Процессное управление что это такое: Что такое Процессное управление? Процессное управление — это… Расписание тренингов. Все Тренинги .ру

О процессном управлении

Определение процессного управления (BPM)

Процессное управление (BPM — Business Process Managment) — концепция управления, увязывающая стратегию и цели организации с ожиданиями и потребностями клиентов путем соответствующей организации сквозных процессов. Процессное управление сводит воедино стратегию, цели, культуру и организационную структуру, роли, политики, нормативы, методологии и программные средства для:

• анализа, проектирования, внедрения, управления и непрерывного улучшения сквозных процессов;
• регулирования отношений в области процессного управления.

Принятые правила при описании процессного управления

Процессное управление

Один и тот же термин Процессное управление (BPM – Business Process Managment) и его производные, могут быть отнесены как к уровню организации, так и к уровню процессов. Здесь и далее на сайте, для описания уровня организации будут использоваться термины Процессное управление, Система процессного управления, Процессная трансформация, Процессная организация; а для уровня процессов – термины BPM или Исполняемые бизнес-процессы, Система управления бизнес-процессами, а также все термины, включающее слово «бизнес-процесс» — например, описание бизнес-процессов, улучшения бизнес-процессов и т.

п.

Бизнес-процесс или процесс (для некоммерческих организаций и государственных учреждений)

Здесь и далее на сайте, для упрощения изложения, при описании, как бизнес-процессов коммерческих организаций, так и процессов некоммерческих организаций и государственных учреждений, используется один термин «бизнес-процесс». Аналогично вместо двух понятий «Регламент бизнес-процесса» и «Административный регламент» используется один термин «Регламент бизнес-процесса».

Сквозные процессы (end-to-end process)

Масштаб бизнес-процесса для целей его идентификации в настоящее время еще не стандартизирован. На одном полюсе области возможных определений, процесс понимается как произвольное по масштабу действие или совокупность действий, на другом – процесс понимается как полная совокупность действий, приводящая к достижению ценного, с точки зрения клиента, результата или предоставлению ценной услуги. Здесь и далее на сайте, под бизнес-процессом мы будем понимать первую трактовку, но с оговоркой, что для произвольно выделенного бизнес-процесса существует верхнеуровневый бизнес-процесс, отвечающий второму определению, либо этот процесс сам является таковым.

Подход к классификации и определению задач процессного управления

Процессное управление проявляется на разных уровнях управления организацией. Для целей классификации задач, которые решает процессное управление, выделим уровень отдельного бизнес-процесса, на котором мы будем говорить об описании и улучшении бизнес-процесса, его автоматизации и т.п. Поднявшись над этим уровнем, мы сможем говорить о системе бизнес-процессов, в рамках которой существует целеполагание, система показателей, а также деятельность, связанная, например, с изменением целой группы бизнес-процессов и другая деятельность, оказывающая влияние на систему бизнес-процессов в целом. На самом верхнем уровне будет система процессного управления, относящаяся к организации в целом. Здесь мы говорим о системе управления бизнес-процессами, о участвующих в этом управлении субъектах, а также об информационном взаимодействии в рамках такого управления. Таким образом, получается следующая структура задач процессного управления:

Структура задач процессного управленияя

Уровень бизнес-процессов:

• Описание бизнес-процессов «как есть»
• Анализ бизнес-процессов
• Улучшение бизнес-процессов (проектирование бизнес-процессов «как должно быть»)
• Автоматизация бизнес-процессов
• Внедрение бизнес-процессов
• Контроллинг бизнес-процессов (получение и обработка статистических данных о выполнении бизнес-процессов)
• Process Mining [Процесс Майнинг] (глубинный анализ бизнес-процессов на основании фактических данных ИТ-систем)

Уровень системы бизнес-процессов:

включает задачи Уровня бизнес-процессов, а также:

• Система управления показателями
• Разработка и контроль реализации стратегии развития компании
• Процессная трансформация (описание и совершенствование бизнес-процессов верхнего уровня)
• Анализ и совершенствование организационной структуры
• Внедрение и развитие системы мотивации персонала

Уровень системы процессного управления:

включает задачи Уровня системы бизнес-процессов, а также:

• Аудит бизнес-процессов и диагностика компании (диагностика системы процессного управления)
• Внедрение и развитие системы управления бизнес-процессами. Внедрение и развитие процессного офиса
• Обучение руководства и сотрудников
• Документирование системы процессного управления в соответствии с нормами, принятыми в компании, а также в соответствии с требованиями ISO, иных заинтересованных лиц (например, инвесторов, рейтинговых агентств и пр.) для широкого круга задач (включая задачи тиражирования бизнеса, запуска новых бизнес-направлений, повышения рыночной стоимости компании и т.д.)

В графическом виде взаимосвязь задач процессного управления выглядит следующим образом:

 

Эффект от внедрения Процессного управления

Для компании:

• Явная ответственность за непрерывное совершенствование
• Гибкое управление на основе измерений эффективности
• Измерение эффективности положительно влияет на стоимость и качество
• Мониторинг обеспечивает соответствие нормативным требованиям
• Повышение гибкости управления за счет большей прозрачности и готовности к изменениям
• Совершенствовать процессы проще благодаря наличию информации
• Контроль над издержками и их снижение через оценку стоимости процессов
• Целостность и достаточность компетенций
• Документирование операций и сохранность знаний

Для клиентов:

• Совершенствование процессов положительно влияет на удовлетворенность клиентов
• Мобилизация персонала для реализации ожиданий заинтересованных сторон
• Постоянный контроль за выполнением обязательств перед клиентом

Для менеджмента:

• Уверенность в том, что все выполняемые в процессе действия добавляют ценность
• Оптимизация эффективности на всем протяжении процесса
• Улучшение планирования и прогнозирования
• Устранение препятствий в виде границ между подразделениями
• Благоприятные условия для внутреннего и внешнего бенчмаркинга
• Система информирования об инцидентах и анализа последствий

Для исполнителей:

• Уверенность в будущем и информированность
• Лучшее понимание работы компании в целом
• Понятные требования к исполнителю на рабочем месте
• Точно определенный набор рекомендуемых средств

Что такое процессное управление / Хабр

В статье описаны наиболее распространенные модели управления, которые используются в российских в компании. В частности, дан сравнительный анализ характеристик функциональному и процессному подходу к организации системы управления.

Процессный подход был сформулирован во второй половине прошлого века и до сих пор остается одним из наиболее эффективных методов организации системы управления в компании. Краеугольным камнем данной методологии является понятие «процесс». Процесс — это совокупность взаимосвязанных видов деятельности, преобразующая входы в выходы, которые имеют ценность для потребителя. Таким образом, концепция процессного подхода, как системы управления, заключается в выделении конкретных бизнес-процессов компании, определении одного из участников в качестве владельца бизнес-процесса и делегировании ему полномочий и ответственности по управлению данным процессом.

В данном случае компания рассматривается, как система отдельных видов деятельности (бизнес-процессов), направленных на достижение конкретного результата и осуществляющих взаимодействие друг с другом посредством входов и выходов. В качестве входов в процессной методологии могут выступать: информация, документация, материалы, оборудование, человеческие ресурсы и так далее. Выходами бизнес-процессов является результат деятельности, который имеет ценность как для внешнего заказчика, так и для внутреннего. Стоит отметить, что важной отличительной особенностью процессного подхода от других моделей управления является не только выделение бизнес-процессов, но и постоянное их совершенствование.

К сожалению, несмотря на все достоинства и преимущества процессной методологии до сих пор в большинстве отечественных компаний используется функциональная модель управления. В отличие от процессного, в основе концепции функционального подхода к управлению делегирование полномочий и ответственности осуществляется через выполняемые функции. Другими словами, функциональный подход заключается в объединении сотрудников в отдельные структурные бизнес-единицы (отделы, департаменты и прочее) по принципу однообразия выполняемой деятельности с жесткой вертикальной иерархией.

Давайте рассмотрим как реализуются функциональная и процессная модели управления на примере абстрактной компании. Пусть наша компания имеет организационную структуру, представленную на рисунке

Функциональная модель управления, в данном случае, будет выглядеть следующим образом

Для функциональной модели управления характерна декомпозиция поставленных задач, то есть руководитель ставит конкретную задачу, которая спускается следующему сотруднику по иерархической лестнице в зависимости от его квалификации. Полученный результат, проходит длительные процедуры согласования у функциональных руководителей (заместителей начальника, главных специалистов и т.д.) до тех пор, пока не окажется у начальника. Контроль деятельности осуществляется через мониторинг выполняемых сотрудниками функций, а не результата деятельности, который имеет ценность для потребителя. Коммуникация осуществляется только между начальниками отделов на рабочих встречах, планерках, совещаниях и прочих подобных мероприятиях. Отсутствие четкого видения конечного результата у исполнителей исключает возможность координации и планирования работы структурных бизнес-единиц.

К преимуществам функциональной модели управления можно отнести:

• Четкое осознание сотрудниками, выполняемых ими функций (но не понятно для чего они их выполняют).

• Быстрая обучаемость новых сотрудников или повышение квалификации.

• Быстрая постановка задач директором для функциональных подразделений (время их выполнения — это уже другой вопрос).

К недостаткам относятся:

• Отсутствие четкого представления у сотрудников о конечном результате.

• Отсутствие четкого плана о нормальном ходе выполнения работы.

• Несогласованность действий и возникновение конфликтов, что в итоге приводит к увеличение сроков реализации готового продукта.

• Отсутствие зон ответственности за промежуточный и конечный результат.

• Большое количество промежуточных согласований при реализации функциональной деятельности.

• Отсутствие измеримых показателей (KPI), оценивающих влияние подразделений и сотрудников на конечный результат.

• Основную часть времени руководители занимаются административной или операционной деятельностью.

• Большое количество различных, несвязанных между собой, информационных систем, предназначенных для автоматизации конкретного функционала.

Рассмотрим как будет выглядеть процессная модель управления

Рабочий процесс осуществляется согласно утвержденному регламенту, в котором задействованы кросс-функциональные команды участников бизнес-процесса из разных подразделений. Владелец процесса осуществляет мониторинг реализации деятельности сотрудников посредством специальных индикаторов – ключевых показателей эффективности бизнес-процесса. Роль руководителя заключается в контроле операционной эффективности (10-20% рабочего времени), а также разработки стратегии развития и формирования предложений по оптимизации подконтрольного бизнес-процесса (80-90% рабочего времени).

Единственным, пожалуй, недостатком процессной модели является трудоемкость ее внедрения в компании, которое состоит из определенных этапов: выделение и классификация бизнес-процессов, моделирование бизнес-процессов, разработка KPI бизнес-процессов, обучение сотрудников и разработка нормативной и регламентирующей документации.

К преимуществам процессной модели можно отнести:

• Все виды деятельности компании ориентированы на получение результата, ценного для потребителя.

• Постоянное совершенствование бизнес-процессов компании, как следствие повышение качества продукции.

• Прозрачность системы управления (каждый понимает, что делает и зачем).

• Мотивация сотрудников привязана к получению конечного результата, а не к выполняемым ими функциям.

• Повышение операционной эффективности компании.

• Быстрое обучение новых сотрудников (регламенты, инструкции и т.д.).

• Возможность внедрения корпоративных информационных систем, автоматизированных платформ и прочих инструментов автоматизации бизнес-процессов.

• Отсутствие длительных процедур согласования.

• Отсутствие конфликтов среди топ-менеджмента (все играют по правилам).

В заключении я хотел бы отметить, что переход от функционального подхода к процессному это важный и необходимый шаг, который начинается с осознания необходимости изменить модель управления и измениться самим. Проекта трансформации не стоит бояться, реализовать его можно как самостоятельно, так и с привлечение сторонних консультантов. Однозначно, что при самостоятельном внедрении проект займет больше времени, но зато в работу будут вовлечены все сотрудники. Однако, стоит запомнить, что передавая на аутсорс проект внедрения процессного подхода, вам все равно придется разбираться и вникать в тонкости и нюансы данной методологии.

Дорогие друзья, если вам интересно узнать о внедрении и сопровождении процессного управления, то прошу написать в комментарии. В этом случае я продолжу писать. Заранее благодарен!

Процессное управление

Автор(ы): О.

Шава

Ольга Шава,
консультант по управленческим технологиям украинского офиса ГК «ИНТАЛЕВ»

Пока гром не грянет… или когда следует автоматизировать процессное управление

В последние годы наблюдается настоящий информационный бум. Практически повсеместно внедряются информационные системы и автоматизируется управление. Мотивы здесь разные: и влияние моды, и желание «не отстать от конкурента», а зачастую – это вполне понятное стремление руководства предприятия внедрить эффективную и современную систему управления, которая:

а) снизит транзакционные издержки, ускорит бизнес-процессы, сбалансирует соотношение полномочий и ответственности у подчинённых и партнеров;

б) не требует постоянного вмешательства, контроля и не отвлекает от стратегических задач.

Процессное управление сегодня – вероятно один из немногих способов для предприятия оставаться конкурентоспособными. Процессная структура зависит от людей, разбросанных по всей организации, и, что важно, не может регулироваться только формальными и юридическими отношениями.

→  Процессный подход к управлению в условиях динамичного развития

А что чаще всего у нас происходит? Управление компанией осуществляется одним человеком – родоначальником бизнеса, отдавшим делу всего себя без остатка, и не видящим других вариантов ведения бизнеса.

Вот один пример такой организации, с которой было тесное сотрудничество. Компания: успешная, динамично развивающаяся, но построена исключительно на гении одного человека. Компания на рынке Украины далеко не первый год. Талант и амбиции руководителя позволили занять видное (даже завидное) положение на рынке. Но масштабы компании ослабили ее управляемость. И в этой структуре начались изменения, граничащие с экспериментами. Возникла необходимость разделять бизнес, хотя бы в силу своей масштабности и разновекторности развития.

Не будем говорить обо всех проводимых измененияхи преобразованиях… Скажем только одно, что за один год экспериментов компания   трижды меняла …чтобы вы думали?… Стратегию! И не последняя причина подобных «революций» в компании – отсутствие отлаженной и регламентированной процессной структуры. Структуры, которая бы функционировала как единый механизм, бизнес-процессы в которой происходили бы не по воле одного человека, а по понятной заведомо разработанной и отлаженной процедуре.

→  Процессный подход и система менеджмента качества

Процессное управление Ознакомтесь с методическим руководством «ИНТАЛЕВ»: «5 шагов к процессному управлению». В данном руководстве вы найдете опыт консультантов, принимавших непосредственное участие в проектах по постановке процессного управления на многих отечественных предприятиях. Данное руководство составлено таким образом, что вы сможете внедрить на своем предприятии систему процессного управления самостоятельно и в сжатые сроки. ⇒Узнайте подробнее о методике процессного управления от «ИНТАЛЕВ»

Сколько еще есть таких компаний и руководителей? Довольно много… И как часто руководитель отягощен рутиной оперативных задач, вместо того, чтобы заниматься анализом, разработкой стратегии, обдумыванием новых горизонтов развития бизнеса. У него не остается времени на такой безусловно важный атрибут современного рынка, как анализ быстрой смены бизнес-обстановки.

Динамизм бизнес-среды всегда вмешивается в планы и заставляет переосмысливать текущее положение дел. Если руководитель хочет оптимизировать механизм управления, который обеспечит гибкость компании, готовность к изменениям рынка, повысит оперативность и контролируемость, он должен ответить себе на три вопроса:

ЧТО я хочу получить в результате?

КАК я могу это сделать?

КТО может это сделать?

Важной тенденцией современного бизнеса является повышение значимости нематериальных активов, так называемых качественных показателей бизнеса. Что есть качественный показатель? Примеров можно привести сколько угодно: лояльность клиентов, квалифицированный персонал, имидж компании, время. Надо управлять взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками и измерять неизмеримое — стоимость партнерских отношений и лояльность клиентов.

Необходимость оптимизации бизнес-процессов, используя информационные технологии крайне желательна, но при этом необходимо помнить, что любая система автоматизации является только инструментом эффективного управления.

Даже очень крупные инвестиции компании в информационные технологии не являются достаточным условием для решения всех перечисленных задач. Сегодня ажиотаж вокруг магического решения всех проблем предприятия средствами автоматизации прошел и уступил место прагматичному и осмысленному подходу к созданию и использованию информационных технологий.

Как показывает практика, крайне не желательно подходить фанатично к идее всеобщей автоматизации. На начальных этапах необходимо провести ранжирование процессов по степени влияния на деятельность компании и на достижение стратегических целей, описанных на этапе стратегического анализа. Назначить владельцев процесса (устанавливается персональная ответственность за процесс), сформировать мотивационную модель для участников процесса. Если задуматься, то процессы в компании всегда были и останутся. Но они качественно изменятся. Например, процесс закупки представлял собой конвейерный переход информации (в виде телефонного звонка, письма, «служебки», заказа, платежного поручения) по функциональным подразделениям, отделам и персонам. Реинжениринг бизнес-процессов поможет «сжать» несколько рабочих процедур до оптимального уровня, избавив от избыточного информационного конвейера и транзакционных издержек. Применяя средства моделирования процессов и структурного анализа, выявляются избыточность и дублирование функций штатными подразделениями, информационные коллизии, неопределённости и другие признаки неоптимальных процессов. При моделировании «как надо» производится привязка процесса к стратегическим целям, на которые ориентирован процесс. При этом можно ввести систему количественной оценки эффективности процесса, что позволит всегда видеть чёткую картину деятельности предприятия и идентифицировать проблемы в достижении целей на ранних стадиях. Вот для решения этой то задачи и необходимо в обязательном порядке применение средств автоматизации. Автоматизация даст возможность участникам процесса «видеть» его структуру и влияние на деятельность компании. Подразделения становятся компактными, самодостаточными, ответственными, деятельными и, как следствие, эффективными. Это не позволит «плодиться» вширь ответвлениям в структурном дереве компании и избавит от выяснений, на каком участке конвейера застряло выполнение решения. Таким образом, происходит так называемое горизонтальное сжатие компании.

Кроме того, за счёт системного взгляда на деятельность компании, появится возможность распараллелить многие процессы, что не даст парализовать всю работу в случае проблем на каком-то из элементов процесса («завалы»). Участники процесса обладают полной событийной картиной. Никто не будет говорить: «Это не моё дело, звоните в канцелярию, узнавайте номер входящего документа». Работа будет выполняться там, где это целесообразно.

Традиционный способ автоматизации бизнес-процессов — разработка или приобретение готового прикладного программного обеспечения. Однако на практике при использовании прикладных программ, внесение даже небольших изменений в схему бизнес-процесса означает необходимость перепрограммирования и большие затраты времени. В результате прикладные программы не успевают обновляться в том темпе, который диктуют изменяющиеся условия бизнеса и потребности самого предприятия. По-этому изначально, когда выбирается продукт для автоматизации, необходимо оценивать его возможности с точки зрениярешения именно этой конкретной проблемы. Очень важно чтобы программа позволяла производить проектирование бизнес-процессов непосредственным прикладным специалистам без участия программиста. При исполнении бизнес-процессов необходимо проводить отслеживание смены их состояния. Обязательным элементом программы должен быть «персональный список задач», назначенных данному конкретному пользователю или ролевой группе, к которой он принадлежит. Потом не будем забывать и необходимости доступа через веб-интерфейс, что позволит максимально легко вовлекать в коллективную работу сотрудников территориально удаленных подразделений и организаций-контрагентов. Программа должна накапливать ценную статистику о параметрах выполнения бизнес-процессов: интенсивность (число экземпляров в неделю или месяц), продолжительность (время от запуска до завершения), нагрузка на отдельных специалистов (число и продолжительность выполненных заданий), количество выполненных просроченных и невыполненных заданий.

На данный момент в Украине есть компании, предлагающие программы для автоматизации бизнес-процессов. Но всегда необходимо понимать и помнить, что автоматизация – это далеко не панацея. Необходимо системное бизнес-решение, которое будет определять стратегические цели компании и четкие действия по их достижению, реинжениринг процессов, построение сбалансированной системы полномочий и ответственности. Вот только при таком комплексном подходе возможно оптимальное построение регламентированной иавтоматизированной процессной структуры.

Источник: «Менеджер и менеджмент», №6, 2006г.

Смотрите также

Что такое BPM и процессное управление – Блог Neaktor

BPM (Business Process Management) — это методика управления компанией, которую противопоставляют функциональному управлению. Она строится вокруг понятия «бизнес-процесс» и определяет бизнес-процесс объектом управления. Другими словами, в процессном управлении менеджер управляет бизнес-процессом, а не функциональной единицей вроде отдела или конкретного сотрудника.

Чтобы лучше понять суть процессного управления, давайте сначала представим, как выглядит компания с линейно-функциональным управлением.

Во главе стоит директор, ему подчиняется главный инженер, ниже находятся начальники цехов, бухгалтерия, отдел снабжения, отдел продаж. Начальники управляют мастерами и бригадирами, а те управляют рабочими.

Предполагается, что приказы рождаются сверху, доводятся до подчиненных и выполняются. Залог порядка — у каждого сотрудника есть непосредственный начальник. Но в реальности каждым нижестоящим звеном управляет не только непосредственный руководитель, а вообще все, кто выше. И хорошо, если они умеют договариваться.

На деле в такой компании чаще происходит беспорядок. Инженер может отвлечь работника от задания мастера, и поручить свое. В итоге одно дело из-за спешки будет сделано кое-как, а другое вовсе не выполнится. Для исправления ситуацию не станут анализировать, а просто назначат виноватых. К этому добавляются неформальные отношения, откладывание и забывание задач, походы из кабинета в кабинет за подписями и многое другое.

В итоге страдают все. В коллективе происходят конфликты, начальство и работники находятся в состоянии холодной войны, работа делается медленно и с ошибками. Контролировать качество в такой среде очень сложно, если вообще возможно. Большинство управленческих сил уходит на борьбу с конфликтами и тушение пожаров, вместо борьбы с конкурентами.

BPM, или процессное управление — гораздо более эффективный подход. Он строится на других принципах, о которых мы сейчас и поговорим.

Понятие бизнес-процесса

Бизнес-процесс — это цепочка действий, событий и решений, которая производит нужный результат. Компания, которая внедряет процессное управление, учится видеть такие цепочки и регламентирует их.

Внедрить бизнес процессы — значит описать их, обозначить четкие шаги и сделать так, чтобы сотрудники впредь работали по описанной схеме.

При описании регламентируют каждый шаг, оговаривают, что сотрудник получает на входе, и что должен дать на выходе. Вот он получает такой-то документ, должен сверить его с такой-то базой, внести такие-то изменения и передать такому-то сотруднику. Это шаг процесса. А цепочка таких шагов и есть бизнес-процесс.

Каждый бизнес-процесс существует, чтобы поставлять некий типовой результат. К примеру, банк получил заявку кредит. Менеджер проверил данные по своей базе, внес результат, отдал дальше в службу безопасности. Те проверили по своей базе, внесли результат, передали дальше. И так, шаг за шагом в конце концов получится заключение — одобрить заявку или нет.

Каждая новая заявка будет проходить все те же одинаковые шаги. Бизнес-процесс обязательно повторяется в компании с какой-то периодичностью, и его результат предсказуем.

Бизнес-процессов в компании могут быть десятки и сотни. Все множество процессов можно разделить на три большие группы: основные процессы, вспомогательные и процессы управления. Основные процессы составляют суть деятельности компании: производство чего-то, оказание услуги. Вспомогательные нужны для поддержки инфраструктуры, ведения документов и тому подобных вещей. Они не приносят ценность клиентам компании, но компания без них существовать не может. Процессы управления связаны с анализом работы и принятием управленческих решений. Подробнее о типах процессов мы рассказываем в отдельной статье.

Процессы почти всегда проходят через несколько разных отделов, многие из них связаны между собой.

Отличие процессного от функционального управления

Предприятие с функциональным управлением поделено на подразделения, у каждого из которых свои задачи и функции — отдел продаж, отдел снабжения и т.д. У каждого подразделения есть руководитель, у него есть заместители и так далее по иерархической лестнице. На предприятии с процессным управлением тоже есть все эти подразделения. А отличаются предприятия тем, как эти подразделения взаимодействуют и тем, на какие принципы ориентируются при работе.

В классическом предприятии каждый менеджер заинтересован в хороших показателях именно своего отдела. При этом показатели могут достигаться без учета интересов других подразделений. Из-за этого отделы неэффективно взаимодействуют, коллектив делится на конкурирующие команды, эффективность предприятия снижается. Часто бывает сложно разобраться, что же происходит внутри подразделения: задачи выполняются по-разному, многие вопросы решаются неформально, теряются данные.

В процессном подходе такого не случается. Объектом управления становится процесс, а тот, кто им управляет называется владельцем процесса. Владелец процесса отвечает за результат всей цепочки, которая проходит через несколько отделов, иногда через все. Благодаря тщательно регламентированным шагам каждый сотрудник на каждом этапе точно знает, что нужно делать и не сделает по-другому. Если результат получается неудовлетворительным, пересматривается весь процесс, находятся узкие места и проблемы быстро решаются. Процессное управление — это прежде всего прозрачность работы и возможность ее контролировать.

Еще одно отличие в том, что в работе по процессам практически не бывает незаменимых сотрудников. Благодаря тому, что все шаги регламентированы и описаны, сотрудника можно быстро заменить, если он заболеет или уволится. В классических компаниях часто бывают сотрудники, которые научились выполнять работу, используя им одним известные схемы и неформальные отношения. Уход такого сотрудника действительно становится проблемой.

В процессном управлении руководство совместно с ключевыми работниками централизованно разрабатывают наиболее эффективные схемы работы. Описывают каждый шаг, а после сотрудники обязаны работать так и никак иначе. Стандартизируется передача данных между сотрудниками. Таким образом компания перестает зависеть от «звезд», работа становится предсказуемой и контролируемой.

Большинство проблем — на стыках отделов

В обычной компании отделы плохо между собой контактируют. Отдел снабжения может слабо представлять себе, что решает отдел планирования или отдел производства. Хоть это и кажется абсурдным, так часто происходит. Например, отдел планирования определил объем производства на квартал. Это решение довели до отдела снабжения, который стал заниматься закупками нужного объема материалов. Но чуть позже выяснилось, что отдел производства поставил некорректную информацию и отдел планирования изменил планы, а отделу снабжения об этом вообще никто не сообщил. В итоге, у производства одни планы, у снабжения другие, и приходится потом докупать материалы в спешке и терять деньги и время.  И вот в каждом из отделов работают неплохие специалисты, но между собой они будто не умеют общаться.

В английском языке есть термин «silo mentality». Silo — башня для хранения зерна. Таких башен на ферме обычно несколько для разных видов зерна, и они не сообщаются между собой. По аналогии в компании такими башнями становятся отделы. Между ними затруднено общение, одни не знают, что делают другие, каждый считает свою работу самой важной, они не согласуют работу и результаты и т.д. Это приводит к увеличению издержек и количества брака на производстве, невыполнению планов и проблемам в коллективе.

Бизнес-процессы практически всегда проходят через несколько отделов. Их описание и регламентация ломает стены между такими silo-башнями. Сотрудник не сможет забыть отправить документ на согласование, потому что у него не будет других вариантов действий. Кроме того, сотрудники начнут видеть себя не столько частью своего подразделения, сколько частью процесса и будут знать, в создании чего они участвуют. Компания с процессным подходом становится более управляемой, коллектив из конкурирующих групп превращается в одну команду.

Системы управления бизнес-процессами

BPM — это принцип, методика управления, для внедрения которой требуется только описать процессы, донести их до сотрудников, а потом эти процессы улучшать. Вы можете внедрить BPM и описать процессы на бумаге, но максимальный эффект достигается вместе с использованием информационных систем, которые позволяют контролировать выполнение задач по бизнес-процессам.

Такие системы называются BPM-системами, или сокращенно BPMS.

Использование BPMS дает возможность следить за тем как выполняется работа, получать аналитику об эффективности сотрудников и целых отделов. Кроме того, BPM-системы позволяют обнаружить, где в бизнес-процессах есть скрытые проблемы и помогают их исправить. Например, работа большой компании может неэффективно выполняться всего из-за одного человека, который не справляется. Замена станет решением. Или же наоборот, может оказаться так, что задачи выполняются дольше, так как какой-то из отделов слишком перегружен и потребуется его расширение или же дополнительная автоматизация.

 

Плюсы процессного управления

Компания, внедрившая процессное управление, становится прозрачной и понятной для топ-менеджмента и владельцев. Сотрудники тоже выигрывают — исчезают спорные моменты, кто за что отвечает, не теряется информация по ходу задач.

Решается проблема взаимодействия между отделами. Сотрудники перестают воевать за лидерство и персональные цели и больше сосредотачиваются на стратегических интересах компании.

Процессы, за счет прозрачности и управляемости, можно относительно легко менять. Это необходимо в условиях высокой конкуренции. Сегодня, по сути, выживает тот, чьи процессы эффективнее.

BPM-системы помогают управлять компанией, делают работу еще более прозрачной и контролируемой.

Не стоит воспринимать BPM как волшебную палочку, которая решает все проблемы и приносит деньги волшебным образом. Внедрение новой системы управления это непростая задача. Результаты при правильном подходе появятся непременно, но перед этим придется справиться с негативными явлениями переходного периода, например, с саботажем сотрудников или временным ухудшением отдельных показателей.

Как бы там ни было, мир и вместе с ним рынок стремительно меняются. И выживут только те компании, у которых бизнес-процессы поставлены лучше.

 

Автор статьи

Общается со многими клиентами лично, пишет про релизы, публикует мнения и расписывает бизнес-кейсы. Всегда рад обратной связи!

Процессное управление – мифы и реальность

Процессное управление – это управленческая методика. При процессном подходе к организации управления каждая структурная единица обеспечивает выполнение конкретных бизнес-процессов, в которых она участвует. Обязанности, область ответственности, критерии успешной деятельности для каждой структурной единицы сформулированы и имеют смысл лишь в контексте конкретного бизнес-процесса. Горизонтальные связи между структурными единицами при таком подходе сильнее, а вертикальные слабее, чем при функциональном подходе.

Воспользуйтесь нашими услугами

Сотрудник отвечает не только за свои функции, но и за те бизнес-процессы, в которых он задействован, поэтому результаты деятельности параллельных структурных единиц, которые участвуют в тех же бизнес-процессах, что и он, для него важны.

Процессный и функциональный подходы не исключают друг друга и могут вполне сочетаться при матричной структуре управления, да и в целом при функциональном подходе можно использовать явно определенные бизнес-процессы. Часто утверждается, что в этой области всё настолько усложнено и запутанно, что разобраться в этом нельзя. Также было высказано подозрение, что теория процессного управления — по сути чистый пиар и маркетинг, не имеющий практической пользы.

Мы много лет занимаемся процессным управлением и, раз уж эта тема была поднята, опишем что это такое и зачем оно нужно.

Термин «процессное управление» применяется к двум разным сферам деятельности:

1. В случае, когда не производится автоматизация исполнения бизнес-процессов. Задача — составить описание бизнеса в виде графических диаграмм, которые легко воспринимаются людьми. Такие диаграммы фактически представляют собой специальный язык общения менеджеров, бизнес-аналитиков и руководителей предприятий и используются для выработки и объяснения базовых решений по организации бизнеса предприятия.
2. В случае, когда бизнес-процессы непосредственно исполняются в компьютерной среде предприятия. Будем называть процессы этого вида — исполнимые бизнес-процессы. Для исполнения таких бизнес-процессов на предприятии устанавливается специальная компьютерная система — BPMS (Business Process Managrment System) в английском варианте наименования, или СУБП (Система Управления Бизнес-Процессами) в русском варианте. Этим бизнес-процессам и посвящена данная статья.

