To-Do (Матрица Эйзенхауэра) :: Приложения
Макросы в Excel Приложения To-Do (Матрица Эйзенхауэра)Небольшое Excel-приложение, эмулирующее простой To-Do-лист сделанную в духе матрицы Эйзенхауэра.
Позволяет наглядно отслеживать задачи — что нужно сделать, что делается и что сделано.)
Задачи, в зависимости от статуса реализации, записывается в ячейку нужной цветовой зоны. Задачи можно переносить из одной зоны в другую — для этого просто нужно навести курсор на границу ячейки и перетащить, зажав левую кнопку мыши.
Чтобы вообще удалить задачу, нужно просто выделить ячейку с ней и нажать на клавиатуре Delete. При добавлении/удалении, а также изменении статуса задач окрашивание ячеек происходит автоматически. Собственно, тут и понадобились макросы. 🙂
Тип данных во всех ячейках на листе — многострочный текст. Используйте комбинацию Alt + Enter, чтобы создавать заметки из двух-трёх строк.
Рабочая область разделена на 4 зоны:
- Зелёная — важно и несрочно
Самый главный квадрант. Спокойное планомерное выполнение задач из этой области ведёт к достижению целей. - Жёлтая — важно и срочно — текущие задачи, которые необходимо выполнить прямо сейчас. Необходимо всячески стремиться, чтобы этот квадрант был пустым, т.е. откладывать все второстепенные дела и выполнять важносрочные задачи.
- Серая — неважно, срочно — Небольшие задачи, возникающие в течении дня и способствующие решению важных задач из жёлтой или зелёной области.
- Чёрная — неважно, несрочно — несущественные несложные дела, которыми мы занимаемся лишь бы не выполнять задачи из других квадрантов.
Самый главный квадрант. Спокойное планомерное выполнение задач из этой области ведёт к достижению целей.В основной области автоматически выделяется красная подобласть. Её размер зависит от жёлтой зоны.
Следует обратить внимание на эту область. Она логически определяет центр и влияет на раксраску квадрантов. Значение ячееек этой области нельзя менять (по тексту всех 4-х ячеек макрос идентифицирует логический центр, если текст изменить, то идентификация станет невозможной).
Однако при этом разрешается перенести центр. Для этого необходимо выделить одновременно все 4 ячейки, навести курсор на границу ячеек и перетащить эту группу ячеек в другое место. В соответствии с новым расположением изменится расцветка квадрантов, которые изменятся в размерах.
Ссылки
Скачать excel-приложение «To-Do» с Гугл-Диска
Focus Matrix – Менеджер задач
Focus Matrix — персональный органайзер, основанный на методе Эйзенхауэра. Этот метод (созданный Д. Эйзенхауэром, 34-м президентом США) использует специальную матрицу, которая помогает разделить задачи по группам в зависимости от их срочности и важности, чтобы работать над ними в наиболее эффективной последовательности. Focus Matrix помогает сфокусироваться на том, что действительно важно и не тратить время на те задачи, которые могут быть безболезненно делегированы или отложены на неопределенный срок.
Основные функции:
• Два вида: Матрица и Список секций
• Перемещайте задачи внутри и между секциями с помощью Drag & Drop
• Возможность развернуть любую секцию, чтобы сфокусироваться только на ней
• Воспользуйтесь секцией «Инбокс» для задач, которые нужно будет рассортировать по секциям
• Установите “All day task” чтобы планировать задачу на целый рабочий день
• Сортируйте задачи по заголовкам, due date или вручную
• Возможность указать дату, к которой задача должна быть выполнена
• Возможность указать, когда напомнить о задаче
• При приближении к сроку выполнения, задача автоматически перейдет в Срочные
• Фильтрация задач по тегам и статусам
• Возможность распечатать список или экспортировать в PDF
• Подробные отчеты по выполненным задачам
• Защита паролем/Touch ID/Face ID
• Приложение доступно для iPhone, iPad и Mac
Функции Pro версии:
• Синхронизация между устройствами*
• Интеграция с Календарем (синхронизация задач, сроков и напоминаний)
• Интеграция с Be Focused** (синхронизация задач и их статусов, возможность начать работу над задачей в Be Focused прямо из Focus Matrix)
* Функция синхронизации с Mac требует наличия Pro версии Focus Matrix для Mac, которая продается отдельно.
** Be Focused — приложение, которое помогает выполнять задачи разбивая работу над каждой задачей на несколько интервалов. Доступно для iPhone, iPad и Mac на App Store. Для интеграции с Be Focused требуется Pro версия Be Focused, которая продается отдельно.
| Клуб | Ушли | Пришли | Остались |
| Динамо Москва Константин |
бл. Съёмщиков (Кузбасс) доиг. Деру л. Кабешов | бл. Жук (Енисей) (Факел) | св. Панков св. Свентицкис диаг. Соколов диаг. Шкулявичус бл.  Власовбл. Лихошерстов бл. Белогорцев доиг. Подлесных доиг. Семышев доиг. Дмитриев л. Баранов л. Керминен |
| Зенит Санкт-Петербург Туомас |
св. Бризар (Пьяченца, Италия) (Белогорье) бл. Филиппов доиг. Камехо диаг. Дьячков доиг. Курбанов л. Андреев | св. Кобзарь (Кузбасс) св. Колодинский бл. Ионов доиг. Воронков доиг. Урнаут л. (Модена, Италия) | диаг. Полетаев диаг. Подребинкин бл. Яковлев бл. Пашицкий бл. Космин доиг. Урсов доиг. Клюка л. Мелкозёров |
| Локомотив Новосибирск Пламен |
св. Воропаев (Нефтяник) бл. Щербинин бл. Бражнюк доиг. Ивович доиг. Казаченков л. Голубев Д. | бл. Черейский (Газпром-Югра) доиг. Перрин | св. Абаев св. Тисевич диаг. Лубурич диаг. Круглов доиг.  Савиндоиг. Родичев доиг. Комаров бл. Куркаев бл. Лызик бл. Ткачёв л. Мартынюк л. Кривитченко |
| Кузбасс Кемерово Игорь | тр. Вербов (Зенит-Казань) св. Кобзарь диаг. Гливенко диаг. Зайцев бл. Демаков л. Шишкин | тр. Юричич (Фоникас, Греция) св. Бутько диаг. Алан Соуза диаг. Папазов бл. Съёмщиков л. Моисеев (Нефтяник) | св. Кречетовбл. Щербаков бл. Тавасиев бл. Крсманович доиг. Карпухов доиг. Сивожелез доиг. Маркин доиг. Пакшин л. Обмочаев |
| Зенит-Казань Алексей | тр. Алекно (приостановил карьеру) св. Бутько св. Алекно бл. Смоляр (Барком-Кажаны, Украина) доиг. Нгапет доиг. Воронков л. Кротков | тр. Вербов (Кузбасс) св. Кристенсон св. Порошин бл. Щербинин доиг. доиг. Бережко л. Фёдоров | диаг. Михайлов диаг. Земчёнок бл. Вольвич бл. Кононов бл. Волков А. доиг. Беднож доиг. Сурмачевский л. Голубев |
| Факел Новый Уренгой Михаил | св. Антипкин диаг. Жигалов диаг. Яковлев бл. Гуцалюк бл. Стуленков доиг. Волков доиг. Богдан доиг. Володин доиг. Болдырев л. Шоджи | св. Вышников(Факел-2) св. Ушков диаг. Бабкевич диаг. Эннс диаг. Морозов бл. Мельников бл. Крот доиг. Динейкин доиг. Юцевич доиг. Антонов С. доиг. Мушенко доиг. Курбанов л. Андреев л. Чанчиков | св. Жуковский бл. Сафонов бл. Дикарев л. Петрушов |
| Урал Уфа Игорь | св. Порошин (Зенит-Казань) св. бл. Куликов бл. Коленковский бл. Моров
бл. Кузнецов доиг. Перрин доиг. Никитин л. Брагин | св. Жось (Енисей) св. Багрей диаг. Шемятихин бл. Демаков бл. Пиун бл. Гуцалюк бл. Горбанов бл. Симченко доиг. Марешаль доиг. Черепович доиг. Харитонов л. | диаг. Рыбаков доиг. Феоктистов доиг. Пивоваров доиг. Иванков л. Бондарев |
| АСК Нижний Новгород Андрей | тр. Филиппов (Енисей) диаг. Виецкий (Эпицентр-Подоляны, Украина) диаг. Фетцов бл. Мельников бл. Шевляков доиг. Валеев л. Зеленков л. Крайнов | тр. Дранишников (экс-старший тренер) диаг. Андрич диаг. Железняков бл. Рохин бл. Лямин доиг. доиг. Антонов Д. л. Дьяков л. Нагаец | св. Петровс св. Хайбулов бл. Никоненко бл. Андреев доиг. Пятыркин доиг. Титич |
| Самотлор Нижневартовск Валерий | св. Коваликов (Енисей) св. Безруков диаг. Папазов бл. Пиун бл. Титов доиг. Богачёв доиг. Макаренко доиг. Маслиев л. Вишневецкий л. Кириллов | св. Синица(Винница, Украина) св. Крескин диаг. Сапожков бл. Подколзин бл. Плужников бл. Шкредов доиг. Галимов доиг. Шпилёв л. Кротков л. Давлетшин | диаг. Литвиненко бл. Верный бл. Цепков доиг. Поздняков |
| Енисей Красноярск Юрий | тр. Климкин (Динамо-ЛО) св. Стрильчук св. Жось диаг. Полянский бл. бл. Кравченко доиг. Аксютин доиг. Пискарёв | тр. Филиппов (АСК) св. Коваликов св. Осипов диаг. Фетцов бл. Куликов бл. Бражнюк доиг. Валеев | диаг. Клец бл. Крицкий бл. Максимов доиг. Ерещенко доиг. Скримов доиг. Гаврилов л. Чубыкин л. Янутов |
| Динамо-ЛО Сосновый Бор Александр | св. Гафаров (Волжанин) св. Лукьяненко диаг. диаг. Алексеев бл. Бусел бл. Бярда доиг. Шпилёв доиг. Дивиш
доиг. Ботин л. Кириченко | тр. Климкин (Енисей) св. Стрильчук св. Йовович диаг. Жигалов диаг. Пирайнен бл. Коленковский бл. Червяков доиг. Ивович доиг. Пурин доиг. Шенкель л. Вишневецкий л. Зеленков | бл. Абросимовбл. Мельников доиг. Бирюков |
|
Газпром-Югра Сургут Рафаэль | св. Ахаминов (Нефтяник) бл. Черейский доиг. Слободянюк л. Чанчиков | св. Лукьяненко (Динамо-ЛО) диаг. Алексеев бл. Ропавка бл. Околич доиг. Макаренко доиг. Ковалёв доиг. Красиков л. Кабешов л. Ерёмин | св. Рукавишников диаг. Шахбанмирзаев бл.  Якутинбл. Довгань доиг. Никишин доиг. Фиалковский доиг. Ворончихин доиг. Костыленко |
| Нефтяник Оренбург Владимир | св. Осипов (Енисей) св. Егоров диаг. Шемятихин бл. Ананьев бл. Еркин диаг. Мороз доиг. Кухно доиг. Щадилов доиг. Пурин л. Моисеев | св. Воропаев (Локомотив) св. Ахаминов диаг. Яковлев диаг. Рахматуллин бл. бл. Гетман доиг. Никитин доиг. Ботин доиг. Кудряшов л. Фролов | бл. Кранин бл. Козицын доиг. Панов л. Максименко |
| Белогорье Белгород Борис | тр. Миранда св. Колодинский св. Багрей св. Казбанов диаг. Нелли бл. Червяков бл. Рохин бл. Ханипов доиг. Боровняк доиг. доиг. Леонтьев доиг. Кузнецов л. Ерёмин | тр. Колчин (без клуба) св. Ковалёв диаг. Аль-Хачдади бл. Ананьев бл. Филиппов доиг. Петрич доиг. Маслиев л. Брагин л. Кириллов | св. Абрамычев диаг. Сиденко бл. Заболотников бл. Самойленко доиг. Тетюхин доиг. Сподобец |
Волков Д.
Остраховский
Шишкин
Кухно
Жук
Колесник
Бярда
ИльиныхОнлайн органайзеры, календари и списки дел, задач
1
Простой и красивый онлайн планировщик, который поддерживает практические все мобильные и настольные платформы.
В т.ч. работает в почтовых программах и сервисах. Позволяет совместно работать над задачами, получать напоминания и оповещения.
2
Классический интерфейс Outlook в браузере. Встроенная защита от вирусов и спама. Содержит базу контактов, задачи и календарь, который можно публиковать и расшаривать для сотрудников. Интегрирован с OneDrive
3
Продуманная система управления задачами и проектами, основанная на канбан-методологии. Гибкая структура (воркспейсы → проекты → доски). Многоступенчатые задачи. Встроенный тайм-трекер и Pomodoro-таймер. Мобильные приложения на iOS и Android. Есть бесплатная версия с небольшими ограничениями по количеству проектов и участников команды. Русская техподдержка.
4
Позволяет вести приватные и совместные календари. Отличный интерфейс. Интегрирован с GMail. Синхронизация с MS Outlook, поддержка форматов iCal и XML, версия для мобильных устройств.
5
Персональный менеджер задач или органайзер для Mac/iOS, который использует концепцию Getting Things Done.
6
Таск менеджер от Майкрософт. Интеграция с Office 365. Полное шифрование данных. Интеллектуальные функции для создания задач. Мобильные приложения.
7
Позволяет легко создавать, сортировать задачи, посылать и принимать задачи от сотрудников (или просто расшаривать). Интегрируется с Google Calendar и GMail, позволяет работать в оффлайн с помощью Google Gears. Ремайндер поддерживает email, IM, SMS
8
Простое приложение для работы с задачами. Доступно как мобильное приложение и в веб-интерфейсе GMail. Тесно интегрировано с GMail и Google Calendar
9
Бесплатный персональный веб-планировщик от создателей Мегаплан. Безопасно хранит дела, составляет календари, понимает человеческий язык и не дает вам опоздать.
10
Удобный таск-менеджер, который работает на мобильных устройствах и в браузере. Есть функции для совместной работы над задачами
11
Таск-трекер от МТС. Комбинация канбан-органайзера с CRM. Он позволяет создать базу клиентов, продуктов/услуг, вести учет заказов и продаж, ставить задачи, строить графики для анализа данных.
12
Персональный органайзер с возможностями для совместной работы над задачами и проектами. Включает в себя календарь, задачи, проекты, контакты и дневник (для логирования сделанных дел). Есть SMS/email напоминания.
13
Бесплатный онлайн органайзер для хранения ваших задач, заметок и важных материалов.
14
Сервис, который помогает вести учёт событий наглядно и структурированно. Позволяет добавлять записи по категориям, получать отчеты, напоминания и отслеживать прогресс, но учитывать свои цели, которые вы хотите достигнуть.
15
Prettytasks — удобный онлайн органайзер. Задачи, списки, дневник, заметки всегда под рукой. Календарное планирование. Дневник. Списки задач. Заметки. Автоматические списки. Есть приложение для Android
16
Персональный менеджер задач и тасктрекер скрещенный с техникой Pomodoro. Составляйте список задач, группируйте в проекты. Вы просто выполняете ваши задачи а Помидорка следит, что бы вы не переутомлялись.
17
Онлайн-органайзер для жизни, работы, бизнеса, развития и самореализации с ориентацией на многофункциональность.
Список дел с организацией по папкам, иерархия целей, планы с графиком Гантта, карты идей (mind maps), приоритизация дел, матрица «Важно-Срочно», колесо баланса, календарь, карта, контакты. А также мощная система оповещений, чтобы не забыть о самом важном.
18
Простой и понятный сервис для учета личных и рабочих, ежедневных задач. Разделение задач на проекты. Бэклог — список предполагаемых дел. Контроль просроченных задач, чтобы ничего не забывать. Учет затраченного времени. Простой отчет, для просмотра собственной продуктивности
19
Менеджер задач, который заставляет примитивный мозг работать. Есть веб-версия, iOS-приложение и Android-приложение.
Матрица Эйзенхауэра: важно-неважно, срочно-не срочно | магия стервы!
Гадали в детстве на ромашке? Когда надо отрывать поочередно лепестки и с замирающим сердцем ждать последнего: «любит-не любит»…
Наверно, да.
Но во взрослом возрасте мы гадаем иначе.
Берем вместо ромашки огромный список дел и по нему начинаем выяснять: срочно-не срочно, важно-неважно, нужно или нет, делать или потом.
В итоге (чаще всего бывает именно так) мы делаем то, что проще и быстрее.
А потом выясняем, что основные дела так и не сделаны и уже превратились в огромного «слона». А сами мы стали этакими «белками в колесе».
Вот чтобы этого не происходило, нужно следовать одной простой схеме.
Имя ей – матрица Эйзенхауера.
Очень просто, но требует некоторого времени на начальном этапе.
Матрица Эйзенхауера – гадание по делам
Первое, что очень важно и нужно сделать – выгрузить все дела, скопившиеся за долгое время на бумагу.
Все!
Большие и мелкие, повседневные и будущие, срочные и «так себе». Это принесет еще и дополнительную пользу – точно знаю!
Потом чертим саму матрицу.
В ней два столбца и две строки. Их подписываем – произвольно «срочно», «не срочно», «важно» «неважно». Получилась маленькая таблица.
Теперь все дела раскидываем по секторам. Так как у меня их много, то я оставляю список, но разбиваю его на группы. Всего их будет 4:
Срочно и важно
Важно и не срочно
Не срочно и неважно
Неважно и срочно
И теперь начинается самое интересное.
Цель любого человека, стремящегося к комфорту, счастью и успеху – дела важные и несрочные. Ведь чаще всего тут и здоровье, и развитие, и качественный отдых!
Но мы их обычно не делаем. В приоритете всегда срочность: важная, неважная – не суть.
Поэтому теперь нужно спланировать свою занятость таким образом, чтобы:
1. Неважные и срочные делались строго по плану или делегировались кому-то
2.
Срочные и важные сделались и по возможности более не появлялись. Далее же планировать дела без цейтнотов и авралов.
3. Неважные и несрочные – или не делать совсем, или отдать на выполнении другому человеку.
В итоге должно освободиться время на важные и срочные дела, которые будут приносить радость, помогать движению к цели и просто наполнять жизнь смыслом и позитивом!
Топ продукты, которые улучшат уровень холестерина.
Питание играет важную роль в снижении уровня холестерина. Изменив свое меню, вы сможете добиться нормализации уровня холестерина на 10–15%. Однако голодание нежелательно, поскольку тогда печень начинает синтезировать еще больше холестерина. Соблюдая диету с нулевым содержанием холестерина, употребляя в пищу только листовой салат, овощи и фрукты, человек не получает все необходимые питательные вещества, что приводит к негативному воздействию на иммунную систему.
Чтобы улучшить уровень холестерина, важно уменьшить количество насыщенных жиров и трансжирных кислот в вашем меню, и выбирать продукты, которые помогают снизить уровень холестерина и защищают ваше сердце.
Ознакомьтесь с топ-продуктами, которые стоит включать в ваше питание.
Топ-продукты, которые улучшат уровень холестерина
Овсянка и богатые клетчаткой продукты
Овсяная каша содержит растворимую клетчатку, которая снижает уровень низкоплотного (ЛПНП) или «плохого» холестерина в крови. В день необходимо получить 10 или более грамм растворимой клетчатки. Съев полторы чашки овсянки, ваш организм уже получит 6 г клетчатки.Большое количество растворимой клетчатки содержат также отруби, ячмень, яблоки, груши, морковь, сливы и фасоль.
Рыба и Омега-3
Рыба полезна для сердца, потому что в ней содержится много Омега-3 жирных кислот, которые снижают кровяное давление и уровень холестерина. Ешьте рыбу не реже двух раз в неделю. Больше всего Омега-3 содержат сардины, скумбрия, сельдь, лосось, ручьевая форель, палтус и тунец.
Употребляйте рыбий жир, однако он не обеспечит другие важные питательные вещества, которые содержатся в рыбе, например, селен.
Грецкие орехи, миндаль и другие орехи
Орехи богаты мононенасыщенными и полиненасыщенными жирными кислотами, которые оказывают благотворное влияние на здоровье сердца и сердечных сосудов и снижают уровень холестерина. В день следует съедать горсть разных орехов – миндаль, грецкие орехи, фундук, фисташки, кедровый орех. Только убедитесь, что орехи не соленые, жареные или покрытые сахаром. Орехи станут здоровой и вкусной альтернативной добавкой к салатам вместо гренок, сыра или мяса.
Авокадо
Авокадо является источником очень ценных питательных веществ, а также мононенасыщенных жирных кислот. Недавние исследования показали, что употребление одного авокадо в день может помочь улучшить уровень холестерина низкой плотности у людей с лишним весом или ожирением. Добавляйте авокадо в различные салаты, кладите на бутерброды или ешьте его в качестве гарнира.
Оливковое масло
Еще один ценный источник мононенасыщенных жирных кислот.
2 столовые ложки оливкового масла в день помогут улучшить здоровье сердца. На оливковом масле можно жарить, тушить, добавлять его к маринадам. Вместо майонеза или жирных соусов добавьте в салат немного хорошего оливкового масла. Авокадо и оливковое масло содержат много калорий, поэтому не превышайте рекомендуемую суточную норму.
Сывороточный протеин
Исследования показали, что сывороточный белок, полученный в форме пищевой добавки, уменьшает как уровень низкоплотного, так и общего холестерина.
Чтобы УЛУЧШИТЬ уровень холестерина, важно уменьшить употребление насыщенных жиров и жирных кислот!
НАСЫЩЕННЫЕ ЖИРЫ – мясо, масло, сметана, сыр и другие жирные молочные продукты и некоторые масла повышают уровень холестерина.
ТРАНСЖИРНЫЕ КИСЛОТЫ особо вредны для вашего уровня холестерина, так как они повышают уровень низкоплотного или так называемого «плохого» холестерина и уменьшают уровень высокоплотного или «хорошего» холестерина.
Они содержатся в магазинном печенье, вафлях, крекерах, тортах, булочках, жаренных в масле продуктах, маргарине, мороженом.
Чтобы избежать трансжирных кислот, всегда читайте состав продуктов перед покупкой. Если увидите слово «гидрогенизированное растительное масло», то продукт содержит трансжирные кислоты.
Матрица Эйзенхауэра- Планёрка
Давно у нас не было статей по теории тайм-менеджмента. Исправляемся. Сегодня говорим о классической фишке тайм-менеджмента – матрице Эйзенхауэра. Эйзенхауэр Дуайт Дэвид – 34-й президент США, военачальник, генерал армии. Он говорил: «Мы добьемся мира, даже если для этого нам придется воевать».
К сожалению, он не изображён на долларовых купюрах, поэтому если вы слышите эту фамилию впервые,
ищите что-то среднее между Эйнштейном и Шопенгауэром и не ошибётесь.
Кстати, проще всего запомнить прозвище Эйзенхауэра, которое он носил с детства – Айк,
многие американцы так называли его и в период правления государством.
Но сегодня нам гораздо важнее вникнуть в суть подхода, предлагаемого Эйзенхауэром, нежели копаться в его биографии.
Анализируя организацию своего времени, Эйзенхауэр пришел к выводу, что важные дела редко бывают срочными, в то время как срочные дела редко бывают по-настоящему важными. Он предложил все наши дела, ежедневные рутины, огромные проекты и мелкие поручения поделить на 4 группы. Попробуйте прямо сейчас определить приоритеты ваших дел: возьмите лист бумаги, разделите его на 4 части и приступим.
Составление матрицы Эйзенхауэра
-
A. Верхняя левая часть – дела ВАЖНЫЕ и СРОЧНЫЕ. Можно условно обозначить их «+ +» (плюс-плюс). Эти дела необходимо выполнить безотлагательно. На них мы должны броситься как на амбразуру и сделать во чтобы то ни стало. Затягивание сроков по данной задаче приведёт к серьёзным последствиям (штрафные санкции и т.п.), либо задача просто потеряет актуальность (окончившийся конкурс, проигранный тендер и т.
п.)Пример: Очень наглядным будет пример из жизни врача. Очень важное и очень срочное дело – его пациент, которому срочно требуется операция. Хочется верить, что он бросит все свои отчёты, побежит на операцию и спасёт человеку жизнь! А какие срочные дела сегодня запланированы у вас? Являются ли они действительно важными? Заполняйте матрицу по ходу чтения статьи, и вы сэкономите время уже сегодня.
-
B. Далее следуют дела ВАЖНЫЕ, но НЕСРОЧНЫЕ. Расположим их в верхнем правом углу и условно обозначим «+ -» (плюс-минус). Это стратегические планы, ваше развитие. Вы должны уделить этому участку особое внимание, т.к. это работает на ваше будущее и в отличие от важных и срочных дел – это требует зачастую более глубокого анализа и принятия более ответственных решений. Не откладывая в долгий ящик дела со знаком плюс-минус, мы не допустим их перемещения в категорию плюс-плюс, соответственно, авралов в нашей жизни станет меньше.
Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел.
Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.Пример: Снова обратимся к нашему врачу. Для него очень важно общаться с зарубежными коллегами, изучать специализированную литературу, знакомиться с новинками медицины, проводить исследования, овладевать новыми методиками и оборудованием для работы. Это не так срочно, как операция, но если это запустить, врач начнёт терять квалификацию и не сможет должным образом оказывать помощь своим пациентам, кроме того упустит возможность карьерного роста. А что насчёт вас? Какие у вас стратегические задачи?
-
C. D. В нижней части таблицы располагаются соответственно слева дела НЕВАЖНЫЕ, но СРОЧНЫЕ «- +» (минус-плюс), а справа дела НЕВАЖНЫЕ и НЕСРОЧНЫЕ «- -» (минус-минус). Дела минус-минус вы можете смело перепоручить вашим подчинённым, если у вас нет подчинённых, то, скорее всего, вашей нижней правой частью таблицы овладеют так называемые пожиратели времени: социальные сети, компьютерные игры, телефонные разговоры ни о чем.
На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется
после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут!
Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.Пример: Еще разок заглянем в больницу. Думаю, многие сталкивались с поведением врача, когда мы приходим на приём, а он почти не глядя на нас начинает быстро что-то строчить в карточку и еще куда-то. Огромное количество бумаг, заполняемых вручную, в этом смысле врачам не позавидуешь. Но того требует система, поэтому дела не такие важные, как спасение пациента, но и не выполнить их невозможно. Они съедают драгоценное время. Конечно, по возможности этот труд необходимо автоматизировать, т.к. многие вещи переписываются изо дня в день практически дословно.
п.)
Обязательно нужно ставить конкретные сроки для таких дел.
Пишете диссертацию – поставьте себе условие: закончить первую главу к 1 сентября. Это не позволит вам расслабляться.
На эту деятельность необходимо тратить только то количество времени, которое останется
после выполнения задач из других категорий. Разве могут быть неважные дела срочными? Еще как могут!
Бесконечные телефонные звонки, письма, на которые нужно ответить в срок, совещания, отчёты и т.п.P.S. Нам никогда не приходилось работать в больнице. Если мы в чём-то неправы в наших примерах – напишите нам на info@planerka.
by – обещаем всё исправить
Пример матрицы Эйзенхауэра
Надеюсь, вы не забыли заполнить нижнюю часть матрицы Эйзенхауэра и вписать туда ваши личные примеры. Мы тоже заполняли матрицу и вот что получилось у нас (в расчёт принимались только дела, связанные с сайтом Планёрка).
Матрица срочности важности | Набор инструментов для непрерывного улучшения
Матрица «важность-срочность» — эффективный метод организации приоритетов. Это матрица из четырех полей, которую можно использовать для определения приоритетов как рабочих, так и личных действий. Например, вы можете использовать его, чтобы более эффективно управлять своей работой и временем. Ее также называют матрицей «срочно-важно» и матрицей Эйзенхауэра.
В матрице «важность-срочность» все мероприятия оцениваются с точки зрения важности и срочности.Затем они помещаются в соответствующие квадранты матрицы. Матрица важности-срочности состоит из четырех квадрантов:
Квадрант 1 предназначен для важных и неотложных дел.
Проблема может возникнуть, когда возникают неожиданные действия или когда действия становятся срочными из-за промедления или плохого планирования. Рекомендуется выделить в своем расписании некоторое время, чтобы справиться с неожиданными действиями. Будьте активны и избегайте откладывания на потом и не тратьте на работу больше времени, чем необходимо.Некоторые примеры действий, которые можно найти в этом квадранте: дедлайны на работе, текущие проекты, неотложная медицинская помощь и выполнение срочного ремонта. Квадрант 2 — это та область, в которой вы должны проводить большую часть своего времени. Это исключительно важно, когда речь идет о личном развитии и росте. Сюда также входят такие действия, как планирование, профилактика и деятельность, основанная на лидерстве. Эти виды деятельности часто используются недостаточно, и поиск путей их расширения является основной целью использования этой матрицы.Спортсмены, предприниматели и другие выдающиеся люди находят время для этого квадранта.
Действия в Квадранте 3 не важны и выполняются срочно. Большая часть этих действий утомительна и отнимает много времени. Примеры действий, которые можно найти в этом квадранте: некоторые электронные письма, некоторые встречи, несколько телефонных звонков, частые перерывы, нежелательные разговоры и действия, потому что вы не можете сказать «нет». Оттолкнитесь, делегируйте полномочия или, по крайней мере, не увлекайтесь этими делами. Квадрант 4 — это та область, в которой большинство из нас застряло. Она включает в себя те виды деятельности, которые часто используются для того, чтобы отдохнуть от важных и срочных дел. Например, просмотр любимого телешоу или игра в любимую видеоигру может избавить от важной работы. Ключевым моментом здесь является ограничение того, сколько времени вы проводите в этом квадранте. В противном случае вы потеряете контроль над своим будущим и уменьшите свои шансы на успех.Как использовать матрицу важности-срочности
Следующие шаги описывают, как организовать свою деятельность с использованием матрицы важности-срочности:
- Начните со своего личного или служебного списка занятий.
- Нарисуйте матрицу важности-срочности на бумаге (или на флипчарте, если вы работаете в команде).
- Отсортируйте все действия в соответствующем квадранте.
- Управляйте тем, что находится в первых двух квадрантах, и отклоняйте или игнорируйте то, что находится в последних двух квадрантах.
Пример — Деятельность, связанная с работой
Возьмите свой список действий, связанных с работой, затем отсортируйте их в соответствующем квадранте матрицы важности-срочности. Ниже приведен пример:
Пример — Личная деятельность
Возьмите свой личный список дел и отсортируйте его по соответствующим квадрантам.Ниже приведен пример матрицы личной важности и срочности:
Существует множество инструментов, которые могут помочь вам управлять своими действиями с точки зрения срочных, важных, и того и другого, или ни одного из них. Самый простой способ — использовать этот шаблон.
Другие форматы
Статьи по теме
Матричная диаграмма
Четырехпольная матрица
SWOT-анализ
Похожие шаблоны
Анализ силового поля
Ежедневная самооценка
Четырехпольная матрица
Как управлять своими приоритетами с помощью матрицы срочно-важного | Лиз Хубер | The Startup
Вы весь день переключаетесь между встречами и срочными электронными письмами, а в 18:00 понимаете, что даже не приступили к тому важному проекту, над которым должны были работать? Или подготовились к завтрашней коммерческой презентации? Или, наконец, подумайте об эффективной стратегии снижения затрат на привлечение клиентов? Неужели кажется, что время просто летит незаметно, а иногда ты даже не знаешь, куда оно ушло? Или вам кажется, что вы постоянно работаете над чьими-то приоритетами вместо того, чтобы преследовать собственные цели?
Я был там.
Он называется Дилемма «Срочно против важного» , и он на долгие годы полностью лишил меня возможности выполнять какую-либо эффективную работу. Пока я не нашел Matrix , который изменил все . Вот пошаговое руководство, которое я использовал, чтобы решить дилемму «Срочный и важный» , вернуть свое время и, наконец, сосредоточиться на важных вещах в моем бизнесе и жизни.
Матрица срочности и важности — это мощный инструмент повышения производительности, который может в 10 раз увеличить вашу эффективность.Он состоит из 4 квадрантов, которые классифицируют вашу повседневную деятельность по двум параметрам: уровню срочности и уровню важности.
Вот тип работы, типичный для каждого квадранта:
Квадрант I:
Неотложные проблемы и кризисы, такие как спешка, чтобы собрать деньги для своего стартапа, чтобы заплатить своим сотрудникам в конце месяца, имея дело с серьезной еблей взлом в операционном отделе или буря пиара.
Проекты с приближающимся крайним сроком, такие как своевременная отправка магистерской диссертации, отправка заявки на Y Combinator или отправка ваших годовых отчетов.
Квадрант II:
Планирование вашей маркетинговой стратегии на следующие 3 месяца, распределение обязанностей между вашей командой по новому проекту и создание подробного плана проекта для запуска вашего продукта. Подготовка важных встреч с инвесторами или коммерческих предложений. Выстраивание отношений с потенциальными партнерами и сотрудниками. Разведка и исследование новых возможностей, изучение новых областей или стратегий и изучение новых навыков.
Квадрант III:
Коллеги отвлекают вас от неуместных вопросов или беседы.Входящие звонки, электронная почта и встречи — если они не актуальны специально для вас.
Квадрант IV:
Занятая работа без явного влияния на цели компании и / или ваши задачи. Входящие звонки, электронные письма и встречи — если они не актуальны и не актуальны конкретно для вас и / или необходимы для достижения ваших целей.
Расточители времени, такие как социальные сети.
Для повышения производительности вам необходимо не только понимать общую концепцию матрицы, но и знать, где вы сейчас находитесь.Это поможет вам решить, какие изменения на шаге 3 окажут наибольшее влияние на вас лично.
Чтобы оценить себя, взгляните на свою обычную неделю и оцените, сколько% времени вы проводите в каждом квадранте:
Если у вас возникли проблемы с этим упражнением, запишите все, что вы делаете в течение недели. Запишите точное время и действия в таблицу, подобную приведенной ниже, и в конце вычислите процентное соотношение, сложив часы для каждого квадранта и разделив их на общее количество рабочих часов.В этом примере проценты будут: I — 25%, II — 37,5%, III — 25%, IV — 12,5%.
Если у вас возникли проблемы с классификацией вашей деятельности по срочности и важности, вот еще несколько показателей для каждого квадранта:
- Квадрант I: Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и работаете в аварийном режиме. Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
- Квадрант II: Вы чувствуете себя на высоте благодаря тщательному планированию, подготовке и профилактике.Помимо планирования и подготовки, вы сосредотачиваете свое время на высокоэффективных проектах, новых возможностях, обучении и построении отношений.
- Квадрант III: Большую часть времени вы тратите на дела, которые требуют вашего немедленного внимания, но не обязательно связаны с вашими главными приоритетами. Вы проводите много времени на неважных встречах, вас прерывают и вы занимаетесь некритическими телефонными звонками и электронными письмами. Вы чувствуете, что постоянно имеете дело с проблемами, которые важны для других, но не связаны с вашими собственными приоритетами.
- Квадрант IV: Вы часто чувствуете, что зря теряете время. Вы тратите много времени на напряженную работу, которая напрямую не связана с вашими целями, социальные сети, видео, игры и бессмысленный веб-серфинг.
Большинство проектов, над которыми вы работаете, требуют вашего немедленного внимания из-за сжатых сроков.
Наиболее эффективные люди проводят 80% своего времени в квадранте II матрицы «Срочные и важные». Это позволяет им активно работать над новыми возможностями и проектами с высокой доходностью, вместо того, чтобы тратить все свое время на реагирование на насущные проблемы и потребности других людей. В результате они могут добиться значительного прогресса в достижении своих целей, активно предотвращать возникновение кризисов и вести более сбалансированную, спокойную и целенаправленную жизнь.
Вот что вам нужно делать с занятиями в квадранте I, III и IV, чтобы освободить больше времени для занятий в квадранте II:
Действия в квадранте IV не являются ни срочными, ни важными, и поэтому их не следует выполнять вообще. Вот как их устранить:
Устранение расточителей времени:
Документирование того, как вы проводите свое время в течение всей недели (см. Шаг 2), и отслеживание времени использования экрана мобильного устройства с помощью таких приложений, как Pyxsee, QualityTime и AntiSocial, может быть очень полезным в этом деле.
выявление ваших личных расточителей времени.Как только вы узнаете свои слабые места (YouTube, Instagram, Whatsapp и т. Д.), Используйте эти эффективные стратегии, чтобы справиться с ними:
- Ограничьте использование социальных сетей определенным временем дня (например, поездка на работу, перерыв на обед или 5 минут перерывы)
- Отключите уведомления на телефоне и компьютере
- Используйте приложение для блокировки определенных сайтов и приложений
- Оставляйте телефон дома, когда проводите время с близкими
Устраните занятую работу:
Чтобы сказать это в слова Питера Друкера: Нет ничего более бесполезного, чем эффективно делать то, чего не следует делать вообще. Независимо от того, работаете ли вы над проектом для своего босса или устанавливаете свой собственный график в качестве предпринимателя — всегда спрашивайте ПОЧЕМУ вы что-то делаете. Самые эффективные люди следят за тем, чтобы то, над чем они работают, напрямую связано с их высшими целями.
Или, что еще лучше, это задача, имеющая наибольшее влияние на достижение их главных целей. Вот как избавиться от лишней работы:
- Убедитесь, что ваши цели всегда четко определены.
- Перед тем, как начать новый проект, спросите себя : «Действительно ли я должен этим заниматься сейчас? Имеет ли это смысл?»
- Научитесь говорить НЕТ бессмысленным просьбам коллег
- Бросьте вызов своему начальнику, если вы не видите смысла в выполнении конкретной задачи
Матрица Эйзенхауэра (Срочно или важно)
Продакт-менеджеры обычно очень занятые люди.В определенный момент времени нужно уделить внимание той или иной задаче. Однако, если не проявить осторожность, вы можете обнаружить, что изо всех сил потратили немного времени на то, чтобы показать свои усилия.
Эффективная расстановка приоритетов — отличительная черта успешных менеджеров по работе с клиентами. Если вы хотите добиться большего, вы должны четко различать «срочно» и «важно».
Матрица Эйзенхауэра — один из инструментов, который может помочь вам сделать это эффективно.
О матрице Эйзенхауэра
Матрица Эйзенхауэра — это структура для определения приоритетов задач на основе их срочности и важности.Это помогает исправить проблемы, связанные с неэффективным управлением временем и задачами. Люди также называют это Матрицей срочности и важности, ящиком Эйзенхауэра и матрицей решений Эйзенхауэра.
Система приоритезации получила свое название в честь Дуайта Эйзенхауэра. 34-й президент США представил идею, лежащую в ее основе. Эйзенхауэр был известен своей впечатляющей целеустремленностью и продуктивностью на работе, при этом у него было достаточно времени для своих хобби.
Стивен Кови популяризировал эту матрицу много лет спустя в своей книге 1989 года «7 навыков высокоэффективных людей.«В настоящее время эта структура широко используется в деловом мире для поощрения рационального использования времени и повышения эффективности.
Как выглядит матрица?
Матрица «Срочно-Важно» состоит из четырех квадрантов или квадратов. Они создаются путем рисования пересекающихся вертикальных и горизонтальных линий. Ось X (горизонтальная) описывает срочность, а ось Y (вертикальная) отображает важность. Пункты или задачи в левом столбце являются срочными, а в правом столбце — нет. Кроме того, элементы в верхней половине важны, а элементы ниже — нет.
После построения матрицы вам нужно расположить элементы по квадрантам в соответствии с их срочностью и важностью. Вот что включить в каждый квадрат:
Квадрант 1 (вверху слева) — Срочные и важные вопросы
Квадрант 2 (вверху справа) — Пункты, которые не являются срочными, но важными
Квадрант 3 (внизу слева) — Срочные, но не важные элементы
Квадрант 4 (внизу справа) — Пункты, которые не являются ни срочными, ни важными
Матрица Эйзенхауэра выглядит очень просто.
Но оказалось, что самые полезные инструменты не всегда состоят из сложных частей.
Как добиться большего с помощью матрицы Эйзенхауэра
Часто цитируют Эйзенхауэра: «То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно». Это так называемый принцип Эйзенхауэра.
Если вы взглянете на матрицу «Срочно-важно», то наверняка согласитесь с тем, что не всегда важно то, что срочно. Однако менеджеры по продукту могут легко упустить этот момент из-за длинного и постоянно растущего списка дел.
Давайте рассмотрим, как вы можете эффективно использовать эту платформу и повысить продуктивность, сосредоточившись на самом важном.
Верхний левый квадрант
Элементы этого раздела заслуживают вашего внимания. Когда вы смотрите на все задачи, стоящие перед вами, вы должны сразу сосредоточиться на них.
Здесь обычно бывают критические задачи или сроки, которые нельзя пропустить. Это также могут быть те, которые требуют вашего опыта.
Верхний правый квадрант
Пункты или задачи здесь важные, но не срочные. Так что вы можете позволить себе отложить их на потом, и вы должны это сделать.
Они являются частью того, что вам нужно сделать, но пока они не так важны. Примером может служить то, что может продвинуть вас в профессиональном плане или способствовать достижению долгосрочной цели.
Кови использовал упражнения как пример важной, но не срочной задачи. Преимущества долгосрочные.Если вы не тренируетесь сегодня, у вас есть время, чтобы заняться этим позже.
Однако, когда вы приближаетесь к крайнему сроку или критическому этапу, задача здесь перемещается в первый квадрант.
Нижний левый квадрант
В этом разделе есть срочные, но не важные задачи. Это одни из тех, которые потенциально могут занять большую часть времени менеджера по маркетингу и мало что показать. Они прекрасно оправдывают заявление Эйзенхауэра о том, что срочные задачи редко бывают важными.
Следовательно, вы не хотите тратить свое драгоценное время на задачи в этом квадранте.Вместо этого вы должны передать их другим. Обычно они относятся к тем типам людей, о которых вы можете позаботиться. Пример — ответ на некоторые срочные электронные письма.
Если возможно, вы можете использовать программное обеспечение для выполнения этих задач. Ответ «Нет» также будет неуместным, например, когда коллега просит о помощи, чтобы не отвлекаться.
Нижний правый квадрант
Вам не станет хуже, если вы решили не обращать внимания на предметы в этом квадрате или оставить их, пока у вас не будет свободного времени.Они не являются ни важными, ни срочными, они просто расточают время.
В эту категорию обычно попадают задачи, не связанные с вашей работой. К ним относятся использование социальных сетей, просмотр онлайн-предложений или игра в игры в рабочее время.
Следует отметить, однако, что некоторые задачи, которые кажутся связанными с работой, могут принадлежать к этому квадранту. Например, когда вы тратите дополнительное время на то, чтобы вещи выглядели «профессионально», даже если это не является необходимым для понимания.
С Матрицей Эйзенхауэра становится понятнее, на что следует обратить внимание в первую очередь.Структура позволяет эффективно расставлять приоритеты.
Разъяснение матрицы управления временем Кови
Правильное управление временем важно для повышения личной продуктивности и успеха бизнеса. Вы можете использовать множество различных стратегий управления временем, в том числе Матрицу управления временем Кови. Этот метод — эффективный метод, предназначенный для сосредоточения вашего внимания на задачах, наиболее важных для вашего бизнеса и личного роста. В этой статье мы объясним, что такое матрица управления временем Кови и как ее использовать для преобразования вашей собственной тактики приоритизации.
Что такое матрица управления временем Кови?
Матрица управления временем Covey представляет собой основу для определения приоритетов вашего времени и задач для оптимизации эффективности и производительности. Созданная Стивеном Кови, автором книги Семь навыков высокоэффективных людей , эта модель использует четырехквадрантную систему, чтобы помочь вам классифицировать каждую задачу, ответственность и аспект вашей жизни на основе:
- Срочность: Задачи и обязанности, требующие немедленных действий или внимания
- Важность: Те, кто имеет большое значение или ценность для целей
Цель использования этого метода — сосредоточиться на улучшении личных и профессиональных отношений, а также на содействии росту и достижениям.
Связано: Навыки управления временем: определение и примеры
Четыре квадранта матрицы управления временем Кови
Каждый квадрант имеет разные свойства и разработан, чтобы помочь вам расставить приоритеты для ваших задач и обязанностей. Это следующие квадранты:
- Квадрант 1: Срочно и важно
- Квадрант 2: Не срочно, но важно
- Квадрант 3: Срочно, но не важно
- Квадрант 4: Не срочно и не важно
Квадрант 1: Срочные и важные
Q1 включает в себя обязанности или задачи, связанные с критическими результатами и требующие срочного внимания.Пункты в этом квадранте также могут быть стрессовыми факторами из-за их срочности и важности, поэтому знание этих задач и их соответствующая категоризация может гарантировать, что вы сосредоточите на них необходимое время и усилия. Пункты, попадающие в Q1, обладают следующими качествами:
- Предстоящие сроки
- Прямая связь с целями, зависящими от времени
- Включают снижение непосредственного риска
Этот квадрант расположен в верхнем левом углу матрицы.
Квадрант 2: Не срочно, но важно
Q2 включает в себя сосредоточение внимания на деятельности, направленной на развитие чувства дисциплины и приверженности, а также на выявлении вещей, которые вы можете контролировать, и работе над ними.Некоторые элементы Q2 могут иметь следующие качества:
- Требовать планирования или дополнительных шагов
- Прямая связь с общими целями
Этот квадрант расположен вверху справа в матрице.
Квадрант 3: Срочные, но не важные
Действия в третьем квартале являются срочными и в настоящее время приобретают некоторую важность. Скорее всего, это элементы, которые можно сократить или удалить из рабочего процесса. Скорее всего, они обладают некоторыми из следующих качеств:
- Результат плохого планирования элементов в 1 и 2 кварталах
- Прерывание производительности
- Отвлечение
Этот квадрант расположен в нижнем левом углу матрицы.
Квадрант 4: Не срочно и неважно
Задачи в четвертом квартале, скорее всего, можно будет полностью удалить или сократить. Важно определить, какие элементы относятся к этому квадранту, чтобы вы знали, какие задачи следует отнести к категории с самым низким приоритетом. Эти элементы обычно имеют следующие качества:
- Вызывают наименьшее количество стресса
- Не имеют прямого отношения к общим или зависящим от времени целям
Этот квадрант расположен внизу справа в матрице.
Связано: Правило 80/20, объясненное на примерах
Преимущества использования матрицы управления временем Кови
Использование матрицы управления временем Кови может иметь множество преимуществ на рабочем месте, в том числе:
Повышенная продуктивность: Порядок использования этого метода может помочь вам решить, что поставить в первую очередь в своей жизни и как эффективно подойти к этим задачам. Наличие организованного и упорядоченного списка задач может помочь вам выполнить больше самых важных задач за то же время.
Явные привычки: Использование этой матрицы может помочь вам определить, в каких секторах вы проводите большую часть своего времени, и оценить свое собственное поведение. Затем вы сможете выработать новые привычки сосредотачиваться только на элементах Q1 и Q2.
Баланс между работой и личной жизнью: Имея более продуктивные привычки на работе, вы сможете лучше находить время для самых важных для вас вещей вне работы.
Улучшение навыков планирования: Правильная приоритезация задач с помощью этой матрицы также может помочь вам определить четкие краткосрочные цели, которые могут быть выполнены в определенные сроки.Это может помочь вам лучше планировать проекты и долгосрочные цели.
Как использовать матрицу управления временем Кови
Применение этой матрицы к вашей повседневной жизни и распорядку дня требует самооценки и специфики. Вот несколько шагов, которые могут помочь вам сориентироваться в этом методе:
1. Составьте список задач, которые вам необходимо выполнить.
. Независимо от того, приоритезируете ли вы задачи на день или на месяц, важно записать все задачи, которые вам еще предстоит выполнить. .Эти задачи должны быть краткими и четкими.
2. Включите крайние сроки
После того, как вы четко перечислили каждую задачу, укажите ее крайние сроки. Знание того, когда что-то должно быть завершено, может помочь вам определить приоритеты того, что нужно сделать в первую очередь, а что можно подождать позже. Обратите внимание на быстро приближающиеся сроки, чтобы определить срочность ваших задач на следующем этапе.
Связано: 10 советов, как быть более целеустремленными на работе
3.Определите наиболее срочные задачи
Укажите, какие из перечисленных крайних сроков наиболее близки, чтобы определить наиболее срочные. Это позволяет вам увидеть ваши задачи в перспективе, когда дело доходит до приоритезации. Он также дает четкое представление о ваших общих обязанностях и может дать вам представление о том, какие задачи должны быть выполнены в первую очередь и в последнюю очередь.
4. Упорядочить по важности
После определения того, насколько срочно каждая задача для вашего расписания, упорядочите задачи в соответствии с их важностью.Это позволит вам полностью понять, какие задачи являются предварительными, а какие могут подождать в данный момент. Это также может помочь в создании расписания для выполнения этих срочных задач в соответствии с их важностью.
5. Разместите задачи в правильном квадранте
Изучите каждую задачу, чтобы определить, насколько она срочна и / или важна для вашей повестки дня, затем распределите их по группам в своем списке. После того, как вы определили, какие задачи являются срочными, важными, обе или ни одна из них, поместите их в соответствующий квадрант.Вы можете начать использовать эту организацию матрицы для выполнения задач в течение дня, недели или месяца.
6. Оцените свою продуктивность
Повторите этот процесс для повседневной и еженедельной деятельности. После использования этого метода в течение нескольких недель или месяцев подумайте о своей работе. Определите, как выполнение задач в порядке их расположения в матрице повысило вашу эффективность, рабочий процесс и управление стрессом. Вы можете использовать свои выводы, чтобы выяснить, как лучше всего скорректировать свое расписание в соответствии с вашими потребностями, или оценить, нужно ли переместить определенные элементы в вашей матрице в другой квадрант.Если вы обнаружите, что некоторые элементы не так важны, как другие, подумайте о реорганизации вашей матрицы, расписания или методов работы, чтобы поставить на первое место более значимые задачи.
Использование матрицы срочно-важных для повышения производительности
Когда вы перегружены всем, чего еще не сделали , легко перепутать приоритеты. Если кто-то ждет, пока вы выполните задание, вам может показаться, что это самый важный пункт в вашем списке. Однако, если эта задача является вторичной по сравнению с вашей более важной задачей, возможно, вам лучше отложить ее в своем календаре.Кроме того, наличие 10 дел, которые вы еще не сделали, может вызвать такой стресс, что все все будут казаться одинаково важными. Спокойно просматривая свои дела, вы сможете увидеть их такими, какие они есть. В разобранном виде они будут варьироваться от очень важных и ваших приоритетов номер один до «О, это на самом деле не имеет значения». Матрица срочно-важных задач, также называемая матрицей Эйзенхауэра, — это чрезвычайно простой, но очень полезный инструмент для сортировки ваших задач. Сосредоточьтесь на важном, не отвлекаясь на все остальное.
Что такое матрица срочности и важности?
Матрица срочно-важного — это простая диаграмма, которая разделяет задачи на четыре разные категории. Каждой категории соответствует действие.
- Срочно и важно — Сделайте сначала
- Не срочно и важно — Сделать позже / график
- Срочно и не важно — Делегат
- Не срочно и не важно — исключить
Причина, по которой это называется Матрицей Эйзенхауэра, состоит в том, что президент Эйзенхауэр, известный своей эффективностью, сказал: «У меня есть два вида проблем: срочные и важные.Срочное не важно, а важное никогда не бывает срочным ». Вот как выглядит матрица срочного важного значения, когда вы на самом деле разложите ее визуально:
Источник: Conceptboard
Задача матрицы состоит в том, чтобы лучше расставить приоритеты в том, что необходимо сделать , не беспокоя о том, что вы неправильно выполняете задачи или неправильно распоряжаетесь своим временем. Вы можете использовать его практически для чего угодно, от поручений и уборки дома до управления рабочими проектами и даже всей вашей рутины рабочей недели.Если ресурсы ограничены и вы не можете сделать все это к концу дня (или часа, или недели), матрица срочно важных расскажет вам, на чем вы должны сосредоточиться прямо сейчас — и она сделает это быстро .
И еще одно: матрица срочных важных дел является отличным подспорьем, когда вы погребены под обязанностями, но она также полезна, когда вы пытаетесь упростить рабочий процесс и избавиться от лишнего веса. Вместо того, чтобы повторять движения и тратить время впустую, используйте матрицу время от времени, чтобы оценить , почему вы делаете то, что делаете, на повторении.Я использовал эту матрицу, чтобы делать все: от сокращения утреннего распорядка до решения, от каких клиентов и проектов навсегда отказаться.
Как распределить по категориям ваши текущие дела и рабочие задачи с помощью матрицы срочно-важных
Матрица срочных важных задач проста в использовании, если вы освоите ее, но пока потратьте некоторое время на изучение того, какие типы задач относятся к каждому квадранту.
Срочно и важно: сначала сделай
Сейчас невозможно прожить жизнь без «Срочных и важных» задач.Однако к тому времени, когда они достигли этого квадранта, вы, вероятно, окажетесь в каком-то кризисе или чрезвычайной ситуации — даже если это просто означает долгий рабочий день и отсутствие обещания сна. Это те элементы, которыми вы должны управлять, например, пять минут назад. Если вы и дальше будете оставлять их без присмотра, у вас будут проблемы. Сроки, сбои оборудования или программного обеспечения и жалобы клиентов относятся к категории «Срочные и важные». Например:
- Запланируйте публикации в социальных сетях о распродаже, которая начнется сегодня.
- Исправьте статью, так как клиент был недоволен первой отправкой.
- Веб-сайт не работает — свяжитесь с хостом как можно скорее.
- Обратитесь к покупателю, оставившему отрицательный отзыв на Facebook.
В большинстве случаев вы можете видеть, что эти задачи приходят. Некоторые из них, вероятно, какое-то время жили в вашем списке «Не срочно и важно», пока не наступил крайний срок. Если это продолжает происходить, выясните, почему вы откладываете на потом определенные задачи, и может ли существовать система, которая не позволит обычным задачам превратиться в «сегодняшний кошмар».Кроме того, хотя вы не всегда можете предсказать чрезвычайные ситуации, вы можете создать планы действий на случай непредвиденных обстоятельств, которые могут произойти, например, сбой веб-сайта или плохие отзывы.
Не срочно и важно: сделать позже / расписание
Это задачи, которые оставались в вашем списке неделями, месяцами или годами, потому что, хотя они и важны, они никогда не бывают срочными. Ваша жизнь или карьера не развалится, если вы их не сделаете, но вы также не сможете приблизиться к некоторым из своих больших целей.Образование и обучение, процессы обновления и рабочие процессы, налаживание отношений и упреждающее обслуживание попадают в категорию «Не срочно и важно». Например:
- Запишитесь на бесплатный маркетинговый курс от компании X.
- Восстановите домашний бюджет и создайте план сбережений.
- Спросите Джона, не хочет ли он выпить кофе во время нашего обеденного перерыва на следующей неделе (и подумайте, как он получил это повышение).
- Пропылесосить автомобиль и протереть салон.
Смотрите? Эти задачи определенно улучшили бы вашу жизнь, если бы вы их выполняли, но они не разрушают ее, пока вы этого не сделаете.Вы по-прежнему работаете каждый день, но не повышаете свои навыки. Вы заливаете бензин в машину, когда она заканчивается, но не поддерживаете ее в чистоте. Если в вашей жизни есть области, в которых вы выполняете минимум, а затем отказываетесь от них, вероятно, эти задачи были в вашем списке уже давно.
Избавившись от некоторых из этих задач — и начав с одной — вы снизите нагрузку на «Срочные и важные» задачи. Почему? То, что сейчас «важно, а не срочно», может стать срочным, если его не контролировать — например, та замена масла, которая, как вы знали, вам нужна месяц назад.Так как это раздел «Сделать позже / Расписание», переместите одну или две задачи из своего списка в свое текущее расписание. Отметьте это в своем календаре, установите будильник, возьмите трубку и назначьте встречу и т. Д.
Срочно и не важно: делегат
Скорее всего, эти задачи сведут вас с ума. Они забирают вашу энергию и время, не принося особой выгоды. Вам может казаться, что эти задачи требуют больше усилий, чем что-либо другое. Методы общения, запросы от других людей и задачи, которые вы выполняете, потому что это всегда то, что вы делали, попадают в категорию «Срочно и неважно».Например:
- Запустите этот еженедельный отчет и добавьте его в файл «Отчеты».
- Ответ на сообщение от рекрутера в LinkedIn.
- Отправьте письмо потенциальному клиенту по электронной почте, чтобы сообщить ему, что я не могу взяться за его проект.
- Обновить таблицу бюджета, указав вчерашние расходы.
Этот квадрант немного сложен. Хотя отдельные задачи могут быть не важны, иногда важна общая картина. Кроме того, на вашем пути могут стоять малоценные задачи, связанные с важными результатами.Например, отслеживание ваших расходов — хороший способ найти место для маневра в вашем бюджете. Однако ежедневное обновление таблицы бюджета с кратким изложением вчерашних расходов — это больше ввод данных, чем урок.
Вы захотите провести время в этом квадранте, задаваясь вопросом, как сделать каждую задачу более эффективной. И после того, как вы превратили задачу в более продуктивную версию самой себя, теперь она находится в другом квадранте. Например, если вы подписались на инструмент бюджета, который упорядочивает ваши расходы после привязки к вашим банковским счетам, вам не придется делать это вручную.Эта задача превращается в «Изучите бюджет, чтобы увидеть, где я могу сократить расходы». Вы можете делать это ежемесячно, а не ежедневно, что переместит его в категорию «Не срочно и важно», которую вы затем можете запланировать на первое число каждого месяца.
Не срочно и не важно: исключить
Задачи, которые попадают в эту категорию, не имеют никакой ценности — и у вас даже нет , чтобы их выполнить. Иногда я обнаруживаю, что выполняю эти задачи, когда не хочу начинать свои «срочные и важные» задачи.Внезапно меня заинтересует моя лента в Твиттере больше, чем когда-либо, или я решу, что это идеальное время для систематизации моих уже систематизированных книг.
Электронная почта, без которой вы могли бы жить полностью, чрезмерное использование социальных сетей и непродуктивные рабочие встречи (или даже неважные личные разговоры, подобные тому спору, который вы продолжаете вести с мамой), попадают в категорию «Не срочно и неважно». Их может даже не быть ни в одном из ваших обычных списков дел, но если вы задумаетесь, вы можете делать одни и те же вещи снова и снова.Например:
- Вы отправляете 20 рекламных писем каждый день, даже если никогда не совершаете покупки в этих магазинах?
- Полистает Твиттер частью вашей утренней работы, даже если вы никогда не пишете в Твиттере и не участвуете в разговорах?
- У вас есть постоянная встреча с клиентом каждую неделю, даже если ее недостаточно для обсуждения?
Избавьтесь от этого. А если не можете, то выясните, в чем заключается его ценность, придумайте план, как сделать задачу более эффективной, и переместите ее в другой сектор.
Теперь имейте в виду, что некоторые безмозглые задачи могут показаться бесполезными, хотя на самом деле это не так. То, что не имеет ценности для одного человека, может иметь для вас большую ценность, особенно если эта задача заставляет вас чувствовать себя спокойнее, счастливее, вдохновляет и т. Д. Не путайте «задачу» с «досугом». Вам не нужно добавлять к этому списку «послушать подкаст с резюме« Холостяка »», если это то, чем вы занимаетесь в конце дня в качестве удовольствия для себя.
Последние мысли о неотложной важной матрице
Иметь полностью организованный семейный и рабочий календарь — прекрасная мечта, которой вы, вероятно, сможете достичь почти каждый день.Но даже если у вас есть надежный и эффективный распорядок дня, будут дни, когда вы будете тонуть под всем, что нужно сделать прямо сейчас, . Вместо того, чтобы пытаться стать сверхчеловеком — что никогда не срабатывает и заканчивается только тем, что вы истощаетесь, перекусывая нездоровой пищей и смотря реалити-шоу в 3 часа ночи в качестве реакции на такой сильный стресс (это только я?), Выложите все это в перед вами, используя матрицу срочно-важных. Когда в сутках не хватает часов — или энергии для прохождения — выясняют, что важно и почему спасает жизнь.
П.С. Очевидно, эту матрицу очень легко нарисовать самостоятельно, но если вы хотите загрузить шаблон, существует множество бесплатных, например, эта с веб-сайта Эйзенхауэра (есть приложение тоже).
Есть ли в вашем списке задач что-то, что вы знаете, , вы можете сделать более эффективно? Для этого есть (наверное) приложение. Мы собрали 25 наших любимых приложений для повышения производительности для профессионалов.
Применение матрицы «Важно-срочно» в качестве учителя ESL
Управление временем: применение матрицы «Важно-срочно» в качестве учителя ESL
Хизер Торри, редактор Введение
Несколько семестров назад мне дали некоторое время, чтобы освободить курс от моей обычной учебной нагрузки, чтобы выполнить некоторые административные проекты в нашей интенсивной программе английского языка.Я был несколько обеспокоен, когда понял, что все мои занятия были запланированы на вторник и четверг, оставив мои понедельники и среды полностью открытыми для планирования уроков и других моих проектов. Как мне эффективно управлять таким огромным блоком неструктурированного времени? В повседневном ритме обучения время на подготовку похоже на вакуум. На подготовку эффективных и увлекательных материалов урока можно потратить бесконечное количество времени. Я мог бы потратить всю субботу на планирование урока, к которому в течение недели мне пришлось бы подготовиться всего за час, если бы это было все время, которое у меня было.Точно так же, преподавал ли я более легкую 12-часовую нагрузку летом или более тяжелую 21-часовую нагрузку осенью, мои занятия занимали все мое время. Поэтому, учитывая время выпуска курса, я беспокоился, что планирование уроков может вытеснить мою административную работу. Именно тогда я начал больше думать о матрице управления временем Стивена Кови (2004), о которой я знал много лет, но никогда особо не задумывался.
Матрица «Важно-срочно»
В своей книге 7 привычек высокоэффективных людей Кови (2004) предоставляет матрицу, которая помогает нам расставлять приоритеты задач на основе важности и срочности.В первом квадранте находятся важные и срочные задачи. Это вещи, с которыми нужно бороться немедленно. Распространенными примерами могут быть чрезвычайные ситуации, такие как пожар или помощь больным детям. Второй квадрант предназначен для важных, но не срочных задач, таких как долгосрочное планирование и личное развитие. Третий квадрант — для задач не важных, но срочных. На рабочем месте это могут быть ответы на электронные письма и телефонные звонки. А в четвертом квадранте находятся задачи, которые не являются ни важными, ни срочными, такие как занятая работа, игра в видеоигры и т. Д.
Многие люди тратят много энергии в Квадранте I, занимаясь важными и срочными делами. Но Кови говорит: «Пока вы сосредотачиваетесь на квадранте I, он становится все больше и больше, пока не станет доминировать над вами» (стр. 152). Результатом, по его словам, являются стресс, выгорание и кризис-менеджмент. С другой стороны, сосредоточение внимания на важных / несрочных задачах в Квадранте II приводит к видению, равновесию и контролю.
Все это прекрасно в теории (или в жизни корпоративного генерального директора), но как это применимо к занятой жизни учителя английского языка как иностранного?
Ежедневные задания в учебной среде
Одна из проблем при расстановке приоритетов в качестве учителя, а также в жизни в целом, заключается в том, как выйти за рамки срочных задач, чтобы мы делали больше, чем просто «тушим пожары».«Мы можем применить матрицу Кови к повседневным задачам учителя, сначала определив степень важности и срочности каждой из них. Это, вероятно, будет отличаться от человека к человеку и будет меняться по мере приближения сроков и событий. Следующие ниже примеры показывают, как я смотрю на проблемы и задачи в моей профессиональной жизни.
Квадрант 1 — Важное и срочное
- Подготовка урока к следующему занятию и создание материалов
- Оценка викторины, чтобы я мог вернуть ее на следующий день
- Оценка промежуточных экзаменов и подготовка отчетов об оценках, которые должны быть сданы на следующей неделе
- Внесение выпускных оценок в онлайн-систему университета
- Печать отчета для представления на заседании факультета
- Завершение аттестации наставников студентов, работающих в моих классах
Квадрант 2 — важно, но менее срочно
- Планирование встречи бывших студентов для лучшего сбора отзывов о программе
- Личное профессиональное развитие, такое как написание статьи на тему, которая была у меня на уме, подготовка презентации для конференции, которая состоится через несколько месяцев, или разработка исследования в классе
- Заниматься административными задачами, у которых нет установленных сроков, кроме моей собственной цели; например, анализ данных после тестирования, отчеты о тестировании или обновление справочников и документов
- Работа над программными задачами, срок выполнения которых не наступает в течение нескольких месяцев, например, работа над самообучением для аккредитации
- Разработка нового курса
- Реорганизация моей успеваемости на Blackboard, чтобы ученики (и я) могли лучше интерпретировать свои оценки
Квадрант 3 — менее важно, но срочно
- Ответ на электронные письма о смене компьютерного класса на другого учителя
- Распечатка посадочных талонов и проездных документов для конференции TESOL, куда я направляюсь утром
- Изготовление ксерокопий раздаточного материала основных фраз для обсуждения в классе, который начинается через 10 минут
Квадрант 4 — менее важно, менее срочно
- Организация моего офиса Книжная полка
- Подготовка к работе по зачистке и покрытию воском пола в моем офисе
- Facebook перерыв
- Измельчение старых тестов и студенческих работ пятилетней давности
С тех пор, как я начал преподавать десять лет назад, я обычно в первую очередь заботился о вещах в Квадранте 1.Это задачи, у которых есть немедленные сроки. Любой новый инструктор может сказать вам, что нет ничего более тревожного, чем мысль о том, что вы войдете в класс с ничем не подготовленным и с пятнадцатью лицами, смотрящими на вас. Поэтому первоочередной задачей является подготовка уроков. Однако эти важные и срочные дела могут занимать бесконечное количество времени, оставляя вам мало места для задач в Квадранте 2. Я понял, что если я хочу расти и развиваться в своей карьере, мне нужно не только решать срочно, но также нужно потратить время на более широкую картину: на более важные вещи, которые могут быть не такими срочными.
Возвращаясь к своему опыту работы по понедельникам и средам, открытым для административной работы, я решил расставить приоритеты по-другому. Это привело к полной перестройке моего времени. Я приходил на работу утром и сопротивлялся побуждению работать над планами уроков или выставлением оценок, что легче сделать. Вместо этого я тратил большую часть дня на свою административную работу. Все, что касалось моих занятий, ждало до 8 часов следующего утра, когда я планировал и готовился к своему первому занятию в 9:30.Я обнаружил, что так работаю лучше в сжатые сроки.
С тех пор я делал то же самое с любым большим отрезком времени. Часто я не преподаю по пятницам, так что это много неструктурированного рабочего времени. Я понимаю, что задачи в квадранте 1 и 3 (срочные) будут выполнены несмотря ни на что из-за сроков. В этом случае прокрастинация работает мне на пользу продуктивности, в то время как я сосредотачиваю необходимое внимание на важных, но менее срочных вещах.
Вот несколько примеров того, как я каждый день делаю выбор в отношении того, как использовать свое время:
Дилемма: Оценить тест по чтению в четверг, который мне нужно вернуть своим ученикам в классе в понедельник днем… или настроить журнал успеваемости в Blackboard, чтобы ученики могли следить за своими успехами?
Решение: я выбираю менее срочную задачу — заниматься зачетной книжкой.Я смогу пройти оценку в понедельник утром.
Дилемма: делать ксерокопии раздаточного материала для класса… или составлять тестовый отчет по результатам промежуточных экзаменов программы?
Решение: я предпочитаю сначала работать над отчетом. Я могу сделать копии по дороге в класс. Если у меня нет времени, я всегда могу воспользоваться камерой для документов и попросить учащихся скопировать информацию. В любом случае это лучше для окружающей среды.
Дилемма: готовить викторину к завтрашнему классу… или переосмыслить план курса для класса, который я хочу вести осенью?
Решение: выбираю дизайн курса.Утром я первым делом пройду тест.
Дилемма: подготовить промежуточный экзамен, который должен пройти через две недели … или подготовить завтрашний урок?
Решение: я выбираю промежуточный экзамен. Это более крупный проект, требующий большего обдумывания и планирования. Если я смогу позаботиться об этом сейчас, это освободит для меня больше времени в ближайшие две недели.
Принцип сначала решает важные, но менее срочные дела, также может применяться при расстановке приоритетов схожих задач с разными сроками.Представьте себе идеальный мир, в котором я веду только один урок каждый день: чтение по понедельникам и средам и письмо по вторникам и четвергам.
Предположим, я только что закончил уроки чтения в понедельник и вернулся в офис. Что должно быть моим первым приоритетом при планировании уроков, мой следующий урок письма или следующий урок чтения? Естественным приоритетом для меня было бы начать готовиться к следующему уроку, писать, поскольку это немного более актуально.
Однако только потому, что что-то более срочно, чем что-то еще, не должно становиться автоматическим приоритетом.Для меня может быть более полезным сесть и по-настоящему подготовиться к следующему уроку чтения через пару дней. Таким образом, я чувствую, что у меня опережают . Верно, я не готов к завтрашнему уроку, но это будет сделано вовремя. Опять же, в промедлении есть сила.
Заключение
Вот несколько советов, которые помогли мне расставить приоритеты с учетом матрицы управления временем Кови:
- Сначала выполняйте задачи, имеющие более долгосрочные последствия и требующие более всестороннего планирования.
- Различайте «плавающие задачи» (задачи без четких сроков) и задачи с фиксированными сроками. Сначала выполняйте плавающие задачи.
- Откладывайте задачи, которые будут выполнять , несмотря ни на что (то есть задачи с фиксированными сроками).
- Позаботьтесь о задачах, которые фактически должны быть выполнены в будущем, а не о задачах, которые должны быть выполнены завтра. («Завтра позаботится о себе».)
Как занятые преподаватели ESL, мы ежедневно сталкиваемся с решениями о том, как использовать наше ограниченное время и какие задачи выполнить в первую очередь.Возвращаясь к матрице управления временем Кови, важно, чтобы мы сначала , а затем и сосредоточились на важных, но менее срочных вещах в нашей профессиональной жизни. Таким образом, мы можем быть более продуктивными и профессионально расти.
Ссылка
Кови, С. Р. (2004). Семь навыков высокоэффективных людей . Нью-Йорк: Свободная пресса.
Хизер Торри — редактор сайта ITBE Link. Она преподает на программе английского языка в Университете Пердью в Калумете и является координатором тестирования.
Вернуться на главную страницу ссылки
Объяснение матрицы управления временем Стивена Кови
Хотя время, кажется, летит незаметно, у всех нас одни и те же 24 часа в сутки. Так почему же некоторые люди способны достичь гораздо большего, чем большинство населения? Одно из возможных объяснений можно найти в их умении управлять временем более эффективно, чем другие. Но , как может справиться с потоком задач, которые требуют нашего немедленного внимания? В то время, когда соблюдение сроков недопустимо, сетка управления временем Кови может помочь вам более эффективно управлять доступным временем.Матрица Кови позволяет вам расставить приоритеты намного лучше, чем раньше. Идея использования четырех квадрантов для определения приоритета задачи была представлена основным докладчиком из Америки Стивеном Кови, автором книги «Семь навыков высокоэффективных людей». Система Кови использует четыре различных квадранта, которые позволяют вам расставить приоритетов задач в зависимости от их важности и срочности, помогая вам решить, нужно ли вам решать задачу немедленно или можно отложить ее.
Как видно из рисунка ниже, матрица управления временем разделена на четыре квадранта, которые сгруппированы по важности и срочности.
Источник: Стивен Кови, Семь навыков высокоэффективных людей
Матрица, также известная как Принцип срочности-важности Эйзенхауэра, различает важность и срочность:
- Важные обязанности способствуют достижению ваших целей .
- Срочные обязанности требуют немедленного внимания.Эти действия часто тесно связаны с достижением чужой цели. Если вы не решите эти проблемы, это приведет к немедленным последствиям.
Вот краткое описание значения каждого квадранта:
- Квадрант I — важных сроков с высокой срочностью
Первый квадрант содержит задачи и обязанности, требующие немедленного внимания. - Квадрант II – долгосрочное развитие и выработка стратегии
Второй квадрант предназначен для элементов, которые важны, не требуя немедленных действий.Кови отмечает, что этот квадрант следует использовать для выработки долгосрочной стратегии. - Квадрант III — отвлекающие факторы с высокой срочностью
Третий квадрант зарезервирован для срочных, но не важных задач. Кови рекомендует свести к минимуму или даже исключить эти задачи, поскольку они не влияют на ваш результат. Делегирование также является вариантом здесь. - Квадрант IV — деятельности, не имеющей значения или не имеющей значения
Четвертый и последний квадрант сосредоточен на задачах и обязанностях, которые не приносят никакой ценности, — на несущественных и несрочных элементах.Эти траты времени следует устранить любой ценой.
Если вы примените матрицу управления временем Кови к своей профессиональной и частной жизни, вы заметите, что большая часть вашей деятельности находится в квадрантах I и III. Опыт показывает, что большинство людей пренебрегают квадрантом II, особенно в области их личного развития.
Однако нельзя недооценивать важность второго квадранта. Если вы заметили большой пробел в этом квадранте, это означает, что вы слишком много внимания уделяете оперативному аспекту, в то время как стратегическая перспектива остается позади.По этой причине Кови рассматривает квадрант II как исключительно важную часть матрицы. Без этого квадранта было бы невозможно эффективное управление временем, так как для этого также требуются стратегические элементы.
Объяснение матрицы управления временем Кови
Далее вы можете найти подробное объяснение всех четырех секторов, которые можно найти в матрице управления временем Кови.
Четыре квадранта тайм-менеджмента
Квадрант 1 — срочно и важно
Действия в квадранте 1 можно разделить на элементы, которые нельзя было предвидеть, и те, которые могли бы быть.Последнего можно избежать, разработав планы и уделив пристальное внимание их выполнению.
Первый квадрант должен содержать только те виды деятельности и обязанности, которые требуют вашего немедленного внимания. Место зарезервировано на случай чрезвычайных ситуаций и чрезвычайно важных сроков. В случае серьезного кризиса придется отложить выполнение других задач.
- Кризисы
- Проблемы с прессованием
- Проекты с соблюдением сроков
- Скорая помощь
- Подготовка в последний момент
Квадрант 2 — не срочно, но важно
Пункты, найденные в квадранте 2, не имеют высокой срочности, но могут сыграть важную роль в будущем.Этот квадрант предназначен не только для стратегического планирования, но и для вопросов, связанных со здоровьем, образованием, физическими упражнениями и карьерой. В настоящее время вложение времени в эти области может быть не актуальным, но в долгосрочной перспективе это будет иметь огромное значение.
Обратите особое внимание на то, чтобы у вас было запланировано достаточно времени для действий в квадранте 2, чтобы они не превратились в элементы квадранта 1. Это позволит вам повысить вашу способность выполнять задачи вовремя.
- Планировка
- Подготовка
- Обучение
- Физические упражнения, здоровье и отдых
Квадрант 3 — срочно, но неважно
В третьем квадранте суммируются вопросы, которые кажутся очень важными, но совсем не важны. Некоторые из этих действий могут быть полностью обусловлены эгоизмом, не принося никакой ценности. Фактически, эти действия — препятствия, которые стоят между вами и вашими целями. Если возможно, попробуйте делегировать эти элементы или подумайте о переносе их.
Если другой человек дает вам задания из квадранта 3, может быть уместно вежливо отклонить его запрос. Если это невозможно, постарайтесь не отвлекаться на постоянные перерывы, назначая временные интервалы тем, кому часто нужна ваша помощь. Таким образом, вы сможете решить все их проблемы сразу, не отвлекаясь от регулярной концентрации.
- Перебои
- Встречи
- Светская беседа
Квадрант 4 — не срочно и неважно
Четвертый и последний квадрант содержит все те виды деятельности, которые вообще не вносят никакой ценности — очевидные траты времени.Все действия, содержащиеся в нем, — не более чем отвлекающие факторы; избегайте их как можно чаще. Вы также должны попытаться исключить все элементы из этого списка, какими бы интересными они ни были.
- Общая информация
- Расточители времени
- Работа в Интернете без цели
- Смотрю телевизор часами
Как применить временную матрицу?
При использовании матрицы «Важно-срочно» рекомендуется попытаться максимально увеличить время, затрачиваемое на занятия в квадранте II.Это позволит вам (в долгосрочной перспективе) сократить деятельность из квадранта I, поскольку многие из них могли бы относиться к деятельности из квадранта II — если бы было реализовано более эффективное планирование.
Цель использования матрицы управления временем — выяснить, приближает ли вас определенная деятельность к вашим целям. Если это так, то эти обязанности должны быть приоритетными по сравнению с теми задачами, которые могут потребовать вашего времени, но не способствуют достижению ваших целей. Отложите действия, которые не приносят значительных результатов, до завершения более важных задач.
Сетка управления временем Кови имеет множество возможных применений, два из которых будут объяснены ниже.
Изменение приоритетов вашего текущего списка «дел»
Временная матрица может применяться как инструмент, который позволяет вам изменить приоритеты по важности и срочности ваших текущих и предстоящих задач. Разложив задачи и обязанности по соответствующей сетке, вы сможете быстро определить действия, требующие вашего немедленного внимания.
Однонедельные оценки
Второй подход с использованием матрицы тайм-менеджмента требует еженедельной оценки.Вам понадобится шесть пустых копий матрицы, пять на каждый рабочий день и одна для еженедельной оценки.