Помощница руководителя с дополнительными обязанностями: Секретарь с интимом. 14 лет опыта. Кадровое агентство с идеально отточенными процессами. Вакансии секретаря и личного помощника руководителя в Москве

Автор: | 22.05.1978

Содержание

Курс Помощник руководителя в «Специалист»

X

Данный контент доступен только авторизованным пользователям. Пожалуйста, войдите на сайт, либо зарегистрируйтесь.

Вход Регистрация

Помощник, ассистент, референт руководителя. Кто он? У него много имен и множество лиц. Но суть этой позиции можно сформулировать лаконично: «правая рука» руководителя и «лицо компании». Незаменимый человек, способный организовать массу разнообразных мероприятий, провести переговоры, в том числе телефонные, обеспечить руководителя и офис всем необходимым для работы, подготовить письма, отчеты, аналитические материалы, найти по запросу руководителя информацию по различным аспектам деятельности организации и не только, принимать решения в рамках делегированных полномочий во время отсутствия руководителя… Эти и многие другие обязанности возлагаются на помощника руководителя, являющегося связующим звеном между руководителем и коллективом, руководителем и другими организациями – деловыми партнерами.

Как справляться с большим количеством поручений, работая в режиме многозадачности и постоянно подтверждая свои профессиональные и деловые качества? Как выстроить отношения с руководителем и коллективом, соблюдая разумный баланс и учитывая личные качества тех, с кем необходимо взаимодействовать каждый день? Как научиться бороться со стрессами, избегать конфликтов и профессионального выгорания? Как ни в каких ситуациях не «терять лицо»?

Об этом и о многом другом пойдет речь на курсе «Помощник руководителя».

Курс опирается на требования Профессионального стандарта

«Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (№ 447).

Курс поможет вам:

  • объективно оценить роль помощника в структуре организации
  • узнать сильные и слабые стороны профессии
  • научиться действовать в конфликтных ситуациях и общаться с «трудными» людьми
  • приобрести навыки управления беседой при телефонном общении
  • ознакомиться с приемами эффективной деловой переписки
  • доказать руководителю высокий уровень своего профессионализма
  • подняться по карьерной лестнице

Методы проведения курса повышения квалификации:

  • Лекции
  • Письменные упражнения
  • Дискуссии
  • Работа в группах
  • Кейсы

По окончании курса вы получите престижное свидетельство Центра «Специалист», признаваемое работодателями.

Шаблон – Обработка данных участников конференции

Секретарь или помощник | Rusbase

Традиционно часть из них считаются серьезными, а часть — простыми: секретарь, водитель, помощник, кассир и т. д. Соответственно, для последних не так важна квалификация, уровень образования.

Вряд ли это мнение безукоризненно, тем не менее и работник, и работодатель заинтересованы в объективной оценке своей деятельности. Но кто у нас занимается выстраиванием четких критериев для секретаря, водителя или курьера? Однако, для того чтобы определить объективный критерий, нужно ответить на простой вопрос: а в чем, собственно, главная задача того или иного сотрудника? Предлагаю простой тест. Постарайтесь выписать на листе бумаги, чем в вашей компании занимается секретарь или чем он должен заниматься. Если это получилось, тогда второй вопрос: а чем должен заниматься помощник руководителя? Если отличия превысили 30%, тест пройден, но останется вопрос, каков критерий эффективности.

У нас в стране отсутствуют профстандарты должностей. Поэтому в приемной мы можем обнаружить офис-менеджера, секретаря, референта, ассистента, личного помощника и т. д. — разнообразие в этом террариуме бесконечно. За свою недолгую историю требования к человеку в приемной трансформировались от барышни с модельной внешностью до специалиста, обладающего разнообразным набором знаний — от переводов до улаживания конфликтов с клиентами. Примитивным этот набор уже не назовешь.

Но чтобы окончательно не запутаться и навести некий порядок, достаточно выделить две главные фигуры в приемной — секретаря и помощника. Основная задача секретаря — это управление информационным потоком. Причем и входящим, и исходящим. И не важно, как эта информация представлена. В виде письма, факса, звонка или сплетни. При поступлении информации ее необходимо идентифицировать, определить ее получателя, приоритет и направить в нужную точку в нужное время. Исходящую информацию необходимо обработать, если надо — перевести, отредактировать и обеспечить своевременную доставку.

Иногда в той форме, которая более понятна получателю. Такое четкое определение задачи позволяет вводить ясные критерии, подбирать и обучать людей. В отличие от секретаря помощник руководителя — это специалист, управляющий производительностью труда другого человека. Поскольку этот человек — руководитель предприятия или подразделения, считать должность помощника менее важной, значимой, престижной — глупо.

Другое дело, что о производительности труда у нас менее принято говорить, чем о рентабельности, скорости окупаемости, доходе на капитал. Мы не сможем ответить на вопрос, зачем нужен помощник, если не понимаем, зачем нужен руководитель. Задачи любого руководителя многообразны и сложны, но любой руководитель должен уметь главное — принимать решения. Люди к нему в кабинет входят с проблемой, а выйти должны с решением. Комбинацию, когда присутствуют прочие достоинства, но отсутствует способность принимать решения, сложно назвать руководителем. Следовательно, любой помощник нужен тогда, когда в результате его присутствия на рабочем месте в день принимается не 10 решений, а 15.

Хотя количество не всегда означает качество. Просто с присутствием нормального человека в приемной качественных решений все равно становится больше, чем без него.

Понятно, что банальные чай-кофе — это снятие бытовой проблемы с руководителя для того, чтобы у него было больше времени для решения производственных дел. А никак не демонстрация статуса и чинопочитания. Если в компании присутствуют сильный руководитель и слабый помощник, производительность труда руководителя снижается. Ему необходимо тратить свой ресурс на обучение, организацию и контроль сотрудника. В конечном итоге при слабом помощнике страдает не только эффективность, но и авторитет руководителя. При слабом руководителе и сильном помощнике в компании может усилиться клановая борьба, помощник — стать дополнительным центром власти. В любом случае процедура принятия решений усложняется и происходит потеря управляемости. Ситуация сильного помощника и сильного руководителя равноценна счастью. Каждый занимается своим делом, и любому понятно, к кому и как надо подходить с тем или иным вопросом.

Основной плюс этого сочетания — не только руководитель, но и его окружение транслируют одинаковые управляющие сигналы коллективу и мотивируют его. Поскольку в этом случае все тянут в одну сторону, результат обязательно будет.

Часто в офисах мы наблюдаем более сложный тип помощника. Помощника, который, производя впечатление специалиста, на деле является манипулятором. Человеком, который за счет близости к первому лицу больше занят не делами фирмы, а расширением сферы своего влияния и своего авторитета. Именно эти люди знают, как можно «завесить» вопрос, отложить бумагу, изменить тон подачи сообщения и т. д. В конечном итоге действия таких «профессионалов» неминуемо скажутся на авторитете и имидже руководителя, и при попустительстве первого лица мы опять получим ситуацию слабый руководитель — сильный манипулятор-помощник.

Андрей Подпорин

Коды доступа к функции для руководителя и помощника руководителя

25 июня 2021 г. | 9 – просмотры | 0 – пользователи, которые сочли этот материал полезным

Коды доступа к функции для руководителя и помощника руководителя

Если служба помощника руководителя включена, пользователи могут вводить коды доступа к функции (FAC) на клавиатуре телефона для управления некоторыми службами. Эти коды доступа к функции работают на основном IP-телефоне, который назначен пользователю.

Имя кода доступа к функции (FAC)

Значение по умолчанию

Связанная служба

Активация фильтрации вызовов руководителя

Руководитель

Деактивация фильтрации вызовов руководителя

#62

Руководитель

Отправка вызова «Руководитель–помощник»*

Помощник руководителя

Инициирование вызова «Руководитель–помощник»*

#64

Помощник руководителя

Согласие помощника руководителя*

Помощник руководителя

Отказ помощника руководителя*

#66

Помощник руководителя

* При наборе требуется ввод дополнительных цифр.

Код доступа к функции, требующий ввода дополнительных цифр

Ниже приведен пример вариантов последовательности набора для использования кодов доступа к функции помощника руководителя.

Пример кода доступа к функции согласия.

Если для номера телефона или добавочного номера руководителя не предусмотрено использование кодов доступа к функции, помощнику будет предложено ввести номер телефона или добавочный номер руководителя.

  • #65 – затем будет предложено ввести номер телефона или добавочный номер руководителя.

  • #65 + номер телефона или добавочный номер.

Конечный продукт помощника руководителя | Помогаем защитить Ваши интересы в юридических вопросах

Доверенное лицо

Немаловажный минус связан с графиком работы. Работа помощника руководителя может хорошо оплачиваться, но ваш рабочий день будет никак не короче, чем у начальника, а, скорее всего, длиннее – подготовка графиков, встреч, документации, работа с корреспонденцией могут занимать значительное время. И ещё один минус – зачастую невысокое мнение окружающих о представителях этой профессии. Для большинства помощник руководителя – секретарь, «тень», девочка на побегушках, и отношение к нему соответствующее, хотя во многих случаях его функции могут быть шире, чем у руководителей отделов, и руководители обязаны ему подчиняться.
Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций – например, переводчика или юриста.

Личный помощник руководителя: обязанности и требования

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.
В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Как стать хорошим помощником руководителя

В природе женщины заложено такое качество, как способность и стремление все усовершенствовать. Она считает, что если что-то существует или работает в том или ином виде, то это можно улучшить. Как правило, она старается добиться этого сама и готова сподвигнуть на это окружающих. Это чудесное качество женщины предоставляет ей большие возможности развития своих лидерских качеств и продвижения по карьерной лестнице.
Личному помощнику важно находить общий язык с окружающими. Для эффективного общения необходимо обладать такой замечательной чертой характера, как коммуникабельность, т. е. способность легко устанавливать контакты. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать на должности помощника, учитывая необходимость общения с большим количеством людей абсолютно разных статусов. К ценным личным качествам помощника относятся любезность, вежливость, доброжелательность, предупредительность, внимание к собеседнику. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают благоприятную атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки, эффективном взаимодействии с людьми и выполнении посреднической миссии между руководителем и окружающими его людьми.

Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала

Опыт. В большинстве случаев наличие определенного опыта критично. Указывая в требованиях продолжительность работы на аналогичной позиции, работодатель рассчитывает на определенный уровень квалификации, приобретенный кандидатом. У ассистента, работающего два года, будет недостаточно опыта для качественного выполнения требуемых задач.
Рекламируйте себя со всеми полагающимися атрибутами маркетинговой рекламы. Не нужно расписывать свои достоинства и перечислять функции (это все уже есть в резюме). Скажите о том, какую пользу вы сможете принести руководителю, говорите о победах на прежнем месте работы, с какими высокими персонами вы взаимодействовали, какие масштабные мероприятия организовывали – подтверждайте фактами свой профессионализм и достижения;

Определяем продукт главбуха, руководителя, финдиректора

  1. Первый продукт менеджера по продажам — деньги на расчетном счету.
  2. Продукт два любого менеджера по продажам — товар, работа или услуга предоставлены покупателю.
  3. Третий продукт — покупатель остался доволен обслуживанием.

Берем, например, менеджера по продажам. Я опрашивал данных сотрудников в разных компаниях. Спрашиваю: «За что вы получаете заработную плату?» Ответ: «Я получаю заработную плату за то, что я выставил счет, за то, что я хожу на работу, за то, что я отвечаю за продажу». Я спрашиваю: «А что означает «продажа»?» — и вот тут мы начинаем «плыть». Внимание, ценный конечный продукт менеджера по продажам — это поступление денег на расчетный счет. До тех пор, пока деньги не поступили на расчетный счет менеджер по продажам не дал своего продукта. Он может 100 счетов выставить, нас это не интересует.

Каков ваш ценный конечный продукт (ЦКП)

Исходя из многолетнего опыта работы консультантом, я неоднократно убеждался в том, что низкая эффективность связана именно с отсутствием ориентации на конечный результат как отдельных сотрудников, так и компании в целом. Для устранения данных проблем мы уже много лет используем административную технологию, которая базируется на 7 основных функциях, внедрении системы статистики и заботе о ценных конечных продуктах компании и персонала.
Ценным конечным продуктом функции управления персоналом являются сотрудники, которые в свою очередь эффективно производят свой ценный конечный продукт. Конечный продукт функции продвижения – возрастающий валовой доход компании, у отдела финансов – сохраненные активы и резервы компании, отдел производства занимается непосредственно выпуском продукции компании. Отдел контроля отвечает за качество персонала, организации и продукта, который производит компания, а связи с общественностью делают ее известной и тем самым обеспечивает новых клиентов.

