Узкие места в бизнес процессах: Узкие места процесса | Глоссарий ПитерСофт

Автор: | 11.04.1970

Содержание

Как искать узкие места в бизнес-процессах. 5 советов консультанта

Конфиденциальность персональной информации

  1. Термины и определения

    1. Компания — ООО «Бумажные самолетики».
    2. Пользователь — лицо, получающее доступ к сервисам и информации, размещенным на Сайте.
    3. Сайт — веб-сайт Компании, размещенный в сети Интернет по адресу www.paper-planes.ru, в том числе поддомены ***.paper-planes.ru.
    4. Соглашение — настоящее Соглашение между Пользователем и Компанией, устанавливающее правила использования Сайта, включая графические изображения и аудиовизуальную продукцию, элементы дизайна и средства индивидуализации, текстовую информацию и документацию, программы для ЭВМ и файлы для скачивания, любые иные произведения, объекты и материалы Сайта, а также условия и правила размещения Пользователем информации и материалов в соответствующих открытых разделах Сайта.
  2. Общие положения и условия

    1. Любые материалы, файлы и сервисы, содержащиеся на Сайте, не могут быть воспроизведены в какой-либо форме, каким-либо способом, полностью или частично без предварительного письменного разрешения Компании, за исключением случаев, указанных в настоящем Соглашении. При воспроизведении Пользователем материалов Сайта, включая охраняемые авторские произведения, ссылка на Сайт обязательна, при этом текст указанной ссылки не должен содержать ложную, вводящую в заблуждение, уничижительную или оскорбительную информацию. Перевод, переработка (модификация), любое изменение материалов Сайта, а также любые иные действия, в том числе удаление, изменение малозаметной информации и сведений об авторских правах и правообладателях, не допускается.
    2. Действующая редакция настоящего Соглашения размещена в сети Интернет на Сайте. Компания вправе в любое время в одностороннем порядке изменять условия настоящего Соглашения. Такие изменения вступают в силу по истечении 2 (двух) дней с момента размещения новой версии Соглашения в сети Интернет на Сайте. При несогласии Пользователя с внесенными изменениями он обязан удалить все имеющиеся у него материалы Сайта, после чего прекратить использование материалов и сервисов Сайта. Ваше регулярное посещение данного Сайта считается вашим убедительным принятием измененного соглашения, поэтому Вы обязаны регулярно просматривать настоящее Соглашение и дополнительные условия или уведомления, размещенные на Сайте.
  3. Обязательства Пользователя

    1. Пользователь соглашается не предпринимать действий, которые могут рассматриваться как нарушающие российское законодательство или нормы международного права, в том числе в сфере интеллектуальной собственности, авторских и/или смежных правах, а также любых действий, которые приводят или могут привести к нарушению нормальной работы Сайта и сервисов Сайта.
    2. Любые средства индивидуализации, в том числе товарные знаки и знаки обслуживания, а равно логотипы и эмблемы, содержащиеся на страницах Сайта, являются интеллектуальной собственностью их правообладателей. Пользователю Сайта запрещено воспроизводить или иным способом использовать указанные средства индивидуализации и/или их элементы без предварительного письменного разрешения соответствующих правообладателей.
    3. Компания стремится обеспечить, однако не контролирует и не гарантирует конфиденциальность и охрану любой информации, размещенной на Сайте или полученной с Сайта. Компания принимает разумные меры в целях недопущения несанкционированного разглашения размещенной Пользователем на Сайте информации третьим лицам, однако не несет ответственность в случае, если такое разглашение было допущено. В этой связи, передача информации на Сайт означает согласие Пользователя на любое воспроизведение, распространение, раскрытие и иное использование такой информации. Размещая информацию и материалы, Пользователь также гарантирует, что обладает всеми правами и полномочиями, необходимыми для этого, с учетом условий настоящего Соглашения и что такое размещение не нарушает охраняемые законом права и интересы третьих лиц, международные договоры и действующее законодательство Российской Федерации.
    4. Пользователь самостоятельно несет ответственность за любую информацию и материалы, размещенные на Сайте. Компания не инициирует размещение указанной информации, не выбирает получателей информации, не влияет на содержание и целостность размещаемой информации, а также в момент размещения Пользователем информации на Сайте не знает и не может знать, нарушает ли такое размещение действующее законодательство Российской Федерации, однако Компания вправе отслеживать, просматривать и/или удалять любую информацию и материалы, размещенные Пользователем на Сайте.

      При размещении любой информации и материалов Пользователь не становится соавтором Сайта и отказывается от каких-либо претензий на такое авторство в будущем. Компания не выплачивает Пользователю авторского или любого иного вознаграждения, как в период, так и по истечении срока действия настоящего Соглашения.

    5. В случае предъявления третьими лицами претензий Компании, связанных с нарушением Пользователем условий настоящего Соглашения, а равно с размещенной Пользователем информацией на Сайте, указанный Пользователь обязуется самостоятельно урегулировать такие претензии, а также возместить Компании все понесенные убытки и потери, включая возмещение штрафов, судебных расходов, издержек и компенсаций.
    6. Компания не несет ответственности за посещение Пользователем, а также любое использование им внешних ресурсов (сайтов третьих лиц), ссылки на которые могут содержаться на Сайте. Компания не несет ответственности за точность, надежность, достоверность и безопасность любой информации, материалов, рекомендаций и сервисов, размещенных на внешних ресурсах. Использование внешних ресурсов осуществляется Пользователем добровольно, исключительно по собственному усмотрению и на свой риск.
    7. Компания стремится к обеспечению достоверности информации, размещенной на Сайте, однако не несет ответственности за любые неточности и/или недостоверность информации, а равно сбои в работе предоставляемых через Сайт сервисов. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет ответственность и не имеет прямых или косвенных обязательств перед Пользователем в связи с любыми возможными или возникшими потерями или убытками, связанными с любым содержанием Сайта, интеллектуальной собственностью, товарами или услугами, доступными на нем или полученными через внешние сайты или ресурсы либо иные ожидания Пользователя, которые возникли в связи с использованием размещенной на Сайте информации или ссылки на внешние ресурсы.

      Ни при каких условиях, включая, но не ограничиваясь невнимательностью или небрежностью Пользователя, Компания не несет ответственности за любой ущерб (прямой или косвенный, случайный или закономерный), включая, но не ограничиваясь потерей данных или прибылей, связанной с использованием или невозможностью использования Сайта, информации, файлов или материалов на нем, даже если Компания или ее представители были предупреждены о возможности такой потери. В случае, если использование Сайта приведёт к необходимости дополнительного обслуживания, исправления или ремонта любого оборудования, а равно восстановления данных, все связанные с этим затраты оплачиваются Пользователем.

    8. Вся представленная на Сайте информация предоставляется «как есть», без каких-либо гарантий, явных или подразумеваемых. Компания полностью, в той мере, в какой это разрешено законом, отказывается от какой-либо ответственности, явной или подразумеваемой, включая, но не ограничиваясь неявными гарантиями пригодности к использованию, а также гарантиями законности любой информации, продукта или услуги, полученной или приобретенной с помощью этого Сайта.
    9. Пользователь согласен, что все материалы и сервисы Сайта или любая их часть могут сопровождаться рекламой, размещение которой не инициирует и не контролирует Компания. Пользователь согласен с тем, что Компания не несет какой-либо ответственности и не имеет каких-либо обязательств в связи с такой рекламой.
  4. Условия обработки и использования персональных данных

    Принимая условия настоящего Соглашения Пользователь выражает свое согласие на:

    1. Предоставление своих персональных данных, включающих имя, адрес электронной почты, номер контактного телефона для их обработки Компанией свободно, своей волей и в своем интересе.
    2. Цель обработки персональных данных:

      • предоставление Пользователю услуг Сайта;
      • направление уведомлений, касающихся услуг Сайта;
      • подготовка и направление ответов на запросы Пользователя;
      • выполнение регулярной информационной рассылки;
      • направление информации о продуктах и услугах

      Компании, а также рекламно-информационных сообщений, касающихся продукции и услуг Компании и ее партнеров.

    3. Перечень действий с персональными данными, на которые Пользователь выражает свое согласие: сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, обезличивание, передача третьим лицам для указанных выше целей, а также осуществление любых иных действий, предусмотренных действующим законодательством РФ как неавтоматизированными, так и автоматизированными способами.
    4. Компания обязуется принимать все необходимые меры для защиты персональных данных Пользователя от неправомерного доступа или раскрытия.
    5. Настоящее согласие действует до момента его отзыва Пользователем путем направления соответствующего уведомления заказным письмо с уведомлением на адрес Компании.
  5. Прочие положения

    1. Использование материалов и сервисов Сайта, а равно размещение на нем материалов Пользователя, регулируется нормами действующего законодательства Российской Федерации. Все возможные споры, вытекающие из настоящего Соглашения или связанные с ним, подлежат разрешению в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации по месту нахождения Компании.
    2. Ничто в Соглашении не может пониматься как установление между Пользователем и Компанией агентских отношений, отношений товарищества, отношений по совместной деятельности, отношений личного найма, либо каких-то иных отношений, прямо не предусмотренных Соглашением.
    3. Признание судом какого-либо положения Соглашения недействительным или не подлежащим принудительному исполнению не влечет недействительности иных положений Соглашения.
    4. Бездействие со стороны Компании в случае нарушения кем-либо из Пользователей положений Соглашения не лишает Компанию права предпринять соответствующие действия в защиту своих интересов и защиту авторских прав на охраняемые в соответствии с законодательством материалы Сайта позднее. Пользователь подтверждает, что ознакомлен со всеми пунктами настоящего Соглашения и безоговорочно принимает их.

По всем вопросам, связанным с нарушением авторских прав Компании, незаконного использования материалов Сайта или размещением ложной, вводящей в заблуждение информации о Компании, просим обращаться по следующим контактным данным:

125047, г. Москва, ул.2-ая Брестская, д.30, офис 500, телефон +7 929 559-05-28

Как искать узкие места в бизнес-процессах. 5 советов консультанта

Экономический спад, спровоцированный COVID-19, ударит по бюджетам многих компаний, а это значит, что перед ОЦО уже совсем скоро будут поставлены новые цели по оптимизации и повышению операционной эффективности процессов. Константин Стецык, директор компании БизПроКонсалт, рассказал читателям Клуба ОЦО, как определить точки самых больших потерь и как работать с клиентом, чтобы он был удовлетворен услугами ОЦО. 

 

  1. Постройте поиск потерь с учетом принципа Парето: 80% усилий нужно направить на детальный анализ 20% самых крупных бизнес-процессов. Хорошим инструментом в этой работе могут стать карта потока создания ценности, которую используют в методике бережливого производства, и матрица сквозных процессов, в которой учитывают данные об объеме процесса и о числе занятого в них персонала.
    Если потери связаны с неэффективно выстроенными процессами, их можно выделить логически: например, избыточная контрольная процедура, неавтоматизированный шаг, избыточный шаг, отказ от которого не повлияет на качество процесса.Проанализировав пять самых крупных процессов, можно переходить к меньшим по объему.

    Самыми крупными процессами в ОЦО обычно являются потоки Р2Р/От заказа до оплаты, О2С/От заказа до получения оплаты, R2R/От регистрации до отчетности, h3R/От найма до увольнения, A2R/От получения оборудования до его списания. С них логично начинать картирование, углубляя детализацию по мере продвижения к нижнему уровню.

    На одном из проектов при подготовке целевой карты бизнес-процесса Р2Р/От заказа до оплаты мы на верхнем уровне разработали мероприятия по оптическому распознаванию документов, переходу на ЭДО и автоматические проводки по ряду документов. На более детальном уровне были найдены избыточные контроли, укрупнены акты выполненных работ, что помогло уменьшить объем документооборота и снизать трудозатраты.

  2. Уделите внимание сквозным процессам. Самые большие потери эффективности обычно возникают на кросс-стыках подразделений, где разделяются зоны ответственности. Часто руководители, не желая брать лишнюю работу, упускают из вида интересы общего потока – поэтому анализ потерь на этих участках позволит получить весомые эффекты.
    В практике очень часто встречаются массивные контрольные процедуры, которые выполняют два подразделения. По сути этот контроль является дублирующим, и при правильной организации работы его можно осуществлять только один раз или автоматизировать с помощью доработки ИТ, внедрения робота или даже макроса.
    Случается, что сквозной процесс от закупки до оплаты может охватывать до семи различных подразделений ОЦО, а по функциональной оргструктуре эти подразделения подчиняются разным руководителям. В таких случаях искать потери важно с участием экспертов от всех участвующих подразделений.
  3. Берите в работу самые острые клиентские проблемы. Клиенты оценят такой подход, потому что увидят ваше внимание к их потребностям и быстро почувствуют позитивные изменения.
    Чтобы верно выбрать направление, собирайте обратную связь от клиентов и анализируйте общий уровень удовлетворенности услугами ОЦО и конкретные узкие места, на которые указывают опрошенные. Удобный инструмент для этой работы – онлайн-опросы, которые рекомендуется проводить раз в полгода, а также фокус-интервью с ключевыми клиентами.
    Для решения самых крупных проблем надо открывать внутренние проекты, в которых будут заняты специалисты по контролю качества и оценке эффективности ОЦО.
    На одном из проектов, где клиент жаловался на просрочки с выплатой отпускных, после анализа ситуации выяснилось, что ОЦО отрабатывает задачи в нормативные сроки – а просрочки связаны с задержкой документов в бизнес-подразделениях. Мы разработали отчеты к договорам SLA и предъявили клиентам объективные данные. После этого в течение четырех месяцев число задержек документов сократилось в 2,5 раза, а напряженность в отношениях ОЦО и бизнеса была устранена.

  4. Вовлекайте в работу по поиску потерь как можно больше сотрудников. Создавайте культуру непрерывного совершенствования, обучайте и мотивируйте персонал искать и исключать недостатки в бизнес-процессах. Собирайте идеи и предложения персонала: ведь если каждый сотрудник реализует только одну идею в год, совокупный результат уже будет очень весомым.
    Очень важно эффективно администрировать работу сервиса идей, своевременно и качественно валидировать идеи — иначе у сотрудников пропадет мотивация, и всю работу нужно будет запускать заново. Проводите яркие PR-кампании об успешно реализованных идеях, это подстегнет других сотрудников активнее искать возможности улучшения бизнес-процессов. Используйте материальные и нематериальные инструменты стимулирования. Вы убедитесь, что эффект от реализованных улучшений с лихвой покроет эти затраты.
  5. Используйте референс-визиты в наиболее эффективные российские и международные ОЦО. В условиях быстро развивающихся технологий новые эффективные практики появляются едва ли не каждый день. Например, международные ОЦО, работающие в России, перенимают практики у коллег из глобальной практики, поэтому приехать и посмотреть своими глазами на нововведения всегда очень полезно.

Поиск «узких мест» производства и планирование по ограниченному ресурсу

Предлагаю всем в обязательном порядке читать, размышлять и говорить над теорией ограничения систем. Отсутствие знаний у руководства этой философии не позволяет «зреть в корень» проблем производственной эффективности. Я наблюдаю, что директора пытаются устранить локальную проблему под лозунгом «бережливое производство». Про моду использования этих слов я молчу, но не могу осуждать, ведь  «демонстрация ярких стендов» может нести маркетинг с косвенным экономическим эффектом. 

Караван движется со скоростью самого медленного верблюда. Ваше предприятие выпускает продукцию со скоростью самого медленного участка.

Составление карты процесса

Для начала нам требуются данные производственных и вспомогательных операций — нормовремени, закреплённого сотрудника/должности, возможность параллельного выпуска на участке.

Составляя схему я предлагаю использовать следующие обязательные обозначения:

  • время выполнения операции
  • должность либо сотрудник, выполняющий операцию
  • описание операции

Движение информационного потока определяется стрелкой, которая пересекает колонки — подразделения, и строки — полуфабрикаты. Получаем следующую схему.

Наблюдаем «колыхание» штриховки процесса — плохо. Значит происходит частая передача изделия от одного сотрудника/рабочего центра (РЦ) к другому. А это приводит к потери качества, увеличению межоперационного времени, росту риска возникновения брака, увеличение расходов на передаточную документацию.

Если можно представить идеальный процесс — это изготовление одним мультипрофессиональным сотрудником всего производственного цикла. Встречаются «армии одного человека», но для многих предприятиях невозможно. Приходит на помощь развитие смежных компетенций. Например, на основе представленной картинки операцию «сварка облицовочного нижнего шва» выполняет сварщик, а «выборку продольного шва» — слесарь.  Профессиональное развитие слесарных работ сварщиком и наоборот. Альтернативное решение — работа бригадой.

Визуализация значений процесса для поиска узким мест

По каждому подразделению, РЦ, полуфабрикату выводи затраты времени.

Например, для некоторого полуфабриката на рабочем центре полное время выполнения операции составляет 512 минут. Из этого времени требуется 297 минут рабочего А и 215 — рабочего Б. Детализация по рабочим или РЦ позволяет вам оценить узкие места не только между операциям, но и по должностным компетенциям. 

Представим итоги производственного процесса выпуска прогдукции «ГП» по времени операций и соотношение долей компетенции А к Б. На графике мы видим рост времени изготовления полуфабриката в точке 1 (ПФ2) и 2 (ПФ7) — «узкое место» производства. В этих местах происходит скопление ПФ предыдущей стадии, а это требует:

  • разработку приёмного буфера;
  • настройка производственного расписания под такт узкого места.

Анализ сложного производства

Когда пересекаются производственные цепочки с большом ассортиментом производимой продукции возникает сложность планирования и поиска узкого места. Очень часто без полного разложения процесса и без программного средства определить ограниченный ресурс невозможно.

Например, объединяя производство полуфабрикатов на операциях №3, №5 возникает сложность определения оптимальной загрузки оборудования. Критерий оптимальности (интенсивность или равномерность загрузки, «точно в срок» и др. ) пользователь выбирает сам, но для расчета потребуются математические и числовые методы по решению уравнений.

Математически каждая ГП представляет собой совокупность операций:

ГП1 = О1+О3+О5+О6

ГП2 = О2+О3+О5+О7

ГП3 = О2+О3+О4

Можно рассчитать систему уравнений в поисках экстремумов функций, но возникает нелинейность из-за следующих особенностей, которые надо учесть:

  • длительность переналадки от входящего полуфабриката;
  • распределение времени на объединяющих операциях на готовую продукцию;
  • заменяемость рабочих центров.

Программные средства для планирования производства

Часто решить нетривиальные задачи помогают программные средства. Прежде всего это семейство программ на платформе «1С Предприятие» с которыми я работаю:

  • 1С УПП
  • 1C MES (оперативное управление производством)
  • 1С ERP
  • 1С УНФ (требует доработки)

Представленные программные средства имеют свои преимущества и недостатки в планировании. На каждом промышленное предприятие проводится функциональное моделирование с описанием бизнес-процессов, возможностей системы и полученных ограничений. Работа с ограничениями заключается в доработке программы или перестроение процесса.

Флагманский продукт «1С ERP» фирмы 1С, особенно в редакции 2.4 (с включением полноценного пооперационного планирования) имеет возможности главного и локального диспетчирования с построением графика производства. Пользователь может построить график производства по выбранной модели (сценарию) и оценить загрузку рабочих центров.

На диаграмме Ганта вы видите перегруженные рабочие центры, которые являются кандидатами на звание «узкого места» и требует внимания со стороны руководства.  

Как менять бизнес-процессы компании в режиме реального времени

Чем системы Process Intelligence лучше, чем BI-инструменты

Анализируя цифровые следы, платформа ABBYY Timeline дает подробную картину давнего и недавнего прошлого, позволяя выявлять неочевидные закономерности на разных участках процесса. При этом ABBYY Timeline отслеживает то, что происходит прямо сейчас, обращая внимание пользователей на значимые события. К примеру, в процессе урегулирования страховых случаев можно посмотреть средний срок рассмотрения заявок и обработки документов, а также увидеть все случаи, когда на отдельные этапы уходит слишком много времени.

Использование машинного обучения позволяет заглянуть в будущее, предсказать исход тех процессов, которые еще не завершены. Построение и проверка гипотез особенно важны в контексте автоматизации и усиления роли RPA. «Что произойдет, если мы автоматизируем вот этот процесс?» — зная ответ на этот вопрос, можно обоснованно выбирать стратегии цифровизации, извлекая из этого максимальную пользу для бизнеса.

