Управленческие отчеты пример: Управленческие отчеты

Автор: | 02.01.1973

Содержание

Пример как вести управленческий учет в Excel

Управленческий учет предназначен для представления фактического состояния дел на предприятии и, соответственно, принятия на основе данных управленческих решений. Это система таблиц и отчетов с удобной ежедневной аналитикой о движении денежных средств, прибылях и убытках, расчетах с поставщиками и покупателями, себестоимости продукции и т.п.

Каждая фирма сама выбирает способ ведения управленческого учета и нужные для аналитики данные. Чаще всего таблицы составляются в программе Excel.

Примеры управленческого учета в Excel

Основные финансовые документы предприятия – отчет о движении денежных средств и баланс. Первый показывает уровень продаж, затраты на производство и реализацию товаров за определенный промежуток времени. Второй – активы и пассивы фирмы, собственный капитал. Сопоставляя эти отчеты, руководитель замечает положительные и отрицательные тенденции и принимает управленческие решения.

Справочники

Опишем учет работы в кафе.

Предприятие реализует продукцию собственного производства и покупные товары. Имеют место внереализационные доходы и расходы.

Для автоматизации введения данных применяется таблица управленческого учета Excel. Рекомендуется так же составить справочники и журналы с исходными значениями.

  1. Типы контрагентов. Кафе сотрудничает с поставщиками продуктов питания, оборудования для хранения, подработки, подсортировки и упаковки товаров, санитарной одежды и столового белья, посуды. В этот же список можно внести банки, поставщиков коммунальных услуг и др.
  2. Статьи затрат. Перечень зависит от работы конкретного пункта общественного питания.

Если экономист (бухгалтер, аналитик) планирует расписывать по статьям и доходы, то такой же справочник можно создать для них.



Удобные и понятные отчеты

Не нужно все цифры по работе кафе вмещать в один отчет. Пусть это будут отдельные таблицы. Причем каждая занимает одну страницу. Рекомендуется широко использовать такие инструменты, как «Выпадающие списки», «Группировка». Рассмотрим пример таблиц управленческого учета ресторана-кафе в Excel.

Учет доходов

Присмотримся поближе. Результирующие показатели найдены с помощью формул (применены обычные математические операторы). Заполнение таблицы автоматизировано с помощью выпадающих списков.

При создании списка (Данные – Проверка данных) ссылаемся на созданный для доходов Справочник.

Учет расходов

Для заполнения отчета применили те же приемы.

Отчет о прибылях и убытках

Чаще всего в целях управленческого учета используется отчет о прибылях и убытках, а не отдельные отчеты по доходам и расходам. Данное положение не нормируется. Поэтому каждое предприятие выбирает самостоятельно.

В созданном отчете для подсчета результатов используются формулы, автозаполнение статей с помощью выпадающих списков (ссылки на Справочники) и группировка данных.

Анализ структуры имущества кафе

Источник информации для анализа – актив Баланса (1 и 2 разделы).

Для лучшего восприятия информации составим диаграмму:

Как показывает таблица и рисунок, основную долю в структуре имущества анализируемого кафе занимают внеоборотные активы.

Скачать пример управленческого учета в Excel

По такому же принципу анализируется пассив Баланса. Это источники ресурсов, за счет которых кафе осуществляет свою деятельность.

Управленческий учет на примерах — Контур.Бухгалтерия

Олег открыл кофейню, арендовал и оборудовал маленький зал в ТЦ, нанял баристу и сам тоже “встает к станку”, заказал регулярный клининг. Он закупает зерно, добавки к напиткам и одноразовую посуду, заказывает сладости в кондитерской у друга. Олег ведет три управленческих отчета:

  • отчет о прибылях и убытках;
  • отчет о движении денежных средств;
  • управленческий баланс.

Отчет о прибылях и убытках (ОПУ)

Этот отчет помогает увидеть все доходы и расходы, которые возникли за отчетный период — неделю, месяц, год. Вы понимаете, какую получили прибыль и какие сделали траты, что продали и что купили. Деньги на счете в конце месяца не обязательно принадлежат вам: возможно, вы не оплатили все услуги или поставки за период, и отчет о прибылях и убытках помогает разобраться в этом.  

Такой отчет можно “опрокидывать” в будущее, чтобы спланировать прибыли и убытки в ближайшие периоды. Он покажет потенциальную прибыль, расходную часть проекта, точку безубыточности. Так вы поймете, стоит ли запускать дело. Отчет о прибылях и убытках на несколько лет вперед — это финансовая модель вашего бизнеса.

Еще ОПУ помогает понять, где можно сэкономить. Например, кофейня работает, выручки все больше, бариста тратит стаканчики, как пули, но почему-то чистая прибыль почти не растет. Олег смотрит в ОПУ и видит, как много денег идет на покупку зерна. Тогда он закупает крупную партию с хорошей скидкой и надеется в следующем периоде получить больше прибыли.

Пример отчета о прибылях и убытках кофейни Олега за месяц:

Чистая прибыль 29 750
Реализация 120 000
Прибыль до налогообложения 35 000
Налоги (УСН 15%) 5 250
Всего расходы 85 000
Закупки материалов 30 000
Зерно 10 000
Сиропы для напитков 3 000
Молоко и сливки 7 000
Посуда 3 000
Пончики 7 000
Оплата труда 39 000
Зарплата 30 000
Страховые взносы 9 000
Текущие расходы 13 000
Аренда + коммуналка 7 000 
Клининг 2 000
Мобильная связь + интернет 1 000
Реклама 3 000
Банковский счет + эквайринг 3 000

Видим, что Олег получил прибыль, хоть и небольшую. Но положительный финансовый результат еще не означает, что на счете хватит денег для выполнения всех обязательств. Например, Олег запланировал купить большую партию зерна со скидкой в следующем месяце. Чтобы понять, когда он сможет оплатить заказ, придется заглянуть в отчет о движении денежных средств.

Отчет о движении денежных средств (ДДС)

Этот отчет показывает, какой объем денег прошел через бизнес за период: вы видите сумму на начало периода, поступления и оплаты за период и остаток средств в конце периода. ДДС отражает не доходы или расходы, а конкретные операции по расчетному счету и кассе.

Отчет помогает вовремя платить по счетам, избегать кассовых разрывов — это ситуация, когда у вас в конкретный момент нет денег на налоги или зарплату, хотя отчет о прибылях и убытках показывает прибыль. А еще ДДС показывает, что в бизнесе осталось мало денег и нужен займ или кредит, или что денег так много, что пора бы задуматься о расширении дела или вывести средства и купить себе новую “Ауди”.

Отчет ДДС тоже можно строить на будущее. Он покажет, сколько денег потребуется, чтобы исключить кассовые разрывы, и когда проект окупится. ДДС, особенно при планировании будущих периодов, всегда рассматривают в комплексе с ОПУ.

Олег вносит в отчет все операции и их назначение, разделяет платежи по категориям: продажи, зарплата, налоги и так далее, а еще выделяет три зоны отчета:

  • операционная часть — все операции по основной деятельности;
  • инвестиционная часть — инвестиции в активы (новые точки продаж, оборудование) или доходы от продажи активов;
  • финансовая часть — потоки по кредитам и займам.

Вот пример отчета о движении денежных средств Олега за пару дней:

Операционная деятельность
Поступления — всего 5 000 6 000

Каппучино
Раф

Латте
Американо
Пончики

2 000
1 000
1 000 
200 
800
2 000
1 500
1 000 
500
1 000
Платежи — всего 1 700 3 700

Аренда
Клининг
Охрана
Связь
Зерна
Молоко/сливки
Пончики
Стаканы
Тарелки
Салфетки
Зарплата
Страховые взносы
Банк.

обслуживание
Бухгалтерский сервис
Другое




1 000

300 
400








2 000



300 
400


1 000




Инвестиционная деятельность
Поступления, всего

Продажа оборудования
Возврат ранее выданных займов



Платежи, всего

Покупка оборудования
Выдача займов



Финансовая деятельность
Поступления, всего

Получение кредитов и займов

Платежи, всего

Возврат кредитов и займов

5 000
Итого

Остаток на начало периода
Сальдо от операционной д-ти
Сальдо от инвестиционной д-ти
Сальдо от финансовой д-ти
Остаток на конец периода

4 000
3 300


7 300
7 300
2 300

— 5 000
4 600

Управленческий баланс

Баланс можно назвать “фотографией бизнеса”: он показывает состояние на выбранную дату. В балансе вы видите активы и пассивы:

  • активы — это сырье, оборудование, материалы, запасы товара, деньги в кассе и на счетах;
  • пассивы — кредиты, займы, вложения в уставной капитал, начисленные налоги, нераспределенная прибыль. 

Так можно понять, где “заморожены” деньги, откуда их можно высвободить. Например, Олег хочет повесить новую вывеску над своей кофейней, он заглядывает в баланс и видит вложение денег в крупную партию зерна. Значит взять деньги из бизнеса сейчас не получится, придется ждать или брать займ.

Управленческий баланс показывает, какой ваш собственный капитал в бизнесе. Для этого из активов вычитают пассивы, и эта сумма должна быть равна финансовому результату из ОПУ за тот же период. Если вы получили отрицательную сумму, это тревожный сигнал: в бизнесе не хватает денег на покрытие всех обязательств. 

Вот пример управленческого баланса Олега:

Актив 120 000

Оборудование
Остаток в кассе
Остаток на расчетном счете
Запасы материалов
Авансы поставщикам

105 000
5 000
2 000
8 000
Пассив 76 000

Долги поставщикам
Кредит
Начисленные налоги
Начисленная зарплата и взносы


60 000
16 000
Собственный капитал 44 000

Управленческие отчеты можно строить самим в Excel — или работать в сервисе, который сам построит нужные отчеты автоматически на основе ваших данных. Веб-севис Контур.Бухгалтерия помогает легко вести учет, начислять зарплату, сдавать отчетность и получать управленческие отчеты, чтобы следить за деньгами в бизнесе. Первые две недели бесплатны для всех новых пользователей.

Управленческий учет проектов | WorkPoint

Статья написана для компаний в секторе консалтинга и профессиональных услуг.

Что характеризует такие компании? Как правило, они ведут проектную деятельность, а проекты нацелены на создание интеллектуального продукта или услуги. Главный ресурс таких компаний — сотрудники, а точнее их время и компетенции. Типичные примеры: проектные бюро, консалтинговые компании, рекламные агентства, ИТ интеграторы, аудиторские организации.

Управленческий учет (Management Accounting) простыми словами — это совокупность бизнес-процессов для планирования, учета и отображения информации, цель которых состоит в поддержке принятия решений менеджментом компании.

Объекты управленческого учета в секторе профессиональных услуг:

  1. Время.
  2. Проекты.
  3. Трудовые ресурсы.
  4. Выручка и затраты по проектам.

Специфика управленческого учета в профессиональных услугах обусловлена:

  1. Проектным характером деятельности;
  2. Акцентом на учете рабочего времени в качестве основного производственного актива.

Цели управленческого учета по проектам

Почему важно учитывать финансы по проектам и вести управленческий учет? Вопрос риторический, ведь цель бизнеса — извлечение прибыли и профессиональные услуги тут не исключение.

Поскольку компания зарабатывает на проектах, рентабельность бизнеса зависит от рентабельности каждого отдельного проекта.

Как правило, рентабельность — ключевой показатель проекта и отвечает за него менеджер. Часто денежная мотивация или, проще говоря, премия менеджера проекта и команды завязана на выполнении этого KPI. Поэтому менеджеру проекта необходим инструмент планирования, контроля и прогнозирования рентабельности проектов.

А значит первую цель ведения управленческого учета по проектам можем сформулировать так: дать менеджеру проектов инструмент оперативного контроля рентабельности проектов.

Таким инструментом может быть отчет о прибылях и убытках (P&L, Profit & Loss Statement). В любой момент времени и за любой период менеджер должен располагать отчетом о текущем финансовом состоянии проекта и его отклонении от первоначального бюджета, чтобы принимать управленческие решения.

Cформулируем требования к такому отчету:

  • Отчет должен быть простым.
    Менеджер проекта — не финансист и не бухгалтер, ему просто нужно понимать — попадает ли он в свой KPI или нет. Поэтому ничего лишнего — только показатели, непосредственно связанные с проектом.
  • Отчет должен быть оперативным.
    Срок его «доставки» до менеджера должен быть минимальным. Если проект идет два месяца, а отчет можно строить только по месяцам, ценность такого отчета для управления проектом будет минимальная.
  • Отчет должен быть изолирован от внешних финансовых факторов.
    В отчете должны быть финансовые показатели именно по проекту. Нет смысла включать в отчет для менеджера сведения об административных или накладных затратах бизнеса.

Рентабельность каждого отдельного проекта безусловно важный показатель, но есть уровень выше — уровень операционного директора (договоримся так называть сотрудника, отвечающего за рентабельность бизнеса в целом). У директора должна быть полная картина по всем проектам, по их совокупной рентабельности и по рентабельности бизнеса в целом.

Поэтому вторая цель: дать операционному директору инструмент для контроля рентабельности «производства» в целом.

Разбираемся с рентабельностью

Начнём с простого. Рентабельность и прибыль в общем виде рассчитывается следующим образом:

Рентабельность = Прибыль / Выручка

Прибыль = Выручка — Затраты

Классификация затрат

Все затраты в профессиональных услугах можно разделить на прямые и косвенные.

Прямые затраты четко относятся к определенному проекту. Для профессиональных услуг значимая статья прямых затрат на проект — себестоимость труда, то есть стоимость трудовых ресурсов, вложенных в проект. Иногда бывают и другие прямые затраты: подрядчики, материалы, командировки, транспортные расходы и так далее.

Косвенные затраты нельзя отнести к определенному проекту. Примеры косвенных затрат: аренда офиса и офисные расходы, реклама, зарплаты директора, бухгалтеров.

Простой способ определить прямые затраты перед нами или косвенные такой: прямые затраты имеют, как минимум, две характеристики — проект и период, а косвенные затраты одну — период.

Виды рентабельности

В зависимости от того, какие затраты учитываем при расчете, будем получать два вида рентабельности.

Валовая рентабельность. При её расчете учитываются только прямые затраты.

Валовая рентабельность = Валовая прибыль / Выручка
Валовая прибыль = Выручка — Прямые затраты

Операционная рентабельность. При её расчёте учитываются и прямые и косвенные затраты.

Операционная рентабельность = Операционная прибыль / Выручка

Операционная прибыль = Выручка — Прямые затраты — Косвенные затраты

Для оперативного управления проектами лучше всего подходит валовая прибыль:

  • Она проще для понимания и расчета.
  • Команда проекта может влиять только на валовую прибыль, в частности команда не может повлиять на накладные расходы. Поэтому именно валовая прибыль и рентабельность показывает экономическую эффективность проекта, очищенную от внешних факторов.

Учет косвенных затрат

На практике рекомендуется косвенные затраты учитывать на уровне операционного директора и не разносить их по проектам. Пример P&L:

Альтернативный вариант — разносить косвенные затраты по проектам по какому-то принципу, например, равномерно меду всеми проектами:

Важно понимать, что команда проекта не оказывает влияние на косвенные затраты, поэтому операционная рентабельность не может быть хорошим показателем для мотивации.

Например, если после начала проекта, с уже зафиксированным бюджетом, компания переезжает в дорогой офис, то косвенные затраты резко вырастают, а экономика проекта «уходит в минус». Но это никак не связано с управлением или работами на проекте, в результате чего теряется мотивация команды, а руководство компании, оценивая рентабельность проектов, не может сделать вывод относительно источника проблемы — плохое планирование, исполнение проекта или внешние обстоятельства.

Практические советы

  1. Определите целевую операционную рентабельность на календарный период (например, квартал). Это KPI операционного директора.
  2. Определите целевую валовую рентабельность каждого проекта. Это KPI ваших проектных менеджеров.
  3. В отчете о прибылях и убытках на уровне проекта не учитывайте косвенные затраты — это позволит вам понимать эффективность реализации каждого проекта в отдельности.
  4. На уровне операционного директора стройте периодический отчет об операционной рентабельности с учетом косвенных затрат. Это покажет экономическое здоровье в целом по компании.

Cебестоимость труда

Себестоимость труда настолько важное для бизнеса профессиональных услуг понятие, что заслуживает отдельного упоминания.

Вспомним, что это вообще такое. С точки зрения владельца компании, на самом верхнем уровне, процесс выглядит так: компания закупает время у сотрудников (это называется «платить зарплату»), а затем продает это время клиентам. То есть компания извлекает прибыль из продажи клиентам времени, знаний и компетенций сотрудников. У времени есть «закупочная» цена — это и есть себестоимость. Если привести эту цену к какой-нибудь единице измерения, например, к одному рабочему часу, то по каждому сотруднику получим ставку себестоимости, то есть будем знать, сколько стоит каждый час работы сотрудника для компании.

Расчет ставки

В случае почасовой оплаты труда расчет очевиден — себестоимость равна часовой ставке сотрудника с учетом прямо связанных ней налогов и отчислений.

Для расчета стоимости часа сотрудников с фиксированной оплатой труда необходимо:

  • Получить полную сумму прямых затрат на сотрудника за прошедший период (чаще за прошедший финансовый год или за 1 месяц).
  • Если это возможно, учесть будущие изменения, например повышение зарплаты.
  • Получить ожидаемую сумму рабочих часов за период.
  • Разделить затраты на ожидаемый объем часов за плановый период.

Какой период использоваться для расчета? Месячный период позволяет чаще актуализировать себестоимость, что важно в случае частых изменений оклада, однако расходы от месяца к месяцу могут сильно колебаться, например, ввиду наличия годовых премий. Кроме того, частая актуализация требует больших усилий.

Как оценить плановый объем часов? В грубом варианте — это часы по производственному календарю (для сотрудников на полной ставке). Более точно — по индивидуальным расписаниям сотрудника.

Бухгалтерская vs управленческая ставка

Ставка, рассчитываемая в предыдущем разделе — это модельная ставка, используемая в управленческом учете. Также применяется «бухгалтерская» ставка, рассчитываемая на основе фактических данных за уже прошедший период, поэтому для планирования её использовать в любом случае не получится.

Для чего нужна управленческая себестоимость часа:

  • Для планирования.
  • Для оценки фактической себестоимости по управленческой методике, а это важно для команды проекта.

Команда, планируя проект, исходит из существующей себестоимости ресурсов (они могут измениться, если проект длительный, но такие изменения сглажены). Соответственно оценка успешности работы и мотивация команды должны опираться на результаты проекта (прежде всего рентабельность), рассчитанные по тем же ставкам. В противном случае у команды возникает неопределённость и отсутствие влияния на конечный результат.

С другой стороны, для руководства компании важно видеть картину, максимально близкую к реальности и поэтому требуется оценка рентабельности по бухгалтерской себестоимости. Если имеется отклонение от плана, то проблема может быть в самом проекте или в некорректной оценке управленческой себестоимости часа, что привело бы к неправильному планированию, а это уже проблема финансового директора или иного лица, выполняющего такие расчеты.

Практические советы

  1. Для планирования и оценки эффективности команды проекта используйте управленческую ставку себестоимости. Рентабельность проекта не может зависеть от того, когда этот проект стартовал.
  2. Определите, какая точность расчета ставок для управленческого учета достаточна. Самый точный подход — считать отдельно для каждого сотрудника. Самый простой — считать среднюю ставку на всех сотрудников.
  3. Не включайте в ставку косвенные затраты. Это скроет реальный источник проблем с рентабельностью.

Бюджет проекта

Чтобы построить финансовую отчётность нужен план, он же бюджет. Бюджет состоит из выручки и затрат.

Планирование выручки и прямых затрат обычно не представляет сложности. Как правило, заранее известно, когда примерно заплатит клиент, когда примерно состоится командировка или будет привлечен подрядчик. А вот как быть с себестоимостью?

Как запланировать себестоимость

Если известны управленческие ставки себестоимости по каждому сотруднику, то процесс достаточно прост. Рекомендуемый алгоритм:

  1. Определяем этапы проекта.
  2. Определяем список исполнителей по каждому этапу
  3. По каждому исполнителю и этапу оцениваем объем часов, который понадобится исполнителю. Важно, что тут речь идет не о сроке, а именно о трудозатратах.
  4. Оценку часов также можно разбить по временным периодам, например, по месяцам.

Если в компании ведется учет рабочего времени по проектам, то на этом этапе можно опираться на исторические данные. Например, посмотреть, сколько часов уходило на аналогичные задачи и этапы в уже завершенных проектах.

Когда известны плановые часы и ставки сотрудников, расчет плановой себестоимости рассчитывается простым умножением.

Контроль исполнения бюджета

Вторая часть финансовой отчётности — факт, сколько реально потратили и заработали на проекте, другими словами — контроль исполнения бюджета.

Методы финансового учета

Прежде чем учитывать фактическое исполнение бюджета необходимо разобраться с типом учета.

Используют два метода: кассовый метод и метод начисления. Например, при завершении работ, по методу начисления признание выручки происходит при подписании акта, а по кассовому методу в момент зачисления денег на расчетный счет.

  • Метод начисления (Accrual Accounting) — метод учета и признания доходов и расходов, согласно которому результаты хозяйственных операций признаются по факту их совершения независимо от фактического времени поступления и выплаты денежных средств, связанных с ними.
  • Кассовый метод учета (Cash Accounting) — метод учета, при котором доход признается в день поступления средств на счета в банках и (или) в кассу организации, либо поступления иного имущества (работ, услуг). Расходами признаются затраты по факту их оплаты.

Кассовой метод проще для понимания, но на практике малоприменим по ряду причин.

Разные методы финансового учета используются не только для отслеживания факта, но и при планировании, подготовке бюджета. Чтобы бюджет можно было сравнить с фактом все операции должны планироваться и учитываться одним методом.

Признание себестоимости

Для решения задачи признания себестоимости никак не обойтись без внедрения учета рабочего времени по проектам.

Очевидно, что фактическая себестоимость рассчитывается на основе фактического вклада сотрудника в тот или иной проект. При этом сотрудники в течение недели могут работать не на одном, а на нескольких проектах, постоянно переключаясь между задачами. И чтобы понять, какая доля затрат сотрудника за неделю к какому проекту относится — учитывают часы в разрезе проектов. В этом контексте цель учета рабочего времени — разнесение себестоимости труда сотрудников между проектами.

Как обычно выглядит процесс:

  • Сотрудники с помощью таймшитов фиксируют часы, фактически затраченные на проект;
  • Менеджеры проверяют и согласовывают таймшиты сотрудников;
  • На основе согласованных таймшитов рассчитывается фактическая себестоимость.

Важно, что себестоимость начисляется. То есть появление по проекту фактической расходной операции по статье «Себестоимость труда» вообще никак не связано с реальными выплатами. Зарплату выплачивают два раза в месяц, а себестоимость по проектам можем начислять хоть каждый день. Кроме того, для расчета себестоимости чаще используется управленческая ставка себестоимости. В конкретном месяце сумма реальных выплат сотрудникам может отличаться от той себестоимости, которую признали по проектам.

По-хорошему, суммы транзакций и суммы начислений должны примерно совпасть на горизонте, выбранном для расчета управленческих ставок, но очевидно, что на 100% они никогда не совпадут и это цена за оперативность и наглядность управленческого отчета.

Признание выручки

Выручку, как и себестоимость необходимо признавать. Самый частый способ — по мере подписания актов выполненных работ. Однако существуют другие способы.

Если проект оплачивается по схеме «Время и затраты» (Time & Materials), то выручку можно признавать по мере согласования таймшитов или за какой-то период по всем согласованным таймшитам.

Также применяется признание выручки проектов с фиксированной стоимостью по проценту освоенного объема:

  1. На начало проекта известна совокупная плановая выручка по проекту, а также себестоимость проекта, плановая длительность, плановый объем часов.
  2. На каждый момент известен % выполнения проекта (освоения) на выбор: по длительности (просто на основании прошедшего времени), по часам или по себестоимости (на основании согласованных таймшитов).
  3. Соответственно можно признать такой же процент выручки, например, за прошедший месяц.

Такое признание носит модельный характер и допускает отклонения от реального положения дел. Но признание по проценту выполнения позволяют контролировать экономику длительных проектов с заданной периодичностью (например, ежемесячно), а это преимущество часто является критически важным.

Практические советы

  1. Организуйте процесс учета рабочего времени. Фактические затраты времени — база для признания себестоимости и, для некоторых подходов, выручки.
  2. Запретите сотрудникам учитывать меньше времени, чем они должны вырабатывать по своему расписанию.
  3. Если сотрудники с фиксированной заплатой перерабатывают — нормируйте себестоимость.
  4. Определите метод признания выручки и правила признания.

Отчет о прибылях и убытках

Получив бюджет и сведения о его фактическом исполнении следующим шагом идет отображение финансового состояния конкретного проекта, направления и бизнеса в целом. Классическим отчетом выступает отчет о прибылях и убытках.

Структура отчета включает строки по учетным статья и значения, опционально разбитые по временным периодам (например, по месяцам). Отчет по проекту включает выручку и прямые затраты, позволяя контролировать валовую прибыль и рентабельность, пример отчета:

Отчет по направлению, подразделению или бизнесу в целом может включать косвенные затраты и тем самым отражать операционную прибыль и рентабельность:

Советы по автоматизации управленческого учета

Уровень автоматизации должен соответствовать потребностям и зрелости организации. Это не пустые слова — часто встречаются небольшие компании, которые из желания сделать «как мы считаем правильным» пытаются использовать тяжелые решения корпоративного уровня или разрабатывать собственные решения с многочисленными интеграциями. При этом процесс автоматизации часто вытесняет цель, а экономическая целесообразность такой автоматизации находится под вопросом.

Нередки и обратные ситуации — зрелые компании испытывают потребность в полноценном управленческом учете, но не решаются внедрять отдельное специализированное решение. Частый случай — в компании есть таск-трекер (система управления задачами) и руководство наотрез отказывается внедрять учет времени через таймшиты, потому что «и так уже есть задачи». При этом задачи не дают достоверных, согласованных и полных данных о рабочем времени что ломает экономический учет.

Обычно компании проходя три этапа автоматизации управленческого учета:

  1. Начальный уровень — использование Excel/Sheets. И это разумный подход для небольших компаний, стартапов или для обкатки процессов на первом этапе автоматизации.
  2. Второй уровень — использование специализированных систем для учета рабочего времени. Причины понятны — учет времени через электронные таблицы с ростом бизнеса становится весьма трудоемким процессом. Стоит оговориться, что для полноценного учета рекомендуется использовать таймшиты в каком-либо виде.
  3. Дальше компании внедряют полноценные решения для бюджетирования проектов и ресурсного планирования.

При внедрении важно понимать конечную цель, грамотно донести необходимость внедрения до команды и не бояться ошибок, проблем — они точно будут, но все преодолимо.

Считаем деньги по проектам — практические советы для консалтинга

Каким бы ни был ваш бизнес — консалтинг, инжиниринг, аудит, реклама или маркетинг, ИТ интеграция или иные услуги — в его основе лежат проекты. Чтобы не уйти в минус, необходимо контролировать рентабельности каждого проекта в каждый момент времени.

Три главных финансовых отчета предпринимателя – ПланФакт

Зачем вести финансовые отчеты

В бизнесе обычно ведут две отчетности по управлению деньгами: бухгалтерскую и финансовую. Бухгалтерские отчеты создают, чтобы сдавать в налоговую, а финансовый учет помогает увидеть реальную ситуацию с деньгами в бизнесе и принимать решения. Часто финансовые отчеты собственник составляет самостоятельно или вместе с финансовым менеджером.

У предпринимателя всегда есть более важные дела, чем отчетность. Нужно подписать новый контракт, договориться с поставщиком или съездить на производство. Поэтому отчетность ведется от случая к случаю, траты и доходы забывают учитывать, показатели не считают, а затраты не классифицируют. Такой подход работает до тех пор, пока предприниматель не столкнется с серьезными финансовыми проблемами — кассовым разрывом, убыточностью ключевых клиентов или просроченными платежами.

Читайте также: Принципы делегирования в малом бизнесе. Экономим время собственника

Мы рекомендуем управлять финансами осознанно. Поэтому перед рассказом об отчетах давайте разберемся, зачем они нужны.

  • Чтобы избежать критических ошибок. Без отчетности предприниматель слабо осознает свои действия — кажется, что он может безболезненно вынуть из бизнеса деньги или взять очередной транш кредита. Но и то и другое может оказаться губительным и уничтожить компанию.
  • Чтобы принимать взвешенные решения. Без отчетности предприниматель действует вслепую — идет в неизвестность и полагается только на свое чутье. Иногда риск оправдан, но в перспективе выигрывает холодный расчет и рациональность.
  • Чтобы видеть свой бизнес. Для многих предпринимателей компания — это эфемерная сущность. Есть сотрудники, офис, склады и товар. Но все это живет в параллельных измерениях. Отчетность помогает свести все к одному знаменателю и увидеть бизнес целиком.

Отчетность помогает не совершать ошибок, принимать взвешенные решения и глубже понимать текущую ситуацию. Для каждого из приведенных сценариев есть свой отчет. Мы разберем их на реальных примерах.

 1. ДДС или движение денежных средств

Каждому хочется избежать ошибок — вовремя получать оплату, не попадать под налоговые штрафы и избегать кассовых разрывов. Все эти задачи решает отчет о движении денежных средств или ДДС.

Компания Николая М. ремонтирует нежилые помещения — одновременно бригады работают на 5 объектах. Бизнес новый, чтобы завлечь клиентов Николаю приходится давать отсрочку. Он фиксирует приходы и расходы, поэтому точно знает, когда возникает кассовый разрыв и компании требуется дополнительное финансирование.

Финансовый отчет о движении денежных средств содержит все приходы и расходы средств компании за период.

ДДС показывает, сколько денег компания получила и сколько заплатила, сколько у нее было и сколько осталось. В него заносят каждую операцию — приход или расход; отмечают, кому заплатили и откуда получили деньги; делят движения средств по категориям.

Читайте также: Зачем вести отчет о движении денежных средств

Даже в небольшом бизнесе счет операций может идти на сотни. Кофейня закупает зерно, воду, молоко и бумажные стаканчики; платит обжарщику, баристе и уборщице; рассчитывается по аренде, налогам и кредитам. И каждая из этих операций может кардинально изменить положение бизнеса. ДДС предупредит предпринимателя, если что-то пойдет не так.

Пример отчета ДДС

Деньги на начало   100 000 ₽
1 июля Предоплата 90 000 ₽
2 июля Аванс сотрудникам -60 000 ₽
3 июля Аренда -20 000 ₽
4 июля Закупка сырья -100 000 ₽
5 июля Займ собственнику 5 000 ₽
Деньги на конец   5 000 ₽

2.

ОПУ или отчет о прибылях и убытках

Когда предприниматель разберется с поступлениями и выплатами денег, встанет вопрос о прибыльности всего бизнеса. Прибыль — это то, ради чего большинство открывает свое дело. Если компания не зарабатывает, то и развивать ее не хочется. Разобраться в вопросе прибыли поможет отчет о прибылях и убытках или ОПУ. Еще этот отчет называют P&L или «пиэнэль» — от английского «Profit & Loss».

Интернет-магазин Антона растёт — он видит, что от месяца к месяцу выручка и количество клиентов увеличивается, но денег не становится больше. Он составил ОПУ, чтобы понять, куда уходят деньги. Так Антон выяснил, что большую часть дохода съедает аренда офиса и склада. Поэтому он перевёл сотрудников на удалённую работу и этим увеличил маржинальность компании.

Отчет о прибылях и убытках дает понять, что происходит с деньгами: компания их сжигает или увеличивает.

Без ОПУ бизнес похож на черный ящик — непонятно, к чему приводят вложения и куда уходят деньги. Отчёт помогает проанализировать обязательства компании — если ей должны больше, чем она, то всё идёт хорошо. Если наоборот — пора что-то менять.

ДДС и ОПУ полезно рассматривать в связке. Первый отчет показывает фактическое движение средств, а второй — обязательства, которые взял на себя бизнес. Если не вдаваться в детали, то ДДС рассказывает о том, что с деньгами происходит сейчас, а ОПУ — что с ними произойдет дальше. Чтобы принять взвешенные решения, важно видеть и то и другое.

Пример отчета ОПУ

Выручка 800 000 ₽
Себестоимость 600 000 ₽
Прибыль до налога 200 000 ₽
Налог 40 000 ₽
Чистая прибыль 160 000 ₽

3. Балансовый отчет

Чтобы принимать управленческие решения, собственнику бизнеса нужна информация. Ему полезно видеть бизнес целиком — оценить и понять все детали. Для этого предназначена Балансовая отчетность или Баланс.

Андрей закупает в Китае селфи-палки и продает их через розничные точки в крупных торговых центрах. Баланс помогает ему понять, какая часть денег сейчас «в товаре» — он не сможет их быстро выдернуть и направить на набирающие популярность спиннеры. Чтобы сыграть на спросе Андрею придется брать займ у партнера или идти в банк за кредитом.

Баланс — это подведение итогов: срез компании в конкретный момент времени.

В Балансе сводятся все активы компании — то, чем она владеет; и пассивы — те средства, на которые живет. То есть, с одной стороны, это оборудование, сырье и товары на складе, а с другой — кредиты и займы, вложения в уставный капитал и нераспределенная прибыль. Актив и пассив баланса всегда равны между собой — в мире ничто не возникает из пустоты.

У денег в активах несколько агрегатных состояний. Оборудование сложно продать, а деньги на счете легко пустить в оборот. Чем легче высвободить вложения, тем выше ликвидность актива. С другой стороны у каждого пассива есть своя степень срочности — что-то нужно быстро вернуть, что-то может быть с компанией все время. Баланс помогает увидеть, в каком состоянии сейчас находятся деньги, и соотнести ликвидность и срочность.

Читайте также: Управленческий учет – зачем он нужен? Интервью с Наталией Морозовой. Часть 1

Пример балансового отчета

Оборотные активы Обязательства
Деньги в кассе 10 000 ₽ Кредиторская задолженность 90 000 ₽
Кофе в зёрнах 30 000 ₽  
Бумажные стаканы 10 000 ₽  
Основные средства Капитал и резервы
Кофемашина 40 000 ₽ Собственный капитал 10 000 ₽
Кофемолка 20 000 ₽ Нераспределённая прибыль 10 000 ₽
Активы 110 000 ₽ Пассивы 110 000 ₽

Шпаргалка

  1. Отчетность помогает не совершать ошибок, выступает базой управленческих решений и дает предпринимателю возможность увидеть бизнес целиком.
  2. Отчет о движении денежных средств или ДДС помогает увидеть, куда уходят деньги, разложить по полочкам все статьи доходов и расходов.
  3. Отчет о прибылях и убытках или ОПУ помогает соотнести обязательства и понять, как бизнес зарабатывает деньги.
  4. Балансовый отчет или Баланс — это срез бизнеса на определенную дату. Он помогает соотнести ликвидность активов и срочность пассивов.

 

Управленческая отчетность в MS Power BI для Leader Team

Leader Team – национальная компания, занимающая лидирующие позиции на рынках мерчендайзинга, аутсорсинга продаж, логистического и производственного аутсорсинга и независимой инвентаризации.

Задачи

  • Аудит существующей архитектуры BI-решения
  • Построение отдельного КХД для BI
  • Перенос существующих отчетов в новую архитектуру
  • Перенос отчетов из 1С в Power BI
  • Построение новых управленческих отчетов в Power BI

О проекте

Важным моментом при построении аналитического решения на базе Microsoft Power BI является работа с источниками данных. Если источников немного, и структура данных статична, то извлечение данных «напрямую» из источников может быть хорошим подспорьем, альтернативой построению отдельной витрины.

Реализация такого решения потребует меньше времени, трудозатрат и бюджета, будет однозначно дешевле в обслуживании. Однако в случае, если количество источников увеличивается, а структура таблиц меняется, необходимо более «тяжелое» и устойчивое решение.

Цели перед стартом

Решение для бизнес-аналитики в компании Leader Team доросло до тех размеров, когда необходимо строить отдельное хранилище данных. В противном случае существуют риски потери информации и бизнес-критичных отчетов. С такой задачей к нам пришел заказчик, и специалисты ФТО начали проект по оптимизации архитектуры существующего решения.

Ход проекта

По итогам аудита архитектуры первой значимой вехой проекта стало построение нового отдельного КХД для отчетности в Power BI. Хранилище реализовано на MS SQL Server и туда попадают только данные, необходимые для BI отчетности, агрегированные, отфильтрованные и при необходимости «очищенные».

Вторым этапом стал перенос существующей BI-отчетности в новое хранилище. Это были как отчеты, источниками для которых являются базы SQL, так и отчеты, использующие данные исключительно из 1С. Данный этап оказался особенно непростым, т.к. уже по ходу проекта нам пришлось поменять архитектуру, использовать вместо одной БД 1С 7 БД, а главное – пройти этап получения доверия к данным от бизнес-заказчика. По итогам этого этапа заказчик убедился, что Power BI – хороший инструмент, использовать его можно и даже нужно.

Далее мы реализовали ряд новой управленческой отчетности, сейчас активно работаем над проектом где к нашим существующим источникам добавится еще порядка 100 БД 1С Бухгалтерия. Масштабы BI-системы в LeaderTeam растут и данное приложение занимает все более значимое место в наборе управленческих инструментов заказчика.

Запросы на новые отчеты, как мы надеемся, будут появляться и далее. А наша команда уже сейчас занимается не только созданием новой отчетности, но и вопросами оптимизации скорости обмена 1С-SQL, надежности и проведением автоматической сверки.

Как организовать управленческий учет в ресторане или кафе

Начнем с того, что такое успешный бизнес? 

  • Когда у вас есть прибыль и бизнес работает выше точки безубыточности.
  • Нет кассовых разрывов и вы контролируете движение денежных средств.
  • Принципиальное различие P&L и Cash Flow, где Cash Flow — это только движение денег. 
Управленческий учет — это будущее вашего заведения. Поэтому одновременно с маркетинговым планом нужно обязательно рассчитать, сколько чистой прибыли вы хотите заработать и потратить.
  • Начните с планирования и прогнозирования: подготовьте годовой бюджет и разделите его на сезоны. В совокупности с работой маркетолога, на каждый сезон составляется план действий, чтобы достичь требуемых бизнес-показателей. 
  • У вас должно быть два главных человека: управляющий и владелец. Управляющий следит за тем, чтобы не было кассового разрыва, а владелец сфокусирован на организации ресторанного бизнеса, росте и масштабировании своего заведения. 
  • Постоянно ведите отчетности
  1. Отчет движении денежных средств (ДДС) — важнейший инструмент, работает тогда, когда вы ведете отчет регулярно, от начала года до конца. Дает ответы на вопросы: куда уходят деньги и насколько грамотно они расходуются?
  2. Отчет о прибыли и убытках — показывает, куда вам дальше двигаться и куда идет бизнес. Ответ на вопрос: прибыльно ли заведение?
  3. Бухгалтерский баланс нужно делать раз в квартал, когда вы проверяете активы и пассивы своего заведения. Ответ на вопрос: сколько стоит ваш бизнес? 

Структура организации ресторана

Активы заведения:

  • Внеоборотные: посуда, оборудование и т. д.
  • Оборотные: запасы, деньги, дебиторская задолженность

Пассивы заведения:

  • Собственный капитал
  • Длинные кредиты
  • Короткие кредиты
  • Ежедневные
  • Еженедельные
  • Ежемесячные
  • Квартальные
  • Полугодовые
  • Годовые
Один из дополнительных отчетов — АВС-анализ, который ранжируется по определенным параметрам: А — 50%, В — 30% и С — 20%. Смотрим продажи, выручку и маржинальность. Данный отчет должен быть еженедельным!

Это отчет продаж блюд. Есть 4 позиции блюд:

  1. Звезды — позиции с высокой популярностью и высоким уровнем прибыльности.
  2. Лошади — позиции с высокой популярностью, но низким уровнем прибыльности.
  3. Загадки — позиции с низкой популярностью, но высоким уровнем прибыльности.
  4. Собаки — позиции с низкой популярностью и низким уровнем прибыльности.
Когда вы создаете управленческий учет в кафе на год вперед, вы должны следить, чтобы к нему были приурочены маркетинговые действия. Отслеживайте популярностью блюд по сезонам и создавайте грамотное меню. 

Отчеты нужно вести по каждому сотруднику. Благодаря мониторингу данных по каждому сотруднику в системе автоматизации кафе, мы можем видеть, какие по каждому выручки, средний чек и так далее. 


В управленческом учете они бывают:

  • Переменные.  Определяются в процентах.
  • Постоянные — в деньгах.
  • Условно-постоянные. Определяются и в рублях, и в процентах
  • Контролируемые и неконтролируемые.
  • Прямые и косвенные 
  • Провести маркетинговое исследование
  • Сделать анализ года и понимаете рынка
  • Помнить о сезонности
  • Рассчитать штатное расписание
  • Сделать анализ рынка и конкурентов
  • Рассчитать себестоимость среднего чек
  • Проанализировать все затраты в предыдущем году
  • Подготовить отчет ДДС
  • Создать «Платежный календарь» — кому и сколько вы должны заплатить в определенный период времени
  • Составить бюджет движения денежных средств — прогнозируете и распределяете денежные поступления

Poster — система автоматизации кафе и ресторанов

Одна POS-система решает все вопросы: онлайн-касса, склад, финансы, аналитика, CRM.


  • Бюджет продаж и поступлений — планируем выручку.
  • Бюджет себестоимости — затраты на фудкост
  • Бюджет запасов — затраты на складские запасы
  • Бюджет расходов -— это ваши операционные расходы
  • Прогнозируем счет прибыли и убытков — P&L

В отчете мы видим чистую прибыль за вычетом в процентах, расходы на эксплуатацию, ремонты и т.д. Здесь же проводится анализ деятельности ресторана, выручки и отчет ДДС. Такую таблицу должен составить управляющий и в течение 2-х недель до 1 января отправить финансовому директору, который ее корректирует. Потом таблицу присылают владельцу на утверждение и после утверждения уже рассылают по всем заведениям, чтобы начать новый год с новым бюджетом и маркетингом.

Также, с помощью таких отчетов и анализов можно:

  • Прогнозировать выручку по отдельным продуктам
  • Учитывать загруженность по дням и оборачиваемость
  • Вести и учитывать маркетинговый календарь
  • Страховать заведения по рискам  
Управленческий учет в общепите должен быть годовым и ежемесячным. Но стоит помнить и о ежедневных и еженедельных отчетах, например, об аналитике по чекам.

С помощью анализа таких отчетов вы можете оптимизировать любой показатель, который у вас «проседает». Вы можете определить, какое количество гостей вам нужно привлекать для того, чтобы выполнить план и как исправить показатели. Исходя из анализа отчетов можно генерировать новые решения для маркетингового плана. Все показатели можно анализировать. Например, расписание ваших сотрудников или фудкост. 

Фудкост — это процентное соотношение себестоимости и отпускной цены.

Фудкост бывает базовый и фактический:

  • Базовый (plate cost) — это себестоимость продуктов в блюде. Его формула: себестоимость / цена в меню х 100%
  • Фактический — это фудкост за период, COGS (Cost of Goods Sold) — себестоимость реализованной продукции. Формула: запасы (нач.остатка) + поступления – запасы (конечн.остатки) \ продажи  х 100%
Именно на фактический фудкост и стоит ориентироваться, потому что сюда входит нереализованная продукция, списания и т. д.

Первое, это повышение цен у поставщика, чтобы избежать этого, нужно:

  • Постоянно контролировать входящие цену
  • Искать альтернативных поставщиков
  • Заменить подорожавшие ингредиенты
  • Убирать несезонные позиции
  • Уменьшать порции

Следующая причина — это несоблюдение граммовки:

  • Проверить калькуляционные карты
  • Повесить тех. карты, на виду у поваров
  • Поставить весы в каждом цеху
  • Проводить регулярный контроль весов блюд, отдающихся в зал
  • Контролировать качество при приемки товара — делайте внезапные проверки
  • Сокращать отход: аккуратная разделка и альтернативы для использования отходов
  • Регистрировать отход в актах разделки

Увеличенные закупки у поставщиков:

  • Планировать закупки на основании анализа продаж прошедших периодов
  • Планировать заготовки для кухни
  • Проводить регулярную инвентаризацию
  • Анализировать остатки и управлять продажами (например, акции)
  • Соблюдать правила хранения и ротации товаров
  • Повышать цену
Также, есть labor-cost — это коэффициент расходов на заработную плату относительно выручки.

Формула labor-cost выглядит так: (сумма затрат на персонал / сумма выручки) х 100 = число. Это число и есть показатель labor-cost в процентах. 

  • Фонд оплаты труда (ФОТ)
  • Налоги на ФОТ
  • Алименты
  • Групповая страховка
  • Питание персонала
  • Премии
  • Дни рождения и вечеринки
  • Медицинское обслуживание
Ещё один из коэффициентов — prime-cost. Тут вы сразу просчитываете и соотношение labor-сost и food-cost. 
  • Вводите чек-листы
  • Ведите все отчеты, о которых мы говорили выше
  • Аналитика по чекам
  • Аналитика по наполняемости
  • Аналитика по среднему чеку
  • Контроль работы с поставщиками
  • Собрания с персоналом
  • Инвентаризации 

Когда информация не влияет на принятие решений, например: 

  • Высокий фудкост
  • Незапланированные расходы
  • Дефицит выручки

Когда данные в программе учета для ресторана некорректные, то у вас:

  • нет учета новых гостей
  • неверные калькуляции
  • постоянные товарные остатки
Вам не поможет учет, если вы не знаете, куда двигаетесь и какие у вас цели. В управленческий учете нужно все фиксировать и закладывать. И обязательно ведите платежный календарь. 

Пример платежного календаря: 

Платежный календарь систематизирует не только вас, но и вашу команду. Пункты календаря:

  • Статья доходов и расходов
  • Название проекта от которого идут поступления и платежи
  • Наименование контрагента
  • Дата поступления и списание денег
  • Сумма платежа и поступления
  • Комментарий

Что еще можно сделать?

  • Планировать доходы и расходы, составлять бюджет
  • Фиксировать показатели не только в деньгах, но и в %
  • Учитывать расходы методом начисления, вносить коррективы в работу и бюджет
  • Вводить нормативные показатели по товарным остаткам и допустимой задолженности
  • Считать фактический фудкост и сравнивать с данными вашей системы учета, чтобы выявлять причины отклонений
  • Автоматизировать расчет точки безубыточности
  • Брать для анализа prime-cost и в расчете прибыли учитывать амортизацию, чтобы формировать финансовый резерв
  • Кредитоваться у поставщиков только при условии получения самой низкой цены 
Если у вас всегда есть деньги для оплаты обязательств, значит вы всегда в прибыли.

Но вы должны понимать, не только куда двигаться, но и мотивировать на это команду: проводите собрания и объясняйте причину своих решений. Регулярно исследуйте и анализируйте конкурентов, тренды и тогда вас гарантированно ждет успех.  

Управленческая отчетность страховщика | Страховые компании


Описание

Отчеты управленческого блока не имеет утвержденных законом регламентов и в большей степени зависят от потребностей конкретной страховой компании. Используемая нами технология BI EE позволяет создать в относительно короткие сроки на базе загруженных первичных данных в РХД широкий спектр отчетов. 

Отчеты BI EE могут быть как преднастроенными (заранее созданы разработчиками), так и сформированы самими бизнес-пользователями на основе подготовленных для анализа витринах. 

Подготовка витрин осуществляется с применением инструмента Oracle BI Administrator, где на основе физической модели данных (физический слой), строятся представления в бизнес-терминах (бизнес-слой), которые в дальнейшем используются при конструировании отчетов.  
На рисунках ниже представлены примеры физического слоя и соответствующего ему бизнес-слоя, которые используются затем при конструировании демонстрационных отчетов. 


Рис.1 Oracle Business Intelligence Enterprise Edition: Физический слой метаданных

На рисунке ниже представлен пример преднастроенного демонстрационного отчета, показываеющего количество заключенных договоров за указанный год в разрезе типов договоров:


Рисунок.Преднастроенный отчет

Бизнес-пользователи имеют возможность самостоятельно формировать отчеты в необходимых ему разрезах без помощи сотрудников IT-отделов на заранее спланированных представлениях бизнес-слоя. Далее показан этап формирования отчета, показывающий сумму премий в основных валютах в разрезе продуктов и каналов продаж, а так же результат сформированного запроса.


Рисунок.Формирование запроса

Бизнес-пользователь имеет возможность самостоятельно формировать отчеты в необходимых ему разрезах без помощи сотрудников ИТ-отдела на заранее спланированных представлениях в бизнес-слоях.


Рисунок. Формирование пользовательского запроса


Рисунок. Результат сформированного запроса

Хотя перечень отчетов управленческого блока зависит от пожеланий конкретного заказчика, для внедрения обязательны отчет «РВД подразделений» и отчет о дебиторской / кредиторской задолженности, так как результаты их расчета используются в модулях «Страховые резервы», «Надзорная отчетность». 

примеров отчетов по управлению бизнесом | Малый бизнес

Девра Гартенштейн Обновлено 11 марта 2019 г.

Как владелец бизнеса, вы весь день собираете информацию о том, как работает ваш бизнес. Вы наблюдаете за работниками, проверяете баланс своего банковского счета и общаетесь с клиентами. Вы просматриваете финансовые отчеты, такие как отчеты о прибылях и убытках и балансы. В дополнение к этим стандартным отчетам вы можете отслеживать данные об операциях, продажах и производительности сотрудников.

В отличие от финансовой отчетности, этот тип управленческой отчетности является добровольным и не требует использования стандартизированных принципов бухгалтерского учета.

Финансовые отчеты, созданные для налоговой отчетности

Вы должны создавать финансовые отчеты, такие как отчеты о прибылях и убытках и балансы для налоговой отчетности, но они также полезны для руководства, поскольку они показывают, зарабатываете вы или теряете деньги , и как вы их тратите или сохраняете. В вашем отчете о прибылях и убытках содержится самый четкий обзор вашей деловой активности за тот период времени, который он охватывает.Он показывает, какой доход получила ваша компания, сколько потрачено и сколько осталось в конце дня.

Ваш баланс показывает, сколько ваш бизнес владеет и сколько он должен в определенный момент времени. Он дает обзор того, как вы использовали заработанные деньги или сколько взяли взаймы для покрытия убытков. Отчет о движении денежных средств показывает, как вы управляете деньгами, доступными вам с течением времени, сколько вы тратите на операции, сколько вы вкладываете в погашение долга и насколько гибкость позволяет ваш бюджет.

Отчеты по продажам и маркетингу

Отчеты по продажам и маркетингу показывают ваши сильные и слабые стороны и возможности по сравнению с различными линейками продуктов и потоками доходов. Эта информация не требуется для налоговых форм, но она важна для вашей управленческой команды при принятии решений о том, куда инвестировать маркетинговые и операционные ресурсы. Отчеты по продажам и маркетингу могут показать, где ваши продукты наиболее успешны и в какое время месяца или года.

Эта информация может помочь вам создать правильный инвентарь, чтобы у вас было достаточно под рукой.Он также сообщает вам, когда вы можете максимально использовать свой маркетинговый бюджет, сообщая о том, когда клиенты, скорее всего, захотят ваши предложения, или проявляя интерес в периоды, когда бизнес обычно идет медленно.

Отчеты об операциях компании

Отчеты, содержащие информацию об операциях компании, помогают вашей управленческой команде увидеть, где идет работа и где можно уменьшить неэффективность. Отчет, показывающий, сколько времени и материалов уходит на производство каждого продукта, показывает, какие товары приносят вам наибольший доход.Цифры о том, сколько ваши сотрудники производят на человека в час, могут помочь вам выявить слабые места в производственном процессе и работников, которые не работают хорошо.

Вы можете собирать данные и создавать операционные отчеты практически по любому аспекту вашего бизнеса. Они будут наиболее полезны вашей управленческой команде, если вы начнете с того, что зададите полезные и актуальные вопросы.

22 Примеры управленческой коммуникации

Управленческое общение — это письменное, устное или визуальное общение, имеющее отношение к руководству и контролю организации. Это может принимать форму разговоров, презентаций, документов, сообщений и визуального оформления. Ниже приведены распространенные типы управленческой коммуникации. Беседа с заранее определенной целью и форматом, например еженедельное совещание о статусе, которое используется для отслеживания хода работы и устранения проблем. Запись любой полезной информации, созданной в ходе встречи. Формальное распределение работы по отдельным лицам и командам с элементами действий. Сообщение того, что ожидается от людей в конкретной ситуации. Например, предоставление подробных требований и крайнего срока для рабочего задания.Информирование заинтересованных сторон о том, что вы будете предоставлять, а что выходит за рамки. Официальные сообщения, исходящие от авторитета. Например, представитель отдела кадров, который сообщает о новых правилах и политиках. Неформальные беседы с единственной целью — оставаться на связи. Менеджер высокого уровня, ориентированный на реалии бизнеса, свободно общаясь с людьми на всех уровнях компании.

Политика открытых дверей

Руководители высокого уровня, которые поощряют сотрудников низшего звена свободно обращаться к ним, если у них есть проблемы.Коммуникации, призванные убедить. Например, менеджер, который продает новую стратегию командам, чтобы уменьшить сопротивление изменениям. Коммуникации, призванные мотивировать, например, исполнительного менеджера, который описывает конкурентное давление, с которым сталкивается фирма, просить коллективных усилий по преодолению препятствий. сделать письменное и устное общение интересным, занимательным и увлекательным.

Messaging Framing

Тщательно продумывайте коммуникацию для достижения цели и избегайте недопонимания.Практика подготовки к работе с возражениями против ваших стратегий, политик, планов, проектов или идей. Процесс достижения состояния, при котором команда в основном соглашается со стратегией, планом или дизайном. Команды, как правило, чувствуют себя более мотивированными и заинтересованными, когда чувствуют, что с ними консультируются. Представление выбора таким образом, чтобы повлиять на результаты.

Опрос

Процесс ведения беседы и получения информации путем задания хорошо продуманных вопросов. Слушание с намерением понять, включая чтение эмоций и обработку нюансов сказанного.

Визуальная коммуникация

Общение с помощью визуальных средств. Это искусство, которое включает в себя визуальный дизайн, рассказывание историй и науку о данных.

Обратная связь и критика

Своевременное предоставление отзывов и критики о производительности, чтобы команды имели широкие возможности для исправления низкой производительности.

Признание

Признание высокой производительности для укрепления уверенности и повышения статуса высокопроизводительных сотрудников в команде.

Коучинг

Обмен знаниями и помощь другим в улучшении.

Связь

Это полный список статей, которые мы написали о коммуникации.

Если вам понравилась эта страница, добавьте в закладки Simplicable.

Список коммуникативных приемов. Определение объективности с примерами. Обзор формата, цели и условных обозначений протокола заседаний с полными примерами. Распространенные типы светской беседы. Основные типы слушания. Распространенные типы образного языка. Обзор влияния с примерами. Распространенные типы встреч.Разница между внутриличностным и межличностным объяснена. Руководство по методам управления. Полный обзор уровней управления. Определение делегирования полномочий с примерами. Определение управленческого контроля с примерами. Определение ответственности с примерами. Определение непрерывного изменения с примерами. Список общих показателей управления. Список распространенных типов улучшения управления. Самые популярные статьи о Simplicable за последние сутки.Последние сообщения или обновления на Simplicable. Карта сайта © 2010-2020 Простое. Все права защищены. Воспроизведение материалов, размещенных на этом сайте, в любой форме без явного разрешения запрещено.

Просмотр сведений об авторах и авторских правах или цитировании для этой страницы.

Как написать официальный бизнес-отчет (с примерами)

Официальные бизнес-отчеты выполняют важные функции, помогая менеджерам и руководителям принимать решения. Эти документы могут иметь различное назначение в зависимости от ваших потребностей и отрасли.Умение писать официальный бизнес-отчет может помочь вам стать профессионалом. В этой статье мы объясняем, что такое формальный бизнес-отчет, как его составлять, и приводим пример.

Что такое официальный бизнес-отчет?

Официальный бизнес — это официальный документ, содержащий данные, исследования, информацию и другие необходимые детали, которые помогают лицам, принимающим решения, формировать планы и цели, чтобы помочь компании. В зависимости от темы официальный бизнес-отчет может состоять из нескольких страниц и включать обширные данные и информацию.Вот несколько наиболее распространенных типов официальных бизнес-отчетов с указанием цели:

Отчет с обоснованием / рекомендацией

Вы можете использовать этот отчет, чтобы предложить идею руководству. Тело будет включать такие разделы, как риски, затраты и выгоды. Примером такого отчета может быть предложение о покупке машины для вашего рабочего места. Чтобы убедить лицо, принимающее решение, купить машину, вы должны составить этот отчет, чтобы привести убедительные аргументы.

Отчет о расследовании

Этот отчет может представить потенциальные риски конкретной возможности.Этот отчет помогает владельцам бизнеса предвидеть любые проблемы, связанные с инвестициями или покупками. Вы также можете создать официальный бизнес-отчет для анализа предлагаемого слияния.

Отчет о соответствии

Используйте этот отчет, когда организация хочет продемонстрировать подотчетность и создать отчет о соответствии. Это отчет, который позволяет организации доказать, что она соблюдает правила и правильно расходует деньги. Например, бухгалтер может написать отчет о соответствии, чтобы показать, что компания соблюдает федеральные законы в отношении расходов.

Технико-экономический отчет

Когда вам нужно проанализировать результаты предложенной идеи, вы можете использовать этот отчет. Отчет может охватывать потенциальные проблемы, связанные с этим затраты и преимущества идеи. С помощью этого отчета вы можете определить, будет ли предложение прибыльным, возможен ли крайний срок и есть ли вероятность, что оно может превысить бюджет.

Отчет об исследованиях

Этот отчет поможет вам проанализировать проблему. В отчет будут включены рекомендации по устранению проблем.

Периодический отчет

Этот отчет помогает организации улучшить свои продукты, услуги, процессы или политики. Отчет может включать в себя информацию о прибылях и убытках или может проверять эффективность. Например, розничный магазин будет иметь ежемесячный отчет о своих продажах.

Ситуационный отчет

Для обсуждения конкретной темы, например информации с конференции, используйте ситуационный отчет.

Контрольный отчет

Вы можете использовать этот отчет, чтобы представить несколько решений в качестве вариантов для конкретной ситуации.

Связано: Документация на рабочем месте

Как написать официальный бизнес-отчет

Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы создать профессиональный бизнес-отчет:

1. Планируйте, прежде чем писать

Относитесь к формальному бизнес-отчету, как к проекту. Прежде чем начать собирать исследования и записывать разделы, точно спланируйте, чего вы хотите достичь. При этом у вас будет больше шансов создать отчет в ясном и простом стиле.

2. Проверьте внутренний формат

Компания, в которой вы работаете, может уже иметь установленный формат для официальных бизнес-отчетов. Изучите справочник своей компании или попросите человека, который хочет получить отчет, узнать, есть ли какой-то конкретный формат, который вам следует использовать. Использование установленного формата поможет вашему отчету выглядеть более профессионально.

3. Добавьте заголовок

Вы можете получить название отчета вместе с брифом или можете написать его самостоятельно. Убедитесь, что заголовок четкий и виден в начале отчета.Вы также должны добавить свое имя и имена других людей, которые работали над отчетом, и дату, когда вы его написали.

4. Напишите оглавление

Страница оглавления должна следовать за названием и авторами. Страница оглавления необходима для длинного и сложного официального отчета. Хотя эта страница находится в начале отчета, она должна быть написана последней, когда отчет будет готов. Запишите заголовки разделов точно так, как они появляются в каждом разделе отчета, и убедитесь, что номера страниц совпадают.

5. Добавьте резюме или реферат

Резюме резюмирует основные моменты официального бизнес-отчета. Читателю может быть полезно иметь этот раздел, но он не является обязательным, особенно если ваш отчет короткий. Лучше всего спросить человека, который запросил бизнес-отчет, предпочитает ли он резюме или реферат. Хотя краткое изложение находится в начале отчета, вы должны писать его в последнюю очередь вместе со страницей содержания, чтобы вы могли включить примечания из раздела с выводами и рекомендациями.

Резюме должно рассказывать читателю о ваших выводах и даже опираться на пункты вашего заключения. Также важен краткий обзор того, что читатель найдет в отчете. У вашего менеджера может быть время только для того, чтобы прочитать резюме отчета, поэтому в нем должны быть описаны основные моменты, найденные в отчете.

Связано: 5 шагов для отличного делового письма (с советами)

6. Напишите введение

В этом разделе подробно описывается причина, по которой вы пишете отчет.Введение должно касаться цели отчета и справочной информации по теме, о которой вы пишете. Включите любые определения и резюмируйте основные аргументы.

7. Опишите вашу методологию

Раздел методологии должен объяснить читателю методы исследования, которые вы выбрали для создания этого отчета, такие как использование качественного метода, количественного метода или их комбинации. Это должно быть четкое обоснование того, почему вы решили использовать определенные методы.

8. Представьте свои выводы

В этом разделе вы должны представить результаты своего исследования. Важно представить ваши результаты логично и лаконично, при этом убедитесь, что вы включили достаточно информации, чтобы доказать, что вы тщательно исследовали вопрос.

Одним из способов облегчить чтение результатов является использование заголовков, подзаголовков и пронумерованных разделов для организации всего. Вы можете представить свои выводы в виде маркированного списка или с помощью таблицы.Вы также можете представить свои выводы с помощью иллюстраций и графиков, таких как инфографика, но убедитесь, что эти изображения подходят для отчета.

9. Закончите выводом и рекомендациями

В этом разделе вы представите свою оценку на основе результатов, а затем дадите рекомендации к действию. Если вы добавляете какие-либо цели, вы должны добавлять к ним измеримые действия. Каждая предлагаемая цель, метод или вариант должны рассказать читателю, как они повлияют на организацию.

10. Добавьте библиографию и приложения

Включите все источники, которые вы использовали для написания отчета. Это могут быть периодические издания, онлайн-статьи или книги. Перечислите источники в алфавитном порядке. Вы также можете включить все материалы в поддержку отчета. Это могут быть анкеты, карты, заметки, резюме, диаграммы, таблицы, иллюстрации и другие. Пометьте каждую заметку, карту и другие документы буквой, чтобы вы могли четко ссылаться на них в отчете.

12. Корректура

Когда вы закончите писать свой отчет, вычитайте его, чтобы убедиться, что он не содержит грамматических или орфографических ошибок, что сделает ваш отчет более достоверным. Кроме того, при написании будьте ясны и лаконичны. Избегайте сложных слов и сленга. Допустимо использовать жаргонные и технические термины, соответствующие отрасли, в которой вы работаете, но не злоупотребляйте ими. Убедитесь, что текст перетекает из одного раздела в другой, особенно если в отчете было несколько авторов.

Пример официального бизнес-отчета

Вот образец официального бизнес-отчета, который вы можете просмотреть в качестве руководства:

Отчет о текучести кадров в GHS Corporation

Представлен 8 августа 2019 г.

Введение

Менеджер отдела кадров запросил этот отчет для изучения высокой текучести кадров в GHS Corporation. Информация в этом отчете была собрана сотрудниками отдела кадров в течение трех месяцев.Команда из пяти человек проанализировала административные записи и условия работы, а также опрошенных сотрудников. В этом отчете даются рекомендации по минимизации высокой текучести кадров среди сотрудников GHS Corporation.

Справочная информация

GHS Corporation работает уже 10 лет. В нем работает 200 человек, большинство из которых оплачивают комиссионные для страховых клиентов. Несмотря на то, что мы работаем в регионе со значительной безработицей, годовой оборот составляет от 60 до 65% каждый год.

Выводы

Наиболее существенной проблемой, обнаруженной командой HR при опросе персонала, было отсутствие поддержки молодых матерей, которым необходимы услуги по уходу за детьми, чтобы они могли прийти на работу. Сотрудники отметили, что разочарованы отсутствием внутренней системы ухода за детьми, которая могла бы помочь им продолжить работу.

Другой проблемой, упомянутой сотрудниками, было отсутствие связи между сотрудниками и высшим руководством.Они выразили обеспокоенность по поводу получения непоследовательных и поздних инструкций. Они рассказали, что не знали основных бизнес-целей, что привело к потере интереса к компании и своей работе.

Выводы

Мы обнаружили следующие основные проблемы:

1. Отсутствие поддержки молодых матерей в отношении ухода за детьми

2. Отсутствие связи между персоналом и высшее руководство

Рекомендации

Для решения этих двух основных проблем мы рекомендуем предпринять следующие шаги:

1.При минимальных затратах для GHS можно создать центр по уходу за детьми на дому, что побудит матерей вернуться к работе.

2. Каждый отдел должен выбрать представителя сотрудника, который будет представлять интересы персонала на собраниях руководства. Этот представитель может выражать озабоченность и сообщать о результатах своим командам, чтобы повысить вовлеченность.

Отчеты PMO для управления проектами и портфелем (обновление 2021 г.)

Хорошие отчеты PMO позволят вам быстро определить текущее состояние среды проекта.Лица, принимающие решения, должны с первого взгляда видеть, что необходимо решить. В этой статье рассматривается оптимизация отчетов PMO в контексте современной отчетности, поддерживаемой ИТ.

Мы подробно остановимся на следующих темах:

  • Отчеты для заинтересованных сторон
  • Критерии отбора для собраний портфолио
  • Необходимая информация для включения в отчеты
  • Гарантия качества
  • и т. Д.

Более того, вы получите контрольный список и примеры возможного содержания для отдельных отчетов, которые будут полезны вам как PMO.

Начнем с того, кто отвечает за содержание отчетов.

Почему отчеты по проекту должны быть в начале

Офис управления проектами (PMO) — это , ответственный за отчеты в управлении проектами и портфелем (PPM) .

Эта задача включает в себя не только структуру и выбор представленной информации. Среди обязанностей PMO есть еще одна важная задача, которая не всегда проста. Он должен обеспечивать качество отчетов с точки зрения актуальности и правильности.

Проблема: при внедрении решений для управления проектами и портфелями (PPM) тема отчетности часто рассматривается слишком поздно. Звучит знакомо?

Было бы идеально, если бы ОУП помещал отчеты в самое начало. В таком случае система PPM будет спланирована на основе отчетов и их пользователей.

Для отчетов вы должны понять, что происходит и что необходимо решить . Они помогут вам сосредоточиться на главном и получить максимальную отдачу от вашей системы PPM.

Но это только полдела. Чтобы вы могли быстро реагировать на изменения в среде проекта, ваши отчеты также должны быть актуальными и гибкими.

Следующая глава познакомит вас с требованиями к отчетам в управлении проектами и портфелями.

Специальная загрузка: 10 причин важности PMO (PDF-файл)

Заполните, пожалуйста, форму.
* Поля, обязательные для заполнения | Защита данных

Эта форма заблокирована вашими настройками файлов cookie для нашего веб-сайта. Нажмите здесь и выберите хотя бы маркетинговые файлы cookie. Тогда эта форма будет видна. Большое спасибо.

Требования к отчетам PMO в управлении проектами и портфелем

В наши дни ИТ-службы позволяют нам быстро представлять отчеты на экране, как в цвете, так и с желаемым уровнем детализации. Когда дело доходит до того, какая информация e.г. проект PMO для компании, в игру вступают классические фиксированные концепции подготовки:

Классические требования к отчетам в управлении проектами
  • Быстро / нажатием кнопки
  • Все на странице (книжный формат DIN A4)

Актуальные требования к отчетам в управлении проектами

Фактические требования к отчетности более реалистичны.Их можно резюмировать одним предложением:

Таким образом, вы всегда должны задавать себе этот вопрос при настройке системы отчетности:

  • Что я стремлюсь планировать и контролировать?
  • Какая информация мне потребуется для этого?
  • Какой уровень детализации имеет смысл?
  • Чего я хочу достичь с помощью какого отчета?
  • Кто будет потом работать с отчетами?
  • Смогут ли получатели отчетов понять их содержание?

Совет: Честные ответы на вопросы — важная предпосылка для ваших будущих отчетов.Их генерация должна быть эффективной, без лишнего информационного багажа. В любом случае рекомендуется предварительный анализ заинтересованных сторон.

Отчеты по управлению проектами для различных заинтересованных сторон в компании

Как правило, у каждой компании есть несколько уровней, требующих разных отчетов. Чем выше в иерархии, тем более сжатой должна быть информация.

Тем не менее, по запросу должна быть возможна детализация. Это дает возможность понять информацию сводного отчета в случае запросов

Схема уровней отчетности в компании с возможными отчетами

Лица, принимающие решения
Высшему руководству на регулярной основе требуется консолидированная информация для управленческого контроля.Например, они учитывают соблюдение стратегической направленности, риски или инвестиционные риски.
PMO
PMO часто готовит отчеты по проектам и ресурсам на уровне портфеля для высшего руководства. Для этого требуется список проектов со статусом, чтобы иметь возможность связаться с менеджерами проектов, когда это кажется необходимым. Обо всех выявленных эскалациях сообщается наверх для принятия решения.
Руководители групп
Руководители групп несут ответственность за свои ресурсы. Для этого им требуются соответствующие обзоры рабочей нагрузки и доступности своих команд.Кроме того, они должны иметь возможность давать надежные обязательства по выделению ресурсов для проектов руководителям проектов.
Руководители проектов
При планировании отдельных проектов руководитель проекта использует, например, отчет о состоянии, структурная декомпозиция работ, обзор этапов или, возможно, анализ тенденций вех.
Члены группы проекта
Члены группы проекта хотят видеть свои рабочие пакеты. Более того, им интересно, кто еще работает над проектом, и вовремя записывать.Речь идет не о классических отчетах, а о доступной информации.

Примечание: Чтобы продемонстрировать преимущества, которые предоставляет ваш PMO, вы должны определить набор ключевых показателей эффективности и согласовать их с вашими заинтересованными сторонами. Правильные KPI PMO помогут вам в этом деле.

Отчетные периоды в управлении портфелем и проектами

Отчеты являются основой для координационных встреч . Они помогают понять, что сейчас происходит в компании.И где на данный момент нужны решения.

Чем выше в иерархии, тем более сжатой является информация и тем реже отчет.

Рисунок ниже поясняет, как отчетные периоды на отдельных уровнях являются результатом индивидуальных встреч. По сравнению с иерархическим уровнем информация становится все более сжатой. При этом частота отчетности соответственно снижается.

Отчетные периоды в управлении проектами и портфелями

Какие решения могут или должны быть приняты , где ? В соответствии с этим вам необходимо обеспечить доступность необходимой информации в виде содержательных отчетов.

В процессе вам также необходимо решить, какой элемент является полезным для какого отчета. Это не должно отрицательно сказаться на ясности обзора или разборчивости.

Какие отчеты имеют смысл?

Вопрос о том, какие отчеты полезны, всегда требует очень индивидуального ответа. На рисунке ниже представлен обзор. Он показывает, какие отчеты имеют смысл в иерархиях. Естественно, это во многом зависит от вашей компании:

  • размер
  • процессов
  • промышленность

Пример полезных отчетов в иерархии компании

К сожалению, не существует ОДНОГО отчета по управлению проектом, подходящего для всех.Хотя отчеты обычно выглядят одинаково, они должны быть адаптированы к соответствующим процессам и потребностям компании. Это всегда зависит от предполагаемого использования и получателей.

Это может помочь вам разработать требования к отчетности и их возможную реализацию на семинаре с важными заинтересованными сторонами и при поддержке опытного консультанта PMO.

Ниже вы найдете обзор возможных отчетов из среды PMO.

Пример: панель управления портфолио

Пример: отчет по проекту

Пример: отчет о ресурсах и дорожной карте

Пример: простой отчет о статусе проекта

Пример: планирование команды и обязательства в ответ на запрос проекта

Пример: Обзор проекта в виде интерактивного веб-сайта

Пример: Текущее состояние портфеля (перспектива развития во времени)

Пример: текущие разработки

Пример: проверка портфеля

Пример: индексы освоенной стоимости

Узнайте больше в нашей статье о содержании и процессе создания отчета о статусе проекта.

Совет: Как PMO, имеет смысл следить за количеством отчетов. Со временем это число, скорее всего, увеличится, поскольку постоянно добавляются новые. Периодическая консолидация может гарантировать, что ваша отчетность сохранит свою эффективность в целом.

Выбор в многопроектной среде

Часто PMO отвечает за подготовку собрания портфолио. В многопроектной среде выбор является сложной задачей.Из портфолио проектов, которое может быть очень значительным, вам нужно выбрать определенные проекты. Это должны быть те, которые можно обсудить на собрании портфолио.

Это гарантирует, что потребность в принятии решений будет определена на ранней стадии , что позволит вам также принимать необходимые решения.

Процесс управления портфелем со стороны PMO в многопроектной среде

В следующем списке представлены критерии, по которым вы в PMO можете выбрать проект для проверки:

  • Заявленная необходимость принятия решений (индикатор выставлен вручную)
  • Все проекты со статусом КРАСНЫЙ (В целом, ресурсы, график…) + 3 ЖЕЛТАЯ + 3 ЗЕЛЕНЫХ (в качестве образцов для проверки качества данных, более подробная информация ниже)
  • Все проекты из трех основных категорий риска
  • ТОП-10 по дисперсии (стоимость, график, работы)
  • 10 основных стратегических вкладов / приоритетов
  • Все проекты выше пороговой стоимости (объем заказа / инвестиций, штрафные санкции…)
  • Проблемные области (технологии, регионы, руководитель проекта, товарные категории…)

Подпишитесь на новостную рассылку блога TPG прямо сейчас и никогда не пропустите ни одного сообщения в блоге.

Возможное содержание отчетов по отдельным проектам

Какую информацию должны содержать отчеты по отдельным проектам? Возможная информация о результатах, поставках и состояниях может быть:

  • Достижение вех (стандартных вех)
  • Завершение фаз (фазовая модель)
  • Прием запланированных / осуществленных поставок (этапы оплаты)
  • Завершение пакетов работ / поставок (определение «выполнено»)
  • Завершение задач (не начато / в процессе / выполнено)
  • Список открытых вопросов (открытых / начатых / завершенных)
  • Анализ освоенного объема (базовый уровень и% физического завершения)
  • % Завершено (нет подходящего заявления при синдроме 100%… 99%, i.е. опасность постоянного значения 99%)

Для обеспечения качества отчет должен включать проверок достоверности , например:

  • Сравнение оставшихся трудозатрат и заявленной степени завершенности
  • Соотношение между% затрат /% работы /% времени /% физического завершения (отношение значений друг к другу)

Для определения отклонения от плана по факту мы рекомендуем следующую информацию:

  • Поставки: план / факт по качеству, графику, трудозатратам, стоимости
  • Незавершенная работа: четкость подтверждения концепции, работа / бюджет, стоимость / бюджет, график / план
  • Ресурсы: назначить, сдвинуть, отозвать

Когда дело доходит до решений относительно следующих шагов , полезна следующая информация:

  • Заказ / продолжение: введено или нет (продолжить независимо?)
  • Бюджет: имеется или слишком мал (продолжить только после увеличения?)
  • Ресурсы: задействованы или слишком мало (эскалация или отсрочка?)
  • Рисковая ситуация: управляемая или неблагоприятная (какие-либо известные альтернативы?)
  • Выбранный вариант: Метод A или B (документальное подтверждение решения с указанием причин)

После того, как PMO подготовит встречу, важно убедиться в одном.Во время встречи должны быть доступны данные , необходимые для ответа на вопросы лиц, принимающих решения, — предпочтительно нажатием кнопки .

Совет: Отчет после собрания также является важным средством. Сообщите результаты собрания всем заинтересованным сторонам. Это единственный способ заставить их скорректировать свои дальнейшие действия в соответствии с результатами встречи.

Эффективный сбор данных как основа для отчетов PMO

Во многих компаниях сбор данных для отчетов занимает больше времени, чем их анализ и подготовка.

Это можно сделать гораздо эффективнее, если вам не нужно собирать различные файлы Excel и объединять их.

Лучше всего с самого начала работать с подходящей базой данных. Эта база данных должна обеспечивать интеграцию с другими системами и централизованную оценку данных для отчетов. Это оставляет больше времени для анализа отчетов. Этот анализ, в свою очередь, позволяет принимать обоснованные и быстрые решения на основе актуальных данных.

Примечание: Если вам нужна внешняя поддержка при настройке PMO, вы можете найти здесь консультацию по PMO.Метод реализации PMO помогает достичь уровня 2 модели зрелости PPM Gartner в течение максимум 99 дней.

Обеспечение качества данных

PMO также отвечает за обеспечение качества данных отчетов. Но как узнать, являются ли данные отчета по проекту полными, правильными и актуальными на ?

Задача состоит в том, чтобы определить, какие проекты отличаются от плана, например: с помощью проверки достоверности. Насколько правильна стадия завершения, которую руководитель проекта указал в отчете по проекту?

Задача PMO — определить критически важные проекты .Только они должны пройти детальную проверку на собрании портфолио.

Среди прочего, следующая информация может помочь проверить полноту, правильность и актуальность данных:

1. Завершить

  • Все проекты (по сравнению с операциями)
  • Все результаты по проекту
  • Все соответствующие ресурсы со всеми мероприятиями (наличие проекта)

2. Правильно

  • Проверка достоверности планирования
  • Полное покрытие всех видов затрат и усилий
  • Степень фактического завершения

3.Актуальный

  • Когда были введены данные?
  • В какое время была передача данных из внешних систем?
  • Когда были созданы отчеты?

Совет: Используйте выборок для улучшения качества данных. Руководители проектов имеют тенденцию делать свои отчеты особенно незаметными. Поэтому в качестве PMO вы должны выбрать несколько проектов с зеленым статусом наряду с проектами с красными и желтыми индикаторами статуса.Это лишает менеджеров проектов уверенности в том, что зеленый светофор убережет их «от радаров».

Определяющие факторы современной отчетности

Хотите модернизировать свою отчетность? Этот контрольный список с десятью наиболее важными вопросами поможет вам думать в правильном направлении:

Контрольный список

: 10 самых важных вопросов по отчетности

1. У кого должны быть разрешения для чего?
2. Как часто следует обновлять данные?
3.Как часто следует выпускать отчеты?
4. Должны ли отчеты быть доступны онлайн или офлайн?
5. Требуются ли вам специальные анализы?
6. Нужно ли будет распечатывать отчеты?
7. Должна ли быть возможность комментировать отчеты?
8. Нужно ли архивировать данные?
9. Нужно ли будет архивировать отчеты?
10. Вы хотите иметь возможность изменять отчеты?

Ниже вы найдете несколько дополнительных примечаний по некоторым важным пунктам из списка.

Разрешения контролируют кто что может видеть . Их реализация может потребовать больших усилий. Если вы решите слишком большую сложность, корректировка может стать очень сложной, когда люди меняют роли. Также важно привлечь сотрудников организации к внутренним ресурсным данным.

Комментарии в отчетах должны очень четко указывать на проблем, требующих особого внимания . Это позволяет читателю быстро понять критические моменты.Также желательны пояснения к представленным состояниям. Например, они могут сказать вам, почему светофор красный.

Если отчет с историей , это означает, что состояние отчета на определенную дату может быть получено на более позднем этапе. С одной стороны, должны быть доступны базовые данные того времени. С другой стороны, исходный макет другой страницы должен быть полностью восстановлен по пикселям. Лучше всего архивировать файлы PDF. Их можно автоматически сохранять в базу данных.В таком случае их можно будет восстановить в исходной версии даже спустя долгое время.

Наконечник: Используйте стандартные инструменты! Если вы в PMO можете изменять отчеты, у вас больше гибкости. По этой причине вам следует как можно чаще использовать стандартные инструменты. Вы можете вносить изменения по мере необходимости, быстро и без посторонней помощи.

Заключение — Отчеты PMO для управления проектами и портфелем

Эта статья познакомила вас с требованиями к отчетам PMO в управлении проектами и портфелями.Вы узнали, какие отчеты имеют смысл и какие вопросы вам следует задавать себе как PMO.

Вы знаете:

  • Что вам требуется разная глубина информации и частота координации для разных заинтересованных сторон в компании
  • Какие критерии важны для выбора проекта при подготовке следующего портфолио?
  • Какую информацию вы можете найти в отчетах
  • Как вы обеспечиваете контроль качества, регистрируете отклонения от плана и факта и готовите решения по следующим шагам.

Кроме того, вы узнали:

Наконец, контрольный список познакомил вас с 10 наиболее важными вопросами по отчетности — в качестве ориентира для ваших следующих шагов.

Пожалуйста, оставьте ниже небольшой комментарий: какие отчеты вы используете в среде PMO?


Об авторе: Иоганн Штрассер, сертифицированный инженер, был управляющим партнером TPG The Project Group с 2001 года. Проработав много лет инженером-разработчиком в автомобильной и энергетической отраслях, Иоганн Штрассер десять лет проработал в качестве специалиста. независимый тренер и консультант в области управления проектами.Во время своего пребывания в должности он также работал менеджером по проектам программного обеспечения в строительной отрасли и оказывал поддержку в планировании и управлении затратами для крупномасштабных строительных проектов. В TPG он применяет свой опыт в области разработки продуктов и консалтинговых услуг для международных клиентов. Его особое внимание уделяется PMO, портфелям проектов, гибридному управлению проектами и управлению ресурсами. Уже много лет он делится своими знаниями посредством презентаций, семинаров, статей и вебинаров.

Вы можете узнать больше об Иоганне Штрассере в LinkedIn и XING.

распечатать артикул

50+ основных бизнес-отчетов

Отчеты, возможно, не самый увлекательный формат общения. Но они важны.

Чтобы принимать разумные решения о бюджетировании, маркетинговых стратегиях, разработке продуктов и стратегиях роста, на самом деле, в любой части вашего бизнеса, вы не можете полагаться только на интуицию.

Именно здесь многие малые предприятия терпят поражение: они не используют данные для проверки своих идей.

И если вы пытаетесь повлиять на заинтересованные стороны, отчет с простым, элегантным дизайном и креативной визуализацией данных обязательно произведет впечатление.

В этом руководстве представлены самые важные шаблоны бизнес-отчетов, а также советы по дизайну и передовые методы.


СОЗДАТЬ ОТЧЕТ СЕЙЧАС

Лучшие шаблоны бизнес-отчетов (нажмите, чтобы перейти вперед):

1.Шаблоны отчетов о деятельности

Вы знаете, чем ваша команда занимается через неделю? Есть разница между работой и выполнением дел.

Может быть полезно попросить своих сотрудников рассказать о том, над чем они работали за неделю, и подумать о том, что было успешным и с какими проблемами они столкнулись.

Вот почему мы хотим показать вам один из примеров бизнес-отчетов — это отчеты о деятельности.

Шаблон ежедневного отчета о деятельности

Одной из основных передовых практик работы на дому является согласованная отчетность и коммуникация.Если вы все еще работаете над политикой работы на дому, подумайте о добавлении ежедневного отчета о сотрудниках.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Эти шаблоны отчетов о ежедневной активности подробны, но все же достаточно кратки для повседневного использования.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Шаблон еженедельного отчета о деятельности

Формат еженедельного отчета о деятельности может быть простым или подробным, в зависимости от ваших потребностей. На самом деле у ваших сотрудников, вероятно, будут одинаковые задачи из недели в неделю.

Организуйте задачи в еженедельном отчете о деятельности по следующему номеру:
  • Выполненные задачи
  • Текущие задачи
  • Задачи на ближайшую неделю

Отчетность о результатах неделя за неделей может помочь вам и вашим сотрудникам определить, какие задачи следует расставить по приоритетам, какие проекты требуют слишком много времени для завершения и каким показателям или целям может потребоваться больше внимания, особенно если ваша команда работает удаленно.

Одним из ярких примеров бизнес-отчетов является этот шаблон еженедельного отчета о деятельности.Он включает план на следующей недели, а также на :


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

В этом еженедельном отчете о сотрудниках указаны выполненные и текущие задачи:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

В этом шаблоне еженедельного отчета о деятельности можно добавить фирменный знак вашей компании в заголовок:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Несколько лучших практик для еженедельных отчетов о деятельности для сотрудников:
  • Проанализируйте, что сработало на этой неделе и что можно улучшить на следующей неделе.
  • Запланируйте свое время , чтобы к концу недели у вас был хотя бы один или два результата (это поможет вам мыслить итеративно).
  • Включите все ключевые метрики , которые были затронуты, и любые ключевые результаты ваших задач.

Шаблон ежеквартального анализа эффективности сотрудников

Ваши сотрудники сдают ежедневные или еженедельные отчеты о деятельности. Конец квартала, пора подумать о своих хороших и плохих привычках и определить направление дальнейшего роста.У нас есть несколько образцов бизнес-отчетов, которые упростят процесс проверки.

Например, в этом ежеквартальном обзоре эффективности сотрудники оцениваются по четырем факторам:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Годовой отчет о деятельности сотрудников

Отчет о деятельности на конец года, подобный приведенному ниже примеру, следует составлять вместе с еженедельными и ежеквартальными обзорами эффективности. Этот образец бизнес-отчета выделяет многочисленные области роста для сотрудника в аккуратных и простых для понимания диаграммах.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Связано: Наш пост об обзорах производительности с дополнительными шаблонами и советами о том, как сделать процесс более эффективным.

Нажмите, чтобы загрузить этот бесплатный PDF-шаблон с обзором эффективности сотрудников:

Отчет о потребительской активности

Помимо деятельности сотрудников, многочисленные примеры бизнес-отчетов сосредоточены на отношениях между клиентами и компаниями, например, этот ежемесячный отчет об активности клиентов.В отчете с использованием различных графиков и диаграмм показаны успехи и неудачи потребителей.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Вернуться к содержанию

2. Образцы годового отчета

Годовой отчет — это всеобъемлющий документ, который позволяет вам осмыслить прошедший год вашей компании, в том числе:

  • Заявление о миссии вашей компании
  • Рост вашей компании (финансовый, продуктовый, культурный)
  • Ваш отчет о доходах и движении денежных средств
  • Различные сегменты вашего бизнеса
  • Информация о директорах и высших должностных лицах общества
  • Информация об акциях и дивидендах вашей компании
  • Истории побед и успехов

Многое из этого звучит довольно сухо, не так ли?

В этом списке действительно есть много поводов для волнения.Вы говорите о том, как выросла ваша компания, о ваших победах (и, возможно, нескольких убытках) и о том, что ожидает вас в наступающем году.

Вы можете воплотить эту историю в жизнь в дизайне своего годового отчета, и у нас есть образцы бизнес-отчетов, которые могут вас вдохновить.

В этом примере годового бизнес-отчета используются различные диаграммы и уникальные разделы, такие как «основные моменты программы», чтобы рассказать историю агентства:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Подумайте, как вы можете визуально представить свою компанию:

  • Есть ли фотографии, показывающие, как работает ваш бизнес?
  • Какие шрифты и цвета отражают индивидуальность вашего бизнеса?
  • Есть ли значки, которые можно использовать для иллюстрации определенных концепций?

В представленном ниже дизайне годового отчета используется бодрящая оранжево-желтая цветовая схема и симпатичные значки.Формат очень наглядный и современный. Все это отражает динамичную компанию, которая с оптимизмом смотрит в будущее.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

В этом шаблоне годового отчета компании использован горный мотив, чтобы отразить амбициозные цели компании. Посмотрите, как разные разделы отчета («Стратегия», «Финансы» и «Эффективность») имеют цветовую кодировку, чтобы облегчить сканирование отчета:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

В приведенном ниже примере бизнес-отчета изящный современный дизайн с яркими цветовыми акцентами отражает тенденции дизайна в игровой индустрии, которые понравятся заинтересованным сторонам.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Те же дизайнерские идеи могут быть применены к презентации годового отчета.

Возьмите эту презентацию годового отчета для кофейни. Весь дизайн отражает уют кофейни, от фотографий с мягкой фильтрацией до старомодного шрифта:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Несколько лучших практик для годовых отчетов:
  • Создайте привлекательную обложку для своего отчета
  • Расскажите историю своей компании в дизайне годового отчета, используя тематические визуальные эффекты, такие как фоновые изображения и значки
  • Выберите декоративный шрифт для заголовков и соедините его с более минималистичным шрифтом для основного текста
  • Ищите возможности для визуализации данных с помощью инфографики, диаграмм и пиктограмм

По теме : наш блог с более чем 55 шаблонами годовых отчетов, а также советами по дизайну и передовыми методами.

Вернуться к содержанию

3. Шаблоны отчетов о статусе проекта

Коммуникация занимает центральное место в любом проекте. Консультанты, агентства и фрилансеры особенно хотят быть максимально прозрачными. Вот почему отчеты о статусе проектов являются одним из примеров бизнес-отчетов, которыми мы делимся в статье.

Отчет о статусе проекта имеет решающее значение для сообщения обновленной информации о том, чего вы достигли, а что еще не сделано.Это также помогает вам отмечать любые проблемы, как текущие, так и ожидаемые. Это помогает укрепить доверие с клиентом.

Приведенный ниже шаблон отчета о статусе проекта передает ключевую информацию в удобном для понимания формате.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Приведенный выше шаблон позволяет предупредить клиента, если проект:

  • Ограничение бюджета или сокращение объема работ
  • Идет по графику
  • Исправен или нет, т. Е. Основные этапы выполнены в срок, проблемы решены

Вы можете добавить маркированный список на второй странице, чтобы быстро отметить ключевые проблемы, которые влияют на успех проекта.

Связанные : Наш пост о том, как написать план управления проектом.

Простые шаблоны отчетов о статусе проекта

Избегайте специальных писем или встреч. Используйте простой шаблон отчета о состоянии проекта, чтобы представить свою последнюю работу и держать всех на одной странице, без бесконечных перемоток вперед и назад.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Приведенный ниже отчет о статусе проекта подходит для еженедельных обновлений.

Этот шаблон позволяет быстро предоставить обзор занятым заинтересованным сторонам, которые смогут выявлять ключевые проблемы проекта и быстро отслеживать его прогресс.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Шаблон отчета о статусе проекта PPT

Большие обновления могут потребовать от консультантов лично сообщить о статусе проекта. В приведенном ниже шаблоне презентации используются диаграммы и визуализация данных, чтобы сразу изложить ваши ключевые моменты.

Клиенты или другие заинтересованные стороны могут видеть, что и когда было выполнено, а на последнем слайде остается место для того, что еще не сделано.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Несколько рекомендаций по отчету о статусе проекта:
  • Включите сводку всех важных задач, которые в настоящее время выполняются.Если у вас еженедельные встречи с клиентом, этот раздел, вероятно, станет отправной точкой для вашего разговора.
  • Заинтересованные стороны должны иметь возможность сразу определить, отстает ли проект от графика или слишком много нерешенных проблем.
  • Задокументируйте все нерешенные проблемы и опасения. Важно вести запись на случай, если в дальнейшем у вас возникнут проблемы с клиентом.

Связанные : Наш пост с более чем 30 примерами планов проектов и советами по дизайну.

Вернуться к содержанию

4. Шаблоны отчетов по бюджету

Это Business 101: ежеквартально или ежегодно вы должны анализировать свой бюджет, расходы и доходы.

Бюджетный отчет обычно разбивается:

  • Различные категории вашего бюджета
  • Расходы за последний год или квартал по каждой категории вашего бюджета
  • Области, где вам может потребоваться сократить или увеличить расходы
  • Прогнозы на ближайший год или квартал

Шаблон бизнес-ежемесячных расходов

Полный отчет по бюджету слишком сложен, чтобы его нельзя было разносить по комнате во время собрания.

Но визуально привлекательная презентация или одностраничное резюме, подобное приведенному ниже примеру бизнес-отчета, идеально подходят для того, чтобы держать вашу команду и заинтересованные стороны в курсе дела.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Вы можете предоставить обзор расходов за последний период по категориям и выделить сумму, на которую вы сэкономили или превысили бюджет.

Например, взгляните на этот слайд сводного отчета о бюджете, на котором для большей заинтересованности используется тематическое фоновое изображение:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Страница с краткими сводками также является прекрасной возможностью для творческой визуализации данных.

Хотя таблицы, безусловно, эффективны для сравнения потраченных сумм, вы также можете использовать более необычный визуальный элемент, например пузырьковую диаграмму. Это потому, что уникальные визуальные эффекты делают примеры бизнес-отчетов запоминающимися.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Шаблон прогноза бюджета

Прогноз — это важный бизнес-отчет, который показывает, в каком направлении движется бизнес в финансовом отношении. Это не план на будущее, а его текущее краткосрочное направление.

Используйте этот шаблон прогноза, чтобы спрогнозировать доход вашего бизнеса и принять соответствующие меры.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Несколько рекомендаций по составлению бюджета:
  • Четко обозначьте период, охватываемый отчетом (ежемесячно, ежеквартально, ежегодно)
  • Дайте краткое описание каждого раздела вашего отчета, чтобы выделить важные идеи
  • Используйте таблицу для сравнения сэкономленных и потраченных сумм денег
  • Используйте гистограммы, круговые диаграммы и пузырьковые диаграммы для визуализации распределения бюджета
  • Выделяйте важные идеи с помощью контрастных цветов, жирных шрифтов и значков

Вернуться к содержанию

5.Шаблоны отчетов для некоммерческих организаций

Некоммерческие организации полагаются на отчеты, чтобы проиллюстрировать свою миссию и влияние, которое они оказали на сообщества, которым они служат.

По данным Национального совета некоммерческих организаций, все больше некоммерческих организаций также переходят на цифровой формат со своими отчетами, что удешевляет их производство.

Примеры годового отчета некоммерческой организации

Правильно выполненные годовые отчеты некоммерческих организаций укрепляют доверие доноров. Эти отчеты должны содержать прозрачную информацию о финансах вашей некоммерческой организации и результатах ее работы.

Сделайте годовой отчет некоммерческой организации доступным, сделав его простым для чтения и понимания. Используйте уникальные диаграммы для визуализации данных, например полукольцевые диаграммы в приведенном ниже примере бизнес-отчета:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Вы также можете использовать значки, чтобы проиллюстрировать факты и цифры:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Пример красочного годового отчета некоммерческой организации

Этот красочный шаблон годового отчета с фирменной символикой включает множество значков, рассказывающих об истории организации.Контрастные цвета — розовый на фоне черного и белого — выделяют данные и информацию. Это делает отчет более привлекательным для читателей и более запоминающимся.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Шаблон финансовой отчетности некоммерческой организации Отчеты

о воздействии на некоммерческие организации посвящены именно достижениям благотворительной организации, чтобы помочь вдохновить жертвователей, как прошлых, так и настоящих, и будущих.

Любые факты или статистические данные следует по возможности визуализировать, чтобы сделать их кристально ясными.Затем укажите в копии дополнительный контекст.

В следующем шаблоне финансового отчета используются значки, помогающие проиллюстрировать достижения некоммерческой организации:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Связанные : Наше полное руководство по маркетингу для некоммерческих организаций с шаблонами.

Вернуться к содержанию

6. Шаблоны отчетов о продажах

Если вы не отслеживаете свои продажи еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно, пора начинать.

Создание отчета о продажах за разные периоды времени может помочь вам определить тенденции, а также возможности для роста. Регулярные отчеты о продажах также могут помочь вашей команде сосредоточиться на ваших целях.

Что должно быть включено в отчет о продажах?

Отчет о продажах обычно включает любую из следующих данных:

  • Обзор целей продаж и сведения о том, достигнуты ли эти цели
  • Выручка и расходы
  • Прогнозы продаж на ближайшие периоды (месяц, квартал, год)
  • Продукты и услуги, которые продаются больше всего, и те, которые отстают
  • Количество лидов и коэффициенты конверсии за период
  • Любые проблемы или препятствия

Шаблон еженедельного отчета о продажах

Сделайте отчет о продажах сегментом еженедельных встреч команды.Возможно, вы захотите предоставить быстрое обновление для встреч в масштабах компании и более подробный отчет для встреч группы продаж и маркетинга.

Вот пример того, как может выглядеть быстрый еженедельный отчет о продажах:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

На слайде просто показаны общие продажи за неделю и их сравнение с предыдущими неделями, чтобы выделить рост.

В этом отчете о продажах подробно рассматриваются ключевые показатели эффективности (ключевые показатели эффективности) и конверсии:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Шаблон ежемесячного отчета о продажах

Для ежемесячного, ежеквартального или годового отчета о продажах вы, вероятно, захотите более подробно изучить свои метрики при планировании на предстоящие периоды.

Тем не менее, вы не хотите создавать документ из 62 страниц с большим количеством текста, который никто не будет читать. Удивите своего клиента или начальника новым, свежим, увлекательным и лаконичным способом решения задач. Вы проявите себя как новатор.

Например, в следующем шаблоне ежемесячного отчета о продажах для поддержания актуальности данных используются различные диаграммы и таблицы:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Приведенный ниже шаблон отчета о продажах поможет вам визуализировать ключевые показатели продаж с помощью круговых диаграмм, гистограмм и таблиц.Взвешенный текст и значки помогают упорядочить информацию в удобной для восприятия форме.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Обеспечение легкого доступа к отчету о продажах поможет укрепить вашу репутацию прозрачного и заслуживающего доверия человека.

Несколько рекомендаций по продажам:
  • Четко укажите период времени, о котором вы сообщаете
  • Используйте описательные заголовки разделов и включите описания любых диаграмм или таблиц, требующих дополнительных разъяснений
  • Предоставьте читателям контекст, объясните все основные тенденции, о которых им следует знать, любые проблемы, с которыми столкнулась ваша команда, и то, как были достигнуты цели
  • Используйте линейные диаграммы и гистограммы, чтобы отображать изменения во времени и выделять тенденции
  • Выделите ключевые показатели крупным жирным шрифтом (например, общий объем продаж за данную неделю)
  • Используйте контрастные цвета, чтобы выделить ключевые слова или одну точку на графике

Связанные : 5 способов разместить более успешную демонстрацию продаж с помощью изображений.

Вернуться к содержанию

7. Шаблоны отчетов по цифровому маркетингу

Если вы занимаетесь SaaS или электронной коммерцией, мне не нужно говорить вам, насколько важен цифровой маркетинг. Это то, что может сделать или разрушить многие малые предприятия.

Чтобы масштабировать и развивать свой бизнес, важно принимать осознанные и осознанные решения в области цифрового маркетинга.

Это означает, что вы всегда ищите способы улучшить свой поисковый рейтинг, расширить участие в социальных сетях и оптимизировать свои рекламные кампании.

«Отчет о цифровом маркетинге» — это довольно широкий термин для отчета, который может представлять собой обзор всех ваших каналов цифрового маркетинга или одного конкретного канала.

Отчет о цифровом маркетинге, который охватывает все ваши основные маркетинговые каналы , может включать любые (или все) из следующих данных:

  • Обзор вашей текущей стратегии цифрового маркетинга
  • Ваши основные маркетинговые цели и то, достигаются они или нет
  • Обзор ваших показателей конверсии, включая количество потенциальных клиентов, оплаченных иорганические лиды и ваша цена за конверсию
  • Обзор показателей вашего трафика, организованный по каналам
  • Обзор SEO, включая любые изменения в рейтинге по целевым ключевым словам
  • Обзор ваших кампаний PPC, включая рейтинг кликов, рентабельность инвестиций и цену за клик
  • Обзор ваших каналов в социальных сетях, включая показатели вовлеченности и потенциальных клиентов из определенных каналов

Например, взгляните на этот шаблон отчета по цифровому маркетингу, который посвящает одну страницу каждому каналу.Обратите внимание, как брендинг компании также был включен в дизайн с использованием цветов и визуальных эффектов бренда, которые отражают компьютерную тему:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Подробные маркетинговые отчеты, посвященные нескольким каналам или широкой отрасли, могут быть длинными. Чтобы сэкономить время для ваших клиентов или руководителей, просматривающих ваш отчет, упростите навигацию по бизнес-отчету. Добавьте простые гиперссылки в оглавление.

В редакторе выделите текст, который хотите превратить в ссылку.Затем щелкните значок ссылки на верхней панели и выберите страницу, на которую нужно создать ссылку. Когда документ будет опубликован в формате PDF, у читателей будут интерактивные ссылки!

В отчете о цифровом маркетинге, посвященном одному конкретному маркетинговому каналу, вы, вероятно, захотите более подробно изучить каждую метрику.

Например, в отчете в социальной сети вы должны указать:

  • Сравнение вашей эффективности в определенных социальных сетях, таких как Facebook, Twitter и YouTube (вы можете попробовать визуализировать это с помощью сравнительной инфографики)
  • Конкретные показатели взаимодействия, такие как показы, клики, количество подписчиков, лайки и комментарии
  • Обзор ваших подписчиков, включая демографические данные, такие как возраст, пол и профессия
  • Показатели конверсии из каждого конкретного канала социальных сетей

В приведенном ниже отчете о социальных сетях представлены некоторые из этих ключевых показателей.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Как консультант, вы можете быть одарены в маркетинге в социальных сетях, но совершенно сбиты с толку дизайном. Выглядите лучше, чем вы есть, используя приведенный выше шаблон. Это поможет вам представить свои выводы эффективным и профессиональным образом, сохраняя при этом игривость и увлекательность.

Если вас беспокоит организация информации по каналам, вот пример презентации отчета о маркетинге в социальных сетях, в которой используются цветные столбцы, чтобы упростить поиск показателей конкретного канала:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Несколько лучших практик для отчетов по цифровому маркетингу:
  • Обеспечьте обзор эффективности всех ваших каналов или конкретного канала
  • Организуйте свой отчет по каналам («Обычный поиск», «Социальные сети», «PPC») или по конкретным кампаниям / проектам
  • Если ваш отчет достаточно длинный, включите оглавление, чтобы читателям было легче ориентироваться в вашем отчете
  • Используйте гистограммы и таблицы для сравнения своей эффективности на разных маркетинговых каналах
  • Используйте значки для выделения ключевой информации и визуализации различных каналов (например, различных социальных сетей)
  • Постарайтесь изложить информацию кратко и сосредоточиться только на одной теме на странице или слайде

Связанные : Наш пост о том, что такое маркетинговый план и как его составить и разработать для максимальной эффективности.

Вернуться к содержанию

8. Шаблоны анализа конкурентов

Привлекайте внимание маркетологов с помощью отчета об анализе конкурентов. Лучшие отчеты показывают, с чем именно должна столкнуться компания, чтобы добиться успеха.

Отчет об анализе конкурентов обычно состоит из следующих разделов:

  • Обзор продукции
  • Сильные и слабые стороны конкурентов
  • Стратегии и цели конкурентов
  • Прогноз: рынок растет? Плоский? Разделение на нишевые сегменты?

Следующий шаблон анализа конкурентов аккуратно организовывает эти категории в компактные разделы и выделяет важную статистику.Заинтересованные стороны могут быстро сравнить их с данными своей компании и сразу понять, насколько они соответствуют.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Использование предварительно разработанного шаблона анализа конкурентов также является отличной идеей для консультантов, которые хотят выделиться среди крупных консалтинговых фирм или бутиков. Визуализация данных — это способ выделить себя как ориентированного на числа, уникального и новаторского, как в этом примере бизнес-отчета.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Несколько рекомендаций по анализу конкурентов:
  • Если вы перечисляете всех конкурентов, добавьте тех, кто выйдет на рынок в следующем году, а также косвенных конкурентов, которые продают тем же клиентам, что и ваш.
  • Найдите опросы клиентов для конкурентов (обычно проводимые отраслевой прессой) и включите их результаты.
  • Поговорите с отделом продаж, чтобы понять клиентов конкурента.
  • Проведите неформальное исследование сильных и слабых сторон конкурента. Поговорите с журналистами, которые освещают эту конкретную отрасль. Не полагайтесь только на информацию в Интернете.

Связанные : Наш пост о том, как создать отчет по анализу конкурентов (с шаблонами).

Вернуться к содержанию

9. Шаблоны примеров из практики

Одним из примеров бизнес-отчетов в нашем списке является бизнес-кейс. Хотя это не совсем отчет, тематическое исследование анализирует конкретный аспект компании или ситуацию, с которой она столкнулась. Консультанту, возможно, потребуется написать его в рамках разрабатываемой им корпоративной программы обучения.

Примеры из практики обычно сосредоточены на одной из следующих ситуаций:

  1. Стартап или предприятие на ранней стадии
  2. Слияние, совместное предприятие, приобретение
  3. Выход на рынок или расширение
  4. Новый проект или продукт
  5. Оптимизация цен
  6. Рентабельность
  7. Промышленность
  8. Стратегия роста

Что делает тематические исследования уникальными, так это то, как они рассказывают историю. Они включают справочную информацию о компании, главном герое или ключевых игроках, ситуации и результатах.

В приведенном ниже шаблоне ситуационного исследования достаточно места для этого повествования, а для выделения ключевых деталей используются значки и числа.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Обязательно включите заключение, содержащее ваши основные выводы. Почему главный герой принимал решения, которые она приняла? Каковы были результаты? Что мы можем извлечь из этого? Вернитесь к ключевому вопросу, который поднимает тематическое исследование, и ответьте на него.

Шаблон бизнес-кейса

Бизнес-кейсы — это обычно обучающие инструменты, показывающие, как реальные компании подходят к конкретному сценарию или проблеме. Практический пример обычно отражает теорию бизнеса и демонстрирует ее практическое применение.

Например, в следующем шаблоне бизнес-кейса показано, как розничный торговец поделками использует заработанные средства массовой информации для увеличения посещаемости.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Это еще одна версия вышеупомянутого тематического исследования.Обратите внимание на изменения в брендинге в этом примере бизнес-отчета, которые отличают его от предыдущего шаблона.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Шаблон маркетингового исследования Примеры использования

— это мощная форма маркетинга, поскольку они показывают потенциальному клиенту, как существующие клиенты уже используют ваш продукт или услугу для достижения своих целей.

Например, это тематическое исследование по маркетингу в социальных сетях показывает, как Toy Crates использовали контент-маркетинг для радикального увеличения своих продаж:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Несколько примеров передового опыта:
  • Обозначьте любые ограничения и проблемы, с которыми столкнулась главная героиня тематического исследования, которые повлияли на ее решение (например, сжатые сроки).
  • Приложите подтверждающую документацию, например финансовую отчетность.
  • Включите оригинальное название, например «Дизайн-мышление и инновации в Apple». В названии следует упоминать компанию и предмет исследования.

Связанные : Наш пост о том, как написать и разработать тематическое исследование.

10. Шаблоны стратегии роста

Постановка целей для вашего бизнеса может показаться легкой в ​​теории … но постановка амбициозных, но реалистичных целей на самом деле может быть довольно сложной задачей.

В Venngage мы следуем этим 5 шагам, чтобы установить наши цели:

  1. Определение и постановка целей высокого уровня.
  2. Поймите, какие входы и выходы влияют на эти цели.
  3. Проведите эксперименты, чтобы повлиять на эти входные данные.
  4. Подтвердите эти эксперименты.
  5. Стимулировать ответственность за результаты внутри команды.

Подробнее об этом процессе читайте в нашем руководстве по стратегии роста.

Например, если вы работаете в SaaS-компании, вашими высокоуровневыми целями, вероятно, будут конкретное число для дохода, количество активных пользователей в день или количество сотрудников, как в шаблоне бизнес-отчета ниже:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

После того, как вы определили свои высокоуровневые цели, следующим шагом будет определение ваших OKR (объективных ключевых результатов), показателей, которые влияют на ваши цели.Как правило, вы, вероятно, захотите разбить свои OKR по каналам.

Итак, если одна из ваших целей — привлечь определенное количество ежедневных активных пользователей, ваши OKR могут быть организованы по:

  • Получение OKR, таких как органический и платный трафик
  • OKR конверсии, например коэффициент конверсии
  • OKR удержания, например коэффициент удержания

После того, как вы определили свои OKR, вы можете проводить эксперименты, которые повлияют на эти OKR.

В Venngage мы используем еженедельные спринты для планирования, выполнения и анализа наших экспериментов по развитию.Но я знаю другие компании, которые используют более длинные спринты, например, двухнедельные или месячные.

Прежде чем запускать эксперимент, вы должны убедиться, что его стоит проводить. Вы можете сделать это, определив, на какую цель она влияет, какие ресурсы потребуются для эксперимента и сколько усилий, по вашему мнению, потребуется для его проведения.

Это точный шаблон валидатора маркетингового спринта, который наша маркетинговая команда использует при планировании экспериментов по развитию:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

После проведения эксперимента по росту очень важно отслеживать свои результаты.

В конце каждого спринта выделяйте немало времени на анализ своих экспериментов, чтобы увидеть, какие уроки вы можете извлечь из них. Затем классифицируйте эксперимент как «выигравший» или «проигравший» в зависимости от того, совпадают ли результаты с вашей гипотезой.

Вы можете использовать свои результаты только что завершившегося спринта, чтобы сообщить о своих экспериментах в следующей печати.

Вот пример выпуска спринта и шаблона результатов, который вы могли бы использовать. Обратите внимание на то, что каждый эксперимент принадлежит члену команды, чтобы повысить ответственность за процесс и результаты:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТОТ ШАБЛОН

Несколько рекомендаций по отчету о стратегии роста:
  • Разделите отчеты о стратегии роста на столбцы с цветовой кодировкой в ​​зависимости от целей, OKR или этапов спринта
  • Используйте значки, такие как галочки и крестики, для обозначения успешных и неудачных экспериментов
  • Включите в каждый шаблон краткое описание, чтобы облегчить понимание
  • Приписать каждый эксперимент роста члену команды, чтобы повысить ответственность за процесс и результаты
  • Используйте цвета, шрифты и логотип вашей компании, чтобы поддерживать единый брендинг во всех ваших коммуникациях

Связанные : Наше полное руководство по разработке контрольного списка стратегии роста.

11. Шаблоны отчетов по маркетинговым исследованиям

Даже после того, как вы открыли свой бизнес, рекомендуется регулярно проводить маркетинговые исследования. Вы можете использовать свое исследование, чтобы спланировать и усовершенствовать свои маркетинговые стратегии, выявить новых потенциальных клиентов и составить план продукта.

Маркетинговые исследования обычно включают сбор информации о потребностях, проблемах и желаниях ваших клиентов. Это исследование может помочь вам определить личности ваших клиентов и конкретные проблемы, которые вы хотите решить с помощью своего продукта или услуги.

Вы можете провести исследование рынка двумя способами:

  1. Качественное исследование (звонки, фокус-группы)
  2. Обзорное исследование

Например, многим консультантам сложно получить поддержку от различных заинтересованных сторон. Босс может постоянно менять масштаб проекта, исходя из своей прихоти, например, из последней статьи, которую он нашел в Интернете! Сотрудники могут быть настроены по-своему и сопротивляться включению консультантов в свой рабочий процесс.

Один из способов привлечь клиентов и завоевать доверие — это предоставить статистические данные и исследования, подтверждающие ваши рекомендации.

Вот пример бизнес-отчета по исследованию рынка, в котором излагается отраслевой ландшафт и даются четкие рекомендации относительно дальнейших действий, подкрепленные фактами.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Этот веселый, насыщенный значками отчет о маркетинговых исследованиях должен помочь заинтересовать сопротивляющихся заинтересованных лиц. Упаковка новой (а иногда и пугающей) информации свежими способами может помочь преодолеть сопротивление.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Вы также можете посмотреть статистику конкурентов и отраслевые тенденции. Этот шаблон включает тематическое исследование конкурентов, включая аналитику веб-сайта и SWOT-анализ:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Когда дело доходит до создания отчета об исследовании рынка, вы можете сделать углубленный обзор всех ваших маркетинговых исследований. Или вы можете сосредоточиться на одной области вашего исследования, например, на результатах вашего опроса.

Шаблон отчета об исследовании

Этот шаблон отчета об опросе помогает визуализировать ваши результаты; пиктограмма и диаграмма упрощают понимание результатов.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Отчет об исследовании рынка, состоящий из одного слайда, определяет демографические данные участников опроса. В отчете участники классифицируются по их должностям, местоположению и темам, которые им кажутся наиболее интересными. Обратите внимание, как каждый персонаж визуализируется с помощью значка:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

В этом примере бизнес-отчета показано, как вы можете дать своей команде и заинтересованным сторонам быстрый обзор вашего основного рынка и того, какие темы их интересуют.

Одна из целей отчета об исследовании рынка — представить любые выводы, к которым вы пришли после анализа данных.

Это могут быть выводы о том, кто ваши целевые клиенты, области, в которых вы можете расширить свой бизнес, и потребности клиентов, которые в настоящее время не удовлетворяются. Приведенный ниже пример бизнес-отчета визуализирует эти данные, а также дает возможность сделать собственные выводы.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Вот пример шаблона отчета об исследовании рынка, в котором основные выводы выделяются в более крупном тексте перед предоставлением подтверждающих данных:


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Несколько лучших практик для отчетов о маркетинговых исследованиях:
  • Используйте значки для иллюстрации ваших клиентов
  • Используйте диаграммы и графики для сравнения демографической информации, такой как возраст, пол, местонахождение и занятия клиентов
  • Включите основные выводы, к которым вы пришли после анализа данных
  • Если ваш отчет об исследовании рынка достаточно длинный, включите в него оглавление.
  • Включите краткое описание ваших методов сбора данных, включая размер выборки

Вернуться к содержанию

12.Шаблоны официальных документов

Официальные документы

— отличные инструменты для обучения и убеждения заинтересованных сторон. Консультанты также могут использовать их для улучшения своей репутации по отношению к крупным консалтинговым фирмам и бутикам или использовать их в качестве лид-магнитов в рекламе в Facebook и т. Д.

Как всегда, безупречный дизайн с большей вероятностью привлечет руководителей высшего звена или потенциальных клиентов.

Шаблон бизнес-отчета или шаблон консалтингового отчета — это самый быстрый способ создать что-то привлекательное и легкое для понимания.

В приведенном ниже примере консалтингового отчета целая страница посвящена визуальным элементам. Это идеальный способ разбить текст на части и дать ему возможность дышать. Это также подкрепляет информацию.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Просмотрите нашу библиотеку тысяч профессиональных бесплатных стоковых фотографий, чтобы заменить их изображениями, которые лучше всего подходят для вашей темы. Или загрузите свой.

Наш редактор позволяет легко адаптировать любой из наших шаблонов бизнес- и консалтинговых отчетов к вашим потребностям.Измените текст, шрифты, фотографии, значки, цвета, все, что захотите.

Следующий шаблон бизнес-отчета идеально подходит для маркетологов и консультантов по маркетингу. У него есть привлекательная и забавная (но все же профессиональная) титульная страница, которая быстро сообщает о процессе контент-маркетинга с помощью значков.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Venngage имеет обширную библиотеку из тысяч нестандартных, современных и разнообразных значков, которые вы можете заменить в приведенном выше примере отчета о консультациях.Например, вы можете добавить логотип Twitter или Facebook или значок «палец вверх».

Затем щелкните диаграмму или график шаблона (страницы четвертая и пятая), чтобы добавить свои собственные данные.

Проблемы с систематизацией информации в отчетах? Консультантам и маркетологам важно найти способ поделиться ключевыми выводами и не перегружать читателя данными.

В приведенном ниже шаблоне отчета о консультациях используются заполненные текстовые поля и значки на третьей странице для выделения основных выводов.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Заголовки разного цвета также помогают создать иерархию информации и добавить разнообразия дизайну.

Несколько передовых практик в технической документации:
  • Создайте привлекательную титульную страницу на белой бумаге, используя жирный фон, фотографии или значки.
  • Добавьте ключевой раздел с заголовком и маркированным списком.
  • Визуализируйте данные с помощью диаграмм и пиктограмм, чтобы выделить ключевые данные.
  • Включите ваш брендинг в свой белый шаблон (цвета бренда и логотип).

Связанные : наш блог с более чем 20 примерами белой бумаги для еще большего количества шаблонов и советов по дизайну.

Вернуться к содержанию

13. Шаблоны плана проекта

План проекта — лучший способ держать проект в рабочем состоянии.

Но демонстрация шагов к завершению проекта и , показывающая, насколько каждый шаг действенна и измерима, может быть сложной задачей.

Это особенно сложно, если вы консультант и у вас нет шаблонов компании, на которые можно положиться.

Приведенный ниже шаблон плана проекта — это простой способ визуализировать, что и когда должно произойти.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

В приведенном выше шаблоне плана проекта с высокой степенью организации используются гистограммы, значки и цветовое кодирование для представления информации в доступной форме. После входа в редактор щелкните гистограмму, чтобы настроить расписание.

На временной шкале проекта ниже также используются значки и цветовое кодирование для организации информации, хотя и немного по-другому.

Projects страдают, когда не понимают сроки и то, что требуется на каждом этапе. Эта временная шкала из образца бизнес-отчета дает четкое представление о том, какие задачи относятся к какому шагу и сколько времени должно занимать каждый шаг.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Временная шкала — это идеальный способ для вашей команды или клиента вернуться к расписанию проекта без необходимости читать тонны текста.

Вы также можете пересматривать график по мере продвижения проекта, чтобы отразить изменения в графике.

Приведенный ниже шаблон отчета о консультациях имеет более традиционный формат для плана проекта. Тем не менее, как и временные рамки, этот образец бизнес-отчета в значительной степени опирается на визуальные эффекты для создания легко читаемого и понятного обзора проекта.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Ограничение объема работ — враг успеха любого проекта (и проклятие существования многих консультантов).Вот почему так важно определить проект с самого начала. В приведенном выше шаблоне консалтингового отчета есть специальный раздел.

Конечно, проекты меняются и развиваются. Приведенный ниже отчет по проекту поможет вам поднять любые проблемы, как только они возникнут, и предложить решения. Таким образом, заинтересованные стороны могут принять решение до того, как график проекта серьезно сорвется.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

Ознакомьтесь с нашим сообщением в блоге с более чем 15 шаблонами планов проектов, чтобы получить еще больше примеров и советов по дизайну.

Несколько рекомендаций по плану проекта:
  • Постройте график вашего проекта визуально, используя временную шкалу.
  • Используйте цвет для классификации задач и вех.
  • Используйте значки, чтобы проиллюстрировать шаги в процессе.
  • Вставляйте диаграммы для отслеживания продолжительности каждого этапа проекта.
  • Выберите гибкий шаблон, который вы можете обновлять по мере продвижения проекта и изменений.

Связанные : Наш пост о четырех фазах жизненного цикла проекта.

Вернуться к содержанию

14. Шаблоны деловых предложений

Деловое предложение — это документ, который представляет ваш продукт или услугу как решение проблемы клиента. Цель бизнес-предложения — убедить потенциального клиента купить ваш продукт или услугу. Эти предложения могут быть запрошенными или незапрошенными.

Содержание отчета о коммерческом предложении будет зависеть от проблемы.

Обычно коммерческое предложение включает следующие разделы:
  • Информация о вашей компании (миссия, квалификация, конкурентные преимущества)
  • Подробное описание проблемы вашего клиента
  • Стоимость вашего товара / услуги
  • Методология решения проблемы клиента
  • График вашего подхода к решению проблемы

Несколько примеров бизнес-отчетов и советы по дизайну:

Создайте привлекательную титульную страницу для своего бизнес-предложения.Думайте об этом как об обложке книги или постере фильма. Это будет первое впечатление вашего потенциального клиента о вашем бизнесе.

Используйте дизайн, рассказывающий о миссии вашей компании и людях, которым вы служите. Например, на обложке этого шаблона бизнес-предложения изображена счастливая команда, работающая вместе:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ШАБЛОН БИЗНЕС-ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Между тем, в этом простом примере бизнес-предложения используются значки, чтобы проиллюстрировать, чем занимается компания.Этот мотив присутствует во всем остальном дизайне предложения:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ШАБЛОН БИЗНЕС-ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Используйте визуальные эффекты, чтобы выделить эмоции, стоящие за проблемой

Бизнес состоит из людей, и люди эмоционально заряжены. При выявлении проблемы используйте образы, чтобы выделить разочарование, замешательство или неудовлетворенность, стоящие за проблемой. Это проявит сочувствие к людям, которым вы предлагаете решение.

На этой странице с образцом бизнес-отчета из бизнес-предложения одно изображение контрастирует, чтобы проиллюстрировать «проблему», с более веселым изображением для «решения»:


ПОЛНЫЙ ШАБЛОН ПРЕДЛОЖЕНИЯ

В этом маркетинговом бизнес-предложении используются различные визуальные элементы, такие как значки, жирный шрифт и фотографии, чтобы рассказать историю:


ИСПОЛЬЗУЙТЕ ШАБЛОН БИЗНЕС-ПРЕДЛОЖЕНИЯ

Связанные : Наш пост о шаблонах консультационных предложений или наше руководство по созданию бизнес-предложения.

Вернуться к содержанию

Шаблон бизнес-отчета: часто задаваемые вопросы

1. Как написать бизнес-отчет?

Бизнес-отчет должен включать следующие разделы:

  1. Титульный лист, в том числе:
    • Название отчета
    • Ваше имя
    • Название вашей компании и клиента
    • Дата доставки отчета
  2. Оглавление, в том числе:
    • Каждый раздел отчета и номер его страницы
  3. Краткое содержание, включая:
    • Обзор ваших проблем, анализ и решения
  4. Введение, в том числе:
    • Цель отчета
    • Проблемы, которые необходимо решить
    • Используемые методы
  5. Анализ вопросов, в том числе:
    • Список проблем и анализ каждого, включая статистику и данные
  6. Рекомендации
  7. Заключение
    • Обобщите свой анализ и рекомендации
  8. Приложение (необязательно)
    • Ссылки, библиография, фотографии и т. Д.принадлежать здесь

Вернуться к содержанию

2. Каковы лучшие методы создания бизнес-отчета?

Вы можете открыть документ Google, записать свои показатели и сделать несколько точек анализа, отправить их своей команде и завершить работу. Но является ли это наиболее эффективным способом сообщить о своих выводах?

Многие люди могут даже не читать такие отчеты. Не говоря уже о том, что простой старый отчет, вероятно, не произведет впечатления на заинтересованные стороны.

Важно продвигать себя (и выделяться на фоне конкурентов). Кроме того, существует очень важная необходимость заручиться поддержкой заинтересованных сторон и убедить их в своих рекомендациях.

Вот почему стоит делать ваши отчеты как можно более интересными. Это означает визуализацию данных, процессов и концепций, чтобы сделать их более понятными и интересными, как вы видели из примеров бизнес-отчетов в этом посте.

Вы можете легко сделать это, начав работу с шаблоном бизнес-отчета или шаблоном консультационного отчета.

Есть две важные причины, по которым стоит создавать визуализированный бизнес-отчет:

  1. Вы сможете систематизировать, анализировать и резюмировать свои выводы.
  2. Вы сможете более эффективно сообщать свои отчеты своей команде, заинтересованным сторонам и клиентам.

Например, в приведенном ниже шаблоне бизнес-отчета показаны четыре различных способа визуализации информации. Это намного интереснее и легче для восприятия, чем блок текста.


ИСПОЛЬЗОВАТЬ ШАБЛОН

И не беспокойтесь о том, сколько времени может потребоваться на создание отчета. Если вы начнете с надежного шаблона бизнес-отчета, вы можете использовать его снова и снова.

Используйте шаблон в качестве основы, а затем настройте информацию и дизайн в соответствии с вашими конкретными потребностями. Затем используйте инструмент диаграммы, чтобы преобразовать громоздкие данные в четкие визуальные эффекты.

Как и в приведенном выше примере бизнес-отчета, у вас будет сжатый, мощный (и отточенный) отчет, который заинтересованные стороны смогут сразу понять.

Вернуться к содержанию

3. Как создать шаблон бизнес-отчета?

Добавьте свой брендинг в дизайн

Частью создания сильного бренда является использование последовательного брендинга для всего вашего контента, как внутреннего, так и общедоступного. Вы можете включить свой брендинг в дизайн бизнес-отчета, импортировав свой логотип и используя цвета и шрифты вашего бренда.

Наша функция My Brand Kit автоматически импортирует логотипы и шрифты компаний с любого веб-сайта.Затем вы можете применить их к своему дизайну одним щелчком мыши.

Придерживайтесь только одной темы на странице или слайде

При создании отчета легко попытаться втиснуть кучу текста на одну страницу. Но тогда вы рискуете создать непроницаемую стену текста.

Вместо этого сосредоточьтесь только на одной теме на странице или слайде. Если вы обнаружите, что даже из-за этого ваша страница выглядит слишком тесной, попробуйте разбить информацию на две страницы или поищите способы лучше ее обобщить.

Сначала функциональность

При разработке бизнес-отчета вы должны искать возможности визуализировать данные и творчески представить информацию. При этом основной целью вашего бизнес-отчета по-прежнему должно быть четкое изложение информации.

Используйте элементы дизайна, такие как значки или шрифты разного размера, веса и цвета, чтобы выделять, выделять и категоризировать информацию, а не затемнять ее. Если страница, над которой вы работаете, выглядит загроможденной или запутанной, попробуйте еще раз.

Помните, что функциональность на первом месте, и это включает в себя использование правильных визуальных элементов для вашей информации.

4. Кто является лучшим составителем бизнес-отчетов?

Вы можете составить бизнес-отчет в Интернете с помощью ряда инструментов. Как мы уже упоминали, отличный бизнес-отчет визуально привлекателен, включает значки, изображения, четкие шрифты, простые для понимания диаграммы и графики, а также имеет фирменный стиль.

Venngage — универсальное дизайнерское решение, когда дело доходит до создания отчетов.Примеры бизнес-отчетов в этой статье показывают, насколько легко создавать разнообразные отчеты для любого типа организации и деятельности. Сделайте дизайн простым с помощью Venngage.


СОЗДАТЬ ОТЧЕТ СЕЙЧАС

Другие руководства по деловому общению:

20+ потрясающих шаблонов предложений по консультированию, которые превратят потенциальных клиентов в клиентов

Примеры белой бумаги с переворачиванием 10 страниц и советы по дизайну

Как писать и бесплатные загрузки

Взаимодействие с заинтересованными сторонами легко осуществляется с помощью ежемесячных отчетов.Шаблон ежемесячного отчета удобен, когда вам нужно создать качественный отчет.

Есть 3 вида ежемесячных отчетов:

1) Часто ежемесячный отчет о статусе предоставляется руководителю как обновленная информация о планах и деятельности сотрудника. Скорее всего, он также поступит к руководителю супервизора как вход в его собственный отчет. Он также служит документом с историей работы сотрудника и служит хорошим ориентиром при ежегодных проверках эффективности.

2) Ежемесячный отчет по проекту . Этот тип отчета не требует такого количества деталей, как еженедельный отчет по проекту , но он обеспечивает более высокий уровень обзора развития проекта. Заинтересованные стороны обычно заинтересованы в отслеживании бюджета, расходов, качества результатов проекта, а также рисков, проблем и проблем, влияющих на проект.

3) С другой стороны, подрядчиков также предоставляют ежемесячный отчет о проделанной работе, чтобы дать клиенту информацию о том, где сейчас находится проект.Из-за их настроек заказчик и подрядчик могут не видеть каждого из них на регулярной основе. Самому заказчику может не хватить времени, чтобы следить за развитием проекта. В этой ситуации ежемесячный отчет о статусе проекта также служит важным средством связи между подрядчиком и клиентом, поэтому отчет должен быть как можно более подробным.

.

Часть 1

Вот несколько советов о том, как составить ежемесячный отчет о статусе, который будет эффективно сообщать о развитии проекта высшему руководству, заинтересованным сторонам или клиентам:

  • Дайте краткое, но лаконичное описание проекта. Необязательно быть слишком подробным, поскольку его основная цель — просто напомнить руководству и клиенту, о чем идет речь в этом проекте. Они могут быть занятыми людьми, но их ум очень острый, и они могут легко запоминать вещи.
    .
    Руководители проектов также должны помнить об этом и о том, что они должны практиковать честность, прозрачность и целостность в отчетности, поскольку высшие руководители могут быть на удивление проницательными в запоминании даже мельчайших, самых тривиальных деталей.
  • Представление связанных данных может быть проще с помощью таблиц, графиков и диаграмм. Визуальное представление упрощает составление отчетов, поскольку читатели могут сразу увидеть тенденции с помощью линий и полос. Однако сначала проверьте, будут ли данные, которые будут представлены в графической или в табличной форме, точно отражать тенденцию, которую руководители должны видеть.
  • Не используйте в отчете слишком много технических терминов или понятий. Если это неизбежно, постарайтесь дать им определение о проекте, чтобы сделать его более читабельным. При первом использовании в отчете аббревиатуры следует указать их сокращенную форму, чтобы читатели могли понять, что это означает.
  • Хорошее форматирование отчета повышает удобочитаемость. Использование одного типа и размера шрифта во всем отчете создает единообразное выделение различных разделов и подразделов отчета, выделяя текст полужирным шрифтом или подчеркивая их. Это показывает, что следующая часть отличается от предыдущей, и это означает, что появляется новая тема или область.
  • Дайте время сделать отчет. Зубчатая передача — это нехорошо, особенно при написании отчетов, когда основная цель — фиксировать развитие и прогресс проекта.Менеджеру проекта или составителю отчета, возможно, потребуется тщательно проанализировать различные детали и информацию, чтобы составить исчерпывающий отчет.

Что содержится в ежемесячном отчете?

  • Действия за последний месяц

    Сотрудник может включить краткое изложение того, что он сделал за последний месяц, чтобы показать непрерывность его работы или своих достижений. Он также может отметить здесь некоторые незавершенные задачи за предыдущий месяц в качестве справочной информации о том, что он сделал за отчетный месяц.

  • Достижения за месяц

    Это, пожалуй, самый важный раздел ежемесячного отчета о проделанной работе, поскольку он отражает суть отчета.

  • Планы на следующий месяц

    Также полезно предоставить информацию о том, что сотрудник намеревается выполнить в следующем месяце.

  • Проблемы и проблемы

    О любых проблемах, препятствующих продвижению работника, следует сообщать его руководителям, и раздел об этом в отчете о проделанной работе — отличное место для этого.

Важно помнить, что отчет не должен содержать каких-либо ошибок, грамматических или типографских, и также следует отметить, что то, как отчет был представлен, отражает личность и профессионализм его автора.

Ежемесячные отчеты о состоянии также помогают команде и компании задуматься о том, чего они могут достичь в течение месяца, и определить, какие из выдвинутых инициатив дают положительные результаты.

Ценные и ориентированные на действия ежемесячные отчеты о состоянии также должны указывать следующие шаги для проекта, команды или компании.

Предприятия или организации могут иметь стандартный формат или шаблон для ежемесячного отчета о состоянии, в котором запрашивается конкретный набор информации о проекте или целевых показателях эффективности, которые руководство будет информировать.

ProsperForms — Программное обеспечение для ежедневных и еженедельных отчетов о состоянии
Fluxes — Программное обеспечение для управления проектами и задачами
Springs — Персональные напоминания для работы (создавайте напоминания для себя и для членов вашей команды)
Если такового нет, вот несколько рекомендаций по созданию ежемесячного отчета о состоянии, в котором будут четко отражены все достижения за данный месяц.
  1. Предоставьте необходимую информацию, которая определит, почему был составлен ежемесячный отчет о ходе работы.

    Эта информация может состоять из названия проекта, заинтересованной группы или подразделения в организации, из которой был составлен отчет, и соответствующей информации.
    Также может быть указано имя сотрудника, составившего отчет, и дата его составления. Также важно указать цель проекта или показатели производительности.

  2. Напишите краткое описание цели проекта или производительности.

    Получатели этого отчета могут получать множество ежемесячных отчетов от разных проектных групп и отделов и могут с трудом запомнить, о чем каждый из них.
    Это важный шаг, чтобы читателям напомнили о проекте и чтобы они быстро обработали информацию, содержащуюся в отчете.

  3. Самым важным содержанием являются достижения команды в разработке проекта.

    Сравните прогресс проекта с запланированными сроками и укажите, идет ли проект по графику, с опережением или отстанием от графика.Если есть задержки или если проект отстает, не менее важно также дать объяснение этому.

  4. Предоставьте подробную информацию о задачах, выполненных командой за месяц.

    Индивидуальный вклад может быть включен в него, если его стоит отметить, но ограничиться наиболее заметным. Кратко обсудите проблемы и проблемы, с которыми команда столкнулась в течение месяца, а также курс действий команды, если он уже был решен. Если проблема не устраняется, укажите причину, особенно если высшему руководству необходимо принять решение по этому поводу.

  5. Подтвердите подробности, представленные в ежемесячном отчете о состоянии.

    Это достигается путем предоставления таких документов, как статистика, финансовая информация, соответствующие отчеты от членов команды и других отделов, в качестве приложения к отчету.

Постарайтесь, чтобы отчет не превышал одной-двух страниц: достаточно, чтобы информировать читателей о проекте, и не отнимать у пользователей слишком много времени.

Часть 2

Шаблон ежемесячного отчета

: Скачать бесплатно раздел

Щелкните здесь, чтобы загрузить шаблон ежемесячного отчета по проекту XLSX

Щелкните здесь, чтобы загрузить шаблон ежемесячного отчета DOC

ProsperForms — Программное обеспечение для ежедневных и еженедельных отчетов о состоянии
Fluxes — Программное обеспечение для управления проектами и задачами
Springs — Персональные напоминания для работы (создавайте напоминания для себя и для членов вашей команды)

Щелкните здесь, чтобы загрузить ежемесячный отчет о ходе работы со счетом-фактурой DOC

—————————————————————————-

Шаблоны на ProsperForms:

Отредактируйте и используйте этот шаблон

ProsperForms — Программное обеспечение для ежедневных и еженедельных отчетов о состоянии
Fluxes — Программное обеспечение для управления проектами и задачами
Springs — Персональные напоминания для работы (создавайте напоминания для себя и для членов вашей команды)

Отредактируйте и используйте этот шаблон

Часть 3

Как в 10 раз упростить составление отчетов о состоянии

Как настроить отчеты о состоянии в ProsperForms:

Шаг 1:

  • Создайте апплет «Отчет о статусе проекта » — настройте наши предустановленные формы или легко создайте новую форму за считанные минуты.
  • Настройте напоминания, если вы хотите, чтобы члены вашей группы получали автоматические напоминания о сроках сдачи отчетов.
  • Настройте, кто будет отправлять отчеты, выбрав вкладку « участников ».

Шаг 2: Пользователи будут нажимать кнопку « Открыть форму представления », чтобы заполнить и отправить отчет.

Данные, такие как тип отчета, дата и имя, будут добавлены автоматически .

Как только будет добавлен новый отчет о статусе, участники с правами « Просмотр, » смогут просматривать его в режиме реального времени.

Шаг 3 (необязательно) : Создайте отчет и экспортируйте его в PDF.
(пропустите этот шаг, если вы публикуете отчеты о состоянии в Интернете и не печатаете их.)
Нажмите « Создать отчет ».

Готово!

Создайте бесплатную учетную запись сейчас

Преимущества:

  1. Упростите создание отчетов по проекту с помощью автозаполнения:
    Поля, такие как дата, имя, тип отчета и форматирование, вставляются автоматически программным обеспечением.
  2. Объединяйте отчеты автоматически:
    Отчеты, созданные членами вашей команды, можно легко объединить .
  3. Экономьте время с помощью автоматического макета :
    Не нужно тратить часы в Word или Excel на совершенствование макета отчета, потому что он экспортирует ваших обновлений в красиво оформленный файл за пару кликов .
  4. Спокойствие с автоматическими напоминаниями :
    Никто не забывает заполнить свои отчеты о состоянии, потому что ProsperForms автоматически отправляет своевременных напоминаний в соответствии с выбранным вами графиком .
  5. Сократите время и усилия, потраченные на ежемесячную, ежеквартальную и ежегодную отчетность, благодаря мощным функциям фильтрации и экспорта.
  6. Быстрый обмен:
    Отчеты о состоянии могут быть либо
    , — экспортированы в файлы , и распечатаны, , либо отправлены по электронной почте;
    — поделился с менеджером онлайн (в реальном времени) ;
    — опционально доступен онлайн как общекомандных отчетов о статусе , т. Е., все члены команды делятся друг с другом своим прогрессом, чтобы тратить меньше времени на собрания.

Зарегистрируйтесь сейчас.

Часть 4

Дополнительные источники

  1. Как провести эффективное ежемесячное собрание + бесплатный образец повестки дня
  2. Как написать впечатляющий еженедельный отчет по проекту + скачать бесплатный шаблон
  3. Как написать квартальный отчет о состоянии + скачать бесплатный шаблон

200+ бесплатных примеров, шаблонов, информационных панелей и примеров отчетов по управлению Excel — Mr Dashboard

Бесплатные шаблоны, руководства и файлы для загрузки Excel Management

Сотни бесплатных управленческих отчетов Excel:

Загрузите все продукты сегодня и сэкономьте 60% >>


С присвоенным рейтингом 1 Панели инструментов Excel, оценочные карты и отчеты по ключевым показателям эффективности

Скачать Бесплатные шаблоны для продаж, управления персоналом, финансов, маркетинга, качества…


Скачать панели мониторинга Excel

Фактическая цель в управленческой отчетности — всегда распознавать полезные метрики и KPI (ключевые показатели эффективности), которые могут предоставить руководству точный снимок, показывающий, как работает компания.

Однако, чтобы вывести отчеты об управлении Excel на новый уровень, необходимо будет сравнить ваши фактические результаты с вашими целями и задачами. Основа управленческой отчетности с использованием сравнения KPI между фактическими результатами и целевыми результатами показана в сравнительной таблице оценки фактических и целевых KPI.

Учебное пособие включает бесплатный шаблон диаграммы Excel, который вы можете скачать бесплатно.

Показатели, которые окажутся актуальными, будут меняться в зависимости от типов бизнеса и стратегий, а также отрасли, тем не менее, они должны помочь прояснить фактическую эффективность бизнеса.

Панели мониторинга Excel для создания отчетов об эффективном управлении производительностью в Excel

Управление производительностью жизненно важно для результатов компании.По этой причине руководители должны овладеть навыком понимания и повседневного использования управления эффективностью. Это состоит из ознакомления с общей производительностью организации, а также отслеживания производительности с помощью Excel по постоянному графику.

Несмотря на то, что компании обычно используют эту стратегию управления для повышения эффективности, они могут быть не полностью довольны тем, как они могут определять, контролировать и поощрять эффективность своего бизнеса, секторов, групп и отдельных сотрудников (ознакомьтесь с тремя уровнями общей управление производительностью для стратегического обзора управления производительностью и создания управленческих отчетов в Excel).

Взгляните на показатели выручки в качестве иллюстрации. Хотя организации могут заявлять, что используют отчеты об управлении эффективностью, многие не используют их в полной мере.

Например, зарплата, ориентированная на результат, бонусы и стимулы для торговых представителей, кроме того, они сообщат вам, что их конкретное руководство просто не подходит.

То же верно для практически любого подразделения и функциональности компании с вашим бизнесом.Факты свидетельствуют о том, что более 3/4 руководителей компаний не очень довольны собственной отчетностью по управлению эффективностью.

Шаблоны и примеры ежедневных, еженедельных и ежемесячных управленческих отчетов Excel

Эти типы критически важных управленческих отчетов позволяют компаниям отслеживать улучшения в бизнесе. Например, работники могут создавать ежедневные отчеты для руководителей, в то время как руководители могут легко раскрывать своим собственным менеджерам {свои особенности | свои} достижения 7 дней в неделю наряду с другими действиями и стратегиями.

Ежедневная, еженедельная и ежемесячная отчетность в Excel помогает операциям реализовать стратегию и гарантировать, что все сотрудники выполняют свои собственные ожидаемые обязанности и задачи. В то же время отчеты руководства помогают руководителям проводить более эффективную оценку производительности в дополнение к проверкам эффективности сотрудников.

Практически каждый превосходный отчет об управлении Excel начинается с очень четкого заголовка отчета, который объясняет аудитории, о чем именно идет речь в отчете Excel.Хотя это может показаться очень ясным, подумайте о том, сколько раз вы, возможно, видели отчеты, и спрашивали себя, есть ли смысл их все читать.

Работайте с короткими заголовками, прямо по теме. Ваш текущий заголовок просто неэффективен, когда люди, просматривающие ваши управленческие отчеты, не уверены, о чем именно он идет. Примерами полезных заголовков управленческого отчета обычно являются «Ежедневный отчет о продажах», «Ежемесячный отчет о производстве» и «Еженедельный отчет о контроле качества».

Отчеты и руководства для панели Excel по эксплуатации, цепочке поставок, логистике и складскому хозяйству

Управляющие отчеты Excel : Для многих профессионалов и менеджеров показатели наряду с влиянием на производительность операций плюс возможность показать, насколько эффективными и хорошими могут быть возможности управления производительностью. Однако на самом деле ситуация заключается в том, что любой процесс без правильных показателей будет иметь подозрительные результаты.

Кроме того, используемые складские KPI без какой-либо стратегии и управления, вероятно, будут числами, которые никому не помогут.

KPI во многих случаях состоят из конкретных целей и задач производительности. Вы просто не можете охватить многие из ведущих или отстающих KPI, не имея очевидной стратегии. Помимо стратегии, определение факторов успеха жизненно важно для успеха управленческой отчетности по KPI.

Шаблоны управленческого отчета и панель мониторинга для Excel

Популярные отчеты об управлении в Excel и отчеты об управлении в целом имеют решающее значение для обеспечения наилучшей основы для принятия решений и поддержки управления.
Компании с самым высоким рейтингом фактически начинают заниматься множеством важных вопросов.

Настоящая работа с организациями демонстрирует, что значительные преимущества получают менеджеры, которые обеспечивают выполнение соответствующей информации и знаний внутри отделов компании.

Формат отчета о продажах в шаблонах Excel

Любой отчет о продажах является жизненно важной записью для большинства предприятий.Это помогает отслеживать информацию о продажах в течение длительного времени. Затем эти данные можно изучить, чтобы узнать, насколько успешно работают сотрудники отдела продаж. Это также позволит вам выработать правильную тактику для улучшения вашего текущего уровня продаж.

Кроме того, вы можете использовать эту информацию для принятия важных деловых решений.

Например, предположим, что вы оцениваете свой текущий отчет о продажах за годовой период и также наблюдаете, что ваш доход обычно достигает пика в период с августа по октябрь.

Это позволяет вам определенно принять правильное решение для покупки необходимых материалов и получения необходимых бригад и активов для удовлетворения спроса со стороны клиентов в любое время этого периода.

Если вы думаете о разработке отчета о продажах для бизнеса, применение отчетов Excel упростит работу. Деловые люди рассчитывают на то, что со временем Excel сможет создавать широкий спектр шаблонов отчетов Excel для управления.Составить отчет о продажах в Excel обычно довольно просто.

Мгновенная загрузка шаблонов панели инструментов Excel

Excel Dashboard содержит 10 простых в использовании шаблонов информационных панелей Excel. Эти типы одностраничных отчетов отлично подходят для легкого понимания эффективности ваших ключевых показателей эффективности с использованием стратегии одностраничных показателей. Все эти отчеты Excel обладают фантастическим качеством печати и обновляют их все или создают совершенно новые отчеты, вводя свои данные или просто копируя их в Excel.

Interactive Excel Dashboard известна как мощное и захватывающее приложение для управленческой отчетности. Это включает в себя гораздо больше, чем что-то вроде 20 панелей Excel. Все отчеты могут меняться мгновенно и сразу в соответствии с вашими данными.

Более того, актуальная интерактивная панель управления Excel предлагает функции для создания уникальных перспектив отчетов путем выбора различных циклов для отчетов Excel.

Быстро и легко вы можете настроить и увидеть свою производительность для нескольких графиков в зависимости от ваших требований. Используя раскрывающиеся списки, вы можете изменить перспективу, а также ваши графики могут измениться мгновенно.

Используя спидометр Excel, можно визуально оценивать показатели или KPI. Ваши текущие метрики будут визуально отображаться как индикаторы, и вы можете поменять местами экран панели инструментов, щелкнув мышью.На данный момент, помимо традиционного спидометра Excel, есть автоматический инструмент спидометра, позволяющий разрабатывать личные онлайн-панели инструментов прямо из электронной таблицы Excel.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *