Страница не найдена | Академия подготовки главных специалистов
— Выбрать дистанционный курс -Административно-хозяйственное обеспечение деятельностиАнтикоррупционные меры при осуществлении образовательного процессаАнтитеррористическая деятельность в образовательной организацииАнтитеррористическая защищенностьАнтитеррористическая и антиэкстремистская деятельностьАудит / Внутренний аудитБЖД. Теория и методика преподавания БЖДБиблиотекарь. Библиотековедение. Библиотечное, справочно-библиографическое и информационное обслуживаниеБиология и химия. Теория и методика преподаванияБиология. Теория и методика преподаванияБухгалтерский учётБюджетная политикаБюджетная системаБюджетный учёт / Экономика, бюджетирование, бухгалтерский (бюджетный) учет и контрольВрач-оториноларингологГосударственное и муниципальное управлениеГосударственные и муниципальные финансыГосударственный оборонный заказГражданская оборона и чрезвычайные ситуацииГруппы продленного дня. Проектирование и реализация учебно-воспитательной деятельности в рамках ФГОСДефектология и специальная психологияДиагностика и коррекция задержки психического развития у детейДиетологияЗащита информации, персональных данных и обеспечение информационной безопасностиИзобразительное и декоративно-прикладное искусство. Педагогика и методика преподаванияИнвестиционный менеджмент / Инвестиционный директорИнклюзивное (интегрированное) обучение детей с ограниченными возможностями здоровьяИностранный язык. Теория и методика преподаванияИнформационно-коммуникационные технологии в электронной информационно-образовательной средеКадровое делопроизводство / Инспектор по кадрамКлиническая психологияКонтрактная система в сфере закупок товаров, работ и услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд / УправлКоррекционная педагогика и психологияЛаборант. Лабораторные анализы, испытания, измерения при проведении учебных занятий по химии и биологииЛогопед. Психолого-педагогическое сопровождение детей с речевой патологиейМаркетинг и управление продажамиМастер делового администрированияМастер спортивного администрирования / СпортменеджментМатематика и информатика. Преподавание математики и информатики в образовательных учрежденияхМедицинская помощь в экстренной формеМедицинский массажМенеджмент в образованииМетодика преподавания политических наукМетодика преподавания экономических и управленческих дисциплинМетодология научного исследования. Инновационные подходы к преподаваниюМузыкальная психология и педагогика. Технологии планирования и реализации музыкального образования с учетом требований ФОбучение ответственных лиц за безопасную эксплуатацию и обслуживания сосудов, работающих под давлением (паровые стерилизОлигофренопедагогика и олигофренопсихология. Обучение и развитие детей с нарушением интеллекта в условиях реализации ФГООрганизация закупок товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лицОрганизация здравоохранения и общественное здоровьеОрганизация мероприятий по профилактике и работы по противодействию экстремизма и терроризмаОсновы делопроизводства и секретарское делоОсновы инженерного делаОтечественная история и обществознание. Проектирование и реализация образовательного процесса в соответствии с ФГОСОхрана труда / Охрана труда для руководителей и специалистов организаций, членов комитетов (комиссий) по охране труда / Паллиативная помощьПедагог (воспитатель, методист, психолог) дошкольного образования по ФГОС ДОУПедагог (учитель, методист, психолог) начального образования по ФГОС НООПедагог дополнительного образования / Воспитатель дополнительного образованияПедагог дополнительного профессионального образованияПедагогика и методика высшего образования по ФГОС ВОПедагогика и методика преподавания физической культуры / Инструктор по физкультуре в ДОУ, НООПедагогика и методика профессионального образованияПедагогика и психология. Организация и содержание деятельности в условиях реализации ФГОСПервая медицинская помощь. Обучение работников навыкам оказания первой медицинской помощиПервая помощьПервая помощь. Обучение работников навыкам оказания первой помощиПоварПожарная безопасность / Пожарно-технический минимум для руководителей и ответственных за пожарную безопасность в учреждеПрикладная педагогика и психологияПрограммированиеПромышленная безопасностьПротиводействие коррупции в системе государственного и муниципального управленияРадиационная безопасностьРеабилитационная работа в социальной сфереРусский язык и литература. Педагогика и методика преподавания в условии реализации ФГОССестринское делоСоциальная педагогика и психологияСоциальная работаСпециалист по антидопинговому обеспечениюСпециалист по внутреннему контролю (внутренний контролер)Специалист по обслуживанию и ремонту спортивного инвентаря и оборудованияСпециалист по работе с семьейСпециалист по эксплуатации водозаборных сооруженийТеория и методика преподавания БЖДТеория и методика преподавания математикиТеория и методика преподавания технологии │Инструктор по трудуТеория и методика преподавания хореографииТехносферная безопасностьУправление государственной и муниципальной собственностьюУправление государственными, муниципальными и корпоративными закупкамиУправление земельными ресурсамиУправление персоналомУправление персоналом и кадровое делопроизводствоУправление проектами / Проектный менеджментФизика. Теория и методика преподавания физики.