работа ассистента, функциональные обязанности и должностная инструкция
Помощник менеджера (его еще называют ассистентом) – это новомодная должность, которую многие стремятся получить. Этот специалист является ближним соратником управленца в разных сферах деятельности. А что входит в круг обязанностей помощника менеджера, рассмотрим более подробно.
Что это за работа?
Перед тем как оставлять отклики на модную профессию, необходимо изучить, чем именно будет заниматься помощник. Подходит ли вам такая работа – в этом предстоит разобраться. От ассистентов требуются профессионализм и багаж знаний в той области, в которой работают менеджеры – к этому нужно быть готовым.
На ассистентов возлагается большая физическая и интеллектуальная нагрузка. Чаще всего они работают по стандартному графику – 5 дней в неделю, зарплата невысокая: 20 000, только изредка она превышает эту сумму. Однако в этой непростой работе есть ряд положительных сторон: обогащение опыта, создание перспективы для своего профессионального роста в будущем. Если вы считаете себя человеком коммуникабельным, умеющим ясно выражаться не только на бумаге или в электронном виде, но и вслух, рациональным, самоорганизованным, целеустремленным, энтузиастом, тем, кто одинаково хорошо умеет работать как в коллективе, так и в одиночку, а также умеющим убеждать, то работа помощника менеджера вам точно подойдет.
Ассистент, как правило, выполняет всю рутинную работу, в процессе которой можно многому обучиться. Помощник выполняет те же функции, что и менеджер, в которые входит: общение с клиентами, звонки и многое другое. Единственное отличие: у менеджера клиенты – его личные, и он несет ответственность за их оплату, возвраты и многое другое. Помощник же менеджера отдает новых клиентов главному менеджеру.
Требования к квалификации
Нельзя сказать однозначно, какое требуется образование, чтобы устроиться на работу в качестве помощника менеджера. Оно, конечно же, приветствуется, но определяется конкретной организацией. В отдельных случаях хватает и средней подготовки по профилю, в других компаниях необходимы только сотрудники с высшим образованием. Главный упор делается на знание психологии, экономики, умение продавать. Владение иностранными языками только приветствуется
Что касается опыта владения компьютером, то этот пункт стоит по умолчанию, так как сейчас почти все люди тесно связаны с техникой, в частности, с ноутбуками и компьютерами. Помощник менеджера согласно квалификационным характеристикам должен быть осведомлен о текущих экономических процессах, обладать базовыми знаниями о торговле и другой коммерческой деятельности, знать ситуацию на рынке (в своей организации и у конкурентов).
Обратите внимание: это не все предъявленные требования к помощнику менеджера. Он должен быть в курсе порядка ценообразования на таких сегментах рынка, как мелкооптовый, оптовый, розничный и мелкорозничный.
Дополнительно тому, кто собирается стать ассистентом, следует освоить социологию, этику делового общения, стратегию по налаживанию деловых связей, мотивацию рабочего персонала, современные компьютерные программы и другое.
Функциональные обязанности
Помощник менеджера – это работа, включающая ряд обязанностей. Он должен учитывать претензии клиентов, чтобы найти верный выход из ситуации. Ассистент делает так, чтобы подобные жалобы не повторялись. Этот ценный сотрудник принимает активное участие в рекламных и маркетинговых акциях, занимается сбором данных о потребителях, готовит отчеты о работе, составляет аналитические справки и многое другое.
Коммуникабельность очень важна для помощника менеджера, ведь ему предстоит много общаться, налаживать контакты с клиентами, вести переговоры. Главный менеджер может поручить своему помощнику определенные задания в какой-либо отдельной области.
Должностная инструкция
Пока менеджер отсутствует на предприятии, его заменяет лицо, назначенное в официальном порядке. Заместитель берет на себя те же обязанности. Ассистент имеет право: получить всю необходимую информацию для эффективной работы, ознакомиться со всеми документами, предлагать идеи по усовершенствованию работы.
Помощник менеджера (если он работает с продажами) выполняет работу по организации продаж каких-либо товаров. В процессе своей деятельности он собирает информацию о товарах и занимается поиском возможных покупателей. Очень важно научиться вести переговоры с клиентами, так как от этого зависит успех или проигрыш. Помощник отвечает за утечку информации, причинение материального ущерба предприятию и невыполнение своих должностных обязанностей.
Востребованность и перспективы работы помощником менеджера весьма высоки. Нанимая его, предприниматель покупает в первую очередь собственное время – наш единственный ресурс, являющийся ограниченным.
Покажите себя с лучшей стороны, дайте понять, что вы серьезный и ответственный человек и, получив эту должность, вы не разочаруете.
Должностная инструкция помощника менеджера по закупкам
193.1Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Помощника менеджера, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями.
193.2Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись.
193.3Переименование, ликвидация должности Помощника менеджера, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.
193.4Помощник менеджера непосредственно подчиняется Руководителю группы, функционально — менеджеру.
1.5 У Помощника менеджера подчиненных нет.
1.6 Помощник менеджера может замещать Менеджера на время его отсутствия.
194 Цели и должностные обязанности
194.1 Деятельность Помощника менеджера направлена на достижение следующих целей:
2.1.1 Обеспечение своевременного технологического и информационного сопровождения процесса поставок товара.
2.2 Для достижения установленных целей Помощник менеджера исполняет следующие обязанности:
2.2.1 Подготавливает и оформляет заказы на поставку, с последующей их рассылкой поставщикам (работа с модулем «Е-поставка», размещение заказов и получение подтверждений согласованных поставщиком количеств товара). Трансформирует документы в WABC. Корректирует ассортимент и количество препаратов в поставке, даты ожидания.
2.2.2 Поддерживает в актуальном состоянии базы мониторинга поставок.
2.2.3 Контролирует получение первичных документов от поставщика (согласно Договору поставки на текущий год) при поставке товара на условиях CIP (прямые поставки).
2.2.4 Вносит изменения в неправильно оформленные поставочные документы, несоответствие базовым условиям поставки. Передает откорректированные документы в таможенную группу.
2.2.5 Обеспечивает подготовку документов для оприходования поступивших партий, своевременное оприходование партий товара и выпуск их в свободное обращение.
2.2.6 Формирует запросы и контролирует получение от поставщиков недостающих заводских паспортов и аналогичных документов.
2.2.7 Контактирует с поставщиками по всем текущим вопросам, в том числе по вопросам согласования контрактов, заказов, доставки товара, оприходования, сертификации, возврата некачественного товара, обеспечения правильности оформления первичных документов, координации действий с другими подразделениями фирмы.
2.2.8 Технически подготавливает и оформляет контракты с поставщиками и приложений к ним. Контролирует их согласование, подписание, сроки действия.
2.2.9 Взаимодействует с сотрудниками других подразделений фирмы по вопросам обеспечения поставок.
2.3 Для достижения установленных целей Помощник менеджера осуществляет взаимодействие с иными организациями:
2.3.1 Взаимодействие с представителями фирм-поставщиков по вопросам:
— предоставления Прайс-листов, информации по условиям поставок;
— формирование заказов на поставку, электронного заказа через систему «Е-поставка»;
— выполнения заказов;
— рекламаций по качеству, недовложениям, мех. повреждениям, браку, сертификатам;
— предоставления текущей информации по этапам поставок;
— подтверждения по этапам заказов;
— предоставления информации по результатам совместной деятельности.
195 Показатели оценки деятельности
Деятельность Помощника менеджера оценивается на основе следующих показателей:
3.1 Выполнение плана по бонусам и дополнительным скидкам по Поставщикам, закрепленным за отделом.
3.2 Выполнение плана позиционной дефектуры системы по Поставщикам, закрепленным за группой Отдела закупок.
3.3 Качество отражения в WABC ожидаемых дат поставок.
3.4 Выполнение плана по приведенной прибыли по группе поставщиков Отдела закупок.
3.5 Выполнение оперативных и календарных планов.
196 Общекорпоративные нормы
Деятельность Помощника менеджера регулируется общекорпоративными нормами, отраженными в следующих документах:
—
196.9Положение об «Отделе закупок».
196.10 Настоящая должностная инструкция.
197 Права
Помощник менеджера имеет следующие права, необходимые для выполнения своих функциональных обязанностей:
5.1 Получать информацию, необходимую для осуществления своей деятельности, от всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции.
5.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей компетенции.
5.3 Пользоваться всеми техническими средствами организации труда и связи для исполнения своих обязанностей.
5.4 Самостоятельно решать следующие вопросы: получение и передача разрешенной информации Поставщикам, формирование приходных документов, занесение ожидаемых поставок в базу WABC «Поставки – Поставки», подготовка необходимой документации по этапам поставок, получение недостающей документации (инвойсов, счетов-фактур, сертификатов и т. д.).
5.5 Осуществлять другие полномочия в соответствии с настоящей Должностной инструкцией.
198 Ответственность
Помощник менеджера несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав:
— в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность;
— в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.
199 Требования к работнику при приеме на работу
Общие обязательные требования | ||
7.1 | Образование | Высшее, неоконченное высшее (в процессе завершения – вечерняя или XXX чная форма) |
7.2 | Опыт работы | — |
7.3 | Профессиональные навыки | Ведение переговоров, ведение документооборота, навыки общения с клиентами, коммуникабельность. Умение работать в команде, нацеленность на результат, способность к самоорганизации, умение работать с большим объемом документов, умение расставлять приоритеты, ответственность, исполнительность, пунктуальность, стрессоустойчивость, аккуратность, тактичность. |
Специальные требования | ||
7.4 | Знание специального ПО, технических систем | Офисные программы (MS Office, Ехсеl, Power Point, Интернет и др.) уверенный пользователь ПК |
7.5 | Знание нормативной документации | Таможенный кодекс РФ, Федеральный закон «О лекарственных средствах», Правила оптовой торговли лекарственными средствами |
7.6 | Владение методиками | — |
200 Словарь специальных терминов и сокращений
Термин, сокращение | Определение термина, сокращения | |
8.1 | ДЗ | Департамент закупок |
8.2 | Е-поставка | Электронная система подтверждения заказов |
8.3 | ОЗ | Отдел закупок |
8.4 | CIP (Фрахт/перевозка и страхование оплачены до (название места Назначения)) | Carriage and Insurance Paid Тo (named place of destination) – условие доставки товара, при котором продавец доставит товар названному им перевозчику, а продавец обязан оплатить расходы, связанные с перевозкой товара до названного пункта назначения. |
8.5 | WABC | Автоматизированная информационная система товарного и финансового учёта |
Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица.
201 Лист ознакомления
С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.
должностная инструкция менеджера по закупкамдолжностные инструкции менеджера по закупкамобязанности менеджера по закупкамменеджер по закупкам должностная инструкцияменеджер по закупкам должностная инструкция
Должностные обязанности менеджера в организации
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
Образец должностной инструкции помощника руководителя (2020)
Содержание страницы
Должностная инструкция помощника руководителя дает представление о перечне обязанностей сотрудника, претендующего на обозначенную должность. ДИ — юридически значимый документ. Он состоит из четырех базовых и нескольких второстепенных разделов, а также является одним из наиболее важных внутренних документов компании, регламентирующих трудовые отношения.
Образец должностной инструкции помощника руководителя
1. Основные положения
- Помощник руководителя принимается на работу и освобождается от неё приказом руководителя фирмы.
- Помощник находится в оперативном подчинении у соответствующего руководителя.
- Во время вынужденного отсутствия (болезнь, командировка и пр.) обязанности помощника временно возлагаются на секретаря директора фирмы.
Помощник руководителя должен удовлетворять следующим стандартам квалификации:
- полное высшее образование;
- опыт работы помощником, секретарем или ассистентом руководителя;
- знание основ оргтехники и компьютерных программ;
- хорошее знание делового английского языка.
Помощник руководителя должен разбираться в:
- основных нормах делопроизводства;
- основах ведения переговоров с партнерами фирмы;
- востребованных в офисе компьютерных программах;
- деловом английском языке на уровне, достаточном для помощи директору в переговорах и переписке;
- ведении потока входящей и выходящей корреспонденции в соответствии с общепринятыми деловыми стандартами;
- внутренних документах фирмы, регулирующих вопросы, входящие в сферу своей компетенции;
- иерархии фирмы и её структуре;
- приемах стенографии;
- правилах русского языка в части безошибочного ведения документации;
- правилах пользования оргтехникой;
- стандартах делового этикета.
Помощник руководителя руководствуется:
- действующими законами РФ;
- внутренними документами фирмы;
- пунктами данной должностной инструкции.
2. Функции
Функции помощника руководителя:
- Помощь руководителю в ведении переговоров и проведении совещаний.
- Координация мероприятий с помощниками других руководителей по организации совместных рабочих встреч и совещаний.
- Совместное с секретарем руководителя рассмотрение документов и корреспонденции, а также её первичная обработка.
- Помощь руководителю во встречах и общении с иностранными партнерами.
- Организация оптимального приема посетителей.
- Помощь руководителю в планировании его делового графика.
- Составление резюме и других документов по итогам встреч и совещаний.
- Доведение до работников фирмы распоряжений руководителя в пределах его компетенции.
- Выполнение рабочих поручений руководителя.
- Замена руководителя на встречах на время его вынужденного отсутствия в пределах своей компетенции.
- Отслеживание корректности документооборота в пределах своей компетенции.
- Сбор информации и подготовка документов по распоряжению руководителя, в пределах своей компетенции.
- Обеспечение мероприятий по поддержанию в рабочем порядке кабинета руководителя и его рабочего места.
- Информирование руководителя о возможных проблемах в деятельности фирмы.
3. Ответственность
Помощник руководителя несёт следующую ответственность:
- За ущерб, который понесла фирма из-за его некомпетентных действий, — в пределах, оговоренных в трудовом законодательстве.
- За разглашение внутренних данных фирмы и другие нарушения деловых норм — в пределах, определённых законодательством и документами фирмы.
- За некорректное выполнение рабочих функций — в пределах, определенных соответствующими служебными документами компании.
- За нарушения законов, происшедших в процессе выполнения должностных обязанностей — в соответствии с действующими статьями законодательства.
4. Права
Для выполнения рабочих функций помощник руководителя наделяется следующими правами:
- Информировать руководителя о возможностях оптимизации выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать служебные документы фирмы, в том числе и конфиденциальные, необходимые для успешного выполнения своих функций.
- Получать информацию, в пределах своей компетенции, от других сотрудников фирмы.
- Отдавать распоряжения от имени руководителя, в случаях, когда им было отдано соответствующее непосредственное указание.
- Визировать документы в границах своей компетенции.
- Отслеживать процесс выполнения соответствующих рабочих распоряжений руководителя сотрудниками фирмы.
- Принимать участие в рабочих встречах руководителя.
- Представлять руководителя на деловых совещаниях в случае его временного отсутствия.
- Требовать от менеджмента компании создания условий, необходимых для качественного выполнения своих рабочих обязанностей.
- Получать льготы и вознаграждения в соответствии с правилами организации.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции помощника руководителя .doc
Зачем нужна должностная инструкция
Инструкция является стандартным внутрифирменным документом, касающимся выстраивания рабочих отношений сотрудников. Она позволяет четко определить сферу функций и обязанностей помощника руководителя. Помимо этого, как юридически значимый документ, она помогает определить позиции сторон в возможных правовых спорах.
Для руководителя ДИ, если она грамотно составлена, является хорошим инструментом выстраивания беспроблемных рабочих отношений со своим помощником. А помощнику данный документ помогает идентифицировать спектр своих должностных обязанностей и ответственностей, выполнения которых от него ожидают, принимая на работу.
И для помощника, и для руководителя, инструкция выполняет крайне важную роль, сводящуюся к минимизации последствий рабочих конфликтов.
Что нужно учитывать при написании ДИ
Единая форма должностной инструкции до настоящего времени не прописана в законодательстве. Это открывает для фирм простор для творчества, особенно в описании должностных обязанностей. Однако есть и некоторые общепринятые стандарты написания ДИ, в основном они касаются количества и наименований разделов:
- Общие положения.
- Функции.
- Права.
- Ответственность.
К перечисленным пунктам могут прибавляться и дополнительные, которые включают, к примеру, описание условий труда. Целесообразность их включения определяется руководством фирмы.
Основные положения
Здесь прописывают требования по квалификации для сотрудника. Для позиции помощника важным будет упомянуть опыт обращения с офисной техникой, необходимым набором компьютерных программ, а также, в случае необходимости, хорошее знание иностранного языка. Также в разделе стандартно упоминают о том, кто принимает на работу помощника и кому он подчиняется, а также, чем он должен руководствоваться при выполнении своих функций.
Если у директора несколько помощников, то ДИ лучше составить для каждого из них, указав конкретные индивидуальные обязанности.
Функции
Содержимое данного раздела посвящено возможно более подробному перечислению функций, выполнения которых ожидают от помощника руководителя. Обычно тут расписывают круг обязанностей, близкий к секретарскому, но больше связанный с общением с людьми и меньше связанной с обработкой входящих звонков и писем. Также важно учесть и особенности работы фирмы, так как далеко не везде требуется английский язык.
Во многих компаниях функции помощника руководителя выполняют секретари или ассистенты. Поэтому нужно четко описать, что ожидает от помощника сам руководитель: он будет заменой секретарю или будет выполнять какие-то дополнительные обязанности.
Ответственность
В разделе обозначен спектр ответственности работника за нарушения российских законов и правил фирмы, разглашение данных и другие нарушения. Обычно в разделе нет обозначения конкретных мер ответственности т.к. они могут быть предметно определены лишь в ходе трудовых и юридических разбирательств.
Права
Здесь описывается комплекс прав помощника руководителя. Обычно он довольно стандартен и различается лишь в силу специфики как самой фирмы, так и обязанностей конкретного помощника.
После составления и утверждения инструкции её распечатывают в количестве равном числу помощников. Обычно распечатывают на фирменном бланке, таким образом избавляя себя от лишних хлопот, связанных с внесением данных в документ о фирме и её руководителе. На заключительном этапе проставляются подписи и их расшифровки как самого руководителя, так и его помощника. Также могут быть добавлены и подписи лиц, с которыми согласовывается данное назначение. В этом документе печать фирмы не обязательна.