Эволюция развития BPMS и «естественный отбор» за примерно 15 — 20 лет привели к тому, что в существующих на рынке BPMS используется одна и та же базовая концепция. В ней к бизнес-процессам относятся два понятия: определение бизнес-процесса и экземпляр бизнес-процесса. Иногда определение бизнес-процесса также называют шаблоном бизнес-процесса. Определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, роли бизнес-процесса, правила назначения исполнителей на роли. Также определение бизнес-процесса содержит описание структур хранения данных.

Для каждого определения бизнес-процесса можно создавать и запускать на выполнение экземпляры этого бизнес-процесса. Понятия определения и экземпляра бизнес-процесса аналогичны понятиям класса и объекта в программировании. То есть, если определение бизнес-процесса содержит схему бизнес-процесса, типы данных, названия ролей, то в выполняющемся экземпляре бизнес-процесса на схеме находятся перемещающиеся точки управления, на роли назначаются конкретные исполнители, экземпляр бизнес-процесса содержит конкретные данные, типы которых соответствуют типам данных в определении бизнес-процесса.

Проще всего представлять себе перемещающиеся по схеме исполнимого бизнес-процесса точки управления по аналогии с перемещением фишек в настольной игре с кубиком.

Схема исполнимого бизнес-процесса состоит из узлов и переходов (их иногда также называют ребрами). Появление точки управления в узле определенного вида соответствует выполнению некоторого действия в производственной деятельности предприятия. В этот момент времени BPMS генерирует задание конкретному исполнителю. Переходы на схеме бизнес-процесса, а также узлы, предназначенные для разветвлений и слияний точек управления, располагаются таким образом, чтобы содержащиеся в бизнес-процессе действия выполнялись скоординировано и в правильном порядке.

Фактически основная функция BPMS — раздавать задания исполнителем в соответствии с перемещением точек управления по схеме бизнес-процесса и контролировать выполнение этих заданий.

В современных BPMS определение бизнес-процесса также содержит описание средств взаимодействия бизнес-процесса с исполнителем задания. Обычно это графическая форма для взаимодействия экземпляра бизнес-процесса с пользователем, или программный интерфейс для взаимодействия с внешней информационной системой. Еще одним элементом определения бизнес-процесса являются бизнес-правила, которые используются для выбора конкретного пути дальнейшего движения точки управления в точках разветвления маршрутов.

Есть определенное сходство между исполнимым бизнес-процессом и компьютерной программой. В основе и исполнимого бизнес-процесса и компьютерной программы лежат алгоритмы. Для компьютерных программ, так же как для бизнес-процессов для аналитического моделирования, существуют графические нотации (Например, диаграмма классов UML), которые программисты и программные архитекторы используют для объяснения различных программных и архитектурных решений. Однако, сами компьютерные программы пока все-таки массово не разрабатываются в форме графических объектов, они в основном пишутся в виде текстов на языках программирования. В чем ситуация для исполнимых бизнес-процессов отличается от компьютерных программ? В отличие от программы, команды которой выполняет компьютер, часть действий бизнес-процесса выполняют люди. Они делают это существенно дольше компьютера, поэтому экземпляры бизнес-процессов выполняются относительно долго, их состояние меняется медленно. Более того, в отличие от компьютерной программы, во время выполнения бизнес-процессов менеджмент предприятия может заметно влиять на их выполнение, например, увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих те, или иные действия.

Поэтому руководителям и менеджерам предприятия важно быстро понимать, в каком состоянии находятся исполняющиеся экземпляры бизнес-процессов предприятия. Такое понимание дает графическая схема бизнес-процесса с нанесенными на нее текущими положениями точек управления, а также пройденными этими точками маршрутами с момента запуска экземпляра бизнес-процесса. Для компьютерных программ такие диаграммы в большинстве случаев смысла не имеют, т.к. скорость перемещения точек управления будет существенно превышать пределы человеческих возможностей по их отслеживанию.

Процессный подход предполагает, что деятельность предприятия можно представить в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов. Он эффективен для предприятий, в производственной деятельности которых происходит многократное повторение одних и тех же цепочек действий, совершаемых различными исполнителями. Такими предприятиями является большинство офисных компаний, занимающихся различными видами работ с документами, таких как — банки, страховые, инвестиционные компании, консалтинговые компании, издательства. Также использование процессного подхода эффективно на предприятиях, деятельность которых описывается четкими регламентами, например, — в органах государственного управления.

Процессным управлением в случае исполнимых бизнес-процессов можно назвать следующую деятельность:

1. На предприятии бизнес-процессы выделены, построены в исполнимом виде и внедрены в эксплуатацию путем загрузки в BPMS. Процессное управление в этом случае является результатом:
   • Действий бизнес-аналитиков, разработавших исполнимые бизнес-процессы, в частности — схемы бизнес-процессов
   • Принятия управленческих решений менеджерами в узлах схем экземпляров бизнес-процессов, имеющих различные возможные варианты дальнейшего движения точек управления
   • Принятия управленческих решений исполнителями заданий при вводе в экземпляры бизнес-процессов данных (от которых существенно зависит их дальнейшее поведение).
2. К процессному управлению относится оперативное изменение схем и других элементов определений бизнес-процессов в ответ на изменение условий бизнеса предприятия.
3. Также к процессному управлению относится косвенное административное влияние на выполнение конкретных экземпляров бизнес-процессов. Например, влияние по «человеческим ресурсам» — менеджмент предприятия может увеличивать или уменьшать количество работников, выполняющих определенные операции, или изменять требования к квалификации работников, выполняющих некоторые действия, а также принимать конкретные кадровые решения, назначая сотрудников на те, или иные роли. Также менеджеры могут анализировать состояния исполняющиеся экземпляров бизнес-процессов, проводить разбор возникающих коллизий и принимать различные административные решения, влияющие на эффективность исполнения экземпляров бизнес-процессов, не изменяя при этом схемы бизнес-процессов.

В случае использования исполнимых бизнес-процессов на предприятии появляется аналог производственного конвейера, от которого можно получить увеличение производительности труда, сравнимое с тем, которое было получено от внедрения конвейера на производстве. Повышение производительности труда достигается вследствие того, что данный механизм позволяет исключить из действий сотрудников рутинные операции, неэффективные процедуры, связанные с поиском и передачей информации, существенно повысить скорость взаимодействия сотрудников. Работники выполняют поступившие задачи, не отвлекаясь на:

• Получение от других работников необходимых для выполнения задания данных
• Передачу результатов своего труда другим работникам
• Изучение должностных инструкций

Все необходимое для выполнения задания возникает перед работником на экране компьютера.

Однако, наиболее эффектное использование исполнимых бизнес-процессов связано с понятием «Процессная трансформация»: После того, как BPMS внедрена в эксплуатацию и все работники предприятия привыкли к тому, что их деятельность является выполнением заданий BPMS, оказывается что, изменяя определения бизнес-процессов, можно очень быстро перестраивать бизнес предприятия. Так как в случае BPMS работникам не надо заботиться о том, от кого получить исходную информацию и кому отправить результат работы, можно легко и очень быстро изменять последовательности действий, исполнителей и типы используемых данных. При этом не требуется изменять должностные инструкции, проводить тренинги по обучению и аттестации. Во многих случаях исполнителей заданий можно даже не информировать об изменении бизнес-процессов, так как это не отразится на характере их работы.

Это приводит к качественным изменениям в управлении. Получаемая скорость изменения бизнеса в десятки и даже сотни раз может превосходить скорость изменения традиционными методами. При этом стоимость преобразования бизнеса небольшая. Это может стать существенным конкурентным преимуществом.

Схема бизнес-процесса

Схема обычно определяется как математическое понятие — направленный граф: множество узлов, соединенных между собой переходами (также иногда называемыми стрелочками или ребрами). Узлы бизнес-процесса могут быть двух типов — узлы, соответствующие шагам процесса, и маршрутные узлы. Во время выполнения по переходам перемещаются точки управления (указатели на активные узлы экземпляра бизнес-процесса).

В выполняющемся экземпляре бизнес-процесса одновременно может быть несколько точек управления. В соответствии с бизнес-логикой точка управления в маршрутном узле может разделиться на несколько точек управления, также точки управления могут ждать друг друга в определенном маршрутном узле и далее слиться в одну точку управления.

В узле, соответствующем шагу процесса, находится узел-действие. Если точка управления пришла в узел-действие, то BPMS дает задание исполнителю (сотруднику или информационной системе) и ждет ответа (сообщения, что работа выполнена). После ответа исполнителя точка управления движется по переходу к следующему узлу бизнес-процесса.

Маршрутный узел соответствует появлению, удалению, разветвлению-слиянию точек управления или выбору перехода, по которому точка управления будет перемещена дальше. В таких узлах BPMS выбирает на основании содержащихся в маршрутных узлах бизнес-правил следующий узел (узлы), в который будет направлена точка управления. Часто с этими узлами связано более одного входящего или исходящего перехода.

Поясним поведение наиболее часто используемых в бизнес-процессах узлов, а также приведем их графические изображения в соответствии с нотацией BPMN.

Узел «начало» соответствует точке начала исполнения бизнес-процесса. У него нет входящих ребер (переходов) и есть только одно исходящее ребро. В момент запуска экземпляра бизнес-процесса в узел помещается точка управления, которая тут же выходит из него по исходящему ребру. В бизнес-процессе должен существовать единственный узел «начало». Обозначается «тонкой» окружностью (Рис. 1 а)

Рисунок 1. Обозначения узлов: а – начало; б – завершение потока; в – окончание; г – действие

Узел «завершение потока» должен иметь одно или более входящих ребер и ни одного исходящего. При попадании какой-либо точки управления в этот узел она удаляется. Экземпляр бизнес-процесса, в котором не осталось ни одной точки управления, считается завершившимся. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов «завершение потока». Этот узел не обязателен, если в бизнес-процессе существует хотя бы один узел «окончание». Обозначается «жирной» окружностью (Рис. 1 б).

Узел «окончание» соответствует точке окончания исполнения бизнес-процесса. Узел «окончание» должен иметь один или более входящих ребер (переходов) и ни одного исходящего ребра. При попадании управления в узел «окончание» удаляются все точки управления в этом экземпляре процесса, а также во всех его подпроцессах. В бизнес-процессе может существовать несколько узлов «окончание». Этот узел не обязателен, если в бизнес-процессе существует хотя бы один узлел «завершение потока». Обозначается черной окружностью внутри окружности (Рис. 1, в).

Узел «действие» генерирует задание исполнителю, обозначается прямоугольником со скругленными углами, в центре которого пишется имя узла (Рис. 1 г)

Узел «исключающий шлюз» может иметь несколько входящих и несколько исходящих ребер. Для каждой пришедшей в него точки управления выбирается, по какому из исходящих ребер она будет перемещена далее. Обозначается ромбом, в котором изображен «крестик» (Рис. 2 а).

Рисунок 2. Обозначения узлов: а – исключающий шлюз; б – параллельный шлюз

Узел «параллельный шлюз» обозначается ромбом, в котором изображен «плюс» (Рис.2 б). Может иметь несколько входящих и несколько исходящих ребер. Для каждого входящего ребра пришедшая по нему в параллельный шлюз точка управления ставится в очередь. Если для всех входящих ребер их очереди заполнены хотя бы одной точкой управления, то все точки управления, находящиеся на первой позиции очереди каждого входящего ребра, удаляются, а на каждом исходящем ребре генерируется точка управления.

Рисунок 3. Пример (упрощенный) схемы бизнес-процесса “Оплата счета поставщика”

Переменные бизнес-процесса

При помощи переменных происходит обмен информацией между шагами процесса Переменные бизнес-процесса также используются при выборе конкретного внутреннего перемещения точки управления между узлами по какому-либо из возможных переходов. Переменные бизнес-процесса могут являться входящими и исходящими параметрами при взаимодействии BPMS с информационными системами предприятия.

Роли бизнес-процесса

В экземпляре бизнес-процесса производится связывание узлов-действий с исполнителями заданий при помощи ролей. При разработке бизнес-процесса создается роль и ставится в соответствие определенным узлам-действиям. Во время выполнения бизнес-процесса ролям назначаются конкретные исполнители. Здесь можно провести аналогию с театральным спектаклем: в процессе написании сценария определяются используемые в спектакле роли. Потом, при постановке в конкретном театре, на роли назначаются актеры – исполнители ролей.

В бизнес-процессе также могут быть различные правила выполнения заданий. Например, бизнес-процесс может послать задание на выполнение всем членам некоторой группы пользователей, а выполнять это задание будет первый пользователь, взявший задание на выполнение, — у остальных членов группы это задание будет отозвано.

Современная BPMS должна обеспечивать разработку бизнес-процессов в графической среде, исполнение экземпляров бизнес-процессов, мониторинг состояний экземпляров, ведение истории событий экземпляров бизнес-процессов, интеграцию приложений при помощи используемых бизнес-процессами коннекторов, администрирование пользователей, а также возможность замещения исполнителей заданий.

Для выполнения этих функций в BPMS служат следующие графические интерфейсы:

• интерфейсы для работы с заданиями исполнителей
• интерфейсы для работы с загруженными в BPMS определениями бизнес-процессов
• интерфейсы для работы с выполняющимися в BPMS экземплярами процессов
• интерфейсы для администрирования пользователей и групп пользователей
• интерфейсы для настройки замещений исполнителей заданий

Для создания и изменения бизнес-процессов обычно применяются графические дизайнеры, являющиеся частью среды разработки, которые могут быть как отдельными самостоятельными программами, так и интернет-приложениями.

Типичная BPMS состоит из следующих основных компонентов:

• Среда исполнения бизнес-процессов
• Среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов
• Клиент-оповещатель о поступивших заданиях
• Компонент-коннектор к другим информационным системам

Также BPMS может содержать симулятор бизнес-процессов, используемый для отладки бизнес-процессов перед их загрузкой в промышленную систему.

Среда исполнения бизнес-процессов – это основной компонент BPMS. Она реализует исполнение экземпляра бизнес-процесса в соответствии с его определением. Этот компонент содержит определения загруженных в него бизнес-процессов и выполняющиеся экземпляры бизнес-процессов. Генерирует списки заданий и визуальные формы, соответствующие заданиям. Как правило, среда исполнения бизнес-процессов позволяет создавать и изменять свойства пользователей, а также дает возможность устанавливать различные права на объекты системы.

Среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов служит для создания и модификации исполнимых бизнес-процессов. В этой среде определяются последовательность выполнения шагов бизнес-процесса и данные, назначаются роли участникам процесса, вводятся правила маршрутизации, определяются графические формы заданий, используемые участниками бизнес-процесса для выполнения задач. Среда разработки позволяет сконструировать графическую схему бизнес-процесса с описанием ее деталей в виде свойств отдельных элементов (действий, подпроцессов, маршрутных узлов и т. д.) или бизнес-процесса в целом. Среда разработки — инструмент разработчика бизнес-процессов (бизнес-аналитика), он, в частности, обеспечивает внесение изменений в бизнес-процесс путем простой модификации графической схемы и свойств элементов.

Клиент-оповещатель о поступивших заданиях представляет собой компонент, обеспечивающий доступ пользователей к функциональности среды исполнения бизнес-процессов. В частности, он: Отображает списки заданий и визуальные формы заданий. Позволяет пользователям выполнять задания. Позволяет администратору системы устанавливать права на объекты системы. Дает возможность осуществлять мониторинг исполнения экземпляров бизнес процессов. А также реализует оповещение пользователя о поступивших задачах.

Компонент-коннектор к другим информационным системам в различных BPMS реализован по-разному. В данной статье будем рассматривать компонент-коннектор, представляющий собой набор специальных приложений — бот-станций. Каждая бот-станция должна располагаться на отдельном сервере, одна из бот-станций (локальная бот-станция) может располагаться на том же сервере, что и среда исполнения. Бот-станции содержат специальные сущности — ботов, которые периодически опрашивают среду исполнения. Боты представляют собой автоматических исполнителей, чем-то напоминающих человека (такая организация коннектора более удобна управленцам, — им легче думать в этих таких терминах). Если выполняющиеся в среде исполнения экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, загруженных в бот-станцию, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы в среду исполнения. В частности, при этом боты могут обращаться к другим информационным системам.

При помощи интерфейсов для работы с заданиями исполнителей пользователь может:

• Получать, фильтровать, выполнять задачи, генерируемые экземплярами бизнес-процессов
• Запускать новые экземпляры бизнес-процессов
• Просматривать состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов
• Загружать в среду исполнения новые определения бизнес-процессов, или новые версии уже содержащихся в среде исполнения определений бизнес-процессов

Рисунок 4. Пример интерфейса, отображающего список задач пользователя.

Рисунок 5. Пример интерфейса, в котором можно запускать новые экземпляры бизнес-процессов и загружать новые определения бизнес-процессов.

При помощи интерфейсов для администрирования системы администратор может:

• Создавать-удалять пользователей и группы пользователей
• Включать (исключать) пользователей в группы
• Раздавать права на объекты системы пользователям и группам пользователей
• Принудительно останавливать экземпляры бизнес-процессов
• Добавлять, изменять правила замещения пользователей

Рисунок 6. Пример интерфейса, в котором можно просматривать состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов

Используя среду разработки, бизнес-аналитик может разрабатывать бизнес-процессы, включая бизнес-правила, различные элементы коннекторов к внешним системам и другие элементы, а также загружать их в среду исполнения.

Рисунок 7. Пример интерфейса, в котором можно разрабатывать бизнес-процессы

При помощи симулятора бизнес-процессов можно тестировать разработанные бизнес-процессы на условной конфигурации на клиентском компьютере аналитика, не загружая их в промышленную систему.

На одном сервере запускается среда исполнения бизнес-процессов. На нескольких серверах могут быть запущены бот-станции.

На клиентских компьютерах пользователей запускается клиент-оповещатель о поступивших заданиях или браузер, в котором открывается web-интерфейс BPMS.

На клиентских компьютерах аналитиков запускается среда разработки бизнес-процессов и связанных с ними объектов. Также на клиентских компьютерах аналитиков запускается симулятор бизнес-процессов.

В среде исполнения выполняются экземпляры бизнес-процессов.

Размещенные в бот-станциях боты (автоматические исполнители заданий) периодически опрашивают среду исполнения бизнес-процессов. Если выполняющиеся в среде исполнения экземпляры бизнес-процессов содержат задачи для ботов, то боты выполняют эти задачи и возвращают результаты работы в среду исполнения.

Web-интерфейсы и клиенты-оповещатели периодически обращаются к среде исполнения и отображают задачи пользователей.

Пользуясь web-интерфейсом BPMS пользователи:

• Получают, фильтруют, выполняют задачи, генерируемые экземплярами бизнес-процессов
• Запускают новые экземпляры бизнес-процессов
• Просматривают состояния выполняющихся экземпляров бизнес-процессов

Пользуясь web-нтерфейсом BPMS администраторы:

• Загружают или изменяют определения бизнес-процессов
• Создают или изменяют параметры пользователей и групп пользователей
• Раздают права на объекты системы
• Изменяют параметры ботов и бот-станций

При помощи среды разработки аналитики:

• разрабатывают и модифицируют бизнес-процессы

Для разработки бизнес-процесса аналитику надо:

• при помощи «мыши» нарисовать схему бизнес-процесса
• определить участвующие в процессе роли, назначить для ролей исполнителей
• задать данные бизнес-процесса (переменные процесса)
• определить графические элементы форм заданий бизнес-процесса
• связать узлы схемы бизнес-процесса с соответствующими ролями пользователей или ботов (автоматических исполнителей)

После того, как бизнес-процесс разработан, он загружается в BPMS. После этого можно запускать экземпляры данного бизнес-процесса и выполнять генерируемые ими задания.

При помощи симулятора бизнес-процессов аналитики тестируют разработанные бизнес-процессы на условной конфигурации перед загрузкой их в промышленную BPMS.

Клиенты-оповещатели сигнализируют пользователям о появлении новых заданий.

Исторически процессный подход сначала включал в себя только бизнес-процессы для аналитического моделирования. В рамках этого подхода проводилось выделение бизнес-процессов предприятия, анализ выделенных бизнес-процессов и генерировались предложения по повышению эффективности бизнеса путем изменения бизнес-процессов. Далее производилось внедрение измененных бизнес-процессов на предприятии.

Так как изменение бизнес-процессов для аналитического моделирования не связано с автоматизацией, внедрение измененных бизнес-процессов являлось дорогой процедурой, предусматривало переобучение персонала, изменение должностных инструкций, часто — изменение организационной структуры предприятия. Такие изменения очень затратно делать последовательными небольшими шагами. Поэтому такие изменения производились редко, но сами изменения являлись значительными. В литературе такое преобразование бизнес-процессов получило название — реинжиниринг бизнес-процессов. Реинжиниринг бизнес-процессов подразумевает радикальное перепроектирование бизнес-процессов предприятия для достижения существенного эффекта производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельности.

При использования исполнимых бизнес-процессов стоимость внедрения изменений относительно небольшая, поэтому в этом случае часто применяется эволюционное изменение бизнес-процессов. На предприятии устанавливается BPMS, разрабатываются, загружаются в систему и внедряются в эксплуатацию бизнес-процессы «как есть», после чего они постепенно, в течение длительного времени преобразуются в бизнес-процессы «как надо» и постепенно эволюционируют вслед за изменением условий деятельности предприятия.

К бизнес-процессам часто привязывают расчет различных показателей эффективности деятельности предприятия (КПЭ), как финансовых, так и нефинансовых. Существуют методы процессного управления, основанные на КПЭ, предусматривающие предвидение результатов деятельности и планирование путей их достижения.

Для образного понимания того, как бизнес-процессы используются в качестве инструмента управления бизнесом в случае эволюционного управления с использованием КПЭ А. Белайчук (председатель Ассоциации профессионалов по управлению бизнес-процессами) предложил следующую аналогию: Управление предприятием можно образно сравнить с управлением автомобилем. В этом случае КПЭ являются аналогом того, что видит водитель — вид через лобовое стекло автомобиля и значения показателей датчиков (скорость, давление масла, количество оборотов двигателя, количество бензина и т.п.), а бизнес-процессы выполняют роль руля, педалей (газ, тормоз, сцепление) и рычага переключения передач автомобиля. То есть, служат для непосредственного управления траекторией в пространстве и времени.

Современный взгляд на процессное управление предполагает разнесение управления по нескольким уровням.

На первом уровне рассматривается общее стратегическое управление предприятием. На этом уровне используются бизнес-процессы для аналитического моделирования. Задача бизнес-процессов данного уровня – формирование общих представлений об основных бизнес-процессах предприятия и обмен этими представлениями между управленцами. Этот уровень не предполагает реальное исполнение разработанных бизнес-процессов.

Описать последовательности действий в бизнес-процессах первого уровня можно и просто в виде текста, такие описания называются — текстовые регламенты. Однако визуальную информацию люди воспринимает существенно быстрее и легче, чем текстовые описания. Поэтому наибольшее распространение получили именно графические представления бизнес-процессов для аналитического моделирования.

На верхнем уровне процессного управления также используются средства имитационного моделирования. Этот класс программ не предусматривает реального исполнения бизнес-процессов предприятия в компьютерной среде. Системы имитационного моделирования содержат настраиваемую статистическую модель бизнес-процессов организации. Задавая различные параметры этой модели и многократно «проигрывая» бизнес-процессы на условных автоматических пользователях, можно получить значения различных показателей деятельности и таким образом прогнозировать изменение реальных показателей предприятия в будущем в зависимости от тех или иных изменений в бизнес-процессах. Если статистическая модель построена правильно, то имитационное моделирование может быть средством определения оптимальных параметров бизнес-процессов.

На следующем уровне стратегические бизнес-процессы предприятия переводятся в исполнимые бизнес-процессы. На этом уровне схемы бизнес-процессов принято изображать в нотациях BPMN, UML (Диаграмма деятельности) и родственных им. На этом уровне текущая деятельность предприятия представляется в виде множества выполняющихся экземпляров бизнес-процессов.

Следующий (третий) уровень процессного управления соответствует бизнес-объектам предприятия. Состояние всего предприятия на текущий момент времени определяется состоянием всех бизнес-объектов предприятия на этот момент временя. Процессный подход предполагает, что состояния бизнес-объектов изменяются экземплярами бизнес-процессов второго уровня при выполнении соответствующих заданий. Для этого слоя в качестве хранилищ традиционно используются системы управления контентом (ECM-системы), или системы управления базами данных. Также возможно на этом уровне использовать ERP-системы. Для объяснения концепции бизнес-объектов можно воспользоваться аналогией с бухгалтерским учетом: бухгалтерское состояние предприятия на фиксированный момент времени определяется денежными остатками на счетах бухгалтерского учета, а изменение состояния предприятия определяется бухгалтерскими проводками. В рамках данной аналогии проводки будут соответствовать бизнес-процессам, а остатки на счетах — бизнес-объектам.

Успех языка запросов к реляционным базам данных SQL обычно связывают с тем, что в основе его лежит солидная математическая теория — реляционная алгебра. Разработчики языков описания исполнимых бизнес-процессов также стараются положить в основу языка серьезную математическую теорию.

Большинство существующих языков описания исполнимых бизнес-процессов в той или иной степени относят к одной из двух математических теорий:

• теория сетей Петри
• концепция Пи-исчисления

Теория сетей Петри основана на классической теории графов, является расширением теории конечных автоматов. Она возникла в 60-х годах ХХ века и с тех пор постоянно развивается. Теория сетей Петри — сложная, очень хорошо разработанная теория, в ней строго определены такие понятия, как состояния, условия, переходы и т. п. Также теория включает графическую нотацию (систему графических обозначений, на основе которых можно рисовать соответствующие графы). Сети Петри хорошо исследованы математиками — установлены многие их свойства, доказано большое количество теорем.

Практическое использование теории сетей Петри в основном было связано с описанием поведения очень сложных систем, например элементов интегральных схем. Построив для системы соответствующую сеть Петри, далее можно было использовать результаты соответствующих теорем и таким образом исследовать свойства системы.

Для описания BPMS использовать концепцию сетей Петри в явном виде неудобно, так как графическая нотация сетей Петри не является интуитивно понятной. Бизнес-аналитикам, а тем более менеджерам с ней сложно работать. Кроме того, появились некоторые классы бизнес-процессов, которые нельзя описать с ее помощью.

Наследниками теории сетей Петри стали первые языки определения бизнес-процессов (например, WPDL и XPDL коалиции WfMC). Они основаны на теории графов и концептуально включают в себя многие понятия и концепции сетей Петри: узлы, переходы, условия и т.д. Однако, в отличие от сетей Петри, эти языки не являются строгими — в ряде случаев можно составить такие предложения языка, которые будут синтаксически допустимыми, однако поведение порожденного бизнес-процесса не будет определено однозначно.

Концепция Пи-исчисления (Pi calculus) была разработана в конце 80-х годов ХХ века Робином Милнером и основана на алгебре параллельных процессов. В отличие от сетей Петри, математическими объектами Пи-исчисления являются не графы, а выражения над элементами специальных множеств и преобразования над этими выражениями. В настоящее время Пи-исчисление является перспективной, но еще молодой и развивающейся теорией, в ней много открытых вопросов и нерешенных проблем. Математически было доказано, что функциональные возможности Пи-исчисления выше, чем сетей Петри.

Разработчики языков BPEL и BPML утверждают, что эти языки обладают более высокой выразительной мощностью, чем языки, основанные на сетях Петри, так как в основе этих языков лежит Пи-исчисление. Однако существуют и скептики, считающие, что связь этих языков с концепцией Пи-исчисления не очевидна, и предполагающих, что эти утверждения ближе к маркетинговому ходу, чем к реальному использованию этой теории при построении данных языков.

Воспользуйтесь нашими услугами

Понравилась статья? Тогда поддержите нас, поделитесь с друзьями и заглядывайте по рекламным ссылкам!

Процессное управление бизнесом

Автор:

Александр Белоус,
Эксперт в сфере внедрения процессного подхода, руководитель отдела систем менеджмента группы компаний «Стандарт качества»

эксперт-аудитор систем менеджмента качества в системах JAZ-ANZ (Австралия), Dakks (Германия), СТБ (Беларусь)

Консультант, разработки ISO/IEC 9001 для организаций

Сертифицированный аудитор, тренер (лектор) • ISO/IEC 9001 и передовые методы аудитов

В последнее время бизнес-процессы обрели особую популярность и стали своеобразным новомодным течением решения проблем компании с позиции получения нового шанса, но только единицы руководителей понимают, что именно эти процессы могут стать основным, инновационным способом организации деятельности управленческого характера.

Бизнес-процесс – это определенная последовательность действий, которая направлена на выполнение поставленных задач сотрудниками с целью создания ценности для клиентов компании.

Процессный подход к управлению – это подход, который направлен на организацию системы управления на основании бизнес-процессов, которые задействуют все аспекты работы предприятия в целом. Такой подход основан на создании отдельных поручителей и команд, что и отличает его от традиционного подхода к управленческой деятельности.

Зачем нужно переходить на управление бизнес-процессами?

Нужно понимать, что многие руководители обращают внимание на этот вариант управленческой деятельности так как хотят реализовать все возможности компании, а также реализовать нестандартные подходы, которые способны сделать предприятие более привлекательным для инвесторов и клиентов.

Практика внедрения показывает, что собственники компании в подходе процессного формата видят в первую очередь возможность разрешить типовые задачи, а также всевозможные проблемы, которые формировались на предприятии в течение многих лет. Как правило, применение бизнес-процессов для руководителей представляется процессами, которые способны разрешить ряд проблем:

1. Повышение эффективности. Это самая распространенная задача, которая стоит перед предпринимателями с позиции возможности получения более существенной прибыли с текущими затратами на данный момент времени.
2. Улучшение уровня производительности труда. Сотрудники многих компаний не всегда работают в полную силу. Используют они как правило не более 25% от своих реальных возможностей. Но, использование процесса «кнута» в такой ситуации не является рациональным, поэтому важно грамотно осуществлять процесс управления с позиции мотивированности и организации рабочего процесса. Иногда сотрудник хотел бы принести пользу компании, но не налаженные рабочие процессы сводят все усилия на нет.
3. Уменьшение уровеня издержек. Очень редко помогает реальное сокращение вложений в производственные процессы. Часто обычное сокращение расходов сочетается с негативными последствиями. Если работать в данном направлении по процессам, то сокращается расход времени на перемещения к определенным этапам производства, пробуксовки, на переделки. Это автоматически способствует сокращению уровня издержек без побочных негативных эффектов.
4. Улучшение управляемости. Важно, чтобы руководитель мог реально оценивать ситуацию и осуществлять прогнозирование перспективы и реализации поставленных задач, а сотрудники четко понимали, какие задачи им придется решать.
5. Прозрачность потоков. Речь идет именно об информационных или же материальных потоках, а также о взаимодействии коллектива. Если руководитель не видит конкретные потоки своей деятельности, то он, по сути, он не имеет возможности принимать грамотные и правильные решения. В такой позиции вероятность совершения управленческих ошибок существенно возрастает.
6. Делегирование. Тут присутствует взаимосвязь – квалификация управленцев напрямую влияет на качество делегирования. Важно, чтобы управленцы могли передавать полномочия, а также определенную ответственность в случае, если не смогли найти решение конкретной задачи. В нашей стране уровень подготовки руководителей находится на весьма невысоким уровне. Именно данное положение приводит к тому, что реального делегирования на предприятиях просто не существует. Процессы управления в такой ситуации способны стать основой грамотного распределения полномочий, а также ресурсов, с учетом формирования необходимой ответственности исполнителей и руководителей;
7. Кадровая проблематика. Пока руководитель затачивает в своем сознании мысль о том, что ему нужны только самые лучшие специалисты, кадровая проблематика будет существовать. Все дело в том, что только изменение концепции управления может стать неоспоримой основой подготовки и привлечения готовых специалистов. Правильный подбор и организация обучения – вот основные критерии устранения кадровой проблемы.

Впрочем, многие руководители считают, что использование бизнес-процессов моментально решает все проблемы. Поэтому сейчас я хочу описать, чего не следует сразу же ожидать при начале работы процессов:

Моментального повышения интереса клиентов к конкретной продукции или же роста объемов продаж.

• Сотрудники моментально определят задачи компании и начнут следовать только этим целям, невзирая на личные интересы.
• Руководители моментально сделают прорыв и начнут управлять предприятием совершенно иначе.
• Все собственники бизнеса начнут максимально правильно взаимодействовать и приходить к полноценному согласию по всем вопросам.
• Клиентский сервис станет на порядок выше, качество продукции серьезно повысится.
• Все клиенты будут в восторге, в бизнесе будет царить порядок.

Многие предприниматели уверены, что внедрение бизнес-процессов поможет достичь всего вышеперечисленного уже за несколько месяцев. Но чаще всего собственники начинают задумываться о внедрении инновационных процессов именно тогда, когда бизнес попадает в крайне непростую ситуацию, в которую его «вгоняли» не один год. Важно понимать, что такое состояние можно считать хроническим, и чтобы устранить такие негативные моменты потребуется методическое и длительное воздействие. А значит, ожидать моментальных результатов – глупо.

Изменение образа жизни и внедрение процессных подходов является основным элементом устранения возникших трудностей. То есть, бизнес и команда должны начать работать совершенно по-другому. Осуществляя проработку и внедрение новых процессов можно снизить все издержки, увеличить уровень продаж, создать идеальный климат в коллективе и обеспечить компанию правильным управлением. Но все перечисленные процессы не будут молниеносными, и не будут происходить с первого раза. Для некоторых процессов может потребоваться более пяти итераций.

Что же придется изменить при переходе на бизнес процессы?

1. Отношение к процедуре управления. Руководители должны по сути осуществить процесс управления конкретными действиями своим подчиненным. Объект управления меняется, нужно контролировать не подчиненных, а весь процесс.
2. Ответственность. Все подчиненные должны возлагать на себя определенную ответственность в добровольном порядке, руководители должны брать на себя ответственность за подчиненных, с учетом их правильного отбора, обучения и последующей подготовки к работе.
3. Отношение с коллективом. Руководство должно доверять определенные результаты конкретным подчиненным, а сотрудники должны осуществлять своеобразные действия в правильно спроектированной цепочке производственного формата. При этом создается доверие к тому, что коллеги поставленные задачи смогут выполнять правильно.
4. Отношение к процессу контроля. Тут самое главное, чтобы процедуры контроля наконец перестали быть основной целью работы руководителя. Нужно, чтобы контроль был органически монтирован в процесс и не требовал постоянного присутствия руководящего звена.
5. Отношение к существующим правилам. Нигилизм в коллективе должен быть искоренен полностью. Должны быть установлены конкретные правила, которые должны быть понятными и простыми, задокументированными. И сотрудники четко должны понимать, что они должны делать в данной компании без исключений из правил.
6. Отношение к делу и личностным интересам. В команде личное должно оставаться дома, а в работе должны на первое место выдвигаться цели предприятия, клиента, потребителя.
7. Отношение к документообороту. Нужно осознать, что бюрократия является очень важным элементом управленческого процессного действия. Соответственно, нужно чтобы все выполняемые движения оставляли конкретный след, который в дальнейшем можно будет просмотреть и проанализировать. Важно, чтобы велась запись всех результативных процессов, иначе это не даст нужных результатов. Визуализация всего происходящего на предприятии – основа формирования новых результатов.

Самый важный аспект – управленческие решения отображаются в виде бизнес-процессов. То есть, другими словами процессы не являются просто алгоритмами определенных действий, это лишь описание конкретных способов, посредством которых можно разрешить сложные ситуации, проблемы и задачи бизнеса.

Информация по бизнес-процессам направлена на решение поставленных задач и целей, формирование необходимых результатов. И тут нужно осознать, что такие процессы без управления и в отрыве от всей системы бизнеса существовать не могут.

Процессное управление в бизнесе и некоммерческом секторе

• 24 мая 2013
• Статьи

Процессное управление – это комплекс действий, регламентов и инструментов, необходимых для оптимальной реализации процессов разного уровня в организации, контроля исполнения и оперативного реагирования на отклонения или изменения.

Одной из важнейших подсистем платформы Docsvision является система автоматизации процессов. На ее базе могут автоматизироваться самые разные бизнес-процессы, начиная от простейших сценариев рассылки заданий или маршрутизации документов, до построения полноценной системы процессного управления компанией и средств поддержки цикла непрерывного улучшения процесса. Так как система процессного управления должна постоянно совершенствоваться, очень важно наличие инструментов, предназначенных для решения данных задач. В состав решения входит специальный модуль – конструктор бизнес-процессов, который позволяет моделировать корпоративные бизнес-процессы на языке высокого уровня, а так же ядро исполнения процессов, которое позволяет запускать бизнес-процессы, осуществлять мониторинг исполняемых процессов их остановку и модификацию в случае необходимости. Таким образом, система на базе Docsvision дает возможность оптимизировать процессное управление на всех этапах ее эксплуатации.

Платформа Docsvision также обеспечивает все необходимые средства для построения отчетов о ходе исполнения процессов, сборе метрик,  показывающих их эффективность, а так же все необходимые средства уведомления о ходе исполнения и отклонениях от заданных параметров процесса.

Особенностями подсистемы автоматизации бизнес-процессов на платформе  Docsvision относятся:

• Тесная интеграции механизмов процессного управления и директивного управления (общая структура заданий и средств маршрутизации  и контроля исполнения).
• Бесшовный переход от стадии моделирования процессов к их имплементации.
• Возможность реализации процессов без участия программистов, что позволяет построить в компаниях полноценную структуру моделирования, автоматизации и управления процессами.
• Простое включение неструктурированных документов в автоматизируемые бизнес-процессы.
• Открытые программные интерфейсы и наличие механизма шлюзов для обеспечения сквозной автоматизации процессного управления, включающую обработку информации в различных подсистемах корпоративной Информационной системы.
• Интеграция со средствами внешнего взаимодействия (электронной почтой и порталами), что позволяет включать внешних контрагентов в процессы обработки документов.

Перечисленные возможности позволяют рассматривать Docsvision как инструмент автоматизации административных процессов и средство внедрения в организации системы, обеспечивающей полный цикл поддержки корпоративных бизнес-процессов, коей является система процессного управления. 

Управление бизнес-процессами (BPM) — определение, шаги и преимущества

Управление бизнес-процессами — огромная проблема для большинства организаций. Многие владельцы бизнеса полагают, что это огромные расходы или что они окупаются только для масштабных процессов. Однако BPM важен независимо от размера вашего бизнеса. Вот подробное руководство по управлению бизнес-процессами с помощью автоматизации.

Что такое управление бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это организационная дисциплина, в которой компания делает шаг назад и рассматривает все эти процессы в целом и по отдельности.Он анализирует текущее состояние и определяет области, требующие улучшения, чтобы создать более эффективную и действенную организацию.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это то, как компания создает, редактирует и анализирует предсказуемые процессы, составляющие основу ее бизнеса.

Каждый отдел компании отвечает за преобразование некоторых исходных материалов или данных во что-то еще. Каждый отдел может обрабатывать дюжину или более основных процессов.

Является ли BPM похожей на управление задачами или проектами?

Управление бизнес-процессами — это не управление задачами (которое фокусируется на отдельных задачах) или управление проектами (которое обрабатывает одноразовые или непредсказуемые потоки).

Управление задачами — это обработка или организация набора действий, вытекающих из проекта. Эти проекты часто бывают разовыми и неповторяемыми. Когда эти проекты хорошо организованы, как, например, строительные работы, используется программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project.Trello, Asana или Kissflow Project — хорошие инструменты для управления задачами в специальных проектах.

Управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме, или на управлении процессами.

Почему важно управление бизнес-процессами?

Если оставить неорганизованными и несистематизированными, плохие бизнес-процессы могут привести к хаосу. На индивидуальном уровне люди видят только одну часть процесса, и очень немногие могут отсканировать и увидеть все эффекты процесса, где он начинается и заканчивается, ключевые необходимые данные и где находятся потенциальные узкие места и неэффективность.

Неуправляемые хаотические процессы наносят ущерб бизнесу и приводят к одному или нескольким из следующих сценариев:

• Потерянное время
• Больше ошибок
• Повышенная вина
• Отсутствие данных
• Деморализованных сотрудников

Применяя управление бизнес-процессами, организации могут улучшить свои процессы и поддерживать все аспекты операций в оптимальном режиме.

Шаг 1 : Дизайн

Большинство процессов включают форму для сбора данных и рабочий процесс для их обработки.Создайте свою форму и определите, кому будет принадлежать каждая задача в рабочем процессе.

Шаг 2 : Модель

Изобразите процесс наглядно. Зафиксируйте такие детали, как крайние сроки и условия, чтобы дать четкое представление о последовательности событий и потоке данных в процессе.

Шаг 3 : Выполнить

Выполните процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой, а затем откройте его для всех пользователей. Убедитесь, что вы ограничили доступ к конфиденциальной информации.

Шаг 4 : Монитор

Следите за процессом по мере его выполнения. Используйте правильные показатели для определения прогресса, измерения эффективности и поиска узких мест. Вот более подробная статья об этом шаге.

Шаг 5 : Оптимизировать

Во время анализа обращайте внимание на любые изменения, которые необходимо внести в вашу форму или рабочий процесс, чтобы сделать их более эффективными. Рассмотрите шаги по улучшению бизнес-процессов.

Какие существуют типы управления бизнес-процессами?

Системы

BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат.Вот три типа управления бизнес-процессами:

BPM, ориентированный на интеграцию

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в основном переключаются между вашими существующими системами (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системы управления бизнес-процессами, ориентированные на интеграцию, имеют обширные соединители и доступ к API, что позволяет создавать процессы, которые быстро меняются.

Человекоцентричный BPM

BPM, ориентированный на человека, предназначен для тех процессов, которые в основном выполняются людьми.У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Эти платформы отличаются удобным пользовательским интерфейсом, простыми уведомлениями и быстрым отслеживанием.

Документо-ориентированный BPM

Эти решения для управления бизнес-процессами требуются, когда документ (например, контракт или соглашение) лежит в основе процесса. Они позволяют выполнять маршрутизацию, форматирование, проверку и получение подписи документа по мере прохождения задач в рабочем процессе.

Большинство систем управления бизнес-процессами могут включать элементы каждого из них, но каждая из них обычно имеет одну специальность.

Примеры управления бизнес-процессами

HR

Вы когда-нибудь чувствовали, что процесс адаптации в вашей организации слишком сложен и хаотичен? Ваш отдел кадров просит кандидатов заполнить бумажные формы, которые их утомляют? Это связано с тем, что в вашем отделе кадров отсутствует принцип управления бизнес-процессами (BPM). Применение управления бизнес-процессами помогает автоматизировать процессы управления персоналом от начала до конца, тем самым сокращая затраты, время и бумажные формы. Вот несколько примеров того, как управление бизнес-процессами помогает вашему HR-отделу улучшать свои процессы:

• Утверждайте табели учета рабочего времени быстрее
• Наем новых сотрудников без проблем

Продажи

В большинстве организаций отдел продаж тратит значительное количество времени на координацию с отделом дебиторской задолженности (AR) для утверждения счетов-фактур.Даже небольшая опечатка в счетах портит жизнь продавцам. Здесь на сцену выходит управление бизнес-процессами, поскольку оно автоматизирует процесс утверждения счетов, тем самым устраняя вероятность ошибок вручную и взаимных разъяснений между продавцами и командой AR. Вот несколько сценариев в отделе продаж, где управление бизнес-процессами может помочь им оптимизировать свои процессы:

Финансы

Финансовую команду каждый день засыпают бумажными формами и электронными письмами, поскольку все, что связано с деньгами, должно проходить через них.Например, если группа управления активами хочет приобрести 50 ноутбуков, они отправляют предложение, полученное от поставщика, финансовой группе для утверждения. Это всего лишь один случай. Представьте, сколько писем и бумажных форм они получают ежедневно от разных команд. Без системы им сложно управлять всем этим. Система управления бизнес-процессами (BPM) помогает им управлять всем этим. Вот пара сценариев в финансовом отделе, где управление бизнес-процессами становится спасительной возможностью:

• Одобрение заявок на командировку в один клик
• Настройка рабочих процессов для уникальных сценариев

Узнайте больше о Project vs.Процесс

Особенности, которыми должен обладать каждый грамотный инструмент управления бизнес-процессами.

Теперь, когда вы знаете, зачем нужна система BPM, вот список функций, которые должна иметь хорошая система управления бизнес-процессами.

• Инструмент для визуального построения диаграмм процесса
• Конструктор форм с перетаскиванием
• Управление доступом на основе ролей
• Мобильная поддержка
• Мощные функции администратора
• Единый вход (SSO)
• Интеграция с существующими программными системами
• Отчеты и аналитика
• Производительность для больших баз пользователей
• Метрики производительности процесса

Прочтите эту статью, чтобы получить подробное объяснение перечисленных выше особенностей хорошей системы управления бизнес-процессами.

Каковы преимущества включения управления бизнес-процессами?

Вот некоторые из основных преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

• Получите контроль над хаотичными и громоздкими процессами
• Создание, отображение, анализ и улучшение бизнес-процессов
• Более эффективное выполнение повседневных операций
• Реализуйте более крупные организационные цели
• Переход к цифровой трансформации
• Улучшение и оптимизация сложных операций
• Тщательно отслеживайте отдельные элементы в процессе их выполнения

Действительно ли BPM дорогой?

Обычно да.Системы управления бизнес-процессами (BPM) могут быть довольно сложными. Установка локального решения может стоить более 250 000 долларов с учетом затрат на технологии и консультантов. Но процесс Kissflow начинается всего с 390 долларов в месяц, чтобы сделать BPM намного более доступным. Кроме того, за поддержку не взимается дополнительная плата. Выберите процесс, который вам было сложно автоматизировать, и начните работу с Kissflow сегодня.

Узнайте, почему эти 7 инструментов для автоматизации процессов лидируют среди конкурентов!

Что такое управление бизнес-процессами?

Что такое управление бизнес-процессами?

BPM — это способ взглянуть на процессы, присутствующие в организации, а затем контролировать их.Это эффективная методология, которую можно использовать во время кризиса, чтобы убедиться, что процессы эффективны и действенны, поскольку это приведет к лучшей и более рентабельной организации.

Термин «управление бизнес-процессами» означает то, как мы изучаем, идентифицируем, изменяем и отслеживаем бизнес-процессы, чтобы обеспечить их бесперебойную работу и возможность их улучшения с течением времени. Часто описываемый в терминах ежедневного потока работы — и да, «рабочий процесс», как правило, подходит под зонтик улучшения процесса — это важный элемент головоломки доступа и использования, поскольку отсутствие или плохой процесс действительно ухудшает вашу способность достигать и использовать информацию.

BPM лучше всего рассматривать как бизнес-практику, включающую техники и структурированные методы. Это не технология, хотя на рынке есть технологии, которые несут дескриптор из-за того, что они позволяют: а именно, идентифицируют и изменяют существующие процессы, чтобы они соответствовали желаемому, предположительно улучшенному, будущему положению дел. Речь идет о формализации и институционализации более эффективных способов выполнения работы.

---

Вниманию обучающихся визуально: Щелкните здесь, чтобы УЗНАТЬ, как этот термин относится к интеллектуальному управлению информацией (IIM).

---

Для успешного использования BPM обычно требуется следующее:

• Организация вокруг результатов, а не задач, для обеспечения должной фокусировки
• Исправление и улучшение процессов перед (потенциально) автоматизацией; в противном случае все, что вам нужно сделать, это ускорить беспорядок
• Установление процессов и передача прав собственности, чтобы работа и улучшения просто не ускользнули — и они будут, поскольку человеческая природа берет верх и импульс утихает
• Стандартизация процессов в масштабе предприятия для облегчения понимания и управления ими, уменьшения количества ошибок и снижения рисков
• Обеспечение непрерывного изменения для расширения и распространения улучшений с течением времени
• Улучшение существующих процессов, а не создание радикально новых или «совершенных», потому что это может занять столько времени, чтобы подорвать или свести на нет любые достигнутые успехи

BPM не должно быть разовым упражнением.Он должен включать постоянную оценку процессов и включать в себя действия по улучшению общего потока процессов. Все это ведет к непрерывному циклу оценки и улучшения организации.

Шаги, которые можно распознать в BPM:

• Анализировать
• Редизайн и модель
• Орудие
• Монитор
• Управление
• Автомат

Получение информации туда, куда она должна идти, и когда она нужна, — это только часть решения — большая часть остального включает в себя сначала запрос необходимой информации, а затем ее сообщение вам в удобном для использования формате.Это и есть программное обеспечение для создания отчетов и запросов.

Успех во многом зависит от того, насколько хорошо вы помечаете данные в своих репозиториях, чтобы их можно было идентифицировать и включить при поступлении соответствующего запроса. Важным стимулом к ​​достижению этой цели является общая метамодель хранилища (CWM), полная спецификация синтаксиса и семантики, которую хранилища данных и инструменты бизнес-аналитики могут использовать для успешного обмена общими метаданными.

Выпущенный и принадлежащий Object Management Group (OMG), CWM определяет интерфейсы, которые могут использоваться для обеспечения обмена метаданными хранилища и бизнес-аналитики между инструментами хранилища, платформами хранилища и репозиториями метаданных хранилища в распределенных гетерогенных средах. Он основан на трех стандартах:

• UML — унифицированный язык моделирования, стандарт моделирования группы управления объектами (OMG)
• MOF — средство метаобъектов, метамоделирование OMG и стандарт хранилища метаданных
• XMI — XML ​​Metadata Interchange, стандарт обмена метаданными OMG

CWM-модели также позволяют пользователям отслеживать происхождение данных, предоставляя объекты, которые описывают, откуда пришли данные, когда и как они были созданы.Обмен экземплярами метамодели осуществляется через документы обмена метаданными XML (XMI).

Самый простой из них известен как маршрутизация или простой рабочий процесс. Он перемещает контент — очень часто в форме обычных документов — из одного места или от человека к другому, и когда задача A завершена, это позволяет начать задачу B. Маршрутизация, как правило, является специальной, без какой-либо автоматической обработки правил и с небольшой интеграцией между управлением процессами и затронутыми приложениями или без нее.Вместо этого, это в значительной степени личное общение.

Workflow — это больше, чем просто перемещение объектов из пункта A в пункт B, из пункта C в пункт D, поскольку он позволяет выполнять задачи параллельно, экономя время и повышая производительность. Способный управлять несколькими процессами, происходящими одновременно, он учитывает исключения и условия, применяя определенные пользователем правила.

Сама по себе

BPM, возможно, является «ультра» техникой улучшения процессов, поскольку она явно решает сложность процессов взаимодействия между приложениями и репозиториями и включает процессы, управляемые данными, а также управляемые контентом процессы — и все это на постоянной основе.

Обычно управляемый бизнес-правилами, он включает в себя большой объем оперативного анализа и блок-схем, а более сложные предложения в этой области включают не только проектировщиков процессов, но и инструменты моделирования, поэтому процессы можно запускать виртуально для выявления узких мест или других проблем, связанных с любым из людей. или базовая инфраструктура.

Мы должны помнить, что бизнес-процессы должны включать мобильную рабочую силу и то, как мобильные устройства влияют на достижение общих целей организации.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (BPM) — это дисциплина улучшения бизнес-процесса от начала до конца путем его анализа, моделирования того, как он работает в различных сценариях, выполнения улучшений, мониторинга улучшенного процесса и постоянной его оптимизации.

Бизнес-процесс — это действие или набор действий, направленных на достижение цели организации.BPM — это не разовая задача, а постоянная деятельность, которая включает постоянную реинжиниринг процессов.

BPM — это не технология. Он часто включает использование интеллектуальных подходов BPM для автоматизации задач или рабочего процесса, но автоматизация не требуется.

Организации, занимающиеся BPM, могут выбрать одну из различных методологий BPM, включая «Шесть сигм» и бережливое управление.

Какова цель BPM?

BPM постоянно используется для улучшения бизнес-процессов.

Бизнес-процесс может включать в себя любую из сотен или тысяч задач, а также рабочие процессы и утверждения, необходимые для выполнения задачи. Общие примеры включают следующее:

• выполнение заказа на продукцию;
• обновление связанных учетных записей;
• обновление соответствующих баз данных;
• утверждение и отправка счета-фактуры; и
• трудоустройство нового сотрудника.

Он направлен на улучшение порядка, понимания и эффективности коллективных рабочих процессов, составляющих бизнес-процесс.BPM уменьшает хаос в рабочих процессах и устраняет специальное управление рабочими процессами.

Цель организаций, занимающихся BPM, — взять под контроль свои процессы и постоянно их оптимизировать. Такой подход создает более эффективную организацию, которая лучше способна предоставлять продукты и услуги и адаптироваться к меняющимся потребностям.

Жизненный цикл BPM

BPM состоит из нескольких шагов. Многие эксперты BPM ссылаются на эту пятерку:

1. Дизайн. Проанализируйте существующий процесс, чтобы увидеть, что можно улучшить.Затем спланируйте бизнес-процесс так, как он должен существовать в идеале, используя стандартизацию и автоматизацию.
2. Модель. Посмотрите, как работает бизнес-процесс в разных сценариях.
3. Орудие. Выполнение улучшений, включая стандартизацию и автоматизацию процессов.
4. Монитор. Отслеживайте улучшения, чтобы увидеть, как они работают.
5. Оптимизировать. Продолжать совершенствовать бизнес-процесс.

Другие эксперты перечисляют шесть или более шагов, включая анализ, управление и автоматизацию.

Преимущества управления бизнес-процессами

BPM — это не разовая задача. Процессы должны управляться на постоянной основе. Компании должны сосредоточиться на их улучшении от начала до конца, а не просто смотреть на отдельные задачи.

BPM помогает менеджерам:

• понимать процессы, происходящие в их организациях;
• проанализировать их от начала до конца;
• постоянно совершенствовать процессы и бизнес-стратегию;
• имеют большее влияние на результаты бизнеса;
• адаптировать бизнес-процессы к тенденциям рынка и требованиям отрасли; и
• извлекают выгоду из новейших технологий.

Хорошо выполненный BPM может принести пользу для бизнеса в целом, например:

• уменьшить отходы;
• ошибок резки;
• экономия времени; и
• производят более качественные продукты и услуги.

Типы BPM

Различные подходы к BPM предлагают разные точки зрения на бизнес-деятельность и на то, вокруг каких компонентов бизнеса они вращаются. К трем основным типам относятся следующие:

1. Системно-ориентированный. Этот тип BPM фокусируется на бизнес-процессах, которые работают с интегрированной бизнес-системой без особого участия человека. В процессах часто используется автоматизация рабочего процесса в интегрированных бизнес-приложениях. Приложения для управления взаимоотношениями с клиентами и приложения для планирования ресурсов предприятия — два примера.
2. Человекоцентричный. BPM может также сосредоточиться на процессах, которыми управляют люди. Эти приложения имеют функции, предназначенные для взаимодействия с человеком, такие как хорошо продуманный пользовательский интерфейс и уведомления.
3. Документ-ориентированный. Этот подход основан на документах, таких как форматирование, подписание и проверка контрактов. Часто инструменты управления бизнес-процессами специализируются на конкретной задаче, связанной с документами, например на подписании.

Примеры и приложения для управления бизнес-процессами Приложения

BPM используются во многих отделах организации. Примеры того, как он используется для достижения бизнес-целей, включают следующее:

• Управление персоналом. Инструмент BPM может сделать отделы кадров более эффективными. Например, это может упростить просмотр табелей учета рабочего времени. Прием новых сотрудников — еще одна область, в которой BPM может улучшить и ускорить процесс. Когда задачи HR, ориентированные на документы, автоматизированы, они сокращают использование бумажных форм в компании.
• Финансы. Финансовые отделы получают разнообразную документацию как системно-ориентированных, так и ориентированных на человека процессов. Они получают большое количество электронных писем и бумажных форм о внутренних и внешних финансовых процессах компании.Например, платформа BPM позволяет финансовым отделам быстрее обрабатывать запросы сотрудников на командировки. Это также может упростить процессы закупок.
• Продажи . Команды продаж также занимаются сочетанием процессов, ориентированных на человека и системы. Инструменты BPM могут координировать обмен коммерческими предложениями и счетами-фактурами и, в конечном итоге, сокращать рабочие процессы цикла продаж.

Некоторые функции, которые нужно искать в приложении BPM, где бы оно ни использовалось, включают следующее:

• мобильных функций;
• отчетность и аналитика;
• документооборот;
• простая интеграция программного обеспечения;
• ролевой контроль доступа; и
• интуитивно понятный пользовательский интерфейс.

Инструменты и поставщики BPM Программное обеспечение

BPM (BPMS) предлагает набор инструментов и функций для отображения, моделирования, автоматизации, управления и оптимизации процессов.

BPMS поддерживает такие действия, как управление бизнес-правилами, общение с пользователями и аналитика. Интеллектуальная BPMS или iBPMS предлагает возможности нового поколения, такие как адаптивная аналитика и расширенные инструменты для совместной работы.

На рынке представлены десятки вариантов программного обеспечения BPM. Поставщики включают следующее:

• Аппиан
• БП Logix
• IBM
• Kofax
• Оракул
• Pegasystems
• Программное обеспечение Tibco

Вот некоторые примеры инструментов BPM:

• IBM Blueworks Live имеет отображение процессов в этом облачном программном обеспечении для совместной работы.
• Kissflow имеет возможности интеграции API, которые позволяют пользователям интегрировать автоматизированные рабочие процессы бизнес-процессов с другими приложениями.
• Novacura Flow использует программное обеспечение с низким кодом в своем приложении BPM. Это упрощает настройку приложения, поскольку требуется мало навыков программирования.
• Quixy — это программная платформа без кода, которая также упрощает управление бизнес-процессами в приложении, поскольку навыки программирования не требуются.
• Wrike автоматизирует бизнес-задачи с помощью коллективов любого размера.

Чтобы получить дополнительную информацию по этой теме, узнайте, как инструменты BPM с низким кодом позволяют предприятиям настраивать приложения бизнес-процессов, не требуя глубоких знаний в области программирования.

Что такое управление процессами? Подробное объяснение

Ответ на вопрос «что такое управление процессами» выходит далеко за рамки концепции просто картографических операций , которые имеют место в корпоративной операционной рутине.

Вы должны были слышать об управлении бизнес-процессами; но что такое управление процессами, что значит управлять бизнесом с помощью процессов? Что ж, чтобы ответить на этот вопрос, необходимо будет объяснить этапы проекта отображения процесса.

Так что же такое управление процессами?

Люди понимают, что процессы — это действия, выполняемые определенным отделом. Это не правильно; процессы не ограничиваются стенами, разделяющими комнаты компании, они пронизывают различные отделы.Мы называем это « сквозной ». То есть сквозной процесс учитывает включение различных областей и различных должностей менеджеров в организационной структуре.

Чем больше размер поперечного сечения, тем больше вероятность сквозного соединения. Этот диапазон позволяет охарактеризовать концепцию непрерывного процесса любым процессом, который оказывает прямое или косвенное влияние на организацию, будь то фактическое или потенциальное, частое или сезонное для любой заинтересованной стороны.

Компании разрабатывают свои процессы посредством интервью с руководителями каждого отдела, которые раскрывают всю деятельность, находящуюся в их ведении, и своих подчиненных.После рисования всех потоков необходимо унифицировать поток каждого отдела. С единым потоком теперь мы можем говорить о процессах, потому что до этого разработанные потоки были просто деятельностью отделов.

Управление процессами: кто отвечает за каждый процесс

Теперь, когда мы знаем процессы организации, что нам с ними делать? Чтобы иметь возможность управлять процессами, необходимо определить, кто отвечает за каждого из них, также известный как владелец процесса.Менеджер отвечает за улучшение процессов, несет ответственность за обеспечение эффективности процесса и ценит необходимость защиты процессов. Как правило, владельцы процессов управляют тем, как будет выполняться работа, но не обязательно люди, которые ее выполняют.

Процесс картирования проекта направлен на «опрокидывание» управления организацией, позволяя ему быть ориентированным на процесс (горизонтально), а не вертикальным. Очень часто можно обнаружить, что компании все чаще составляют карту своих процессов, а затем не знают, что с ними делать.Фактически, эти компании попадают в категорию менеджеров, все еще работающих со своими фоновыми процессами.

Сменить управление компанией на функционально горизонтальное — задача не из простых и быстрых. Для этого «свержения» нам необходимо, помимо владельцев процессов, определить ключевых показателей эффективности (KPI) и для мониторинга производительности каждого процесса.

Обычно около 40% информации, необходимой для мониторинга ключевых показателей эффективности, не находится в компании, ее наличие позволило бы организации создавать новые элементы управления, настраивать системы и даже создавать новые процессы.

Еще одним важным моментом для реального управления бизнес-процессами является принятие рабочих процедур, основанных на деятельности, представленной в процессах компании, стандартизация «Как сделать », помогая людям быстро и эффективно адаптироваться к новым сложным задачам.

На этом этапе я считаю, что мы перешли к процедурному управлению с функциональной подготовкой. Чтобы добиться управления с горизонтальными процессами, мы должны распределить соответствующие обязанности между владельцами процессов и создать процессы комитетов.

Цель Процессного комитета при составлении карты мероприятий

• Выявить и решить проблемы межпроцессной интеграции, конфликты между руководителями процессов и функциональных подразделений, распределение ресурсов и согласование процессов по сравнению со стратегией
• Наблюдать за портфелем процессов компании и согласовывать, расставлять приоритеты и разрешать трансформации (планы действий).
• Приоритезация и Распределение ресурсов, необходимых для достижения целей процесса.
• Отслеживание и отчетность по метрикам (индикаторам) эффективности процессов владельцев процессов.
• Вести и поддерживать Деловые рабочие процедуры и руководства.
• Комитет процессов состоит из координатора и членов (всех заинтересованных сторон, уделяющих особое внимание Правлению и руководству первой линии, а также другим гостям, которых они считают подходящими).

Еще один важный фактор, о котором мы не должны забывать, — это изменение культуры в организации. люди привыкли иерархически отвечать за свою работу, а управление процессами эти профессионалы отвечают владельцам процессов.

Только после того, как эта работа будет сделана, наряду со зрелостью процессов и людей и их культурными изменениями, вы можете сказать, что ваша компания имеет процессно-ориентированное управление.

Ваша компания уже знает ответ на вопрос, что такое управление процессами? Инструменты BPM — одни из ключевых инструментов для создания этой реальности для вашего бизнеса!

Хотите узнать больше о реинжиниринге процессов? Щелкните здесь

Как объяснить управление бизнес-процессами (BPM) простым английским языком

Управление бизнес-процессами (BPM) — не новомодная тенденция.Первые корни того, что мы сегодня называем BPM, обычно уходят корнями в более чем столетнюю историю от теории научного менеджмента Фредерика Уинслоу Тейлора.

С тех пор, конечно же, многое изменилось, включая широкое использование самого термина «управление бизнес-процессами», а также дисциплины и практики, которые этот термин представляет. Само значение термина также регулярно меняется — значения (множественное число) могут быть более точными. Попросите 10 человек дать определение BPM, и вы, скорее всего, получите 10 ответов, которые хотя бы немного — если не значительно — отличаются.

[Как автоматизация может высвободить больше времени сотрудников для инноваций? Получите бесплатную электронную книгу: Управление ИТ с помощью автоматизации. ]

BPM обычно определяется как дисциплина или практика, но это также и общий термин для описания инструментов.

