для которых требуется очень подробное планирование. Чем более уникален, инновационен и дорог проект, тем тщательнее нужно его планировать для снижения рисков. Усилия, которые прилагаются для составления плана проекта, необходимо соотносить с целями проекта и полезностью информации, получаемой в результате планирования.

Основным итогом всех процессов планирования является базовый план проекта.

Планирование проекта – трудоемкий и длительный этап. Это связано с обширностью плановой информации и сложностью автоматизации процессов планирования. Поэтому управление проектами предлагает определенный алгоритм, в котором определяется, какие процессы и в какой последовательности необходимо выполнить при планировании проекта и какие результаты необходимо получить. А также, какими средствами или методами необходимо этих результатов добиваться.

Процессы планирования в ходе исполнения проекта постоянно повторяются. Это проявление цикличности процессов управления проектами. Необходимость их повторения связана с тем, что в ходе исполнения проекта происходит постоянная актуализация данных, получение более полной и обновленной информации о различных составляющих проекта (сроках, ресурсах и т.д.) и об окружающей среде. Повторение процессов планирования связано и с тем, что в проекте существуют допущения.

Среди процессов планирования выделяют основные и вспомогательные процессы. Основные процессы планирования – это процессы, которые имеют четкие логические и информационные взаимосвязи и которые выполняются в одном и том же порядке практически во всех проектах. Данные процессы связаны через входы и выходы и, чтобы начать следующий процесс, необходимы результаты предыдущих процессов, т.е. должна быть строго определенная последовательность. Например, нельзя установить взаимосвязи операций, не определив их структуру.

Всего в управлении проектами выделяют следующие основные процессы планирования.

  1. Планирование целей.

  2. Декомпозиция целей.

  3. Определение состава операций.

  4. Определение взаимосвязей операций.

  5. Оценка длительностей и объемов работ операций.

  6. Планирование материалов и ресурсов.

  7. Назначение материалов и ресурсов.

  8. Оценка стоимостей.

  9. Составление расписания проекта.

  10. Оценка бюджета проекта.

  11. Разработка плана проекта.

Вспомогательные процессы используются по необходимости в зависимости от природы проекта. Взаимосвязи между ними также в большой мере зависят от природы проекта. К вспомогательным могут быть отнесены следующие процессы:

  • планирование качества — определение того, какие стандарты качества использовать в проекте, и как этих стандартов достичь;

  • планирование организации — определение, документирование и назначение ролей, ответственности и взаимоотношений отчетности в организации;

  • планирование взаимодействия — определение потоков информации и способов взаимодействия, необходимых для участников проекта,

  • идентификация риска — определение и документирование событий риска, которые могут повлиять на проект;

  • оценка риска — оценка вероятностей наступления событий риска, их характеристик и влияния на проект;

  • разработка реагирования — определение необходимых действий для предупреждения рисков и реакции на угрожающие события;

  • планирование поставок — определение того, что, как и когда должно быть поставлено;

  • подготовка условий — выработка требований к поставкам и определение потенциальных поставщиков.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *