Премия по kpi что это: Cистема премирования на основе KPI – грамотное премирование и оплата труда

Автор: | 07.12.2020
Нет комментариев

Содержание

Cистема премирования на основе KPI

Понятие KPI

Миф: это система оплаты труда, завязанная на выполнении установленного работнику плана продаж. То есть при достижении установленного результата и превышении его сотруднику выплачивается бонус в процентном соотношении с результатом сверх плана.

Реальность: это система премирования сотрудников, основанная на учете ряда ключевых показателей результата деятельности работника. Расчет премии по системе KPI действительно невозможен без назначенных «констант» базы и нормы и фактического результата. Однако способ пересчета на деньги тут несколько сложнее, чем просто процентная зависимость. Суть в том, что понятие «плана» не ограничивается только одной цифрой. Плановых показателей всегда несколько. Корреляция с денежным вознаграждением не всегда процентная. Премия может быть фиксированной и динамичной или объединять и то, и другое.

Правильно внедренная и используемая система KPI позволяет контролировать и измерять эффективность не только конкретного сотрудника, но и всего отдела, и всей организации в целом. То есть это не только система премирования, но и в более широком смысле инструмент оценки деятельности компании.

Основные понятия:

База – это минимально возможный показатель результата, назначенный опытным путем. При отсутствии такого результата стоит поставить под сомнение квалификацию и усердие работника.

Норма – это средний показатель, который должен быть достигнут при отсутствии форс-мажорных обстоятельств.

Цель – желаемый результат, к которому нужно стремиться.

Без постановки цели невозможно применение методики KPI.

Чем измерить результативность деятельности

Миф 1: Раз в год/месяц/квартал руководитель дает показатель, к которому нужно стремиться. При достижении этого показателя и его превышении сотрудник может рассчитывать на премию. Размер премии зависит от превышения показателя.

Миф 2: По окончании установленного периода руководитель оценивает результат деятельности сотрудника на свое усмотрение. Если сотрудник работал хорошо, на него никто не жаловался, он успевал выполнять все поручения и не ошибался – руководитель назначает премию.

Все это однозначно способы мотивации сотрудников. Но они не включают применение системы KPI.

Реальность: Разработать KPI невозможно без глубокого анализа конкретной сферы, коллектива, размера бизнеса, условий труда. Ключевых показателей несколько, и они работают в совокупности. При этом у каждого показателя должен быть собственный удельный вес в формировании общей картины.

Допустим, мы говорим о привычных продажах. Принесенная менеджером прибыль – только один из критериев оценки. Она может иметь высокий удельный вес – 40%. Дополнительные показатели определяет разработчик системы, анализируя, какая именно работа данного сотрудника приносит прибыль компании. Это может быть соотношение количества рекламаций к общему объему продаж, отсутствие убыточных сделок, прирост новых клиентов, количество исходящих звонков по показаниям CRM и т.д. Суммарный удельный вес всех показателей, естественно, должен составлять 100%.

Важно: каждый критерий имеет четкий количественный и измеряемый показатель нормы, базы и цели. Суть применения KPI – объективность. Это не сегодняшнее настроение начальника, не общее благополучие компании, а конкретные показатели деятельности конкретного сотрудника, для которого рассчитывается премия. Причем эти показатели должны быть рассчитаны и объявлены до начала оцениваемого периода.

Назначение нормы, базы и цели также должны быть реалистичными и основанными на имеющемся опыте.

Как это работает

Основная идея – измерение успехов в эквиваленте денежной мотивации. Будет ли это фиксированная выплата при достижении цели либо процентная зависимость от превышения нормы – это уже вопрос методологии.

Разработка методов оценки включает составление формул для подсчета, которые помогут определить конечный доход сотрудника, оперируя прозрачными для него цифрами показателей за период.

Например, распространена следующая формула:

Результат = (фактический показатель – база) / (норма – база) х 100%.

Эта формула основана на зависимости результата от нормы. Так рассчитывается каждый показатель. Затем нужно определить с помощью удельного веса, выраженного в процентах, средний коэффициент результативности сотрудника. Если результат достигает 100% – норма выполнена. Если превышает – начинает работать система премирования.

Важно знать: не путайте окладную часть и премию. Если KPI будет влиять на окладную часть, это может привести к обратному эффекту демотивации. К тому же трудовое законодательство указывает вполне четко ситуации, когда можно применить штрафные санкции. Невыполнение установленной нормы к ним не относится.

Кому подходит KPI

Миф: такая система премирования подходит только тем сотрудникам, которые напрямую влияют на прибыль компании. Их результативность можно подстегивать планами продаж и приростом заказов.

Реальность: система KPI применима к любому звену и сотруднику компании. Главное – понимать, по каким критериям объективно оценить труд и результат труда на данной должности. Здесь важно применить гибкость. Например, если речь идет о сотруднике бухгалтерии, логично одним из показателей учесть количество проведенных в программе документов. С другой стороны, обработка одного документа может занять минуту, другого – 20 минут. В одном месяце может быть 40 накладных на одного сотрудника. В другом – 80. Нужно придумать объективную систему оценки. Например, удельный вес введенных номенклатурных позиций от общей массы за период. А также автоматизировать такую систему учета, которая позволит определить, сколько позиций ввел каждый бухгалтер.

Вы скажете: такие автоматизированные системы учета – дополнительные затраты. И это правда. Поэтому в каждом бизнесе на каждой должности нужно принимать решение, правильно ли будет применять именно такую систему премирования. Или, например, бухгалтеру достаточно фиксированной премии при отсутствии ошибок, которые проверяет главный бухгалтер.

Однозначно, система KPI отлично работает там, где важны количественные показатели: в продажах, на производстве, в некоторых областях сферы обслуживания.

Что учесть при разработке системы премирования

Миф: результаты предыдущего периода/прошлого сотрудника/конкурентов.

Реальность: При разработке системы нужно учесть множество факторов, индивидуальных для вашего бизнеса. Кроме того, скорее всего, на практике, в процессе «обкатки», какие-то показатели придется менять/отменять/добавлять. Менять удельный вес и перекраивать всю систему. Это неизбежно и необходимо по той причине, что вы ориентируетесь на результат. Ваша цель – не сделать сотрудников богатыми и лояльными к компании, а получить прибыль. То есть если методика работает неправильно, то сотрудник получает премию, а компания не получает прибыль. Или наоборот. Сотрудники очевидно понимают, что приносят пользу компании, но при этом не получают своего бонуса. На какие мысли это наводит? Правильно. Бежать к конкурентам с вашими идеями и клиентами.

Но есть общие факторы, которые невозможно игнорировать при разработке системы KPI:

  • премиальный фонд;
  • сезонные показатели;
  • статистика при одинаковых условиях;
  • общая ситуация на рынке;
  • квалификация персонала.

Не бойтесь внедрять новшества методом проб и ошибок, качественно разработанный KPI вознаградит ваше терпение и усилия завидными результатами работы и высокой прибылью.

KPI в зарплате. Примеры в 2019 году

   

Автор: Наталия Зимина, кадровый специалист

Выполнение KPI (ключевых показателей эффективности) — главный критерий оценки результатов работы сотрудника на предприятиях, использующих «западные» системы мотивации работников и расчета переменной части заработной платы. В чем суть «кипиай» и как грамотно их использовать в управлении персоналом?

Что такое KPI простыми словами 

KPI (расшифровка Key Performance Indicator) — это ключевой индикатор выполнения. Проще говоря, это показатель достижения результата в той или иной деятельности, который возможно оцифровать и измерить.

Мотивационная система KPI — в русской версии иногда используют аббревиатуру КПЭ (ключевые показатели эффективности) — индикатор эффективности и успешности выполнения поставленных целей. Задача этой системы — направить действия сотрудников всех подразделений в едином направлении при помощи выполнения конкретных показателей. КПЭ каждого отдельного работника определяет эффективность выполнения его конкретной работы и находит финансовое отражение в его заработной плате, а в общем направлен на решение бизнес-целей всего предприятия.

Ключевые параметры можно разделить на два типа:

  1. Оперативные, которые полностью отражают действующую деятельность предприятия и позволяют решать задачи в связи с изменчивыми условиями.
  2. Стратегические, которые отражают работу предприятия за весь период и позволяют вводить коррективы плана на следующий рабочий период.
Выделяют следующие виды KPI:
  • KPI затрат — иллюстрируют сумму затрат;
  • KPI эффективности — характеризуют отношение полученного результата к затратам;
  • KPI функционирования — оценивают соответствие какого-либо процесса заданному алгоритму;
  • KPI производительности — оценивают отношение результата ко времени, потраченному на его достижение;
  • KPI результата — показывают, какой результат получили.
Последний показатель имеет наибольшее значение в управлении персоналом, так как он показывает, каких результатов достигают работники в результате своей трудовой деятельности. Также KPI результата используется при расчете премиальной части зарплаты, если на предприятии установлена соответствующая система оплаты труда.

Что такое KPI в зарплате

Разрабатывая и внедряя параметры эффективности при оплате труда, необходимо четко понимать, какие цели преследует компания. Эти цели должны иметь конкретные признаки, а для постановки целей необходимо использовать глаголы и цифры.

Например:

  • увеличить оборот на 20 %;
  • занять 5 место по узнаваемости бренда среди производителей данного товара;
  • снизить логистические издержки на 15 %;
  • увеличить рентабельность продаж на 25 %;
  • снизить среднее время обработки заявки до 5 минут; повысить количество просмотров сайта на 1000;
  • обработать большее количество адресов в единицу времени и т. д.

Любая мотивационная система должна быть направлена на увеличение интереса к работе и качеству реализуемых показателей. Но нужно понимать также, что не все подразделения могут влиять на реализацию бизнес-целей компании. Например, секретарь или бухгалтер. Но и для таких сотрудников можно установить критерии эффективности их работы. Только привязывать их не к общим бизнес-целям, а к реализации целей и задач подразделения.

У секретаря это может быть: качество обработки входящей и исходящей документации, скорость ответа на входящие звонки по телефону, а у бухгалтера — время обработки документов или качество взаимодействия в вопросах документооборота с бухгалтерами контрагентов.
Внедрение системы KPI предусматривает:

  • четко сформулированные цели, стоящие перед бизнесом; разработку самого низкого и высокого показателей эффективности;
  • правильное распределение полномочий и обязанностей среди сотрудников;
  • определение, как и на какие индикаторы для достижения целей влияет каждое подразделение; выяснение, на что именно в рамках подразделения может влиять сотрудник компании;
  • поиск и формулирование конкретных индикаторов для каждого работника;
  • создание нового алгоритма начисления заработной платы с учетом КПЭ.
При внедрении системы KPI целесообразно вначале внедрить ее в качестве пилотного или тестового проекта в одном отделе, чья работа оказывает непосредственное влияние на финансовые показатели фирмы (например в отделе продаж). А потом уже, после исправления возможных ошибок, распространить ее действие на все остальные подразделения. В случае изменения условий внешней рыночной среды или изменения стратегии и целей компании индикаторы KPI обязательно пересматриваются.