Вот фундаментальный пример: BPM обычно определяется как дисциплина или практика — например, похожая на DevOps — а не то, что вы покупаете или иным образом просто внедряете и завершаете. Это то, что делают люди, а не какой-то конкретный инструмент или фреймворк BPM.Но даже это не факт — BPM также используется как общий термин для обозначения таких вещей, как программное обеспечение, которое некоторые организации используют в своей работе. (Пурист может поспорить с этим и попросить выделить технологии BPM в отдельную категорию, например, «BPM», для пакета управления бизнес-процессами или программного обеспечения для управления бизнес-процессами. Но мы отвлеклись…)

Почему используется управление бизнес-процессами (BPM)?

BPM помогает систематизировать, оптимизировать и постоянно улучшать операции или процессы.

Название BPM похоже на то, что мы должны уметь определить без особой помощи: оно влечет за собой управление бизнес-процессами, верно? Но это слишком упрощенно. BPM — это многоуровневая практика, связанная с кодификацией, оптимизацией и постоянным улучшением операций или процессов — особенно такого рода, который в противном случае можно было бы рассматривать как специальные решения или тип «институционального IQ», который выходит за дверь, когда люди уходят.

«Управление бизнес-процессами (BPM) — это управление бизнес-процессами, которые обычно скрыты в головах людей, [а также] руководствах, правилах, законах и рабочих листах.[Они] неизбежно создаются и существуют в любом бизнесе, как правило, без достаточного управления, связанного с их долгосрочным обслуживанием », — говорит Джим Тиррелл, старший архитектор решений в группе государственного сектора Red Hat. «Эти процессы иногда создаются органически, иногда через законодательство, а иногда просто создаются на месте».

Давайте начнем с некоторых определений, помимо приведенных Тирреллом выше, которые вы можете использовать. Они могут быть полезны при размышлениях о роли BPM в вашей организации или при объяснении этого другим.Затем мы углубимся в взаимосвязь между BPM и ИТ и рассмотрим несколько примеров BPM.

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

«Управление бизнес-процессами — это функциональная дисциплина для владельцев бизнес-процессов и операционных групп, позволяющая обнаруживать, документировать, анализировать, проверять и оптимизировать существующие процессы и внедрять новые для повышения операционной производительности, улучшенного управления рисками и оптимизированного управления всем процессом. ” –Маркус Торрес, вице-президент по управлению продуктами, платформа в ServiceNow

«Управление бизнес-процессами определяет конкретные организационные задачи, уточняет, как эти задачи выполняются, и устанавливает систему, которая может анализировать и контролировать, насколько эффективны рабочие процессы.BPM не характеризуется отдельной задачей или операцией. Это целостная программа, требующая постоянной перестройки бесчисленных процессов для точной настройки ». –Тони Хиггинс, технический директор Blueprint

«BPM — это методология, которая следует за определенными шагами для анализа, измерения, оптимизации и улучшения бизнес-процессов. Он используется для оптимизации работы компании ». — Акрам Ассаф, технический директор Bayt

«BPM состоит из различных методов обнаружения, моделирования, анализа, измерения, улучшения и оптимизации бизнес-процессов.Он координирует людей, системы и данные, чтобы гарантировать, что бизнес-результаты поддерживают бизнес-стратегию. BPM — это постоянная [попытка] улучшить бизнес-процессы ». –Эрик МакГи, старший сетевой инженер TRG Datacenters

Как BPM и ИТ сочетаются друг с другом

В век облачных технологий и искусственного интеллекта автоматизация и данные играют все более важную роль в BPM.

BPM само по себе не обязательно рассматривалось как ИТ-функция, даже если ИТ-специалистам предлагалось закупить, внедрить или поддержать традиционные инструменты BPM.Это потому, что он выходит за рамки отделов.

Тем не менее, похоже, существует растущая взаимосвязь между успехом BPM и ИТ-стратегией. Это связано с тем, что автоматизация и данные играют все более важную роль в BPM. И угадайте, что: современные ИТ выходят за рамки отделов.

«Программное обеспечение BPM существует уже несколько десятилетий, — говорит Торрес из ServiceNow. «Однако достижения в области облачных вычислений, искусственного интеллекта / машинного обучения, интеллектуального анализа процессов, обнаружения и интеграции привели к тому, что эта практика перешла от оптимизации к автоматизации.”

BPM + автоматизация: как они работают вместе?

Несмотря на то, что BPM всегда была ориентирована на повышение эффективности, на ранних этапах никто не мог представить — по крайней мере, в большом количестве — возможности, которые большие данные и техническая автоматизация могут привнести в практику.

«Проблема для многих предприятий и организаций, особенно острая [одна] для правительства, — это согласованность, которой может не хватать без некоторой компьютерной или технической автоматизации в отношении использования, хранения и отчетности по этим процессам», — говорит Red Hat. — говорит Тиррелл.«Автоматизация их с помощью технологий также дает вам возможность измерять различные действия, а затем давать рекомендации по их улучшению».

Таким образом, хотя некоторые могут рассматривать BPM как унаследованную дисциплину, сродни громадному монолиту корпоративного приложения, работающего в нестабильной инфраструктуре, на самом деле он может вступать в новое возрождение. Более того, стратегические ИТ-команды делают это возможным благодаря своему опыту и навыкам в области автоматизации, архитектуры, данных и многого другого. BPM больше не является прерогативой бизнес-консультантов и аналитиков.

То, как люди описывают BPM, в наши дни даже начинает иметь много общего со списками приоритетов многих ИТ-руководителей. Мы немного задержались на вас в разделе определений: рассмотрим еще одно от Анурага Шаха, руководителя отдела разработки решений для Северной Америки в Newgen:

«Управление бизнес-процессами (BPM) — это подход, который использует автоматизацию процессов для преодоления разрозненных операций и трансформации обслуживания клиентов. BPM использует новейшие технологии, в том числе роботизированную автоматизацию процессов, искусственный интеллект и машинное обучение, для выявления пробелов в процессах, подключения внешних и внутренних операций и разработки гибких бизнес-приложений.”

[Ссылки по теме: Как объяснить роботизированную автоматизацию процессов (RPA) на простом английском языке и Как объяснить Kubernetes на простом английском языке.]

BPM + цифровая трансформация: как они связаны?

Вот расширение Хиггинса из более раннего определения Blueprint:

«BPM — это методичный пошаговый план для достижения конкретных бизнес-целей. Внедряя более четкое планирование и техническую автоматизацию в существующие бизнес-процессы, цель BPM — повысить операционную эффективность.Обещание успешной стратегии BPM — это способность быстрее предоставлять услуги и продукты ».

Это очень похоже на то, как ИТ-директора и другие руководители ИТ и бизнеса говорят о цифровой трансформации. Фактически, есть аргумент, что цифровая трансформация — это крупный потомок традиционного BPM.

Президент Laserfiche Карл Чан, по сути, приводит этот аргумент: «BPM — это целостный стратегический подход к цифровой трансформации, который концентрируется на изменении существующих бизнес-процессов организации для повышения эффективности, производительности и прозрачности.Это постоянная работа — процессы следует оценивать по мере того, как организации лучше понимают процессы, меняются потребности бизнеса и развиваются технологии ».

Другими словами, современный BPM зависит от лидерства и навыков ИТ. Без этого компании будут отставать от своих конкурентов и коллег, вполне возможно, потому, что они не инвестировали должным образом в технологии автоматизации и другие технические области.

Примеры

BPM: помощь в обеспечении соответствия

Есть еще один аспект взаимоотношений между ИТ и BPM: ИТ также могут извлечь выгоду из внутренней дисциплины, часто для общего блага всей организации.

МакГи из TRG говорит, что BPM может играть жизненно важную роль в обеспечении безопасности, защищенности и соблюдения нормативных требований, например, в компании. Например, при соблюдении требований BPM может помочь обеспечить прозрачность и широкое распространение стандартов, а не запертые в пыльном шкафу для хранения документов.

«BPM [может помочь] убедиться, что все процессы соответствуют внутренним и внешним стандартам безопасности, соответствия и безопасности, снижая ответственность и проблемы безопасности», — говорит Макги.

Как BPM может помочь в управлении облаком

Тиррелл из Red Hat завершает свое выступление еще одним важным вопросом, в котором может помочь BPM: затратами на облако и другими проблемами управления облаком.Хотя Тиррелл отмечает, что вам нужно следить за тем, чтобы ваши рабочие процессы не становились слишком обременительными (тем самым снижая скорость, гибкость и другие причины, по которым вы в первую очередь перешли на облако), BPM может дать толчок управлению ИТ в эпоху облачных вычислений.

«BPM играет критически важную роль в обеспечении правильного управления и аудита для создания развернутых ИТ-активов», — говорит Тиррелл.

«Управление количеством экземпляров зомби, особенно по мере того, как организации переходят в облако, критически важно для управления затратами, присущими модели оплаты за выпивку, используемой гипермасштабирующими устройствами.Знание того, что вы развертываете, также позволяет вам планировать и планировать то, что будет необходимо в будущем, на основе прошлых шаблонов использования ».

[Узнайте, что можно и чего нельзя делать при миграции в облако: получите бесплатную электронную книгу «Стратегия гибридного облака для чайников». ]

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)? Преимущества и примеры (2020)

Что такое управление бизнес-процессами (BPM)?

Управление бизнес-процессами (BPM) по определению Gartner — это дисциплина, в которой используются различные инструменты и методы для проектирования, моделирования, выполнения, мониторинга и оптимизации бизнес-процессов.Бизнес-процесс координирует поведение людей, систем, информации и вещей для достижения бизнес-результатов в поддержку бизнес-стратегии.

BPM фокусируется на создании последовательного, автоматизированного процесса для рутинных транзакций и взаимодействия с людьми. Это помогает снизить операционные расходы бизнеса за счет сокращения отходов и переделок, а также за счет повышения общей эффективности команды.

Организации, занимающиеся BPM, могут выбрать одну из различных методологий BPM, в том числе Six Sigma и Lean.

Чем не является BPM

BPM не является программным продуктом. Доступны инструменты BPM, которые помогают внедрять стандартные и автоматизированные бизнес-процессы. Например, HappyFox Workflows помогает предприятиям автоматизировать сложные, многоэтапные и повторяющиеся бизнес-процессы. Однако BPM сам по себе не является программным продуктом.

BPM — это не управление задачами. Управление задачами или проектами связано с обработкой или организацией набора действий. Программное обеспечение для управления проектами, такое как Microsoft Project, Jira, Asana или Trello, помогает в управлении задачами и специальными проектами. С другой стороны, управление бизнес-процессами больше ориентировано на повторяющиеся и продолжающиеся процессы, которые следуют предсказуемой схеме или управлению процессами.

Какие существуют типы систем управления бизнес-процессами?

Системы BPM можно разделить на категории в зависимости от цели, которой они служат.Вот три типа управления бизнес-процессами:

BPM, ориентированный на систему (или BPM, ориентированный на интеграцию)

Этот тип системы управления бизнес-процессами обрабатывает процессы, которые в первую очередь зависят от существующих бизнес-систем (например, HRMS, CRM, ERP) без особого участия человека. Системно-ориентированное программное обеспечение для управления бизнес-процессами имеет обширную интеграцию и доступ к API, что позволяет создавать быстрые и эффективные бизнес-процессы.Примером процесса, ориентированного на интеграцию, является онлайн-банкинг, который может включать в себя различные программные системы, объединенные вместе.

Человекоцентрическое BPM

BPM, ориентированный на человека, в первую очередь рассматривает людей, которых поддерживают различные функции автоматизации. Это процессы, которые в основном выполняются людьми, и автоматизация их нелегко заменить. У них часто есть много утверждений и задач, выполняемых отдельными лицами. Примеры процессов, ориентированных на человека, включают в себя обслуживание клиентов, рассмотрение жалоб, прием на работу сотрудников, ведение электронной коммерции и составление отчетов о расходах.

Жизненный цикл BPM: 5 шагов в управлении бизнес-процессами

Шаг 1: Дизайн

Бизнес-аналитики изучают текущие бизнес-правила, проводят собеседования с различными заинтересованными сторонами и обсуждают желаемые результаты с руководством. Целью этапа проектирования процесса является понимание бизнес-правил и обеспечение соответствия результатов целям организации.

Шаг 2: Модель

Моделирование относится к выявлению, определению и представлению новых процессов для поддержки текущих бизнес-правил для различных заинтересованных сторон.

Шаг 3: Выполнить

Выполните бизнес-процесс, сначала протестировав его вживую с небольшой группой пользователей, а затем откройте его для всех пользователей. В случае автоматизированных рабочих процессов искусственно задросселируйте процесс, чтобы минимизировать ошибки.

Шаг 4: Монитор

Устанавливайте ключевые показатели эффективности (KPI) и отслеживайте показатели по ним, используя отчеты или информационные панели.Важно сосредоточиться на макро- или микропоказателях — процессе в целом по сравнению с его сегментами.

Шаг 5. Оптимизация

Имея эффективную систему отчетности, организация может эффективно направлять операции в сторону оптимизации или улучшения процессов. Оптимизация бизнес-процессов (BPO) — это переработка бизнес-процессов для оптимизации и повышения эффективности процессов и усиления согласованности отдельных бизнес-процессов с комплексной стратегией.

Каковы преимущества внедрения управления бизнес-процессами?

Управление бизнес-процессами помогает организациям двигаться к полной цифровой трансформации и помогает им в достижении более крупных организационных целей. Вот некоторые из ключевых преимуществ использования BPM в вашем бизнесе:

1. Повышение гибкости бизнеса: Изменение и оптимизация бизнес-процессов организации необходимо, чтобы идти в ногу с рыночными условиями.BPM позволяет организациям приостанавливать бизнес-процессы, внедрять изменения и повторно выполнять их. Изменение рабочих процессов, а также их повторное использование и настройка позволяет бизнес-процессам стать более гибкими и дает организации более глубокое понимание последствий, которые оказывают модификации процесса.

2. Снижение затрат и повышение доходов: Инструмент управления бизнес-процессами устраняет узкие места, что со временем значительно сокращает расходы.Результатом этого может быть сокращение времени выполнения заказа на продажу продукта, предоставление клиентам быстрого доступа к услугам и продуктам, что приводит к увеличению продаж и увеличению доходов. Решения BPM также могут распределять и отслеживать ресурсы для сокращения потерь, что также может снизить затраты и привести к более высокой прибыли.

3. Повышенная эффективность: Интеграция бизнес-процессов дает возможность для непрерывного повышения эффективности процессов.Имея правильную информацию, владельцы процессов могут внимательно отслеживать задержки и при необходимости выделять дополнительные ресурсы. Автоматизация и устранение повторяющихся задач повышают эффективность бизнес-процесса.

4. Лучшая видимость: Программное обеспечение BPM обеспечивает автоматизацию, обеспечивая при этом мониторинг ключевых показателей производительности в реальном времени. Эта повышенная прозрачность приводит к лучшему управлению и способности эффективно изменять структуры и процессы, отслеживая результаты.

5. Соответствие, безопасность и защита: Комплексный BPM гарантирует, что организации соблюдают стандарты и следят за соблюдением закона. BPM также может способствовать принятию мер безопасности за счет надлежащего документирования процедур и содействия соблюдению требований. В результате организации могут поощрять своих сотрудников защищать активы организации, такие как личная информация и физические ресурсы, от неправомерного использования, потери или кражи.

Когда организациям следует внедрять управление бизнес-процессами?

Вот несколько примеров бизнес-процессов, в которых внедрение BPM приведет к высокой окупаемости инвестиций.

1. Динамические процессы, требующие изменений в соответствии с нормативными требованиями, например изменения в управлении информацией о клиентах после изменений в законах о финансах или конфиденциальности.

2.Сложные бизнес-процессы, требующие оркестровки и координации между несколькими бизнес-единицами, подразделениями, функциональными отделами или рабочими группами.

3. Измеримые критически важные процессы, которые напрямую улучшают критически важный показатель производительности.