«Наши заказчики используют Process Intelligence в бухгалтерии и логистике, в клиентском обслуживании и поддержке — в любых процессах, в которых задействована хотя бы одна или несколько корпоративных информационных систем. К примеру, один крупный банк тестирует ABBYY Timeline для проверки продуктовых гипотез, оценивает интерес клиентов к новым видам банковских продуктов, — приводит пример Дмитрий Шушкин. — Банки, телеком-компании, ритейлеры применяют решение для оптимизации работы колл-центров. Например, с помощью платформы можно проанализировать удобство работы пользователя с IVR, эффективнее распределять нагрузку на операторов, настроить базу знаний так, чтобы в ней было удобно искать готовые ответы, и так далее. Также у нас есть проекты в здравоохранении. С помощью ABBYY Timeline клиники могут, например, прогнозировать, сколько дней пациенту нужно будет находиться в больнице, найти и подготовить для него свободное место в стационаре, провести необходимые исследования».

Анализ и оптимизация бизнес-процессов

Моделирование бизнес-процессов проводится с целью повышения эффективности работы организации, в первую очередь для того, чтобы навести порядок в текущих процессах (т.е. обследовать и описать модель процессов AS-IS), а затем внести изменения в бизнес-процессы для того, чтобы они выполнялись оптимально (сформировать модель TO-BE).

Анализ бизнес-процессов, как правило, неразрывно связан с анализом информационных систем, предназначенных для автоматизации существующих процессов.

Модель AS-IS («как есть») позволит отразить текущую ситуацию, систематизировать протекающие в организации процессы и информационные потоки в рамках этих процессов. На основе данной модели выявляются проблемные (узкие) места при выполнении и взаимодействии процессов, определяется необходимость внесения тех или иных изменений.

В результате анализа заказчик получает актуальную картину текущего состояния процессов организации и предложения по оптимизации ее деятельности. Данный подход может применяться как с целью определения процессов, подлежащих дальнейшей автоматизации, так и вести только к организационным изменениям.

Отдельно следует заметить, что в рамках проводимых преобразований одно из важнейших мест должно отводиться работе с людьми. Без воли и поддержки высшего руководства и без желания что-то изменить, разработанные модели бизнес-процессов могут так и остаться лишь описаниями с красивыми картинками, по которым никто не работает.

В рамках  моделирования бизнес-процессов осуществляется анализ их текущего состояния и способы оптимизации. Для выявления неэффективности в действующих процессах, как правило, проводится их декомпозиция вплоть до элементарных операций. Таким образом могут быть выявлены детали процессов, которые могут препятствовать их эффективному выполнению:

  • Избыточные или дублирующиеся функции
  • Нерегламентированные или слабо регламентированные операции, которые разные участники могут выполнять по-своему
  • Документооборот не соответствует выполняемому бизнес-процессу (требуемый документ не оказывается в нужном месте в нужное время)
  • Отсутствие обратных связей по управлению (на проведение функции не оказывает влияния ее результат)
  • Отсутствие обратной связи по входным данным (объекты или информация используются неправильно или нерационально) и т.д.

Моделирование процессов AS-IS («как есть») может быть направлено на решение большого числа различных задач, и позволяет:

  • Детально определить результат процесса и оценить его значение в рамках исследуемой области деятельности
  • Определить набор действий, составляющих процесс и определить порядок выполнения действий в рамках бизнес-процесса
  • Произвести разделение зон ответственности (определить, какой сотрудник или подразделение несет ответственность за выполнение того или иного действия или процесса в целом)
  • Определить ресурсы, потребляемые в ходе выполнения бизнес-процесса (наличие понимания о ресурсах позволяет повысить эффективность их использования за счет планирования и оптимизации)
  • Определить степень взаимодействий между участвующими в процессе сотрудниками и подразделениями (возможность повышения эффективности коммуникации между участниками за счет проведения мероприятий по их оптимизации)
  • Определить информационные потоки в рамках исследуемого процесса, включая движение документов в бумажной или электронной форме (это позволяет установить, насколько оптимально движение документов и не являются ли они избыточными)
  • Определить потенциальные «узкие» места и возможности для улучшения процесса, которые будут использованы для его оптимизации в дальнейшем

Детализация процессов по модели AS-IS («как есть») позволяет выявить недостатки в исследуемой области деятельности, которые будут учитываться при создании модели TO-BE («как должно быть») – модели новой (усовершенствованной) организации процессов.

Модель процессов TO-BE («как должно быть») создается на основе результатов анализа модели процессов AS-IS («как есть»). Модель TO-BE («как должно быть») описывает будущее состояние процессов, с учётом пожеланий Заказчика, а также анализа и оптимизации существующих процессов.

Определение требуемых изменений процессов осуществляется на основании анализа полученной модели AS-IS («как есть») и требований Заказчика к целевому состоянию исследуемых бизнес-процессов.

В рамках описания процессов TO-BE («как должно быть») выделяются все процессы исследуемой области деятельности, определяются участники, ответственные за результат, наделенные необходимыми полномочиями и правами и их взаимодействие между собой.

В результате Заказчик получает задокументированный перечень предложений по оптимизации бизнес-процессов, что дает возможность внести соответствующие изменения и оптимизировать свою деятельность, значительно сократить издержки и повысить эффективность деятельности организации.

Улучшение бизнес процессов — с каких надо начинать?

Наиболее очевидный и распространённый ответ – самые важные. А какие процессы являются самыми важными? Основные, наверное, потому что они создают ценность продукта. Это, конечно, верно. Но «важность» процесса или его участие в цепочке создания ценности не означает, что он первый кандидат на оптимизацию. Начинать улучшение бизнес процессов надо с ограничивающих все остальные – самое слабое звено.

Все просто – цепь крепка настолько, насколько крепко ее самое слабое звено.

Именно слабое звено и требует оптимизации в первую очередь. И ответ был бы крайне прост, если не 2 «но»: что означает понятие «слабое» и как найти это звено.

«Слабость» заключается в ограничении. «Звено» – это процесс или операция. В один момент времени существует только одно слабое звено. Более того, оно есть всегда. Один из процессов всегда имеет ограничение и под это ограничение подстраивается весь бизнес. То же самое можно сказать и об операциях внутри процесса.

Ограничение в цепочке бизнес процессов

На рисунке видно, что на входе цепочки процессов поступает 150 потенциальных клиентов. Бизнес процесс «Привлечение клиентов» может обработать лишь 100 потенциальных клиентов. Это значит, что уже в данном процессе потеряно 50 потенциальных клиентов. Далее в процессе «Продажи» возможно осуществить лишь 90 продаж. Еще 10 клиентов потеряно. Процесс «Оказание услуг» способен «переварить» больше заказов, чем генерируется в процессе продаж – 110. Но на вход «Оказания услуг» поступит лишь 90, так что процесс работает с избыточной мощностью. Вот так и получается, что мы не можем получить больше 90 оказанных услуг, потому что именно такое количество определено слабым звеном.

Еще раз – в цепочке бизнес процессов слабым звеном является тот процесс, который определяет, сколько продукции мы можем реализовать.

Другой пример.

 

Ограничение в операции процесса

Это обобщенный процесс «Продажи». Как видно, самой длительной операцией является «Заключение сделки». Именно данная операция и является слабым звеном – можно сколь угодно ускорять другие операции, но это не сильно «ускорит» выполнение процесса.

Для большей наглядности возьмем ситуацию, когда операции по выявлению потребностей, презентации продукта и отработке возражений выполняются параллельно несколькими людьми, а оформление сделки – одним человеком.  Сразу видна катастрофичность ситуации.

Ограничение в операции процесса. 2 консультанта, 1 продавец

Кстати, это классический пример – все магазины бытовой техники (а еще автосалоны и т.д.) работают по такому принципу. Сначала к вам подходит консультант,  помогает выбрать товар, отвечает на все вопросы, а потом вы идете на кассу – оформлять сделку.

Конечно же, прежде чем искать «слабый» процесс, необходимо определить, что считать ограничением.  На верхнем уровне (карта основных процессов) лучше всего оперировать скоростью сбыта продукции. Другими типами ограничений могут являться деньги, время, ресурсы, политики, спрос, материалы, люди, знания и т.д. Пожалуй, деньги, время и скорость сбыта продукции являются универсальными показателями.

Слабое звено или ограничение системы еще называют бутылочным горлышком. Очень яркое сравнение, ведь именно ширина горлышка определяет количество воды, которые может вылиться. Кстати, если брать это сравнение, то можно понять термин «давление» применительно к бизнес системе. Чем выше давление, напор воды, тем быстрее она будет выливаться из бутылки. Но этому есть предел. В какой-то момент материал бутылки не выдержит, и она лопнет. Что можно считать давлением в бизнесе? К примеру, дополнительная неоплачиваемая работа, возложенная на сотрудника. В данном случае ограничителем или бутылочным горлышком будет оплачиваемое рабочее время. Увеличивая рабочее время конкретного сотрудника и не оплачивая его, вы увеличиваете количество выполненной работы в определенный промежуток времени. Но делаете это путем оказания «давления» на сотрудника.  Так что не удивляетесь, если в определенный момент «бутылка не выдержит и лопнет»

Как определить слабое звено

Улучшение бизнес процессов надо начинать с определения слабого звена. Существует довольно большое количество методик. Начиная от количественных методов математического и статистического анализа и заканчивая «качественными» методами. Последние помогают определить проблемный процесс или конкретное ограничение на уровне оценки всех возможных элементов. К примеру, к таким методам относится «Теория ограничений». Это очень сильный инструмент, и я буду рассматривать его отдельно.

  • Проще всего определить необходимый процесс исходя из крайне низких или высоких значений показателей – самый длительный, самый затратный и т.д.
  • Также посмотрите на процессы с точки зрения прохождения через них промежуточных продуктов – если вы можете много продавать, но не можете столько же производить, очевидно что процесс производства нужно оптимизировать.
  • Чаще всего «слабое звено» кроется в политиках, процедурах и правилах компании. Внимательно присмотритесь к ним.
  • Очень часто ограничения находятся в сфере процессов принятия решений и согласования.  Это может быть незаметно, но по факту оказывает ужасающее воздействие на систему.
  • Скорость и качество обмена информацией в системе – причина многих узких мест.

Задача оптимизации бизнес процессов – “сгладить” график и максимально приблизить его к пунктирной линии. В первую очередь устраните текущее ограничение.

Устранение “слабого звена” в бизнес процессах

Как только ограничение устранено, появляется следующее. Процесс устранения бесконечен и называется “Процесс непрерывного совершенствования”

Устранение ограничений и улучшение бизнес процессов – это не только увеличение каких-то показателей бизнес процессов. Но это также и снижение издержек путем устранения избыточных мощностей – зачем вам 5 менеджеров по продажам, если вы не сможете произвести такое количество продукции?

