Шаги оптимизации использования принтеров в организации: Оптимизации расходов на эксплуатацию оргтехники – Оптимизация офисной печати / Habr

Оптимизация офисной печати / Habr

Я встречал достаточно много крупных и очень крупных компаний, у перке которых десятки МФУ, а ежемесячный объем печати > десятков и даже сотен тысяч страниц в месяц. Все помнят недавний кризис, и многим ИТ отделам была поставлена задача оптимизации в том числе и печати, т.к. многим знакома такая картина в конце рабочего дня:


(на самом деле столько лишнего умудрились напечатать за 3 часа рабочего дня)

А как спросите Вы?

Перед ИТ отделом была поставлена задача — Снижение расходов.
За счет чего? – за счет мониторинга, ограничения, генерации отчетов, сокращения расходов на приобретение бумаги.
И так – плавно подходим к решению. Кто ни будь слышал о компании Ysoft? Так вот, у них есть программно-аппаратное решение SafeQ. SafeQ – это программное обеспечение для учета и распределения работ, связанных с печатью, сканированием и копированием документов пользователями, для оптимизации процесса печати
внутри организации и разграничения доступа к принтерам.

На чем построена данная система:
Схема работы такая:

Вкратце – центральное звено, это сервер SafeQ который отвечает за взаимодействие пользователей, принтеров, терминалов
— Пользователь посылает на печать
задание с рабочей станции.
Задание передается на сервер SafeQ.
-Пользователь подходит к
принтеру и
идентифицируется.

-SafeQ передает задание на
принтер.
-Пользователь контролирует
печать.
— Данные о работе сохраняются на
сервере учета.

Как все это выглядит и как работает?
1. Терминал

2. Проводим карточкой или вводим PIN код

3. Выбираем режим работы

4. Получаем распечатанный документ
Просто как 123 и 4.

Что мы получаем:

— Безопасность! Документ не распечатается, пока пользователь не пройдет верификацию на терминале у принтера. Отдел информационной безопасности просто счастлив))))
— Отказоустойчивость системы печати (у пользователя всего 1 принтер), а печать он может на любом принтере оснащенном терминалом SafeQ
— Снижения расходов на печать (раньше было так – отправляют на печать договор страниц так на 30, идут к принтеру а он занят!? Не вопрос – сразу распечатаю на другой… )
— Система мониторинга и отчетности по затратным центрам позволила контролировать и оптимизировать печать.

— Перераспределения очереди печати в зависимости от загрузки принтеров и их доступности
— и многое другое!

На видео опубликовано как происходит авторизация и печать на нескольких МФУ

Оригинал статьи тут

Оптимизация печатной инфраструктуры за три шага

Руководитель отдела маркетинга и стратегических программ «Ксерокс Россия» Валерий Кузьмич рассказал о подходе компании к реализации проектов в области MPS (managed print services — аутсорсингу печати), неожиданных находках в процессе их реализации, круговороте принтеров и постепенном переходе компании к сервисной модели развития.

Руководитель отдела маркетинга и стратегических программ «Ксерокс Россия» Валерий Кузьмич рассказал о подходе компании к реализации проектов в области MPS (managed print services — аутсорсингу печати), неожиданных находках в процессе их реализации, круговороте принтеров и постепенном переходе компании к сервисной модели развития.

Как долго Xerox в России занимается реализацией MPS-проектов?

Начинали мы в начале 2000-х. Тогда это были контракты на услуги Xerox Business Services, в рамках которых мы организовывали «принт-румы» — централизованные отделы печати, где наш квалифицированный оператор на нашем оборудовании выполнял все внутренние заказы компании. Подобные отделы мы строим и сейчас — отдельно или как часть более крупных проектов. В 2004–2005 гг. мы начали реализовывать в России первые проекты по MPS для международных компаний. Речь идёт о глобальных контрактах, которые для больших корпораций Xerox реализовывал в нескольких странах мира.

Затем пришло время локальных проектов для российских компаний. Первый контракт мы подписали в 2006 г. с «Альфа-Банк». С этого момента, уже располагая инфраструктурой — специалистами, методологией и инструментами, мы начали активную экспансию. Сначала контракты реализовывались в Москве и Санкт-Петербурге. Развивая клиентскую базу, мы осознали, что не можем ограничиваться только этими городами, и перешли к активному продвижению в регионы. Сегодня мы покрываем практически все часовые пояса — от Камчатки до Калининграда.

Насколько велик масштаб этого бизнеса в общем объёме продаж компании?

У корпорации Xerox отчётность открыта, но отдельно для России она не публикуется. Поэтому можно сказать только о компании в целом — в её обороте сервисные услуги превышают половину. Сейчас корпорация Xerox — это прежде всего сервисная компания. Портфель услуг не ограничивается MPS, в него входит много сервисов — от управления офисной инфраструктурой до управления парковками и системами общественного транспорта. В России на услуги приходится меньше половины оборота, поскольку здесь предлагается далеко не всё. Мы стараемся пока не уходить от наших базовых компетенций, связанных с преобразованием данных/ контента в документы и наоборот. Однако доля услуг в нашем обороте постоянно растёт.

Как оценивается возможность реализации проекта для потенциального клиента? Есть ли какой-то начальный порог?

Когда такой вопрос поступает от клиента, то он звучит так: «Есть ли смысл передать что-то на аутсорсинг?». Мы стараемся не давать каких-то рекомендаций, а ожидаем, что компания сначала примет принципиальное решение, нужен ли ей аутсорсинг. Выбрать этот путь может даже компания, в которой работает всего несколько человек. Но для небольших компаний ожидания от подобных услуг будут отличаться от того, чего ждут в корпорациях. При парке в десятки единиц оборудования самой большой пользой от поставщика услуг будет поддержание уже существующей инфраструктуры в рабочем состоянии — чтобы все сотрудники могли печатать, а услуга при этом стоила разумно. В больших компаниях ставятся вопросы о том, как вообще должна быть устроена инфраструктура печати, как локализовать и устранить источники неэффективности, как должны учитываться интересы групп пользователей, какие ещё нужны сервисы и решения и т. п. Но даже обоснованный экономический эффект не всегда является достаточным аргументом в пользу аутсорсинга — далеко не все приемлют саму идею MPS.

Расскажите об основных этапах внедрения. Каковы наиболее частые сложности?

Здесь всё зависит от конкретного клиента — его ожиданий, желания двигаться быстрее или медленнее. По своей методологии мы делим проекты MPS на три основных этапа. На первом мы проводим изучение инфраструктуры в её текущем состоянии, пытаемся понять, что в ней можно оптимизировать — устранить узкие места, избыточность, дублирование, избавиться от старой, неэффективной техники и т. п. На основе такого анализа мы разрабатываем и предлагаем возможные сценарии развития инфраструктуры. Одно из наиболее простых и очевидных решений — избавиться от большого количества персональных принтеров с мизерными объёмами печати. Это сразу даёт существенную экономию. Здесь же принимается решение о том, как быстро будет проводиться оптимизация. Ведь любые изменения часто сталкиваются с противодействием внутри компании. И чем изменений больше, тем дело оказывается сложнее. Сценарий, рассчитанный на более длительный срок, позволяет сгладить такие моменты.

Следующим шагом, после того как печатная инфраструктура оптимизирована, мы начинаем совместно с клиентом планировать внедрение дополнительных сервисов и решений, позволяющих улучшить работу пользователей и обеспечить широкие возможности управления сервисом печати.

Наконец, третий этап — это разработка и внедрение решений, которые позволяют автоматизировать процессы работы с документами, сократить потребности в печати за счёт поиска «цифровых альтернатив».

Случалось, что при реализации проектов люди прятали свои персональные принтеры? Или это просто красивая легенда?

На самом деле люди принтеры не прячут, но легко могут не знать о существовании некоторых устройств печати в компании. Это не байка — такие вещи реально вскрываются во время обследования парка оборудования, когда наши специалисты вместе с представителями компании обходят все помещения и делают инвентаризацию. Оказывается, внутри большой компании могут не владеть полной информацией об установленных принтерах. У отдельных подразделений могут быть собственные бюджеты на закупку оргтехники. Всё ещё встречаются случаи, когда одни службы отвечают за закупку оборудования, другие — за техническую поддержку, а третьи — за закупку расходных материалов. Получается, что прозрачности и общей политики нет, а это влечёт за собой дополнительные потери. Внедрение MPS устраняет подобные проблемы.

Каковы критерии эффективности внедрения MPS? Расскажите о примерах внедрения.

Во многом это зависит от того, как ставится задача. У каждого проекта — своя цель. Например, за три года контракта должно быть обеспечено достижение определённых параметров. По умолчанию среди них всегда есть некие целевые величины экономии — обсуждать на этапе подготовки проекта можно многое, но на этапе подписания договора деньги всегда остаются критерием № 1. Это будет либо стоимость отпечатка, либо достижение определённого процента экономии относительно текущих затрат. Подобные целевые параметры уже фигурируют в исходных условиях тендеров на MPS.

Что касается остальных целей и задач, но их набор всегда оказывается разным. Либо речь идёт об оптимизации инфраструктуры для обеспечения комфортных условий работы — тогда в договоре может фигурировать KPI-показатель «удовлетворённости пользователей». Другой пример — для какой-то быстро растущей компании самым важным параметром будет отсутствие задержек при открытии новых магазинов.

Прежде чем я приведу примеры внедрения, нужно отметить — типовых случаев нет, все они очень индивидуальны. И то, что мы можем очень гибко реагировать на потребности клиентов, я считаю важным конкурентным преимуществом Xerox.

Теперь — немного подробнее о примерах внедрения в ритейловых компаниях. В одной из них мы реализовали сервисный проект в головном офисе. При относительно небольшом объёме оборудования там довольно много сотрудников, для которых важна бесперебойная печать. В компании есть своя ИТ-служба, собственный сервис и т. д.

MPS для «Ленты»

В сентябре 2010 г. «Лента» передала управление инфраструктурой печати в магазинах, распределительных центрах и центральном офисе на аутсорсинг в Xerox. Проект MPS, реализованный в «Ленте», не имеет аналогов в российском ритейле по количеству охваченных точек присутствия. За 5 лет существования проекта его география расширилась с 42 объектов и 660 единиц оборудования в конце 2010 г. до 164 объектов и 2424 единиц в августе 2015 г. Благодаря внедрению услуги MPS розничная сеть сократила издержки на печать более чем на треть даже при увеличении доли цветных отпечатков до 10% от общего объёма.

Что сделали мы? Посадили там своего сотрудника и установили специальное ПО, собирающее информацию со всех устройств (оно поддерживает не только оборудование Xerox, самый простой вариант такого ПО — CentreWare Web), и получили возможность видеть, что происходит с каждым из устройств — где заканчивается тонер, бумага или возникают другие события, требующие вмешательства. Причём мы получали эту информацию раньше, чем об этом узнавали пользователи или ИТ-служба. Соответственно, мы немедленно реагировали. При этом все инциденты всё равно проходили через сервисную службу клиента. Буквально через месяц количество регистрируемых их сервисной службой инцидентов сократилось в десятки раз! Всё просто — устраняли мы подобные случаи ещё до того, как о них узнавали пользователи. В итоге они вообще перестали звонить в службу поддержки. А зачем, если всё само «волшебным» образом исправлялось без какого-либо вмешательства сотрудников? Конечно, в этом проекте фигурировали и формальные показатели экономии, но описанный пример демонстрирует, как внедрение MPS может кардинально снизить нагрузку на собственные сервисные и ИТ-службы компании. Все сразу заметили перемену к лучшему.

У нас есть облачное решение, позволяющее собирать информацию от устройств через интернет, если компания к этому готова. Такой сбор абсолютно безопасен, поскольку речь идёт только об информации о состоянии устройства, а не о заданиях на печать. Если политика компании запрещает передачу информации вовне, то мы можем развернуть это решение внутри локальной сети.

Другой пример тоже про ритейлера федерального уровня. У компании более 3000 небольших магазинов по всей стране, в каждом из которых установлено по одному принтеру. Это важный элемент их бизнес-процессов на местах — он должен всегда работать, но продублировать его нельзя. Как это обеспечить с минимальными затратами? Мы реализовали простое решение — «внедрились» в систему логистики клиента. У компании есть несколько хабов, регулярно доставляющих товар в магазины. Машинами компании доставляются расходные материалы, а при поломках принтеров — новые на замену. В Подмосковье на их центральном складе мы развернули свой ремонтный участок, куда поступают неисправные устройства. Организовав своеобразный «круговорот принтеров», мы вместе с заказчиком решили его проблемы с постоянным поддержанием работоспособности печатной инфраструктуры.

Какова численность персонала «Ксерокс Россия», занимающегося реализацией проектов MPS?

Сейчас — около 200 человек. И это количество растёт по мере внедрения новых проектов. Следует отметить, что значительная часть персонала задействована для реализации других, смежных услуг. Есть сложные проекты, где мы берём на себя не только поддержание инфраструктуры печати, но гораздо более масштабные и сложные документоёмкие сервисы. Например, с 2012 г. мы оказываем X5 Retail Group услугу по обработке огромных объёмов (миллионы документов) первичной бухгалтерской документации. Недавно подводили первые итоги реализации подобного контракта для сети супермаркетов «Седьмой Континент». Всё это мы можем и делаем.

Три способа сэкономить на печати миллионы | Директор информационной службы

Несмотря на практически повсеместный перевод информации в электронную форму, бизнес, как и раньше, сохраняет приверженность печати на бумаге, начиная от рекламных материалов и заканчивая финансовыми документами и отчетами. Многие компании в своей работе с клиентами по-прежнему делают ставку на деловую информацию в виде распечатанных копий доверенностей, финансовых ведомостей и т. п.

Организации, входящие в список Fortune 1000, ежегодно тратят на печать 100 млн долл. Из-за отсутствия централизованного контроля и ответственности за управление печатью большая часть этих денег расходуется нерационально. А на некоторых предприятиях общую стоимость печати вообще трудно подсчитать.

«Печать распределяется между различными бизнес-подразделениями – отделами маркетинга, закупок, снабжения и ИТ-службой, – отметила Лайза Мит, консультант аутсорсинговой компании Alsbridge. – В большинстве случаев непонятно, каковы перспективы по сокращению затрат. Нет никакого представления о том, с чего начинать и как добиться выгодного бизнесу результата».

Предприятия, относящиеся к сфере финансовых услуг и страхованию, к примеру, традиционно имеют дело с большим числом бумажных документов. Многие продолжают инвестировать средства во внутренние ресурсы печати, которые зачастую оказываются неэффективными и устаревшими. Сэкономить деньги позволила бы передача соответствующих операций на аутсорсинг, но процесс этот сложный и предприятия неохотно идут на такой шаг.

Помочь в решении проблемы способен грамотный подход к выбору ответственных за корпоративную печать. И ИТ-директор идеально подходит для того, чтобы возглавить усилия по сокращению расходов в этой области. У него появляется шанс не только сократить расходы, но и инициировать на предприятии стратегические преобразования, в том числе заложить фундамент для перехода к электронному взаимодействию. Перед ИТ-директором открывается уникальная возможность унифицировать работу различных бизнес-подразделений и добиться сокращения расходов, связанных с печатью.

По мере улучшения операций печати создаются условия для увеличения доли информации, представленной в электронном виде, становится легче определить, что следует печатать, а что нет. Руководители ИТ-служб могли бы возглавить трехэтапный процесс оценки и рационализации деятельности корпоративных служб печати.

1. Оценка существующих операций печати

Прежде всего организации должны проанализировать всю среду печати и детально разобраться с тем, где, что, почему и как печатается. Исходя из этого организация формулирует свои долгосрочные цели и вырабатывает стратегию, которая может предусматривать повышение эффективности процессов, оптимизацию, консолидацию поставщиков и другие способы реализации этой стратегии.

2. Переход на аутсорсинг там, где целесообразно

На этом этапе ИТ- руководителям предстоит интегрировать поставщиков услуг печати в свои процессы доставки ИТ-услуг и обеспечить соблюдение дисциплины управления проектами. Многие компании, особенно в отраслях, где требуется интенсивная печать, продолжают инвестировать в технологии, считающиеся уже устаревшими. Сложность с переключением существующих операций на поставщика услуг может оказаться серьезным барьером. Чтобы преодолеть его, потребуется процессная дисциплина, а именно определение ключевых промежуточных этапов и контроль за выполнением проекта. Интеграция поставщиков услуг печати в процессы доставки ИТ-услуг должна ликвидировать оставшиеся изолированные островки печатных операций.

3. Оптимизация внутренних процессов

Здесь ИТ-директору следует свое основное внимание направить на повышение согласованности, скорости и устойчивости выпуска печатной продукции, а также на непрерывное улучшение и ускорение документооборота с сокращением циклов печати. Оптимизация предусматривает рационализацию процессов и внедрение соответствующих решений автоматизации. Потребуется также консолидировать и рационализировать центры печати.

На этом этапе меняются процессы, которые складывались годами и привели в конечном итоге к возникновению узких мест. Оптимизация процессов сокращает число операций при выполнении задания на 40% и повышает производительность на 20-30%. Уменьшается себестоимость задания, улучшаются процедуры, совершенствуется документооборот и повышается эффективность.

Все эти шаги позволяют сэкономить от 30 до 50% средств и исключить серьезные капитальные затраты, не имеющие отношения к основному бизнесу. Некоторые ИТ-руководители формируют зоны успешности для консолидации операций и устранения ненужной печати. Это позволяет предприятиям лучше использовать передовой отраслевой опыт и проводить цифровые преобразования.

ИТ-служба тоже получает существенные преимущества: выгода заключается в ориентации на внутренние инновации, а не на управление печатью и связанными с ней процессами, которые не имеют отношения к основному бизнесу. На предприятиях среднего масштаба примерно половина обращений в службу технической поддержки касается печати. Таким образом, снижается нагрузка на персонал этой службы и он освобождается для решения других задач.

– Stephanie Overby. 3 ways CIOs can use outsourcing to save millions on printing. CIO. Dec 1, 2015

Может ли аутсорсинг стать главным элементом проекта по оптимизации управления печатью

В условиях геополитического кризиса многие компании не просто вынуждены повышать эффективность бизнес-процессов – контроль, управление и сокращение расходов становятся первостепенной задачей выживания для любой компании.

Как правило, компании придерживаются одной из трех стратегий. Во-первых, проект оптимизации может быть выполнен собственной ИТ-службой. Во-вторых, это может быть выделенное ИТ-подразделение или отдельное юридическое лицо в группе компаний. И наконец, могут быть привлечены внешние организации.

Наш опыт показывает, что первым делом стоит начать с изучения и анализа основных бизнес-процессов организации и только потом приступать к детальному рассмотрению процессов, связанных с электронным или бумажным документооборотом. Только при комплексном подходе достигается максимальная эффективность. В случае печатного документооборота можно рассматривать как стоимость одной копии, так и стоимость печати в конкретном подразделении или стоимость печати определенной информации – все зависит от конкретных задач той или иной компании.

Аутсорсинг печати может быть главным элементом стратегии, при этом важно разделять функциональный аутсорсинг, когда работа отдается сторонним организациям, и стратегический аутсорсинг, когда ИТ-инфраструктура рассматривается в комплексе с общей стратегией организации. Если говорить об эффективности проектов по оптимизации печати, то, например, передача оборудования на стороннее техническое обслуживание обеспечивает сокращение затрат не более чем на 5-10%. Если же проект комплексный, то возможно сокращение затрат на 20-40%. Секрет успеха таких проектов – это качественный аудит. Консалтинговые компании, имеющие практический опыт и необходимую экспертизу, могут не только провести аудит и подготовить оптимизационный проект, но и реализовать его.

Плюсов у аутсорсинга печати достаточно много. Как правило, это услуга, которая четко описана с точки зрения непрерывности ее оказания в терминах SLA. Соответственно, предполагаются определенные инструменты воздействия заказчика на исполнителя. Если, например, говорить об электронном документообороте и инструментах печати, то чем критичнее для предприятия сами соответствующие бизнес-процессы, тем большими могут быть штрафные санкции.

Аутсорсинг также удобен тем, что высвобождаются собственные ресурсы. Вдобавок для заказчика в большинстве случаев становятся уже неважными наличие или актуализация того самого парка техники либо его покупка. Но основное, безусловно, – это финансы: прогнозируемость, управляемость и сокращение затрат. Уже на стадии аудита можно понять, насколько оптимальна текущая структура печати, и даже сам факт появления политики печати дает понимание того, насколько загружены собственные специалисты и как работает каждый рубль, вложенный в бизнес.

Нельзя забывать и о таких плюсах, как единая точка входа для решения всех вопросов, проактивное предложение со стороны исполнителя широкого набора инструментов для постоянной оптимизации и автоматизации бизнес-процессов.

Пожалуй, единственный минус – возможное организационное неприятие ухода от «привычного мира», когда все под рукой или есть возможность воспользоваться печатью в личных целях. Но надо отметить, что уже на этапе обучения пользователи в большинстве случаев осознают преимущества внедренных технологий – новые устройства обладают гораздо большим функционалом. А возможность печатать или сканировать документы на любом устройстве в офисе – еще один большой плюс.

– Станислав Парфёнов, директор по сервисной поддержке и аутсорсинговым решениям, Konica Minolta

 

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Оптимизация затрат на цветную печать в офисе

12 — 2006

Выбор принтера

Многопроходный или однопроходный?

Форматы носителей

Возможность печати на специфических типах носителей

Ориентировочный объем печати

Функциональность и расширяемость

Доступность расходных материалов и сервисного обслуживания

Снижение эксплуатационных расходов

Выбирайте наиболее подходящий вариант поставки расходных материалов

Не пренебрегайте возможностью печати в экономичном режиме

Используйте средства учета печатаемых документов и управления правами доступа пользователей к сетевым принтерам

Заправлять или не заправлять?

Деятельность многих подразделений современного предприятия предполагает печать различных документов и информационных материалов. С появлением цветных офисных принтеров появилась возможность самостоятельно изготавливать многие виды печатной продукции (визитные карточки, фирменные бланки, буклеты и т.д.), которые раньше необходимо было заказывать на стороне. О преимуществах, которые появляются при замене (или дополнении) монохромных принтеров цветными, можно рассказывать бесконечно долго, однако не стоит забывать о том, что за них приходится расплачиваться. Издержки на печать после перехода на цветные принтеры неизбежно возрастают — как вследствие более высоких цен на сами устройства, так и из­за необходимости приобретения большего количества расходных материалов.

Поскольку для многих компаний цветная печать в современных условиях является насущной необходимостью, вопрос оптимизации расходов на получение необходимого количества печатной продукции стоит довольно остро. В этой статье мы рассмотрим различные аспекты этой проблемы применительно к использованию цветных электрографических (лазерных и светодиодных) принтеров.

Выбор принтера

Зачастую корень проблемы, связанной с чрезмерно высокими расходами на печать, кроется не в особой расточительности и беспечности сотрудников офиса, а в ошибках, допущенных при выборе печатающего устройства. Именно поэтому обсуждение оптимизации затрат необходимо начать с одного из ключевых моментов — выбора наиболее подходящей модели принтера.