Важно, чтобы разработкой системы KPI не занимались только сотрудники одного отдела, например отдела персонала. Это должна быть командная работа руководителей всех подразделений, чтобы не ошибиться в определении ключевых параметров. В рамках отдела необходимо разрабатывать систему сверху вниз, т. е. сначала руководителю, а потом уже его подчиненным, чтобы цели и задачи в рамках подразделения были едиными. А не получилось бы, что, например, руководитель отдела должен увеличить продажу низкорентабельных позиций, а менеджеры получают процент от продажи позиций с высокой доходностью. При таких показателях менеджеры вообще не заинтересованы продавать позиции с низкой доходностью, и задачи руководителя будут трудновыполнимы.

В правильно построенной системе каждый коэффициент KPI — это четко продуманные и определенные величины.

Также очень важно понимать: оклад KPI — что это. У одного сотрудника не должно быть много индикаторов, за которые он отвечает (3-5 — самое оптимальное количество). У каждого показателя должна быть определена его финансовая стоимость, которая будет отражена в зарплате. Также рекомендуется сохранять оклад работника, а мотивационный компонент делать дополнительным, а не частью бывшего оклада.

Разработка KPI, правила и принципы внедрения:

  • показателей не должно быть много;
  • каждый индикатор должен быть измерим;
  • затраты (временные и финансовые) на измерение параметра не должны превышать его стоимость.
При внедрении новой системы оплаты труда нужно быть готовыми к сопротивлению со стороны работников. Зачастую сотрудники предполагают, что их хотят лишить зарплаты, а не увеличить их доход, боятся не выполнить новые установленные нормативы и потерять работу совсем. Очень важно объяснить работникам, на что направлена данная разработанная система, каких результатов ожидает от них руководство. И понимать, что цели, определенные руководством, могут оказаться для сотрудников кардинально противоположными тому, что они делали до этого. Особенно трудно привыкают к подобным нововведениям работники «советской закалки», привыкшие к другим системам мотивации и оплаты труда.

В целом разработка системы KPI — очень неоднозначная тема для любого руководителя. Этот процесс может оказаться достаточно затратным и болезненным для сотрудников, но при правильном подходе является отличным инструментом мотивации и стимулирования работников к труду.

Как оценивать выполнение

Оценка выполнения поставленных задач — это важный элемент работы данной мотивационной системы. Нормативы рядовых работников должны быть прозрачными в оценке, чтобы человек сам мог понимать в течение учетного периода, выполняет он их или нет, а не узнавать об этом по факту окончания периода. У руководителей могут быть индикаторы, на определение реализации которых может понадобиться время, например % от рентабельности продаж компании. Но в течение месяца работник должен понимать, в каком направлении он движется, и иметь возможность по другим показателям оценивать свою текущую работу.

В крупных компаниях оценка выполнения обычно автоматизирована, и результаты определяются «с кнопки». В небольших компаниях оценкой результатов занимаются либо руководители, либо представители отдела персонала. На основании выполнения показателей и начисляется премия. Обычно используется следующая формула расчета:


где:

  • вес KPI — вес каждого показателя системы в общей сумме, равной единице. Максимальный вес отдается максимально значимому показателю. Например, основным достижением менеджера по продажам будет являться увеличение суммы продаж;
  • план — плановый результат, которого должен достичь работник;
  • факт — фактически достигнутый результат.

Наиболее удобно считать показатели с помощью таблицы следующего вида:

Ключевые идентификаторы    Вес KPI    Цель   Факт Индекс KPI
KPI 1 0,5  20 % 22 % 0,550 
KPI 2 0,25 20% 17% 0,212
KPI 3 0,25 20% 30% 0,375

1

 Коэффициент результативности    1,137

Рассчитав индекс по каждому индикатору, можно сразу увидеть, с выполнением каких именно задач у работника возникли проблемы и как это сказалось на общих итогах его трудовой деятельности за отчетный период.

Для определения целесообразности премирования и расчета премиальной составляющей заработной платы используют общий коэффициент результативности, представляющий собой сумму всех индексов.

Если он больше единицы, то это свидетельствует о перевыполнении поставленного плана, а значит, работника можно премировать.

Такой подход позволяет сделать процесс распределения бонусов более прозрачным и понятным как для работника, так и для руководящего персонала компании, распределяющего премии.

Помимо выплаты премии, работника можно поощрить и каким-либо другим образом. Например, предоставить внеплановый выходной, передать ему более перспективный проект, включить в кадровый резерв на вышестоящую должность и пр.

Оптимально скомбинировать материальное и нематериальное стимулирование. Именно такая мотивационная система позволит работникам хорошо и эффективно трудиться, а компании — достигать высоких финансовых результатов.

Плюсы и минусы системы KPI

Плюсы (и, как следствие, достижение целей):
  • возможность сотрудника влиять на свою зарплату;
  • ответственность работника за свой участок работы и прозрачность задач;
  • участие сотрудника в достижении общей цели компании;
  • возможность корректировки целей руководителем в процессе работы;
  • взаимодействие руководителя с подчиненным в более плотном режиме.

Минусы (и, как следствие, демотивация работника):
  • недостижимость выполнения поставленных параметров;
  • малая доля каждого индикатора в общем бонусе из-за их большого количества;
  • трудозатратность внедрения системы;
  • неравномерность решения задач в связи с некорректным определением стоимости нормативов.

KPI-примеры для разных должностей

Необходимо очень четко понимать, говоря о KPI, что это такое при оплате труда. Для разных должностей даже для достижения одной и той же цели необходимо использовать разные показатели.

Рассмотрим примеры показателей для реализации цели «увеличение рентабельности (дельта между доходной и расходной частями) продаж» в компании, которая продает конфеты.

Что такое матрица KPI

В интернете можно встретить разные трактовки данного понятия. Иногда используется понятие «матрица KPI — cоглашение о целях». Но наиболее точная трактовка — матрица эффективности.

Данная таблица содержит показатели системы KPI работника, плановые и фактовые значения, а также коэффициент KPI по каждому пункту. Итоговое среднее значение в данной матрице отражает эффективность работника в его деятельности в рамках поставленных задач и определенных для его должности показателей.

Пример матрицы KPI для вышеуказанных работников компании, которая продает конфеты, в рамках определенных для них показателей. 

Источник

Что такое KPI и как с ними работать

Сегодня многие компании пытаются заставить своих сотрудников работать по системе KPI ( Key Performance Indicators — ключевые показатели эффективности). Какие денежные плюсы и минусы KPI?

Цель — одна, задачи — разные

KPI — система показателей, с помощью которой работодатели оценивают своих сотрудников. Она имеет много общего с обычным плановым подходом. С одним серьезным отличием: показатели работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим KPI всей компании (таким, как прибыль, рентабельность или капитализация). Цель системы — сделать так, чтобы действия сотрудников из разных служб не были противоречивыми и не тормозили работу специалистов из других подразделений. Каждый вносит вклад в общее дело, работает на достижение стоящих перед ним целей и в результате получает бонусы за их выполнение.

Работа по KPI позволяет специалистам лучше понимать, что им нужно делать, чтобы быть эффективными. Под «эффективностью» понимается не только объем работ, проделанный за единицу времени, но и польза, полученная компанией от деятельности сотрудника.

В каждом департаменте общие KPI компании «дробятся» на более мелкие — персональные. Ключевых показателей для каждого не должно быть много. Хватит трех-пяти четко сформулированных KPI. Главное — чтобы каждый из них можно было легко измерить. Пример показателей одного из менеджеров по продажам: «объем продаж не ниже…», «количество новых клиентов не меньше…», «размер среднего контракта по клиенту в пределах…», «уровень знания английского не ниже…».

Мерило результата

В крупных западных компаниях, где все прописано и детализировано до максимума, работа по системе KPI — хороший вариант для сотрудников. Специалист понимает, сколько, за что и когда он получит сверх оклада. И что входит в его оклад. Четкая, документированная информация о том, чего работодатель ждет от тебя, очень упрощает работу. Каждый сотрудник имеет персональные задачи и сроки их выполнения, а компания регулярно с помощью оценки контролирует его работу.

Во многих компаниях, помимо ежемесячного контроля, результаты всех KPI берутся за основу ежегодной оценки эффективности работы персонала. После проведения годовой оценки дирекция по персоналу составляет списки наиболее перспективных специалистов для зачисления их в кадровый резерв компании и повышения в должности.

Но если иностранцам в разработке целей помогает «головной офис», то отечественные работодатели, чтобы определить цели и задачи своих специалистов, поступают по-разному. Одни приглашают консультантов, другие обходятся собственными силами: цели прописывает дирекция по персоналу. Поскольку ни первые, ни вторые особенностей работы каждого конкретного спеца не знают, бывает, что показатели формулируются неточно.

«На выходе» сотрудник сталкивается с тем, что его KPI оказываются невыполнимыми. Или, наоборот, такая система позволяют спецу найти законные «лазейки», чтобы особенно не напрягаться. IT-директор промышленного холдинга Александр вспоминает, что до внедрения KPI подчиненные ему «сисадмины» решали проблемы пользователей «по первому звонку». Теперь же, когда раздаются звонки типа «Помогите! Комп завис!» они реагируют «по-буржуйски». Требуют, чтобы написали заявку с сутью проблемы и передали ее старшему «сисадмину». Затем ее ставят в очередь на выполнение. «Да, я мог бы сделать это за три минуты, но это же нигде не будет зафиксировано. Какое мне дело до затруднений других сотрудников и подразделений? Оценивать-то меня будут по KPI, на достижение которых я мотивирован».

Плюс бонус

Описываемая система хороша для сотрудников, результат работы которых более всего влияет на финансово-экономические показатели предприятия. В торговых фирмах это, прежде всего, топ-менеджеры и менеджеры по продажам, в рекрутинговых конторах — консультанты по подбору персонала.

Менеджер по коммуникативным вопросам Елена говорит, что в ее компании выполнение целей сотрудником влияет и на индивидуальный размер ежегодного пересмотра заработной платы: чем выше оценка — тем выше процент роста зарплаты. «Ежегодный бонус менеджеров состоит из двух переменных, которые зависят от результатов выполнения индивидуальных целей и от достижения показателей работы компании. Такой подход стимулирует более качественно выполнять функциональные обязанности.

Для сотрудников из разных подразделений размер бонуса, на который влияет KPI, может колебаться от 20% до 100% оклада.

При этом формула начисления самого бонуса достаточно сложная: в ней учитываются количество KPI, коэффициент выполнения каждого из них, а также его «вес», то есть коэффициент влияния (чем важнее для компании показатель, тем «вес» выше).

Если шкала KPI составлена некорректно, результата от нее будет немного. Например, если KPI слишком много, влияние каждого на размер общего бонуса будет невелик. Экономист Людмила говорит, что сначала у нее было примерно 20 KPI, но через год их сократили до пяти. «На большинство показателей приходилась незначительная доля бонуса, а для меня потеря 5% в бонусе не представляла особой значимости. 20-процентный вес KPI мотивирует гораздо эффективнее», — признается она.

Недостатки системы

Один из главных минусов KPI заключается в том, что если подразделение плохо сработало, в зарплате могут потерять сразу все его сотрудники. Ведь персональные KPI связанны с ключевыми показателями всего отдела. При систематическом недостижении плановых показателей сотрудник может быть понижен в должности. Поэтому KPI заставляет всегда быть в форме. Кто не выдерживает этого ритма, тот уходит сам.

К недостаткам работы в системе ключевых показателей относится то, что не все сотрудники могут напрямую влиять на стратегические KPI компании. Если бонус зависит от чистой прибыли и продаж, вряд ли, сидя в офисе, секретарь или экономист смогут на него повлиять.

Очень часто в украинских компаниях система мотивации по KPI является «однобокой»: все, что сотрудник перевыполнит, — это просто хорошо выполненная работа, за которую он получает зарплату, а за недовыполнение его лишают какой-то части оклада. Или другой вариант: система ключевых показателей внедряется, а привязка к программе мотивации работы сотрудников не происходит.

Работу технических специалистов (бухгалтеров, инженеров, программистов) проще описывать должностной инструкцией. А подобрать для них справедливую «линейку» очень сложно.

И еще. Нужно учитывать, что планирование и расчеты KPI отнимают время. Начальник отдела логистики транспортной компании Роман недоволен тем, что введение этой системы обернулось для него дополнительными часами работы. «Теперь по окончании каждого месяца мне приходится тратить время на выставление и подсчеты KPI всех своих подчиненных. Все показатели приходится согласовывать с дирекцией по персоналу. При этом за вычисление размеров бонусов премию мне не доплачивают», — жалуется он.

Переход на систему KPI обычно сопровождается волнениями среди сотрудников: одни нововведение «тихо саботируют», другие полностью не принимают его и покидают компанию. Сложно сразу поменять свои привычки, порядок выполнения функций, привыкнуть к новым условиям оплаты труда.

Бывший региональный менеджер кондитерской компании Андрей вспоминает, что когда ему поставили цель «продавать не много дешевых конфет, а много дорогих», пришлось поменять многое и в своей работе. Мешало непонимание новшества коллективом и партнерами. Пока он переучивал своих подчиненных, часть людей ушла. А когда вел переговоры с торговыми сетями, исходя из новых целей компании, его вынуждали соглашаться на более жесткие условия.

Новым сотрудникам проще, чем старожилам. Если HR-менеджер доступно растолкует новичку, за что в компании платятся бонусы, тот, скорее всего, нормально воспримет работу по этой системе.

Плюсы и минусы работы в системе KPI

ЗА KPI:

  • Размер бонуса сотрудника напрямую зависит от выполнения его персональных KPI
  • За каждым закреплена ответственность за определенный участок работы
  • Сотрудник видит свой вклад в достижении общей цели компании

ПРОТИВ KPI:

  • Из-за слишком большого количества KPI в общем бонусе доля каждого из них мала
  • Слишком большой вес одного из показателей ведет к перекосам в работе
  • Реально недостижимые KPI демотивируют работу сотрудников

Итого: Система KPI сулит специалистам четкие цели работы и прозрачные бонусы. Но показатели могут оказаться недостижимыми, а переход на такую систему — болезненным.

 Деньги.ua

KPI что это такое простыми словами

Просмотров: 12.4k нет комментариев
АВТОР:
Дмитрий Стадник

Пришла пора затронуть глубокую тему. KPI что это такое простыми…

  • Консалтинг
  • Маркетинг

KPI что это такое простыми словами — инструкция как рассчитать

Пришла пора затронуть глубокую тему. KPI что это такое простыми словами, зачем это нужно, стоит ли внедрять все это дело лично вам и так далее. Звучит странно, но большинство предпринимателей до поры до времени не задумываются о внедрении системы кипиай для оценки производительности своих сотрудников.

Дескать это трудозатратно, непонятно зачем нужно, да и вообще как можно измерить то, что порой не поддается измерению? Но вся ситуация усугубляется еще и тем, что если что-то нельзя измерить, то эффективность такого звена в бизнесе будет равна нулю, а то и ниже.

К примеру, если предприниматель не считает конверсию, затраты на рекламу или же он попросту не знает цену, которую он может платить за одного лида, то эффективность привлечения клиентов по платным канала трафика в таком бизнесе нельзя вычислить. А значит, это самое слабое звено в бизнес-процессе и оно приносит стабильный убыток.

Но ладно, реклама в интернете — это четкие цифры, которые при желании можно взять под контроль через неделю, другую, если есть достаточно мотивации. Но что делать с должностями, у которых нет четких результативных показателей? Для этого самые светлые головы менеджмента и внедрили кипиай.

Что такое KPI и зачем он нужен простыми словами

Как быть, если я все могу? Что делать, если лучше профессионала чем я сам, нет в радиусе 1000 км? Подобными вопросами задается любой предприниматель рано или поздно при развитии своего дела. И такой переход от самозанятого ремесленника к владельцу бизнеса происходит достаточно сложно.

Связано это с несколькими внутренними убеждениями. Вот некоторые из них.

Главные убеждения при делегировании

  1. Сотрудники будут делать работу не так качественно, как лично я
  2. Помимо того, что продукт будет не на том уровне по качеству, что и раньше, работники будут срывать сроки по договору.
  3. Самое важное. Им придется платить заработную плату.
  4. Себестоимость продукта увеличивается. И тут есть два пути: либо получать меньше прибыли, либо повышать цены.

Так вот, как только на все эти убеждения у предпринимателя появляется ответ “Ну и черт с ним!”, именно это и становится первым шагом на пути к делегированию. А дальше возникает следующая проблема.

Кому из сотрудников нужно платить больше, а кому можно меньше? Давайте обратимся к истории, которая, как обычно, знает все. С древних времен существовал самый верный способ оценки работника.

Немного истории

Некоторые современные менеджеры с иронией называют его “султанским”. Это когда феодал определял степень выполнения обязанностей работника исходя из своего личного настроения. Ну например, вчера королем было выпито много вина на званом балу, поэтому сегодня всем работникам в пришлось отрубить голову из за того, что розы оказались белыми, а не красными.

Метод султана в kpi

Султанский метод это когда у вашего начальника плохое настроение, то есть все шансы, что в конце месяца зарплата будет урезана. При этом, совершенно не важно насколько хорошо или плохо выполнялись обязанности.

В последней работе по найму со мной были случаи, в которых штрафовали тогда, когда казалось должно быть все наоборот, ведь я сидел в этом месяце допоздна и доделывал очередной срочный проект.

Кто придумал KPI

Так вот, был такой социолог Макс Вебер, который определил такой подход в определении продуктивности труда как совершенно порочный, и придумал другой метод. Назвали его меритократическим.

Это когда сотрудника оценивают по реальным, утвержденным заранее, показателям, а не основываясь на эмоциональном состоянии начальника.

Yourselfbranding

Уже дальше эта система отрабатывалась менеджерами многих стран и обрастала конкретикой. Так, в последствии, появился прообраз KPI.

KPI (от англ.- “Key Performance Indicators”) — это согласованные критерии, благодаря которым можно отследить уровень соответствия проделанной работы сотрудником или целым отделом, относительно поставленных стратегических задач. Данная аббревиатура в переводе означает “Ключевые показатели эффективности”.

Пожалуй, более простыми словами объяснить сложно. Но давайте попробуем разжевать эту тему тщательнее.

Универсальные виды и категории

Логично возникает вопрос, а какие виды KPI существуют и от чего они зависят? На самом деле система кипиай, в большинстве случаев, индивидуальна под конкретный вид бизнеса. Критерии и коэффициенты для расчета продуктивности труда берутся те, которые наиболее важны в каждом конкретном случае.

К примеру, когда я работал торговым специалистом, то у нас эта система вообще называлась по другому. TQM — trade market quality. Главное в ней было процентное присутствие товара на полках магазинов, которые обслуживал торговый представитель, а не сгенерированное количество продаж.

kpi для торгового представителя

Но фишка в том, что если продавец даже при наличии товара забыл выложить его на полку, то это все фиксировалось супервизером и прямо влияло на уровень полученной зарплаты в конце месяца. Но это уже отдельная история).

Давайте все же попробуем разложить KPI  на основные группы.

Индикаторы затрат

Показывают количество потраченных ресурсов на достижение цели и их отклонение от запланированных показателей

Индикаторы производительности

Сюда причисляют показатели, которые так или иначе относятся к соотношению затраченных ресурсов и достигнутого результата. Под ресурсом понимаем финансы, людей и время.

Индикаторы результата

Здесь учитываются результаты выполнения менеджером проекта поставленных задач, их отклонение от запланированных. А также рассчитываются вторичные полученные выгоды. Это дополнительные “плюшки”  после проделанной работы.

Индикаторы продаж

Эти показатели демонстрируют эффективность отдела продаж, а также каждого отдельно взятого продавца. Главным коэффициентом принято считать конверсию между входящими лидами и закрытием продаж.

В некоторых компаниях дополнительно рассчитывают объем денег, которые приходятся на одного продавца, средний чек, а также количество позитивных отзывов со стороны клиентов. Но это дополнительная опция.

Кстати, чуть не забыл. KPI может применяться к трем категориям участников бизнес-процесса:

  1. Индивидуальный KPI. Лично для каждого отдельного сотрудника
  2. Командный KPI. Для рабочей группы или отдела.
  3. Проектный KPI. В целом по запущенному проекту.

На самом деле видов KPI появилось очень много, всех и не сосчитаешь. Сейчас есть достаточно специфические показатели, которые появились благодаря интернет-маркетингу. Например, Процессный KPI, KPI внешней среды или же скорость выполнения итерации отдельным сотрудником.

Переходим непосредственно к просчетам.

Пример расчета KPI на практике

В интернете можно найти массу практических примеров, где подробно расписано как можно рассчитать KPI. Но все эти примеры не то, чтобы объясняют как же считать эти показатели, но и наоборот, запутывают простого человека.

kpi для отдела продаж

Задача данной статьи — рассказать все о KPI простыми словами, чтобы было понятно даже десятикласснику. Поэтому берем обычный пример индивидуального кипиай для торгового представителя розничной компании.

Определяем основные показатели

Для продавца это будут следующие критерии:

  1. Количество обработанных лидов
  2. Количество закрытых сделок

Понятно, что сюда можно добавить и количество повторных продаж и число новых заказчиков и показатель хороших отзывов и так далее. Но мы же за простоту знаний. верно? Поэтому данный пример KPI торгового представителя будет в облегченном виде.

Анализируем данные

Далее смотрим на фактические цифры и те, которые были запланированы. Допустим продавец должен был обслужить 150 лидов и совершить 37 продаж. Но по факту было обработано 160 заявок и получено 30 чеков.

Эффективность рассчитывается по следующей формуле:

Формула расчета KPI

В итоге получаем, что по первому показателю эффективность 106%, а по второму — 81,08%.

Рассчитываем общий показатель KPI

Общий коэффициент считается исходя из средних арифметических данных. Берем сумму всех показателей и делим на количество этих показателей.

Формула расчета общего KPI

В нашем случае 106+81,08/2=93,53 или 0,9353 в десятичном выражении.

Расчет заработной платы

Допустим у торгового представителя средняя заработная плата составляет 1000$ из которых 500$ — фиксированный оклад, а еще 500$ — премиальные при 100% выполнении всех показателей.

Считаем количество премиальных: 500$*0,9353 = 467,65$. Как видим, премия в этом месяце ниже, чем обычно, так как эффективность торгового специалиста ниже, чем была запланирована.  Итого полученной заработной платы: 967,65$

Важное уточнение

Если бы мы брали более сложную систему KPI, то в таком случае у каждого из показателей следовало бы определить приоритеты. Они определяется весом коэффициента.

Например, если конверсия является самым важным критерием, то вес данного показателя равен 1,0. Или если количество отзывов играет незначительную роль в работе торгового представителя, то для данной величины ставим вес 0,2.

Допустим зарплата зависит от количества положительных отзывов. У оператора телефониста 20 положительных отзывов, а было запланировано 10. Получается, что эффективность по данному показателю будет равна 200% (фактическое делим на планируемое и умножаем на 100%), что в десятичном выражении 2,0. И по идее количество получаемой премии нужно умножить на 2,0

Влияние KPI на заработную плату

Но данный показатель умножается еще на 0,2, потому что для него стоит соответствующий приоритет, выраженный в весе коэффициента. В итоге, вместо 2,0 имеем цифру 0,4. Она и будет влиять на конечное количество премии по данному показателю.

Быть или не быть, вот в чем вопрос

Представим себе, что в вашем бизнесе работает 5 человек. И вы приблизительно знаете кто и чем занят на протяжении месяца. Более того, вам также известен уровень работоспособности и качество работ каждого специалиста.

В конце месяца можно приблизительно каждому из сотрудников насчитать премию или штраф за невыполнение запланированного объема работ. Ну а что если работников значительно больше чем 5?

Естественно, что без четко выстроенной системы подсчета показателей невозможно контролировать эффективность труда и прогнозировать результаты заранее. А вот еще плюсы от внедрения кипиай.

Преимущества KPI

  1. Возможность влиять на работу сотрудников. Не нужно стоять у каждого из них над душой, если все будут знать за что они получают деньги.
  2. Четкое понимание того, кто что делает в данный момент времени.
  3. Раннее выявление саботирующих процесс работников.
  4. Возможность внесения оперативных корректив в бизнес процесс

Ну и самое главное, KPI это отличная возможность прогнозировать результаты всего бизнес-проекта. Начиная с затрат и заканчивая количеством привлеченного денежного ресурса. Но, как и у всякой системы, здесь также присутствуют свои минусы.

Минусы KPI

  1. Поскольку это количественный показатель, иногда сложно оценить качественную сторону процесса. Например, насколько хорошо упаковщик расфасовал конфеты по коробкам.
  2. Вся эта штука внедряется очень сложно и дорого. Иногда таблички в Эксель более чем достаточно, чтобы сотрудники были счастливы работать.
  3. Признаюсь честно, что в странах постсоветского прошлого очень мало специалистов, которые смогут внедрить систему KPI грамотно.
  4. Нештатные ситуации. Вернее неспособность их учитывать в большинстве случаев.

И давайте говорить честно). Практика показала, что как только внедряется подобная система, то это вызывает массу волнений в рядах сотрудников. Большинство из них будут всячески саботировать новые инструкции.

Yourselfbranding

Это может сказаться как на внутренней обстановке в коллективе, так и на производительности труда в целом. Но учитывайте что , есть такие ниши, в которых KPI вообще очень сложно внедрить. Например в дизайне интерьера или веб-дизайне. В общем, сюда отнесем все то, что связано с так называемыми творческими профессиями.

Типичные ошибки внедрения KPI

Многие предприниматели при внедрении KPI в своих проектах, рассчитывают на то, что это поможет сэкономить фонд заработной платы. Дескать, эта система, которая поможет с каждого торта отрезать по кусочку на черный день.

Что же, в какой то мере это правда. Но ставить главной целью снизить заработную плату своих сотрудников при внедрении KPI — порочная практика. Она не заканчивается ничем хорошим.

И волки сыты, и овцы целы

Нужно чтобы работники были рады введению такой системы показателей, иначе от этой затеи ничего хорошего не получится. KPI это не про снижение фонда заработной платы. Это про более эффективное его распределение.

выполненные показатели kpi

Объясните своему сотруднику что теперь его сосед будет получать меньше, если не будет выполнять план, а он, в свою очередь, получит больше денег за перевыполнение показателей.

Хочу Бентли, но могу купить Ладу

Если вы думаете, что внедрив KPI можно требовать от людей того, чего они раньше не делали, то вы конечно правы. Но не требуйте сразу от персонала слишком завышенных результатов.

При внедрении KPI вначале планируются средние показатели компании. Они могут быть незначительно повышены уже в ходе выполнения плана следующего периода. В любом случае помните о том, что у человеческого ресурса есть свои ограничения.

Дядя Ваня напел

Но лично не слушал. Это я о совершенно случайных показателях, которые приходилось встречать. В одной компании был введен KPI на дресс-код, можете себе такое представить? Не завязал правильно галстук и минус 25% от з/п имеешь).

Не вводите в KPI те показатели, которые не влияют на размер получаемой прибыли компании, иначе это будет действительно выглядеть как высокоточная система штрафов, а не эффективности.

Это все не просто

Для начала, внедрением KPI должен заниматься специалист с опытом работы в данной сфере. А еще все расчеты и формулы должны проводиться как можно проще.

Чем проще будет система поощрения и штрафов, тем более понятнее она будет не только для того, кто будет заниматься ее дальнейшим обслуживанием, но и непосредственно сотрудникам.

Этапы внедрения системы KPI

Первое, с чего следует начинать внедрение KPI на предприятии, это с душевного разговора с сотрудниками. Я серьезно). Можете даже в честь этого провести корпоратив, приуроченный ко дню основанию компании или что-то в этом роде.

Главное рассказать всем сотрудникам, что такая неприятная, на первый взгляд, вещь как KPI, плотно стучится в дверь вашего офиса. Но от сотрудников почти ничего нового не требуется. Они также как и раньше должны выполнять свои обязанности на прежнем уровне и плюс выделить 1 час времени в неделю на отчетность.

Главное объяснить сотрудникам, что такая система это не способ их оштрафовать, а наоборот — возможность разобраться кто за что получает деньги и премировать тех, кто работает больше и лучше всех.

Yourselfbranding

Затем выбирается тестовая группа. Например отдел продаж или отдел доставки. Не следует начинать внедрение KPI сразу для всей компании. Лучше выделить отдельный испытательный полигон под это дело. В случае, если в вашей компании работает 5-10 человек, то выберите для нововведения 1-2 сотрудника. А дальше действуем по шагам.

Определяем стратегические показатели

Для каждого бизнеса такой список показателей будет индивидуальным и зависеть от многих факторов. Но выделим следующие критерии, которые могут подойти в 90% случаях.

  1. Трафик или количество посетителей
  2. Количество привлеченных лидов
  3. Среднее значение целевых клиентов
  4. Конверсия продаж
  5. Количество повторных продаж
  6. Оценка качества обслуживания
  7. Возврат инвестиций с одного клиента
  8. Средний чек
  9. И так далее

Разработка системы показателей

После формирования списка основных результатов, нужно определить их приоритет между собой. Исходя из важности того или иного показателя, добавляется его вес относительно общей стратегии развития.

У меня хороший KPI а у тебя

Например, конверсия продаж будет важнее, чем оценка качества обслуживания. Это значит, что у этих целей будут разный вес и они будут по разному влиять на заработную плату сотрудников.

Распределение показателей

На этом шаге мы объясняем сотрудникам кто за что отвечает и к каким цифрам нужно стремиться в будущем периоде. Если работник будет знать конкретно свои задачи, то его эффективность работы будет на порядок выше.

Дополнительно на этом этапе внедряется строгая документация новых метрик для сотрудников, прописываются должностные инструкции, документально фиксируются основные критерии.

Разработка системы мотивации

Казалось бы, здесь все просто. Чем лучше работает сотрудник, тем больше денег он получает. Но кроме повышения премии есть и другие способы подтолкнуть работника к более эффективной деятельности.

Например, за выполнение определенного показателя, можно предоставить возможность бесплатно пройти тренинг по повышению квалификации. Или же раз в месяц выбирать лучшего сотрудника отдела. И так далее.

Внедрение расчетов

На этом этапе прописываются все схемы и формулы расчета KPI в виде таблицы или табеля. В зависимости от специфики бизнеса, он может быть в электронном виде или же в распечатанном.

Пример KPI в уборке помещений

В обязанности сотрудников будет входить занесение реальных данных в каждую клеточку показателя за определенный период. Запланированные значения должны быть распределены ответственным лицом за обслуживание KPI системы.

Контроль

Не забываем, что все это дело нужно контролировать. Обычно за этим следят такие мрачные ребята в длинных кожаных плащах). Их еще называют супервизорами. Этих коллег, как правило, никто не любит, ведь это они отбирают честно заработанные деньги у других сотрудников).

После этих шагов система KPI тестируется несколько пробных периодов, ну а далее с малой группы переносится на остальные подразделения компании.

Казнить нельзя помиловать

Мы близки к завершению, но остался один вопрос, который может заинтересовать начинающего предпринимателя. Нужно ли мне это? Давайте рассмотрим в каких случаях KPI будет совершенно лишним.

Для начала, если в бизнес-проекте работает 5-10 сотрудников. В таком случае руководитель, а именно такую роль играет основатель бизнеса в малых предприятиях, действительно может ориентироваться в производительности каждого из сотрудников без дополнительных вычислений.

К тому же, вычислить в конце месяца показатели — та еще работа. На нее нужно выделить время и, как правило, непосредственно руководителю. Это не говоря уже о том, что само внедрение KPI может обойтись в круглую сумму.

Yourselfbranding

Вдобавок, на некоторые позиции в бизнес-процессе невозможно внести какую либо количественную оценку. Пример дизайнера уже был озвучен, но сюда можем отнести и ремонтников бытовой техники. Какой у них может  быть KPI?

Допустим, клиент сдает стиральную машинку в ремонт. Предположим, что нам нужно оценить эффективность работы мастера. Каким образом это можно сделать? Временем, потраченного на ремонт? Нет, ведь быстро не всегда означает хорошо.

Или же количеством положительных отзывов? Возможно, но не всегда довольные клиенты оставляют отзыв. Обычно совсем наоборот: негативными эмоциями люди делятся значительно чаще.

Вместо заключения и итогов

Учитывайте, что не все должности могут быть стандартизированы, как в вышеперечисленных примерах.  Помните, что при внедрении системы KPI есть вероятность, что в гонке за показателями сотрудники будут забывать о качестве работы.

Хотя здесь многое зависит от реалистичности поставленных задач, но все же задумайтесь, что для вас важно на данном этапе. Количество или качество? Десять раз подумайте НУЖНО ли это, перед тем КАК внедрить).

Как KPI влияет на эффективность менеджеров

В любом бизнесе KPI начинают внедрять с человека, который отвечает за непосредственное привлечение клиентов. Трафик определяет количество заявок и последующих продаж. А где его можно искать кроме интернета, вы можете узнать по ссылке.

На этом все. Надеюсь, KPI что это такое простыми словами вам уже полностью знаком. Я постарался максимально упростить все термины, однако если что-то в данном материале непонятно лично вам, то можете оставить свой комментарий. С радостью отвечу на любые вопросы.

Обязательно обратите внимание на цветные кнопочки под статьей. С их помощью вы поделитесь данным материалом с вашими друзьями в соцсетях, если таковые имеются). И не забываем подписаться на нашу новостную рассылку. Так вы будете знать все то, что происходит нового на этом сайте.

До связи!

Ваш Дмитрий Стадник.


[Всего: 14   Средний:  4.6/5]

KPI — ключевые показатели эффективности что это такое в 2020 году

Задать вопрос эксперту ClubTK