Процессы в организации: Основные процессы в коммерческой организации — Trinion. Системный интегратор.

Автор: | 24.06.1977

Содержание

Основные процессы в коммерческой организации — Trinion. Системный интегратор.

В своей работе я постоянно опираюсь на процессный подход. Перед тем, как предлагать какие-то изменения или внедрение новых систем, я обязательно описываю существующие процессы, после чего уже занимаюсь их оптимизацией. Но часто заказчики не понимают, о чем идет речь. И каждый раз приходится объяснять, из каких основных процессов состоит деятельность любой организации, что можно и нужно считать процессом, а что – лишь его составная часть (подпроцесс).

Иногда случаются даже казусы, когда люди обращаются ко мне с уверенностью, что им нужно оптимизировать 100 и более основных процессов, в то время как я вижу, что это вообще количество нереальное, а в их случае – тем более.

В этой статье я решил поговорить об основных процессах в коммерческой организации. Очень важно перед началом любой деятельности четко понимать, что именно необходимо изучить и улучшить, определить четкие рамки и границы процесса, поставить цель и обозначить основные этапы.

Такой подход гарантирует понимание задачи и достижение результата.

Как я работаю

При сотрудничестве с любой организацией я опираюсь на материалистический подход. Считаю, что этот момент необходимо пояснить подробнее.

Существует два подхода  – материалистический и идеалистический. В случае идеалистического подхода за основу берется какая-то идея, целью является воплощение ее в жизнь. Материалистический подход основан на том, что первична материя, а не идея.

Для глубокого понимания разницы в подходах я рекомендую ознакомиться с  трудами Карла Маркса. Там эти подходы раскрываются с разных точек зрения. Ну, а я буду исходить, в первую очередь, из практики. И предлагаю говорить именно о коммерческих организациях, где основой всего является товар.

Можно, конечно, утверждать, что коммерческие структуры существуют ради прибыли. И это также верно, особенно, с точки зрения владельцев (акционеров). Но с точки зрения анализа работы организации намного важнее товар (услуга). А потому товар – первичен, а прибыль – вторична.

Без товара нет прибыли, а не наоборот.

Некоторые организации работают не с товарами, а с услугами. Но ведь услуга – тоже материальна, она существует в материальном мире. Материальные инструменты, компоненты, исполнители, в конце концов. Материальны покупатели услуги. Материален также и результат. Даже если речь идет о консалтинговых услугах, то результат будет выполнен в виде отчета, видео, презентации. И он также принесет какие-то вполне материальные блага заказчику. Да, здесь «материальность» более условна, но по существу, подход не слишком отличен от продажи товара.

А потому для простоты понимания я буду говорить именно о товаре: о продаже и производстве. Особенности процессов при работе с услугами я расскажу позднее.

Коммерческая организация как система

Я рассматриваю любую коммерческую организацию как систему, где все элементы (подразделения, сотрудники) тем или иным образом взаимодействуют друг с другом.

И только их общее взаимодействие позволяет получить результат.

Но важно понимать, что все, что вне организации, к этой системе не относится. Это скорее – точки входа и выхода, какие-то внешние факторы. Например, нередко клиента ошибочно называют частью системы. На самом деле, это не так, ведь клиент взаимодействует только с одним или несколькими подразделениями, например, с отделом продаж и доставкой, и, что еще важнее, управлять им вы не можете. Он важен для получения результата, но частью системы не является.

Важно понимать что выходит за рамки системы.

В принципе, без клиента вы можете произвести товар. Можно даже создать новый товар, и только потом сформировать потребность в нем, примеров этого на рынке очень много. Но без понимания потребностей потенциальных клиентов, т.е. работы части системы (отдела маркетинга) вы не сможете понять, сможете ли продать этот товар вообще, в каком виде он будет востребован и в каких количествах.

Основные процессы в организации, как в системе, взаимодействуют между собой. Например, доставка товара невозможна без наличия товара (хранение), без производства или закупки, а эти этапы не «включатся» без процесса продажи, который, в свою очередь, основан на выявлении или создании потребности.

Аналогично и в любом другом порядке. Продать товар без закупки/производства, хранения и доставки невозможно. А если маркетинг формирует потребность, но не будет возможности ее удовлетворить, т.е. снова-таки – закупить или произвести, продать и доставить товар, организация не сможет получить прибыль а соответственно существовать.

Т.е. организация как система – это набор функций, которые взаимодействуют между собой и в случае удаления любого из элементов достижение результата невозможно.

К вопросу о функциональном и процессном подходе

Когда говорят о моделировании бизнеса или построении бизнес-нотаций принято разделять функциональный и процессный подход. Классическое объяснение:

  • Функциональный подход необходим для стратегического планирования;
  • Процессный подход – для принятия тактических решений.

На самом деле, это не верно. Из-за постоянного подчеркивания разницы в подходах складывается впечатление, что они друг другу как-то противостоят. На самом деле, они друг друга дополняют.

Например, когда я рассматриваю продажу товара, я говорю о двух понятиях:

  1. Продажа товара как функция. При этом рассматриваются входы, выходы, необходимое обеспечение и т.д.
  2. Процесс продажи. Функция «раскрывается» в рамках уже установленных точек входа и выхода. Процесс получает детализацию как последовательность действий.

Таким образом, на уровне, где не нужна детализация можно рассматривать функцию в качестве «черного ящика», и переходить к процессному подходу (описанию самого процесса), когда это становится необходимым.

Примером могут послужить обычные механические часы. На входе – усилия по заводу механизма. На выходе – точное время. Функция описана. Все, что внутри, взаимодействие шестеренок механизма, это уже сам процесс.

Основные процессы в организации

Моя практика показывает, что основных процессов совсем немного, их всего 6 штук:

  1. Привлечение клиента (маркетинг)
  2. Продажа
  3. Закупка товаров или материалов
  4. Производство
  5. Хранение товара
  6. Доставка товара
  7. Передача товара

Предлагаю разобраться с каждым пунктом немного подробнее.

Привлечение клиента

Этот процесс создает или выявляет потребность в товаре. Сегодня этот процесс чаще всего называют маркетингом. Т.е. там, где начинается интерес к товару и вплоть до возникновения потребности в нем – это все маркетинг. Маркетингу я уже посвятил отдельную статью «Что такое маркетинг: просто о сложном».

Продажа

Этот процесс начинается, когда потребность выявлена, т.е. человек уже знает, что ему этот или какой-то подобный товар нужен. Он осознает потребность и начинает интересоваться, где купить. Эта потребность может выглядеть в виде заявки, запроса, телефонного звонка от потенциального клиента.

Наличие потребности предполагает существование потребителя, которому необходим этот товар. И процесс продажи начинается с выяснения – кому это нужно (кто покупатель) и что именно его интересует (оформление потребности в список товаров).

Заканчивается процесс определением материальной основы, т.е. зафиксированными обязательствами. Это может быть получение предоплаты, оплата с одновременной передачей товара, договор-оферта, расписка и т.д. Главное: продавец выяснил потребность и готов поставить необходимые товары. Покупатель обязуется их оплатить или уже оплатил, то есть внес предоплату.

Закупка товара или материалов

Организация, которая взяла на себя обязательства по продаже товара, должна их выполнить. Если товар имеется на складе, можно сразу переходить к следующим этапам – хранения и доставки. В случае отсутствия нужного товара его нужно купить или произвести.

И здесь есть некоторое различие между торговыми и производственными компаниями:

  1. Торговая компания оформляет заказ поставщику. Т.е. другой организации, для которой уже эта компания является покупателем. И поставщик удовлетворяет потребность в необходимых товарных позициях.
  2. Производственная компания отправляет заказ на производство. А в случае необходимости закупает материалы для производства. Потребность в материалах исходит со стороны производства или склада хранения материалов.

В остальном процесс закупки товаров или материалов происходит одинаково:

  1. Отдел закупок получает список необходимых товаров (материалов).
  2. Отправляется заказ поставщику.
  3. Осуществляется контроль выполнения заказа.
  4. Процесс завершается поступлением заказа (товара или материалов) на склад.

Если изучить системы автоматизации для производственных и торговых компаний, можно заметить, что даже документооборот для работы отдела закупок в них полностью идентичен. Аналогично и отдел закупок торговой или производственной компании работает по одинаковым алгоритмам.

Важно понимать: независимо от типа компании этап Закупка товара или материалов происходит абсолютно одинаково.

Производство

В случае работы торговой компании этап производства не нужен, можно сразу переходить к Хранению товара. Но если организация создает товары собственными силами, то после проверки наличия и закупки недостающих материалов, необходимо перейти к Производству.

Этап начинается после поступления заказа на производство, а завершается после выполнения заказа и поступления товара на склад (хранение).

Подробнее о производстве я планирую написать отдельную статью. Здесь важно понимать, что с точки зрения автоматизации производство состоит из трех основных этапов:

  1. Получение заказа на производство.
  2. Выполнение производственных процессов.
  3. Отчет о передаче готовой продукции на склад.

В зависимости от специфики, производство сопровождают также вспомогательные процессы, например, материальное обеспечение и т.д. Их перечень сможет назвать любой специалист, работающий на производстве. Но все это — вспомогательные функции. Мы же описываем основные процессы с точки зрения работы с товаром.

Хранение товара

Основная цель этапа – сохранение товарного вида, а также всех основных характеристик и качеств товара до момента его продажи.

Хранение состоит из двух подпроцессов:

  1. Перемещение внутри точки хранения;
  2. Актуализация остатков.

Перемещение может быть внутри склада, между складами или со склада на витрину (в случае розничной торговли). Перемещение внутри склада или на витрину зависит от особенностей работы компании, объемов и количества наименований товаров, их особенностей и других качеств. Между складами товар перемещают по правилам прихода/расхода товаров, но с учетом того факта, что отправитель и получатель – одна организация, а потому и сопроводительная документация проще.

Актуализация остатков необходима для понимания реального количества каждого наименования товара на складе, списания поврежденных или просроченных товаров, выявления пересортицы. Для этого производится регулярная инвентаризация. В результате сотрудники организации точно знают, какие товары находятся на хранении, компания избегает затрат на покупку ненужных товаров и, наоборот, своевременно завозит позиции, необходимые, чтобы закрыть потребности покупателей.

Процесс хранения начинается после поступления товара в организацию от стороннего поставщика или с производства и завершается передачей товара в доставку.

Доставка товара

Доставка товара – это процесс, который начинается в момент передачи товара со склада ответственным лицам и завершается передачей товара клиенту. Для этого может использоваться собственный транспорт или курьерская компания (субподрядчик), возможны почтовые отправления или любой другой метод.

Даже если речь идет о розничной торговле или самовывозе со склада, этап доставки все равно присутствует, пусть и не в явной форме. Товар необходимо вынести на прилавок, передать покупателю.

Да, эти действия не сопровождаются какими-то документами и не автоматизируются. Но сам этап все равно присутствует. И для него необходимо предусмотреть удобные входы-выходы в торговый зал, прилавок, на котором покупатель может изучить и принять товар, возможно, тележки для транспортировки объемных заказов или габаритных товаров и т.д.

Основанием для получения товара на складе, т.е. начала процесса доставки, становится договоренность с покупателем о перечне товаров, оплате, месте и времени получения товара. При этом ответственные лица (курьеры, экспедиторы) получают точный адрес доставки, контакты покупателя, сопроводительную документацию. И вся ответственность за сохранность товара ложится на этих лиц до момента передачи товара.

Покупатель при получении проверяет товар, наличие всей необходимой документации (гарантийный талон, технический паспорт, расходная накладная и т.д.). В случае непосредственной оплаты покупатель также получает чек. Завершается доставка в момент, когда покупатель принял товар и подтвердил его получение. Это может быть подписанные получателем документы или даже сам факт произведенной оплаты, если речь идет о розничной торговле.

Процессы: основные и подчиненные

Возможно, у многих читателей возникли вопросы, а как же бухгалтерия, бюджетирование, разработки, контроля качества и т.д.? На самом деле, все эти процессы не являются основными. Они – вспомогательные, и нужны только в случае реализации основных процессов, описанных выше.

Потому важно понимать последовательность действий:

  1. Необходимо выстроить, автоматизировать и оптимизировать основные процессы.
  2. Можно переходить к вспомогательным процессам и заниматься их оптимизацией.

Если у вас основные процессы, связанные с выявлением потребности и непосредственной продажей товара будут стандартизированы и регламентированы, компания будет выполнять основную функцию – продавать товар. И будет это делать. Тогда и работа над улучшением вспомогательных процессов имеет смысл. Иначе, как бы вы ни улучшали вспомогательные функции бизнеса, без улучшения процесса продажи пользы будет крайне мало.

Наиболее распространенные вспомогательные функции:

  • Бухгалтерский учет и отчетность;
  • Кадровый учет;
  • Контроль качества на производстве;
  • Рекреационные процессы и т.д.

Даже непосредственно производство без исполнения основных процессов работать не сможет, так как нет смысла создавать товар, который вы никому не сможете продать.

Особенности сферы услуг

Если организация работает с услугами, она также может пользоваться этим перечнем бизнес-процессов. При этом в качестве товара рассматривается оказанная услуга.

Единственное отличие: в сфере услуг этапы производства и доставки совмещаются, так как сама услуга в большинстве случаев оказывается уже «с доставкой» клиенту. При этом нужно не забывать о материальной составляющей, которую действительно нужно доставить. Это могут быть сопроводительные документы, акты выполненных работ, при веб-разработке – сам сайт нужно выложить на хостинг клиента и т.д. Но все это уже – особенности детализации процесса.

В остальном, при работе с услугами также используются 5 основных процессов, и только потом прорабатываются вспомогательные.

Как это применять на практике

Работа с бизнес-процессами, а также определение приоритетов – основные и вспомогательные – поможет в случаях:

  1. Реорганизация трудового процесса;
  2. Внедрение IT-систем.

В случае реорганизации изучение основных процессов, изучение их особенностей и правильная расстановка приоритетов поможет получить модель оптимизированного бизнеса, которую можно внедрять на практике. Любой другой вариант обычно оканчивается многочисленными неудачными и хаотичными экспериментами.

Аналогично и при внедрении IT-систем необходимо четко понимать поставленные цели, изучить основные процессы, четко поставить задачу и определить, что действительно важно. После изучения модели бизнес-процессов становится понятно, подойдет ли выбранная система для реализации поставленных целей, какие доработки и настройки потребуются в первую очередь. В результате специалист по внедрению видит четко поставленную цель, понимает основные этапы, и результат внедрения совпадает с пожеланиями заказчика. Как и в случае с реорганизацией, выделение основных процессов и построение их моделей поможет избежать неудач, ненужных действий и получить реальный результат.

 

Процессы в организации



С точки зрения общей теории систем процесс представляет собой совокупность последовательных изменений системы для достижения целей. Отталкиваясь от этого определения, некоторые авторы уточняют его применительно к предприятиям, давая следующие определения бизнес-процесса:

  • логичный, последовательный, взаимосвязанный набор мероприятий, который потребляет ресурсы поставщика, создает ценность и выдает результат потребителю;
  • объективно существующая совокупность взаимосвязанных целевых единиц управленческой деятельности (в зависимости от масштабов анализа – комплексов работ, задач, работ), имеющая четко обозначенные вход и выход и протекающую в рамках информационных связей, закрепленных существующей организационной структурой;
  • совокупность различных видов деятельности, в рамках которой «на входе» используется один или более видов ресурсов, и в результате этой деятельности «на выходе» создается продукт, представляющий ценность для потребителя;
  • структурированное конечное множество действий, спроектированных для производства специфической услуги (продукта) для конкретного потребителя или рынка. Или – специфически упорядоченная совокупность работ, заданий во времени и в пространстве, с указанием начала и конца точным определением входов и выходов. Или – структурируемый, измеряемый набор действий, созданный, чтобы произвести определенный выход для конкретного клиента или рынка;
  • множество внутренних шагов (видов) деятельности, начинающихся с одного и более входов и заканчивающихся созданием продукции, необходимой клиенту (просто клиент или процесс, протекающий во внешнем окружении компании) и удовлетворяющей его по стоимости, долговечности, сервису и качеству. Или – полный поток событий в системе, описывающий, как клиент начинает, ведет и завершает использование бизнеса;
  • набор видов деятельности (организации), при помощи которых конкретные исходные составляющие трансформируются в выходные составляющие в соответствии с заранее установленными спецификациями, для того чтобы создать ценность для потребителя;
  • ряд взаимосвязанных видов деятельности, преобразующих входы в выходы (ISO/IEC, 2001). Или – множество взаимосвязанных и взаимодействующих операций, которые преобразуют входы в выходы (ISO, 2000).

Анализируя приведенные определения, можно сделать вывод о том, что их формулировка зависит от темы и цели исследования и отражает лишь некоторые стороны объективно существующего процесса в бизнес-системе. Определение этого процесса возможно через такие категории, как вход, выход, функция, содержание, структура.

Практика функционирования предприятий показывает, что на входе любого процесса находятся ресурсы: материальные, трудовые, финансовые, информационные и т.п. Таким образом, вход процесса – это все виды ресурсов, необходимые и достаточные для реализации процесса. Выход процесса – это результат реализации процесса – продукты (товары или услуги).

Функция процесса обобщенно может быть обозначена как переработка входа для получения выхода. Исходя из функции, содержание процесса заключается в изменении преобразование ресурсов и состояний предприятия. Поскольку организационный процесс состоит из отдельных видов деятельности (работ), выполняемых в определенной последовательности, можно говорить о том, что они образуют некую структуру процесса.

Таким образом, организационный процесс можно определить как совокупность взаимосвязанных видов деятельности, направленных на получение определенного продукта путем преобразования ресурсов и изменения состояния самого предприятия. Иначе говоря, организационным можно назвать любой процесс, протекающий в рамках конкретной организации.

Ключевыми категориями в приведенном определении являются понятия «деятельность», «ресурс» и «продукт», которые целесообразно положить в основу классификации бизнес-процессов. Таким образом, организационные процессы можно классифицировать по видам деятельности, видам и источникам используемых ресурсов, видам и назначению получаемого продукта.

Разделение процессов по видам деятельности является наиболее распространенной их классификацией в классической теории управления. По этому признаку обычно выделяют процессы производства, снабжения, сбыта и т.п. По видам используемых ресурсов и получаемых продуктов обычно выделяют информационные, финансовые, материальные и другие процессы. Эти классификации также получили широкое распространение в традиционных теориях.

Разделение же процессов по источникам ресурсов и назначению продуктов предложено только в рамках процессной теории. Так, по первому признаку выделяют внешние и внутренние бизнес-процессы, а по второму – основные и вспомогательные. Внешний процесс потребляет ресурсы за рамками данной бизнес-системы, в отличие от внутреннего процесса, который потребляет ресурсы самой системы. Выходы основных процессов предназначены для внешних клиентов, находящихся за пределами бизнес-системы, в то время, как вспомогательные процессы направлены для получения выходов, потребляемых самой бизнес-системой, ее внутренними клиентами.

Моделирование и анализ бизнес процессов образовательной организации на примере ТОИПКРО


Please use this identifier to cite or link to this item: http://earchive.tpu.ru/handle/11683/39838

Title: Моделирование и анализ бизнес процессов образовательной организации на примере ТОИПКРО
Authors: Мозгалева, Алена Игоревна
metadata.dc.contributor.advisor: Кочегурова, Елена Алексеевна
Keywords: бизнес-процесс; моделирование; анализ; оптимизация; формализация; buisness process; modeling; analysis; optimization; formalization
Issue Date: 2017
Citation: Мозгалева А. И. Моделирование и анализ бизнес процессов образовательной организации на примере ТОИПКРО : бакалаврская работа / А. И. Мозгалева ; Национальный исследовательский Томский политехнический университет (ТПУ), Институт кибернетики (ИК), Кафедра автоматики и компьютерных систем (АИКС) ; науч. рук. Е. А. Кочегурова. — Томск, 2017.
Abstract: Многие бизнес-процессы аналогичны для большинства образовательных учреждений. Описание функционала и процессов таких организаций требует детального обследования. Дальнейшее процессное управление будет основано на бизнес-моделировании.
Many business processes are similar for most educational institutions. The description of the functional and processes of such organizations requires a detailed survey. Further process management will be based on business modeling.
URI: http://earchive.tpu.ru/handle/11683/39838
Appears in Collections:Выпускные квалификационные работы (ВКР)

Items in DSpace are protected by copyright, with all rights reserved, unless otherwise indicated.

Электронный научный архив ТПУ: Выпускные квалификационные работы (ВКР)

???itemlist.dc.date.accessioned???TitleAuthor(s)
29-Jun-2021Выбор источника закачки воды для поддержания пластового давления в различных геолого-физических условиях при разработке месторождений Западной СибириКувандыков, Марк Рафаэлевич
28-Jun-2021Оптимизация режима процесса добычи нефти на Снежном нефтегазоконденсатном месторождении (Томская область)Панфилов, Никита Михайлович
25-Jun-2021Анализ мероприятий по снижению обводненности добывающих скважин на Западно-Малобалыкском нефтяном месторождении (ХМАО)Тишин, Евгений Алексеевич
25-Jun-2021Анализ технологий по предупреждению формирования газовых гидратов на Заполярном нефтегазоконденсатном месторождении (ЯНАО)Большанин, Кирилл Алексеевич
24-Jun-2021Проектирование пульсационных аппаратов для интенсификации процессов экстракции растительного сырьяПетровский, Владислав Васильевич
24-Jun-2021Технологическая подготовка производства детали «Звездочка муфты» на станках с ЧПУКожевников, Павел Александрович
24-Jun-2021Повышение эффективности эксплуатации скважин в условиях высоких значений газового фактора на Казанском нефтегазоконденсатном месторождении (Томская область)Иванов, Владислав Викторович
24-Jun-2021Комплексный подход к обработке призабойной зоны пласта карбонатных коллекторов на нефтяных месторожденияхШмонин, Артемий Сергеевич
24-Jun-2021Повышение эффективности технологии разработки в осложненных условиях асфальтосмолопарафиновыми отложениями на Арчинском нефтегазоконденсатном месторождении (Томская область)Турбаевский, Ян Александрович
24-Jun-2021Проектирование малогабаритного гравировального станкаСавенков, Вячеслав Сергеевич
24-Jun-2021Анализ основных показателей разработки Снежного нефтегазоконденсатного месторождения (Томская область)Шипунов, Данила Владиславович
24-Jun-2021Анализ основных показателей разработки Ванкорского нефтегазового месторождения (Красноярский край)Тарасов, Николай Сергеевич
24-Jun-2021Проектирование теплообменного оборудования для производства молочных продуктовВасилёнок, Татьяна Михайловна
23-Jun-2021Определение наиболее эффективного метода технической диагностики участка магистрального нефтепроводаКазак, Владислав Денисович
23-Jun-2021Информационная система учета и анализа деятельности студенческого самоуправления ЮТИ ТПУГаниев, Маъруфджон Латифович
23-Jun-2021Организационно-техническое обеспечение эксплуатации резервуара вертикального стального типа РВС на примере объекта в Ленинградской областиПанасов, Савелий Сергеевич
23-Jun-2021Разработка комплекса технических мероприятий, направленных на повышение надежности магистрального газопроводаОвчаров, Павел Александрович
23-Jun-2021Повышение эффективности очистки призабойной зоны пласта на Приобском нефтяном месторождении (ХМАО)Гришкевич, Михаил Николаевич
23-Jun-2021Технологическая подготовка производства детали «Втулка подшипниковая» на станках с ЧПУНелюбин, Кирилл Сергеевич
23-Jun-2021Комплексный подход к выбору технологии разработки залежей тяжелых углеводородовЗылев, Сергей Александрович

Управление и оптимизация бизнес-процессов компании, организации

Оптимизация бизнес процессов

Управление бизнес-процессами и оптимизация бизнес-процессов компании с использованием нашего подхода EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) позволит вам точно определить с чего начать для решения наиболее важных проблем предприятия и получить желаемый результат.

В последние годы, на организации навалилось множество разных методов и философий по улучшению бизнеса, каждый из которых имеет своих активных сторонников и критиков. Эти подходы, включающие такие, как TQM, Lean, Six Sigma, JIT, Kaizen при правильном применении могут принести существенные улучшения во всей компании. Однако, неверное применение во время внедрения, неприемлимость использования на некоторых проектах и другие причины могут стать результатом субоптимизации или полного отсутствия улучшений в организации в долгосрочной экономической результативности.

Управление бизнес-процессами компании — концептуальная модель

Таким образом, для эффективного управления бизнес-процессами в организации очень важно применение правильной концептуальной основы, согласованной с видением предприятия и его стратегическими целями и позволяющей выбор разных методов улучшений. EBPO ® (Enterprise Business Process Optimization) – модель, являющаяся разработкой нашей компанией и концептуальной основой эффективного управления бизнес-процессами, которая позволит настроить процессы в соответствии с нуждами предприятия и предоставить эффективные инструкции в сфере планирования, использования и оптимизации критических бизнес процессов.

Системный подход наших экспертов к анализу и управлению бизнес-процессами позволит выработать для вашей компании комплексные, но в то же время гибкие решения для обеспечения более эффективного позиционирования вашего бизнеса с целью уверенного достижения его проектных задач — высокого качества при соблюдении сроков и минимальных издержках.


Оптимизация бизнес-процессов организации с помощью ЕВРО ® — наши услуги

Путем систематической идентификации и картирования потоков создания потребительской ценности, модель ЕВРО позволяет компании выбрать программы оптимизации и инициативы, способные повысить эффективность бизнеса и принести наибольшую отдачу на организационные инвестиции.
ЕВРО является гибким инструментом, обеспечивающим системообразующую основу управления бизнес-процессами, позволяющую организациям идентифицировать наиболее важные из них, оценить их результативность, разработать цели для оптимизации в соответствии с уникальными требованиями предприятия, выбрать правильные инструменты и методы для достижения этих целей и контролировать бизнесом эффективность прилагаемых усилий по оптимизации.


3.1. Определение системы процессов организации

3.1. Определение системы процессов организации

В главе 3 рассмотрим методику описания системы процессов организации. Приведем определение системы процессов.

Система процессов (архитектура процессов) – совокупность всех взаимосвязанных и взаимодействующих процессов организации.

В этой главе я использую термины «система процессов» и «архитектура процессов» в качестве синонимов.

Описание системы процессов организации означает создание модели, в которой в структурированном виде представлена информация обо всех процессах организации.

Построение системы процессов не означает комплексного описания процедур (алгоритмов) выполнения всех процессов на всех уровнях управления, то есть создания так называемой комплексной модели процессов. Речь здесь идет только о дереве процессов. Для компании среднего размера можно разработать систему процессов за два-три месяца, в то время как описание всех процессов на операционном уровне займет несколько лет (в зависимости от количества выделенных ресурсов), что нецелесообразно. Описывать нужно только те процессы, которые предполагается оптимизировать и регламентировать.

Система процессов может быть описана в файле MS Excel или в виде специального справочника в инструментальном средстве моделирования процессов[72].

Пример. Система процессов торгово-производственной компании представлена в виде графической схемы на рис. 3.1.1. Эта компания занимается производством и реализацией промышленной продукции.

Как правило, система процессов организации представляет собой иерархический справочник процессов следующего вида:

1. Процессная категория (1-й уровень).

1.1. Процессная группа (2-й уровень).

1.1.1. Процесс (3-й уровень).

1.1.1.1. Операционный процесс (4-й уровень).

1.1.1.1.1. Операция (5-й уровень).

1.1.1.1.1.1. Транзакция (6-й уровень).

В табл. 3.1.1 представлены основные определения, которые можно использовать при формировании системы процессов организации.

Таблица 3.1.1. Определения уровней деятельности в системе процессов организации

Рис. 3.1.1. Пример представления системы процессов организации в виде графической схемы

Система процессов может строиться сразу в виде иерархического справочника процессов. Другой возможный вариант – описание модели деятельности компании на верхнем уровне в некоторой нотации с последующим представлением в виде иерархического справочника. Если речь идет о построении системы процессов для действующей организации, то, с моей точки зрения, полезно разрабатывать систему процессов сразу в виде справочника, не формируя графическую модель верхнего уровня. Форма справочника более понятна большинству руководителей. Далеко не все топ-менеджеры могут воспринимать сложные графические модели структурного типа (например, в нотации IDEF0[73]).

После того как система процессов в виде иерархического справочника построена, при необходимости могут быть созданы модели деятельности в виде графических схем. На уровнях 1–3 целесообразно использовать структурные типы моделей (например, IDEF0). С уровня 4 (для небольших компаний – с уровня 3), как правило, описание выполняют при помощи схем в формате Work Flow. Удобный способ их визуального представления – кросс-функциональные схемы, содержащие дорожки. На каждой дорожке указываются операции, выполняемые подразделениями/сотрудниками/бизнес-ролями. Пример: «начальник отдела продаж» – сотрудник, «инициатор договора» – бизнес-роль. Подробно методики описания графических схем в формате Work Flow рассмотрены в главе 4.

Пример. Аналогия с техническим устройством

Рассмотрим внутреннее устройство электронного прибора. В нем есть печатные платы с элементами, микросхемы, блок питания, жгуты проводов и т. п. Жгуты (шлейфы) состоят из нескольких проводков. Каждый проводок – проводник определенного, вполне конкретного электрического сигнала. Для работы устройства необходимо, чтобы конкретные провода были присоединены к конкретным элементам. В результате создается корректно работающая электрическая схема.

Аналогия с организацией следующая. Проводки – это потоки документов (информации) и материальных ресурсов, возникающие при выполнении процессов. Эти потоки являются конкретными – каждый документ выходит из одной операции процесса и входит в другую. Как можно объединить несколько потоков в один? В электрическом приборе это проводки, скрученные в жгуты (шлейфы). Они могут быть разного цвета и формы. Как именно отдельные проводки собраны в жгуты (шлейфы), определяет разработчик электронного прибора (инженер). Конструкция прибора может быть совершенно разная.

Так и в компании. При создании модели верхнего уровня объединение потоков и агрегирование операций процессов остается на совести бизнес-аналитика. Сделать это можно по-разному. Если при создании электронных приборов действуют хотя бы некоторые стандарты, то при создании системы процессов организации таких стандартов фактически нет[74]. Есть только нотации для создания графических схем и некоторое ви?дение типовой структуры категорий процессов на верхнем уровне («Продажи», «Производство», «Закупка»…). Но что получится в результате моделирования, очень зависит от компетенции и опыта бизнес-аналитика.

Обратим внимание на тот факт, что реальная жизнь начинается на уровне операционных процессов там, где возникает реальный документооборот (информационные потоки). Модели верхнего уровня – это некоторая абстракция, «дизайн» системы, который может быть выполнен по-разному. Поэтому ценность модели верхнего уровня определяется возможностью ее использования для оптимизации бизнес-модели организации, назначения зон ответственности руководителей и т. д.

Если модель организации на верхнем и среднем уровнях выполнена некорректно, то ее невозможно использовать на практике. Далеко не в каждой организации найдется опытный бизнес-аналитик, способный построить модель верхнего уровня, действительно имеющую ценность для управления.

Для уже действующих организаций можно ограничиться иерархическим перечнем процессов, а описание процессов в виде графических схем выполнять только на операционном уровне – уровне реального документооборота и потоков информации. Важно, чтобы практика определяла требования к модели, а не формализованная нотация ограничивала реальную практику бизнеса.

Пример. Согласно требованиям стандарта IDEF0 на схеме не может быть более 8 объектов деятельности (подпроцессов). Но в реальности часто требуется показывать большее число подпроцессов. Что делать в случае, если на схеме IDEF0 показано 12 подпроцессов? Создавать 3 отдельные модели по 5 + 4 + 3 подпроцесса в каждой? Агрегировать 12 подпроцессов на 3 подпроцесса («основные», «вспомогательные», «управленческие») с последующей декомпозицией? Однозначного ответа нет.

Как правило, на уровне операционных процессов в системе процессов компании определяются и согласуются между собой входы/выходы процессов. Вопрос определения и согласования входов/выходов не такой простой, как кажется. Дело в том, что определение входов/выходов – весьма неоднозначная и ресурсоемкая задача. Если есть уверенность в том, что система процессов построена адекватно (а это зависит от методики и опыта бизнес-аналитиков), то входы/выходы могут быть корректно определены уже на следующем этапе – описания бизнес-процессов. Конечно, при этом в систему придется вносить некоторые изменения. Но система процессов – не застывшая, а живая, развивающаяся модель деятельности организации. Поэтому не стоит бояться вносить в нее изменения. Важно определить и регламентировать правила их внесения.

Для описания системы процессов организации можно использовать MS Excel (мне известны примеры крупных компаний, которые поддерживают репозиторий процессов в этой программе).

Форма представления системы процессов в MS Excel показана на рис. 3.1.2. Каждая процессная категория находится на отдельном листе файла.

Рис. 3.1.2. Представление системы процессов в виде таблицы MS Excel

Пример. Модель процессов APQC

Обращаю внимание читателя на созданный американской компанией APQC (American Productivity and Quality Center) «Общий классификатор процессов для различных отраслей» (Cross Industry Process Classification Framework[75]). Он постоянно корректируется, дополняется новыми процессами. Структура процессов в классификаторе APQC включает 12 категорий, каждая из которых описана на отдельном листе в файле MS Excel. Этот справочник интересен как пример создания сложной системы процессов современной организации. Недостаток справочника – его сложность и всеохватность, из-за которой его трудно применять для внедрения процессного подхода в конкретной компании.

При формировании дерева процессов и описании его в виде таблицы (рис. 3.1.2) возникает вопрос – как правильно показывать входы/выходы для процессов? Для нижнего уровня (четвертого и, возможно, третьего) ответ очень прост: следует описывать конкретные документы (бумажные, электронные) и материальные потоки. Но что делать при описании входов/выходов для процессов верхнего уровня (первый-второй, иногда[76] третий)? Существует как минимум три основных варианта:

1. Агрегировать информационные и материальные потоки и показывать их в обобщенном виде, соответствующем уровню процессов.

2. Не показывать входы/выходы на тех уровнях процессов, где нужно делать агрегирование (то есть там, где невозможно или слишком сложно показывать потоки реальных документов/материалов).

3. Дублировать описание входов/выходов в виде списка, повторяя все входы/выходы, определенные для процессов нижних уровней.

Первый вариант предполагает, что бизнес-аналитики, проектирующие систему процессов организации, достаточно квалифицированны, чтобы выполнять декомпозицию/агрегирование как процессов, так и потоков ресурсов (информационных и материальных). Если в этом есть сомнения, то лучше оставлять ячейки с описанием входов/выходов для процессов верхнего уровня пустыми (вариант 2), заполняя их только для детальных процессов конкретными наименованиями документов/материалов. Третий вариант – наименее удобный, так как ведет к дублированию большого количества информации в таблице и усложнению ее восприятия.

Заполнение таблицы процессов вида 3.1.2 в MS Excel сопряжено с существенными затратами рабочего времени. Ее лучше всего использовать на начальной стадии проекта внедрения процессного подхода, пока нет возможности применить более эффективные инструменты (например, среду моделирования процессов). Перенос системы процессов из таблицы в среду моделирования требует незначительных трудозатрат.

Пример. Справочник процессов в среде бизнес-моделирования

При выполнении проекта была разработана система процессов в файле MS Excel. Для последующего моделирования процессов использовалась среда Business Studio. При помощи разработки и использования так называемого пакета импорта процессное дерево было импортировано в базу Business Studio, что исключило необходимость повторного ручного ввода информации о структуре процессов.

На первых стадиях внедрения процессного управления использование таблицы в MS Excel – самый простой и удобный вариант. Для небольших компаний дерево процессов в MS Excel вполне может использоваться постоянно, без переноса в какую-либо другую систему.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Продолжение на ЛитРес

Бизнес-процессы в организации коммерческого мероприятия

Когда мы пригласили Алексея Фёдорова выступить в зале Timepad на конференции Sold Out, он предложил 15 тем на выбор. Остановились на бизнес-процессах, потому что эта тема ближе всех к деньгам.

В начале выступления Алексей провёл опрос в зале, который показал, что хоть большинство присутствующих и утверждают, что делают мероприятия для заработка, далеко не все понимают, на чем именно зарабатывают, не понимают модель монетизации своего проекта.

Бизнес-процесс — это последовательность шагов или действий, которая из ничего создает добавленную ценность для клиента. Добавленную ценность можно продавать. Так и возникают деньги в компании.

В самом простом варианте бизнес-процесс конференции выглядит так:

  • Организаторы привлекают спикеров с интересным контентом (затраты),
  • На интересный контент приглашаются участники (доходы),
  • На интересных, платежеспособных участников привлекаются спонсоры (доходы).

Для организатора важно понимать, какой баланс между двумя денежными потоками — от клиентов и от партнеров.

Например, если у вас классный контент, который вы легко можете продать участникам, не факт, что сами участники будут кому-то интересны. В таком случае вы не заработаете денег от партнеров.

Я не верю в рассуждения, что, мол, в 2017-ом году партнеров стало всё сложнее привлекать, и что, якобы, этот источник заработка сворачивается. На самом деле, ключевой вопрос в том, что вы им пытаетесь продать — внимание какой аудитории? Возможно, конкретно эта аудитория не интересна этим партнерам.

Если событие становится серийным, уже со второго раза бизнес-процесс усложняется.

Добавляется новая сущность, которую можно условно назвать репутацией или брендом. Впоследствии, положительная репутация помогает продавать билеты даже больше, чем сетка докладов.

Участники и партнёры дают обратную связь о прошлой конференции. Если обратная связь положительная, в следующий раз вам будет легче привлечь и партнеров, и участников, и спикеров.

С инженерной точки зрения эта конструкция — маховик, который раскручивается по спирали. Первый шаг — сильный контент. Именно он может дать первый импульс вашему маховику.

Конструкция маховика как плюс, так и минус: если что-то пойдет не так и участники будут давать негативную обратную связь, маховик закрутится в обратную сторону. Конечно, можно от этого защититься, но лучше заранее просчитывать риски и быть готовым предотвратить любой негатив.

Как следствие, организаторам серийных мероприятий следует забыть про типичную воронку продаж, которую применяют в маркетинге.

Это может быть важным на самом первом этапе, когда вы проводите мероприятие в первый раз. Но потом вы попадаете в так называемую петлю лояльности, и, чтобы быть успешным, вам нужно системно работать над лояльностью, то есть встраивать элементы превосхождения ожиданий в бизнес-процессы.

Не надейтесь на авось. Заранее выстраивайте процессы так, чтобы участники, партнёры и спикеры давали положительную обратную связь. Это позволит привлекать лучших спикеров, а не только своих знакомых, и тем самым раскручивать маховик еще сильнее.

Не думайте, что рынок бесконечен, и что можно всегда привлечь новых лидов / участников, если текущим мероприятие не понравилось. Это ненадежная стратегия.

Рынок — конечен, поэтому организаторам критически важны две вещи:

  • вести учет лидов, записывать всех, кто когда-либо обращался,
  • системно работать с базой, повышать лояльность.

Бизнес-процессы постоянно усложняются и растут.

Мы рассмотрели простой бизнес-процесс в первый год проведения мероприятия. Во второй год бизнес-процесс уже сложнее — появилась новая сущность, репутация. Cоответственно, нужно работать по-другому. И каждый раз, каждый год, бизнес-процесс будет выглядеть по-новому, сущностей будет всё больше и больше. Поэтому начинать автоматизировать нужно уже сейчас. Для начала вам нужно место, куда вы будете складывать все задачи. Мы используем JIRA, но подойдёт и любой другой подобный сервис: Trello, YouTrack, Asana, Мегаплан и т.д.

Для команды менее 8 человек монстры типа JIRA будут только усложнять жизнь. Лучше использовать почту и мессенджеры.

Общая система отслеживания задач помогает каждому участнику системы (каждому исполнителю) видеть всю картину в целом. Например. если дизайнер будет знать, где и как будет установлен роллап, то есть ту часть процесса, которая к нему прямым образом не относится, он нарисует дизайн, который лучше решит задачу.

Мы создали шаблон мероприятия, в котором более 550 задач. В реальности выходит больше — 700-800, за счет входящих задач, вроде «отобрать доклады спикеров». Давайте рассмотрим на примере простой задачи «привоз спикеров».

Как мы начинали:

  1. 1. У нас был список спикеров, которых хотим пригласить (список имен и контакты из открытых источников). Ставим задачу «связаться по емейлу». Если спикер согласился — уточняем тему… Вроде все просто, но стали возникать проблемы. Не ту фотку загрузили, неправильно перевели описание выступления на английский и тд.
  2. Возник новый бизнес-процесс — ревью. Каждый пункт отправляем спикеру на утверждение: фото, текст и все что угодно. Проблем стало меньше.
  3. Но потом возникла следующая проблема. Спикер может почему-то не приехать. Заболел, опоздал на самолет, еще что-то.

Это приводит к мысли о том, что любая точка, которая даже простая (привести спикера), может пойти не так. Нужно на каждый отказ уметь найти ответ, запасной вариант. Следующий уровень — собирать обратную связь не только с участников, но и со спикеров. И на основании их мнений улучшать свой сервис для спикеров.

Обмен фидбеком позволяет развиваться и привозить все более лучших спикеров. А следовательно, привлекать более состоятельных участников (они смогут больше заплатить и их будет больше). Это постоянный, повторяющийся процесс, маховик.

JIRA и внутренняя Вики нужны еще и для того, чтобы при смене команды новый человек мог во всем разобраться. Чем больше команда, тем потенциально хуже коммуникации и доходимость информации. Бизнес-процессы можно менять. Но для этого нужно понимать, сколько этот процесс вам стоит и вообще понимать, что у вас в компании происходит. Если вы не хотите быть в огне, работайте над бизнес-процессами, прописывайте их заранее.

Организационный процесс: повышение качества и прибыльности.

Чтобы понять , что такое управление организационными процессами , мы должны сначала разобраться в значении функций процессов и четко его понять.

Нет ничего нового в том, что в любой сфере деятельности конкуренция с каждым разом обостряется. Чтобы поддерживать высокий уровень конкурентоспособности и гарантировать свое выживание и успех, компания должна инвестировать в культуру качества и стараться добиться максимальной производительности по всем параметрам, связанным с бизнесом.

Когда мы говорим обо всех переменных, мы имеем в виду все из них:

  • Входы и материалы в целом.
  • Информация и знания.
  • Сотрудники и поставщики.
  • Машины и оборудование.
  • Политика
  • .
  • Правила и процедуры.

Организационные процессы — это последовательность задач, которые, увеличивая ценность этих переменных и работая над ними, в конечном итоге создают продукт или услугу, предлагаемые компаниями.

Следовательно, способ управления этими переменными — это и есть управление организационными процессами. Так что же, в конце концов, лучший способ справиться со всем этим? Есть ли идеальная методология для координации этих факторов?

Два основных типа управления организационными процессами

В настоящее время существует два вида управления организационными процессами. Иерархический и интегрированный.

Первый — традиционный, принятый большинством моих компаний.В нем больше отношений подчиненности, и рабочий процесс фрагментирован.

Хотя, учитывая конкурентоспособность рынка и растущую потребность в экономии времени, сокращении затрат и повышении производительности, иерархическая система заменяется интегрированной методологией.

В интегрированном управлении организационным процессом отношения становятся более динамичными, ценится командная работа, и, следовательно, сотрудники становятся более разносторонними, а не специализируются только на одной деятельности.

Кроме того, когда внедряется системная методология, в компании происходит существенное изменение приоритетов, в результате чего клиент начинает уделять больше внимания приоритетам. Видение организации становится шире, охватывая не только продукт или услугу, но и то, как они создаются, как улучшить бизнес-процессы. При этом компания может предложить клиенту продукт или услугу с большей добавленной стоимостью и преимуществами более быстрым и дешевым способом.

Управление организационными процессами по методологии BPM

Концепция BPM (Управление бизнес-процессами) относится к группе элементов и методологий, направленных на достижение системного и интегрированного управления между всеми отделами компании и всеми функциями и обязанностями поставщиков и сотрудников.

Внедрить управление организационными процессами с помощью методологии BPM непросто. Людям может быть трудно принять изменения и новые идеи в культурных или традиционных вопросах. И именно поэтому информационные технологии важны.

Чтобы сделать управление более широким, динамичным и гибким, важно рассчитывать на надежное программное обеспечение или профессионалов. Только так руководство может модель , определить, выполнить , отслеживать и оптимизировать организационные процессы, значительно улучшая производительность компании и увеличивая ее прибыльность и удовлетворенность клиентов.Посмотрите видео ниже и убедитесь в этом сами.

Чтобы узнать больше о методологии BPM и о том, как ее применять, продолжайте на нашем веб-сайте.

См. Также:

Что такое процессный взгляд на работу?

Глоссарий качества Определение: Вид процесса работы

Процессное представление работы определяется как понимание того, что работу можно рассматривать как «процесс», который имеет входы, шаги и выходы и который взаимодействует с другими процессами в организации.Это общая осведомленность о тактике и методологиях, используемых «организованной группой связанных действий, которые работают вместе, чтобы преобразовать один или несколько видов входных данных в выходы, представляющие ценность для потребителя».

Это определение передает несколько ключевых идей:

  • Процесс — это группа действий
  • Действия, составляющие процесс, не являются случайными или спонтанными; они связаны и организованы
  • Все действия в процессе должны работать вместе для достижения общей цели
  • Существуют процессы для достижения результатов, ценимых внутренними и внешними клиентами

Процессное представление работы также можно рассматривать как общую «цепочку создания стоимости», в которой каждое действие или шаг вносит свой вклад в конечный результат.Некоторые виды деятельности напрямую вносят вклад в ценность, а другие — нет.

Все действия потребляют ресурсы предприятия. Задача менеджеров состоит в том, чтобы исключить шаги, которые не добавляют ценности, и повысить эффективность тех, которые делают. Это важный аспект всеобщего управления качеством.

Простое представление рабочего процесса Модель

Рабочий процесс: простая модель

Типы процессов

Организации используют разные типы процессов для выполнения работы, но в любой отрасли существует только три общих стиля процессов: процессы управления, бизнес-процессы и процессы поддержки.

  1. Управленческие процессы: Обеспечивают руководство и управление предприятием. Обычно они проводятся старшими руководителями для постановки целей организации, разработки и внедрения стратегии для достижения целей, создания и управления организационными структурами, а также для управления целями производительности. Управленческие процессы также формируют и управляют бизнесом и вспомогательными процессами, используемыми на предприятии.
  2. Бизнес-процессы: Отражают уникальные компетенции предприятия и являются критически важными.Они, как правило, лежат в основе основной деятельности предприятия по созданию ценности или близко к ней, и представляют собой процессы, которые видят и испытывают внешние клиенты. Бизнес-процессы, создающие ценность, начинаются и заканчиваются внешним заказчиком, обычно имеют большой объем и обычно охватывают несколько организационных компонентов. Хотя в организациях могут быть сотни рабочих процессов, обычно у них очень мало бизнес-процессов (обычно от пяти до семи). Поскольку эта группа процессов представляет собой основную компетенцию организации, именно на ней следует сосредоточить усилия по повышению производительности.
  3. Поддерживающие процессы: Существуют для поддержки предприятия. Поскольку потребности бизнес-организаций в поддержке схожи, эти процессы, как правило, довольно стандартны и часто становятся кандидатами на аутсорсинг. Заказчиками процессов поддержки являются внутренние заказчики внутри организации.

Хотя эти три категории процессов играют существенно разные роли, они должны быть согласованы и интегрированы, чтобы обеспечить эффективную работу всей системы.Эффективное и устойчивое повышение производительности должно учитывать процессы управления и поддержки, а также основные бизнес-процессы.

Типы процессов предприятия

Процессное представление работы: типы процессов предприятия

Процесс Просмотр рабочих ресурсов

Вы также можете искать статьи, тематические исследования и публикации для просмотра рабочих ресурсов.

Эффективное стратегическое планирование ( Quality Progress ) Сосредоточившись на процессе, измерении и подотчетности, организации могут повысить шансы на успех своих усилий по стратегическим изменениям.

Сила управления процессами (Всемирная конференция по качеству и совершенствованию) Практический пример демонстрирует, как одна компания использует управление процессами для внедрения качества в корпоративную культуру, ведения своего бизнеса, оптимизации систем и достижения своих целей. цели.

Адаптировано из Организация, ориентированная на процессы: стратегия перехода к успеху , ASQ Quality Press.

основных процессов — ManagementMania.com

Основные процессы иногда также ключевые процессы или основные процессы — это те процессы и виды деятельности организации, которые связаны с производством товаров или , обеспечивающим обслуживание клиентов (см. Производственный процесс).Это все действия и процессы, связанные с клиентом ( сторона продажи ). Другими словами, выручка компании основана только на основных процессах.

Каковы основные процессы на практике и что они означают?

Основные процессы делают, создают значение или выгоду для клиентов. В результате основных процессов компания получает деньги от клиентов (продажи, операционная выручка). Основные процессы — это цель существования каждой организации .

Основные процессы принципиально различаются в разных секторах и отраслях: для банка является субъектом основных процессов — предоставление финансовых услуг, для производителя автомобилей — это производство автомобилей, для врача — это оказание медицинских услуг. . Все остальные процессы в компании называются процессами поддержки — их единственная цель — обеспечить работу основных процессов.

Если компания хочет улучшить свою работу и эффективность, она всегда должна начинать с основных процессов и начинать с определения значения и преимуществ для клиента.Компании часто забывают об этом простом принципе и сосредотачиваются на тех процессах, которые не приносят клиентам основную ценность .

В основе основных процессов лежат повседневные действия и процессы. Но не забывайте об инновациях — деятельности и процессах разработки (стратегии, разработке и внедрении новых продуктов и услуг), которые должны быть максимально связаны с повседневными операциями — другими словами, они не должны прекращаться. от реальности. Основные процессы обычно включают в себя все процессы, связанные с обработкой требований клиентов, т. Е. Поставку продукции, предоставление услуг, продажи, обслуживание клиентов и коммуникацию (см. Управление взаимоотношениями с клиентами — процессы CRM).

Как преобразовать вашу организацию с улучшением бизнес-процессов.

Бесплатный бонусный контент: Получите бесплатное руководство по внедрению улучшения бизнес-процессов в вашей организации. Щелкните здесь, чтобы загрузить.

Управление вашей компанией без стратегии улучшения бизнес-процессов может стать проблемой в долгосрочной перспективе. После закрытия своей компании по цифровому маркетингу Дидживан сказал следующее: « Хорошая идея продукта и сильная техническая команда не являются гарантией устойчивого развития бизнеса.Нельзя игнорировать бизнес-процесс и проблемы компании, потому что это не их работа. В конечном итоге это может лишить их будущего в этой компании.

По мере развития вашего бизнеса эффективные процессы сегодня могут оказаться неэффективными завтра. Неспособность определить области для улучшения может привести к потере всего, над чем вы работали. Вот разбивка того, чего ожидать:

Глава 1 — 101 улучшения бизнес-процессов

Глава 2 — Что вы получите от улучшения бизнес-процессов

Глава 3 — Красные флажки, указывающие на то, что ваш бизнес-процесс нуждается в улучшении как можно скорее

Глава 4 — Ваши сотрудники могут испортить улучшение вашего бизнес-процесса, если им пренебречь

Глава 5 — Методологии улучшения бизнес-процессов

Глава 6 — Достаточно ли хороши улучшения вашего бизнес-процесса?

ГЛАВА 1 — 101 совершенствование бизнес-процессов

Улучшение бизнес-процессов без понимания того, что это такое, можно сравнить с отправлением в путешествие без пункта назначения.В конце концов, вы попадете в одно место — никуда. Давайте взглянем на некоторые определения.

Согласно Techopedia, « Улучшение бизнес-процессов (BPI) — это подход, разработанный, чтобы помочь организациям перестроить свои существующие бизнес-операции для достижения значительного улучшения производства. Эффективный BPI помогает добиваться многообещающих результатов с точки зрения операционной эффективности и ориентации на клиентов ».

Более того, говоря словами BusinessDictionary, BPI — это «, улучшающий качество, продуктивность и время отклика бизнес-процесса за счет устранения действий и затрат, не добавляющих ценности, посредством дополнительных улучшений.”

Один аспект остается неизменным в этих определениях: существование процесса. Прежде чем вы сможете говорить об улучшении бизнес-процессов, у вас уже должен быть установленный процесс. Точно так же, как поговорка: «Нельзя отдавать то, чего у вас нет», вы не можете улучшить несуществующий процесс.

В конце концов, вы хотите увидеть положительные изменения в своем бизнесе, если приложите усилия для улучшения своих процессов. Итак, каковы преимущества улучшения бизнес-процессов? Об этом мы узнаем в следующей главе.

ГЛАВА 2: Что вы получите от улучшения бизнес-процессов

Об улучшении бизнес-процессов говорят так много, что многие люди задаются вопросом, о чем идет речь. Для Ника Рузвельта все это казалось невероятным. Его компания по производству обуви среднего размера преуспевала, но он был открыт для возможностей улучшения. Хотя и неохотно, он решил попробовать. « Через два года это оказалось лучшим решением, которое я принял в бизнесе », — сказал он.Вы ничего не потеряете, если будете стремиться стать лучше. В худшем случае вы вернетесь к предыдущим процессам, верно?

«Качество никогда не бывает случайным; это всегда результат высокого намерения, искренних усилий, разумного руководства и умелого исполнения; он представляет собой мудрый выбор из множества альтернатив ». — Уильям А. Фостер.

Взгляните на некоторые вещи, которые вы можете получить от улучшения бизнес-процессов.

1.Лучшие системы

Существует заблуждение, что только умирающие компании нуждаются в улучшении процессов — это неправда. Хорошо иметь работающую систему, но это не должно слишком расслаблять вас. Насколько вам известно, вы можете достичь гораздо большего.

Существующие бизнес-процессы не обязательно должны быть плохими, прежде чем возникнет потребность в улучшении. Если они работали в течение определенного периода времени, очевидно, что они хороши. Но помните, хорошее всегда может быть лучше.Зачем соглашаться на меньшее, если можно получить все?

Улучшение бизнес-процессов может быть построено на сильных сторонах существующих систем. Совершенно нормально искать «лучшего сходства». Точная настройка уже существующего процесса создает знакомство, которое облегчает вам адаптацию и достижение ожидаемых результатов.

2. Инновации

Разве не надоест делать одно и то же годами? «Вы не меняете формулу победы». Туше, но мы можем улучшить формулу победы.

Согласно Business News Daily, « один из ключей к любому успешному бизнесу — это способность придумывать новые идеи для поддержания актуальности операций, продуктов и услуг ». Речь идет об улучшении чего-то, что уже существует, поскольку это открывает вам возможности превзойти себя.

Потребность в инновациях становится еще более настоятельной, когда текущие процессы отстают по сравнению с отраслевыми стандартами. Худшее, что может случиться, — это придерживаться процессов, которые явно не работают.Отложите в сторону сантименты и станьте практичными. Зачем тратить ресурсы на неэффективные процессы?

Инновациям трудно преуспевать в старых условиях. Чтобы «новое» заняло центральное место, «старое» должно уступить место. Опробование новых идей — один из способов, с помощью которых организации могут определить более эффективные процессы для развития бизнеса.

3. Удовлетворенность клиентов

Бизнесы не приносят доход; это требует удовлетворения потребности с помощью услуги или продукта, чтобы деньги поступали.Если вы не управляете благотворительной организацией, важно, чтобы ваши клиенты чувствовали, что вы можете удовлетворить их потребности в достаточной степени, чтобы они захотели иметь ваши продукты или услуги. Когда вы ставите своих клиентов на первое место, вы не уйдете из бизнеса в ближайшее время. Чтобы обеспечить большее удовлетворение потребностей клиентов, необходимо выявить и внедрить улучшения.

Несложные процессы полезны для клиентов, поскольку первые делают их работу проще, проще и удобнее.

4. Удовлетворенность персонала

Организации, придерживающиеся профессиональной этики, признают вклад своих сотрудников в реализацию бизнес-целей и поэтому стремятся создать благоприятную рабочую среду, чтобы облегчить выполнение обязанностей.Помимо важности стимулов для мотивации сотрудников, улучшение бизнес-процессов также играет важную роль в мотивации сотрудников к изобретательности благодаря легкости и ясности, которые они испытывают при выполнении своих функций.

5. Снижение эксплуатационных расходов

Благодаря более совершенным процессам сроки для бизнес-операций сокращаются, количество ошибок резко сокращается, а качественная производительность повторяется, что повышает доверие клиентов к надежности организации.

Улучшение бизнес-процессов направлено на выполнение работы с использованием минимальных и эффективных процессов. Сокращение длинной цепочки означает сокращение затрат и ресурсов.

Это человеческая природа — действовать только тогда, когда мы чувствуем угрозу. На всякий случай, если вы хотите быть уверенным, что ваш бизнес находится на грани опасности, прежде чем делать правильные шаги, в следующей главе мы расскажем о некоторых красных флажках, на которые следует обратить внимание.

ГЛАВА 3: Красные флажки, указывающие на то, что ваш бизнес-процесс нуждается в улучшении как можно скорее

Это напоминает мне приближение пожарной бригады.

Фото: Надежда на Родине

Опасность таится вокруг. Вы видите это, но предпочитаете смотреть в другую сторону, потому что еще не почувствовали воздействия. Только когда он начинает рассыпаться, вы понимаете, что можете что-то сделать с ситуацией. Зачем ждать, пока огонь начнет гореть, если вы вообще можете предотвратить это?

Ваш бизнес — последнее, что заслуживает подхода пожарных. Ты знаешь почему? Вы можете потерять все.Вот предупреждающие знаки, на которые следует обратить внимание, прежде чем дойти до этого момента.

  1. Неповторяющиеся процессы или дублирование процессов в вашем бизнесе.
  2. Недостаточная информация и знания о том, как это сделать, в вашем бизнесе.
  3. Постоянные ошибки в бизнесе из-за неправильных процессов.
  4. Плохой контроль, особенно над ручными процессами.
  5. Неудовлетворенность влиянием текущих процессов на ваш бизнес.
  6. Отсутствие точной и своевременной информации.

Улучшение бизнес-процессов позволяет:

  • Создайте основу для стандартизации, чтобы упростить повторение внутренних процессов.
  • Сделайте бизнес-инструкции доступными в доступном хранилище.
  • Устранение неполадок в процессах для определения причин ошибок.
  • Моделируйте процессы в соответствии с операционным контролем для повышения эффективности.
  • Обновить репозиторий информации, чтобы предоставить сотрудникам свежую и точную информацию.

Вы отметили большинство флажков, если не все?

Кто выполняет большую часть работы? Работник. Само собой разумеется, что сотрудники играют важную роль в улучшении бизнес-процессов. Они могут способствовать процессу как положительно, так и отрицательно. В следующей главе мы обсудим, как предотвратить последнее.

Глава 4: Ваши сотрудники могут испортить ваш бизнес-процесс Улучшение

Фото: TmForum

Технологии развиваются быстрыми темпами, но им еще далеко до замены человеческого труда.Пока этого не произойдет, невозможно переоценить вклад сотрудников на рабочем месте; подорвать их на свой страх и риск.

Люди — это процесс.

Документированные бизнес-процессы можно сравнить с обычными документами без участия компетентных сотрудников, чтобы вдохнуть в них жизнь. Сотрудники любой организации так же важны, как и ее бизнес-процессы, потому что они выполняют эти процессы со своими навыками для достижения целей организации.

Согласно исследованию вовлеченности сотрудников компании Aberdeen в 2013 г. , « возможность отслеживать эффективность усилий по вовлечению и признанию может помочь организациям лучше согласовать взаимодействие с бизнес-целями и повысить производительность.

Если вы хорошо относитесь к своим сотрудникам, вам понравится:

  • Повышенная продуктивность
  • Лояльность сотрудников
  • Высокая производительность
  • Более высокий уровень удержания сотрудников
  • Меньше больничных дней
  • Лучшее взаимодействие с клиентами

Идея состоит в том, чтобы ваши сотрудники вносили наилучший вклад в улучшение вашего бизнес-процесса. Считайте их партнерами в этом проекте.

Теперь, когда мы понимаем вклад сотрудников, вот несколько моментов, на которые следует обратить внимание, когда вы вовлекаете их в улучшение бизнес-процессов.

Делегация

Зачем нужно много сотрудников, если все они выполняют одни и те же задачи? Это пустая трата ресурсов. Делегирование повышает производительность за счет разделения труда и специализации. Выполняя определенные задачи снова и снова, навыки сотрудников оттачиваются, что дает им уверенность в достижении повторяющихся успешных результатов.

Вовлечение сотрудников в улучшение бизнес-процессов требует четкого распределения ролей.Они мало или ничего не могут сделать, если задачи и обязанности не определены должным образом. Кроме того, необходимо указать границы ответственности, чтобы избежать трений и конфликтов между двумя или более людьми.

Обучение

Сотрудники не могут дать то, чего у них нет.

Распределять задачи по сотрудникам — это здорово. Однако для того, чтобы внести значимый вклад, необходимо обладать техническими ноу-хау для решения поставленных задач. Если навыки ваших сотрудников на высшем уровне, само собой разумеется, что результаты их деятельности также будут на высшем уровне.Однако сотрудники с набором навыков ниже номинального неизбежно создают помехи в работе, делая слишком много ошибок, которые трудно игнорировать.

Открытое общение

Модель коммуникации сверху вниз в большинстве организаций оставляет очень мало места для сотрудников нижних рангов, чтобы они могли внести значимый вклад. Люди на руководящих должностях могут быть более опытными, но это не отменяет непосредственного опыта того, что сотрудники, выполняющие определенные задачи, имеют такие задачи.

Создайте дружественные каналы для сотрудников, чтобы они могли высказывать свое мнение о бизнес-процессах, не опасаясь преследований. У них должен быть доступ к людям, которым они также могут поделиться своим мнением и предложениями. Чем короче каналы связи, тем быстрее и легче им высказаться.

Отчетность

Сотрудники должны быть осведомлены о качестве своего вклада. Важно, чтобы они были проинформированы по соответствующим каналам о том, поступают они правильно или нет.Предоставление сотрудникам неограниченной свободы без того, чтобы держать их под контролем, скорее всего, сделает их слишком расслабленными и небрежно относящимися к прогрессу. Как только все ресурсы, необходимые для повышения их производительности, окажутся на месте, должны быть последствия сбоя.

Оценка

Заработная плата может быть стандартной наградой, которую сотрудники получают за свой вклад, но для того, чтобы заставить их пройти лишнюю милю, требуется нечто большее, чем зарплата. Совершенство в работе обычно достигается тогда, когда стремление сотрудника выходит за рамки получаемой им зарплаты.Небольшая признательность заставляет их делать дополнительную работу, даже когда никто не смотрит. Когда вы выражаете благодарность сотрудникам за их усилия, они чувствуют себя достойными и изо всех сил стараются выполнить свою работу.

Есть варианты на выбор при внедрении улучшения бизнес-процессов. В следующей главе вы узнаете, какой из них лучше всего подходит для вашего бизнеса.

ГЛАВА 5: Методологии совершенствования бизнес-процессов

Когда вы принимаете решение улучшить свой бизнес-процесс, следующий вопрос, на который нужно ответить: «Как мне это сделать?» Методологии совершенствования бизнес-процессов дают предпринимателям несколько вариантов на выбор в своем путешествии по улучшению своей коммерческой деятельности.Вот некоторые из наиболее распространенных, на которых преуспевают ведущие компании:

1. Шесть сигм

Фото: SoftExpert

Полученный на основе статистики алгоритм «Шесть сигм», который приобрел популярность, когда Motorola внедрил его в начале 1980-х годов, требует добавления определенных инструментов для улучшения процессов к уже существующим рабочим процедурам. В книге «Шесть сигм: SPC и TQM в производстве и услугах» Джефф Теннант объясняет, что « Six Sigma — это много вещей, и, возможно, было бы проще перечислить все, чем не является качество Six Sigma.Шесть сигм можно рассматривать как видение; философия; символ; метрика; цель; методология ».

Зачем вам «Шесть сигм»?

Он помогает измерить эффективность процессов, выявляя и устраняя ошибки, несоответствия и потери. Если он не вносит никакого положительного вклада, ему здесь не место.

«Самый опасный вид отходов — это отходы, которые мы не признаем». — Шигео Синго

По словам президента Калгари, компания RK Business Solutions Inc., базирующаяся в Альберте.Роза Касьянюк, обладательница черного пояса «Шесть сигм», объясняет, что методология сводится просто к « разбиению процессов на этапы, а в этом малый бизнес не умеет». ”Он устраняет неопределенность, возникающую при работе на основе здравого смысла или проб и ошибок, и дает вашему бизнесу стандарт, позволяющий максимизировать возможности для роста и развития.

Методика шести сигм по совершенствованию бизнес-процессов включает:

Определите проблему

Успешное внедрение методологии шести сигм начинается с выявления проблемных областей.Часто люди предполагают, что они знают, в чем проблема, но когда дело доходит до ее выражения, они не могут этого сделать.

Напишите описание проблемы. Это позволит вам зафиксировать основные проблемы на бумаге и упростит другим людям увидеть и понять проблему, не обращаясь к вам снова и снова за разъяснениями. Хорошая постановка проблемы учитывает потребности клиентов и стремится удовлетворить потребности клиентов.

Назначить руководителя проекта

Руководитель проекта — лоцман судна, в обязанности которого входит обеспечение безопасного ведения бизнеса и достижение бизнес-целей.Он также известен как специалист по черному поясу. Как и ожидалось, обладатель черного пояса должен быть сильным и обладать большими навыками — не атаковать людей, а решать проблемы в бизнесе.

Думайте о держателе черного пояса как о наседке, которая направляет других членов команды. Если никто в вашей организации не подходит под это описание, вы можете нанять нового работодателя или, что еще лучше, обучить существующий персонал, чтобы достичь этого экспертного уровня.

Обладатель черного пояса назначает членов команды, известных как обладатели зеленого пояса, на ключевые должности.При необходимости следует проводить надлежащий инструктаж и обучение, чтобы убедиться, что они компетентны в решении стоящих перед ними задач. Все члены команды выполняют поставленные перед ними задачи на основе указаний, данных черным поясом, для достижения хороших результатов.

Измерение

Измерение на этом уровне влечет за собой отображение текущих процессов в заявке на выявление сохраняющихся проблем. Сбор данных — основа для измерения. Сравните операционные данные с установленными стандартами. Захватите все задействованные процессы.Пройдите мимо основных процессов до самого списка, чтобы охватить все области аутентичности.

Анализировать

Собранные данные могут дать эффективные результаты, только если они достоверны и надежны. Внимательно изучите данные, чтобы убедиться в отсутствии расхождений. Разместите данные рядом с каждым процессом. Положите все наблюдения на стол и измерьте результаты, чтобы выявить коренные проблемы. Ваши данные должны дать вам четкое представление о ваших следующих действиях.

Улучшение

Довольны своими данными? Если да, то пора приступить к делу и сделать то, для чего был предназначен весь процесс: улучшить.Проведите мозговой штурм по готовым стратегиям для улучшения. Как вы решите проблему? Заполните пробелы один за другим.

Контроль

После завершения процесса необходимо оценить, что сработало, а что не сработало. На основе этих результатов вы сможете оптимизировать другие процессы, чтобы гарантировать, что будут реализованы только работоспособные процессы, а неработающие будут удалены.

2. Бережливое производство

Фото: бережливые бухгалтеры

Думайте о долголетии, думайте о бережливом производстве.

Достижение успеха в бизнес-процессе — это одно, а поддержание этого успеха в течение длительного периода времени — совсем другое дело. Автомобильная компания Toyota была первой, кто внедрил Lean в 1930-х годах с целью « сделать автомобили, заказанные клиентами, наиболее быстрым и эффективным способом, чтобы доставить автомобили как можно быстрее ».

Процесс автоматизирован до полной остановки, когда возникает проблема в производстве, что предотвращает выполнение дефектных продуктов или процессов.

Зачем вам Lean?

Lean позволяет внедрять и поддерживать непрерывный прогресс в вашем бизнесе. Это также помогает сэкономить ресурсы компании за счет сокращения отходов до незначительного уровня.

Amazon смогла предоставить отличные услуги своим многочисленным клиентам по всему миру, внедрив принципы бережливого производства. С момента своего создания Джеффом Безосом онлайн-компания стремилась предотвратить любые формы отходов и гарантировать, что клиенты не будут платить за отходы в случае их возникновения.Для этого у многомиллиардной компании больше сотрудников в центрах обслуживания клиентов и выполнении заказов, чем в ИТ-отделе.

Джеймс П. Уомак и Дэниел Т. Джонс разбили процесс бережливого производства на пять этапов в своей книге «Экономичное мышление:

».

Укажите значение

Определение ценности — это первый шаг в реализации бережливого производства, потому что весь процесс построен на предоставлении ценности конечному потребителю.

Какую ценность вы стремитесь предоставить? Нехорошо просто знать это в уме; вам необходимо должным образом задокументировать это, чтобы все участники увидели.Определите конкретные продукты или услуги, которые нравятся клиентам, и найдите способы лучше удовлетворить их потребности.

Стратегия карты

Определив конкретную ценность, вам необходимо наметить способы донести ее до клиентов по наилучшей цене, в условиях и в кратчайшие сроки. В качестве руководства для успешной разработки эффективной стратегии вам необходимо рассмотреть три важных аспекта управления любым бизнесом: управление информацией, решение проблем и физическое преобразование.Определите текущую стоимость, которую ваши процессы предлагают клиентам, и наметьте области, которые необходимо улучшить для достижения будущих потоков создания ценности

Создать поток

Засорения в рабочем процессе — огромная неудача. Стремитесь создать непрерывный поток следующими способами: оценивать эффективность отдельного процесса и устранять недостатки; убедитесь, что каждый процесс свободно подключается к следующему без каких-либо перерывов; и наблюдайте за потоком, чтобы убедиться, что нет места для отходов.

Тянуть

Произведенная продукция предназначена для покупки, а не для того, чтобы оставаться с вами слишком долго.Когда они остаются на ваших полках, ваши деньги связаны, что в конечном итоге приводит к убыткам. Чтобы этого избежать, во-первых, избегайте избыточного производства. Затем проверьте наличие на складе, чтобы определить отделку и доступные продукты. В-третьих, позаботьтесь о том, чтобы продукты не застряли. И, наконец, остановите производство, когда вся продукция будет полностью укомплектована.

Совершенство

Совершенство — это не пункт назначения, а путешествие. Всегда ищите способы улучшить свои процессы. Пройдите установленный процесс снова сверху.При этом вы обнаружите лазейки, которые, возможно, не заметили раньше.

3. Кайдзен

Фото: 1000Ventures

Кайдзен — японское слово, означающее «перемены к лучшему». По определению Канбанчи, это относится к « любым видам деятельности, которые постоянно улучшают все бизнес-функции или процессы и включают каждого сотрудника, от генерального директора до рабочих сборочной линии». Это улучшение стало возможным благодаря эффективным процессам.

Кайдзен поможет вам:

  • Повышение производительности
  • Упрощение задач
  • Поощрение постоянного улучшения
  • Повышение морального духа сотрудников
  • Повышение качества

Вот что происходит во время процесса кайдзен:

  • Сотрудники останавливают производство при обнаружении недостатков.
  • Отчет о выявленных недостатках для руководителя.
  • Дайте рекомендации по улучшению.

Производитель автомобилей Ford Motor Company признает преимущества кайдзен и извлекает выгоду из его эффективности.Когда в 2006 году Алан Мулалли занял пост генерального директора, он внедрил процесс кайдзен с упором на создание эффективных процессов для Ford. В результате они смогли пережить рецессию конца 2000-х, вернув компанию на рельсы успеха.

«Я боюсь не человека, который однажды отработал 10 000 ударов ногами, но я боюсь человека, который отработал один удар 10 000 раз». — Брюс Ли

Здесь учтена длительность доработки.Независимо от эффективности модели, если ее планирование и выполнение занимает слишком много времени, суть частично теряется, поскольку уже был бы нанесен большой ущерб. Кайдзен обеспечивает быстрое и своевременное улучшение работы.

Шаги, которые следует учитывать при реализации модели улучшения бизнеса Кайдзен, включают:

Описание процессов

Бегать к делу может быть интересно, но за счет того, что вы запутаете всех. Вам необходимо определить и обрисовать в общих чертах задействованные процессы, а затем создать последовательность процессов в правильном порядке.

Измерение текущих процессов

Процесс кайдзен неполон без измерения. Собирайте данные об операциях и сравнивайте результаты с ожидаемыми или желаемыми результатами.

Ответьте на следующие вопросы: «Производство продукции ниже, чем должно быть?» Если да, примите меры по его увеличению. «Для выполнения определенных процедур требуется больше времени, чем следовало бы?» Если да, сделайте их короче. Эти данные дают вам конкретное свидетельство эффективности вашего бизнеса.

Определить области для улучшения

Эффективное измерение производительности ваших текущих процессов выявляет области с низкой производительностью.

Спрос выше предложения? Если да, то это сигнал к тому, чтобы пристегнуть ваши производственные ремни, чтобы уложиться в поставку. Перечислите все выявленные лазейки и факторы, ответственные за них. Это человеческая проблема или техническая проблема?

Реализовать план улучшений

Это когда вы интерпретируете свои выводы.Ищите надежные решения описанных проблем. При необходимости измените порядок действий. Например, если клиенты проводят слишком много времени в вашем офисе, вы можете сократить количество этапов, связанных с их обслуживанием, чтобы ускорить работу.

Результаты мониторинга

По мере развертывания нового процесса все может работать не так, как предполагалось. Это не повод собирать вещи — по крайней мере, пока. Обратите особое внимание на систему, чтобы определить области, ответственные за низкую производительность.Если все выглядит хорошо, результат должен соответствовать вашим ожиданиям. Если это не так, вам придется начинать все сначала.

ГЛАВА 6: Достаточно ли хорошо улучшен ваш бизнес-процесс

Все настроено. Отличная работа!

Я не собираюсь показаться пустяком, но, возможно, еще рано праздновать. Почему? Вы должны быть уверены, что действительно проделали отличную работу. Помните, что вся суть улучшения бизнес-процессов заключается в достижении лучших результатов.

Вот несколько вопросов, на которые нужно ответить, чтобы убедиться, что:

  • Стоимость: Насколько рентабелен процесс?
  • Время: продолжительность меньше или больше?
  • Качество: ваши продукты или услуги лучше?
  • Простота: проще или сложнее?
  • Навыки: понимают ли ваши сотрудники?

Мы ищем:

  • Рентабельность: возможность делать многое с низкими затратами имеет большое значение в управлении вашими ресурсами.
  • Короче и лучше процедуры: чем короче процедуры, тем лучше. Длинные процедуры тормозят работу, сохраняют длину очереди и потребляют ресурсы.
  • Высокое качество: Ваша продукция должна быть на высшем уровне. Что-либо, кроме этого, недопустимо.
  • Отличная производительность: ваши сотрудники должны быть экспертами в своем деле.

Суть новой модели — улучшенная функциональность; вам нужно следить за тем, чтобы цель не была поражена, внимательно следя за операциями, чтобы убедиться, что все в порядке.Не ждите, что дела начнутся немедленно. Большинству новых процессов требуется время, чтобы настроить систему. Получите информацию об эффективности процесса из первых рук, спросив сотрудников, выполняющих определенные роли, об их опыте и внедрите их наблюдения для повышения производительности.

ВЪЕЗД

Как вы уже могли заметить, BPI — это не работа одного человека. Вы можете быть мозгом, стоящим за этим, но для того, чтобы вывести его на первый план и добиться высокой рентабельности инвестиций, требуются командные усилия.Возьмите всех с собой или приготовьтесь столкнуться с последствиями, если этого не сделаете.

Ключевые точки:

  • Процессы доставляют неудобства, если они неэффективны.
  • Всегда есть возможности для улучшения.
  • Интеграция процессов создает хороший поток работы.
  • Сотрудники играют жизненно важную роль в успехе организации.
  • Неэффективные процессы приводят к неэффективной трате ресурсов.

Успех вашего бизнеса во многом зависит от его процессов.Это похоже на легкое движение автомобиля при работающем двигателе. Небрежный процесс — это красный флаг неудачи и приглашение к перевороту с ног на голову. Прежде, чем вы это осознаете, бизнес, над созданием которого вы так усердно трудились, начинает рушиться, и вы работаете в беспорядке, пытаясь удержать его.

Когда фишки упали, вы мало или ничего не можете сделать. Если вам повезет, у вас будет второй шанс восстановить свою империю. На этот раз вы, безусловно, не оставите камня на камне в создании и улучшении своего бизнес-процесса.Но затем: «Зачем ждать, пока что-то развалится, прежде чем делать необходимое? В конце концов, не всегда есть шанс получить второй шанс. Некоторые люди не выдерживают первого удара; он такой тяжелый, что удерживает их навсегда.

Какой будет история вашего бизнеса? С нашим загружаемым Руководством по улучшению бизнес-процессов вы можете быть уверены, что все будет успешно. Ты знаешь почему? Мы подробно описали и детализировали каждый шаг, чтобы вам было проще. Как говорится, знание — сила. Получите все, что вам нужно знать, чтобы добиться успеха в улучшении бизнес-процессов.Мы создаем истории успеха и с нетерпением ждем возможности прочитать вашу.

Получите бесплатный контрольный список для систематизации

5 основных шагов, чтобы избавиться от задачи и перенести ее в систему. Вы можете масштабировать и развивать свой бизнес!

Оуэн МакГаб Энаохво

Что такое бизнес-процесс | Понимание Essentials

Прочтите технический документ: 5 шагов к созданию ИТ-организации, ориентированной на процессы

Прежде чем вы сможете выбрать подходящие инструменты для своей организации, вы должны понять ее основные бизнес-процессы.Узнав о важном бизнес-процессе, вы можете просмотреть программные приложения, которые помогут сделать вашу организацию более эффективной и точной.

К сожалению, многие организации не понимают своих основных бизнес-процессов. Это делает практически невозможным для них оптимизировать свои организации, что ставит их в невыгодное положение на рынке.

Эта статья поможет вам определить процессы, которые наиболее важны для вашего бизнеса, и инструменты, необходимые для продвижения вперед в технически подкованной экономике.

Почему вам необходимо понимать свои бизнес-процессы
Знание основных бизнес-процессов позволяет вам выбирать инструменты, которые улучшат качество работы вашей организации. Однако почему-то многие организации упускают из виду этот важный шаг в построении успешных бизнес-моделей.

Зачем нужно понимать свои бизнес-процессы.

После того, как вы составили карту своих бизнес-процессов, вы будете знать, какие функции вам нужны от вашего программного и аппаратного обеспечения.Более глубокое понимание ваших бизнес-процессов также поможет вам установить приоритеты. Вместо того, чтобы решать все проблемы сразу, вы можете сосредоточиться на вопросах, которые сейчас наиболее важны. Затем вы можете двигаться вниз по списку, чтобы постоянно улучшать свою организацию.

Если вы не знаете своих бизнес-процессов, вы не можете выбрать приложения, которые помогут вам добиться большего успеха. Вместо этого вы вынуждены принимать решения, не имея нужной информации.

Общие бизнес-процессы для организаций
Бизнес-процессы, которые использует ваша организация, будут отличаться от бизнес-процессов других групп, особенно тех, которые работают в других отраслях.

Однако для многих предприятий наиболее важными процессами являются:

  • Управление финансовыми и физическими активами
  • Разработка бизнес-планов
  • Разработка новых продуктов
  • Привлечение средств
  • Управление человеческими ресурсами
  • Выставление счетов и сбор доходов
  • Поддержка клиентов
  • Использование информационных технологий

Вы можете использовать этот список, чтобы помочь вам обнаружить процессы в вашем бизнесе.Однако не стоит ошибочно полагать, что ваши процессы будут пересекаться с процессами других организаций. Даже если у вас есть несколько общих черт с конкурентом, ваши процессы все равно могут работать по-разному, что отличает вас от других групп.

Определение основных бизнес-процессов
Вы сможете определить основные бизнес-процессы, только если захотите непредвзято взглянуть на свою организацию. Отбросьте как можно больше предвзятых мнений, чтобы иметь четкое представление о том, как работает ваш бизнес.

Изучая свою деятельность, ищите часто повторяющиеся задачи. Если задача выполняется несколько раз в час, день или неделю, то вы, вероятно, определили один из ваших бизнес-процессов или хотя бы одно из вспомогательных действий вашего процесса (подробнее об этом ниже).

Например, вы можете заметить, что ваши сотрудники тратят много времени на поддержание стандартов безотказной работы согласно соглашению об уровне обслуживания (SLA). Скорее всего, ваши сотрудники поступают так, потому что это помогает компании предоставлять клиентам и клиентам услуги, необходимые им для достижения успеха.

Вы определили один из важнейших бизнес-процессов. Присмотревшись, вы увидите, что этот процесс включает в себя множество вспомогательных действий и задач. От вашего подхода к этим задачам отчасти будет зависеть успех вашего процесса.

Определите основные процессы: на каждом этапе бизнес-процесса есть определенные действия.

Сопоставление вспомогательных действий для ваших основных бизнес-процессов
По мере того, как вы углубляетесь в задачи, связанные с поддержанием стандартов безотказной работы SLA, вы можете обнаружить такие задачи, как:

  • Мониторинг производительности приложений
  • Мониторинг производительности инфраструктуры
  • Регистрация событий приложения
  • Обнаружение аномалий
  • Выявление симптомов и указание причин
  • Обход групп второго уровня для непосредственного решения проблем

Все эти задачи поддержки вносят свой вклад в бизнес-процесс.Если они дадут сбой, то и ваш бизнес-процесс потерпит неудачу. Даже если вам удастся заставить процесс работать, вы значительно снизите свою эффективность, потому что вспомогательные задачи не способствуют успеху процесса.

Управление основными бизнес-процессами и их улучшение
Получив четкое представление обо всем, что связано с важным бизнес-процессом, вы можете исследовать задачи, чтобы определить, хорошо ли они работают. В некоторых случаях вы можете обнаружить, что текущий процесс работает прекрасно.Вы можете найти несколько способов настроить его производительность, но в остальном процесс вас устроит.

Однако чаще всего вы обнаруживаете упущенные возможности, которые можете использовать для улучшения своего процесса. Например, вы можете обнаружить, что члены команды, которые посвящают свое время соблюдению стандартов безотказной работы SLA, плохо общаются друг с другом. Один ИТ-специалист может отправить электронное письмо нескольким людям, решая проблему, но остальная часть команды остается в стороне. Когда кто-то остается в стороне, этот человек может одновременно обнаружить ту же проблему и начать работу над решением.Теперь у вас есть как минимум два человека, работающих над аналогичными проектами, тогда как они могли бы вместо этого более эффективно сосредоточить свою энергию.

Принятие правильного программного обеспечения имеет большое значение в том, насколько хорошо вы реформируете свои бизнес-процессы. Коммуникационная платформа инструментальной цепочки xMatters, например, возместит потраченные впустую усилия по вышеуказанному сценарию, передавая информацию отдельным лицам и группам, которым необходимо знать о проблеме SLA. Вместо того, чтобы позволять одному человеку решать, кто получает уведомление, система автоматически уведомляет нужных людей и группы.

Автоматизация рабочих процессов стала неотъемлемой частью успешного ведения бизнеса. С xMatters вы получаете инструмент, который распознает важные события, уведомляет соответствующих людей и оптимизирует рабочий процесс, чтобы сотрудники могли решать проблему более эффективно.

Понимание основных бизнес-процессов всегда будет способствовать вашему успеху. Однако наличие правильного инструмента для улучшения ваших процессов даст вам конкурентное преимущество.

xMatters использует интеграции, чтобы помочь продвинуть ваш бизнес-процесс вперед, получая уведомления и информацию в системы и людям, которые в этом нуждаются.Попробуйте xMatters бесплатно и посмотрите, почему с xMatters уведомление об инциденте — это только начало процесса разрешения проблемы.

Попробуйте xMatters сегодня!

Что такое бизнес-процесс? — Определение с сайта WhatIs.com

Бизнес-процесс — это действие или набор действий, которые могут достичь определенной цели организации. Бизнес-процессы должны иметь целенаправленные цели, быть как можно более конкретными и иметь последовательные результаты.

Управление бизнес-процессами (BPM) — это систематический подход к улучшению этих процессов, помогающий достичь бизнес-целей.Если организация не может выполнять определенные бизнес-процессы внутри компании из-за затрат или ресурсов, она может использовать аутсорсинг бизнес-процессов (BPO). Многие организации поручают определенные бизнес-задачи, такие как расчет заработной платы, человеческие ресурсы (HR) или бухгалтерский учет, стороннему поставщику услуг.

Чтобы измерить успех бизнес-процесса, организации отслеживают успешное завершение различных шагов в рамках процесса, т. Е. Контрольных показателей, или достижение конечной точки процесса.Когда бизнес-процесс не помогает организации достичь цели в рамках графика или имеющихся ресурсов, существует ряд стратегий, которые вы можете использовать для улучшений. Организации могут сосредоточиться на видимости бизнес-процессов, чтобы выявить проблемы с производительностью или выполнением процессов.

Отображение бизнес-процессов дает организациям визуальное представление о том, как функционируют различные процессы, и дает организациям лучшее представление о том, как работает бизнес. Это также может помочь повысить операционную эффективность бизнеса.

История и эволюция

Работы экономиста Адама Смита, академика и писателя Томаса Дэвенпорта, инженера Фредерика Тейлора и гуру менеджмента Питера Друкера оказали большое влияние на то, как организации определяют и управляют бизнес-процессами.

Смит, автор книги The Wealth of Nations , первым понял, как использование разделения труда — разделение работы на набор задач, выполняемых экспертами — может привести к повышению производительности.

Инновации Тейлора в области промышленного проектирования привели к повышению производительности труда организации. Ему приписывают преобразование рабочего места с его идеями по организации работы, фрагментации задач и измерения рабочих мест.

Друкер, которого называют отцом современного менеджмента, сосредоточился на упрощении и децентрализации процессов и представил концепцию аутсорсинга.

Давенпорт определил бизнес-процесс как набор логически связанных задач, выполняемых для достижения определенного бизнес-результата.Согласно Давенпорту, процессы составляют структуру, которая помогает организациям выполнять задачи, необходимые для создания ценности для своих клиентов.

Бизнес-процесс в сравнении с бизнес-процедурой и бизнес-функцией

В то время как бизнес-процесс представляет собой серию связанных задач, которые приводят к желаемому результату, бизнес-процедура — это четко оговоренный способ выполнения бизнес-процесса. Бизнес-процедура описывает команды и людей, ответственных за каждую часть процесса, а также спецификации, применимые к каждой из этих частей.

Бизнес-функция — это организационная единица бизнеса с определенным набором обязанностей и действий, которые она выполняет, чтобы помочь бизнесу выполнять свои общие цели и процессы.

Категории бизнес-процессов

В зависимости от организации, отрасли и характера работы бизнес-процессы часто разделяются на разные категории. Эти категории включают:

  • Операционные процессы — или основные процессы: Операционные или основные процессы связаны с основным бизнесом и цепочкой создания стоимости.Эти процессы приносят пользу клиенту, помогая производить продукт или услугу. Операционные процессы представляют собой важную бизнес-деятельность, которая достигает бизнес-целей, например, получение дохода. Некоторые примеры этого включают прием заказов клиентов и управление банковскими счетами.
  • Вспомогательные процессы — или второстепенные процессы: Вспомогательные процессы поддерживают основные процессы и функции в организации. Примеры поддерживающих или управленческих процессов включают бухгалтерский учет, управление персоналом и безопасность на рабочем месте.Одним из ключевых отличий между операционными процессами и процессами поддержки является то, что процессы поддержки не приносят пользу клиентам напрямую.
  • Процессы управления: процессы управления измеряют, отслеживают и контролируют деятельность, связанную с бизнес-процедурами и системами. Примеры процессов управления включают внутренние коммуникации, руководство, стратегическое планирование, составление бюджета и управление инфраструктурой или мощностью. Как и вспомогательные процессы, процессы управления не приносят пользу клиентам напрямую.

Управление бизнес-процессами

Управление бизнес-процессами — это стратегия, которую организации используют для надзора за своими бизнес-процессами, чтобы обеспечить их бесперебойную работу. Это может помочь в улучшении процессов, помогая в анализе со стороны руководства, и может контролировать организационные процессы, чтобы гарантировать их эффективность и результативность. Организации используют программное обеспечение BPM для мониторинга и контроля автоматизированных и неавтоматизированных бизнес-процессов, а также для улучшения своих процессов управления.

Действия по управлению бизнес-процессами включают такие шаги, как моделирование, выполнение, мониторинг и оптимизация бизнес-процессов.

Мониторинг бизнес-процессов

Мониторинг бизнес-процессов — это метод использования аналитики для мониторинга производительности процесса. Мониторинг процесса используется для обнаружения таких элементов, как время цикла процесса, ошибки и стоимость.

Организации используют функциональный мониторинг для оценки функциональной производительности процесса.Технический мониторинг помогает измерить техническую эффективность приложения путем наблюдения и регистрации таких аспектов, как время отклика и время простоя.

Категории бизнес-процессов

Видимость бизнес-процессов

Видимость бизнес-процессов дает предприятиям полное представление о каждом из их процессов, повышает оперативность реагирования и ускоряет принятие решений. Это помогает управленческим командам определить, согласованы ли их процессы с ключевыми бизнес-целями и задачами и работают ли сопутствующие процедуры, которые помогают сделать процесс успешным, правильно.

Мониторинг бизнес-процессов также может помочь улучшить видимость бизнес-процессов, помогая выявлять возможные проблемы.

Моделирование или отображение бизнес-процессов

Бизнес-процессы часто изображаются визуально в виде блок-схемы, показывающей последовательность задач с определенными контрольными показателями или точками принятия решений. Отображение или моделирование бизнес-процессов наглядно иллюстрирует с помощью графиков и диаграмм, как одни процессы перетекают в другие.

Есть несколько разных способов представить себе отображение бизнес-процессов и рабочий процесс.

  • Последовательный бизнес-процесс: Последовательные бизнес-процессы изложены в документе с четкими начальными и конечными точками. Следуя этой карте процесса, организация выполняет серию действий, чтобы выполнить задачу в рамках ограничений заранее установленной временной шкалы.
  • Бизнес-процесс, управляемый статусом: Бизнес-процесс, управляемый статусом, не имеет строгих начальных и конечных точек. Эти процессы могут завершиться на любом этапе в зависимости от изменений рабочего процесса, характера производства или корпоративной культуры.Кроме того, для процессов, управляемых статусом, типично повторяться или циклически повторяться на одном и том же этапе процесса.
  • Параллельный бизнес-процесс: когда операции в бизнес-процессе выполняются параллельно, они выполняются одновременно. В этом типе выполнения бизнес-процесса действия во всех ветвях должны быть завершены до того, как можно будет начать следующий шаг в бизнес-процессе.

Организация процесса в менеджменте: шаги, обзор — видео и стенограмма урока

Определение вашей цели

Давайте посмотрим, как этот этап работает и вписывается в весь процесс, представив, что вы владелец небольшой пекарни.У вас хорошая клиентская база, но когда вы сели со своим бухгалтером, вы определили, что вам нужно сократить расходы как минимум на 5000 долларов в месяц, чтобы оставаться в бизнесе. Это ваша цель: сэкономить 5000 долларов.

Перед тем, как начать процесс управления, у вас должна быть четкая цель. На этапе планирования вы определили, что лучший способ сделать это — изменить графики и продукты. Теперь вы начинаете работу на этапе организации: распределяете свои ресурсы так, чтобы вы могли следовать этому плану и продолжать печь!

Организационный процесс

Термин организационный процесс относится к работе по определению того, как наилучшим образом организовать и использовать ваши ресурсы для достижения желаемых результатов.Давайте разберем эти термины немного дальше — что мы имеем в виду, когда используем термины «упорядочить» и «использовать»? Это может быть так же просто, как аккуратно расположить ручки рядом с блокнотами на столе, а в большем масштабе это означает почти то же самое: положить вещи туда, где они должны быть, чтобы их можно было эффективно использовать. Вы не можете использовать ручку, если ее нет на вашем столе, и вы не можете доставить пирожные на предприятие клиента, если ваш единственный водитель находится на кухне, смешивая тесто.

Термин ресурсы относится к людям, деятельности, планам, знаниям, финансам, пространству, времени и всему остальному, что у вас есть в вашем распоряжении для достижения желаемых результатов.На этапе организации вам необходимо убедиться, что ваши ресурсы находятся там, где они должны быть, чтобы их можно было эффективно использовать.

Это подводит нас к термину желаемых результатов , который является результатом, которого мы надеемся достичь, пройдя через этот процесс. Это может быть что угодно: больше денег, довольные клиенты, растущий бизнес, успешное внедрение нового продукта или, для вас, как владельца нашей воображаемой пекарни, экономия 5000 долларов в месяц.

Задавать правильные вопросы

Чтобы ваш план работал, в процессе организации нужно задавать правильные вопросы:

  • Сколько сотрудников мне нужно, чтобы испечь нужное количество хлеба для моих клиентов?
  • Поможет ли ограничение моих «рабочих часов» с распределением ресурсов сотрудников?
  • Какие сотрудники могут работать в одиночку, а какие нуждаются в поддержке?
  • Каких поставщиков мне следует использовать, чтобы снизить свои расходы?
  • Наилучшим образом использую имеющееся у меня место в пекарне?

Когда вы задали правильные вопросы и ответили на них, процесс организации завершен, а затем вы перейдете к этапам руководства и лидерства для достижения своей цели.Однако имейте в виду, что четыре этапа процесса управления часто взаимно перетекают друг в друга.

По мере того, как вы работаете над организацией своих ресурсов, вы можете решить, что вам нужно изменить свой план. По мере того, как вы направляете своих сотрудников, вы можете обнаружить, что они не обязательно обладают знаниями, необходимыми для того, чтобы их можно было эффективно использовать так, как вы планировали. Пока вы контролируете процесс, вы можете понять, что нужно провести повторный анализ ваших ресурсов.

Эффективные менеджеры держат своих сотрудников на верном пути и мотивируют на достижение конечного результата, постоянно контролируя процесс.Они постоянно следят за прогрессом, чтобы гарантировать, что изменения внесены эффективно, что план действительно работает и что ресурсы эффективно используются. И тем самым они выполняют свою работу.

Итоги урока

Давайте рассмотрим! Организационный процесс является важной частью процесса управления.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.