Нелишне будет напомнить прописную истину: характеристики приобретаемого устройства должны соответствовать специфике тех задач, для решения которых оно будет использоваться. Не стоит забывать и о том, что скупой платит дважды. Применительно к печатающим устройствам данную поговорку можно конкретизировать в виде следующего принципа: чем дешевле печатающее устройство, тем больше оказывается отношение совокупной стоимости владения к первоначальной цене. Еще два­три года тому назад можно было найти в продаже модели цветных лазерных принтеров начального уровня, цена которых была меньше стоимости установленного в них комплекта расходных материалов. В погоне за увеличением своей доли на быстрорастущем сегменте некоторые производители явно перестарались с демпинговыми мерами, что приводило к парадоксальной ситуации: в ряде случаев было выгоднее купить новый принтер, чем заменить выработавшие свой ресурс расходные материалы у уже имеющегося экземпляра.

Впоследствии этот перекос был исправлен, и в моделях начального уровня стали применять более дешевые картриджи — правда имеющие и меньший ресурс. В настоящее время ресурс картриджей цветных лазерных и светодиодных моделей начального уровня составляет от 1 до 2 тыс. страниц (при 5­процентном заполнении). Так что в целом ситуация изменилась незначительно: в настоящее время цена комплекта расходных материалов наиболее доступных моделей начального уровня оказывается лишь ненамного меньше стоимости нового устройства. Например, осенью этого года компания Samsung выпустила цветной лазерный принтер CLP­300, цена которого на российском рынке составляет всего около 330 долл. В нем используются картриджи с цветным тонером, имеющие ресурс 1 тыс. страниц, и черный картридж, рассчитанный на 2 тыс. страниц (стартовые картриджи, входящие в комплект поставки, имеют ресурс соответственно 700 и 1500 стр.). Суммарная стоимость комплекта картриджей составляет около 200 долл.,  то есть примерно 60% от цены нового устройства.

Очевидно, что даже при применении принтера в составе малой рабочей группы или в небольшом офисе такого ресурса вряд ли хватит больше чем на три­четыре месяца. А следовательно, уже за первый год эксплуатации издержки на его обслуживание значительно превысят стоимость самого устройства.

Преимуществом более дорогих устройств является использование картриджей с большим ресурсом емкости, а также модульной системы заменяемых узлов. Так, в большинстве недорогих лазерных принтеров применяются интегрированные картриджи, содержащие, помимо емкости с тонером,  основные заменяемые узлы (фотобарабан, бункер для сбора отработанного тонера и пр.). Что касается более дорогих моделей, предназначенных для печати больших объемов документов, то в них, как правило, предусмотрена возможность замены емкостей с тонером и отдельных узлов печатающего механизма (фотобарабана, блока термозакрепления и т.д.) независимо друг от друга. Такой подход позволяет снизить совокупную стоимость владения и в конечном счете стоимость отпечатков.

Чтобы проиллюстрировать данное утверждение, сравним ресурс и стоимость основных расходных материалов для нескольких моделей цветных принтеров OKI Printing Solutions (см. таблицу). Из приведенных данных хорошо видно, что использование картриджей с тонером, имеющих больший ресурс, обеспечивает более низкую себестоимость получаемых отпечатков.

Таким образом, при существенных объемах печати ни в коем случае не стоит поддаваться соблазну приобрести технику по принципу «числом поболее, ценою подешевле». Сиюминутная экономия от приобретения полудюжины недорогих настольных принтеров взамен одного мощного сетевого устройства в дальнейшем обернется значительно более высокими эксплуатационными затратами. В то же время применять высоко­производительный сетевой принтер для эпизодической печати нескольких страниц в день тоже невыгодно — из­за больших первоначальных вложений.

Сравнение ресурса и стоимости основных расходных материалов для некоторых моделей цветных принтеров OKI Printing Solutions

Модель	Ориентировочная стоимость принтера, долл.	Расходные материалы
		Емкость с цветным тонером		Емкость с черным тонером		Модуль фотобарабана
		Ресурс, тыс. стр.	Цена, долл.	Ресурс, тыс. стр.	Цена, долл.	Ресурс, тыс. стр.	Цена, долл.
С3300n	480	1	45-50	1	45-50	15	50
С5600n	630	2	75	6	85	20	60
С5800n	760	5	150	6	85	20	60

Распространено мнение, что снизить расходы на печать можно, используя два печатающих устройства: монохромное (для вывода текстовых документов, писем и т.д.) и цветное (для изготовления буклетов, визитных карточек, каталогов и пр.). Однако если еще три­четыре года тому назад принцип «разделения труда» действительно позволял получить определенный экономический эффект (главным образом за счет снижения стоимости монохромных отпечатков, которая у цветных устройств была выше), то сейчас ситуация изменилась.

Во­первых, себестоимость монохромных отпечатков многих современных моделей цветных электрографических принтеров практически не отличается от аналогичного показателя монохромных устройств такого же формата и уровня производительности. Во­вторых, за счет снижения цен цветные принтеры стали более доступными. И в­третьих, заметно возросла производительность цветных моделей, что позволяет эффективно использовать относительно недорогие устройства даже при довольно больших объемах печати.

Теперь рассмотрим несколько важных критериев, которые необходимо учитывать при выборе модели принтера.

Многопроходный или однопроходный?

В первых моделях цветных лазерных принтеров использовались четырехпроходные печатающие механизмы: полноцветное изображение наносилось на бумагу последовательно, в четыре приема (по количеству базовых цветов CMYK). Скорость печати в цвете у таких устройств в 4­5 раз ниже, чем в монохромном режиме. Затем были разработаны устройства на базе однопроходных печатающих механизмов, обеспечивающих возможность нанесения полноцветного изображения за один прием, что позволило создать высокоскоростные цветные принтеры, обеспечивающие одинаковую (или по крайней мере сравнимую) производительность как в цветном, так и монохромном режиме.

Несмотря на то что многопроходные печатающие механизмы значительно уступают однопроходным по производительности, это решение по­прежнему используется в ряде моделей цветных лазерных принтеров начального уровня. Основным преимуществом многопроходных моделей является более низкая (по сравнению с однопроходными устройствами) цена. Применение многопроходных цветных принтеров оправданно в тех случаях, когда один и тот же принтер используется для печати как монохромных, так и цветных документов и при этом объем печати последних невелик.

Форматы носителей

Цена печатающего устройства в значительной мере зависит от максимального формата поддерживаемых носителей. В настоящее время фактическим стандартом для офисных принтеров являются устройства формата А4. На листах именно такого формата обычно печатаются деловые письма, доклады, отчеты, презентации, буклеты и пр. Однако, например, для печати таблиц, чертежей, сложных диаграмм и т.п.  могут понадобиться устройства большего формата. Поскольку разница в цене между моделями формата А3 и А4 весьма существенна, нужно как следует подумать, действительно ли для выполняемых подразделением (или индивидуальным пользователем) задач необходимо устройство формата А3.

Следует отметить, что у разных моделей принтеров формата А4 максимальный и минимальный размеры поддерживаемых носителей могут варьироваться в довольно широких пределах. Например, обычно принтеры данного класса позволяют печатать на носителях формата до 210×297 или 216×356 мм, однако в некоторых моделях реализована возможность использования носителей большой длины для изготовления баннеров. Например, в принтерах OKI Printing Solutions серий С3000, C5000, C7000 и С9000 предусмотрена возможность печати на листах формата 210×900 мм.

Требования к минимальному размеру поддерживаемых носителей критичны в тех случаях, когда принтер планируется применять для печати на каталожных карточках, готовых формах и т.д.

Возможность печати на специфических типах носителей

В зависимости от специфики выполняемых задач к выбираемой модели принтера могут предъявляться дополнительные требования — в частности возможность печати на специфических типах носителей. Многие модели современных лазерных принтеров позволяют печатать не только на обычной бумаге, но и на наклейках, конвертах, прозрачных пленках, заготовках для визитных карточек и т.д. При этом следует учитывать не только потенциальные возможности печатающего устройства, но и наличие соответствующих расходных материалов в близлежащих магазинах.

Например, для моделей OKI Printing Solutions серий С3000, C5000 и С9000 выпускаются специальные носители для изготовления визитных карточек.

На одном листе такого носителя имеется десять предварительно разрезанных карточек, наклеенных на  бумажную основу. Благодаря такому решению готовые карточки имеют одинаковый размер и ровно обрезанный край, а на их оборотной стороне не остается следов тонера.

Ориентировочный объем печати

Приступая к выбору печатающего устройства, необходимо хотя бы приблизительно представить предполагаемый объем работ, для выполнения которых оно будет использоваться. Эти данные следует сопоставить с такими характеристиками принтера, как максимальная (рекомендуемая) месячная нагрузка и общий ресурс.

Проводя расчеты, имеет смысл изначально заложить определенный «запас прочности» — например при реальных потребностях в печати 5 тыс. страниц в месяц лучше выбрать модель, выдерживающую месячную нагрузку не менее 7­10 тыс. страниц. Не стоит забывать о том, что постоянная эксплуатация принтера с предельной нагрузкой увеличивает риск возникновения разного рода неисправностей и неполадок, а также преждевременного выхода принтера из строя.

Функциональность и расширяемость

Данный фактор актуален главным образом при выборе печатающего устройства для оснащения рабочих групп и подразделений. Ситуация на рынке печатающих устройств такова, что нередко модели принтеров, относящиеся к различным классам, обладают весьма схожими техническими характеристиками (разрешающей способностью, максимальной скоростью печати, форматом и типом поддерживаемых носителей и т.д.). При этом цена модели уровня рабочей группы оказывается заметно выше по сравнению с персональным принтером. Однако, проводя подобное сравнение, не следует забывать о том, что сейчас различия между классами принтеров определяются главным образом не конструкцией и техническими характеристиками печатающего механизма, а набором имеющихся функций и возможностями по их расширению.

Как правило, в принтерах начального уровня имеется минимальный набор функциональных возможностей, расширить который практически невозможно. Подобные модели рассчитаны на использование именно в том виде, в каком они приобретаются. Более дорогие принтеры, которые эксплуатируются в составе  рабочих групп масштаба департаментов и предприятий, обладают не только более широким набором функциональных возможностей, но и значительно большей гибкостью. В общем случае преимущество принтера более высокого класса заключается не столько в повышенной производительности и способности выдерживать высокие нагрузки, сколько в возможности подключать довольно большое количество разнообразных дополнительных приспособлений и узлов, которые позволят наилучшим образом адаптировать его к выполнению тех или иных задач.

Именно поэтому при выборе модели принтера стоит обращать внимание на наличие возможностей по подключению дополнительных подающих лотков, модуля автоматической двусторонней печати (если он не входит в стандартную комплектацию), различного оборудования для финишной обработки, интерфейсных карт и сетевых адаптеров.

Доступность расходных материалов и сервисного обслуживания

Вряд ли кто­либо из читателей сомневается в том, что для нормальной эксплуатации любого принтера необходимы соответствующие расходные материалы. Естественно, перед тем как приобрести ту или иную модель печатающего устройства, нелишне будет удостовериться, что все необходимые для работы расходные материалы (картриджи, бумагу и т.д.) можно приобрести или заказать в расположенных поблизости магазинах.

В случае приобретения высокопроизводительного принтера, нуждающегося в регулярном техническом обслуживании, необходимо заранее выяснить условия предоставления подобных услуг и местонахождение ближайшего сервисного центра. В некоторых случаях за дополнительную плату вместе с принтером можно приобрести расширенный набор сервисных услуг, предоставляемых на определенный срок (обычно от года до 3 лет).

Снижение эксплуатационных расходов

Несмотря на кажущуюся простоту, задача расчета стоимости отпечатка является весьма сложной и запутанной. За долгие годы в дискуссиях по этому вопросу было сломано немало копий, но прийти к единому мнению до сих пор не удалось. И это неудивительно, поскольку в общем случае данная задача является неразрешимой. Ведь для того, чтобы точно рассчитать затраты на получение одной копии на том или ином печатающем устройстве, необходимо учесть огромное количество различных факторов, причем некоторые из них являются в известной мере величинами случайными и не могут быть четко определены заранее. Впрочем, рассмотрение разных нюансов этой проблемы (которые, кстати, различны применительно к каждому из типов печатающих устройств) может занять не один десяток страниц и выходит за рамки этой статьи. Мы же ограничимся лишь основными рекомендациями по снижению стоимости получаемых отпечатков.

Выбирайте наиболее подходящий вариант поставки расходных материалов

Для многих моделей принтеров выпускаются различные комплекты расходных материалов, рассчитанные на более или менее интенсивное использование печатающего устройства. Например, это могут быть тонер­картриджи стандартной и увеличенной емкости. Как правило, приобретение расходных материалов с более высоким ресурсом при прочих равных условиях позволяет снизить стоимость отпечатков. Это в полной мере справедливо и для наборов специальных типов бумаги: чем больше листов содержится в приобретаемой упаковке, тем дешевле обходится каждый лист.

Некоторые производители  поставляют экономичные комплекты тонер­картриджей для цветных моделей лазерных принтеров. Например, компания EPSON поставляет для России и стран СНГ экономичные комплекты тонер­картриджей для цветных лазерных принтеров AcuLaser C900, C1100 и С1900, а также МФУ AcuLaser CX11. В состав такого комплекта входят черный картридж повышенной емкости и три цветных картриджа (голубой, пурпурный и желтый) стандартной емкости. Розничная цена комплекта ниже суммарной стоимости входящих в него тонер­картриджей, приобретенных по отдельности.

Не пренебрегайте возможностью печати в экономичном режиме

Один из наиболее простых в реализации способов снижения затрат на печать — использование экономичного режима для вывода текстовых документов и черновиков. Это позволяет уменьшить расход тонера на 30­40% без видимой потери качества отпечатков.

Используйте средства учета печатаемых документов и управления правами доступа пользователей к сетевым принтерам

В средних и больших рабочих группах, где, как правило, применяется несколько печатающих устройств, подключенных к локальной сети, довольно часто возникает проблема, связанная с чересчур большим (для решаемых данным коллективом задач) объемом печати и с соответствующим ростом затрат на приобретение расходных материалов. При отсутствии эффективных средств контроля за использованием сетевых принтеров сотрудники нередко злоупотребляют возможностью бесконтрольно распечатывать объемные тексты (далеко не всегда имеющие отношение к работе), а также огромное количество документов (в частности, сообщений электронной почты), с которыми вполне можно было бы работать и в электронном виде.

Навести порядок в этом случае можно при помощи специализированных программных и аппаратно­программных решений, поставляемых многими производителями принтеров, а также сторонними разработчиками. Такие решения дают возможность  вести учет всех заданий, поступивших на сетевые принтеры рабочей группы (когда и с какого компьютера был отправлен документ на печать, его объем, настройки печати и пр.), автоматически формировать соответствующие отчеты, осуществлять мониторинг печатающих устройств для обновления информации о текущем состоянии, а также об оставшемся ресурсе установленных в них расходных материалов и заменяемых узлов и т.д. Кроме того, подобная система позволяет (в случае возникновения такой необходимости) закрыть отдельным пользователям (или группам) доступ к устройствам с высокой стоимостью копий.

В качестве одного из примеров можно привести утилиту OKI Print Control, которая работает с большинством моделей принтеров OKI Printing Solutions и доступна для бесплатной загрузки на веб­сайте компании. Это программное средство позволяет осуществлять автоматический мониторинг применения принтера отдельными сотрудниками и рабочими группами, а также генерировать отчеты и накапливать статистику по объемам и стоимости выведенных документов. Стоимость печати может быть рассчитана с учетом формата страницы, цветности документа, типа использованного носителя, времени выполнения принтером задания и т.д.

При помощи утилиты OKI Print Control можно управлять правами доступа к принтеру. В частности, можно запретить цветную печать для отдельных пользователей или рабочих групп, а также ограничить максимальное количество страниц, время применения принтера или суммарную стоимость распечаток.

Компания НР предлагает пользователям своих принтеров систему MegaTrack, разработанную фирмой BlueMega в рамках программы JetCAPS (Corporate Account Printing Solution). Данное решение позволяет осуществлять мониторинг работы принтеров, подключенных как к локальным, так и к удаленным принт­серверам, получать данные об их использовании и соответствующих расходах как в динамическом (в реальном времени), так и в статическом (то есть за определенный период) режиме. Принт­сервер JetCAPS MegaTrack позволяет собирать и обрабатывать информацию с неограниченного числа локальных и удаленных принт­серверов, работающих под управлением ОС Windows NT/2000/XP. При этом отслеживается информация обо всех очередях печати и отсылаемых на печать заданиях, что позволяет получать подробные сведения о применении каждой единицы оборудования.

В центральной базе данных MegaTrack накапливается информация обо всех принтерах компании, а web­сервер, реализованный в системе MegaTrack, автоматически создает детализированные отчеты. Эти данные могут быть экспортированы в формат MS Excel и отправлены по электронной почте.

Возможность одновременной обработки нескольких валют, а также выбора языка интерфейса (английский, французский, немецкий, испанский, чешский, русский, польский и голландский) позволяет без проблем использовать JetCAPS MegaTrack в транснациональных компаниях.

Заправлять или не заправлять?

Обсуждая тему снижения затрат, нельзя обойти вниманием вопросы использования совместимых расходных материалов, а также восстановления и перезаправки картриджей. Этим проблемам и посвящена заключительная часть статьи.

Наверное, не будет преувеличением сказать, что в сознании большинства наших сограждан, применяющих различные печатающие устройства, прочно укоренилось мнение, что цены на оригинальные расходные материалы неоправданно завышены. При этом изобилие альтернативных вариантов так и провоцирует поддаться соблазну: совместимые изделия оказываются дешевле оригинального как минимум вдвое, не говоря уже о заправочных комплектах. 

Несмотря на то что производители принтеров на протяжении многих лет активно борются с компаниями, занимающимися восстановлением и заправкой использованных картриджей, а также изготовлением совместимых расходных материалов, популярность подобных изделий год от года растет. Причем эта тенденция характерна не только для российского, но и для мирового рынка. Этому отчасти способствуют законы большинства государств, защищающие интересы конечных пользователей, и здоровая конкуренция. Вне закона поставлены лишь изготовители поддельных картриджей, имитирующие как сами изделия, так и дизайн упаковки производителей оригинальных расходных материалов. Но что касается изготовителей совместимых тонеров, тонер­картриджей и прочих компонентов, то они осуществляют свою деятельность исключительно на законных основаниях, и каким­либо образом воспрепятствовать им производители принтеров, как бы им этого ни хотелось, просто не имеют права.

С одной стороны, пользователь волен сам решать, какие именно расходные материалы он будет приобретать для своего принтера, — ведь мнение производителя печатающего устройства, высказываемое им в той или иной форме, в любом случае носит лишь рекомендательный характер. С другой стороны, лишь немногие из тех, кто отдает предпочтение совместимым расходным материалам, всерьез задумываются о том, что любая экономия связана с определенными компромиссами. На самом же деле уменьшение прямых расходов на приобретение картриджей, бумаги и прочих  совместимых материалов оборачивается для экономного пользователя и определенными негативными последствиями,  хотя порой и не столь очевидными.

Начнем с того, что даже очень качественно изготовленные совместимые расходные материалы обычно заметно отличаются от оригинальных. Каждый производитель принтеров разрабатывает собственные технологии изготовления тонеров, картриджей и т.д., которые защищены соответствующими патентами. По вполне понятным причинам держатели этих патентов не заинтересованы в лицензировании указанных технологий сторонним производителям. Поэтому изготовители совместимых расходных материалов разрабатывают и используют собственные технологии производства этой продукции, которые, как правило, имеют мало общего с фирменными аналогами. Естественно, говорить в этом случае о достижении заявленных производителем принтера уровня качества и прочих характеристик отпечатков уже не приходится.

Одним из последствий, вызванных использованием низкопробных расходных материалов, является ухудшение качества отпечатков — снижение четкости текста, появление на листе непропечатанных или запачканных областей, заметные искажения в передаче цветов. В результате многие страницы приходится перепечатывать, что приводит не только к удорожанию копий, но и к увеличению затрат рабочего времени.

Зачастую негативные последствия, вызванные использованием некачественных расходных материалов, проявляются не сразу. Например, утечка тонера из негерметичного картриджа с течением времени может привести к выходу из строя модуля термического закрепления, замена которого потребует дополнительных расходов — согласитесь, экономия получается весьма сомнительная.

В иных случаях использование расходных материалов низкого качества может привести и к поломке принтера. Известны случаи, когда из­за перекосившейся в процессе работы шестеренки некачественно изготовленного тонер­картриджа выходили из строя механические части печатающего механизма и принтер приходилось попросту выбрасывать.

Конечно, найдется немало пользователей, которые на протяжении многих лет приобретают совместимые расходные материалы и при этом получают вполне удовлетворительные результаты, не сталкиваясь с поломками. Для многих пользователей цена отпечатка была и остается решающим фактором, и ради ее уменьшения они готовы мириться со снижением качества изображения и с увеличением риска возникновения сбоев. Однако проблема заключается в том, что заранее оценить качество совместимых расходных материалов практически невозможно, и в любом случае подобный опыт можно сравнить с розыгрышем лотереи.

КомпьюАрт 12’2006

Комплексное управление печатью или как обеспечить конфиденциальность печати документов и оптимизировать затраты с помощью бесконтактных карт доступа

22.06.2016

Традиционная модель организации печати

Вопросу оптимизации процесса печати документов в большинстве компаний отводится чуть ли не последнее место в построении корпоративной инфраструктуры. Это связано с тем, что организация печати, в первую очередь, ассоциируется исключительно с конечными устройствами – сетевыми принтерами и МФУ – и, соответственно, их функциональными и нагрузочными характеристиками. Далее, как правило, на рабочих станциях персонала устанавливаются несколько драйверов печати, а на уровне регламента прописывается: кто (группы сотрудников), что (качество, цветность, дуплекс и др.) и на какие принтеры должен или может печатать свои документы.

К сожалению, на этом, в подавляющем большинстве случаев, организация печати считается завершенной, и в дальнейшем всё сводится просто к регулярному обслуживанию печатающих устройств (замена тонера, самих принтеров, драйверов на рабочих станциях и пр.). На самом деле, такой подход можно считать более-менее оправданным, когда в компании всего один офис с несколькими сотрудниками и одним-двумя принтерами, а внутренняя конфиденциальность распечатанных документов не особо важна. В противном случае, компания, которая «по старинке» приняла у себя приведенную упрощенную концепцию печати, неминуемо столкнется с рядом существенных проблем, потенциально приводящим к сбоям производства и неоправданным финансовым затратам, а иногда, и к критическим потерям.

Недостатки простой печати

Обозначим лишь самые очевидные недостатки простейшей модели организации корпоративной печати документов, которая включает только сами сетевые принтеры и драйверы под них на рабочих станциях сотрудников.

• Низкая безопасность

  1. Человеческий фактор
  Отправленные на печать конфиденциальные документы не защищены от просмотра или даже кражи до тех пор, пока инициировавший печать сотрудник не заберет их из принтера. Если учесть, что этот сотрудник может отвлечься, задержка получения распечатки, а значит, вероятность несанкционированного доступа к приватным документам, может быть весьма значительной.

  2. Открытые протоколы
  Кроме того, при обычной сетевой печати все данные передаются в открытом виде на принтер в одном из понятых ему стандартных форматов (например, PS или PCL) и, соответственно, могут быть, в принципе, перехвачены и декодированы.

• Непрактичность

  Вряд ли можно назвать практичной ситуацию, когда сотрудник, отправивший десяток страниц на один из офисных принтеров и, скажем, только через час получивший удобный момент забрать оттуда документ, обнаруживает в принтере целую кипу распечаток других сотрудников и вынужден искать там свои листы, перемешивая, возможно, чужие задания. А если сотрудник просто забыл, на какой принтер отправил документ, особенно, если у него есть выбор из десятка устройств в системе? Или во время печати происходит сбой принтера (например, зажевана бумага), и требуется оперативное вмешательство сервис-инженера? В этом случае, сотруднику придется заново открывать документ на своей рабочей станции и повторно посылать его на печать, возможно, уже на другой принтер.

• Перерасход ресурсов

  В приведенных выше ситуациях в принтерах нередко остаются так и не забранные владельцами распечатки, которые спустя некоторое время просто выбрасываются. Также в такой неоправданный расход бумаги и тонера попадают распечатанные по ошибке страницы, ведь посланное на печать задание чаще всего уже невозможно отменить. Добавим сюда также потерянное рабочее время сотрудников, потраченное на поиск своих документов в принтере, если на него печатали сразу несколько человек в одно и то же время.

• Отсутствие контроля

  Без централизованной системы управления печатью крайне трудно реализовать полноценный контроль над процессами печати в офисах компании. Если у сотрудника в системе установлено несколько принтеров и ему разрешена печать на них, то практически невозможно ограничить количество и качество страниц, посылаемых на любой из этих принтеров. А значит, нельзя предотвратить злоупотребления или просто ошибки при печати, когда, например, малозначащий для компании многостраничный документ отправляется в печать на цветной сетевой принтер с дорогими расходными материалами. Ну и, конечно, совершенно не поддерживаются какие-либо оповещения и, тем более, автоматические операции (например, перенаправление печати) при определенных условиях (к примеру, когда сотрудник из определённой группы, нарушая установленные для нее квоты, пытается распечатать более ста цветных страниц на конкретном принтере).

Разумеется, многие из перечисленных проблем можно отчасти закрыть строгим регламентом печатания в компании и определенными взысканиями за его нарушение. Но любой регламент основан исключительно на человеческом факторе и в контексте общего построения корпоративной инфраструктуры должен рассматриваться, как обязательная, но всё-таки дополнительная мера к технологическим средствам должного уровня. Иными словами, система печати, состоящая только из открытых для общего доступа сетевых принтеров в локальной сети, хотя и позиционируется как самая простая и, к сожалению, до сих пор самая распространенная, но, по сути, является бесконтрольной и слабо защищенной. Поэтому, рано или поздно в любой, особенно, крупной компании наступает момент, когда вопрос комплексного управления печатью не просто встаёт на повестке дня, но и требует оперативного практического решения с помощью представленных на рынке продуктов.

Безопасная, удобная, экономичная и контролируемая печать

Если рассматривать все изложенные недостатки в совокупности, то совершенно ясно, что простым принт-сервером (например, ролью служб печати в Microsoft) не закрыть и половины описанных проблем. Здесь следует сразу ориентироваться на продвинутые многофункциональные сервер-клиентские системы печати, которые совместимы с максимально возможным спектром представленных на рынке моделей принтеров и МФУ от различных брендов. Выбор таких продуктов не так и обширен, и их опционал весьма схож. Но есть один фактор, на который, на наш взгляд, следует опираться большинству требовательных заказчиков при поиске подходящей системы.

Это эффективная логика функционирования всего решения, прозрачная для рядовых сотрудников и интуитивно понятная для администраторов, в основу которой сразу в комплексе заложены высокая безопасность, удобство, экономия и гибкий контроль над процессами печати в компании. Опишем принципы работы и рекомендованный набор опций на примере одного продвинутого решения по безопасной печати.

Глазами сотрудников

Начнем с того, как это будет выглядеть со стороны рядового персонала компании. У всех сотрудников в рабочих системах установлен только один, общий для всех, универсальный драйвер сетевого принтера. Таким образом, исключается путаница или ошибки при выборе устройства для печати – все отправляют задания в одну общую очередь ожидания печати, не заботясь о месте и времени выхода своих распечаток.

Сотрудник на любом, разрешенном для него, устройстве печати прикладывает к считывателю (встроенному или расположенному рядом с принтером) свою обычную карту для прохода в офис (как вариант, вводит свой системный пароль или сокращенный ПИН-код, если в компании еще не внедрен СКУД) и забирает распечатки.

В случае, если принтер или МФУ оборудованы встроенным терминалом с дисплеем, то после идентификации по карте сотрудник получает список всех своих заданий, ранее отправленных на печать, и выбирает из них только необходимые для печати в данный момент, оставив остальные в своей очереди для последующего вывода, возможно, на другом более пригодном принтере.

В период между оправкой задания на печать с рабочей станции и фактической его печатью после идентификации сотрудника на принтере, владелец документа может войти на специальный портал управления печатью и удалить это задание из своей очереди или, например, делегировать выполнение его печати на другого сотрудника, который сможет сделать это на более подходящем принтере, даже находясь в другом офисе этой компании.

Возможность самостоятельной отмены заданий до печати очень полезно, когда в документах обнаруживается ошибка или необходимо внести какие-либо дополнения. А делегирование заданий удобно, например, когда сотрудникам в одном филиале доступны сами документы на своих рабочих системах, а персонал в другом офисе (даже в другом городе) должны получить только бумажную версию этих документов. На том же портале можно также посмотреть всю историю печати с детальной информацией – названия документов и распечатавших их принтеров, размер бумаги, количество страниц, цветность и др.

Если для идентификации на принтерах перед печатью предполагается использовать карты доступа на территорию компании, то предусмотрена конфигурация системы с самостоятельной регистрацией сотрудниками своих карт непосредственно на принтерах с терминалами по своим системным паролям или ПИН-кодам. Когда документооборот в компании предусматривает работу с корпоративными ресурсами на мобильных устройствах, то сотрудники могут отправлять документы на печать прямо со своих личных или служебных смартфонов и планшетов, а распечатки получать непосредственно уже в офисе на любом принтере в подходящее время.

Бизнес-выгоды

Таким образом, можно утверждать, что описанный сценарий организации печати среди персонала компании в совокупности обеспечивает:

• Конфиденциальность – только инициировавшие печать сотрудники получат доступ к бумажным версиям своих документов
• Практичность – сотрудники не выбирают, на какой принтер отправлять задание в своей системе, и забирают свои распечатки в удобное время на расположенном рядом или подходящем для формата документа принтере, не переживая о предстоящем поиске или потере свои страниц
• Экономия – практически исключен напрасный расход бумаги и тонера из-за потери так и не попавших к своим владельцам страниц, а также ошибочной печати
• Контроль – сотрудники могут самостоятельно отменить ошибочно посланные на печать задания, делегировать печать своих документов другим сотрудникам и контролировать всю свою историю печати
• Мобильность – сотрудники могут отправлять свои документы на печать прямо со своих мобильных устройств, а готовые распечатки забирать уже в любом офисе компании на подходящем принтере после идентификации на нем, например, по своей карте доступа.

Эффективное администрирование

С точки зрения администрирования функционал системы обеспечивает, в первую очередь, гибкое управление политиками безопасности корпоративной печати – каким группам пользователей, на каких печатающих устройствах (опционально, также объединенным в группы), какого вида документы (формат, цветность, дуплекс), разрешено или запрещено печатать. Также предусмотрена ролевая модель управления системой со стороны администраторов, позволяющая через настройки полномочий выделить определенных операторов (или целых группы) для выполнения только разрешенных для них задач (управление пользователями, документами, отчетами, платежами, конфигурацией или всем сразу).

В целях экономии расходных материалов для отдельных сотрудников или на уровне групп могут быть включены квоты на печать – ограничения на общее количество страниц и отдельно на число цветных страниц. Более того, есть возможность задать ценовые профили для каждой модели принтеров – стоимость простой, дуплексной и цветной печати. На пользователей, в этом случае, назначается счёт, из которого будет вычитаться стоимость печати, а на уровне квот – количество бесплатных страниц. Для сотрудников такие счета разумно сделать условными, не привязанными к реальному денежному содержанию. А для гостевых аккаунтов, которые также поддерживаются в продукте, можно ввести и финансовую составляющую.

Очень полезной опцией решения являются детально настраиваемые правила, согласно которым можно назначить определенную реакцию системы на события отправки документов на печать, идентификации сотрудников на принтерах или непосредственной печати на них. В конфигурации представлены практически все параметры, характеризующие событие – имя пользователя или группы; название документа; адрес или название принтера; время события; количество и тип страниц и пр.

Условия, в т. ч. и составные, могут быть заданы как для целых значений параметров, так и для их частей, в т. ч. по маске. Выполняющиеся согласно заданным условиям операции, которые также могут состоять из нескольких последовательных действий, могут представлять собой различные ограничения, оповещения по Email, преобразования документов (например, в PDF или в ч/б цвет), перенаправление печати, переименование задания, добавление баннеров и др.

Приведем простой пример применения одного из возможных правил.
Если сотрудник из расчетного отдела попытается распечатать в рабочее время документ, в названии которого встречается слово «счёт», на расположенном в кадровом отделе принтере, то после идентификации на нём, печать будет запрещена, а на адрес службы безопасности будет выслано соответствующее уведомление.

В целом, функционал правил направлен на строгое соответствие политикам безопасности, оптимизацию расходов и соблюдение регламента со стороны персонала.

Поддержка любых сетевых принтеров

Многофункциональный сервер печати совместим практически со всеми моделями офисных сетевых печатающих устройств, поддерживающих возможность инсталляции стороннего клиентского ПО, через которое сервер будет взаимодействовать с принтером. Передача содержимого задания от сервера печати на целевой принтер выполняется по защищённому сетевому протоколу (SSL) и только после успешной аутентификации на принтере инициировавшего печать сотрудника (плюс, опционально, выбора самого задания на терминале принтера).

Существенным расширением продвинутой системы комплексного управления печатью является поддержка простых сетевых принтеров, в которых не предусмотрен интерфейс подключения считывателей карт. В этом случае, в решении может быть использован т. н. IP-мост, в который записывается специальная прошивка. К этому портативному устройству, установленному рядом с простым принтером и подключенному к локальной сети, подсоединяется USB-считыватель бесконтактных карт. А на самом сервере печати мост и принтер логически связываются друг с другом для обеспечения безопасной печати.

В крупных компаниях с большим количеством печатающих устройств от разных производителей могут использоваться несколько общих очередей печати, что даст сотрудникам возможность настраивать все опции драйвера печати в своих рабочих системах, доступные для той или иной модельной линейки принтеров.

Управление заданиями печати

Разумеется, управление заданиями печати со стороны администраторов системы на порядок мощнее, чем ранее описанные возможности контроля своих заданий самими сотрудниками. Помимо удаления и делегирования заданий в общей очереди, в которой отображаются все ожидающие печати документы, оператор с соответствующими правами может посмотреть сразу в WEB-портале содержимое документа или прямо распечатать его на определенном принтере. Все уже распечатанные задания могут автоматически помещаться в архив и храниться там в течение заданного времени, с теми же возможностями их обслуживания. Что же касается глобального контроля, то в WEB-портале управления реализованы несколько типов отчетов с гибкой фильтрацией, полнофункциональный аудит всех событий, мониторинг печатающих устройств (через SNMP) и детальная визуализация логирования.

Стандартный функционал

Осталось перечислить функционал, который должен быть де-факто в подобного рода решениях. Прежде всего, система поддерживает интеграцию с корпоративной службой каталогов в качестве репозитория пользователей и источника их данных (имена, Email, номера карт и др.) через чтение доменных атрибутов. Внутренние группы пользователи также поддерживаются – это могут быть, например, гостевые или временные аккаунты, либо администраторы.

Решение легко масштабируется через встроенный механизм кластеризации, в т. ч. географически распределенной, обеспечивая высокую доступность и отказоустойчивость сервиса. Для крупных компаний, имеющих много офисов, предусмотрена специальная программная версия продукта для мощных IBM-серверов п/у Linux с очень высокими надежностью и производительностью. Оперативного восстановления сбоев в системе реализовано через встроенный функционал автоматического резервирования всей конфигурации, в т. ч. на сетевые носители.

Немаловажным дополнением является технически-грамотная локализация не только пользовательского WEB-портала системы, но даже административного WEB-интерфейса, что, к сожалению, до сих пор является редкостью для ПО иностранного происхождения. Помимо грамотного технического перевода, в решении предусмотрена возможностью брендирования портала под корпоративные стандарты.

Выводы

Главный вывод, который можно сделать из изложенной в этом материале модели комплексного управления корпоративной печатью, заключается в том, что даже для небольших компаний дополнительные инвестиции на внедрение подобного решения с большой вероятностью будут оправданы в обозримой перспективе.

Это обусловлено, во-первых, значительным снижением рисков от возможного несанкционированного доступа к бумажным версиям конфиденциальных документов; во-вторых, существенной экономией на расходных материалах; и в-третьих, уменьшением нагрузки на внутренние службы поддержки пользователей. А высокая практичность системы безусловно усилит автоматизацию бизнес-процессов в компании и общую слаженность корпоративной инфраструктуры.

Михаил АШАРИН, технический консультант TerraLink

Опубликовано в журнале «Технологии Защиты», #3, 2016

Другие статьи

Цена печати и как ее снизить | Директор информационной службы

Организации, которые умеют считать деньги, пытаются разумно минимизировать расходы на печать. Причем именно разумно. Так, по словам Михаила Венедиктова, менеджера по ИТ-инфраструктуре российского филиала фармацевтической компании «Санофи», оценивается несколько параметров печати, измеряемых в деньгах, — не только стоимость отпечатка, но и расходы на аренду оборудования печати, его аутсорсинговую поддержку, на бумагу. Расходы на электроэнергию, затрачиваемую при печати, в «Санофи» отдельно не учитываются — их относят к общей арендной плате.

«Мы ставим во главу угла сервисную модель для наших процессов и качество предоставляемых услуг для бизнеса, — добавляет Венедиктов. — Стоимость печати, конечно, не на последнем месте, но точно не является решающим фактором».

Сергей Кантаржи, директор по корпоративным продажам компании Canon в России, рекомендует обратить внимание на следующие основные элементы затрат на печать: затраты на закупку расходных материалов (картриджи к принтерам, тонеры, барабаны для МФУ и т. п.), на вызов инженеров (если они внешние) или оплату труда собственных специалистов, на закупку запасных частей для ремонта устройств, а также на закупку бумаги.

«Для оценки затрат на офисную печать используется такой показатель, как совокупная стоимость владения печатной инфраструктурой (total cost of ownership, TCO), — поясняет Юрий Варганов, менеджер по развитию услуг MPS компании «Xerox Россия». — При его расчете учитываются не только прямые расходы на печать, но и косвенные издержки — например, время, которое тратят сотрудники бухгалтерии на обработку счетов от различных поставщиков печатного оборудования и расходных материалов. Показатель TCO может отражать общий объем затрат либо демонстрировать среднюю совокупную стоимость одного отпечатка, стоимость печати в расчете на одного сотрудника или, скажем, на отдельный офис».

«Целесообразно затраты разделить на две категории: явные и скрытые. К явным относятся затраты на расходные материалы и бумагу, покупку и амортизацию оргтехники. Существенная часть расходов на печать оказывается скрытой, — рассказывает Алексей Михайлов, директор по развитию направлений «ИТ-решения» и «Безопас­ность данных» компании TerraLink. — Среди скрытых затрат — расходы на содержание ИТ-инфраструктуры, участвующей в процессах управления печатью (в том числе на электроэнергию, а также амортизацию и обслуживание ИТ-инфраструктуры), административные расходы (потери рабочего времени из-за неисправностей и отсутствия расходных материалов, обработка счетов, поддержание собственного склада расходных материалов, утилизация бумажных документов), а также потери, связанные с утечкой информации (хищение конфиденциальных документов)».

По мнению Александра Макарова, менеджера по продуктам компании Cactus, наилучшим образом затраты на печать отображает величина стоимости одного отпечатка (cost per page, CPP): «Этот параметр отражает прямые затраты на печать, но не учитывает косвенных, таких, например, как обслуживание печатной техники. При аутсорсинге печати в контракте фиксируется стоимость отпечатка, и в эту стоимость закладывается в том числе сервисная поддержка».

Пути снижения затрат

Основными факторами заметного снижения затрат являются переход от настольных и персональных устройств к МФУ для средних и больших рабочих групп, стандартизация устройств по типам (например, для малой, средней, большой рабочих групп, а также цветные и черно-белые устройства) и введение системы управления печатью, считает Кантаржи.

Макаров полагает, что оптимальный способ снижения затрат на печать основан на использовании совместимых расходных материалов. «Стоимость отпечатка в этом случае может отличаться в пять-шесть раз, — поясняет он. — Вместе с тем самостоятельная заправка оригинальных картриджей при сопоставимой стоимости с совместимыми расходными материалами может повлечь за собой нестабильное качество, а также высокие трудовые и временные затраты».

«Существенно сократить затраты на печать позволит введение конт­роля над печатью пользователей и, как результат, уменьшение объемов лишней печати, — продолжает Варганов. — Для этого потребуются специальные программно-аппаратные решения. Кроме того, следует заменить устройства с недостаточной загрузкой или высокой стоимостью отпечатка на более экономичные. Компания может передать этот процесс на аутсорсинг внешнему подрядчику или осуществить оптимизацию парка своими силами. Также следует внедрять политики печати и их конт­роль».

По мнению Михайлова, оптимизация инфраструктуры печати должна строиться по результатам аудита, охватывающего анализ бизнес-процессов, в которых задействована печать, выявление соответствия используемой оргтехники реальным нагрузкам и оценку рациональности размещения принтеров в рабочем пространстве компании. Среди ключевых мер — отказ от печатных документов в пользу электронных и уменьшение количества экземпляров печатаемых документов, уменьшение разнообразия печатающего оборудования, сведение к минимуму числа персональных настольных принтеров и МФУ, замена дорогой в обслуживании устаревшей техники, расстановка оборудования с учетом реальных объемов печати и удобства пользователей, настройка по умолчанию двусторонней печати в экономичном режиме, ограничение использования цвета и, наконец, внедрение программных решений, которые обеспечат соблюдение правил и политик и заодно исключат печать невостребованных документов.

Эффективность мер

Окупаемость проекта, нацеленного на снижение стоимости печати, должна измеряться применительно к конкретной организации с учетом специфики помещений, культуры печати и других показателей, считает Кантаржи, при этом важным элементом является детальный аудит печатной инфраструктуры с дальнейшим дизайном проекта по оптимизации и изменений политики печати.

«Действенность мер по экономии расходов различается от компании к компании», — соглашается Михайлов. Весьма действенной мерой, по его мнению, может оказаться внедрение программно-аппаратных решений для управления печатью: «Эти решения обеспечивают исполнение простых правил: двусторонняя печать, экономичный режим, разграничение доступа к устройствам, режимам печати и пр. По опыту моих коллег могу сказать, что в результате внедрения решений по управлению печатью расходы снижаются на 20–40%. Практически полностью исключаются «забытые» в прин­терах распечатки, доля которых в некоторых компаниях составляла до 15% от общего объема печати, — а это не только экономия бумаги и тонера, но и информационная безопасность!»

Макаров обращает внимание на то, что расчеты и анализ по замене оборудования, упорядочиванию размещения устройств печати в офисном пространстве, замене системы управления инфраструктурой печати, изменению регламентов печати, аутсорсингу сопровождения печати могут квалифицированно провести, как правило, только сами производители печатающих устройств. «Но нужно понимать, что данный метод потребует больших инвестиций в замену оборудования, — добавляет Макаров. — Менее ресурсоемким может стать аутсорсинг печати, но в пересчете на стоимость отпечатка он выходит дороже, чем использование совместимых расходных материалов».

Рецепты оценки

Какими методиками и оценками следует руководствоваться, чтобы определить, есть ли смысл в усилиях, нацеленных на снижение стоимости печати?

«Чтобы понять, какие пути оптимизации будут наиболее действенными, необходимо начать с анализа текущих затрат на печать. На основе его результатов можно сравнить стоимость реализации различных оптимизационных инициатив, определить, какой подход будет более выгодным, и приступить к реализации проекта», — делится опытом Варганов.

Кантаржи предлагает следующий порядок действий: проведение аудита текущей инфраструктуры, затем выработка рекомендаций и подготовка проекта ее оптимизации с учетом особенностей конкретного предприятия (при этом важно оценить ожидаемый экономический эффект — на его основе можно принять решение о целесо­образности перехода на новую модель), затем тщательная проработка технического задания (разумеется, с учетом результатов аудита и данных измерений) для организации конкурса на выбор поставщика по услуге печати, если речь идет об аутсорсинге, и, наконец, выбор самого поставщика.

«Метод, которым можно руководствоваться, — это количество сэкономленных средств за единицу времени при одинаковом объеме печати и за вычетом инвестиций, — считает Макаров. — Самое выгодное на первый взгляд предложение может оказаться самым невыгодным из-за частоты брака, а также поломки устройств печати. Если мы говорим об использовании совместимых расходных материалов как о наименее ресурсоемком способе снижения затрат на печать, то нужно учитывать репутацию бренда совместимых расходных материалов, его гарантийную и сервисную поддержку, а также его условия гарантии на печатную технику, если причиной ее выхода из строя окажется использование совместимых расходных материалов».

Итак, сократить затраты на печать не очень сложно. Если нет средств на замену оборудования, можно перейти на совместимые «расходники». Если же у руководства компании есть желание серьезно сократить затраты и оно готово в это инвестировать, то верный путь — провести аудит затрат на печать и затем выбрать пути их сокращения. Наибольший эффект, разу­меется, дадут комплексные меры, но они, скорее всего, потребуют и наибольших затрат. Тем не менее они окупаются.

Поделитесь материалом с коллегами и друзьями

Методика вычисления оптимального уровня затрат на корпоративные ИТ / Habr

Как перестать бояться технологий и начать их эффективно применять

Луддиты в 1812 году разрушали станки. Примерно также сейчас поступают руководители компаний и технические специалисты при оптимизации расходов на ИТ.

Сколько нужно специалистов для обслуживания 268 компьютеров? 14 серверов на 450 пользователей — это много или мало? Наши админы купили такую-то программу — это правильное решение? — подобные вопросы задают мне руководители компаний, когда пытаются разобраться, оптимальны ли затраты их компании на корпоративное ИТ или нет. Лично у меня на эти вопросы нет односложных ответов. Но даже более — я считаю, что односложные ответы на подобные вопросы только навредят компании.

Все дело в том, что корпоративное ИТ — это не просто набор оборудования, программ и небритых людей в свитерах с оленями. Это еще и рабочий инструмент, от которого зависит эффективность работы компании. По этой причине говорить об оптимальности затрат на ИТ, не понимая, как эти самые затраты влияют на бизнес, мягко говоря, недальновидно.

Ниже я хочу поделиться своим подходом к оптимизации расходов на корпоративное ИТ. Для этого я постараюсь доходчиво объяснить, какую пользу бизнес получает от информационных технологий, как считать эту пользу и соотносить с затратами, и предложу один из методов вычисления оптимального уровня затрат на ИТ. Надеюсь, что моя статья поможет некоторым руководителям компаний и техническим специалистам пересмотреть свои взгляды как на корпоративное ИТ в целом, так на оптимизацию связанных с ним расходов в частности. На этом вступление заканчиваю и перехожу к сути:

Все изложение я разбил на пять последовательных вопросов:

• Когда расходы на ИТ в компаниях оптимальны, и что такое точка оптимальных затрат?
• Как считать пользу для бизнеса от информационных технологий и затраты на них?
• Как связаны затраты на ИТ и польза для бизнеса?
• Как вычислить текущее значение оптимальных затрат на ИТ?
• Как надо, как не надо и зачем вообще оптимизировать затраты на ИТ?

Итак, по порядку:

Когда расходы на ИТ в компаниях оптимальны, и что такое точка оптимальных затрат?

Никто никогда не запрещал компаниям работать «по старинке» — составлять договоры от руки, ездить в банк с платежками, делать копии документов “под копирку”. Никто никогда не требовал от компаний покупать компьютеры и нанимать админов. Почему тогда компьютеры применяются в бизнесе повсеместно?

Все дело в том, что информационные технологии изменили парадигму офисного труда так же, как когда-то станки изменили парадигму производства. Компьютеры позволили сократить штат сметчиков, машинисток, учетчиков, бухгалтеров и понизили профессиональные требования к офисным профессиям, сведя их, по сути, к операторам ПК. Там, где раньше требовалось несколько квалифицированных специалистов, теперь достаточно одного пользователя с компьютером.

Компании все еще могут работать «по старинке» и содержать огромный штат офисных сотрудников, но при текущем уровне развития технологий, такие затраты на офисное делопроизводство получатся несоразмерными результату или неоптимальными. Также компании могут попытаться заменить всех офисных сотрудников роботами с искусственным интеллектом, но при текущем уровне развития технологий, такие затраты на офисное делопроизводство также получатся несоразмерными результату или неоптимальными.

Информационные технологии повышают производительность труда офисных сотрудников, но пока не способны заменить их полностью. Поэтому экономический эффект от применения информационных технологий зависит от баланса между затратами на офисных сотрудников и затратами на информационные технологии. Как всегда, при выборе между двумя крайностями существует некая золотая середина, которую я называю точкой оптимальных затрат:

Точка оптимальных затрат на ИТ – тот уровень затрат на ИТ, при котором общие расходы на офисное делопроизводство, включая расходы на ИТ, достигают минимального возможного значения.

Стоит отметить, что за любой точкой оптимальных затрат стоит вполне определенное оборудование, программы и технические решения. Но технический прогресс, как и бизнес не стоит на месте, и точка оптимальных затрат изменяется со временем, в то время как приобретенное когда-то оборудование и программы остаются неизменными. И если переход в новую точку оптимальных затрат связан с отказом от сделанных ранее инвестиций, то это только ухудшает экономический эффект от применения информационных технологий. По этой причине при оценке оптимальности расходов на ИТ я использую следующий критерий:

Текущие расходы на ИТ оптимальны, когда они приближают компанию к достижению точки оптимальных затрат и позволяют ей удерживаться в этой точке в долгосрочной перспективе.

Тут я рискую совершенно вас запутать, поэтому давайте начнем с малого – с вычисления точки оптимальных затрат для компании в текущий момент времени. А для этого придется научиться считать создаваемую информационными технологиями пользу для бизнеса и корректно соотносить ее с затратами на ИТ. Поэтому переходим к следующему вопросу:

Как считать пользу для бизнеса от информационных технологий и затраты на них?

Информационные технологии повышают производительность труда офисных сотрудников, упрощая и автоматизируя повседневную офисную рутину. За счет применения информационных технологий компания снижает трудозатраты на офисное делопроизводство и экономит рабочее время офисных сотрудников. Именно поэтому пользу от информационных технологий для бизнеса я предпочитаю считать в сэкономленном за счет их применения рабочем времени офисных сотрудников.

Чтобы сравнивать пользу от информационных технологий с затратами на них, обе эти величины необходимо привести к единой системе изменения. Для этого можно сэкономленное время офисных сотрудников преобразовать в деньги, но подобные абсолютные показатели отличаются от одной компании к другой и мало информативны. По этой причине, я предпочитаю измерять расходы на ИТ и сэкономленное время сотрудников в относительных величинах – в процентах от среднемесячного фонда оплаты труда офисных сотрудников (ФОТ).

Поскольку затраты на ИТ делятся на операционные и капитальные, то для корректного сравнения пользы для бизнеса с затратами на информационные технологии, я придерживаюсь следующих принципов расчета этих величин:

При вычислении затрат на ИТ необходимо нормировать все расходы на ИТ на срок их полезного использования. Если сервер покупается на 5 лет, то он обходится компании в 1/60 (5*12 месяцев) от стоимости своего приобретения ежемесячно. Если проект делается на 3 года, то он обходится компании в 1/36 своей стоимости ежемесячно. Полученные среднемесячные затраты необходимо соотнести со среднемесячным ФОТ офисных сотрудников.

При вычислении пользы для бизнеса от ИТ необходимо измерить, сколько времени ежедневно/еженедельно/ежемесячно экономит ИТ офисным сотрудникам, и соотнести полученную цифру с общим временем работы сотрудников за эти периоды. Если сотрудники в среднем работают 8-9 часов в день или около 500 минут, то каждые 5 минут повседневной рутины обходятся компании в 1% от ФОТ. Если информационные технологии сокращают повседневную рутину хотя бы на час в день, то они экономят компании 12% от ФОТ офисных сотрудников.

Далее в статье под затратами на ИТ и пользой от него для бизнеса я буду подразумевать величины, вычисленные по принципам выше.

Для компаний, которые работают не первый год, затраты на ИТ можно примерно оценить, посчитав все расходы на оборудование, программы, админов, каналы связи и картриджи за 4-5 лет и соотнеся их с фондом оплаты труда офисных сотрудников за тот же период. По моему опыту, для большинства компаний затраты на ИТ при такой модели расчета находятся в диапазоне от 5 до 15% от ФОТ. Причем, зависит это соотношение в основном от среднего размера оплаты труда в компании, а не от крутости внутреннего ИТ.

В случае подсчета абсолютной пользы от ИТ все несколько сложнее. За давностью лет уже мало кто помнит, сколько времени уходит на составление договоров на печатной машинке, переписку с клиентами через почту России, черчение на кульманах и ведение складского учета в тетрадке. Абсолютная пользы от ИТ уже давно обесценилась. Но если попытаться представить себе жизнь без компьютеров, то станет ясно, что даже самый простой компьютер и принтер (не более 4% от ФОТ в долгосрочной перспективе), экономит, как минимум, пару часов работы в день (каждый час работы — это 12% от ФОТ).

Если бы моей задачей сейчас было обосновать выгодность корпоративного ИТ, то на этой ноте можно было бы и заканчивать статью. Но моя задача – найти тот уровень затрат на ИТ, который принесет компании максимальный экономический эффект. А для этого придется разобраться со следующим вопросом:

Как связаны затраты на ИТ и польза для бизнеса?

Все параметры информационных систем, которые влияют на производительность труда офисных сотрудников, можно разбить на пять общих категорий:

1. Функциональные возможности информационных систем

   Функциональные возможности – это набор действий, которые могут выполнять пользователи в информационной системе. Именно от функциональных возможностей информационных систем (и умения их применять) зависит какие офисные задачи удастся упростить или вовсе автоматизировать, а какие придется делать «по старинке».

2. Простота рабочего окружения

   Простота рабочего окружения – это количество действий, затрачиваемых на достижение нужного результата. Необходимость постоянно искать документы на «файлопомойке», вводить десятки логинов/паролей на доступ к разным системам, заходить в меню энной степени вложенности, или бегать до принтера в дальний конец коридора только усложняет рабочее окружение и отнимает рабочее время сотрудников.

3. Эргономичность рабочих мест пользователей

   Эргономика – это соответствие рабочего места физиологическим особенностям человека. Если сотрудникам неудобно сидеть за компьютером, если у них болят глаза от монитора или пальцы от клавиатуры, то они чаще отвлекаются и меньше работают. Ни одна система мотивации не устоит перед резью в глазах от дешевого монитора или перед болью в спине из-за неудобного кресла.

4. Скорость информационных систем

   Со скоростью работы информационных систем все просто — приходится сотрудникам ждать, когда система сообразит (запустится/посчитает/выдаст нужную информацию) или не приходится. Чем выше скорость систем, тем меньше времени офисные сотрудники теряют в ожидании отклика от нее.

5. Надежность информационных систем и оперативность техподдержки

   От надежности информационных систем и оперативности технической поддержки зависит, сколько времени офисным сотрудникам приходится тратить на общение с айтишниками, вместо работы. Правда помимо общения с админами, в некоторых случаях, офисным сотрудникам приходится еще и переделывать работу, которая потерялась в результате сбоя, или извиняться перед клиентами за срыв сроков.
   

Каждая из перечисленных выше категорий может ограничивать полезный эффект от других категорий. Если информационные системы в компании или постоянно ломаются, или дико тормозят, или не имеют нужного в работе функционала или если рабочее окружение офисных сотрудников слишком сложное или неудобное, то не имеет значения, насколько хорошо сделано все остальное – производительность офисных сотрудников будет низкая.

Если перейти к аналогиям, все перечисленные выше критерии влияют на производительность труда офисных сотрудников также, как пять вентилей на одной трубе влияют на объем пропускаемой через нее жидкости. Если какой-то из вентилей закручен на полную, то не имеет значения, насколько широко открыты остальные четыре – объем пропускаемой жидкости будет низким.

Но если в случае трубы достаточно раскрутить все пять вентилей, то в случае информационных систем, раскрутить все пять категории качества на полную катушку не по карману большинству компаний. В итоге, каждая из категорий остается «полуоткрытой», и следствие такой «полуоткрытости» — наличие перекосов, при которых одна из категорий ограничивает производительность остальных. Такой перекос означает, что вложенные в ИТ деньги не дают полной отдачи или, по-другому, — вложенные в ИТ деньги работают не эффективно. И тут мы приходим к следующему важному определению:

Эффективная конфигурация информационных систем – это такой набор технических решений, а также параметров их настройки и обслуживания, которые для текущего уровня затрат на ИТ обеспечивают максимально возможную производительность труда офисных сотрудников.

Если теперь составить зависимость пользы для бизнеса от затрат на ИТ, в которой каждому уровню затрат соответствует наиболее эффективная конфигурация информационных систем, то получим некую оптимальную зависимость, которую я в дальнейшем буду обозначать как P(x):

Оптимальная зависимость пользы для бизнеса (P) от затрат на информационные технологии (x) – это такая зависимость, в которой каждому уровню затрат на ИТ соответствует наиболее эффективная для такого уровня затрат конфигурация информационных систем.

Если эскизно представить зависимость пользы для бизнеса от затрат на ИТ, то оптимальная зависимость P(x) на графике будет выглядеть примерно так (красный пунктир):

Рисунок 1. Эскиз оптимальной зависимости пользы для бизнеса от затрат на информационные технологии (P(x) – красный пунктир на графике).

Несколько пояснений по эскизу выше:

1. Поскольку я измеряю пользу для бизнеса в сэкономленном фонде оплаты труда офисных сотрудников, то максимальный прирост пользы для бизнеса от применения информационных технологий относительно текущего значения не может превышать текущие трудозатраты на офисное делопроизводство. Или иначе, функция P(x) имеет предельное значение. Правда чтобы достичь этот предел, придется заменить всех офисных сотрудников на роботов и нейронные сети.
2. Существует такой уровень затрат на ИТ, при котором затраты и польза для бизнеса от информационных технологий равны. Для обозначения этой точки на эскизе я провел линию P=x (синий пунктир). При текущем уровне развития технологий, замена офисных сотрудников на роботов и нейронные сети уверенно переходит в правую часть графика.
3. Линия x=xcur и точка Pcur – это положение текущего уровня затрат на ИТ и пользы для бизнеса от использования информационных технологий. Обычно в компаниях польза от ИТ меньше своего возможного эффективного значения – ранее я объяснял почему так происходит.
4. Точка P0, x0 – это и есть точка оптимальных затрат на ИТ, в которой затраты на офисное делопроизводство, включая затраты на ИТ, достигают минимального возможного значения. После точке x0 любые дополнительные инвестиции в ИТ не окупают себя.
   

Теперь, чтобы найти точку оптимальных затрат, нам достаточно построить оптимальную зависимость P(x) и найти на ней такое минимальное значение точки x0 для которой при любых x>x0 отношение (P(x)-P(x0))/(x-x0)

Как вычислить текущее значение оптимальных затрат на ИТ?

Тут я должен оговориться, что построить оптимальную зависимость P(x) для абстрактной компании – задача не из легких, если вообще решаемая. При построении оптимальной зависимости P(x), мне лично проще отталкиваться от текущего положения дел в компании. В этом случае зависимость P(x) можно представить в следующем виде:

P(x)=Pcur+P(x1,x2,x3,x4,x5)

где:

P(x) — итоговая польза от ИТ для бизнеса,
Pcur — текущая польза от ИТ для бизнеса,
x=xcur+x1+x2+x3+x4+x5 — суммарные затраты на ИТ,
xcur — текущие затраты на ИТ,
P(x1,x2,x3,x4,x5) — функция экономии рабочего времени сотрудников в зависимости от улучшения одной из пяти категорий качества информационных систем (функциональность, простота, скорость, эргономичность, надежность информационных систем и оперативность техподдержки),
x1, x2, x3, x4, x5 — дополнительные затраты на каждую из категорий качества.

Поскольку в рамках уравнения выше Pcur – это константа, то для нахождения точки оптимальных затрат достаточно построить оптимальную зависимость функции P(x1,x2,x3,x4,x5) от дополнительных затрат на ИТ (x1+x2+x3+x4+x5).

Все дальнейшее решение основывается на методе динамического программирования, который применяется как в теории вычислительных систем, так и в такой увлекательной дисциплине как «исследование операций» (в википедии есть история появления данной дисциплины – рекомендую почитать).

Для вычисления оптимального вида функции пяти переменных P(x1,x2,x3,x4,x5) следует сначала вычислить оптимальный вид пяти функции одной переменной: P(x1,0,0,0,0), P(0,x2,0,0,0), P(0,0,x3,0,0), P(0,0,0,x4,0), P(0,0,0,0,x5). Для этого нужно разобраться, что компания недополучает в текущий момент по каждой из категорий качества, с чем связаны эти потери и сколько стоит их устранить.

Для измерения текущих потерь по каждой из категорий качества нужно найти ответы на пять вопросов:

1. Сколько сотрудники теряют времени из-за недостатка функциональности?
2. Сколько времени отнимает у сотрудников излишняя сложность систем?
3. Сколько сотрудники тратят времени на “ожидание отклика системы”?
4. Сколько времени сотрудники отдыхают от компьютера в течение дня?
5. Сколько времени сотрудники простаивают из-за сбоя систем или необходимости общаться с техподдержкой?

Для ответа на эти вопросы можно использовать системы мониторинга, системы заявок, опрос пользователей, сравнительное тестирование и анализ рабочих процессов. Определяя текущие потери рабочего времени, необходимо находить и источники этих потерь и анализировать стоимость их устранения.

Составив полный список потерь и стоимостей их устранения, а также сведя эти значения к единой системе измерения (в тысячных от ФОТ), можно переходить к следующему шагу – к составлению оптимальных численных последовательностей пяти функций одной переменной. Для этого необходимо перебирать с равномерным шагом возможный размер инвестиций в каждую из категорий качества и для каждого размера инвестиций выбирать те технические решения, которые сулят максимальный экономический эффект. Полученные по таким принципам численные функции будут выглядеть примерно так (цифры ниже выдуманы и используются для демонстрации дальнейших расчетов):

xi	P(xi,0,0,0,0)	P(0,xi,0,0,0)	P(0,0,xi,0,0)	P(0,0,0,xi,0)	P(0,0,0,0,xi)
1	0,5	0,5	3	5	1
2	0,5	1	3	6	4
3	9	1	3	8	6
4	10	14	8	8	10
5	14	18	9	8	17
6	15	20	15	8	19
7	15	21	15	8	20
8	15	22	15	8	21

Таблица 1. Иллюстрация численной зависимости каждой из категорий качества информационных систем от дополнительных инвестиций в них. Цифры в таблице используются для иллюстрации вычислений и являются вымыслом автора.

Небольшое уточнение — xi — это объем дополнительных инвестиций в каждую из категорий качества, относительно текущего размера затрат. Определять ее нужно как разницу между стоимостью используемого решения и нового. То есть xi — это не стоимость новой крутой железки или программы, а разница в стоимость новой крутой и старой попроще (с учетом их полезного срока использования).

Если предположить, что все шесть категорий качества не влияют друг на друга и являются аддитивными (на практике это не совсем так), то функцию P(x1,x2,x3,x4,x5) можно представить в следующем виде:

P(x1,x2,x3,x4,x5)=P(x1,0,0,0,0)+P(0,x2,0,0,0)+P(0,0,x3,0,0)+P(0,0,0,x4,0)+P(0,0,0,0,x5)

Опираясь на это допущение и зная численные зависимости каждой из пяти функций одной переменной, можно составить оптимальную зависимость P(x1,x2,x3,x4,x5) от ∆x=x1+x2+x3+x4+x5, подбирая для каждого размера инвестиций такую конфигурацию функций одной переменной, которые дают максимальный экономический эффект:

∆x	Пространство максимальных решений	Максимальное значение P(x1,x2,x3,x4,x5)	Правая производная dP/dx
1	P(0,0,0,1,0)	5	3
2	P(0,0,1,1,0)	8	1
3	P(3,0,0,0,0), P(0,0,1,2,0), P(0,0,0,1,2)	9	5
4	P(0,4,0,0,0), P(3,0,0,1,0)	14	5
5	P(0,4,0,1,0)	19	4
6	P(0,5,0,1,0)	23	3
7	P(0,5,1,1,0)	26
8
….
31	P(5,7,6,3,8), P(5,8,6,3,7), P(6,7,6,3,7)	79	1
30	P(5,8,6,3,8), P(6,7,6,3,8), P(6,8,6,3,7)	80	1
31	P(6,8,6,3,8)	81

Таблица 2: Иллюстрация методики поиска оптимальной зависимости пользы для бизнеса от ИТ в зависимости от затрат. Все значения — в тысячных от ФОТ.

Таблицу выше я построил из предположения, что все пять категорий качества не зависят друг от друга и аддитивны. На практике это не совсем так, поэтому полученное пространство оптимальных решений нужно дополнительно проверять на аддитивность. По результатам проверки, некоторые из максимальных решений могут уменьшиться из-за эффекта диссинергии, а другие наоборот, вырасти из-за эффекта синергии.

Проверив все промежуточные решения на синергию/диссинергию, можно переходить к вычислению точки оптимальных затрат. Для этого, двигаясь в направлении возрастания затрат, для каждой точки нужно проверять значение правой производной dP/dx. Точки, в которых значение правой производной меньше или равно единице, нужно проверять на соотношение (P(x)-P(x0))/(x-x0)<1, для всех x>x0, где x0 – текущая точка. Первая точка, в которой это соотношение выполнится, и будет точкой оптимальных затрат.

На эскизе ниже я отмечу, как будет выглядеть рассчитанная область:

Рисунок 2. Иллюстрация оптимальной зависимости P(x) по результатам вычисления (синяя линия на графике).

Теперь осталось только рассказать, что с этой точкой оптимальных затрат делать дальше:

Как надо, как не надо и зачем вообще оптимизировать затраты на ИТ?

Как я и говорил ранее, точка оптимальных затрат со временем изменяется в связи с изменением бизнеса или изменением технологий. Неизменными остаются лишь приобретенное ранее оборудование, программы и технические решения. Поэтому, чтобы добиться от корпоративного ИТ максимального экономического эффекта, необходимо учитывать возможное изменения точки оптимальных затрат в будущем. На практике это означает, что:

• Капитальные расходы на ИТ должны быть не ниже текущего значения точки оптимальных затрат и учитывать ее возможное изменение в будущем, если такое изменение может привести к преждевременному списанию связанных с капитальными расходами технических решений.
• Операционные расходы на ИТ должны обеспечивать максимальный долгосрочный экономический эффект для компании, с учетом как возможного изменения значения точки оптимальных затрат в будущем, так и дополнительных затрат, которые могут потребоваться для такого изменения.

Но зачастую, компаниям нет дела до экономического эффекта от применения информационных технологий, и под оптимизацией затрат на информационные технологии подразумевается только одно – снижение расходов на ИТ. Принципы такой оптимизации несколько отличаются:

• Вкладывать деньги в ИТ только в случае крайней необходимости.
• Приобретать технические решения в достаточном для решения стоящих проблем размерах, но не более того.
• Жесткий ценовой ценз — выбирать наиболее дешевые решения из всех возможных альтернатив.
• Капитальные затраты по возможности переводить в операционные за счет аренды оборудования и программ, подписки на облачные сервисы.
• Настраивать и развивать информационные системы исключительно силами штатных специалистов, без привлечения внешних подрядчиков.

Проблема в том, что подобная оптимизация не дает желаемой экономии – приобретенное по таким принципам оборудование и программы приходится списывать раньше времени, аренда в долгосрочной перспективе съедает больше денег, а штатным специалистам не хватает сил, чтобы реализовать весь заложенный в информационные системы функционал. В долгосрочной перспективе компания ничего не экономит, зато свою эффективность уменьшает значительно.

Сегодня многие уверены, что конкурентные преимущества создает умение экономить на ИТ, но на практике, подобная экономия только усугубляет финансовое положение в компании. Конкурентные преимущества сегодня создает умение выжимать из информационных технологий максимум пользы для бизнеса за вычетом затрат на них. Вот только между теоретическим знанием, как это сделать, и практической реализацией лежит пропасть из проб и ошибок.

Темой поиска баланса между пользой для бизнеса и затратами на ИТ я занимаюсь с 2007 года, и тем, кто решит заняться этим у себя в компании, я хочу посоветовать только одного – не бойтесь ошибаться. Как бы взвешено вы не принимали решения, ошибок вам не избежать, но бояться надо не ошибок, а того, что вы их не увидите и не сможете извлечь из них опыт. Вся теория выше – это высокоуровневое осмысление полученного мной опыта, и, возможно, в этой теории также есть ошибки. Именно по этой причине я делюсь ей, чтобы узнать о допущенных мной ошибках как можно раньше, и чуть раньше приблизить своих клиентов к достижению точки оптимальных затрат на ИТ.

Иван Кормачев
Компания «Департамент ИТ»
www.depit.ru