Таблица важное срочное: Важное срочное. Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел

Это бесплатное руководство в формате PDF, которое вы можете использовать, чтобы точно указать, какие задачи вы выполняете каждый день, а затем быстро набрать обороты в направлении наиболее важных вещей. Самое приятное то, что это происходит быстро — даже самые занятые из нас могут заставить это работать на себя в своей жизни за считанные минуты.

Понравилась статья? Вы должны написать об этом в Твиттере и поделиться с друзьями, или не стесняйтесь делиться этим, как вам нравится, используя эту сокращенную ссылку: http: // j.mp / coveymatrix

| Miro

О шаблоне матрицы приоритетов

Шаблон матрицы приоритетов помогает вам организовать задачи, и это пространство, где вы можете оценить приоритеты и поделиться ими со своей командой. Менеджеры проектов и операторы любят этот шаблон, потому что он наглядно разъясняет, как приступить к проекту или даже с чего начать. Шаблон матрицы приоритетов также помогает выявлять проблемы и срочные дела.

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это инструмент, используемый для категориального определения приоритетов работы и информирования при принятии решений и управлении временем.Это полезный инструмент, потому что простая структура может применяться ко всем типам работы, будь то бизнес-процессы, проектные или операционные. Матрицы приоритета начинаются в простом формате, но могут быть настроены в зависимости от ваших потребностей. Большинство организаций расставляют приоритеты по степени воздействия (низкое, среднее, высокое), уровню усилий и срочности.

Матрица приоритетов — это инструмент управления для людей, которым нужно немного больше, чем простой список дел, и она может быть полезна для управления проектами и приоритизации проектов.Матрица 2×2 предназначена для того, чтобы помочь вам определить, какие задачи являются критическими, чтобы вы могли в первую очередь сосредоточиться на самых насущных.

Ряд факторов может повлиять на срочность или важность задачи из вашего списка. Например, если вы должны выполнить задачу, которая напрямую влияет на удовлетворенность клиентов, эта задача, вероятно, имеет высокую срочность и высокий приоритет. Однако, если вы должны выполнить задачу, которая могла бы сделать ваших клиентов более счастливыми в будущем, эта задача, вероятно, не срочна, но имеет высокий приоритет.

Как создать матрицу приоритетов

Просмотрите свой список задач и отсортируйте каждую по квадранту. Вот как относиться к каждому квадранту:

• Квадрант I предназначен для самых срочных и важных сроков.

• Квадрант II предназначен для разработки долгосрочных стратегий и развития, задач, которые не являются срочными, но все же важны.

• Квадрант III предназначен для срочных, но не важных задач, для отвлекающих факторов, требующих срочного решения, которые все же необходимо выполнять немедленно.

• Квадрант IV предназначен для задач, которые не приносят никакой пользы или вообще не приносят никакой пользы.

Проанализируйте свою ежедневную или еженедельную деятельность и отнесите проблемы к соответствующему квадранту в матрице критериев, прежде чем оценивать, где вам нужно внести изменения.

Создайте свою собственную матрицу приоритетов

Белая доска Miro — идеальное средство для создания и публикации вашей матрицы приоритетов. Начните с выбора этого шаблона матрицы приоритезации.

1.Используйте шаблон Miro

Откройте этот шаблон Miro, чтобы начать работу! На доске перечислите задачи, которые должна выполнить ваша команда.

2. Подумайте о каждой задаче

Задайте себе следующий вопрос для каждой задачи: Каковы последствия невыполнения этой задачи?

3. Расставьте приоритеты задач

На основе этой информации классифицируйте каждый элемент списка как «высокий приоритет» или «низкий приоритет».

4. Назначьте срочность задачам

Теперь разделите задачи в каждой категории на две подкатегории: «высокая срочность» и «низкая срочность».«Теперь у вас должно быть четыре списка.

5. Присвойте значения

Присвойте значения от 1 до 4 каждому параметру, где меньшие числа означают, что задача имеет более высокий приоритет.

6. Поместите в матрицу

Отсортируйте варианты в вашей матрице. После завершения поделитесь своими приоритетами с необходимыми заинтересованными сторонами.

Как использовать матрицу приоритезации, когда каждая задача №1

Чем вы делали, когда ваше внимание привлекла эта статья? Скорее всего, у вас возникли проблемы с концентрацией на другом проекте.

Еще до COVID-19 балансировка работы, семьи и общественной жизни затрудняла концентрацию внимания. В наши дни это может показаться совершенно невозможным.

Не позволяйте плохим новостям или хорошему развлечению нарушить ваше внимание. Вот простое руководство и советы, которые помогут вам лучше сконцентрироваться.

Признаки проблем с концентрацией

Признаки и симптомы отсутствия концентрации внимания варьируются от человека к человеку. Однако мы можем испытать следующее:

• У вас проблемы с рабочей памятью.Вы не знаете, что произошло не так давно;
• Проблемы с сидением на месте;
• Неспособность ясно мыслить;
• Вы часто теряете вещи или не можете вспомнить, где они были размещены;
• Иметь неспособность принимать решения или выполнять сложные задачи;
• Невозможно сфокусироваться
• Отсутствие физической или умственной энергии
• Постоянно и постоянно ошибаюсь, даже если вы этого не хотите.

Когда дело доходит до трудности с концентрацией внимания, вы можете заметить, что эти симптомы возникают у людей в разное время.Некоторым людям необходимо находиться в определенных условиях, чтобы проявились эти симптомы. Для других это может быть определенное время суток.

10 наиболее распространенных причин проблем с концентрацией

Вот 12 самых распространенных причин, по которым у вас проблемы с концентрацией, и способы их устранения.

1. Цифровые отвлекающие факторы

Прямо сейчас проведите небольшой эксперимент. Откройте историю браузера, нажмите Ctrl + H и посмотрите, где вы были весь день. Страшно, правда?

Вы входили и выходили из электронной почты.Вы перешли из социальных сетей в цифровую публикацию и обратно. Да, и посмотрите на те полдюжины розничных сайтов, которые вы пролистали в поисках новой пары обуви.

Тогда ваш смартфон. Каждые несколько секунд вы получаете новое уведомление от Twitter, Instagram или CNN. Каждый раз ваш взгляд переводится с экрана компьютера на телефон. Вы бы не хотели что-то упустить, верно?

Решение: запланируйте свой день

Хотя небольшая гибкость важна, вы должны выделить время для задач, которые, как вы знаете, вам нужно будет выполнить.

Запланировать время до:

• Чтение рабочих писем и ответ на них
• Развивайте два или три главных рабочих проекта
• Заниматься повышением квалификации
• Делать домашние дела
• Помогите детям с домашним заданием
• Запустите это руководство по Zoom вместе с партнером еще раз

Оставьте короткие промежутки между ними в качестве времени буферизации на случай, если что-то выйдет за запланированное время. Каждому нужно время от времени расслабляться и хорошо отвлекаться.

Когда вы это делаете, ключ управляет, а не позволяет ему контролировать вас.

2. Мечты и воспоминания

Помните то маленькое кафе, в котором ваш супруг сделал вам предложение 15 лет назад? Разве ваша столовая не выглядела бы великолепно с такими же столиками и плиткой метро на полу?

Иногда каждый теряется в мечтах и ​​воспоминаниях. Ваш разум блуждает в будущем или прошлом, потому что эти места более приятны, чем то, с чем вы сталкиваетесь в то время.Из-за этого вам трудно сосредоточиться на том, на чем вам нужно сосредоточиться.

Тем не менее, у вас есть крайний срок, так как вы можете сохранять сосредоточенность, когда у вас проблемы с концентрацией?

Решение: оставайтесь в настоящем

Мечтать — не обязательно плохо. Воображение может дать искру творческого гения или визуализации того, чего вы хотите от жизни. Вам просто нужно делать это тогда, когда это имеет смысл, а не тогда, когда вам следует сосредоточиться на работе.

Оставайтесь в настоящем, храня свой ежедневный список дел на столе.Когда ваш разум начинает дрейфовать, вернитесь к тому, что находится прямо перед вами. Сосредоточьтесь на чем-то реальном, например на дыхании, прежде чем снова переключить внимание на текущую задачу.

С учетом сказанного, найдите время, чтобы время от времени отвлекаться. Позвольте себе роскошь мечтать, когда это не отвлекает вас от того, что вам нужно сделать.

3. Головные боли

Хотя вы можете справиться с легкими приступами, разделяющая мигрень может разрушить любую вашу надежду на концентрацию на какое-то время.

Головные боли и мигрени вызваны целым рядом причин, включая стресс, недосыпание, диету, зрительное напряжение и прием лекарств. Добавьте к этому глобальную пандемию, и неудивительно, что у вас в голове раскалывается.

Решение: используйте свою голову

Как и в случае с дезинфицирующим средством для рук, всегда держите под рукой лекарства от головной боли и мигрени. Если в наши дни добраться до аптеки сложно, службы по лечению мигрени, такие как Nurx, могут диагностировать вас и доставить лекарства к вашей двери.

Если ваша головная боль не сильная, попробуйте безмедикаментозный подход. Некоторые люди находят облегчение, просто выпивая воду, накладывая холодный компресс или вдыхая эфирные масла.

4. Гоночные мысли

Когда должен закончиться этот проект? Мне нужно что-нибудь для детского душа Джейн. У меня почти закончился шампунь. Мне нужны эти данные аудита. Что мне приготовить на ужин сегодня вечером?

Вам знаком этот сценарий? Когда вы заняты, вы внезапно вспоминаете еще пять вещей, которые вам нужно сделать или о которых нужно подумать.

Все это может настолько отвлекать, что вы не можете успевать за собой и испытываете трудности с концентрацией внимания.

Исправление: медитируйте и будьте внимательны

Если вы похожи на большинство людей, ваш разум в 47% случаев погружается в мысли, что вызывает проблемы с концентрацией.

Медитация — отличный способ убрать беспорядок, восстановить когнитивные функции и сосредоточиться на настоящем.

Хорошая новость в том, что медитировать легко.

Просто сядьте в удобном месте, снимите обувь и установите таймер на десять минут.Затем просто сосредоточьтесь на своем дыхании.

Не пытайтесь это контролировать; просто обратите внимание на свои вдохи и выдохи и позвольте мыслям не осуждаться.

Медитация осознанности, описанная выше, — это всего лишь один из видов. Также популярны медитации на мантры и движения. Выясните, что работает для вас, и избавьтесь от этих гоночных мыслей.

5. Нерешенные вопросы и аргументы

Жизнь беспорядочная, и, если вы похожи на меня, одним из величайших убийц концентрации являются неразрешенные споры и споры.

Может быть, вы поссорились со своим партнером вчера вечером. Возможно, вы оба легли спать в гневе, и это беспокоило вас все утро.

Или, может быть, вам надоели сослуживцы, которые всегда говорят громче, чем необходимо, потому что хотят, чтобы все слышали об их последнем свидании.

Ваш гнев и раздражение могут иметь хорошее место, но задерживаться на этих вещах не поможет. Клетки вашего мозга лучше использовать для чего-то другого.

Исправление: некоторое закрытие

Вместо того, чтобы оставлять спор в воздухе, попробуйте решить его.Придерживайтесь сути, сохраняйте спокойствие, слушайте и доводите разногласие до какого-то разрешения.

Если сотрудник делает что-то, что раздражает вас настолько, что мешает вашей способности концентрироваться, отведите его в сторону и расскажите об этом. Будьте рациональны — не сердитесь — и постарайтесь понять, что может мотивировать их действия.

В противном случае ничего не изменится, включая тот факт, что у вас проблемы с концентрацией внимания.

6. Недостаток сна

Недостаток сна — это не только проблема со здоровьем.Это также мешает вашей способности концентрироваться в часы бодрствования.

Есть и медицинские причины плохого сна. Диабет, апноэ во сне, респираторные заболевания, сердечно-сосудистые заболевания, генерализованное тревожное расстройство и неврологические расстройства.

В таких случаях необходимо обратиться к врачу и обратиться за лечением.

Но для большинства людей плохой сон является результатом проблем с психическим здоровьем и беспокойства по поводу самых разных вещей. Финансы, дети, родители или, может быть, та смена работы, которую вы обдумывали.

У вас много мыслей, и из-за этого у вас проблемы с концентрацией внимания.

Исправление: сладких снов

Потеря всего 16 минут сна может на следующий день выбросить вас из игры. Заснуть может быть так же легко, как сменить матрас или подушку, но более серьезным виновником является ваш распорядок дня. Ключевые шаги, которые помогут восстановить когнитивные функции:

• Ложитесь спать и вставайте в одно и то же время каждый день, в том числе по выходным.
• Контролируйте воздействие света в ночное время, в том числе на экраны смартфонов и компьютеров. Используйте это время, чтобы противостоять тем серьезным вещам, которые у вас на уме, составив список проблем или обновив список дел.
• Избегайте переедания. Обильное питание перед сном может вызвать вздутие живота и дискомфорт.
• Избегайте употребления алкоголя и кофеина. Оба вещества прерывают ваш естественный цикл сна.
• Когда ложитесь, выключите свет и закройте глаза. Сделайте несколько глубоких вдохов и погрузитесь в страну грез.

7. Недостаток упражнений

Для многих упражнения упражнения оказываются внизу списка дел. Когда у них заканчивается время, они его пропускают. Но они расплачиваются за это позже в форме своей концентрации.

Даже умеренная регулярная физическая активность приносит пользу вашему физическому здоровью, улучшает сон, снижает беспокойство и повышает остроту ума.

Если вы не уделяете время физическим упражнениям в течение дня, вы теряете способность сохранять концентрацию.

Исправление: двигайтесь

Не все являются спортсменами, и не все хотят тренироваться под пристальным вниманием своих товарищей по тренажерному залу.И это нормально.

В конце концов, самое главное — это устойчивость.

Вместо того, чтобы использовать новогодний подход к упражнениям, который скоро потерпит неудачу, начните с буквально маленьких шагов, таких как прогулка с собакой или подъем по лестнице.

Если вам нужно всего пять минут, чтобы съесть протеиновый батончик за рабочим столом, используйте оставшуюся часть обеденного перерыва, чтобы прогуляться. Даже если это будет около квартала, вы вернетесь отдохнувшими.

8. Скука

Если вам наскучил рабочий проект, легко стать жертвой даже малейшего отвлечения.То же самое может случиться, когда вы тоже не получаете удовольствия от того, что делаете.

Скука — это отправная точка, которая может легко выйти из-под контроля. Это приводит к отсутствию мотивации, что приводит к усталости, которая приводит к тому, что вы просматриваете ленту Facebook часами, убивая вашу способность сосредотачиваться.

Депрессия и скука тоже тесно связаны, поэтому скука может быть признаком чего-то более глубокого.

Исправление: свежий взгляд

Пандемия удушает нашу социальную жизнь.Несмотря на ограничения на встречи с другими людьми и публичные прогулки, вам нужно найти способ вернуть «социальное» в свою жизнь.

Важен баланс между работой и личной жизнью, особенно в этих обстоятельствах.

Даже если вам неудобно есть в ресторане или навещать бабушку, вы можете кое-что сделать. Zoom и Facetime — хорошие варианты, но вы также можете подумать о том, чтобы побыть парой друзей во внутреннем дворике, сохраняя при этом социальную дистанцию.

Будьте краткими, чтобы никому даже не приходилось пользоваться вашей ванной.

А насчет того скучного рабочего проекта? Измените свое отношение, подумав о том, какую пользу это принесет вашему клиенту.

Найдите способ развлечься, например, обсудив это с коллегами, которые заставляют вас смеяться. Вы можете узнать больше о том, как сделать скучную работу интересной, в следующем видео:

Если ничего не помогает, просто пройдите через это. Вычеркните это из своего списка и перейдите к чему-нибудь более интересному.

9. Избыточное напряжение

Пандемия, политика, экономика, то, что происходит в новостях, ваша работа и многое другое могут стать серьезным стрессом.В некоторых случаях они управляемы.

Но бывают дни, когда вы не можете не волноваться и нервничать из-за этих вещей.

Я понимаю, что, однако, переживать из-за этих вещей — это также ваш образ жизни.

Исправление: разрушение

Стресс из-за этих вещей не только вызовет снижение когнитивных функций и концентрации, но также является отправной точкой для других проблем, перечисленных в этом посте.

Чтобы решить эту проблему, очень поможет научиться снимать стресс различными способами.Эти методы включают:

• Возьмите за правило подчеркивать то, что вы можете контролировать, вместо того, чтобы беспокоиться о том, что вы не можете контролировать.
• Практика осознанности или медитации
• Сделайте перерыв
• Говорите с другими о своих заботах
• Избегайте употребления наркотиков и алкоголя и вместо этого найдите другой способ расслабиться

10. Недостаток питательных веществ или голод

Наконец, последняя причина, по которой вы не можете сконцентрироваться, может быть, вы не получаете нужных питательных веществ или едите недостаточно для начала.

Недостаток питания — очень распространенное явление, поскольку люди могут отвлекаться на другие вещи, которые они забывают съесть. Или они просто перекусывают небольшими порциями и не получают необходимых питательных веществ.

Решение: ешьте лучше и здоровее

Жизненно важно, чтобы вы правильно питались и получали нужные питательные вещества в своем организме. Очень помогают такие витамины, как D3 и B12, и их можно принимать в качестве добавок.

Что касается настоящих продуктов, то черника, зеленый чай, авокадо, рыба, вода, темный шоколад, семена льна и орехи — все это помогает сосредоточиться и сконцентрироваться.

Кроме того, убедитесь, что вы едите достаточно при каждом приеме пищи и едите регулярно в течение дня.

Хотя это не очень распространено, у вас могут быть проблемы с концентрацией из-за хронических заболеваний. Затруднение с концентрацией внимания является побочным эффектом:

Когда обращаться за помощью?

Обращение за помощью должно быть приоритетом, если вы:

• У вас не было диагностировано никаких когнитивных расстройств, упомянутых выше, и вы пробовали несколько из этих методов, упомянутых выше, чтобы исправить трудности с концентрацией внимания;
• Испытал потерю сознания, сильные боли в груди, сильные головные боли, внезапную и необъяснимую потерю рабочей памяти;
• Необычное чувство усталости;
• Проблемы со сном;
• Или наблюдая снижение успеваемости на работе или в школе.

Итог

Концентрация требует много энергии, мотивации и внимания. Вот почему у большинства людей проблемы с концентрацией внимания. Когда за ваше внимание борются всевозможные звуки, огни и люди, такое сочетание может быть неуловимым.

Делайте все возможное, чтобы убрать отвлекающие факторы, очистить свой разум и позаботиться о себе. Эти рабочие проекты практически прекратятся, как только вы попадете в нужную точку.

Больше, чтобы помочь вам сосредоточиться

Кредит предоставленной фотографии: Rabie Madaci через unsplash.com

Срочно или важно — Карен Джонс Консалтинг

Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть времени тратите на тушение пожаров и решение одного неотложного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и недостаточно времени для этого. Это может привести к тому, что мы будем работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на упреждающих задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «Большинство срочных дел не являются важными, а большинство важных дел не являются срочными.«Один из шагов к эффективному управлению временем — это различать то, что срочно, а что важно. Важные действия приводят к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или распорядки и отвлекают нас от наших целей. Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов в отношении важных / несрочных вещей, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.

Создание матрицы «Срочно / важно» — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, отнимающих у нас время и ресурсы.

Стивен Кови «Семь навыков успешных людей» классифицирует задачи по четырем направлениям:

1. Срочные и важные — Эти задачи имеют тенденцию монополизировать наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как соблюдение сроков, устранение неисправностей оборудования, управление трудными клиентами или решение вопросов, отложенных до последней минуты.
2. Срочные и неважные — Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам в достижении ваших целей и помешать выполнению другой важной работы.Эти задачи могут включать в себя частое реагирование на электронную почту или перезвон, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества встреч или реагирование на искусственные дедлайны.
3. Несрочные и важные — Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса. Эти задачи являются проактивными. Они требуют дальновидности, планирования и дисциплины, чтобы гарантировать, что их не вытеснят и не перегружают срочные / важные задачи.
4. Несрочные и неважные — Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они вытесняют усилия, которые следует тратить на важные действия.

ВСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ

Матрица срочности / важности

Высокая важность

Низкая срочность

Несрочная и важная

Срочно и важно

Высокая срочность

Несрочные и неважные

Срочные и неважные

Низкая важность

Используйте матрицу, чтобы расставить приоритеты для ваших действий.

1. Создать список задач
2. Оцените каждую задачу по шкале от 1 до 5 по ее важности для достижения ваших целей
3. Оцените срочность каждой задачи
4. Поместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы

Матрица позволяет вам быстро отмечать действительно срочные проблемы, выявлять важные задачи, которые необходимо выполнить своевременно, чтобы они не превратились в чрезвычайные ситуации завтрашнего дня, и выявлять менее важные вопросы, которые могут быть делегированы , перенесены или пересмотрены с точки зрения их влияния на ваше время и ресурсы.

Как срочно управлять приоритетом задач — матрица важности (UIM)?

Мы рады объявить о недавнем выпуске дополнительного инструмента творческого мышления в онлайн-платформе PRIZ для инноваций, срочности — матрица важности (UIM). Этот инструмент создан, чтобы помочь вам избежать ошибок, сэкономить время при управлении приоритетами задач и принятии решений.

Новый инструмент — это практический инструмент для управления приоритетами задач.Матрица срочности — важности наиболее эффективна в сочетании с рейтингом Roun — Robin Ranking (RRR).

Управление приоритетом задач по срочности — матрица важности широко описана в литературе. Вы можете найти много актуальной информации в Интернете. Например, Принцип срочности / важности Эйзенхауэра , Как управлять своими приоритетами с помощью матрицы срочно-важных , Матрица приоритезации 101: что, как и почему? (Бесплатный шаблон) и многие другие.

Здесь мы собираемся описать наше видение классификации срочности и важности, а также предложить практический инструмент для эффективного управления приоритетом задач с помощью инструмента срочность — матрица важности (UIM).

Начнем с определения ЗАДАЧИ. Мы понимаем, что означает ЗАДАЧА? Что такое ЗАДАЧА? Представьте, что вы работаете за компьютером уже пару часов и готовы выпить чашку кофе. Подумайте и ответьте: пойти в кафетерий и выпить кофе — это ЗАДАЧА? Или другой сценарий: пригласить коллегу в кафетерий и вместе попить кофе — это ЗАДАЧА? Другой сценарий: ваш менеджер пригласил вас в кафетерий на чашку кофе — это будет ЗАДАЧА? Чувствуете разницу между разными сценариями одного и того же действия — пить кофе? Конечно, знаешь.

Теперь попробуйте определить, какая из следующих задач является ЗАДАЧЕЙ:

• Найдите первопричину сбоя
• Получите и проанализируйте данные
• Посетите ирландский паб с друзьями
• Посетите врача
• Посмотрите фильм…

Вы нашли ЗАДАЧИ?

Вы можете найти много информации об определении ЗАДАЧИ, но мы выбираем то, что нам больше всего нравится, определение, предоставленное Кембриджским словарем: «Задача — это часть работы, которую нужно выполнить, особенно та, которая выполняется регулярно, неохотно, что-то неприятное или с трудом. .»Отличное определение. Он подводит нас к очень банальному утверждению: «ЗАДАЧА — это то, чего мы не хотим делать. Мы не хотим, но должны ».

Матрица решений Эйзенхауэра основана на очень четких и эффективных концепциях:

• Если все срочно, то все теряет актуальность.
• Если все важно, то нет ничего важнее.

Матрица представлена ​​ниже:

Актуальность и Важность — оси чата.Нет непрерывной градации осей, только двоичное разделение: «да» или «нет», «срочно» или «не срочно», «важно» или «не важно».

Правое верхнее поле соответствует задачам «Срочные и важные».
Задачи, которые одновременно являются срочными и важными, попадают в эту категорию. Например, решение вопросов безопасности или качества. Эти задачи получают наивысший приоритет: « Do First ».

Левое верхнее поле соответствует «Важным и несрочным» задачам .
Например, проекты, направленные на повышение производительности, снижение затрат или повышение надежности продукта. Согласно UIM, все задачи, попадающие в эту категорию, получают приоритет: «Сделать позже» .

Правое нижнее поле соответствует «Срочным и неважным» задачам .
Например, примите участие в собрании, на котором вы не принимаете решения. Это срочно, потому что собрание планируется начать через 30 минут, но важность равна нулю, поскольку вы не можете повлиять на процесс принятия решений.UIM рекомендует такие задачи делегировать — «Делегат» .

Левое нижнее поле соответствует задачам «Не срочно и неважно».
Например, некоторые задачи, которые не влияют на ваш текущий статус или статус вашей активности на работе. Например, анализ влияния перехода на летнее время на некоторые производственные параметры. Просто отбросьте такие задачи, удалите задачи или проекты, попадающие в эту категорию — «Исключить» .

Делай то, что важно

Оба верхних квадранта важны и должны быть заполнены.Учтите, что задачи «Сделать сначала» обычно являются краткосрочными задачами, а «Сделать позже» относятся к долгосрочным задачам. Не смешивайте их. Если вы менеджер, распределяющий задачи, не назначайте краткосрочные и долгосрочные задачи одним и тем же людям. Задачи очень разные, и их успешное выполнение зависит от способности людей выполнять определенный тип задач. Менеджер должен определить, кто больше подходит для краткосрочных задач, а кто — для долгосрочных. В первом случае для краткосрочных задач менеджер должен искать «пожарных», людей, которые полностью посвятили себя конечной цели — уменьшить вред любыми средствами.Долгосрочные задачи, как правило, представляют собой проекты по повышению производительности, которые должны выполняться «шахматистом». Риск их ошибки очень мал, но они потратили много времени на поиск лучшего хода и лучшего решения.

Не смешивайте задачи и не поручайте их соответствующим людям.

Не тратьте время и ресурсы на Неважные задачи

Нет реального заказчика для неважных задач, никому не нужны результаты, никто не готов «платить» за выполненные неважные задачи.Не тратьте время на задачи, которые попали в два нижних квадранта. Не посещайте ничего неважного.

Как определить срочность и важность?

Как вы классифицируете задачу? Как определить, важна задача или не важна, срочна или нет? Как нормализовать и стандартизировать процесс оценки срочности и важности?

Все задачи возникли из-за ошибки. Без изъяна — без задач.

Уровень срочности связан с ожиданием.Недостаток, который приводит к ожидаемому ущербу, не может привести к срочным задачам, в то время как любой неожиданный ущерб следует рассматривать как неотложный из-за его неопределенности:

Например, все мы знаем, что даже отличный и очень дорогой автомобиль не идеален. Изнашиваются все движущиеся части автомобиля; поэтому требуется периодическое техническое обслуживание. Техническое обслуживание, известное заранее, запланированное и ожидаемое, — это задача, но она не может быть срочной. Это типичная несрочная задача.

Примером неожиданного повреждения может быть шум, внезапно возникший в двигателе автомобиля.Машину нужно как можно скорее доставить в сервис, чтобы уменьшить возможное влияние. Эта задача не запланирована (неожиданная) и должна рассматриваться как срочная задача.

Важность связана со стоимостью. Чем выше цена ущерба, тем выше важность.

Шум в двигателе автомобиля может дорого обойтись по сравнению с небольшой царапиной на двери автомобиля. Следовательно, малозатратный вред не важен, в то время как к высокозатратному ущербу следует относиться как к важной задаче.

Правила оценки срочности и важности кратко изложены в таблице ниже:

UIM — отличный инструмент для управления приоритетами задач, но как им пользоваться? Следует ли нам использовать ручку и бумагу? Как мы храним информацию, как продолжаем работать над расстановкой приоритетов задач?

Мы создали инструмент UIM для вашего удобства прямо в ОНЛАЙН ПЛАТФОРМЕ.

Пожалуйста, обратитесь к странице, посвященной UIM, для получения более подробной информации и примеров использования.

Как использовать матрицу срочности — важности в онлайн-платформе PRIZ:

1. Нажмите оранжевую кнопку «ОНЛАЙН ПЛАТФОРМА» и войдите в систему или создайте новую учетную запись:

2.Откройте свой проект. Вы можете выбрать проект из списка задач (нажмите «РЕШИТЬ ЗАДАЧУ») или создать новый проект (нажмите «+ ДОБАВИТЬ НОВЫЙ ПРОЕКТ»):

3. В случае выбора нового проекта вы попадете на титульную страницу проекта. Вставьте название вашего проекта в соответствующее поле и нажмите «СОЗДАТЬ»:

4. Пропустите мастер задач проекта:

5. В левом черном меню нажмите «Инструменты для творчества» и перейдите прямо на страницу. Выберите срочность — матрица важности:

6.Нажмите «Узнать больше» для получения дополнительной информации и нажмите «Использовать», чтобы продолжить:

7. По очереди вставляйте задачи и нажмите «Создать задачу»:

8. После завершения ввода задач начните назначать задачи по очереди на основе срочности и важности задачи. Помните, что срочность — это функция ожидания потока (ожидаемое не может быть срочным). Важность дефекта зависит от стоимости (не может быть важна низкая стоимость):

9. Новые задачи могут быть добавлены в процессе назначения.Во время назначения группа приоритета появится в правой части таблицы. Нажмите «Завершить», когда процесс назначения будет завершен:

10. Вы перейдете на страницу «Сводка приоритезации задач», где задачи будут помещены в соответствующую группу. Если в группе более трех задач, они могут быть ранжированы внутри группы. Нажмите «Ранжировать задачи»:

11. Ранжирование проводится методом Round — Robin Ranking (RRR): сравнение заданий попарно. Щелкните «Подробнее» для получения информации о процессе RRR.Когда вы будете готовы к ранжированию, нажмите «Использовать» и начните ранжирование:

12. Выберите соответствующую задачу и нажмите «Сохранить и продолжить»:

13. После завершения ранжирования оценка каждой Задачи появится в правой части таблицы. Нажмите «Вернуться к списку задач»:

14. Появится сводная таблица. Задачи будут разделены на разные группы и ранжированы в каждой группе, содержащей более трех задач:

Ваши результаты сохраняются в вашем аккаунте и доступны в любое время:

Теперь ваши задачи расставлены по приоритетам.

Используйте «Диспетчер задач» для завершения вашего проекта.

ВОЙТИ на инновационную платформу PRIZ и начни свой проект.

УДАЧИ !!!