Конечный продукт помощника руководителя

Высшее профессиональное образование дает сегодня специальность 032001 «Документоведение и документационное обеспечение управления», среднее профессиональное образование – специальность 0611 «Документационное обеспечение управления и архивоведение». Учебных заведений, готовящих по этим специальностям, сегодня достаточно много.
Но, несмотря на обилие и разнообразие различных учебных заведений, занимающихся профессиональной подготовкой делопроизводителей и секретарей, вопрос недостатка полноценного образования, а также повышения квалификации работников секретариата по-прежнему остается одним из самых насущных. Так, совсем недавно, 10 ноября 2007 года, обсуждению этой темы была посвящена проходившая в Санкт-Петербурге конференция «Вопросы кадрового обеспечения государственной, муниципальной службы, организаций всех форм собственности. Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник». Одна из целей данной конференции была сформулирована так: «Привлечь внимание общественности к необходимости взаимодействия общества, государства и бизнеса в направлении решения проблем подготовки квалифицированных кадров».

10 видов секретарей и помощников, или кто именно Вам нужен

Очень часто на позицию бизнес-ассистента приглашают мужчин. Желательно подбирать специалиста с опытом работы личным помощником или бизнес-ассистентом от 3 до 5 лет, с представительным внешним видом и знанием иностранных языков (при необходимости). Требования к личным качествам – хорошие организаторские способности, навыки организации переговоров, умение самостоятельно принимать решения.
Личный помощник востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат). В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Помощник руководителя

Занимать данную должность не просто ответственно, но и весьма перспективно, поскольку после ухода начальника на повышение имеется возможность получить его место. Практический и теоретический опыт, полученный на посту помощника, станет лучшей рекомендацией для вышестоящего руководства и поможет в дальнейшем хорошо продвинуться по службе.
В случае, если речь идет о предприятии строительной, технологической и иной специфической области, помощник руководителя обязан обладать специальными знаниями и навыками. Особое внимание при выборе помощника уделяется наличию у кандидата знаний иностранных языков и навыков использования компьютерных программ.

СМИ о нас за 2019 год

Мой персональный ассистент выполняет стандартные для этой должности обязанности: составляет ежедневное деловое расписание, занимается организацией деловых поездок и т. п. Помимо профессиональных навыков для этого рода деятельности очень важны личные качества: высокая психологическая адаптивность, доброжелательность, пунктуальность, способность быть внимательным к деталям, отличные коммуникативные навыки. Ассистент всегда должен чувствовать, что еще необходимо сделать для улучшения условий работы руководителя.
После всех собеседований принимаю решение с учетом мнения директора кадрового агентства. Она рассказывает, кто, на ее взгляд, больше мотивирован, кто знает, чего хочет, а кто — нет. А еще очень важно ощущение контакта с человеком и комфорта от его присутствия. Вот пришла одна девушка, говорила вроде толково и связно, все бизнес-кейсы прошла, но я чувствую, что она меня раздражает, хочу, чтобы она побыстрее ушла. При выборе личного помощника этот субъективный фактор нельзя сбрасывать со счетов.

Персональный ассистент: кто, зачем и почему? Записки эксперта по подбору персонала

  • вам подробно расскажут о компании, специфике бизнеса, личности руководителя, некоторых дополнительных требованиях;
  • бесплатно проконсультируют о том, как вести себя на собеседовании с работодателем;
  • помогут отредактировать и правильно оформить резюме;
  • дадут ряд рекомендаций, как выглядеть на встрече.

Наиболее амбициозные улучшают свои управленческие навыки (если к этому есть способности) и намечают для своего дальнейшего развития кресло заместителя руководителя, но это единичные случаи, когда босс позволяет своему помощнику официально занять эту топовую должность.

Зачем руководителю нужен личный помощник

У Liftmarketing есть партнеры – Бизнес Академия 4SMART. Внутри нее есть Академия Превосходных Помощников Smart Assistant. Ребята ищут на рынке способных кандидатов, обучают их всему необходимому в работе помощника и отдают руководителям. Чтобы не тратить время рекрутеров и свое, можете обратиться в Бизнес Академию 4SMART. Для тех, кто пришел по нашей рекомендации, даже действует дополнительная скидка.
Если ваша компания небольшая и отдельной функции офис-менеджера нет, передайте ее помощнику. Но ни в коем случае не занимайтесь закупкой бумаги и ксероксом сами. Это золотое время, потраченное впустую. Офис-менеджер следит за тем, чтобы в офисе все работало и были закуплены все нужные материалы для работы (начиная канцелярией и заканчивая моющими средствами).