Физическая культура и безопасность жизнедеятельностиФинансовый менеджмент / Финансовый директорЭкологическая безопасность / Обеспечение экологической безопасности руководителями и специалистами общехозяйственных сисЭкономика и управление туризмом и гостиничным хозяйствомЭкономика и финансыЭкономическая безопасностьЭкскурсионная деятельностьЭксперт в сфере закупокЭлектробезопасностьЭнергосбережение и повышение энергетической эффективности в организациях и учрежденияхЮриспруденция- Нужны академические часы — Имею академические часы -Не имеюРассчитываю на скидкуОт 40 до 71 ак. часовОт 72 до 119 ак. часовОт 120 до 250 ак. часовСвыше 250 ак. часов- Число обучающихся -12345 и более- Присвоить квалификацию —— заказать несколько программ,
— обучение для всей организации,
— за час зачислить на обучение,
воспользуйтесь Умной заявкой
Выберите сумму оплаты:
На указанный Вами электронный адрес отправлены Имя пользователя и Пароль. Введите в соответствующие поля значения для авторизации на сайте.
Для заключения договора и получения оригинала договора, счета и акта Вам необходимо:
— Добавить плательщика.
— Добавить слушателей.
После добавления данных будет автоматически сгенерирован договор, акт и счет, оригиналы которых мы отправим на Ваш почтовый адрес.
Должностные обязанности отдела кадров на предприятии в 2020 году
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
- Иностранные работники
Структура кадровой службы
* организация кадровой работы 
структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
СТРАНИЦА ОФОРМЛЯЕТСЯ
Можно выделить три основные организационные формы осуществления кадровой работы на предприятиях разной направленности, численности и структуры.
— самостоятельное структурное подразделение с непосредственными подчинением руководителю предприятия или его заместителю;
— выполнение функций кадровой службы отдельным сотрудникам предприятия;
— выполнение функций кадровой службы сотрудникам, основные обязанности которого не совпадают с возложенными задачами по кадровой работе;
Факторы, влияющие на структуру кадровой службы
— Сфера деятельности организации
— Численность персонала организации
————————————————————
В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников службы персонала,
в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов,
в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.
Порядок организации и функционирования кадрового органа невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и численного состава. Последние определяются исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия, и регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое утверждает директор предприятия.
Но прежде всего следует уяснить содержание понятий «организационная структура» и «численный состав».
Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности.
Численный состав отдела кадров характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий — руководителей, специалистов и исполнителей (как в составе отдела кадров в целом, так и в составе его внутренних структурных единиц). Воз- Под внутренней структурной единицей (в ряде источников — «базовой структурной единицей») следует понимать мини-подразделение в составе основного структурного подразделения (группа, сектор и т. п.). Численность таких мини-подразделений обычно не превышает 2—5 работников-специалистов, один из которых по совместительству выполняет также административные функции, являясь для остальных работников непосредственным начальником. Наличие мини-подразделений в структуре кадрового органа наиболее характерно для предприятий с численностью персонала от 500 до 1000 человек.
Возглавляет кадровый орган предприятия и руководит его работой начальник — как правило, начальник отдела кадров (НОК).
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу).
Если отдел кадров насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником (кроме мини-подразделений). В необходимых случаях в штат отдела кадров могут вводиться должности заместителей начальника (по общим вопросам, по важнейшим направлениям кадровой работы), а также должности помощников начальника. Выигрышным управленческим ходом является совмещение должностей начальников подразделений отдела кадров с должностями заместителей начальника отдела кадров — благодаря этому экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих совмещенные должности
Как правило, чаще всего отдел кадров представляет собой структурное подразделение в составе службы персонала.
Организационная структура отдела кадров определяется прежде всего численностью работников предприятия, а также характером (объемом и сложностью) задач кадровой работы.
Основные факторы, влияющие на выбор организационной структуры кадрового органа предприятия, представлены в таблице. С учетом изложенного организационная структура отдела кадров предприятия может быть построена в соответствии с одним из трех типовых вариантов.
Задачи, структура и функции кадровой службы, нормативные положения
В любой компании формируется кадровый отдел, ответственный за найм, увольнение или переводы работников. Функции кадровой службы приводятся во внутренней нормативной документации компании, а также закрепляются в трудовом договоре, составляемом с каждым новым кадровиком.
Положение о кадровой службе
Оно не является обязательным документом в компании, но в крупных организациях часто используется, так как позволяет структурировать работу службы. В него включаются значимые сведения:
задачи, которые приходится решать сотрудникам отдела кадров;- реализуемые функции;
- права и обязанности специалистов;
- способы взаимодействия друг с другом, другими отделами и руководством.
задачи, которые приходится решать сотрудникам отдела кадров;Утверждается положение директором предприятия, после чего становится локальным актом, которого должны придерживаться работники кадрового отдела. Нередко оно называется специфической должностной инструкцией для кадровиков.
Внимание! Эффективность работы всего отдела оценивается на основании того, как хорошо реализуются задачи, приводимые в положении.
Положение об отделе кадров
Оно может формироваться в свободной форме, но стандартно в него включаются следующие пункты:
- общие положения, содержание правила создания, реорганизации или ликвидации отдела, а также указывается начальник, назначенный на должность на основании официального распоряжения директора фирмы;
- задачи, заключающиеся в разработке кадровой политики, подборе и расстановке сотрудников, а также в контроле использования специалистов в различных подразделениях;
- структура отдела;
- функции, к которым относится формирование банка данных, обеспечение приема и размещения новых работников, создание резерва, проведение аттестации и выполнение множества других действий;
- права каждого сотрудника отдела;
- ответственность за нарушение положения или трудовой дисциплины;
- правила служебного взаимодействия, так как работники службы сотрудничают с представителями других подразделений по вопросам, касающимся отпусков, увольнения или перевода, оформления отчетностей или юридических проблем.
Документация детально изучается и подписывается руководителем предприятия.
Об отделе персонала
Данное положение часто используется в крупных компаниях.
Таблица 1. Включенные разделы.
Разделы документа | Содержание |
Общие положения | Указывается, что отдел выступает самостоятельным подразделением предприятия, а также формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя. Возглавляется раздел начальником, назначаемым с помощью официального распоряжения директора. Отдел при функционировании ориентируется на законодательство РФ, приказы гендиректора, а также руководство по стандартам. |
Организационная структура | Она утверждается директором, а также состоит из одного подразделения. Число работников устанавливается штатным расписанием. |
Задачи подразделения | Они заключаются в реализации политики фирмы, разработке системы оплаты и премирования, программ обучения, обеспечении компании работниками. |
Функции | Отдел наделяется многочисленными функциями, причем регулярно вносятся руководителем дополнительные пункты, не противоречащие должностной инструкции кадровиков. |
Права сотрудников | Специалисты могут проводить совещания, принимать на работу сотрудников, требовать материалы от других отделов или вести переписку со всеми работниками. |
Ответственность специалистов | Во время работы они должны учитывать требования законодательства, соблюдать трудовую дисциплину, ответственно подходить к должностным обязанностям, а также обеспечивать сохранность имущества. |
Внимание! Если гражданин хочет работать в кадровом отделе, то он предварительно знакомится с положением под подпись.
Видео с функциями отдела:
Цель работы подразделения
Подразделение требуется для достижения основных целей компании. Оно занимается обеспечением организации кадрами, нужными для ведения деятельности. При этом учитывается, какими навыками, образованием и опытом обладает каждый соискатель, что позволяет эффективно применять потенциал наемного специалиста.
Работники подбираются с применением разных стратегий, для этого размещаются объявления в СМИ или печатных изданиях, а также используются возможности центра занятости. Для определения навыков и знаний соискателей внедряются в работу уникальные методики отбора и тесты. Для улучшения эффективности функционирования организации проводятся процедуры адаптации новичков, а также регулярно специалисты отправляются на курсы повышения квалификации.
Задачи подразделения
Отдел кадров решает множество задач, к которым относится:
- правильный подбор новых сотрудников;
- определение количества рабочих мест в компании;
- расчет выходных и будней для выявления оптимальной зарплаты каждого претендента;
- расчет отпусков;
- передача сведений о каждом сотруднике в бухгалтерию;
- организация отбора новых сотрудников;
- найм специалистов, обладающих нужным опытом и квалификацией;
- формирование штата;
- разработка специальных планов, на основании которых работники строят карьеру;
- формирование кадровых технологий.
расчет выходных и будней для выявления оптимальной зарплаты каждого претендента;Внимание! Специалисты кадровой службы обязаны регулярно передавать в ПФ, ФНС и другие государственные инстанции сведения о кадрах.
Функции кадровой службы
Работники отдела кадров должны справляться с многочисленными функциями. К ним относится:
- формирование плана комплектации штата новыми кадрами, для чего учитывается программа развития фирмы;
- прием, перевод или увольнение сотрудников без нарушения положений ТК;
- учет сотрудников;
- хранение и внесение записей в трудовые книжки;
- заполнение бумаг на основании правил делопроизводства;
- исполнение распоряжений руководителя;
- анализ текучки кадров и состава штата;
- проведение мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников;
- формирование резерва;
- создание предложений, направленных на улучшение использования рабочих мест;
- выявление параметров, на основании которых работники могут рассчитывать на поощрения или премии;
- предоставление вакансий при сокращении или переводе специалистов;
- контроль над трудовой дисциплиной и выполнением инструктажа;
- ведение отчетов.
исполнение распоряжений руководителя;Внимание! Каждый отдел компании при появлении необходимости в новом сотруднике формирует специальную заявку, отправляемую в кадровую службу, на основании чего начинается поиск специалиста.
Структура отдела
Она может значительно отличаться в разных компаниях, так как на нее влияют факторы:
- размер предприятия;
- численность работников;
- задачи, которые ставятся руководителем перед работниками службы.
Внимание! В небольших компаниях все вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства, решаются бухгалтером или вовсе секретарем директора.
Но в крупных организациях, которые нацелены на развитие и расширение штата, требуется полноценный отдел. В нем работают разные специалисты, занимающиеся делопроизводством, охраной труда, адаптацией, рекрутингом, обучением сотрудников, назначением льгот или иными действиями.
История создания
Впервые управление работниками потребовалось в Англии, для чего люди одной деятельности объединялись в гильдии. Обычно это относилось к плотникам, каменщикам и иным ремесленникам. Деятельность гильдий была направлена на улучшение труда своих членов.
В России в 1918 году введена трудовая повинность, для чего утверждался Кодекс законов, касающийся труда работников. За счет таких изменений проводится учет занятости населения, а также предотвращались митинги и саботаж буржуазии.
В 1925 году на основании реформы биржи труда отменился обязательный найм через трудовую инспекцию. В 1930 году созданы первые отделы кадров, что стало дополнительным способом устранения безработицы.
Виды и создание кадровой политики
Отдел кадров обязан разрабатывать политику, на основании которой трудятся кадровики.
Таблица 1. Виды политики.
Наименование | Описание |
Пассивная | Работа кадровиков заключается только в ликвидации каких-либо негативных последствий неправильного набора сотрудников. Не проводятся прогнозы и не применяются новые средства оценки труда и работников. |
Активная | Заключается в составлении прогнозов, антикризисных программ, а также в оперативном реагировании на разные проблемы. |
Превентивная | Направлена на создание регулярных прогнозов. |
Реактивная | Основная цель заключается в анализе причин возникновения кризиса или разных проблем. Поэтому удается быстро локализовать кризис и предотвратить повторение негативных ситуаций. |
Допускается сочетать черты нескольких видов политик.
Видео о кадровой политике:
Этапы формирования политики
Кадровая политика строится на основании нескольких этапов:
- Постановка цели и нормирование процесса. Для этого учитываются цели и принципы работы всей организации, а также стратегия развития.
- Программирование. Оно заключается в разработке программ, благодаря которым будут достигнуты поставленные цели.
- Мониторинг работников. Процедура выполняется с помощью диагностики и прогнозирования.
Политика формируется работниками кадровой службы, но под контролем назначенного начальника.
Кадровые мероприятия и стратегия
Чтобы достичь поставленных целей, используются специальные кадровые мероприятия. Для этого важно реагировать на изменения окружающей среды, пользоваться стратегическим планированием и применять имеющиеся возможности.
Мероприятия могут значительно отличаться, так как зависят от выбранной стратегии, кадровой политики и уровня планирования.
Кадровые технологии в государственных организациях
На государственном уровне формируется кадровая политика отдельного органа власти, а также каждого звена. Основная задача внедрения технологий заключается в формировании цели, зависящей от стратегии развития страны. Это позволяет поставить задачи и выявить проблемы, решаемые с помощью отдела кадров.
Внимание! На уровне государства политика учитывает наличие внутренних ресурсов, традиционных устоев и возможностей внешней среды.
К самым популярным технологиям, используемым на государственном уровне, относится кадровый конкурс, проводимый в открытом виде, аттестация работников, внедрение образовательных программ, реализация квалификационного экзамена, а также разработка методик мотивации и стимулирования сотрудников.
Взаимоотношения с другими отделами
Служба кадров обязана сотрудничать с иными подразделениями компании.
С бухгалтерией
Совместно решаются вопросы, касающиеся оплаты труда сотрудников. В бухгалтерию передаются документы, на основании которых принимаются или увольняются специалисты. Дополнительно передаются бумаги, имеющие отношение к командировкам, отпускам, штрафам или поощрениям.
С юридическим отделом
Во время общения кадровиков с юристами обеспечивается получение сведений об изменениях в законах. Это позволяет своевременно получать правовую поддержку в процессе найма или увольнения граждан.
Требования к отделу
Подразделение должно отвечать некоторым простым требованиям:
- наличие актуальных знаний у всех работников;
- подготовка методических материалов;
- возможность проводить анализ рынка труда или иных показателей;
- наличие оптимального количества сотрудников для мониторинга и контроля;
- применение специалистами современных методов оценки;
- возможность для переобучения и повышения квалификации.
наличие актуальных знаний у всех работников;Внимание! Перед наймом нового кадровика оценивается его образование, опыт и личные качества, позволяющие выявить соответствие требованиям всей службы.
Оценка эффективности работы
Для определения эффективности функционирования кадровой службы учитываются факторы:
- следование работников правилам и нормам, установленным на законодательном уровне;
- ориентация на улучшение положения персонала компании;
- открытость к внешним факторам влияния.
Внимание! Основной целью подразделения выступает повышение качества кадрового потенциала, для чего постоянно улучшается квалификация и навыки работников.
Численность работников
Количество кадровиков зависит от размера компании, числа сотрудников в фирме, а также иных факторов. Поэтому целесообразно пользоваться формулой:
Численность отдела кадров = трудоемкость работ / фонд рабочего времени одного сотрудника
Руководители предприятий обычно пользуются интуитивным подходом к подсчету числа кадровиков.
Кадровая служба предназначена для найма, перевода или иного взаимодействия с наемными специалистами. Она может обладать разной структурой, а также наделяется различными функциями и задачами, определяемыми руководителем компании.
Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.
Структура управления персоналом в организации
Процесс выстраивания структуры организации в управлении персоналом
Структура управления персоналом в организации представляет собой некоторую общность подразделений, которые связаны между собой, совместно с должностными лицами и системой управления персоналом. В данной системе отражены: полномочия, роли, виды деятельности сотрудников, совместно со сложившейся структурой в разделении их прав и обязанностей.
Так, исходя из различных видов, размеров и целей объекта управления, совместно с условиями его внешней среды, принято выделять несколько типов организационных структур в области управления персоналом.
Также, как и различные организационные структуры компании, организационная структура системы управления персоналом разделяется на несколько типов, в каждом из которых отражены подходы, которые закладываются в систему выстраивания организационной структуры, совместно с целостной системой организации. В современной практике принято выделять элементарные, линейные, функциональные и матричные типы структур.
Элементарная организационная структура
В элементарной организационной структуре управления персоналом отражаются принципы двухуровневого руководства, которое может наблюдаться в небольших компаниях, либо в некоторых филиалах и отделениях крупных предприятий. В представленном типе организационной структуры управления персоналом принято выделять верхние уровни (руководители) и нижние уровни (исполнители).
В данном типе структур, работники, как правило, быстро принимают решения, оперативно реагируют на изменения внешней среды и обеспечиваются неформальным подходом к системе мотивации и контроля в деятельности персонала, поскольку данные паттерны предполагают наличие определенных преимуществ.
Вместе с тем, в элементарных организационных структурах открывается большое количество возможностей для волюнтаризма руководителей, совместно со сосредоточением его внимания на актуальных вопросах, не оставляя возможности для решения стратегических видов деятельности.
Линейная организационная структура
В данном типе структуры управления персоналом предполагается относительный уровень автономности в деятельности, в целом, она обладает простыми и одномерными связями (причем только вертикальными), совместно с возможностями самоуправления. Вместе с тем, ее принято широко использовать в ситуации организации деятельности для нижнего производственного звена, совместно с семейными или мелкими типами предпринимательства.
Представленный подход к группировке работников принято использовать в тех случаях, когда функции, необходимые для выполнения являются однотипными, а работники не подвергаются дифференциации по различным специальностям. Для больших и средних организациях, линейное разделение является эффективным для нижних иерархических уровней (в секторах и отделах). В ситуации, когда работа приобретает необходимость выстраивания специализации,
Функции кадровой службы в организации 2020
Задать вопрос эксперту ClubTK Вход/регистрация рубрики- Актуально
- Анонсы
- Архивное хранение
- Больничные
- Бухгалтерия в кадрах
- Военнослужащие
- Воинский учет
- Гарантии и компенсации
- Госслужба
- Делопроизводство
- Договоры
- Документооборот
- Должностные инструкции
- Законодательство
- Инвалиды
Отдел кадров: функции, структура, особенности работы
На чтение 10 мин. Просмотров 52 Опубликовано
Когда мы слышим про отдел кадров, то представляем среди груды бумаг женщину средних лет, которая проводит собеседования, принимает людей на работу и увольняет. Это, конечно, одна из ключевых функций сотрудника отдела кадров, но не единственная. Из статьи вы узнаете все стороны работы в этом отделе.
Функции отдела кадров
Если говорить официально, то отдел кадров – это подразделение предприятия по управлению персоналом.
Давайте рассмотрим на примере. Антонина Павловна – ответственный сотрудник отдела кадров. В ее функционал входит:
Интересный факт! Согласно международному опросу Society for Human Resource Management, 47% работников в отделе кадров считают борьбу с текучестью кадров компании основной задачей.
Отдел кадров – это первое, с чем сталкивается кандидат, приходя в организацию. Если там суматоха, а до стола раздраженного кадровика нужно пробираться сквозь ворох бумаг, то потенциального сотрудника это спугнет: никто не хочет попасть в место, где вечная неразбериха.
Антонина Павловна следит в своем отделе кадров за порядком: все бумаги должны быть на своем месте, а работы – выполнены в срок. Собеседования проходят в дружеской атмосфере с чашкой чая и печеньем. Так сотрудник понимает, что попал в ответственный и дружелюбный коллектив.
В своей работе Антонина Павловна регулярно взаимодействует с другими подразделениями. Например, в бухгалтерию предоставляет документы и копии приказов о зачислении сотрудников или увольнении, об отпусках, поощрениях или штрафных санкциях для работников. А в юридическом отделе ей сообщают об изменении законодательства, а также оказывают правовую поддержку.
Подбор персонала в отделе кадров
Антонине Павловне не безразлична судьба организации. Она понимает, что большая часть успеха компании зависит от качества персонала. Поэтому она определяет, в каких сотрудниках нуждается предприятие, а затем подбирает их. Это одна из ключевых задач специалиста отдела кадров.
Для поиска сотрудников кадровик своевременно подает информацию в СМИ и службу занятости о вакансиях. Иногда руководитель просит размещать вакансии на рекрутинговых сайтах. В таком случае нужно подробно расписать условия, график работы, требуемые навыки и многое другое, чтобы сразу отсеять неподходящих соискателей.
При проведении собеседования Антонина Павловна научилась оценивать, насколько подходит кандидат, на какую должность его поставить.
Кроме поиска новых сотрудников, нужно не забывать и про развитие штатных. Поэтому кадровик подбирает курсы повышения квалификации: они обязательны раз в 3 года. А еще она находит для сотрудников тренинги, курсы – они по желанию. Например, трехдневный интенсив «Потребительские привычки: как их использовать в работе менеджеру по продажам».
Интересный факт! 76% специалистов отдела кадров считают, что адаптация сотрудников плохо развита в их организациях. А 53% специалистов уверены, что вовлеченность сотрудника повышается при хорошо отстроенном процессе адаптации (исследование Kronos в США).
В функции Антонины Павловны входит также организация и проведение оценки и аттестации сотрудников.
Структура отдела кадров
Антонина Павловна устроилась на предприятие в отдел кадров еще давно, когда компания была небольшая: 85 человек с охранниками и уборщицами. Тогда она одна спокойно справлялась со своими обязанностями.
Предприятие разрасталось. Когда его численность перевалила за 100 сотрудников, в помощь Антонине Павловне в отдел кадров наняли трех специалистов.
Сейчас численность компании более 500 человек, отдел кадров также разросся. Теперь в нем работает 8 человек. В нашем случае кадровики распределены по подразделениям, за которые они ответственны. Например, Антонина Павловна отвечает за маркетинговое и финансовое подразделение. То есть она нанимает, увольняет, ведет учет только сотрудников этих двух подразделений.
Еще есть другой вариант распределения обязанностей: когда каждому кадровику назначается определенный перечень функций, но который относится ко всей организации. Например, один человек отвечает за аттестацию и обучение всего персонала, а другой – занимается оформлением приема, переводом, увольнением сотрудников, ведением личных дел и т.д.
Подведем итог:
- на предприятиях численностью менее 100 человек достаточно одного специалиста в отдел кадров;
- где сотрудников от 100 до 500 нужно 3–4 кадровика;
- где более 500 человек – 7–10 кадровиков.
Однако это лишь рекомендация: каждый директор предприятия сам решает, сколько сотрудников нанимать. Отметим также, что кроме кадровых специалистов, на предприятии должен быть руководитель отдела кадров.
Документация в работе отдела кадров
Кадровик работает в двух направлениях – с людьми и бумагами. С людьми мы уже разобрались. Давайте теперь разберемся, с какими документами приходится работать.
Первое – штатное расписание. Это документ, на основе которого определяется количество вакансий. Штатное расписание кадровик обязательно должен утвердить с руководством, а затем нанимать или увольнять сотрудников.
Важно правильно составлять расписание.
На мебельном предприятии специалист по кадрам пренебрегал штатным расписанием, заполнял как попало – «лишь бы что-то было». Однажды произошло сокращение, часть сотрудников уволили. Один из них оказался не промах: он подал на предприятие в суд за необоснованное увольнение. Директор предприятия с легкостью бы выиграл суд, если бы штатное расписание доказывало изменение в структуре организации, которое привело к сокращению. А так как кадровик не позаботился об этом, то уволенный сотрудник выиграл спор и ждет выплаты компенсации.
Обратите внимание! В соответствии с ТК РФ незаконно уволенный сотрудник имеет право на компенсацию за моральный ущерб или требовать восстановления в должности.
Второе, с чем приходится работать специалисту по кадрам, – это трудовой договор. Он заключается в письменном виде, подписи должны быть обеих сторон. В договоре прописываются условия работы, вознаграждения, которые соответствуют трудовому договору и удовлетворяют работника и нанимателя.
Не менее важны правила трудового распорядка. В них специалист по кадрам прописывает порядок приема и увольнения, права и обязанности, ответственность сторон, систему мотивации персонала и другие стороны трудовых отношений.
Приказ о приеме на работу. Например, при принятии в администрацию города инженера-сметчика кадровик вместе с заключением трудового договора выделяет инженеру рабочее место и закрепляет за ним имущество: компьютерный стол, кресло, компьютер, принтер и т.д.
Когда сотрудник принят на работу, специалист по кадрам обязан вести и хранить его трудовую книжку.
Обратите внимание! Трудовую книжку нельзя держать в ящике стола. По закону хранение трудовых книжек в отделе кадров возможно только в металлических сейфах или шкафах, доступ к которым есть лишь у назначенного специалиста.
Это еще не все: необходимо вести учет всех трудовых книжек предприятия в отдельной книге. В ней сотрудники расписываются при получении трудовой и при увольнении работника.
Договор полной материальной ответственности также составляют специалисты по кадрам. Например, сотруднику нужно часто ездить по городу. Финансовые специалисты посчитали и выяснили, что дешевле будет выделить сотруднику машину, чем постоянно оплачивать такси. К тому же, так экономится время. Машина – дорогостоящая вещь, ее нельзя просто так дать в пользование. Поэтому заключается договор, по которому сотрудник несет полную ответственность за выделенное имущество. Также прописывается, что он не может использовать машину в личных целях: возить картошку с дачи или кататься с девушкой на свидания.
Следующее – табели учета рабочего времени. Например, специалистам по кадрам администрации еще повезло – сотрудники работают с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Нужно лишь иногда вносить больничные, отгулы, отпуска. Но на заводе с рабочими дела обстоят сложнее: там тоже есть график, но кто-то работает каждый день сверхурочно, кто-то 2 через 2 или 2 через 3. Каждому работнику нужно отдельно просчитать рабочее время, чтобы бухгалтерия правильно начисляла зарплату, а отдел кадров мог контролировать работу сотрудников. Иногда для этой задачи нанимается отдельный специалист – табельщик.
Положение о защите персональных данных работников также входит в обязанности персонала отдела. Сотрудник при устройстве на работу оставляет паспортные данные и другую конфиденциальную информацию. Он не хочет спустя два месяца обнаружить у себя дома коллектора, который требует погашение непонятного займа. Поэтому в компаниях необходимо продумать систему защиты персональных данных. Обычно составляется документ, в котором прописывается, в каких отделах, на чем хранятся сведения работников, как они собираются и обрабатываются, у кого есть доступ к ним и, главное – методы защиты от неправомерного доступа.
Обратите внимание! Положение о защите персональных данных сотрудников должен подписать глава компании.
Остальные документы, которые должны вести и разрабатывать кадровые работники: положение об оплате труда, график отпусков, положение о премировании.
Планирование в отделе кадров
От планирования никуда не деться, в компании должно быть распланировано все: объем производства, маркетинг, ожидаемая прибыль и, конечно, штатный персонал. То есть необходимо знать, какие специалисты предприятию требуются сейчас, будут необходимы через определенное время, а какие уже не нужны.
Давайте вернемся к нашей знакомой Антонине Павловне. Ей нужно провести кадровое планирование для маркетингового отдела, за который она отвечает.
Антонина Павловна начинает с того, какие сотрудники понадобятся. В планах организации – переход с продвижения по радио и газетам в интернет. У предприятия уже есть сайт, только нужно его продвигать. Для этого требуются копирайтеры, чтобы писать статьи для блога компании и рекламные тексты, SMM-специалисты, чтобы работать с соцсетями, веб-аналитики – для оптимизации сайта и его продвижения.
Затем необходимо прописать профессионально-квалификационные схемы должностей – требования к разным категориям работников. Например, сейчас работает маркетолог, который специализируется на анализе рынка сбыта, формировании ассортимента товара, построении системы продаж, есть маркетолог по рекламе. В будущем потребуется еще один сотрудник с образованием маркетолога, но который будет специализироваться на интернет-маркетинге. То есть нужно прописать для нынешних и будущих сотрудников образование, специализацию, навыки.
Далее Антонина Павловна видит, что маркетолог по рекламе не выгоден компании: он занимается продвижением товаров через радио и газеты, а так как теперь все переходит в интернет, в этом нет необходимости. Кадровому работнику нужно определить способ сокращения ненужного работника: когда и как это будет сделано.
Антонине Павловне нужно еще раз просмотреть, кто чем занимается, после чего определить, эффективно ли используются кадры в соответствии с их потенциалом. Например, секретарь-делопроизводитель за несколько лет работы втянулась в эту сферу – даже поступила на заочный факультет маркетинга. Ей больше не интересно составлять отчеты, она делает это нехотя, постоянно задерживая их сдачу. Антонина Павловна видит, что молодая инициативная девушка принесет больше пользы на должности помощника маркетолога.
Когда количественный и качественный состав персонала утвержден, пора подумать об их развитии. Тут Антонина Павловна составляет план повышения квалификации кадров. В конце кадрового планирования нужно просчитать расходы.
Обратите внимание! Кадровое планирование – это не разовое действие. Хозяйственная деятельность организации находится в непрерывном движении, поэтому постоянным должно быть и планирование.
Нужно сказать, что хоть Антонина Павловна и ответственный сотрудник, который давно работает в компании и знает, что ей нужно, она не может самолично утверждать кадровое планирование. Все ее планы, расчеты должны утверждаться директором организации: именно за ним остается последнее слово.