4. Бизнес-процессы, для завершения которых требуется одно или несколько унаследованных приложений.

5.Бизнес-процессы с исключениями, которые обрабатываются вручную и / или требуют быстрой обработки.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) против управления бизнес-процессами (BPM)

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) и управление бизнес-процессами (BPM) связаны и в некотором смысле дополняют друг друга, но это не одно и то же. BPA — это автоматизация процессов, а BPM — это управление процессами, которые могут включать или не включать автоматизацию.Проще говоря, все BPA можно рассматривать как форму BPM, но не все BPM могут включать BPA.

Автоматизация бизнес-процессов (BPA) относится к любому методу, который используется для оптимизации бизнес-процессов за счет автоматизации. Он может работать с широким спектром приложений и инструментов, которые нацелены на повышение производительности, гибкости, эффективности и соответствия в повседневных бизнес-задачах.

Распространенные примеры процессов, которым выгоден BPA, включают:

• Прием и увольнение сотрудников
• Запросы на отпуск
• HR запросов
• Отчетность о расходах
• Запросы на новое оборудование
• запросов в ИТ-поддержку

Бизнес-процессы, которые подходят для автоматизации, обычно запускаются определенным инициирующим событием.Например, подача отчета о расходах может инициировать заранее определенный ряд шагов, которые заканчиваются, когда сотрудник получает возмещение на свой банковский счет.

С другой стороны, BPM — это системный подход к улучшению бизнес-процессов. Когда его успешно внедряют, все лучше понимают, какой вклад они вносят в достижение целей организации. Как правило, это приводит к более счастливой и продуктивной рабочей силе, что, как правило, приводит к более счастливым клиентам, увеличению доходов и снижению затрат.

Масштабируемая автоматизация процессов с помощью HappyFox Workflows

HappyFox Workflows — это программное обеспечение для автоматизации бизнес-процессов и рабочих процессов, которое может помочь вам реализовать более эффективные бизнес-процессы и оптимизировать производительность всей организации, а также сократить расходы.

Используйте HappyFox Workflow, чтобы сократить количество повторяющихся задач для ваших сотрудников, обеспечивая при этом надежный, безошибочный и быстрый ввод данных и стандартизацию процессов.HappyFox Workflows повышает продуктивность команды, сокращая повторяющуюся рутинную работу, поэтому ваши сотрудники могут сосредоточиться на более важных вещах, имеющих более высокую ценность для бизнеса.

С помощью перетаскиваемого конструктора рабочих процессов без кода вы можете создавать динамические рабочие процессы с несколькими шагами без каких-либо знаний в области программирования. Вам больше не нужно полагаться на свою команду ИТ / инженеров для выполнения дорогостоящих проектов автоматизации.

Вы элегантно организовали бизнес-процессы, включающие действия в нескольких системах, с помощью HappyFox Workflows.HappyFox Workflows интегрируется с HappyFox Help Desk, Zendesk Support, Salesforce и другими корпоративными бизнес-приложениями.

Запланируйте демонстрацию у нас, чтобы узнать больше о том, как HappyFox Workflows может помочь внедрить BPM в вашей организации.

Что такое BPM?

После десятилетия противоречивых и спорных споров о значении «BPM» мы в BPM.com вместе с другими отраслевыми экспертами создали официальное и окончательное определение BPM:

«Управление бизнес-процессами (BPM) — это дисциплина, включающая любую комбинацию моделирования, автоматизации, выполнения, контроля, измерения и оптимизации потоков деловой активности для поддержки целей предприятия, охватывающих системы, сотрудников, клиентов и партнеров внутри и за пределами границы предприятия.”

Цель этих усилий — найти определение, наиболее точно представляющее концепцию, которую большинство людей (включая как экспертов, так и других) имеет для термина BPM. Целью не было предложить оценку различных методов, технологий или продуктов BPM, многие из которых обсуждаются на этом сайте. Это определение по замыслу краткое и лаконичное, но в то же время окончательное и полное. Некоторые более общие соображения

• BPM — это дисциплина; это практика; это то, что вы делаете.
• Бизнес проистекает из состояния занятости и подразумевает коммерчески рентабельную и прибыльную работу. Бизнес существует для того, чтобы приносить пользу клиентам в обмен на что-то еще ценное.
• Процесс означает поток бизнес-операций и рассмотрение этих действий как связанных с достижением некоторой бизнес-операции. Поток здесь подразумевается в широком смысле: порядок может быть или не может быть строго определен.
• Человек, занимающийся BPM, должен рассматривать процесс в рамках взаимосвязанных бизнес-операций, которые в целом взаимодействуют для достижения бизнес-цели.Это ключевое отличие от функционального взгляда на бизнес, где каждая функция может быть оптимизирована независимо от других функций. В сложной системе, такой как бизнес, хорошо известно, что локальная оптимизация части системы редко приводит к хорошим общим результатам. Практикующий BPM должен учитывать показатели всей системы при оценке конкретного процесса.
• Моделирование означает, что они будут идентифицировать, определять и представлять весь процесс для поддержки коммуникации о процессе.Единого стандартного способа моделирования не существует, но модель должна охватывать весь процесс.
• Автоматизация относится к работе, которая выполняется заранее для обеспечения плавного выполнения экземпляров процесса. Во многих случаях это означает написание программного обеспечения, но это может включать в себя строительство машин или даже создание указателей для непосредственных участников.
• Execution означает, что экземпляры процесса выполняются или активируются, что может включать автоматизированные аспекты. Концептуально экземпляр процесса выполняется сам по себе, следуя модели практикующего BPM, но разворачивается независимо от практикующего BPM.
• Контроль означает, что есть некоторый аспект обеспечения того, чтобы процесс следовал намеченному курсу. Это может быть строгий контроль и принуждение, или это может быть свободный контроль в виде руководящих принципов, обучения и ручных практик.
• Измерение означает, что прилагаются усилия для количественного определения того, насколько хорошо работает процесс с точки зрения обслуживания потребностей клиентов.
• Оптимизация означает, что дисциплина BPM — это постоянная деятельность, которая со временем строится для постоянного улучшения показателей процесса.Улучшение связано с целями организации и, в конечном итоге, с точки зрения удовлетворения потребностей клиентов.
• Предприятие используется здесь просто для обозначения бизнес-организации; любая организация, в которой люди работают вместе для достижения общих целей; он не должен быть исключительно большим, и он не обязательно должен быть прибыльным.
• Упоминание о корпоративных целях включено сюда, чтобы подчеркнуть, что BPM должно выполняться в контексте целей предприятия, а не какой-то небольшой его части.В каком-то смысле это может показаться немного избыточным: любое улучшение процесса должно быть улучшением с точки зрения целей предприятия — все остальное не будет называться улучшением.
• Внутри и за пределами предприятия признает, что предприятие является частью более крупной системы. Клиенты являются частью бизнес-процесса. Их взаимодействие, а также взаимодействие сотрудников следует рассматривать как часть сквозного взаимодействия.

Допущения и понимание, выходящее за рамки одного определения

Обсуждения и комментарии, которые привели к официальному определению BPM, также выявили несколько предположений и неизменных представлений о BPM.Они представлены ниже.

BPM — это деятельность; практика — BPM — это то, что вы делаете, а не то, что вы владеете или покупаете. Во многих определениях это описывается как практика. По этому поводу было широкое согласие, более 90% участников выразили эту точку зрения.

BPM — это улучшение процессов. — Оно предполагает идею о том, что вы рассматриваете бизнес как набор процессов, а BPM — это действие по улучшению этих процессов. Это важно: «навык» отличается от «улучшения навыков».Это может сбивать с толку. Например, в соревновательных ситуациях эти две идеи часто переплетаются — что такое игра в теннис, если не попытка улучшить то, как вы играете в теннис? Однако в других контекстах это легче различить — вождение автомобиля отличается от прохождения курса вождения, направленного на улучшение вашей манеры вождения.

Подразумевается, что BPM — это не автоматизация бизнес-процессов (в смысле «прокладывать коровьи тропы»), а их улучшение.Точно так же, как «реинжиниринг» процесса — это не просто автоматизация того, что уже есть. Некоторые скажут, что автоматизация сама по себе является улучшением ручного процесса. BPM — это деятельность по обнаружению и разработке автоматизированного процесса, которая выполняется, когда готовое приложение развертывается в организации. Выполнение процессов не является частью BPM. Однако мониторинг процесса с целью поиска областей для улучшения все равно будет важной частью BPM.

BPM выполняется людьми, заинтересованными в первую очередь улучшением процесса. — В бизнес-процесс вовлечено много людей, но сколько из них озабочены его улучшением? Некоторые будут настаивать на том, что улучшение — это дело каждого.То есть регистратор должен подумать о том, как улучшить работу, если это возможно. Эта интерпретация слишком широка, чтобы быть полезной. Повар, который добавляет соль в пищу, улучшает ее вкус, мотивирует большее количество сотрудников питаться в здании, сокращает трату времени на дорогу в ресторан за пределами здания и увеличивает объем информационного взаимодействия между работниками, что приводит к повышению производительности. НЕ управление бизнес-процессами какой-либо учетной записью. Все в бизнесе работают, чтобы делать свою работу наилучшим образом, и каждая хорошая работа помогает бизнесу, но все это не BPM.BPM следует узко определять как деятельность, выполняемую людьми, которые активно и в первую очередь специально смотрят на бизнес-процессы и пытаются их улучшить. Ясно, что эти люди должны запрашивать мнение как можно большего числа других, но эти люди не занимаются BPM.

Участие в процессе не означает BPM — Менеджер, утверждающий заказ на поставку, не выполняет BPM, даже если это утверждение является действием в процессе. Менеджер банка, отклоняющий заявку на ссуду, не выполняет BPM, хотя это действие является этапом бизнес-процесса.Эти люди выполняют работу, являющуюся частью процесса, но не занимаются BPM.

Реализация (кодирование) приложения процесса не является BPM — Разработчик приложения, проектирующий форму для ввода данных в качестве шага в процессе, не выполняет BPM в этот момент. После того, как «будущий» процесс был надлежащим образом описан, фактическая реализация поддерживающего его приложения больше не участвует в активном улучшении процесса. Небольшое предостережение: приложения часто разрабатываются поэтапно — показывать заказчику, получать отзывы, улучшать и повторять — и процесс также может быть улучшен постепенно.Эти постепенные улучшения должны быть включены в деятельность BPM, но деятельность по внедрению приложения не является BPM. Критерии ясны: если вы активно и в первую очередь занимаетесь улучшением процесса, то это BPM, иначе — инженерия.

Предложение по улучшению процесса — это не BPM — Это означает, что существует различие между многими людьми, которые вносят предложения, и теми, кто затем фактически выполняет BPM.Когда аналитик процессов участвует в BPM, ожидается, что они будут запрашивать много информации о том, что работает, а что нет, а также предложения о том, как это может работать. Те люди, которые дают обратную связь, помогают работе BPM, но не сами делают BPM.

Улучшение отдельного шага процесса — это не BPM — Некоторые ошибочно полагают, что любое возможное действие, улучшающее процесс, — это BPM, независимо от того, насколько оно незначительно. Человек, занимающийся BPM, должен иметь какое-то общее представление о процессе.Это было описано как «сквозное рассмотрение» процесса. Оптимизация одного шага в процессе без знания всего процесса — это именно то, о чем предупреждали Хаммер и Чампи: чтобы понять правильные оптимизации, нам необходимо рассмотреть эти оптимизации в контексте всего бизнес-процесса. Рабочий, выравнивающий гравий на дороге, улучшает весь процесс, связанный с движением по этой дороге, но это не BPM, потому что он не видит всего процесса.Инженер, ищущий способ удвоить пропускную способность оптоволоконного кабеля, улучшает все процессы, требующие связи, но это тоже не BPM. Офисный работник, который обнаруживает, что OpenOffice4 помогает создавать документы быстрее, чем какой-либо другой текстовый процессор, улучшает все процессы, связанные с написанием документов; это тоже не BPM. Для того, чтобы обсудить BPM, мы можем рассматривать только те действия, которые совершают люди, которые имеют в виду и рассматривают влияние на весь процесс от начала до конца.

Искажение информации о BPM

Здесь мы рассмотрим множество различных способов злоупотребления термином BPM.

BPM не является продуктом. — Существует категория под названием «BPMS», которая представляет собой пакет BPM или систему BPM. Gartner представила новую категорию продуктов под названием «интеллектуальные BPMS». Что входит в комплект, во многом зависит от производителя. Аналитики попытались перечислить необходимые функции и возможности, но эти функции меняются из года в год.Например, в 2007 году аналитики обычно настаивали на том, что BPM Suite должны иметь возможность выполнения BPEL, но сегодня это полностью игнорируется или забывается. Большинство продуктов, предназначенных для поддержки BPM, также включают в себя множество других возможностей, помимо тех, которые требуются практикующему специалисту по BPM. В частности, они обычно включают в себя множество возможностей для разработки приложений и интеграции данных. Очень удобно предлагать все это в одном пакете, в то время как другие поставщики объединяют наборы предложений вместе, чтобы получить те же преимущества.По аналогии «вождение» — это деятельность, но автомобиль предлагает гораздо больше, чем просто то, что нужно для вождения.

BPM — это не сегмент рынка. — опять же, может существовать сегмент рынка вокруг продуктов, поддерживающих BPM, или продуктов BPMS, но сам BPM — это практика. Поставщики могут быть помечены как «поставщик BPMS», что просто означает, что у них есть некоторые продукты, которые, среди прочего, могут поддерживать деятельность BPM.

Приложение не выполняет BPM — приложение может быть результатом активности BPM.После завершения он либо выполняет бизнес-процесс, либо поддерживает людей, выполняющих бизнес-процесс. В качестве побочного продукта он может иметь показатели, которые помогают в дальнейшем улучшении процесса. В этом смысле он поддерживает BPM так же, как администратор может поддерживать BPM, придумывая хорошие идеи, и этого недостаточно, чтобы сказать, что приложение или администратор выполняет BPM.

BPM как услуга — это не хостинг приложений. — Мы используем термин бизнес-процесс как услуга (BPaaS) для обозначения приложений, размещенных за пределами компании, которые поддерживают более одной функции бизнес-процесса.Как и приложение выше, оно выполняет процесс, но не BPM.

Целые организационные подразделения не используют BPM. — Сказать, что компания занимается BPM, — это просто способ сказать, что в компании есть люди, которые занимаются BPM. Такая абстракция нормальна. Должно быть очевидно, что когда компания или подразделение заявляют, что занимаются BPM, большинство людей на самом деле не занимается BPM.

BPM — это не то, что улучшает бизнес — некоторые утверждают, что каждое действие является частью процесса, — потому что процесс — это просто набор действий.Тогда любое действие, предпринятое для улучшения какой-либо деятельности, называется BPM. Я выступал против этой интерпретации, потому что такое широкое толкование сделало бы BPM бессмысленным: это означало бы что угодно. Широко признано, что BPM — это практика методического улучшения процесса, поддерживающего бизнес, и что улучшения в части процесса должны производиться только после рассмотрения всего процесса.

BPM — это не все действия, поддерживаемые BPMS — как я упоминал ранее, BPMS поддерживает многие вещи (например,грамм. разработка приложений), который не является BPM. BPMS, которая поддерживает только конкретную деятельность BPM, не будет столь полезна, как та, которая объединяет множество возможностей. Однако люди часто заблуждаются, говоря, что, поскольку BPMS что-то поддерживает, тогда это аспект BPM. Хотя верно то, что тому, кто занимается BPM, необходимо документировать процесс, неверно, что кто-либо, кто документирует процесс, занимается BPM. Хотя верно то, что многие BPMS поддерживают проектирование экранной формы, неверно, что проектирование экранной формы — это BPM.Деятельность BPM довольно хорошо определена, но BPMS поддерживает гораздо более широкий набор действий.

То, что вы можете что-то делать с помощью BPMS, не означает, что вы выполняете BPM. — BPMS предназначена для поддержки деятельности BPM. Однако есть много вещей, которые могут делать BPMS, кроме BPM.