И последнее. Да, рынок также может быть ограничением. Интересно? Оставайтесь на связи:)

[maxbutton id=”1″] [maxbutton id=”2″]

 

Секрет оптимизации бизнес процессов | KanbanDesk

Любая компания в своей деятельности ориентирована на получение прибыли. Бизнес процессы – это набор типичных, повторяющихся действий внутри компании, которые приводят к созданию ценности (продукта), за который компания получает прибыль.

От того насколько налажено взаимодействие бизнес процессов в компании напрямую зависит ее успешность и прибыль. Проведем простую аналогию. Бизнес процессы – это части часового механизма, конечный результат (продукт) – это правильно показанное время. Так вот, если хотя бы одна из частей механизма работает неправильно, то страдает конечный результат в целом (часы неправильно показывают или вообще стоят). Для компании нарушения взаимодействия бизнес процессов или неправильная их работы означает потерю прибыли, или ее разрушение.

Важным фактором в организации бизнес процессов является наличие контрольных точек, на которых мы можем отслеживать, правильность его работы. Таким образом, можно достичь стабильности в работе этих процессов.

Рабочие процессы желательно постоянно улучшать. Основным барьером на старте процесса улучшения есть страх ухудшить то что уже работает. Мы решили эту проблему достаточно просто.
Для того чтоб отслеживать рабочие процессы и и взаимодействие мы используем электронную канбан доску KanbanDesk. Все процессы отображены в виде столбиков на канбан доске, а договоренности в карточках. Каждому столбику сопоставлены конкретные реальные рабочие процессы и если в столбике по каким то причинам накапливается много карточек (кроме столбика “Очередь”), то это значит, что там есть проблемы и стоит обратить внимание на этот процесс.

Для начала нужно просто отобразить рабочие процессы на доске. При этом ми не нарушим уже существующий процесс, а просто визуализируем его. Визуализация, как следствие, покажет нам узкие места – процессы, которые требуют внимания и в работе которых есть проблемы.

Определение узкого места

Что такое узкое место?

Узкое место — это точка перегрузки в производственной системе (такой как сборочная линия или компьютерная сеть), которая возникает, когда рабочие нагрузки поступают слишком быстро, чтобы производственный процесс мог их обработать. Неэффективность, вызванная узким местом, часто приводит к задержкам и увеличению производственных затрат. Термин «узкое место» относится к типичной форме бутылки и к тому факту, что горлышко бутылки является самым узким местом, которое является наиболее вероятным местом возникновения скопления, замедляющего вытекание жидкости из бутылки.

Узкое место может существенно повлиять на производственный поток и резко увеличить время и затраты на производство. Компании больше подвержены риску возникновения узких мест, когда начинают процесс производства нового продукта. Это связано с тем, что в процессе могут быть недостатки, которые компания должна выявить и исправить; эта ситуация требует более тщательного изучения и доработки. Управление операциями связано с контролем производственного процесса, выявлением потенциальных узких мест до их возникновения и поиском эффективных решений.

Ключевые выводы

  • Узкое место — это точка перегрузки в производственной системе (такой как сборочная линия или компьютерная сеть), которая возникает, когда рабочие нагрузки поступают слишком быстро, чтобы производственный процесс мог их обработать.
  • Узкое место может существенно повлиять на производственный поток и резко увеличить время и затраты на производство.
  • Узкое место влияет на уровень производственных мощностей, которых фирма может достичь каждый месяц.

Понимание узкого места

В качестве примера предположим, что производитель мебели перемещает древесину, металл и другое сырье в производство, а затем несет затраты на рабочую силу и оборудование для производства и сборки мебели. Когда производство завершено, готовая продукция хранится на складе. Стоимость запасов переносится на себестоимость проданных товаров (COGS), когда мебель продается покупателю.

Если в начале производства возникает узкое место, производитель мебели не может включить в процесс достаточное количество сырья, а это означает, что машины простаивают, а наемные рабочие не работают продуктивно, создавая ситуацию недоиспользования ресурсов.Это увеличивает стоимость производства, а также представляет потенциально большие альтернативные издержки и может означать, что готовые товары не доставляются клиентам вовремя.

Узкие места и производственные мощности

Узкое место влияет на уровень производственной мощности, которого фирма может достичь каждый месяц. Теоретическая мощность предполагает, что компания всегда может производить с максимальной производительностью. Эта концепция не предполагает поломок оборудования, поломок в ванной или отпусков сотрудников.

Поскольку теоретические возможности нереальны, большинство предприятий используют практические возможности для управления производством. Этот уровень мощности предполагает простои для ремонта оборудования и нерабочее время сотрудников. Практическая мощность обеспечивает диапазон, в котором различные процессы могут работать эффективно без сбоев. Если выйти за пределы оптимального диапазона, возрастет риск возникновения узкого места из-за сбоя одного или нескольких процессов.

Если компания обнаруживает, что ее производственные мощности не соответствуют ее производственным целям, в ее распоряжении есть несколько вариантов.Руководство компании могло решить снизить свои производственные цели, чтобы привести их в соответствие со своими производственными мощностями. Или они могут работать над поиском решений, которые одновременно предотвращают возникновение узких мест и увеличивают производство. Компании часто используют инструменты и методы планирования требований к мощности (CRP) для определения и достижения производственных целей.

Узкие места и производственные различия

Разница в производственном процессе — это разница между запланированными и фактическими результатами.Менеджеры анализируют отклонения, чтобы внести изменения, в том числе изменения для устранения узких мест. Если фактические затраты на рабочую силу намного превышают предусмотренные в бюджете суммы, менеджер может определить, что узким местом является задержка производства и потеря рабочего времени. Если руководство сможет устранить узкое место, затраты на рабочую силу можно будет сократить.

Узкое место также может вызвать отклонение от материала, если материалы подвергаются порче или возможному повреждению, когда они находятся на заводе в ожидании использования в производстве. Узкие места могут быть устранены за счет увеличения использования производственных мощностей, поиска новых поставщиков, автоматизации трудовых процессов и создания более точных прогнозов потребительского спроса.

Пример узкого места в реальном мире

Узкие места также могут возникать, когда спрос неожиданно резко возрастает и превышает производственные мощности заводов или поставщиков фирмы. Например, когда Tesla, Inc. (TSLA) впервые начала производство своих полностью электрических транспортных средств, спрос на автомобили был высоким, и некоторые аналитики были обеспокоены тем, что производство замедлится из-за проблем на производственной линии. И, фактически, Tesla постоянно испытывала узкие места в производстве из-за необходимости производить нестандартные аккумуляторные блоки, которые снабжают энергией их автомобили.

Основатель Tesla Илон Маск сказал, что способность компании расширять линейку продуктов напрямую зависит от ее способности производить большое количество батарей. Чтобы это произошло, в совместном предприятии с Panasonic Tesla открыла крупную «гигафабрику» недалеко от Рино. , Невада, в 2016 году, где производятся литий-ионные батареи и узлы электромобилей.

К середине 2018 года компания заявила, что ее завод уже является крупнейшим в мире заводом по производству аккумуляторов с точки зрения гигаватт-часов (ГВтч).Tesla заявляет, что для того, чтобы сократить список ожидания для автомобилей с просроченными заказами, ей необходимо будет продолжать инвестировать и строить новые гигафабрики по всему миру.

Разблокирование узких мест — навыки решения проблем от MindTools.com

Устранение несбалансированных процессов

Представьте, что вы графический дизайнер в маркетинговой фирме. Вы только что создали дизайн для крупной рекламной кампании и очень рады представить их всему миру.

Вам нужна команда разработчиков, чтобы превратить ваши проекты в электронные письма кампании, целевую страницу и другие маркетинговые материалы, но она борется с невыполнением других задач.

Ваш проект останавливается, и кампания отстает от графика. Вы столкнулись с узким местом!

Пусть ваши узкие места будут свободны!

В этой статье мы рассмотрим, как определять общие узкие места, и исследуем стратегии их предотвращения и преодоления.

Что такое узкое место?

Узкие места — это неудачи или препятствия, которые замедляют или задерживают процесс. Точно так же, как горлышко физической бутылки ограничивает скорость прохождения воды через нее, узкие места процесса могут ограничивать поток информации, материалов, продуктов и рабочих часов сотрудников.

Узкие места обычно связаны с производством и логистикой. Но они могут возникать в любом процессе, где сети людей и задачи полагаются друг на друга, чтобы работа продолжалась.

Есть два основных типа узких мест:

  1. Краткосрочные узкие места. Это вызваны временными проблемами. Например, ключевой член команды заболел или уехал в отпуск. Никто другой не имеет права выполнять свои проекты, что приводит к задержке работы до их возвращения.
  2. Долгосрочные узкие места. Это блокировки, которые происходят регулярно. Например, процесс отчетности компании на конец месяца откладывается каждый месяц, потому что конкретный человек должен сначала выполнить ряд трудоемких задач.

Оба типа узких мест могут привести к потере дохода, неудовлетворенным клиентам, некачественным продуктам или услугам и стрессу для членов команды, поэтому выявление и устранение их жизненно важно.

Как определить узкие места

Выявить узкие места на производстве обычно довольно просто.Например, вы можете четко видеть, когда продукты скапливаются на конвейере. Однако в бизнес-процессах их труднее обнаружить.

Признаки того, что у вас может быть узкое место, включают:

  • Долгое время ожидания. Например, ваша работа задерживается, потому что вы ждете продукт, отчет или дополнительную информацию. Или материалы тратят время на ожидание между этапами бизнеса или производственного процесса.
  • Незавершенная работа. На одном конце процесса накоплено слишком много работы, а на другом — недостаточно.
  • Высокий уровень стресса. Неспособность продолжить свою часть процесса или осознание того, что вы можете задерживать других, может расстраивать и вызывать беспокойство.

Однако знание того, что у вас есть узкое место, не обязательно означает, что вы знаете, где оно находится. Возможно, вы не знаете, что происходит на каждом этапе процесса, или сами можете быть узким местом!

Итак, начните с поиска распорядков и ситуаций, которые регулярно вызывают стресс у вас или вашего коллеги.Это может указывать на узкое место.

Два инструмента особенно полезны для выявления узких мест:

1. Блок-схемы

Блок-схемы представить каждый шаг в рамках процесса в простой для понимания диаграмме. Планирование подобного процесса значительно упрощает определение того, где все усложняется и формируется узкое место.

Для примера графического дизайна, который мы упоминали выше, шаги, которые вы должны включить в блок-схему, могут быть следующими:

  • Шаг 1 — Команда дизайнеров получает бриф для рекламы от отдела маркетинга.
  • Шаг 2 — Команда дизайнеров разрабатывает рекламные материалы.
  • Шаг 3 — Команда разработчиков передает материал команде разработчиков.
  • Шаг 4 — Команда разработчиков выполняет кодирование для подготовки рекламы к публикации в Интернете.
  • Шаг 5 — Команда разработчиков передает окончательную версию рекламы команде маркетинга.
  • Шаг 6 — Маркетинговая команда публикует рекламу.

В этом упрощенном сценарии задержка произошла на шаге 4, потому что у группы разработчиков не было возможности выполнить свои задачи.

2. Метод «5 почему»

5 почему Техника — это более глубокий инструмент решения проблем. Вы начинаете с описания проблемы, которую хотите решить. Затем, работая в обратном направлении, вы спрашиваете себя, почему возникает эта проблема. Продолжайте спрашивать «Почему?» на каждом этапе, пока не дойдете до первопричины.

Давайте еще раз рассмотрим наш пример дизайна.

Проблема: маркетинговая кампания была отложена.

Почему? Команда разработчиков не завершила кодирование вовремя.

Почему? У разработчиков уже была полная загрузка.

Почему? Увеличилось количество проектов, с которыми им пришлось иметь дело.

Почему? Это обычное явление в это время года.

Почему? Нет планирования или определения приоритетов для сезонных колебаний.

Окончательный ответ определяет основную причину и предоставляет отправную точку для решения проблемы: в этом случае необходимо более эффективное сезонное планирование.

Как разблокировать узкие места

Есть два основных варианта разблокировки узких мест:

1. Повышение эффективности работы в узком месте. Шаг

Как повысить эффективность в конкретной ситуации будет зависеть от характера процесса и доступных ресурсов, но вот несколько идей:

Во-первых, убедитесь, что все, что вы вводите в узкое место, не содержит дефектов. Это позволяет избежать траты времени на материал, который будет выброшен, или на необходимость повторения шага.

Назначьте наиболее опытных членов вашей команды на узкое место. Скорее всего, они тоже будут самыми продуктивными.

Или найдите способы увеличить пропускную способность в узком месте. Как говорится, много рук делают легкую работу! (Наем дополнительных разработчиков на сезон может быть лучшим вариантом в нашем сценарии, если позволяет бюджет.)

Наконец, автоматизируйте шаг, где это возможно, чтобы увеличить скорость работы.

Подробнее о том, как повысить эффективность процессов, читайте в наших статьях о Кайдзен. и теория ограничений .

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Получайте новые карьерные навыки каждую неделю, а также наши последние предложения и бесплатное загружаемое учебное пособие по личному развитию.

Прочтите нашу Политику конфиденциальности

2.Шаг

«Уменьшить ввод в узкое место»

Уменьшение входных данных является подходящей реакцией, если одна часть процесса может дать больше выходных данных, чем вам в конечном итоге нужно.

В нашем примере дизайнеры могут создавать больше рекламы, чем им действительно нужно, но на всякий случай они передают их команде разработчиков. Ясно, что это создаст излишнюю нагрузку на разработчиков.

Альтернативный способ уменьшить ввод данных может заключаться в перераспределении задач туда, где больше возможностей.

Например, дизайнеры или маркетологи могут совместно обучаться, чтобы выполнить часть работы, которую обычно делают разработчики. Это уменьшит вклад в рабочий процесс разработчиков и позволит избежать узких мест на этом этапе.

Ключевые моменты

Узкие места могут вызвать серьезные проблемы для отдельных лиц и организаций, поэтому их выявление и устранение критически важно.

Типичные признаки включают невыполненную работу, длительное время ожидания и стресс, связанный с задачей или процессом.

Чтобы определить причину, используйте блок-схему или метод «5 почему». Затем разблокируйте свои узкие места, увеличив эффективность или уменьшив вклад.

Что такое узкое место и как с ним бороться?

Когда в последний раз ваша команда поставляла продукт вовремя? Это происходит без задержек или каких-либо сверхурочных усилий со стороны некоторых членов.

Узкие места в процессе являются одной из причин, по которым проекты задерживаются, бюджеты вырываются из-за дополнительных затрат, связанных с задержками, и весь процесс становится непредсказуемым.

Вместо того, чтобы бороться с симптомами, все, что нужно менеджеру, — это простой анализ узких мест и набор профилактических мер, чтобы спасти положение.

Из этой статьи вы узнаете, как использовать канбан и бережливое производство для выявления и анализа узких мест процесса, чтобы обеспечить предсказуемый поток и предоставить вам контроль.

Что такое узкое место?

В простейшем определении узкое место процесса — это этап работы, на котором поступает больше рабочих запросов, чем он может обработать с максимальной пропускной способностью.Это вызывает прерывание потока работы и задержки в производственном процессе.

Другими словами, даже если этот этап работы работает на максимальной мощности, он все равно не может обработать все рабочие элементы достаточно быстро, чтобы переместить их на следующие этапы без задержки.

Узким местом рабочего процесса может быть компьютер, человек, отдел или целая стадия работы. Типичными примерами узких мест в работе со знаниями являются процессы тестирования программного обеспечения и проверки качества.

К сожалению, узкое место часто признается только после того, как оно вызвало блокировку рабочего процесса.

В Lean Management и Kanban есть простые, но эффективные инструменты анализа, которые могут помочь вам как предотвратить перегрузку на работе, так и выявить существующие узкие места.

Как определить узкое место в рабочем процессе?

Если вы видите, что ваш рабочий процесс непредсказуем и работает скачкообразно, значит, у вас где-то узкое место, а не плавный поток.

Настоящая проблема заключается в том, чтобы точно определить его и принять соответствующие меры противодействия.В Lean Management для обнаружения узких мест можно использовать несколько инструментов анализа узких мест Канбан.

Вот как определить узкое место за 3 шага:

  1. Визуализируйте. Отслеживание вашей работы в виде карточек задач на доске Kanban позволяет очень легко увидеть, где скапливаются рабочие элементы, что является явным признаком проблемы, скорее всего, узкого места.
  2. Карта очередей и действий. Когда мы разделяем очереди и действия и отображаем их на доске Канбан, мы можем видеть, сколько времени наша работа ждет в очереди перед определенным действием.Если эта очередь растет значительно быстрее, чем работают процессы стадии активности, вы нашли свое узкое место.
  3. Измерение времени цикла на этап. Измерение времени цикла на каждом этапе позволяет построить диаграмму тепловой карты времени цикла. Достаточно взглянуть на эту диаграмму, чтобы увидеть этапы, на которых карты проводят больше всего времени. Если эти этапы рабочего процесса тоже являются очередями, вероятно, это ваши узкие места.

Что делать дальше? Как справиться с узким местом?

Иногда можно легко устранить узкое место, выделив больше ресурсов или людей на этот этап работы или процесс.Это может означать найм еще одного тестировщика QA ради более рационального производственного процесса.

Однако что, если узкое место требует особо ограниченных ресурсов или труднодоступных экспертных знаний? В некоторых случаях стоимость решения узкого места может быть слишком высокой.

Оставление узкого места без лечения всегда будет стоить вам больше, чем его устранение.

Что делать дальше?

Вот несколько вещей, которые вы должны сделать, чтобы устранить узкое место:

  • Никогда не оставляйте его без работы. Из-за эффекта пульсации на остальной поток, узкий процесс всегда должен загружаться на полную мощность.
  • Уменьшите нагрузку на узкое место. Убедитесь, что работа поступает к ней в наилучшей форме. Если ваш процесс проверки является узким местом, убедитесь, что качество заложено в основу с самого начала. Рецензируемая работа должна быть безупречной. Каждая обнаруженная рецензентом ошибка будет стоить вам больше времени и денег.
  • Управление лимитами незавершенной работы. Если ограничения незавершенной работы достаточно велики в узком месте и есть много переключений контекста, подумайте о снижении лимита незавершенной работы. Если у него нет лимита незавершенной работы, рассмотрите возможность его установки.
  • Обработка работы партиями. Некоторые операции заняли бы меньше времени, если бы вы организовали похожие рабочие элементы в группы. Однако будьте осторожны. Чем больше размер партии, тем выше риск. Основное правило гласит, что меньшая партия всегда лучше, но в реальном мире нам иногда приходится идти на компромиссы.
  • Добавьте больше людей и ресурсов. Если можете, увеличьте пропускную способность узкого места, чтобы ускорить весь процесс. Однако держите глаза широко открытыми. Как только ресурсы системы будут перераспределены, другое узкое место обязательно появится в другом месте системы.

Непрерывный анализ узких мест с помощью Kanban

Ключ к здоровому и продуктивному потоку — это абсолютное минимальное прерывание процесса. Работа должна проходить через него, свободно питаясь от силы тяги.

В соответствии с концепцией бережливого управления, предусматривающей непрерывное совершенствование, анализ узких мест также должен быть непрерывным процессом.

В конце концов, на современных постоянно меняющихся рынках каждый раз, когда нарушается относительный баланс в производственной системе, вам нужно будет пересматривать рабочий процесс, чтобы увидеть, возникли ли какие-либо новые перегрузки и что нужно сделать, чтобы уменьшить их влияние.

Контролируйте свою работу с помощью инструментов Канбан и инструментов анализа узких мест Lean для достижения беспрецедентного уровня предсказуемости потока.

Станьте партнером Kanbanize. Учить больше.

В итоге

Если ваша команда постоянно находится в напряжении, сроки поставки постоянно срываются, а рабочие элементы никогда не текут по-настоящему, вы можете провести анализ узких мест. К счастью, в сочетании с инструментами Канбан бережливое управление дает вам возможность быстро обнаруживать и устранять узкие места.

  • Визуальное отображение процессов и рабочих процессов для выявления перегрузок.
  • Измеряйте метрики потока на системном уровне, чтобы получить лучший обзор.
  • Отрегулируйте распределение ресурсов для устранения простых узких мест.
  • Обеспечьте стабильность и предсказуемость рабочего процесса за счет непрерывного анализа узких мест.

Как определить узкие места в процессе

Представьте себе бутылку и подумайте, как она сужается у горлышка, чтобы ограничить выходящий поток.

Узкое место процесса ничем не отличается. Это ограничивает ход этого процесса.

Уловка оптимизации процессов для повышения производительности заключается в скорейшем выявлении узких мест. К сожалению, это не всегда так просто, как кажется.

Проблема в том, что узкие места не всегда очевидны, особенно если они существуют уже давно.

Вы можете не осознавать, что Джанет в бухгалтерском учете замедляет финансовый аудит, если Джанет в бухгалтерском учете всегда проводила аудит.Вы можете понять, что Джанет является узким местом, только если вы добавите Мэри в помощь, и Мэри будет работать в два раза быстрее.

Таким образом, жизненно важно знать, как выявлять узкие места на постоянной основе в рамках продуктивного анализа бизнес-процессов. В противном случае вы рискуете замедлить процессы или вообще остановить их.

Из этой статьи вы узнаете, как выглядят и ощущаются узкие места, а также как определять узкие места до того, как они помешают вашему бизнесу.

В чем проблема узких мест?

Узкие места — это причины, по которым ваши процессы менее эффективны.Короче говоря, это означает, что ваши процессы занимают больше времени, стоят больше и производят меньше.

Во-первых, узкие места замедляют процессы или могут полностью их остановить.

Представьте себе полностью забронированный ресторан. Внезапно оба сервера заболели в последнюю минуту.

Это останавливает процесс, так как некому будет принимать заказы или доставлять еду к столам.

Вы можете отправить своих поваров, чтобы они выполняли эту работу, но их недостаточная подготовка делает их медленнее и увеличивает количество ошибок.Кроме того, поскольку линейные повара теперь принимают заказы, они медленнее готовят еду.

Стоимость — это еще один вопрос. Узкие места обходятся дорого, поскольку вы в конечном итоге тратите дополнительные деньги на задержки или устранение проблем.

В случае с рестораном вы можете в конечном итоге вернуть клиентам деньги, чтобы компенсировать плохое обслуживание и неправильные заказы.

Очевидно, что подобные узкие места влияют на отношения вашей компании с конечным пользователем.

Узкие места могут привести к потере лояльности клиентов и плохим отзывам, что нанесет ущерб репутации вашей фирмы.Один взгляд на Tripadvisor показывает, как узкие места повлияют на наш гипотетический ресторан.

Все это завершается несчастной командой.

Сотрудники чувствуют себя перегруженными, им недоплачивают и недооценивают — это билет в один конец к высокой текучести кадров.

Как определить узкие места в ваших процессах

Раннее выявление узких мест в рабочем процессе может помочь оптимизировать ваши процессы до того, как результаты нанесут непоправимый вред вашей деятельности, команде и клиентской базе.

Если вы хотите знать, как определять узкие места в ваших процессах, выполните следующие действия.

1. Составьте карту вашего процесса

На первом этапе вам нужно наметить этапы процесса, с которым вы имеете дело. Составив карту этапов, через которые проходят ваши сотрудники, вы сможете более четко увидеть, где происходят ограбления.

Основы картографирования

Существует несколько инструментов отображения процессов для визуализации ваших процессов, но каждый из них следует одной и той же базовой схеме.

Сначала вам нужно определить процесс. Это означает понимание границ того, что входит. В основном это означает понимание того, где процесс начинается и заканчивается и когда этот процесс происходит.

Затем вам необходимо определить заинтересованные стороны. Кто начинает цепочку (поставщик) и кем завершает процесс (заказчик)? Кто продвигает процесс на каждом этапе и кому он передается на каждом этапе?

Теперь составьте карту того, что происходит на каждом этапе процесса.Отметьте, как долго длится каждая фаза и какие ресурсы используются и производятся. Вы также захотите отметить, как вы оцениваете завершение каждого этапа и как вы привлекаете к ответственности эти заинтересованные стороны.

Наконец, сопоставьте условные бизнес-правила, используемые на протяжении всего процесса. Например, надзорный орган может одобрять сделки на сумму менее 5 тысяч долларов, а менеджер может одобрять сделки на сумму, превышающую эту сумму.

Модель бизнес-процесса и обозначения

Модель и нотация бизнес-процессов (BPMN) — это стандарт для отображения и визуализации бизнес-процессов в виде блок-схемы.

Разработанная так, чтобы быть понятной для всех в бизнесе, эта стандартная форма обозначений показывает, что происходит и кем, с условными правилами, применяемыми как тангенциальные ветви.

Карта процессов, созданная с помощью программного обеспечения для управления процессами frevvo.

2. Знайте типы узких мест

Управление узкими местами полагается на то, что вы знаете, какие узкие места следует искать.

Вы сразу заметите некоторые узкие места, поскольку они сразу же повлияют на ваш бизнес, как наезд на шоссе.

Однако некоторые узкие места не так очевидны.

Иногда эффекты накапливаются со временем, как известковый налет в чайнике. В качестве альтернативы, сверхэффективные этапы процесса могут перекрывать неэффективность в других местах.

Знание различных типов узких мест, которые могут возникнуть, поможет вам распознать симптомы этих задержек на раннем этапе.

Долгосрочные узкие места

Долгосрочные или хронические «узкие места» — это проблемы, которые возникают постоянно и обычно устраняются.

Хотя сначала эти узкие места могут быть неочевидными, совокупный эффект со временем приводит к неэффективности.

Представьте, что минутная стрелка на часах опускается на секунду каждый час. Сначала вы этого не заметите, но со временем часы опаздывают на несколько часов.

Проблема с долгосрочными узкими местами заключается в том, что их трудно идентифицировать, поскольку они часто длились вечно и стали общепринятой частью процесса.

Фактически, ваши сотрудники часто будут принимать существующее узкое место как более длительную часть процесса, потому что так всегда делалось — и они не могут представить себе альтернативы.

Типичным примером этого является обработка документов вручную.

Возьмите, к примеру, пресвитерианские поместья в Средней Америке (PMMA).

Медицинская организация привыкла к тому, что прием на работу нового сотрудника занимает несколько часов. Ведь новым сотрудникам приходилось заполнять 30–40 анкет. Для PMMA это не было узким местом рабочего процесса — это была неизбежно медленная часть процесса.

Однако, благодаря внедрению форм frevvo, теперь новым сотрудникам в PMMA нужно заполнить свою информацию только один раз, и все формы заполняются автоматически.Это сэкономило часы ввода данных и значительно ускорило процесс адаптации.

К сожалению, не существует простого способа определить хронические узкие места. Вам просто нужно будет оценить каждый этап вашего процесса, спрашивая, могут ли новые решения, такие как frevvo, помочь исключить ненужные действия.

Краткосрочные узкие места

Кратковременное «узкое место» немного легче заметить, поскольку его последствия забивают производственную линию, как застрявшая в принтере бумага.

Эти узкие места возникают неожиданно и в последнюю минуту и ​​обычно возникают из-за плохого планирования или плохого управления.

Кратковременные узкие места часто возникают из-за неправильных ручных процессов, что приводит к человеческой ошибке или задержкам.

Хотя краткосрочные узкие места могут быть проблематичными, когда они возникают, на самом деле они возникают только в том случае, если нет протокола для их устранения.

Например, ваша компания занимается доставкой замороженных продуктов, а ваш грузовик-рефрижератор сломался. Это вызовет небольшую задержку, если вы сможете отправить новый грузовик-рефрижератор и перевезти товар.

Но, если у вас нет запасного грузовика, у вас возникнет огромная проблема — потраченная впустую размороженная еда и рассерженные клиенты, пропускающие свои заказы.

Хотя вам не понадобится увеличительное стекло для выявления кратковременных блокировок, когда они возникают, вам понадобится надежный план управления рисками, чтобы определить, где могут возникнуть потенциальные узкие места до того, как они произойдут.

Узкие места в инфраструктуре

Узкие места в инфраструктуре — это блокировки в основных физических и организационных структурах и объектах вашей компании. Эти задержания могут помешать выполнению определенных операций.

Типичные примеры узких мест инфраструктуры включают:

  • Несоответствующие складские помещения
  • Нехватка транспортных средств
  • Отсутствие соответствующего программного обеспечения
Узкие места нормативно-правового регулирования

Регулирующие узкие места возникают, когда правила и политики, управляющие процессами, являются неполными, неэффективными или несоответствующими.

Общие нормативные узкие места включают:

  • Правила вообще не принимаются
  • Решения не принимаются вовремя
  • Устаревшие политики, не имеющие отношения к новой практике
  • Отсутствие протоколов для неожиданных изменений
Операционные узкие места

Операционные узкие места связаны с блокировками, которые возникают в рамках определенных задач во время процесса. Обычно они временные и связаны либо с производительностью, либо с эффективностью.

Узкие места, связанные с производительностью, возникают, когда инструменты, ресурсы или персонал недоступны.

Узкие места, связанные с эффективностью, возникают, когда инструменты, персонал, машины, технологии и т. Д. Работают недостаточно хорошо или недостаточно быстро.

3. Проанализируйте свой процесс

Когда вы узнаете, как работают ваши процессы и как выглядят узкие места, вам необходимо проанализировать свои процессы, чтобы убедиться, что вы устраняете узкие места, которые вызывают неэффективность. Вот как.

Найдите общие симптомы

Вот некоторые из наиболее типичных негативных последствий блокировки в ваших процессах.

Длительное время ожидания и задержки

Если ваши клиенты выстраиваются в очередь, в вашем почтовом ящике создается резервная копия или у вас накапливается бумажная работа, это означает, что задержка вызвана узким местом.

Возьмем, к примеру, Центральный колледж Вайоминга (CWC).

Их процесс заказа на закупку (ЗП) требовал, чтобы утверждающие вручную утверждали все ЗП, а это означало, что персоналу приходилось часами ждать утверждения или преследовать утверждающих. Это означало длительные задержки с закупкой столь необходимых материалов.

Средство защиты? Формы frevvo позволяют CWC автоматически направлять заказы на закупку утверждающим, чтобы они могли подписывать все утверждения цифровой подписью. Автоматические уведомления теперь означают, что утверждающие всегда вовремя подписывают утверждения, и сотрудникам не нужно ждать поставок.

Постоянные ошибки

Некоторые действия, такие как ввод данных вручную, могут затруднить рабочие процессы из-за их склонности к ошибкам. Постоянные ошибки не позволяют процессам двигаться дальше, пока эти ошибки не будут исправлены.

Это то, что обнаружила компания Aero Communications.

При использовании ручных бумажных форм для повседневных процессов технологическая компания постоянно сталкивалась с ошибками при вводе данных и дублированием данных. Множество исправлений означало дополнительное время и затраты.

Используя формы frevvo, технологическая компания смогла интегрировать свою базу данных SQL и автоматически заполнять формы. Это не только экономит время, но и сокращает количество ошибок и последующего исправления.

Остаток работы

Когда в вашей системе возникает узкое место в процессе или производстве, вы обнаружите, что работа начинает восстанавливаться, как забитый слив.

Взгляните на Medi USA.

Процесс подачи заявки на получение кредитной карты вручную был настолько медленным и обременительным, что заявки накапливались быстрее, чем персонал мог их обработать.

Медицинский производитель решил проблему с frevvo. Используя цифровые формы, они теперь могут автоматически проверять кредитную информацию и импортировать данные непосредственно в свою систему. Благодаря frevvo персонал и ИТ-ресурсы больше не перегружены, а заявки на получение кредита не накапливаются.

Недовольные клиенты / конечный пользователь

Если вы видите жалобы клиентов, плохие отзывы и высокий отток клиентов, вероятно, вы столкнулись с существующим узким местом на более высоком уровне цепочки.

Возьмите канадский университет Ла Сите.

Неуклюжий процесс ручной регистрации студентов означал, что студенты должны были стоять в очереди более 20 минут, чтобы проверить регистрационные формы.

Результат этого? На курсы записалось меньше студентов.

Перейдя на мобильные формы frevvo, школа упростила регистрацию учащихся, что привело к увеличению количества заявок на 700%.

Недовольный персонал

Наблюдаете за высокой текучестью кадров или увеличением количества жалоб команды? Ищите потенциальное узкое место.

Взгляните, например, на учителей в Великобритании.

Нехватка преподавательского состава привела к увеличению нагрузки на учителей. Эта огромная нагрузка сейчас является причиной номер один, по которой учителя бросают профессию.

Чтобы предотвратить эту текучесть кадров, школам необходимо решить эту проблему, связанную с пропускной способностью, за счет найма большего числа учителей.

Определите возможности для автоматизации

Проще говоря, автоматизация помогает устранить узкие места.

Программное обеспечение

для автоматизации процессов, такое как frevvo, позволяет сократить объем ручной обработки.Это устраняет ошибки, ускоряет обработку и снижает трудозатраты.

Спросите себя, на каких этапах вашего процесса можно переключиться с ручной на автоматическую обработку? Ищите бумажные документы, письменные разрешения и ручной ввод данных.

Поговорите с операторами

Люди, работающие над процессами, больше всего знают о том, что работает хорошо, а что засоряет систему.

Попросите своих поставщиков, сотрудников и клиентов определить точки стресса.Узнайте, какие фазы слишком медленные, где отсутствуют протоколы и какие ошибки случаются чаще всего.

Посмотрите на своих конкурентов

Ваши конкуренты часто могут дать вам четкое представление о том, как преодолеть узкие места и предотвратить обратную реакцию из-за блокировки.

Например, если ваша компания — единственная фирма, предлагающая доставку на следующий день, но вы часто терпите неудачу в этой услуге, спросите себя, почему ваши конкуренты не делают то же самое.

Точно так же, если вы постоянно сталкиваетесь с одной и той же проблемой, спросите, как ваши конкуренты решают эту проблему, чтобы их сотрудники и клиенты были довольны.

Нарисуйте схему рыбьей кости

Диаграмма «рыбья кость» — отличный визуальный инструмент для понимания того, какие узкие места возникают в разных частях процесса.

На схеме предлагается изучить завалы, возникающие в точке:

  • Станок — Как работают технологии, оборудование и инструменты?
  • Метод — Как осуществляется процесс?
  • Персонал — Кто участвует в процессе?
  • Мать-природа — Что такое окружающая среда?
  • Измерение — Как измеряется успех?
  • Материалы — Как и какой ресурс используется?

Заключение

Улучшение процесса зависит от того, как вы определите узкие места в системе.Зная, как выявлять узкие места, вы можете точно определить причины задержек, дополнительных затрат и недовольства заинтересованных сторон.

Помните, что симптомы «узкого места» процесса могут проявляться на разных этапах процесса, если основная причина имеет побочный эффект. Для действительно эффективного управления узкими местами жизненно важен глубокий анализ узких мест.

Хотите простой способ составить карту анализа вашего процесса и устранить неэффективность? Узнайте больше о программном обеспечении для анализа рабочих процессов frevvo.

Выявление и управление узкими местами бизнес-процессов — видео и стенограмма урока

Балансировка перепроизводства

Перепроизводство происходит, когда производство максимизируется на каждом этапе бизнес-процесса и на одном из этапов существует узкое место. Инвентаризация накапливается и сохраняется, потому что эта часть процесса занимает гораздо больше времени, чем шаги, предшествующие ей.

Давайте посмотрим на процесс жевания жевательной резинки. Если плавление, смешивание и прокатка доведены до максимальной скорости 5 000 штук в минуту, то для обеспечения эффективности процесса необходимо будет согласовать это количество баллов.Однако, если подсчет позволяет выполнить только 4000 деталей в минуту, инвентарь будет продолжать накапливаться на этом этапе.

Из-за перепроизводства запасы могут простаивать и устареть. Он может накапливаться и представлять опасность. Или перепроизводство можно решить одним из двух способов. Первый способ справиться с перепроизводством — замедлить более быстрые процессы, чтобы они соответствовали пропускной способности узкого места. Второй способ — устранить узкое место, что обычно требует больших затрат или времени.

Увеличение производительности процесса

Управление узким местом Увеличение производительности процесса может быть эффективным вариантом.Это означает, что мы ищем способы увеличить производство через узкое место. Это не так просто, как всегда, догонять или сокращать отходы. Давайте рассмотрим несколько вариантов.

Первый вариант — исключить запасы во время простоя технологического процесса. Например, распределение обязанностей по оценке во время праздников, выходных и вне смены может помочь сократить объем невыполненной работы, накопившейся в процессе жевания жевательной резинки. Это может включать оплату сверхурочных или найм работников, занятых неполный рабочий день.

Второй вариант — проверка контроля качества до появления узких мест.Убедившись, что узкое место не работает с неадекватными товарами, можно устранить нагрузку на узкое место. Если жевательная резинка смешана неправильно, то удаление продукта из бизнес-процесса должно быть выполнено до возникновения узкого места, чтобы дефектные продукты не связывали процесс в узком месте.

И третий вариант — это передача части запасов из узкого места на субподряд. Если узкое место в нашем процессе жевательной резинки было в упаковке, было бы разумно отказаться от части этого процесса, чтобы уменьшить проблемы с нашим узким местом.Это может быть невозможно для тех или иных частей производственного процесса.

Резюме урока

Когда спрос превышает возможности процесса, существует узкое место бизнес-процесса , когда спрос превышает производственные мощности. Анализ процесса можно использовать для определения узких мест. После их выявления узкие места можно устранить несколькими способами.

Один из вариантов — это уравновешивание перепроизводства , которое происходит, когда производство максимизируется на каждом этапе бизнес-процесса и на одном из этапов существует узкое место.Узкое место можно исправить, что не всегда практично, или устранить перепроизводство. Здесь остальная часть производства может быть сокращена, чтобы соответствовать узкому месту. Другой вариант — увеличить производительность процесса , что можно сделать, найдя способы устранить запасы из узкого места. Мы можем сделать это, производя продукцию во время простоя, стратегически проводя проверки качества и используя субподрядчика для обработки некоторых избыточных запасов.

Выявление узких мест и управление ими жизненно важно для создания оптимизированного бизнес-процесса.В конечном итоге цель прибыльности способствует сокращению и устранению узких мест. Все, что мешает достижению этой цели, необходимо максимально сократить.

Как справиться с узкими местами в производственном процессе

Итак, без лишних слов, давайте углубимся в определение узкого места.

W

hat Означает ли узкое место в производстве?

Определение узкого места — это точка скопления на производственной линии производителя.Этот термин также используется в разных отраслях, но в этой статье мы рассмотрим узкие места в производстве.

Название «бутылочное горлышко» связано с функцией «узкое место» (например, на винной бутылке), которая должна препятствовать быстрому выливанию содержимого бутылки в случае ее опрокидывания. Узкое место — это точка, в которой что-то проходит медленно.

Узкое место в производстве — это не точка скопления, ограниченная только вашей производственной линией. Узкое место может возникнуть из-за ваших ресурсов, например:

  • Машина, требующая регулярного обслуживания;
  • Рабочий, нуждающийся в обучении; или
  • Компьютер с устаревшим программным обеспечением.

Независимо от того, где возникает узкое место, это происходит из-за того, что рабочие нагрузки слишком рано поступают на этап производства или рабочая станция изо всех сил пытается справиться с рабочей нагрузкой.

Итак, как вы понимаете, знание того, как определить узкое место в производстве, чрезвычайно важно, чтобы как можно скорее начать процесс устранения узких мест.

Причина, по которой важно определить узкое место производства, заключается в том, что это сильно повлияет на время выполнения заказа и значительно увеличит ваши производственные затраты.

Согласно Эли Голдратту в своей книге The Goal , узкие места в производстве — это не зло, а просто неизбежный факт производства, и вам также нужно будет найти решение.

Но прежде чем мы перейдем к примеру с узким местом процесса, следует быстро упомянуть, что узкие места иногда путают с производственными ограничениями.

Разница между узкими местами и производственными ограничениями заключается в том, что ограничение является долгосрочным постоянным ограничителем вашего производственного потока.Таким образом, ограничение будет, если ваши процессы работают с максимальной производительностью и не могут быть оптимизированы дальше.

A

Пример узкого места

Поскольку в настоящее время все и их бабушка, кажется, заядлые геймеры, мы собираемся использовать пример узкого места процесса, с которым может столкнуться производитель транспортных средств, но воспользуемся стратегическими советами, предлагаемыми в экономической симуляции / стратегической игре.

Захватывающе, а?

В любом случае, давайте представим, что вы работаете в высшей лиге, производящей автомобили.Вы используете повторяющийся производственный процесс для изготовления шасси и большинства других компонентов, необходимых для автомобилей.

Однако вы также производите линейку экологически чистых автомобилей, установка электроники для которых требует значительного времени.

На этом этапе легко сформировать дроссельную точку, поскольку другие процессы имеют плавный производственный поток, но эта конкретная часть производственной линии имеет все свои ресурсы, предназначенные для производства, а это означает, что незавершенные автомобили застревают в ожидании, прежде чем они можно завершить.

В этой части фабрики и возникает узкое место, и вам нужно будет найти решение, чтобы с этим справиться.

И прежде чем мы углубимся в процесс устранения узких мест, ниже вы можете найти видео от Positech, в котором подробно описаны восемь советов по стратегии производственной линии, которые вы можете использовать для оптимизации своего бизнеса по производству автомобилей в их видеоигре Production Line .

Вы можете быть циничным взглядом, но да, эта видеоигра представляет те же проблемы, с которыми часто сталкиваются реальные производители, и мы рекомендуем перейти к минуте 7:10 — Совет № 5 — Более быстрые конвейерные ленты (также известный как способ исправить узкое место операции).

H

Как выявить узкие места в производстве

Изучая свои производственные процессы, вам необходимо отслеживать любую точку, в которой существует непредсказуемый рабочий процесс.

И вы можете сделать это, следуя одной из приведенных ниже тактик при исследовании улучшений, которые необходимо внести в управление узкими местами:

1. Накопление
Есть ли точка на этапах вашего процесса, где накапливается длинная очередь незавершенных продуктов? Если вы производите только один тип продукта, можно легко определить, где происходит накопление, потому что вы просто идете по производственному маршруту, пока не найдете, где происходит накопление.

2. Пропускная способность
Другой способ определить, где появляются узкие места производства, — это увеличить производственную производительность каждой из ваших рабочих станций, потому что теоретически узкие места влияют на время обработки, поэтому, если машина склонна к узким местам, производительность увеличится, и это повлияет на общую производительность.

3. Полная мощность
У каждой из ваших рабочих станций будет предел использования. Если на производственной линии нет узких мест, все рабочие станции будут работать с одинаковой производительностью, скажем, 50% от их общей производительности.Если возникнет «узкое место», одна рабочая станция будет работать с большей мощностью, возможно, 80%, в то время как процент загрузки на других станциях снизится до 45%.

4. Время ожидания
Наконец, у нас есть время ожидания, которое является довольно простой тактикой для выявления узких мест в производстве. Все, что вам нужно сделать, это посмотреть время простоя или ожидания рабочих станций.

Рабочая станция с длительным временем ожидания означает, что на предыдущей точке возникло узкое место, так как процесс узкого места занимает слишком много времени для завершения операции и задерживает остальную часть производства.

Итак, как только вы определили, где возникает узкое место, теперь вам нужно выяснить, как остановить ресурс узкого места.

H

ow to начать сокращение узких мест вашего бизнеса

Обладая ноу-хау для легкого определения узких мест в производственном процессе, теперь вы можете начать процесс устранения узких мест.

И вы будете рады узнать, что узкое место относительно легко устранить. Однако проблема в том, что он в конечном итоге вернется, , и самая большая проблема — быстро поймать его, прежде чем это приведет к увеличению ваших производственных затрат.

Но, как только вы это поймете, вы можете начать устранение узких мест с:

1. Перераспределение ресурсов
Это может быть так же просто, как изменение конфигурации на заводе или просто отвлечение дополнительных ресурсов на узкое место производства. Увеличение мощности (больше рабочих или машин) узкого места может позволить рабочей станции наверстать отставание в период высокого спроса.

2. Уменьшение количества ресурсов
Возможно, возникает узкое место, потому что все ваши ресурсы выделены для процессов, которые большую часть своего времени проводят в ожидании.

Например, представим, что вы делаете электронные скейтборды на заказ. У вас есть рабочая станция, предназначенная для сборки платы, работающей на 20%, и станция, предназначенная для электроники, работающая на 80%, это говорит о том, что первая станция в основном простаивает и увеличивает производственные затраты.

3. Работа по субподряду
Контрактное производство — это процесс найма другого стороннего производителя, который поможет вам управлять своим рабочим процессом и легко устранить узкие места, сняв давление с рабочей станции.

4. Автоматизация вашего бизнеса
Наконец, как уже упоминалось несколько раз ранее, управление узкими местами — это непрерывный процесс. Внедрение автоматизации в ваш бизнес в виде автономных машин или части программного обеспечения для узких мест поможет вам легко отслеживать производственный поток, выявлять узкие места и принимать необходимые меры для их устранения.

Автоматизация, вероятно, самая важная часть устранения узких мест.

Да, вы можете легко устранить узкое место в производстве, но хитрость заключается в том, чтобы быстро найти его, прежде чем он нанесет серьезный ущерб вашей прибыли.

5 распространенных узких мест в производстве (и способы их решения!)

Вы создали свой производственный бизнес с осторожностью и вниманием. Вы гордитесь тем, что вы производите, отношениями, которые вы установили со своими клиентами и поставщиками, а также командой, которая вас окружает. И все же есть проблема — камень преткновения, задержка, узкое место. Внезапно производство падает, и вы теряете деньги.

«Узкое место» относится к конкретному камню преткновения в производственной цепочке.Таким образом, точно так же, как флот в море движется со скоростью своего самого медленного судна, ваш объект хорош настолько, насколько хорош его наименее эффективная часть оборудования. Если только одна из ваших машин вызывает задержку, возникнет узкое место. Конечно, это не просто машины. Узкое место может быть вызвано компьютером, человеком, процессом или даже целым отделом.

Во что обходятся вашему бизнесу узкие места?

Можете ли вы позволить себе киоски в своей производственной цепочке? Хотите ли вы столкнуться с переизбытком запасов из-за остановки ваших процессов? Это всего лишь две проблемы, связанные с узкими местами в вашем бизнесе.

Каждый час, потерянный из-за узкого места, означает час отставания вашего бизнеса. Ваши клиенты, партнеры и все, кто полагается на вас, также теряют время и деньги. Результатом может стать серьезная финансовая потеря и потеря репутации вашей фирмы, а также серьезное снижение качества.

Для бизнеса, ориентированного на DIFOTQ — поставку в полном объеме, в срок и с качеством — это катастрофа. Бизнес не может обеспечить полную, своевременную и качественную доставку, если в производственных процессах есть узкие места.

Пять распространенных узких мест на производстве:

1. Неправильно определенные процессы и плохо спроектированные рабочие процессы

Устаревшее оборудование и процессы являются основными препятствиями на производстве. Спросите себя: как долго ваши машины работают в полевых условиях? Как часто вам нужно обслуживать свое оборудование? На каком этапе процесса возникают проблемы? Когда вы в последний раз оценивали свои рабочие процессы?

Плохая планировка завода также может быть основным фактором, способствующим ненужным задержкам.Например, если вы не храните материалы надлежащим образом и в доступном месте, вы рискуете повредиться и усадиться. Это также может задержать производство, когда вы будете готовы начать.

2. Нехватка основных кадровых ресурсов, приводящая к остановке производства

Отсутствие ключевого персонала, возможно, из-за болезни или просто запланированного отсутствия, создает проблемы для любого бизнеса. В некоторых случаях другой член команды может заменить эту роль, но это не всегда легко сделать.Если ключевой специалист отсутствует по какой-либо причине, его часть производственной цепочки либо будет работать с ограниченной производительностью, либо полностью остановится, что приведет к возникновению узкого места.

Даже когда члены команды не отсутствуют, плохое управление человеческими ресурсами может затруднить привлечение нужных людей для наблюдения за правильными процессами. Ключевые специалисты, о которых говорилось выше, не могут находиться в двух местах одновременно. Вот почему необходимо надлежащим образом управлять временем и ресурсами, а организации должны обеспечить выделение соответствующих бюджетов на найм и обучение.

Благодаря квалифицированному управлению человеческими ресурсами даже финансово ограниченная команда может добиться многого. Видимость количества занятых человеческих ресурсов, их доступности и навыков поможет вашему бизнесу понять, какой из ваших сотрудников может выполнять функции в случае плановых и незапланированных отсутствий. Хорошее управление человеческими ресурсами означает, что вы можете составить план действий на случай непредвиденных обстоятельств, который позволит другим членам команды приступить к выполнению этой роли, облегчая возникновение узких мест.

Повышенное внимание к управлению человеческими ресурсами также поможет вам поддержать ваших ключевых специалистов на местах и ​​убедиться, что они не перегружены.Это снижает риск выгорания и презентеизма.

3. Мощность машин не может удовлетворить спрос

Когда сроки начинают сокращаться, может возникнуть соблазн выйти за пределы возможностей вашего оборудования, чтобы удовлетворить эти требования. К сожалению, это приводит к ускоренному износу вашего оборудования, что увеличивает вероятность выхода из строя. Неважно, продвигаете ли вы мощности на всех этапах производства или только на одном — вы все равно рискуете создать серьезное узкое место.

4. Отсутствие автоматизации

Автоматизация, будь то с помощью оборудования или программного обеспечения, отлично справляется с повторяющимися процессами без критических входных данных. Если вы выполняете слишком много из этих процессов вручную, вы подвергаете себя опасности человеческой ошибки.

Отсутствие автоматизации также делает ключевые процессы неэффективными, что затем создает узкие места в критических точках цепочки.

5. Плохое прогнозирование

Как производственный бизнес, вы будете знакомы с необходимостью эффективного ввоза компонентов и материалов, чтобы они были готовы к развертыванию при запуске производства.Лишние материалы необходимо надежно и эффективно хранить, чтобы они были готовы к использованию.

Обратной стороной этого, конечно же, является задержка доставки. Если у вас нет материалов и компонентов, готовых к использованию, это создает узкое место еще до начала производства. Но прогнозирование выходит за рамки этого. Вам также необходимо спрогнозировать периоды высокого спроса и спланировать их. Если вы не используете доступные вам инструменты аналитики и решения для прогнозирования или не отслеживаете поведение клиентов и отраслевые тенденции, вы потеряете способность мыслить в долгосрочной перспективе.

Как устранить узкие места

Чтобы устранить узкие места, необходимо добиться гармоничного баланса между людьми, процессами и технологиями. Но что именно мы подразумеваем под этим?

Процесс: как ваши ресурсы и инвентарь становятся готовым продуктом? Определите процесс, который вы будете использовать для завершения изготовления. Затем оптимизируйте и контролируйте этот процесс, чтобы добиться более плавного и автоматизированного результата от начала до конца.

Люди: Вам нужны ваши лучшие люди на работе, а ваши человеческие ресурсы нуждаются в правильном управлении и поддержке.Таким образом, если вы столкнетесь с узким местом, вы сможете выделить правильное количество людей с соответствующей квалификацией, чтобы снизить неэффективность и повысить производительность. Поддерживайте это на каждом этапе с помощью правильного обучения и образования и убедитесь, что каждый знает свою роль до мелочей.

Технология

: Поддержите свои процессы и своих сотрудников с помощью правильного решения для планирования ресурсов предприятия (ERP), бизнес-программного обеспечения, которое объединяет то, что часто кажется разрозненным набором процессов, в единое целое.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *