Таблица важное срочное: Важное срочное. Матрица Эйзенхауэра. Примеры распределения дел

Автор: | 03.03.1982

Содержание

Срочное или важное – Планировщик Личный Маяк

Выбор главных и самых важных дел сам по себе является одной из сверх важных задач для каждого человека. Такой выбор определяет не просто Ваши действия и стремления. Этот выбор зачастую определяет Вашу судьбу, то как Вы проживете свою жизнь!

Самое важное в жизни

Чтобы правильно определить самые главные и важные дела воспользуйтесь следующей методикой:

Для начала классифицируем все дела по срочности и важности.
Получится таблица с квадратами I, II, III и IV:

Срочные

Не срочные

Важные

I

II

Не важные

III

IV

Срочные дела требуют, чтобы ими занялись немедленно, прямо сейчас.

Важные дела оказывают существенное влияние на результат Вашей деятельности.

Дела из Квадрата I являются срочными и важными.
Часто они приобретают характер проблемы или кризиса. Каждому, время от времени, приходится с ними сталкиваться. Однако, сколько бы Вы ни суетились в Квадрате I, он будет беспрерывно расти, и, наконец, Вы почувствуете себя целиком и полностью в его власти. Это все равно, что бороться вплавь с прибрежным морским течением. Немало новичков, пытаясь достичь берега кратчайшим путем, истратив все свои силы на борьбу с течением, так и не смогли добраться до берега. Опытные пловцы, используя силу течения, перемещаются вдоль берега, и, найдя подходящее место, выбираются на сушу.

Выполняя дела из Квадрата III (срочные и НЕважные), человек также находится в состоянии постоянной суеты, часто думая, что срочное и есть важное. В действительности же, срочность этих дел часто диктуется определенными приоритетами или ожиданиями других людей, и только уводят Вас от Вашего успеха.

Именно в квадрате III Вы карабкаетесь на чужую стену!

В Квадрат IV (дела несрочные и неважные) некоторые люди перемещаются, пытаясь вырваться из суеты срочных дел.
Такой вариант решения проблемы, даже при получении кратковременного успеха, является вопиющей безответственностью перед собой, и ведет в дальнейшем к ощущению себя беспомощной жертвой. Как итог, такие люди нуждаются в моральной и материальной поддержке.

Эффективные люди ищут не проблемы, а возможности. Они не оправдывают себя сложностью ситуации, а заняты поисками решений. Развивая в себе способность предвидения, они просчитывают комбинацию на много ходов вперед и сосредоточены на делах из Квадрата II – основе продуктивного образа жизни. Сюда относятся:

создание прочных отношений с окружающими; написание индивидуальной программы, перспективное планирование, подготовка и профилактика — все то, что должно быть сделано, и чего многие под разными предлогами никогда не делают.

Концентрация усилий на важных и несрочных делах Квадрата II закладывает прочный фундамент будущего успеха. Деятельность становится более плодотворной. Кризисы и проблемы сводятся к минимуму. Вырабатывается навык заблаговременно предотвращать, либо быстро улаживать проблемы, не позволяя им перерасти в кризисы.

Отдавая приоритет делам из Квадрата II, важно уметь говорить «нет» другим делам, иногда и срочным. Даже если срочное ХОРОШО, оно, всё равно, отвлекает силы от ЛУЧШЕГО, мешает достичь самых важных целей.

Важно!!! Противостоять делам из Квадратов I и III нелегко. Все, кто пытается сделать это за счет силы воли, рано или поздно выдыхаются и, начав заниматься чем-то полезным для себя, в дальнейшем прекращают эти занятия. Знайте, что оставаться в Квадрате II поможет только сильная внутренняя мотивация четвертого уровня управления.

Итак:

  1. Деятельность в Квадратах I, III и IV приводит к возникновению кризисных ситуаций, заставляет действовать в условиях суеты и срочности.
  2. Деятельность в Квадрате II — прочное основание успеха, имеет бескризисную природу. Всегда показывает правильное направление движения.

Личный Маяк поможет вам находиться на четвертом уровне управления временем и поддержать сильную внутреннюю мотивацию действий в Квадрате II

Напишите как Вы сами определяете

Самое важное в жизни

Составляем перечень важных, но не срочных дел

В первых числах декабря мы не спеша готовимся к тому, чтобы встретить Новый год. Подвести итоги, подготовить подарки, выставить цели на следующий год – все это важно, но пока еще не срочно. А вот, если затянуть с выполнением этих дел до последних дней месяца, то они превратятся в авральные.

Чтобы такого не возникало, надо делать важные дела заранее. А для этого стоит иметь список этих дел. Попробуем его составить.

Почти каждый читатель Лайфхакера знает о матрице Эйзенхауэра, но все же напомню о ней. Выглядит она вот так:

Стандартные рекомендации к каждому из блоков таковы:

  • Срочные и важные – не допускать
  • Срочные и неважные – делегировать
  • Несрочные и важные – делать
  • Несрочные и неважные – не делать

Но хватит теории, давайте перейдем к составлению списока дел важных и не срочных, дел, которыми действительно стоит заниматься.
Организовать информацию. Подумайте, сколько обычно у вас уходит времени на поиск нужной информации. Ведь мы потребляем ее в таких количествах, что запомнить, где именно ты на нее натолкнулся затруднительно. Это было в социальной сети, в RSS-ленте, в поисковике? Если к этому еще добавить то, что мы сидим то за ноутом, то за компьютером, то за планшетом, то становиться грустно.

Поэтому я запланировал себе следующее: Вести одну базу данных для хранения информации. Для меня это Evernote, который в следующем году должен объединить заметки с Kindle, данные из OneNote, отмеченные записи из Reader, ссылки на видео с рецензией.

Завести нужные связи. Скажите, а вы знакомы с вашим почтальоном? А участковым врачом, налоговым инспектором? Вы знаете, кому звонить, если у вас прорвет трубу? Перечень людей, знакомство с которыми является важным, можно продолжить, но у каждого он уникален. Поэтому составьте свой список.

Разобрать вещи. Многие вещи для нас важны. Некоторые являются ключом к воспоминаниям или эмоциональным переживаниям. Например, фотографии или кубки, грамоты за достижения. Такие возможно стоит хранить. Но вот ненадеванная три года кофточка, которая лишь занимает место.

Подготовить нужные документы. Важен порядок не только в информации, вещах, но и в документах. Например, получить загранпаспорт. Почему-то столь многие получают его ускоренно, перед поездкой на отдых. А ведь срок его действия десять лет. Еще стоит помнить про интернет-документы: данные по домену, персональный аттестат вебмани, верификация яндекс. денег.

Я специально не включаю в этот список процессы или привычки, которыми важно заниматься постоянно. Это общение с родными и близкими, самосовершенствование, забота о здоровье, чтение и прочее. А что бы вы добавили в этот список?

10 лайфхаков по тайм-менеджементу | Rusbase

1. Расставьте приоритеты

В этом вам поможет Колесо жизненного баланса. Определите восемь сфер жизни, которые наиболее значимы для вас. Это могут быть семья, карьера, деньги, здоровье, путешествия, спорт, творчество, хобби, друзья и так далее. Нарисуйте круг с восемью сегментами, а затем отметьте на этом круге уровень вашей удовлетворенности от каждой сферы.

Важно отмечать не уровень ваших достижений, а именно степень, насколько вы довольны тем, что у вас есть в данной области. Достаточно ли вам того, что есть, или вы хотите большего? Те сферы, в которых вы не чувствуете удовлетворения, в которых вам есть куда расти, и есть приоритетные направления вашего развития.

 

2. Следите за тем, чтобы ваши сегодняшние действия согласовывались с долгосрочными целями

В этом поможет пирамида личной эффективности. В ее основании лежат долгосрочные цели — обычно это цели, которых можно достичь за 1-3 года. В центре пирамиды располагаются краткосрочные цели (достигаются в течение года). Следующая ступень — планы и задачи на неделю. А венчают пирамиду планы на день и конкретные действия, которые необходимо совершить.

Составьте такую пирамиду для себя и проверьте, насколько ваши текущие дела согласуются с вашими стратегическими задачами. И если в течение дня вы заняты текучкой, никак не помогающей вам достигать долгосрочных целей, настало время что-то менять. 

3. Формулируйте цель так, чтобы вам захотелось ее достичь

Не ставьте задачу «выучить английский язык к декабрю». Подумайте, что вы получите, если будете знать язык? Быть может, вам удастся поехать в путешествие, которое из-за незнания языка было недоступно? Или вы сможете общаться с любимым человеком на его языке, если он иностранец? Цель должна звучать для вас привлекательно, описывать желаемый результат.

Например, «Я хочу прочитать “Гарри Поттера” в оригинале».

4. Ставьте задачи четко и конкретно

Не «сделать карьеру», а «получить такую-то должность». Не «стать богатым», а «зарабатывать столько-то тысяч долларов в год».

Если цель сформулирована мутно, мозг не даст команду двигаться к ее достижению, вы будете постоянно откладывать дела, которые могли бы привести к результату. Так устроена человеческая психика.

Цель должна быть не только конкретной, но и такой, чтобы можно было четко понять, достигнута она или нет. Например, цель «научиться договариваться с людьми» этому критерию не отвечает. Как понять, научились вы уже или еще нет, со всеми людьми или только с некоторыми? Переформулируйте конкретно и четко, с учетом того, с кем и о чем вам надо договориться — и вы сразу увидите способы, которыми решается эта задача. 

5. Цель должна быть достижимой

Не всегда можно сразу определить, можете ли вы получить то, что хотите. Чтобы прояснить этот момент, займитесь оценкой ресурса.

Вы хотите стать президентом РФ? Отлично. Оцените, что для этого у вас уже есть: образование, профессия, должность, знакомства, влияние. Если ресурса недостаточно, цель недостижима. Но это не значит, что от нее нужно отказаться. Разбейте ее на несколько промежуточных целей, которые будут достижимы, и двигайтесь к ним.

6. Определите, какие из ваших дел являются более срочными и важными

В этом вам поможет «матрица Эйзенхауэра».

 

В верхнем левом квадрате таблицы обычно оказываются те задачи, которые раньше относились к важным, но не срочным задачам. Мы не сделали их вовремя — и теперь вынуждены все бросить и заниматься ими. Чтобы избежать эффекта белки в колесе, не откладывайте важные дела на последний день или до момента,

когда гром грянет.

7. Уделяйте основное время выполнению важных, но не срочных дел

Это те самые задачи, которые приближают вас к долгосрочным целям и дают вам 80% результата. В матрице Эйзенхауэра они относятся к левому нижнему квадрату.

Не поддавайтесь искушению сделать сначала мелкие, незначительные дела из нижнего правого квадрата матрицы. Да, вы сможете быстро с ними разобраться, но на конечный результат вашей работы эти дела, скорее всего, никак не повлияют. Зато, пока вы будете ими заниматься, сложные, но очень нужные задачи решаться не будут.

8. Всегда думайте о том, для чего нужно выполнить ту или иную задачу

Влияет ли ее выполнение на долгосрочный результат? Помогает ли ее решение достичь тех целей, которые вы для себя наметили? Нет? Тогда спросите себя, что будет, если вы отложите выполнение этой задачи или передадите ее коллегам или подчиненным.

Как правило, решение мелких текущих проблем можно отложить на потом или делегировать без всяких последствий. Целесообразно выделить специальное время, чтобы заняться ими (например, полчаса в конце рабочего дня).

9. Избегайте «поглотителей времени»

Это мероприятия, события и бесполезные дела, которые не приносят результата и не приводят к целям. Присутствие на совещаниях лишь потому, что так положено по протоколу компании. Ожидание назначенной встречи. Ответы на звонки и письма в течение рабочего дня. Общение с коллегами, переписка в соцсетях. Все эти мелочи крадут наше время и не позволяют решать стратегические задачи.

Есть много способов избежать подобной потери времени. Например, можно договориться и прийти лишь на ту часть совещания, когда будет обсуждаться вопрос, который вас касается. Ожидая клиента или начальника, можно взять с собой ноутбук и поработать. На приятный досуг лучше всего выделить определенное время в течение дня.

10. Планируя свой день, учитывайте биоритмы

Если вы «жаворонок», перенесите все важные и сложные дела на утро. Если вы «сова» — займитесь в первой половине дня решением менее значимых задач, а во второй половине дня приступайте к делам, требующим повышенного внимания, времени и усилий. Не старайтесь успеть как можно больше, учитывайте собственные потребности и помните о том, что тайм-менеджмент подразумевает не гонку за успехом, а умение действовать эффективно, сохраняя силы и радость жизни.


Материалы по теме:

Я совмещаю работу и постоянные тренировки. У вас тоже получится

3 способа повысить продуктивность с помощью Gmail

7 простых привычек, которые сделают вас миллионером

Как я стала жаворонком, выучила новый язык и прочитала в 5 раз больше книг за год

Почему to-do list неэффективен

9 простых привычек, которые улучшают память

Фото на обложке: Shutterstock.

Матрица срочно-важных: что это такое и как ее использовать

Матрица срочно-важных: что это такое и как ее использовать

Сколько раз вы сталкивались с проектом, который нужно было выполнить сейчас, как можно скорее или вчера? (Во всяком случае, когда они собираются разгадывать все эти путешествия во времени?)

Трудно расставить приоритеты в списке дел, когда кажется, что все дела нужно делать одновременно. Вот здесь-то и появляется Матрица срочно-важного.Этот удобный небольшой инструмент поможет вам установить приоритеты, уменьшить переключение контекста и, в конечном итоге, стать более эффективным.

Что такое матрица срочности и важности?

Матрица срочно-важного также известна как матрица Эйзенхауэра. Он был создан Дуайтом Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США, а также генералом армии США и первым верховным главнокомандующим НАТО.

Излишне говорить, что Эйзенхауэр постоянно сталкивался с трудным выбором и конкурирующими приоритетами, поэтому он создал свою теперь известную матрицу, чтобы помочь ему решить, на каких задачах сосредоточиться, в зависимости от их срочности и важности.

>>> СКАЧАТЬ ШАБЛОНЫ КОНКУРСА БЕСПЛАТНЫХ ПРОДАЖ ЗДЕСЬ! <<<

Понимание матрицы срочно-важных

Во-первых, давайте разберемся в значениях слов «срочно» и «важно» в этом контексте.

  • Срочно: срочные задачи заставляют нас тормозить все остальное. Они требуют от нас прекратить то, что мы делаем, и сосредоточить все свое внимание на задаче в вопросах.

  • Важно: важные задачи приближают нас к достижению общих целей или задач. Как правило, в важные задачи входит много стратегии и планирования.

Матрица «Срочно-важно» использует четырехквадрантную сетку для определения задач по уровню срочности и важности.

Квадрант 1: Сделай (сейчас)

Первый квадрант матрицы «Срочно-важные» — это место, где мы размещаем срочные и важные задачи.Если задача попадает в Квадрант 1, это часто означает, что с ней связаны две вещи:

  1. Сроки: это срочная, срочная работа.

  2. Последствия: если работа не выполняется, это может стать проблемой.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 1:

Когда у вас слишком много задач, которые попадают в Квадрант 1, это вызывает стресс и выгорание, а также приводит к частому переключению контекста, то есть у вас есть 5 проектов, которые выполнены на 50% и на самом деле, кажется, ничего не вышло за финишную черту. .

Квадрант 2: впишите в календарь

Задачи, попадающие в Квадрант 2, считаются важными, но не срочными. Это означает, что они приблизят вас к конкретной цели или, возможно, помогут выполнить вашу миссию по переигрыванию. Их нужно сделать, но нет четких сроков.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 2:

Quadrant 2 — хорошее место, чтобы провести время. Это позволяет вам управлять важными задачами, чтобы вы могли опережать игру и сосредоточиться на самом важном — до того, как эти дела станут срочными и перейдут в Квадрант 1 (где вы чувствуете, что тушите пожары налево и направо).

Когда вы работаете в основном в квадранте 2, это означает, что квадрант 1 зарезервирован только для тех неизбежных срочных, важных задач, которые вы не всегда можете предвидеть или планировать.

Это не только делает вас более продуктивным и эффективным; это также помогает вам сохранять ясность мысли и сводит к минимуму необдуманные решения.

Квадрант 3: Раздача рук

Задачи, попадающие в Квадрант 3, являются срочными, но не важными. Другими словами, с ними связаны какие-то крайние сроки или временная чувствительность, но это могут быть несколько тривиальные задачи, которые, если они не будут выполнены, не принесут большого вреда. Как правило, эти задачи не требуют особых размышлений или планирования. Ежедневные перерывы также относятся к этому квадранту.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 3:

  • Сообщения в блогах или электронные информационные бюллетени

  • «Всплывающие окна» от коллег или сторонних разговоров в Slack

  • Незапланированные (или бессмысленные) встречи

  • Проверка электронной почты каждый раз, когда вы получаете уведомление

  • Продуктовый магазин

Когда вы проводите слишком много времени в квадранте 3, вы чувствуете, что находитесь на колесе хомяка.Хотя эти задачи могут не вызывать столько беспокойства, как задачи из квадранта 1, они все же мешают вам чувствовать себя контролируемым. Часто, находясь в квадранте 3, вы действительно сосредотачиваетесь на приоритетах других вместо того, чтобы ломать себе голову.

Есть три решения для минимизации времени, которое вы проводите в квадранте 3:

  1. Делегат : Поскольку многие из задач здесь не требуют специального набора навыков — их просто нужно выполнить — поделитесь тем, что можете. Конечно, это не означает игнорирование ответственности. Но если вы жертвуете драгоценным временем, которое должно быть потрачено на важные задачи, тогда, возможно, имеет смысл, скажем, привлечь копирайтера, чтобы он выпускал эти сообщения в блоге.

  2. Automate : в квадранте 3 могут быть предметы, которые на самом деле не нуждаются в дополнительном наборе рук. Вместо этого может быть способ их автоматизировать. Например: если вы еженедельно работаете в команде 1: 1, используйте программное обеспечение, которое берет на себя повторяющиеся административные задачи и позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно.

  3. Будьте дисциплинированы : Иногда вам просто нужно сказать «нет». В основном это касается тех прерываний, которые кажутся неизбежными (но на самом деле таковыми не являются). Попробуйте отложить уведомления Slack, когда вам нужно работать без головокружения, или предложите превратить ненужную встречу в обмен электронной почтой.

Квадрант 4: Помойте это

Задачи, которые не являются срочными или важными, попадают в Квадрант 4. Они не чувствительны ко времени, они не приближают вас к вашей цели — и они отнимают часы вашего дня, оставляя вам очень мало выполненного.Итог: черт возьми, из квадранта 4.

Примеры задач, попадающих в Квадрант 4:

  • Бесконечная прокрутка в социальных сетях

  • Бессмысленный просмотр веб-страниц или покупки в Интернете

  • Любые действия, связанные с прокрастинацией

Честно говоря: мы все проводим часть времени в квадранте 4, и это нормально. Бездумная деятельность во время простоя может быть хорошей вещью, позволяя нашему мозгу перезагружаться и перезаряжаться.Это становится проблемой, когда вы проводите здесь слишком много времени — и это заставляет вас игнорировать срочные, важные или и то, и другое.

Если вы хотите выйти из квадранта 4, начните думать о том, как вы используете свое время. Попробуйте приложение для управления временем (или просто составьте таблицу), чтобы отслеживать, куда идут часы. Если вы обнаружите, что выполняете много задач по уклонению от проекта (вы знаете, складываете белье вместо того, чтобы готовиться к заседанию совета директоров) — потренируйтесь в самоанализе и постарайтесь понять, что заставляет вас откладывать свои настоящие приоритеты.

Итог: быть преднамеренным

Намерение — вот что лежит в основе матрицы срочно-важного. При правильном использовании он требует от нас вдумчивого и реалистичного отношения к тому, чего мы можем и должны достичь. Это не значит, что вам нужно рвать список дел. Вместо этого начните с матрицы и используйте ее в качестве руководства для определения своих приоритетов, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что действительно важно, когда это действительно важно.

Матрица управления временем

: срочные vs.Важно — Living In Box Two

28 мая 2014 г. Представлено Dynamics Insights

Несколько семестров назад я сидел на уроке психологии адаптации человека и жаловался — хотя я не хочу в этом признаваться — своему другу по поводу всех задач Мне нужно было закончить ту неделю. Мой профессор прошел мимо, услышал мой разговор и сказал мне: «Живи во втором ящике, так что ты не всегда горишь».

Я был совершенно сбит с толку относительно того, о чем она говорит, поэтому спросил: «Что ты имеешь в виду,« Живи во втором ящике »?» Она ответила: «Поищи это в учебнике или дождись лекции.«Я не нашел ее ответ очень полезным, потому что я все еще понятия не имел, о чем она говорит, и, честно говоря, мне не хотелось искать в учебнике, поэтому я терпеливо ждал лекции.

Когда настал день лекции, мой профессор попросил нас написать список всего, что нам нужно , и хотели, чтобы закончили в течение следующей недели. Она попросила нас записать все, от предметов, связанных со школой до предметов, связанных с работой, до таких простых вещей, как мытье посуды и просмотр Твиттера.Теперь, имея полный список дел, она передала нам матрицу управления временем, которая выглядела так:

СРОЧНО НЕ СРОЧНО
ВАЖНО

Квадрант I: & Важно
«Кризисы» или «Проблемы»

Квадрант II:
Не срочно и важно
«Личные цели»

НЕ ВАЖНО

Квадрант III: Не важно
Срочно
«Отвлекающие факторы»

Квадрант IV:
Не срочно и неважно
«Прерывания»

Рис. наши задачи основаны на важности, а НЕ срочности, и затем каждое действие помещается в соответствующий квадрант на основе ограничений квадрантов, которые я объясню следующим образом: низкий.

Понимание матрицы тайм-менеджмента

«Жизнь во втором ящике» — это концепция, взятая из принципа принятия решений Дуайта Д. Эйзенхауэра, популяризированного Стивеном Кови в его знаменитой книге 7 навыков высокоэффективных людей . Кови разработал матрицу, которая помогает людям определять приоритеты деятельности, определяя, какие действия важны, какие срочны, а какие можно рассматривать как отвлекающие или отвлекающие.

Согласно Кови, срочность может быть определена как требующая немедленного внимания, а важность связана с результатом, который способствует миссии, ценностям и высокоприоритетным целям человека.

Вот разбивка по каждому квадранту:

Квадрант I: Эти действия являются неотложными и важными, требуют нашего немедленного внимания и могут рассматриваться как кризисы и проблемы. Люди, живущие в Квадранте I, часто ежедневно целыми днями поглощены проблемами и находят покой только в побеге в Квадрант IV. Этих людей можно охарактеризовать как кризисных менеджеров, проблемно мыслящих людей и продюсеров, стремящихся к соблюдению сроков. Жизнь в Квадранте I не является устойчивой, поскольку, как сказал бы мой профессор, вы всегда «горите».

Квадрант II: В идеале каждый должен стремиться «жить во втором ящике». Эти занятия важны, но не срочны и помогают достичь личных целей. Эти виды деятельности — это то, что нам нужно делать, но никогда не получается, например, упражнения, построение отношений и выработка долгосрочной стратегии. Люди, которые «живут в коробке два», часто являются людьми, ориентированными на возможности, и имеют относительно небольшое количество кризисов, что позволяет заниматься более целенаправленной деятельностью и повышать продуктивность.

Квадрант III: Действия, попадающие в этот квадрант, являются срочными, но не важными, и их часто ошибочно принимают за важные. Люди, живущие в Квадранте III, тратят время, реагируя на срочность, исходя из ожиданий и приоритетов других. Эти занятия часто рассматриваются как отвлекающие, потому что они срочны, но не важны для человека.

Квадрант IV: Действия, проводимые в этом квадранте, не являются срочными или важными и имеют очень небольшую ценность, что отнимает время от других неотложных и важных мероприятий.В этом квадранте серфинг в Интернете и просмотр телевизора наряду с другими занятиями, которые тратят время. Лица, проживающие в квадранте IV, ведут очень безответственный и непродуктивный образ жизни.

Большинство людей живут в квадрантах I и III, не оставляя времени для квадранта II. Стивен Кови подчеркивает важность перехода в Квадрант II, который приведет к меньшему количеству кризисов и проблем. Матрица управления временем Кови поможет людям сделать шаг к тому, чтобы быть не только эффективными, но и результативными.

Как использовать матрицу

Вот шаги для определения приоритетности ваших действий:

  1. Создайте список дел и включите все задачи, которые вам нужны и хотят, чтобы выполнил в течение следующей недели (или установите период время по вашему выбору).
  2. Расставьте приоритеты для этих действий на основании важности, НЕ срочности . Вы можете использовать шкалу от 1 до 5 или изменить порядок действий в зависимости от важности; любой вариант будет работать.
  3. Отсортируйте все действия по соответствующим квадрантам в соответствии с указанными выше ограничениями.
  4. Теперь оцените, где вы проводите большую часть своего времени, и подумайте, как вы можете начать работать над Квадрантом II.

Теперь, когда вы понимаете основы матрицы, вы можете применить ее и начать двигаться к «живому n ящику два».

В моем следующем блоге я представлю стратегию работы с различными квадрантами и дам совет Стивена Кови о том, как перейти в квадрант II. Если вы хотите получать уведомления о публикации нового блога ArcherPoint, подпишитесь на блогов членов нашей команды экспертов.

Матрица управления временем Стивена Кови — срочные и важные

Когда дело доходит до эффективности, матрица управления временем Стивена Кови позволяет легко определить, на что вам «нужно» потратить свое время и
внимание.

Кови является автором книг Семь навыков высокоэффективных людей и Первые дела в первую очередь

Я столкнулся с этими принципами, когда изучал то, что отличает
высокопроизводительных людей от всех остальных: как они смогли быстро расставить приоритеты в своей работе
и добиться максимальной отдачи?

[ninja-popup ID = 6780] [/ ninja-popup]

Вот изображение и краткий обзор.

Матрица управления временем, диаграмма

  • В квадранте 1 (вверху слева) у нас есть важные, срочные вопросы — вопросы, которые нужно решать немедленно.
  • В квадранте 2 (вверху справа) у нас есть важные, но не срочные вопросы — элементы, которые важны, но не требуют вашего немедленного внимания, а нужно запланировать на . Этот квадрант выделен, потому что Кови подчеркивает, что это квадрант, на котором мы должны сосредоточиться для долгосрочного достижения целей
  • В квадранте 3 (слева внизу) у нас есть срочные, но неважные элементы — элементы, которые следует минимизировать или исключить. Это отстойное время, разнообразные задачи «плохое планирование с вашей стороны не является чрезвычайной ситуацией с моей стороны».
  • В квадранте 4 (внизу справа) у нас есть неважные, а также несрочные задачи — предметы, которые не нужно делать в ближайшее время, возможно, мало или вообще не имеют ценности, а также следует минимизировать или исключить . Часто это банальные траты времени

Помимо текстовых примеров, я собираюсь немного повеселиться и проиллюстрировать элементы из каждого квадранта в матрице управления временем, используя один из моих любимых комиксов, XKCD.

Квадрант 4 — Не срочно и не важно

Понятно, не срочно, не важно — и явная трата времени. Другие траты времени включают:

  • Бездумный просмотр веб-страниц
  • Слишком много просмотра телевидения / каналов ради просмотра каналов

Квадрант 3 — Срочно и неважно

Мои любимые примеры, хотя я мог бы выбрать больше —

Другие «срочные» задачи, которые практически не приносят пользы

  • Телефонные звонки не по теме
  • Электронное письмо, на которое вы должны ответить сразу, иначе оно теряет ценность («Хотите пончиков? У меня есть в офисе!»)

Квадрант 2 — не срочно и важно

Ваше общее состояние здоровья — это то, что вы можете считать само собой разумеющимся сегодня, и, возможно, не видите срочности в его решении — но в долгосрочной перспективе мы, , знаем, что это имеет первостепенное значение.

Есть и другие важные, но не срочные вещи, которые также попадают в этот сектор:

  • Упражнение
  • Анализ вашей карьеры
  • Поддержание отношений с семьей / друзьями

Квадрант 1 — Срочно и важно

Возможно, не совсем рационально, но по крайней мере ее приоритеты в порядке. Другие примеры:

  • Скорая помощь семье
  • Реальные, жесткие сроки для важных проектов

Что теперь?

Готовы взглянуть на свои задачи в матрице и узнать простой и легкий способ придать импульс решению нужных задач?

[ninja-popup ID = 6780] Щелкните здесь, чтобы загрузить свою копию Time Matrix Maximizer [/ ninja-popup].

Это бесплатное руководство в формате PDF, которое вы можете использовать, чтобы точно указать, какие задачи вы выполняете каждый день, а затем быстро набрать обороты в направлении наиболее важных вещей. Самое приятное то, что это происходит быстро — даже самые занятые из нас могут заставить это работать на себя в своей жизни за считанные минуты.

[ninja-popup ID = 6780] [/ ninja-popup]

Понравилась статья? Вы должны написать об этом в Твиттере и поделиться с друзьями, или не стесняйтесь делиться этим, как вам нравится, используя эту сокращенную ссылку: http: // j.mp / coveymatrix

Шаблон матрицы приоритетов

| Miro

О шаблоне матрицы приоритетов

Шаблон матрицы приоритетов помогает вам организовать задачи, и это пространство, где вы можете оценить приоритеты и поделиться ими со своей командой. Менеджеры проектов и операторы любят этот шаблон, потому что он наглядно разъясняет, как приступить к проекту или даже с чего начать. Шаблон матрицы приоритетов также помогает выявлять проблемы и срочные дела.

Что такое матрица приоритетов?

Матрица приоритетов — это инструмент, используемый для категориального определения приоритетов работы и информирования при принятии решений и управлении временем.Это полезный инструмент, потому что простая структура может применяться ко всем типам работы, будь то бизнес-процессы, проектные или операционные. Матрицы приоритета начинаются в простом формате, но могут быть настроены в зависимости от ваших потребностей. Большинство организаций расставляют приоритеты по степени воздействия (низкое, среднее, высокое), уровню усилий и срочности.

Когда использовать матрицу приоритетов

Матрица приоритетов — это инструмент управления для людей, которым нужно немного больше, чем простой список дел, и она может быть полезна для управления проектами и приоритизации проектов.Матрица 2×2 предназначена для того, чтобы помочь вам определить, какие задачи являются критическими, чтобы вы могли в первую очередь сосредоточиться на самых насущных.

Ряд факторов может повлиять на срочность или важность задачи из вашего списка. Например, если вы должны выполнить задачу, которая напрямую влияет на удовлетворенность клиентов, эта задача, вероятно, имеет высокую срочность и высокий приоритет. Однако, если вы должны выполнить задачу, которая могла бы сделать ваших клиентов более счастливыми в будущем, эта задача, вероятно, не срочна, но имеет высокий приоритет.

Как создать матрицу приоритетов

Просмотрите свой список задач и отсортируйте каждую по квадранту. Вот как относиться к каждому квадранту:

  • Квадрант I предназначен для самых срочных и важных сроков.

  • Квадрант II предназначен для разработки долгосрочных стратегий и развития, задач, которые не являются срочными, но все же важны.

  • Квадрант III предназначен для срочных, но не важных задач, для отвлекающих факторов, требующих срочного решения, которые все же необходимо выполнять немедленно.

  • Квадрант IV предназначен для задач, которые не приносят никакой пользы или вообще не приносят никакой пользы.

Проанализируйте свою ежедневную или еженедельную деятельность и отнесите проблемы к соответствующему квадранту в матрице критериев, прежде чем оценивать, где вам нужно внести изменения.

Создайте свою собственную матрицу приоритетов

Белая доска Miro — идеальное средство для создания и публикации вашей матрицы приоритетов. Начните с выбора этого шаблона матрицы приоритезации.

1.Используйте шаблон Miro

Откройте этот шаблон Miro, чтобы начать работу! На доске перечислите задачи, которые должна выполнить ваша команда.

2. Подумайте о каждой задаче

Задайте себе следующий вопрос для каждой задачи: Каковы последствия невыполнения этой задачи?

3. Расставьте приоритеты задач

На основе этой информации классифицируйте каждый элемент списка как «высокий приоритет» или «низкий приоритет».

4. Назначьте срочность задачам

Теперь разделите задачи в каждой категории на две подкатегории: «высокая срочность» и «низкая срочность».«Теперь у вас должно быть четыре списка.

5. Присвойте значения

Присвойте значения от 1 до 4 каждому параметру, где меньшие числа означают, что задача имеет более высокий приоритет.

6. Поместите в матрицу

Отсортируйте варианты в вашей матрице. После завершения поделитесь своими приоритетами с необходимыми заинтересованными сторонами.

Как использовать матрицу приоритезации, когда каждая задача №1

Чем вы делали, когда ваше внимание привлекла эта статья? Скорее всего, у вас возникли проблемы с концентрацией на другом проекте.

Еще до COVID-19 балансировка работы, семьи и общественной жизни затрудняла концентрацию внимания. В наши дни это может показаться совершенно невозможным.

Не позволяйте плохим новостям или хорошему развлечению нарушить ваше внимание. Вот простое руководство и советы, которые помогут вам лучше сконцентрироваться.

Признаки проблем с концентрацией

Признаки и симптомы отсутствия концентрации внимания варьируются от человека к человеку. Однако мы можем испытать следующее:

  • У вас проблемы с рабочей памятью.Вы не знаете, что произошло не так давно;
  • Проблемы с сидением на месте;
  • Неспособность ясно мыслить;
  • Вы часто теряете вещи или не можете вспомнить, где они были размещены;
  • Иметь неспособность принимать решения или выполнять сложные задачи;
  • Невозможно сфокусироваться
  • Отсутствие физической или умственной энергии
  • Постоянно и постоянно ошибаюсь, даже если вы этого не хотите.

Когда дело доходит до трудности с концентрацией внимания, вы можете заметить, что эти симптомы возникают у людей в разное время.Некоторым людям необходимо находиться в определенных условиях, чтобы проявились эти симптомы. Для других это может быть определенное время суток.

10 наиболее распространенных причин проблем с концентрацией

Вот 12 самых распространенных причин, по которым у вас проблемы с концентрацией, и способы их устранения.

1. Цифровые отвлекающие факторы

Прямо сейчас проведите небольшой эксперимент. Откройте историю браузера, нажмите Ctrl + H и посмотрите, где вы были весь день. Страшно, правда?

Вы входили и выходили из электронной почты.Вы перешли из социальных сетей в цифровую публикацию и обратно. Да, и посмотрите на те полдюжины розничных сайтов, которые вы пролистали в поисках новой пары обуви.

Тогда ваш смартфон. Каждые несколько секунд вы получаете новое уведомление от Twitter, Instagram или CNN. Каждый раз ваш взгляд переводится с экрана компьютера на телефон. Вы бы не хотели что-то упустить, верно?

Решение: запланируйте свой день

Хотя небольшая гибкость важна, вы должны выделить время для задач, которые, как вы знаете, вам нужно будет выполнить.

Запланировать время до:

  • Чтение рабочих писем и ответ на них
  • Развивайте два или три главных рабочих проекта
  • Заниматься повышением квалификации
  • Делать домашние дела
  • Помогите детям с домашним заданием
  • Запустите это руководство по Zoom вместе с партнером еще раз

Оставьте короткие промежутки между ними в качестве времени буферизации на случай, если что-то выйдет за запланированное время. Каждому нужно время от времени расслабляться и хорошо отвлекаться.

Когда вы это делаете, ключ управляет, а не позволяет ему контролировать вас.

2. Мечты и воспоминания

Помните то маленькое кафе, в котором ваш супруг сделал вам предложение 15 лет назад? Разве ваша столовая не выглядела бы великолепно с такими же столиками и плиткой метро на полу?

Иногда каждый теряется в мечтах и ​​воспоминаниях. Ваш разум блуждает в будущем или прошлом, потому что эти места более приятны, чем то, с чем вы сталкиваетесь в то время.Из-за этого вам трудно сосредоточиться на том, на чем вам нужно сосредоточиться.

Тем не менее, у вас есть крайний срок, так как вы можете сохранять сосредоточенность, когда у вас проблемы с концентрацией?

Решение: оставайтесь в настоящем

Мечтать — не обязательно плохо. Воображение может дать искру творческого гения или визуализации того, чего вы хотите от жизни. Вам просто нужно делать это тогда, когда это имеет смысл, а не тогда, когда вам следует сосредоточиться на работе.

Оставайтесь в настоящем, храня свой ежедневный список дел на столе.Когда ваш разум начинает дрейфовать, вернитесь к тому, что находится прямо перед вами. Сосредоточьтесь на чем-то реальном, например на дыхании, прежде чем снова переключить внимание на текущую задачу.

С учетом сказанного, найдите время, чтобы время от времени отвлекаться. Позвольте себе роскошь мечтать, когда это не отвлекает вас от того, что вам нужно сделать.

3. Головные боли

Хотя вы можете справиться с легкими приступами, разделяющая мигрень может разрушить любую вашу надежду на концентрацию на какое-то время.

Головные боли и мигрени вызваны целым рядом причин, включая стресс, недосыпание, диету, зрительное напряжение и прием лекарств. Добавьте к этому глобальную пандемию, и неудивительно, что у вас в голове раскалывается.

Решение: используйте свою голову

Как и в случае с дезинфицирующим средством для рук, всегда держите под рукой лекарства от головной боли и мигрени. Если в наши дни добраться до аптеки сложно, службы по лечению мигрени, такие как Nurx, могут диагностировать вас и доставить лекарства к вашей двери.

Если ваша головная боль не сильная, попробуйте безмедикаментозный подход. Некоторые люди находят облегчение, просто выпивая воду, накладывая холодный компресс или вдыхая эфирные масла.

4. Гоночные мысли

Когда должен закончиться этот проект? Мне нужно что-нибудь для детского душа Джейн. У меня почти закончился шампунь. Мне нужны эти данные аудита. Что мне приготовить на ужин сегодня вечером?

Вам знаком этот сценарий? Когда вы заняты, вы внезапно вспоминаете еще пять вещей, которые вам нужно сделать или о которых нужно подумать.

Все это может настолько отвлекать, что вы не можете успевать за собой и испытываете трудности с концентрацией внимания.

Исправление: медитируйте и будьте внимательны

Если вы похожи на большинство людей, ваш разум в 47% случаев погружается в мысли, что вызывает проблемы с концентрацией.

Медитация — отличный способ убрать беспорядок, восстановить когнитивные функции и сосредоточиться на настоящем.

Хорошая новость в том, что медитировать легко.

Просто сядьте в удобном месте, снимите обувь и установите таймер на десять минут.Затем просто сосредоточьтесь на своем дыхании.

Не пытайтесь это контролировать; просто обратите внимание на свои вдохи и выдохи и позвольте мыслям не осуждаться.

Медитация осознанности, описанная выше, — это всего лишь один из видов. Также популярны медитации на мантры и движения. Выясните, что работает для вас, и избавьтесь от этих гоночных мыслей.

5. Нерешенные вопросы и аргументы

Жизнь беспорядочная, и, если вы похожи на меня, одним из величайших убийц концентрации являются неразрешенные споры и споры.

Может быть, вы поссорились со своим партнером вчера вечером. Возможно, вы оба легли спать в гневе, и это беспокоило вас все утро.

Или, может быть, вам надоели сослуживцы, которые всегда говорят громче, чем необходимо, потому что хотят, чтобы все слышали об их последнем свидании.

Ваш гнев и раздражение могут иметь хорошее место, но задерживаться на этих вещах не поможет. Клетки вашего мозга лучше использовать для чего-то другого.

Исправление: некоторое закрытие

Вместо того, чтобы оставлять спор в воздухе, попробуйте решить его.Придерживайтесь сути, сохраняйте спокойствие, слушайте и доводите разногласие до какого-то разрешения.

Если сотрудник делает что-то, что раздражает вас настолько, что мешает вашей способности концентрироваться, отведите его в сторону и расскажите об этом. Будьте рациональны — не сердитесь — и постарайтесь понять, что может мотивировать их действия.

В противном случае ничего не изменится, включая тот факт, что у вас проблемы с концентрацией внимания.

6. Недостаток сна

Недостаток сна — это не только проблема со здоровьем.Это также мешает вашей способности концентрироваться в часы бодрствования.

Есть и медицинские причины плохого сна. Диабет, апноэ во сне, респираторные заболевания, сердечно-сосудистые заболевания, генерализованное тревожное расстройство и неврологические расстройства.

В таких случаях необходимо обратиться к врачу и обратиться за лечением.

Но для большинства людей плохой сон является результатом проблем с психическим здоровьем и беспокойства по поводу самых разных вещей. Финансы, дети, родители или, может быть, та смена работы, которую вы обдумывали.

У вас много мыслей, и из-за этого у вас проблемы с концентрацией внимания.

Исправление: сладких снов

Потеря всего 16 минут сна может на следующий день выбросить вас из игры. Заснуть может быть так же легко, как сменить матрас или подушку, но более серьезным виновником является ваш распорядок дня. Ключевые шаги, которые помогут восстановить когнитивные функции:

  • Ложитесь спать и вставайте в одно и то же время каждый день, в том числе по выходным.
  • Контролируйте воздействие света в ночное время, в том числе на экраны смартфонов и компьютеров. Используйте это время, чтобы противостоять тем серьезным вещам, которые у вас на уме, составив список проблем или обновив список дел.
  • Избегайте переедания. Обильное питание перед сном может вызвать вздутие живота и дискомфорт.
  • Избегайте употребления алкоголя и кофеина. Оба вещества прерывают ваш естественный цикл сна.
  • Когда ложитесь, выключите свет и закройте глаза. Сделайте несколько глубоких вдохов и погрузитесь в страну грез.

7. Недостаток упражнений

Для многих упражнения упражнения оказываются внизу списка дел. Когда у них заканчивается время, они его пропускают. Но они расплачиваются за это позже в форме своей концентрации.

Даже умеренная регулярная физическая активность приносит пользу вашему физическому здоровью, улучшает сон, снижает беспокойство и повышает остроту ума.

Если вы не уделяете время физическим упражнениям в течение дня, вы теряете способность сохранять концентрацию.

Исправление: двигайтесь

Не все являются спортсменами, и не все хотят тренироваться под пристальным вниманием своих товарищей по тренажерному залу.И это нормально.

В конце концов, самое главное — это устойчивость.

Вместо того, чтобы использовать новогодний подход к упражнениям, который скоро потерпит неудачу, начните с буквально маленьких шагов, таких как прогулка с собакой или подъем по лестнице.

Если вам нужно всего пять минут, чтобы съесть протеиновый батончик за рабочим столом, используйте оставшуюся часть обеденного перерыва, чтобы прогуляться. Даже если это будет около квартала, вы вернетесь отдохнувшими.

8. Скука

Если вам наскучил рабочий проект, легко стать жертвой даже малейшего отвлечения.То же самое может случиться, когда вы тоже не получаете удовольствия от того, что делаете.

Скука — это отправная точка, которая может легко выйти из-под контроля. Это приводит к отсутствию мотивации, что приводит к усталости, которая приводит к тому, что вы просматриваете ленту Facebook часами, убивая вашу способность сосредотачиваться.

Депрессия и скука тоже тесно связаны, поэтому скука может быть признаком чего-то более глубокого.

Исправление: свежий взгляд

Пандемия удушает нашу социальную жизнь.Несмотря на ограничения на встречи с другими людьми и публичные прогулки, вам нужно найти способ вернуть «социальное» в свою жизнь.

Важен баланс между работой и личной жизнью, особенно в этих обстоятельствах.

Даже если вам неудобно есть в ресторане или навещать бабушку, вы можете кое-что сделать. Zoom и Facetime — хорошие варианты, но вы также можете подумать о том, чтобы побыть парой друзей во внутреннем дворике, сохраняя при этом социальную дистанцию.

Будьте краткими, чтобы никому даже не приходилось пользоваться вашей ванной.

А насчет того скучного рабочего проекта? Измените свое отношение, подумав о том, какую пользу это принесет вашему клиенту.

Найдите способ развлечься, например, обсудив это с коллегами, которые заставляют вас смеяться. Вы можете узнать больше о том, как сделать скучную работу интересной, в следующем видео:

Если ничего не помогает, просто пройдите через это. Вычеркните это из своего списка и перейдите к чему-нибудь более интересному.

9. Избыточное напряжение

Пандемия, политика, экономика, то, что происходит в новостях, ваша работа и многое другое могут стать серьезным стрессом.В некоторых случаях они управляемы.

Но бывают дни, когда вы не можете не волноваться и нервничать из-за этих вещей.

Я понимаю, что, однако, переживать из-за этих вещей — это также ваш образ жизни.

Исправление: разрушение

Стресс из-за этих вещей не только вызовет снижение когнитивных функций и концентрации, но также является отправной точкой для других проблем, перечисленных в этом посте.

Чтобы решить эту проблему, очень поможет научиться снимать стресс различными способами.Эти методы включают:

  • Возьмите за правило подчеркивать то, что вы можете контролировать, вместо того, чтобы беспокоиться о том, что вы не можете контролировать.
  • Практика осознанности или медитации
  • Сделайте перерыв
  • Говорите с другими о своих заботах
  • Избегайте употребления наркотиков и алкоголя и вместо этого найдите другой способ расслабиться

10. Недостаток питательных веществ или голод

Наконец, последняя причина, по которой вы не можете сконцентрироваться, может быть, вы не получаете нужных питательных веществ или едите недостаточно для начала.

Недостаток питания — очень распространенное явление, поскольку люди могут отвлекаться на другие вещи, которые они забывают съесть. Или они просто перекусывают небольшими порциями и не получают необходимых питательных веществ.

Решение: ешьте лучше и здоровее

Жизненно важно, чтобы вы правильно питались и получали нужные питательные вещества в своем организме. Очень помогают такие витамины, как D3 и B12, и их можно принимать в качестве добавок.

Что касается настоящих продуктов, то черника, зеленый чай, авокадо, рыба, вода, темный шоколад, семена льна и орехи — все это помогает сосредоточиться и сконцентрироваться.

Кроме того, убедитесь, что вы едите достаточно при каждом приеме пищи и едите регулярно в течение дня.

Хотя это не очень распространено, у вас могут быть проблемы с концентрацией из-за хронических заболеваний. Затруднение с концентрацией внимания является побочным эффектом:

Когда обращаться за помощью?

Обращение за помощью должно быть приоритетом, если вы:

  • У вас не было диагностировано никаких когнитивных расстройств, упомянутых выше, и вы пробовали несколько из этих методов, упомянутых выше, чтобы исправить трудности с концентрацией внимания;
  • Испытал потерю сознания, сильные боли в груди, сильные головные боли, внезапную и необъяснимую потерю рабочей памяти;
  • Необычное чувство усталости;
  • Проблемы со сном;
  • Или наблюдая снижение успеваемости на работе или в школе.

Итог

Концентрация требует много энергии, мотивации и внимания. Вот почему у большинства людей проблемы с концентрацией внимания. Когда за ваше внимание борются всевозможные звуки, огни и люди, такое сочетание может быть неуловимым.

Делайте все возможное, чтобы убрать отвлекающие факторы, очистить свой разум и позаботиться о себе. Эти рабочие проекты практически прекратятся, как только вы попадете в нужную точку.

Больше, чтобы помочь вам сосредоточиться

Кредит предоставленной фотографии: Rabie Madaci через unsplash.com

Срочно или важно — Карен Джонс Консалтинг

Вы когда-нибудь чувствовали, что большую часть времени тратите на тушение пожаров и решение одного неотложного дела за другим? Как владельцы бизнеса, мы часто сталкиваемся с тем, что у нас слишком много дел и недостаточно времени для этого. Это может привести к тому, что мы будем работать в реактивном режиме вместо того, чтобы сосредоточиться на упреждающих задачах, которые могут помочь нам достичь наших целей.

По словам Дуайта Д. Эйзенхауэра: «Большинство срочных дел не являются важными, а большинство важных дел не являются срочными.«Один из шагов к эффективному управлению временем — это различать то, что срочно, а что важно. Важные действия приводят к достижению бизнес-целей, в то время как срочные задачи имеют немедленные последствия, которые влияют на другие задачи или распорядки и отвлекают нас от наших целей. Эффективное управление временем включает в себя расстановку приоритетов в отношении важных / несрочных вещей, которые помогают нам добраться туда, где мы должны быть.

Создание матрицы «Срочно / важно» — отличный способ определить приоритеты и помочь избежать отвлекающих задач и действий, отнимающих у нас время и ресурсы.

Стивен Кови «Семь навыков успешных людей» классифицирует задачи по четырем направлениям:

  1. Срочные и важные — Эти задачи имеют тенденцию монополизировать наше непосредственное внимание и могут включать в себя такие вещи, как соблюдение сроков, устранение неисправностей оборудования, управление трудными клиентами или решение вопросов, отложенных до последней минуты.
  2. Срочные и неважные — Эти действия необходимо выполнить, но они могут помешать вам в достижении ваших целей и помешать выполнению другой важной работы.Эти задачи могут включать в себя частое реагирование на электронную почту или перезвон, решение проблем с персоналом, посещение слишком большого количества встреч или реагирование на искусственные дедлайны.
  3. Несрочные и важные — Эти действия помогают в достижении долгосрочных целей и необходимы для долгосрочного роста вашего бизнеса. Эти задачи являются проактивными. Они требуют дальновидности, планирования и дисциплины, чтобы гарантировать, что их не вытеснят и не перегружают срочные / важные задачи.
  4. Несрочные и неважные — Это ненужные задачи, которые мы используем, чтобы убить время, например просмотр веб-страниц или добавление ненужных деталей или изображений в отчеты, и они вытесняют усилия, которые следует тратить на важные действия.

ВСТАВИТЬ ТАБЛИЦУ

Матрица срочности / важности

Высокая важность

Низкая срочность

Несрочная и важная

Срочно и важно

Высокая срочность

Несрочные и неважные

Срочные и неважные

Низкая важность

Используйте матрицу, чтобы расставить приоритеты для ваших действий.

  1. Создать список задач
  2. Оцените каждую задачу по шкале от 1 до 5 по ее важности для достижения ваших целей
  3. Оцените срочность каждой задачи
  4. Поместите каждую задачу в соответствующий квадрант матрицы

Матрица позволяет вам быстро отмечать действительно срочные проблемы, выявлять важные задачи, которые необходимо выполнить своевременно, чтобы они не превратились в чрезвычайные ситуации завтрашнего дня, и выявлять менее важные вопросы, которые могут быть делегированы , перенесены или пересмотрены с точки зрения их влияния на ваше время и ресурсы.

Как срочно управлять приоритетом задач — матрица важности (UIM)?

Мы рады объявить о недавнем выпуске дополнительного инструмента творческого мышления в онлайн-платформе PRIZ для инноваций, срочности — матрица важности (UIM). Этот инструмент создан, чтобы помочь вам избежать ошибок, сэкономить время при управлении приоритетами задач и принятии решений.

Новый инструмент — это практический инструмент для управления приоритетами задач.Матрица срочности — важности наиболее эффективна в сочетании с рейтингом Roun — Robin Ranking (RRR).

О срочности — матрица важности (UIM)

Управление приоритетом задач по срочности — матрица важности широко описана в литературе. Вы можете найти много актуальной информации в Интернете. Например, Принцип срочности / важности Эйзенхауэра , Как управлять своими приоритетами с помощью матрицы срочно-важных , Матрица приоритезации 101: что, как и почему? (Бесплатный шаблон) и многие другие.

Здесь мы собираемся описать наше видение классификации срочности и важности, а также предложить практический инструмент для эффективного управления приоритетом задач с помощью инструмента срочность — матрица важности (UIM).

Начнем с определения ЗАДАЧИ. Мы понимаем, что означает ЗАДАЧА? Что такое ЗАДАЧА? Представьте, что вы работаете за компьютером уже пару часов и готовы выпить чашку кофе. Подумайте и ответьте: пойти в кафетерий и выпить кофе — это ЗАДАЧА? Или другой сценарий: пригласить коллегу в кафетерий и вместе попить кофе — это ЗАДАЧА? Другой сценарий: ваш менеджер пригласил вас в кафетерий на чашку кофе — это будет ЗАДАЧА? Чувствуете разницу между разными сценариями одного и того же действия — пить кофе? Конечно, знаешь.

Теперь попробуйте определить, какая из следующих задач является ЗАДАЧЕЙ:

  • Найдите первопричину сбоя
  • Получите и проанализируйте данные
  • Посетите ирландский паб с друзьями
  • Посетите врача
  • Посмотрите фильм…

Вы нашли ЗАДАЧИ?

Вы можете найти много информации об определении ЗАДАЧИ, но мы выбираем то, что нам больше всего нравится, определение, предоставленное Кембриджским словарем: «Задача — это часть работы, которую нужно выполнить, особенно та, которая выполняется регулярно, неохотно, что-то неприятное или с трудом. .»Отличное определение. Он подводит нас к очень банальному утверждению: «ЗАДАЧА — это то, чего мы не хотим делать. Мы не хотим, но должны ».

Матрица решений Эйзенхауэра основана на очень четких и эффективных концепциях:

  • Если все срочно, то все теряет актуальность.
  • Если все важно, то нет ничего важнее.

Матрица представлена ​​ниже:

Актуальность и Важность — оси чата.Нет непрерывной градации осей, только двоичное разделение: «да» или «нет», «срочно» или «не срочно», «важно» или «не важно».

Правое верхнее поле соответствует задачам «Срочные и важные».
Задачи, которые одновременно являются срочными и важными, попадают в эту категорию. Например, решение вопросов безопасности или качества. Эти задачи получают наивысший приоритет: « Do First ».

Левое верхнее поле соответствует «Важным и несрочным» задачам .
Например, проекты, направленные на повышение производительности, снижение затрат или повышение надежности продукта. Согласно UIM, все задачи, попадающие в эту категорию, получают приоритет: «Сделать позже» .

Правое нижнее поле соответствует «Срочным и неважным» задачам .
Например, примите участие в собрании, на котором вы не принимаете решения. Это срочно, потому что собрание планируется начать через 30 минут, но важность равна нулю, поскольку вы не можете повлиять на процесс принятия решений.UIM рекомендует такие задачи делегировать — «Делегат» .

Левое нижнее поле соответствует задачам «Не срочно и неважно».
Например, некоторые задачи, которые не влияют на ваш текущий статус или статус вашей активности на работе. Например, анализ влияния перехода на летнее время на некоторые производственные параметры. Просто отбросьте такие задачи, удалите задачи или проекты, попадающие в эту категорию — «Исключить» .

Делай то, что важно

Оба верхних квадранта важны и должны быть заполнены.Учтите, что задачи «Сделать сначала» обычно являются краткосрочными задачами, а «Сделать позже» относятся к долгосрочным задачам. Не смешивайте их. Если вы менеджер, распределяющий задачи, не назначайте краткосрочные и долгосрочные задачи одним и тем же людям. Задачи очень разные, и их успешное выполнение зависит от способности людей выполнять определенный тип задач. Менеджер должен определить, кто больше подходит для краткосрочных задач, а кто — для долгосрочных. В первом случае для краткосрочных задач менеджер должен искать «пожарных», людей, которые полностью посвятили себя конечной цели — уменьшить вред любыми средствами.Долгосрочные задачи, как правило, представляют собой проекты по повышению производительности, которые должны выполняться «шахматистом». Риск их ошибки очень мал, но они потратили много времени на поиск лучшего хода и лучшего решения.

Не смешивайте задачи и не поручайте их соответствующим людям.

Не тратьте время и ресурсы на Неважные задачи

Нет реального заказчика для неважных задач, никому не нужны результаты, никто не готов «платить» за выполненные неважные задачи.Не тратьте время на задачи, которые попали в два нижних квадранта. Не посещайте ничего неважного.

Как определить срочность и важность?

Как вы классифицируете задачу? Как определить, важна задача или не важна, срочна или нет? Как нормализовать и стандартизировать процесс оценки срочности и важности?

Все задачи возникли из-за ошибки. Без изъяна — без задач.

Срочно

Уровень срочности связан с ожиданием.Недостаток, который приводит к ожидаемому ущербу, не может привести к срочным задачам, в то время как любой неожиданный ущерб следует рассматривать как неотложный из-за его неопределенности:

Например, все мы знаем, что даже отличный и очень дорогой автомобиль не идеален. Изнашиваются все движущиеся части автомобиля; поэтому требуется периодическое техническое обслуживание. Техническое обслуживание, известное заранее, запланированное и ожидаемое, — это задача, но она не может быть срочной. Это типичная несрочная задача.

Примером неожиданного повреждения может быть шум, внезапно возникший в двигателе автомобиля.Машину нужно как можно скорее доставить в сервис, чтобы уменьшить возможное влияние. Эта задача не запланирована (неожиданная) и должна рассматриваться как срочная задача.

Важность

Важность связана со стоимостью. Чем выше цена ущерба, тем выше важность.

Шум в двигателе автомобиля может дорого обойтись по сравнению с небольшой царапиной на двери автомобиля. Следовательно, малозатратный вред не важен, в то время как к высокозатратному ущербу следует относиться как к важной задаче.

Правила оценки срочности и важности кратко изложены в таблице ниже:

UIM — отличный инструмент для управления приоритетами задач, но как им пользоваться? Следует ли нам использовать ручку и бумагу? Как мы храним информацию, как продолжаем работать над расстановкой приоритетов задач?

Мы создали инструмент UIM для вашего удобства прямо в ОНЛАЙН ПЛАТФОРМЕ.

Пожалуйста, обратитесь к странице, посвященной UIM, для получения более подробной информации и примеров использования.

Как использовать матрицу срочности — важности в онлайн-платформе PRIZ:

  1. Нажмите оранжевую кнопку «ОНЛАЙН ПЛАТФОРМА» и войдите в систему или создайте новую учетную запись:

2.Откройте свой проект. Вы можете выбрать проект из списка задач (нажмите «РЕШИТЬ ЗАДАЧУ») или создать новый проект (нажмите «+ ДОБАВИТЬ НОВЫЙ ПРОЕКТ»):

3. В случае выбора нового проекта вы попадете на титульную страницу проекта. Вставьте название вашего проекта в соответствующее поле и нажмите «СОЗДАТЬ»:

4. Пропустите мастер задач проекта:

5. В левом черном меню нажмите «Инструменты для творчества» и перейдите прямо на страницу. Выберите срочность — матрица важности:

6.Нажмите «Узнать больше» для получения дополнительной информации и нажмите «Использовать», чтобы продолжить:

7. По очереди вставляйте задачи и нажмите «Создать задачу»:

8. После завершения ввода задач начните назначать задачи по очереди на основе срочности и важности задачи. Помните, что срочность — это функция ожидания потока (ожидаемое не может быть срочным). Важность дефекта зависит от стоимости (не может быть важна низкая стоимость):

9. Новые задачи могут быть добавлены в процессе назначения.Во время назначения группа приоритета появится в правой части таблицы. Нажмите «Завершить», когда процесс назначения будет завершен:

10. Вы перейдете на страницу «Сводка приоритезации задач», где задачи будут помещены в соответствующую группу. Если в группе более трех задач, они могут быть ранжированы внутри группы. Нажмите «Ранжировать задачи»:

11. Ранжирование проводится методом Round — Robin Ranking (RRR): сравнение заданий попарно. Щелкните «Подробнее» для получения информации о процессе RRR.Когда вы будете готовы к ранжированию, нажмите «Использовать» и начните ранжирование:

12. Выберите соответствующую задачу и нажмите «Сохранить и продолжить»:

13. После завершения ранжирования оценка каждой Задачи появится в правой части таблицы. Нажмите «Вернуться к списку задач»:

14. Появится сводная таблица. Задачи будут разделены на разные группы и ранжированы в каждой группе, содержащей более трех задач:

Ваши результаты сохраняются в вашем аккаунте и доступны в любое время:

Теперь ваши задачи расставлены по приоритетам.

Используйте «Диспетчер задач» для завершения вашего проекта.

ВОЙТИ на инновационную платформу PRIZ и начни свой проект.

УДАЧИ !!!

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.